Kontingenční tabulky v MS Excel 2010 Autor: RNDr. Milan Myšák e-mail: milan.mysak@konero.cz
Obsah 1 Vytvoření KT... 3 1.1 Data pro KT... 3 1.2 Tvorba KT... 3 2 Tvorba KT z dalších zdrojů dat... 5 2.1 Data v jiném listu nebo sešitu... 5 2.2 Data se nachází na více listech... 6 2.3 Externí data... 8 3 KT z XML souboru... 11 4 Úprava vzhledu KT... 12 5 Rozložení polí... 13 6 Zobrazení detailů... 17 6.1 Detaily na novém listu... 17 6.2 Detaily přímo v KT... 18 6.3 Úprava souhrnných funkcí... 19 6.4 Nastavení... 19 6.5 Konkrétní využití souhrnných funkcí... 20 7 Třídění... 21 8 Filtrování... 22 8.1 Výběr hodnot... 22 8.2 Filtrování podle hodnot, dat nebo textů popisků... 23 8.3 Filtrování podle filtru sestavy... 25 9 Průřezy... 26 10 Seskupování... 28 11 Tvorba a využití kontingenčního grafu... Chyba! Záložka není definována. 12 Konfigurace KT (možnosti KT)... Chyba! Záložka není definována. 13 Aktualizace KT z upravených dat... Chyba! Záložka není definována. 14 Výpočty v KT (výpočtová pole, počítaná pole)... Chyba! Záložka není definována. 14.1 Definice a použití počítaného pole... Chyba! Záložka není definována. 14.2 Definice a použití počítané položky... Chyba! Záložka není definována. 15 Různé způsoby zobrazení dat (zobrazit jako)... Chyba! Záložka není definována. 16 Přesun a odstranění KT... Chyba! Záložka není definována. 16.1 Výběr a přesun kontingenční tabulky... Chyba! Záložka není definována. 16.2 Odstranění... Chyba! Záložka není definována. 17 Příklady... Chyba! Záložka není definována. 1
Kontingenční tabulka (KT) by měla poskytnout přehledný pohled na množství dat a zobrazuje pouze potřebné údaje. Je to interaktivní tabulka, poskytující různé pohledy na data většinou z databáze nebo seznamu. Lze v ní vybírat data, vyhovující zadaným podmínkám. Základní využití je pro zobrazení přehledného stavu mezi dvěma a více údaji (sloupce, pole). Tyto sloupce se v původní tabulce hodí také na filtrování, většinou nabývají pouze několika hodnot. Pro menší množství dat lze použít také další podobné metody (filtrování, vytvoření souhrnů). Je vhodné, aby data obsahovala také číselné údaje (cena, tržba, měřené hodnoty atd.). Kontingenční tabulku lze ale vytvořit i bez této podmínky, potom se v ní použije zpravidla souhrnná funkce Počet (pro počet hodnot). Kontingenční tabulku lze propojit také s grafem (kontingenční graf), který je na rozdíl od klasického grafu dynamický je spojený s kontingenční tabulkou a lze v něm data filtrovat. KT lze vytvořit z různě uložených dat (tabulka MS Excel v různých umístěních, tabulka na webu, databáze). KT se skládá z oblastí: 1. Filtrovací pole (oblast filtrů, sloupců a řádků, nazývané nyní také filtr sestavy, popisky řádků a popisky sloupců) 2. Oblast dat Z filtrovacích polí se nejčastěji používají popisky řádků. 2
1 Vytvoření KT 1.1 Data pro KT KT se dá vytvořit z dat, která jsou ve formě seznamu. Zdrojem dat může být: 1. tabulka v aktuálním sešitu 2. tabulka v jiném sešitu 3. externí (databáze - např. MS Access, MySQL, data z webu atd.) 4. tabulky na více listech (slučování dat z více oblastí) 5. jiná KT Data musí být v databázovém tvaru: první řádek obsahuje názvy polí (nemusí to být skutečný 1. řádek v listu, ale ve výběru) všechny další řádky obsahují data, nejsou přípustné prázdné řádky 1.2 Tvorba KT 1. Vybrat seznam pro KT nebo vybrat datovou buňku 2. Karta Vložení Kontingenční tabulka: 3
3. Upřesnit údaje v dialogu: 4. Vytvoří se zpravidla na novém listu a je navázána na vybraná data: Seznam polí KT a nové panely nástrojů pro KT se objeví, pokud se nacházíte v oblasti KT. Vzhled KT závisí mimo jiné na tom, jestli není sešit v režimu kompatibility, zdali už v něm nejsou jiné KT. 4
5. Přetažením požadovaných polí do oblastí filtr sestavy, popisky sloupců, popisky řádků (pro filtrovací pole) a datových polí do oblasti Hodnoty se vytvoří KT: Filtrovací a datová pole lze měnit a upravovat. Lze také upravit vzhled KT, filtrovat data a mnoho dalšího. 2 Tvorba KT z dalších zdrojů dat KT lze vytvořit i z jiných dat, než seznam v aktuálním listu. 2.1 Data v jiném listu nebo sešitu Při tvorbě KT se vybere pouze příslušná oblast: 5
2.2 Data se nachází na více listech Zatímco ve starších verzích to nebyl problém, nyní je nutné doinstalovat Průvodce vytvořením KT: Tlačítko naleznete ve skupině Příkazy mimo pás karet, lze ho přidat např. do panelu Rychlý přístup. Po jeho spuštění vyberte: 6
a dále: Postupně vybírejte oblasti z jednotlivých listů pomocí Přidat: 7
2.3 Externí data Předem musí být připravené připojení na externí data (včetně např. nainstalování ovladačů, ODBC a připojení viz karta Data Připojení). Je vhodné toto předem vyzkoušet. Potom upravte vytváření KT: Vyberte příslušné připojení: 8
Vyberte připojení, popřípadě upravte jeho vlastnosti: 9
10 Kontingenční tabulky v MS Excel M. Myšák
3 KT z XML souboru Existují i další možnosti vytvoření KT. Je možné např. vytvořit KT z naimportovaného XML souboru. Tento import je ve formátu naformátované tabulky a pomocí vlastnosti tabulky lze z ní vytvořit kontingenční tabulku. 11
4 Úprava vzhledu KT Vzhled lze nastavit na místech: Nástroje KT Návrh (Styly KT) Nástroje KT Návrh (Rozložení): Výhody a nevýhody: kompaktní formát: skutečně kompaktní tvar, ale složitější práce s filtrovacími položkami, méně intuitivní přístup k nastavení vlastností tohoto pole osnova: přehlednější tvar s názvy filtrovacích polí, pomocí kterých lze jednoduše nastavovat vlastnosti těchto polí (kontextová nabídka), dílčí souhrny se zobrazují v prvním řádku pole. Zobrazení zabírá více místa. tabulka: velmi podobné volbě osnova, dílčí souhrny se zobrazují na konci pole klasický vzhled: obdobné zobrazení, které ještě umožňuje přetahování polí myší, musí se nastavit v konfiguraci KT Dalším řešením je nastavit v konfiguraci KT klasický vzhled. 12
5 Rozložení polí Jednotlivá filtrovací pole lze mezi sebou téměř libovolně přesouvat a tak lze docílit patřičného vzhledu KT. Někdy je vhodné mít jedno pole v řádcích a druhé ve sloupcích, jindy zase obě pole v řádcích a jsou možné i další kombinace včetně využití filtru sestavy. Obecně platí, že nejjednodušší je vyzkoušet příslušná rozložení a rozhodnout se, které dává nejlepší výsledek. Přesto platí několik pravidel: pole v popiskách řádků jsou o něco přehlednější, než pole v popiskách sloupců. Lépe se prohlíží přehled, který má více řádků než více sloupců. pokud se vytváří KT podle více kritérií (např. pobočka, provoz, období), je výhodnější je umístit do oblasti řádků pro KT se dvěma poli si lze vybrat, zda má být druhé pole v oblasti sloupců nebo řádků. Pro jeho zobrazení v oblasti sloupců je vhodné, aby v poli bylo pouze několik možných hodnot (kód oddělení), v případě velkého množství hodnot je tabulka příliš protáhlá do šířky. pro vytvoření kontingenční tabulky s grafem je vhodné, aby byla vybrána pouze dvě pole. Graf je přehlednější, pokud je hlavní pole v popiskách řádků a vedlejší potom v popiskách sloupců (pro graf se tyto oblasti přejmenují na pole osy a legendy). Dále je vhodnější, aby v v oblasti hodnot bylo pouze jedno pole pole Filtr sestavy se hodí jako hlavní výběrové kritérium, u kterého ale lze použít pouze výběr určitých hodnot (není u něho např. přístupná volba Filtry čísel). Je možné do něj vložit i více polí pod sebe např. rok, dále měsíc. Prvním kritériem je samozřejmě logicky nadřazené pole. oblast hodnot v případě jednoho pole je situace jasná, pro více polí se dá nastavit, zda budou příslušné hodnoty vedle sebe nebo pod sebou. Odpovídá tomu umístění nového pole Hodnoty v oblasti sloupců (vedle sebe) nebo v oblasti řádků (pod sebou). 13
Standardně se u každého pole zobrazují souhrny (zpravidla součty za skupiny). Toto odstranit na několika místech: 14
Nástroje KT Návrh Souhrny: Ve vlastnostech pole: 15
Celkové souhrny sloupců nebo řádků lze vypnout pomocí Nástroje KT Návrh Celkové součty: 16
nebo v konfiguraci KT: 6 Zobrazení detailů 6.1 Detaily na novém listu Konkrétní data, která odpovídají příslušným podmínkám v KT, lze zobrazit jako dvojklikem na datovou buňku. Detail se zobrazí na novém listu: 17
6.2 Detaily přímo v KT Kontingenční tabulky jsou vhodné především pro vytvoření různých přehledů. U polí, která se umístí do oblastí řádků nebo sloupců, se automaticky vytvářejí souhrny. KT tedy nemusí být vhodné pro zjištění konkrétních dat, tedy detailů. Detaily (tedy hodnoty z jednotlivých záznamů) je ale možné zjistit i přímo v kontingenčních tabulkách. Podmínkou ale je, aby příslušné pole obsahovalo jednoznačné hodnoty (tedy např. inventární číslo, nikoliv název položky ten může být totiž duplicitní). Potom je možné např. zobrazit v KT cenu konkrétní položky. 18
7 Úprava souhrnných funkcí 7.1 Nastavení Ve vlastnostech filtrovacích polí (např. pomocí pravého tlačítka myši) lze vybrat třídění a filtrování dat, pro datové položky tam naleznete možnost vzhledu (názvy polí, formát hodnot) a především možnost změny souhrnné funkce. Standardně přetažením číselného údaje do polí hodnot se k němu přiřadí souhrnná funkce Součet, pro jiné typy dat potom funkce Počet. Tyto funkce lze změnit: Tyto vlastnosti lze měnit také např. v oblasti hodnot: 19
7.2 Konkrétní využití souhrnných funkcí Po přetažení pole do oblasti hodnot se mu automaticky přiřadí souhrnná funkce. Pokud se jedná o číselné položky, je to zpravidla funkce Součet. U ostatních typů polí to je funkce Počet. Tyto funkce lze změnit na výběr je 11 různých souhrnných funkcí. Jedná se o stejné funkce, které lze využívat např. u seznamů s pomocí funkce Subtotal, která umožňuje vybrat také 11 těchto stejných funkcí. Tyto funkce lze v KT změnit na několika místech, např. pomocí pravého tlačítka v kontextové nabídce názvu pole volby Nastavení polí hodnot. Navíc jedno pole může být přetaženo do oblasti hodnot vícekrát a lze mu pokaždé přiřadit jinou funkci (např. Součet a Počet). Příklady využití souhrnných funkcí: Součet: součet cen za kategorii nebo období, součty kusů Počet: počet položek za kategorii nebo období, bez ohledu na typ položky (odpovídá funkci POČET2) Průměr: průměrná hodnota za dané období, v dané kategorii Maximum: nejvyšší tržba za příslušnou kategorii (středisko, období); v případě více stejných hodnot v jedné kategorii (stejná cena produktů v jedné kategorii) je prakticky jedno, zda použijeme funkci Maximum, Minimum nebo Průměr Minimum: Nejnižší tržba v období, dále jako Maximum Součin: součin hodnot za danou kategorii Počet čísel: počet položek za kategorii nebo období, nebere v úvahu textové položky (odpovídá funkci POČET) Směrodatná odchylka (první volba): výpočet směrodatné odchylky dat v kategorii podle funkce SMODCH.VÝBĚR.S Směrodatná odchylka (druhá volba): výpočet směrodatné odchylky dat v kategorii podle funkce SMODCH.P (nabývá menších hodnot, než předchozí výpočet) 20
Odhad rozptylu: výpočet rozptylu hodnot v kategorii podle funkce VAR.VÝBĚR Rozptyl: výpočet rozptylu hodnot v kategorii podle funkce VAR.P 8 Třídění Třídit lze filtrovací položky (např. v řádkových polích) a to: podle vlastních položek (tedy např. pole Provoz podle čísla provozu, abecedně nebo číselně) podle jiné položky v poli hodnot (Další možnosti řazení): Dále vyberte příslušné položky: 21
9 Filtrování Filtrovací položky lze samozřejmě filtrovat výběrem konkrétních hodnot nebo podle kritérií. Po výběru filtrovací šipky se objeví možnost: 9.1 Výběr hodnot (v dolní části, vhodné pro menší počet hodnot): 22
9.2 Filtrování podle hodnot, dat nebo textů popisků 23
Lze například vybrat nejdražších 5 položek (podle ceny): Pokud obsahuje KT více polí hodnot, lze filtrovat podle jakéhokoliv z těchto polí vybere se v části podle : 24
9.3 Filtrování podle filtru sestavy Filtrovat lze i podle hlavního kritéria filtru sestavy (dříve nazývané stránkové pole), zde lze filtrovat ale pouze výběrem hodnot: Výsledek: 25
10 Průřezy Novinkou ve filtrovacích možnostech jsou průřezy. Jedná se vlastně o další interaktivní možnost filtrování. Z nového seznamu lze vybírat jednu nebo více hodnot. Do KT se vloží pomocí volby Nástroje KT Možnosti Vložit průřez a vyberete příslušné pole: 26
Do KT se vloží nový dialog: 27
Průřez je možné odstranit např. pomocí pravého tlačítka: 11 Seskupování Datumové nebo číselné položky je možné seskupovat např. podle období (měsíce, čtvrtletí, roky) nebo podle hodnot (skupiny od do). Nastavení je možné např. pomocí vlastností filtrovacího pole: 28
Seskupování číselných položek do intervalů: Následně se příslušné pole rozdělí do kategorií podle přírůstků od vybraného začátku a konce. Pokud v některé kategorii chybí data, v KT se přeskočí a zobrazí se pouze kategorie s daty. Toto je možné použít např. pro číselné pole inventární číslo. Pokud má mít např. 6 číslic, je vhodné pro jeho zobrazení použít vlastní formát 000000, který zajistí zobrazení vedoucích nul. Toto zobrazení ale nemusí být funkční i při následném rozdělení do intervalů (ten tedy nebude např. 001-100, ale 1-100) Seskupování datumových položek: Pokud jsou např. všechna data za jeden rok, má smysl vybrat pouze volbu Měsíce. Pokud by data pokrývala více let, byla by tato volba poměrně nesmyslná (např. by se nasčítala data za leden všech roků). Potom je vhodné vybrat Měsíce a Roky. Následně se objeví v KT další filtrovací pole (Roky) a dojde k seskupení podle úrovní Roky, potom Měsíce. 29