Uživatelský manuál pro aplikaci Vodafone promo kit Verze dokumentu: 1.1 Vytvořeno: V Praze dne 1. 3. 2011 1
Obsah Vodafone promo kit uživatelský manuál Webové rozhraní aplikace Vodafone promo kit... 4 Požadavky na práci s webovým rozhraním aplikace... 5 1 Vstup do systému... 6 1.1 Přihlášení do aplikace... 6 1.2 Registrace nového uživatele... 6 1.2.1 Registrační formulář... 8 1.2.2 Po dokončení registrace... 11 1.3 První přihlášení do aplikace... 12 1.4 Zapomenuté heslo... 14 2 Základní ovládací prvky... 16 2.1 Hlavní stránka aplikace... 17 2.1.1 Hlavní menu... 18 2.1.2 Blok s nápovědou... 18 2.1.3 Celkový přehled... 19 2.1.4 Novinky a aktuality... 22 2.1.5 Nejnovější materiály... 22 2.1.6 Kategorie materiálů... 23 2.1.7 Balíčky... 23 2.2 Stránky horního menu... 24 2.2.1 Moje objednávky... 24 2.2.2 Moje šablony... 25 2.2.3 Moje notifikace... 26 2.2.4 Moje schvalování... 27 3 Brief... 28 3.1 Lokální marketing... 28 3.2 Indirect prepaid... 31 4 Objednávání materiálů... 32 4.1 Detail materiálu... 33 4.2 Nová objednávka needitovatelný materiál... 34 4.3 Nová objednávka editovatelný materiál... 36 2
5 PIR Lokální marketing... 37 6 Detail objednávky... 38 6.1 Sledování vytvořené objednávky a změny... 38 6.2 Schvalování objednávek... 40 6.2.1 Práce s objednávkou při schvalování... 40 Slovník pojmů používaných v návodu Editovatelný materiál: PDF šablony, nebo vizitky nebo certifikáty. Tyto materiály vyžadují, aby uživatel doplnil nějaké údaje typicky jméno, příjmení, adresu prodejny, výši slevy a jiné. Kategorie materiálů: Materiály stejného typu jsou zařazeny do kategorií (na stránce kategorie viz. levé menu jsou pak vidět všechny materiály ze stejné kategorie. Workflow: objednávky podléhající schvalování mohou procházet několika kroky schvalování. Celý proces se souhrnně označuje jako workflow. Akce s objednávkou: s objednávkou je možné provádět různé akce podle toho jaká má uživatel práva. Může se jednat o zrušení objednávky, vložení poznámky, schválení, zamítnutí, předání jinam atp. Schvalovatel: Uživatel, který má oprávnění pro schvalování objednávek. Šablona: upravené editovatelné materiály, nebo rozpracované materiály je možné uložit jako šablony (pro budoucí použití). Dotazy: Máte nějaké otázky, připomínky, návrhy na zlepšení, nebo potřebujete nahlásit problém? Kontaktujte nás na promokit@vodafone.cz. 3
Webové rozhraní aplikace Vodafone promo kit Aplikace Vodafone promo kit (dále jen VPK) je webová aplikace určená k objednávání, zadávání a exekuci materiálů marketingové podpory společnosti Vodafone. Úvodní stránka, přihlášení: Pro práci s aplikací je nutné se přihlásit (přihlašovací formulář na úvodní stránce). Pokud zatím nemáte vytvořený uživatelský účet, je nutné se zaregistrovat. Registrace: registrace Po provedení registrace je nutné schválení správcem uživatelů (registrace není automatická, podléhá schválení). 4
Požadavky na práci s webovým rozhraním aplikace Pro práci s aplikací VPK je nutný počítač a internetový prohlížeč (aplikace není optimalizována pro mobilní telefony). Pro přístup k aplikaci je možné použít jakýkoliv běžně dostupný webový prohlížeč (Internet Explorer 7,8, Mozilla Firefox 3+, Opera 9 +, aplikace by měla být funkční i v jiných prohlížečích, u nich ale není garantováno 100% správné zobrazení). Pro zobrazení některých materiálů je nutné mít nainstalovaný Acrobat Reader min. verze 9 (aplikace pro zobrazení pdf dokumentů, starší verze nemusí podporovat editaci některých údajů ve formulářových PDF materiálech). Pokud jej nemáte, je možné si jej stáhnout z webových stránek Adobe http://www.adobe.com/cz/products/reader/ (Acrobat Reader je zdarma i pro komerční použití). Pokud nemáte oprávnění na instalaci nových aplikací do svého počítače, obraťte se na své IT oddělení/administrátora. Pro práci s aplikací je dále nutné připojení k internetu (některé materiály mají i v náhledové kvalitě velikost jednotky až desítky MB, je tedy nutné dostatečně rychlé připojení). Pro práci s aplikací je dále nutné mít vytvořený uživatelský účet více viz. kapitola Registrace. 5
1 Vstup do systému 1.1 Přihlášení do aplikace Jako přihlašovací jméno slouží e-mailová adresa, kterou jste zadali při registraci. Heslo je vám automaticky vygenerováno v průběhu registrace a následně si nastavíte své vlastní. Pokud si své heslo nepamatujete, je možné požádat o zaslání zapomenutého hesla, viz. níže. Pokud zatím nemáte vytvořený uživatelský účet, je nutné se zaregistrovat, viz. níže. 1.2 Registrace nového uživatele Pro používání aplikace VPK je nutné se zaregistrovat. Pokud nemáte vytvořen uživatelský účet v systému, je nutné si ho zřídit. Vstupte na stránky VPK () a následně klikněte na tlačítko Registrace, případně zadejte adresu registrace/: 6
Vyplňte registrační formulář dle instrukcí níže a klikněte na tlačítko Zaregistrovat. Registrace uživatele prochází schvalovacím procesem, proto nebude účet vytvořen okamžitě, ale až po schválení příslušným schvalovatelem. O aktivaci účtu budete informováni na e-mail uvedený v registraci. 7
1.2.1 Registrační formulář 1.2.1.1 Typ uživatele Nejprve je nutné zvolit, jaký typ uživatele jste. V první části formuláře máte na výběr z několika možností. Pokud zadáte typ Vodafone, automaticky se doplní adresa firmy. V ostatních případech je nutné zadat i adresu sídla firmy (adresa by měla být sídlo firmy nebo u prodejen sídlo konkrétní provozovny). 1.2.1.2 Osobní údaje Jméno (musí být vyplněno) Příjemní (musí být vyplněno) Telefon (volitelná položka, doporučujeme vyplnit, protože v případě nejasností ohledně schválení Vaší registrace, nebo ohledně následně vytvářených objednávek by měl mít správce aplikace možnost vás kontaktovat) E-mailová adresa (musí být vyplněno). E-mailová adresa současně slouží jako přihlašovací jméno do aplikace. Není možné mít vytvořené dva uživatelské účty na základě jednoho emailu. 8
1.2.1.3 Údaje o firmě V další části formuláře pak zadáváte informace o pracovní pozici a firmě (v případě zaměstnanců Vodafonu se sídlem v centrále stačí zadat pouze název oddělení a pozice). Firma (název firmy) Oddělení (volitelná položka) Název pozice (volitelná položka) Adresa (povinná položka ulice, číslo popisné, číslo orientační) Město (povinná položka) PSČ (povinná položka) Stát (výchozí je Česká republika, je možné změnit) 1.2.1.4 Doručovací adresa Pokud je Vaše doručovací adresa stejná jako sídlo firmy, není potřeba nic dalšího zadávat. V opačném případě je nutné zrušit zaškrtnutí zatržítka Doručovací adresa a vyplnit příslušné údaje: 9
1.2.1.5 Vzkaz pro administrátora Na konci registračního formuláře může připojit doplňující poznámku nebo vzkaz, který by mohl hrát roli při posuzování vaší registrace (registrace podléhají schválení, pokud je nějaká skutečnost, která by mohla mít vliv na rozhodnutí o schválení registrace, můžete ji vepsat do této poznámky). 1.2.1.6 Dokončení registrace Pro dokončení registrace je nutné ještě odsouhlasit zpracování osobních údajů (v aplikaci jsou evidovány osobní údaje, jako jméno, příjmení, email, telefon, adresa a je tedy nutný váš souhlas se zpracováním a uchováváním těchto údajů). Dále opište kontrolní kód z obrázku a klikněte na Zaregistrovat. 10
1.2.2 Po dokončení registrace Ihned po dokončení registrace se vám zobrazí stránka se souhrnem všech informací a je vám odeslán potvrzovací email. Pro další pokračování musíte počkat na rozhodnutí správce uživatelů a schválení nebo zamítnutí vaší registrace. Jakmile k tomu dojde, bude vám zaslán příslušný email. 11
1.3 První přihlášení do aplikace E-mail, který je vám zaslán po schválení registrace, obsahuje odkaz na přihlášení do vašeho uživatelského profilu, uživatelské jméno a heslo. Můžete se tedy přihlásit. Po zadání vašeho přihlašovacího jména (e-mailová adresa zadaná při registraci) a hesla (zasláno v e-mailu po registraci) vás aplikace vyzve, abyste si nastavili nové heslo. Heslo, které vám je zasláno při registraci, je pouze dočasné a musíte si jej změnit. Po změně hesla se zobrazí úvodní stránka uživatelského profilu, kde máte několik tipů a doporučení pro práci s aplikací. V levém menu pak najdete odkazy na: Moje osobní údaje (zde můžete měnit všechny údaje zadané při registraci) Nastavení newsletteru (můžete si nastavit, kam budete chtít zasílat informační newsletter) Změna hesla (pokud byste chtěli změnit své heslo) Nastavení zástupnosti (pokud jedete třeba na dovolenou, můžete si zvolit svůj zástup, který pak bude moci spravovat vaše objednávky, nebo v případě těch uživatelů, kteří mohou schvalovat objednávky, bude zástup moci provádět i schvalování) 12
Pro zahájení práce s materiály (procházení a objednávání) stačí kliknout na logo nebo název aplikace v horní části stránky. Ke svému profilu se pak můžete vrátit přes navigaci v horní části (pokud kliknete na své jméno, zobrazí se seznam užitečných odkazů). 13
1.4 Zapomenuté heslo Pokud vám byl účet vytvořen automaticky a dosud nemáte heslo pro vstup, je třeba o něj zažádat pomocí formuláře Zapomenuté heslo. Případně pokud jste zapomněli své přihlašovací údaje (heslo) pro přihlášení do aplikace VPK, můžete požádat o zaslání nového hesla. Žádost vyplníte na stránce: zapomenute-heslo/, na kterou se dostanete z úvodní obrazovky () kliknutím na odkaz Zapomenuté heslo : 14
Pro zaslání hesla je nutné zadat e-mailovou adresu (slouží jako přihlašovací jméno / Login), kterou jste zadali v průběhu registrace, a dále je nutné opsat kontrolní kód z obrázku. Pro dokončení pak stačí kliknout na tlačítko Odeslat požadavek a na vaši e-mailovou adresu bude odeslán e-mail, který bude obsahovat vaše přihlašovací údaje: 15
2 Základní ovládací prvky Nejdůležitějšími ovládacími prvky aplikace je horní menu s hlavními částmi uživatelského účtu (Moje objednávky, Moje šablony, Moje notifikace, Moje schvalování) a levé menu Materiály sloužící k výběru a objednávce konkrétních materiálů, Balíčky pro výběr a objednávku například kampaňově souvisejících materiálů a Brief k zadání požadavku na novou marketingovou podporu. Na úvodní stránce systému (shop/) je ještě k dispozici rychlý přehled relevantních událostí a možných akcí. 16
2.1 Hlavní stránka aplikace Všechny hlavní funkce aplikace jsou dostupné přímo z hlavní stránky aplikace: Hlavní menu objednávky, notifikace, šablony, schvalování, vyhledávání Blok s nápovědou, je možné skrýt Blok s nejnovějšími notifikacemi, objednávkami, briefy, PIRy a schvalováním Seznam kategorií (rubrik) s materiály Novinky, aktuality a zprávy z aplikace Balíčky materiálů (několik materiálů seskupených dohromady) Nejnověji přidané materiály 17
2.1.1 Hlavní menu Hlavní menu obsahuje odkazy na nejdůležitější stránky pro práci s aplikací: Novinky stránka kde se zobrazují všechny novinky a zprávy od administrátorů aplikace. Moje objednávky seznam všech objednávek přihlášeného uživatele aktivních (ty které jsou ve schvalování) nebo dokončených a zrušených (historie objednávek). Moje šablony všechny objednávky nebo editovatelné materiály je možné uložit jako šablony a použít je pro další objednávky v budoucnosti. Na této stránce je pak seznam všech šablon přihlášeného uživatele. Moje notifikace seznam všech zpráv, které posílá aplikace uživateli (historie všech zpráv o vytvoření objednávek, newslettry, změny stavu objednávek při schvalování). Moje schvalování seznam objednávek, které čekají na schválení uživatelem (pokud uživatel nemá právo na schvalování stránka je prázdná nebo se nezobrazuje). Vyhledávaní pokud něco hledáte, stačí zadat název (nebo jen část nebo třeba jen kód materiálů). 2.1.2 Blok s nápovědou Blok s textem v horní části stránky, může zde být nápověda, užitečné rady a tipy nebo vzkazy od administrátorů. Blok je možné skrýt. Pak zůstane i při dalším přihlášení skrytý a je jej možné zase zobrazit kliknutím na zobrazit nebo skrýt. 18
2.1.3 Celkový přehled Tento blok je rozdělený do 5 záložek: Notifikace Objednávky Briefy PIRy Schvalování 2.1.3.1 Notifikace V části s notifikacemi se zobrazují všechny notifikace (informace o vytvoření objednávky, vložení nové poznámky jakýmkoliv uživatelem k objednávce, kterou jsem vytvořil, nebo kterou mám ve schvalování, informace o schválení, zamítnutí, předání atd.) Vysvětlivky: Přečtená zpráva Nepřečtená zpráva Zobrazit detail zprávy 19
Poznámka: všechny notifikace jsou současně odesílány i na e-mailovou adresu uživatele. Pokud si uživatel přečte zprávu v emailu, aplikace to nepozná a bude pořád zobrazovat příznak nepřečteno. 2.1.3.2 Objednávky V části s objednávkami se zobrazují všechny aktivní objednávky (ty které jsou ve schvalovacím procesu nebo v realizaci, dokončené objednávky jsou dostupné v historii objednávek Moje objednávky) Vysvětlivky: Zobrazit detail objednávky (zobrazí se i historie všech změn objednávky) Změnit / upravit objednávku poznámku) (uživatel může zrušit objednávku nebo přidat Poslat urgenci na schvalovatele (uživatel může napsat důvod pro urgenci, urgenci obdrží ten, kdo právě schvaluje objednávku) 20
2.1.3.3 Schvalování Pokud má uživatel právo schvalovat objednávky, zobrazují se mu v této části objednávky, které čekají na jeho zásah (po schválení, zamítnutí, předání jinam) objednávka zmizí z toho seznamu a je vidět pouze v historii schvalování sekce Moje schvalování. U objednávek se zobrazuje stav (nová, čeká na schválení, předána jinam apod.) Vysvětlivka: Zobrazit detail objednávky 21
2.1.4 Novinky a aktuality Tento blok zobrazuje 3 nejnovější novinky a aktuality (vytváří správce aplikace). Klinutím na obrázek nebo titulek je možné zobrazit detail celé zprávy 2.1.5 Nejnovější materiály Tento blok zobrazuje 9 nejnovějších materiálů. Každý uživatel vidí pouze ty materiály, které má právo vidět (každá skupina uživatelů má nastavená práva na jiné typy materiálů, podle relevance dle prodejního kanálu). Obsah tohoto bloku je tedy pro různé uživatele jiný. Klinutím na Objednat nebo na obrázek či název materiálu je možné zobrazit detail materiálu. 22
2.1.6 Kategorie materiálů Menu umístěné v levém sloupci obsahuje seznam všech rubrik (kategorií) materiálů. Kliknutím na název dané rubriky se zobrazí seznam všech materiálů v rubrice 2.1.7 Balíčky V levém menu se zobrazuje blok s 10-ti nejnovějšími balíčky. Po kliknutí na název balíčku se zobrazí stránka se seznamem všech materiálů v balíčku a je možné zahájit objednávku. Kliknutím na Všechny balíčky se zobrazí seznam všech balíčků (pokud je jich více než 10) 23
2.2 Stránky horního menu 2.2.1 Moje objednávky V této sekci se nachází přehled objednávek materiálů, briefů (zadání marketingové podpory) a PIRů (vyhodnocení marketingové podpory) vytvořených aktuálně přihlášeným uživatelem. Kromě odkazu na detail objednávky a základních informací o zpracování je možné pomocí ikony tužky přidávat poznámky k objednávce případně pomocí ikony dopisu zasílat urgence schvalovatelům. 24
2.2.2 Moje šablony V sekci Moje šablony jsou všechny uložené šablony objednávek. Šablony jsou nedokončené znovupoužitelné objednávky, do kterých uživatel zadává potřebné údaje, které může (v případě, že je materiál stále dostupný v systému) načíst, dovyplnit a odeslat jako novou objednávku. 25
2.2.3 Moje notifikace Veškeré operace spojené s objednávkou vytváří notifikace. Tyto notifikace se zasílají relevantním uživatelům (objednávající, schvalovatelé ) e-mailem a zároveň se zaznamenávají do systému. V sekci Moje notifikace je seznam všech notifikací týkajících se aktuálního uživatele. 26
2.2.4 Moje schvalování V případě, že je uživatel v roli schvalovatele objednávek, v sekci Moje schvalování jsou zobrazeny všechny objednávky, které vyžadují jeho interakci, a objednávky, u kterých již operaci schválení/zamítnutí provedl. 27
3 Brief 3.1 Lokální marketing Před objednávkou konkrétních materiálů je potřeba vyplnit brief/zadání marketingové podpory. Tuto možnost naleznete v levém menu. Kliknutím na Brief se otevře detail briefu se seznamem dříve objednaných briefů a uloženými šablonami briefů. Pokud nemáte vytvořenu žádnou šablonu nebo chcete vytvořit nový brief, klikněte na tlačítko Vytvořit objednávku na tento materiál. 28
Po vyplnění identifikačních údajů prodejny (které se nepředvyplní automaticky) a informací o akci je do briefu potřeba přidat požadované materiály. Kliknutím na tlačítko Přidat materiál zhruba uprostřed formuláře se zobrazí dialog pro přidání materiálu do briefu. V levé části formuláře je třeba vybrat, zda se jedná o připravený materiál, upravitelnou šablonu nebo nový materiál v systému neobsažený. V případě existujících materiálů fungují položky ve sloupci Typy médií jako filtr. Povinně je potřeba vyplnit datum dodání a datum spuštění/instalace. Po vyplnění všech potřebných polí se materiál přidá do briefu kliknutím na Přidat materiál. 29
Vybrané materiály se zobrazí pod tlačítkem Přidat materiál. Každý z přidaných materiálů je možné dodatečně upravit (ikona tužky) nebo odebrat (ikona koše). Brief je možné buď objednat kliknutím na tlačítko Objednat nebo uložit vyplněný formulář jako šablonu. Funkce šablon je zmíněna v sekci Moje šablony. Samotnému odeslání objednávky ještě předchází rekapitulace objednávky sloužící ke kontrole vyplněných údajů. V případě, že je třeba objednávku upravit, je možné kliknout na tlačítko Vrátit se zpět a změnit údaje. K závaznému odeslání objednávky dojde kliknutím na Odeslat objednávku ke schválení. 30
3.2 Indirect prepaid Brief pro indirect prepaid se vytváří stejným způsobem, jako v případě lokálního marketingu (viz. výše), jediný rozdíl je v obsahu formuláře pro vyplnění briefu. Kliknutím na položku Brief v menu materiálů se otevře detail briefu pro indirect prepaid. Vstup do objednávky briefu se provede kliknutím na tlačítko Vytvořit objednávku na tento materiál (případně načtením existující šablony). Po vyplnění formuláře je možné brief buď uložit jako šablonu nebo ho objednat kliknutím na tlačítko Objednat. Pro materiály typu A (= needitovatelný materiál) není nutné brief vyplňovat a je možné objednat materiály přímo výběrem z katalogu, viz. níže. 31
4 Objednávání materiálů Po schválení briefu je možné přistoupit k objednávce materiálu. Objednávku nového materiálu je možné zahájit na stránce s detailem materiálu. Uživatel tedy může zvolit prostřednictvím: Nejnovějších materiálů na úvodní straně Kliknout na název rubriky (levé menu) a vybrat si materiál, který je v ní zařazen Zadat do vyhledávacího pole název nebo část názvu (nebo třeba MK kód) Vybrat z předchozí uložené šablony objednávky materiálu Kliknutím na tlačítko Objednat nebo Více informací se zobrazí stránka s detailem materiálu: 32
4.1 Detail materiálu Na stránce s detailem materiálu se zobrazují především tyto informace: Vodafone promo kit uživatelský manuál Náhledový obrázek (kliknutím na obrázek se zobrazí velký náhled, pokud se jedná o video nebo audio, tak se spustí přehrávač, pokud má materiál více variant, zobrazí se galerie obrázků) Popis produktu (pokud je zadán) Platnost materiálu od do (neplatné materiály se nezobrazují v kategoriích, není je také možné objednat) MK / PK kód Informace o ceně / počtu kusů / době dodání (může být více variant) Varianty jeden materiál může mít více např. barevných variant, při volbě jiné varianty se mění název varianty, náhledový obrázek, popis Seznam objednávek / šablon = pokud již uživatel s materiálem pracoval (objednával jej nebo jej má uložený jako šablonu), zobrazuje se seznam všech objednávek a šablon Náhledový obrázek Popis produktu a další info Volba množství Volba varianty Jiné objednávky a šablony s tímto materiálem, které vytvořil uživatel 33
4.2 Nová objednávka needitovatelný materiál Pro zahájení objednávky stačí kliknout na tlačítko Vodafone promo kit uživatelský manuál Při objednávce materiálu uživatel vybere schválený brief (díky tomu se vybere i správná prodejna). Pokud je objednávka bez briefu (např. vizitky), je třeba vybrat cílovou prodejnu, pokud jich má daný uživatel k dispozici více než jednu: 34
V prvním kroku objednávky uživatel vyplní následující údaje: Vodafone promo kit uživatelský manuál Informace o materiálu v objednávce možnost změnit množství a variantu, která bude objednána Volba kdo bude zajišťovat tisk (u některých materiálů je to vždy tiskárna, u jiných vždy uživatel, u některých obě možnosti Doručovací adresa se automaticky vyplní podle údajů z profilu, pokud má být finální materiál doručen jinam, je možné změnit V tomto kroku je možné objednávku uložit jako šablonu a to kliknutím na Doplňující poznámka nepovinné pole Po kliknutí se zobrazí dialog (okno) pro zadání názvu šablony. Uloženou šablonou je pak možné najít v sekci Moje šablony. Pro dokončení stačí kliknout na Objednat a zobrazí se rekapitulace (uživatel může potvrdit vložené údaje, nebo se vrátit zpět a změnit zadané údaje. Po finálním potvrzení se objednávka odešle ke schválení (+ jsou zaslány informační notifikace tomu, kdo vytvořil objednávku, a také tomu, kdo bude objednávku schvalovat) Vytvořenou objednávku je možné najít v sekci Moje objednávky. 35
4.3 Nová objednávka editovatelný materiál Materiál, který je nutné před objednáním editovat (doplnit například jméno, příjemní, adresu prodejny nebo jiné údaje) obsahuje oproti objednávce needitovatelného materiálu jeden krok navíc. V rámci objednávky se zobrazí náhled editovaného materiálu a několik políček, která je nutné doplnit. Po vyplnění všech údajů je možné zobrazit náhled provedených změn (to jak bude materiál vypadat) kliknutím na tlačítko Pokud uživatel není spokojen s obsahem, může přepsat jednotlivá pole s údaji, a opět kliknout na Zobrazit náhled. Pokud je vše v pořádku, objednávka pokračuje stejně jako u běžné objednávky, viz. výše. POZOR: v objednávce se někdy používá pouze náhledové PDF s vodotiskem, finální tiskové pdf se doplní až po zpracování materiálu v příslušné agentuře! Některé materiály mohou mít i desítky stovky MB = stažení a zobrazení může trvat dlouho. 36
5 PIR Lokální marketing Po skončení marketingové akce (dle uvedeného data konání akce) se na detailu objednávky patřičného briefu objeví jeho objednateli tlačítko Vytvořit PIR. Po kliknutí na tlačítko se otevře dialog. Jakmile uživatel vyplní formulář a klikne na tlačítko Vytvořit PIR, dojde k vytvoření objednávky vyhodnocení marketingové podpory. 37
6 Detail objednávky 6.1 Sledování vytvořené objednávky a změny Všechny objednávky jsou automaticky odeslány do schvalovacího procesu podle nastaveného workflow. Uživatel, který vytvořil objednávku, obdrží informační email. Stejný email je odeslán i uživateli, který je zařazen v prvním kroku schvalovacího workflow. Každou objednávku v libovolném stavu je možné zobrazit proklikem přes Moje objednávky (v případě objednávajícího), Moje schvalování (v případě schvalovatelů) případně přes Moje notifikace. Uživatel, který objednávku vytvořil, ji může najít: Prostřednictvím odkazu v notifikačním emailu V seznamu aktivních objednávek na hlavní stránce V sekci Moje objednávky Podle aktuální role a kroku objednávky ve workflow se zobrazují možné operace s objednávkou v podobě tlačítek ve spodní části stránky. K objednávce je možné přidávat poznámky, přílohy, v případě schvalovatelů akce vycházející z workflow, v případě objednávajícího je možné zasílat urgence a objednávky rušit - uživatel, který objednávku vytvořil, může: Přidat poznámku k objednávce Poslat urgenci schvalovateli Zrušit objednávku POZOR: Vytvořenou objednávku není možné změnit. Je možné ji pouze zrušit a zahájit novou objednávku. Při každé změně (schválení, přijetí ke zpracování. aj.) je uživatel informován prostřednictvím notifikací v aplikaci a emailových zpráv. 38
Kromě dat samotné objednávky je zde zobrazena kompletní historie průchodu objednávky workflow, dříve přidané poznámky a přílohy. U editovatelných materiálů a materiálů obsahujících tiskové PDF je k dispozici navíc uprostřed formuláře tlačítko pro zobrazení náhledu editovatelného materiálu (PDF s vodotiskem), případně tlačítko na stažení tiskového PDF, pokud k němu má aktuální uživatel přístup. 39
6.2 Schvalování objednávek Uživatelé, kteří mají právo na schvalování objednávek, si mohou všechny objednávky, které čekají na schválení zobrazit: Blok schvalování na úvodní stránce Stránka Moje schvalování Kliknutím na odkaz emailu s informací že nová objednávka čeká na schválení O každé změně objednávky je uživatel informován prostřednictvím notifikací Příchod objednávky, kterou je nutné zpracovat Vložení poznámky k objednávce, kterou má uživatel ke schválení Vrácení objednávky z vyšší úrovně schvalování 6.2.1 Práce s objednávkou při schvalování Všechny objednávky, které čekají na vyřízení, jsou vidět v sekci Moje schvalování na hlavní stránce. Stav Nová indikuje, že u objednávky zatím nebylo zahájeno zpracování schvalovatelem. Všechny akce s objednávkou jsou dostupné na detailu objednávky ten se zobrazí kliknutím na ikonu Ve spodní části stránky se zobrazuje historie objednávky, poznámky a akce s objednávkou. To, jaké akce (tlačítka) jsou zobrazeny, závisí na právech schvalovatele: 40
Typy akcí: Přijmout ke zpracování = objednávka změní stav z "Nová" na Ve zpracování. Zůstává ale stále přiřazena u schvalovatele Zamítnout = objednávka se vrátí zpět k uživateli, který objednávku vytvořil (nebo do předchozího kroku workflow) Předat dál ke zpracování = je možné zvolit ze seznamu jiných uživatelů, kterým se objednávka předá k posouzení Schválit = schválení objednávky znamená její přesun do dalšího kroku workflow Poznámka: schvalovatel tedy vidí pouze objednávky, u kterých nepotvrdil přijetí ke zpracování nebo ty které zatím neschválil / nezamítnul / nepředal jinam. Zpracované objednávky jsou vidět v historii schvalování. 41