Nejčastější auditní zjištění u projektů spolufinancovaných z fondů EU MINISTERSTVO FINANCÍ Auditní orgán Ing. David Novák Oddělení Audit OP ŽP
Program a. Dopolední blok 9:45-11:30 Úvod do problematiky kontrol projektů Definice pojmů a představení jednotlivých typů auditů a kontrol Představení činnosti Auditního orgánu Definice účelu a zaměření jednotlivých auditů operací b. Přestávka 11:30 12:00 c. Odpolední blok 12:00 13:00 Nejčastější a typová pochybení identifikovaná v oblasti auditů praktické příklady Příčiny chyb, doporučení a prevence d. Dotazy a diskuze 13:00 13:30 2
Fondy EU ČR: 2007-2013 700 mld. Kč 2014-2020 650 mld. Kč předpoklad 60.000 projektů 3
Národní orgán pro koordinaci Hierarchie řídicího a kontrolního systému Požadavek je důsledné oddělení řídicí, platební a auditní funkce. Je vytvořen systém vzájemně nezávislých orgánů vykonávajících jednotlivé funkce v rámci implementační struktury fondů EU. Evropská komise Příjemce dotace Evropský úřad pro boj proti podvodům Auditní orgán (MF, odbor 52 - Auditní orgán) Evropský účetní dvůr Platební a certifikační orgán (MF, odbor 55 Národní fond) řídicí orgán a jeho zprostředkující subjekty (vybraná ministerstva, hl. město Praha) ŘO / ZS Nejvyšší kontrolní úřad, OFS 4
Fáze programu a projektu Audit AO/EÚD /EK Schválení programu Vyhlášení výzvy ŘO Certifikace ŽoP Příprava projektu a podání žádosti o podporu Příjemce Proplacení ŽoP Hodnocení projektu ŘO Kontrola ZoR a ŽoP ŘO Zprávy o realizaci (ZoR) ŘO Realizace projektu Příjemce Vydán právní akt ŘO 5
Kontrola ze strany ŘO versus audit AO Nutno rozlišovat kontrolu ze strany ŘO a audit ze strany AO/MF (často se spojuje, popř. zaměňuje) Kontrola ŘO - primární a nejpodstatnější část kontrolní pyramidy (ten, kdo poskytuje peníze, musí kontrolovat!) Kontroly ŘO předběžné, průběžné a následné tzn. kontroly v rámci celého životního cyklu projektu Audit AO: poté, co dojde k certifikaci výdajů předložených ŘO ze strany PCO ověření správnosti výdajů na vzorku výdajů certifikovaných v předchozím kalendářním roce, tj. ex-post audit nezávislé vyhodnocování účinnosti řídicích a kontrolních systémů jednotlivých OP 6
Metodický a právní rámec auditů a řízení programů Evropská legislativa a metodika Nařízení EP, Rady, EK http://eur-lex.europa.eu Pokyny EK http://ec.europa.eu/regional_policy/en/information/legislation/guidance/ Rozhodnutí EK, Směrnice EU http://eur-lex.europa.eu Národní legislativa a metodika Koncepce jednotného metodického prostředí NOK http://www.strukturalni-fondy.cz/cs/fondy-eu/2014-2020/metodicke-pokyny Národní legislativa (např. zákon o finanční kontrole, kontrolní řád, zákon o veřejných zakázkách, zákon o účetnictví, stavební zákon) https://portal.gov.cz/app/zakony/?path=/portal/obcan/ 7
Nařízení v naší působnosti Obecné 1303/13 - čl. 122-127 966/12 FN -hlava IV (125) EÚS 1299/13 Kap. III, čl. 12 (výběr operací) Kap. VI (funkce) čl. 21-25 Prováděcí 480/14 p. IV 25-29 (trail, audit ) 1011/14 vzory (Popis funkcí, zpráva a výrok NAS, závěrka-vii aj.) 207/15 vzorky (AUS-VII, výrok-viii,vkz-ix, prohlášení ŘO aj.) 8
EK 9
Představení AO Auditní orgán (AO) je funkčně nezávislý auditní subjekt, ustanovený v sekci 04 Finanční řízení a audit, odbor 52 Ministerstva financí, který zajišťuje výkon auditu prostředků Evropské unie s cílem podat ujištění, že předkládané výdaje EK k proplacení jsou legální a řádné. Cílem činnosti AO je ex-post ověření účinnosti řídicích a kontrolních systémů ostatních subjektu implementační struktury EU fondů, zejména řídicích orgánů jednotlivých operačních programů (poskytovatelů dotací). Auditní orgán dává pomyslný palec Evropské komisi na to, že výdaje jsou správné, legální a řádné. Při naplňování cíle postupujeme v souladu s: předpisy EU, pokyny EK předpisy ČR (zákon č. 320/2001 Sb., zákon č. 255/2012 Sb.) mezinárodně uznávanými auditorskými standardy (IIA, INTOSAI, IFAC) vnitřními předpisy AO 10 10
Představení AO. PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU 11
Jaké operační programy (OP) pod nás spadají Integrovaný regionální OP INTERREG V-A Česká republika - Polsko OP Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost OP Doprava OP Životní prostředí OP Technická pomoc OP Zaměstnanost OP Výzkum, vývoj a vzdělávání OP Praha - pól růstu ČR OP Rybářství 2014-2020 12
Představení AO Co neděláme Neauditujeme hospodaření auditované organizace Auditní orgán Interní audit! Nejsme správcem daně Nejsme detektivy a policisty Nejsme nástrojem vyřizování konkurenčního boje Nejsme zodpovědní za odhalování podvodů a trestního jednání 13
Hlavní auditní činnost AO Plánování činnosti AO Výkon auditů Reportování EU Ověření ze strany orgánů EU (EK, EÚD) 14
1. PLÁNOVÁNÍ ČINNOSTI AO 15
Plánování činnosti základní dokumenty 1. Auditní strategie pro každý OP schvaluje ředitel AO na požádání předkládána EK je v ní stanovena: metodika auditu způsob výběru vzorků pro audity operací plánování auditu v souvislosti s aktuálním účetním rokem a dvěma následujícími účetními roky zdroje 16
Plánování činnosti základní dokumenty 1. Plán auditů zpracováván pololetně pro každý OP, schvaluje ředitel AO obsahuje základní informace o auditech systému, operace a auditu účetní závěrky, tj. zejména: číslo, název a druh auditu auditorský tým auditované osoby plánované zahájení a ukončení auditu u auditu operací též číslo projektu 17
Plánování činnosti audity systému Na základě posouzení rizika a výsledků předchozí auditní činnosti Prováděny pravidelně každoročně Pokrývají klíčové požadavky stanovené v příloze IV nařízení (EU) č. 480/2014 Plánovány tak, aby AO v průběhu programového období 2014 2020 ověřil veškeré klíčové požadavky (pro ŘO/ZS 8, pro PCO 5) Tematické oblasti ( IS MS2014+, protipodvodná opatření, naplnění milníků) 18
Plánování činnosti audity operací není efektivní/možné auditovat všechny projekty (stovky, tisíce projektů) výběr vzorku výběr vzorku je prováděn v ISAO za použití statistické metody MUS základní soubor pro výběr - žádosti o platbu (způsobilé výdaje), které byly v předchozím období certifikované (proplacené EK) 2% hladina materiality pro chybovost neboli max. hranici pro množství nezpůsobilých výdajů ve vzorku požadavek na úroveň spolehlivosti výběru 60 95 % velikost vzorku se pohybuje přibližně od 30 100 operací ročně u každého OP 19
Plánování činnosti audit účetní závěrky Zařazen do plánu auditů každoročně Provádění v období listopad roku n až leden roku n+1 20
2. VÝKON AUDITŮ 21
Bod 2 Výkon auditů Příprava Výkon Výsledek Reporting Monitoring Pověření Prvotní analýza Zahájení Program Analýzy Rozhovory Testování Pozorování Šetření na místě Návrh zprávy Projednání Kontradiktorní řízení Vyhodnocení stanoviska Zpráva Ministr EK ŘO, PCO Sledování plnění opatření k nápravě Follow-up 22
2a) AUDIT SYSTÉMU 23
Výkon auditů audity systému Účel: Cíl: Ověření účinného fungování řídicího a kontrolního systému OP Zlepšení ŘKS pomocí doporučení, jejichž přijetí sníží rizika vyplývající ze zjištěného stavu Ověření plnění klíčových požadavků Celkový závěr k ŘKS: funguje dobře, jsou třeba pouze malá zlepšení funguje, ale jsou třeba určitá zlepšení funguje částečně, jsou třeba zásadní zlepšení v zásadě nefunguje 24
2b) AUDIT OPERACE 25
Audity operací na vhodném vzorku ověřit legalitu a správnost výdajů vykázaných Komisi, včetně těchto skutečností: operace byla vybrána v souladu s kritérii výběru pro operační program, operace nebyla fyzicky dokončená nebo plně provedená před tím, než příjemce podal žádost o financování v rámci operačního programu, operace byla provedena v souladu s rozhodnutím o schválení a splňovala v době auditu veškeré platné podmínky, pokud jde o funkčnost, použití a cíle, které mají být dosaženy, výdaje vykázané Komisi odpovídají účetním záznamům a požadované podklady dokládají adekvátní auditní stopu podle článku 25 nařízení Komise k přenesené pravomoci (EU) č. 480/2014, u výdajů vykázaných Komisi stanovených v souladu s čl. 67 odst. 1 písm. b) a c) a článkem 109 nařízení (EU) č. 1303/2013 a s čl. 14 odst. 1 nařízení (EU) č. 1304/2013 byly splněny výstupy a výsledky, na jejichž základě se příjemci vyplácejí platby, údaje o účastnících či jiné záznamy týkající se výstupů a výsledků jsou v souladu s informacemi předloženými Komisi a požadované podklady představují adekvátní auditní stopu podle článku 25 nařízení Komise k přenesené pravomoci (EU) č. 480/2014, příspěvek z veřejných zdrojů příjemci vyplacen v souladu s článkem 132 odst. 1 nařízení (EU) č. 1303/2013. 26
Cíl auditu operace Na vhodném vzorku ověřit legalitu a správnost výdajů vykázaných Komisi, včetně těchto skutečností: Operace byla vybrána v souladu s kritérii výzvy daného OP Soulad realizace projektu s právním aktem (podmínkami poskytnutí dotace) Způsobilost výdajů Soulad realizace projektu s právními předpisy EU a ČR, zejména: Zadávání veřejných zakázek Účetnictví Veřejné podpory Soulad realizace projektu s pravidly pro publicitu Naplnění příslušných indikátorů Aj. 27
Audity operací - výběr vzorku ze vzorku (sub sampling) U některých projektů není efektivní/možné auditovat vše (jedna žádost o platbu obsahuje tisíců položek mezd/faktur) Základní soubor pro výběr - žádosti o platbu (způsobilé výdaje), které byly v předchozím roce certifikované ( proplacené EK ) K výběru vzorku se používá stejná metoda vzorkování, jaká byla použita pro výběr vzorku auditovaných projektů (většinou statistická metoda MUS, nikoliv analýza rizik) Výběr probíhá automatizovaně prostřednictvím informačního systému AO 28
Výkon auditů audity operací Auditní práce: přezkoumání dokumentace - analýza dat a údajů o projektu v IS (MS2014+) prověření souladu realizace projektu v oblasti: zadávání veřejných zakázek účetnictví veřejné podpory ochrany životního prostřední rovných příležitostí rozhovory s vedením a odpovědnými pracovníky příjemce identifikace rizik auditorská interview 29
Základní dokumentace každého EU projektu, kde AO ověřuje soulad Výzva k předkládání žádostí o dotace z daného operačního programu Žádost o dotaci Smlouva o poskytnutí dotace/rozhodnutí o poskytnutí dotace (ŘO vs. příjemce) Pravidla daného OP, tj. podmínky čerpání dotace řídicího orgánu (poskytovatele dotace) - např. pravidla způsobilosti výdajů, pokyny pro realizaci veřejných zakázek atd. Dokumentace výběrových řízení (veřejný zakázek) Účetní doklady a ostatní dokumentace projektu - např. faktury, pracovní smlouvy, stavební deníky, výpisy z bankovního účtu, účetní analytická evidence projektu atp.) Výstup předmětu projektu - např. stavba, dodávky, fotodokumentace, prezenční listiny, publikační materiály apod.) Zpráva o realizaci, Žádosti o platbu (součástí je i soupisky dokladů) Výstupy z kontrol a auditů daného projektu 30
Co nás nejvíce zajímá Věcné naplnění cíle projektů (aktivity projektu) Skutečnost, zda byl projekt vybrán v souladu s pravidly pro daný program Účetnictví projektu Způsobilost výdajů z pohledu pravidel programu Uchování dokladů, tzv. audit trail Veřejné zakázky Veřejná podpora Výsledky jiných kontrol 31
Způsobilost výdajů Při auditu operací se ověřuje, zda je výdaj způsobilý. Pokud byl výdaj proplacen příjemci a následně se zjistí, že není způsobilý, jedná se o pochybení a toto zjištění vede k vzniku nesrovnalosti. Způsobilým může být obecně uznán výdaj, který: I. Byl vynaložen v souladu s evropskou a českou legislativou a s pravidly operačních programů. II. Je přiměřený a vynaložen v souladu s principy hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. III. Vznikl a byl příjemcem skutečně uhrazen po počátečním datu způsobilosti. IV. Je identifikovatelný, prokazatelný a doložitelný příslušnými účetními doklady. 32
Finanční opravy Za pochybení ve VZ: Sazebník poskytovatele dotace dle právního aktu Rozhodnutí Komise C(2013) 9527 ze dne 19.12.2013, kterým se stanoví a schvalují pokyny ke stanovení finančních oprav, jež má Komise provést u výdajů financovaných Unií v rámci sdíleného řízení v případě nedodržení pravidel pro zadávání veřejných zakázek (ve znění oprav) Systémová pochybení: Rozhodnutí Komise (2011)7321 ze dne 19. 10. 2011(2011)7321 o schválení pokynů k zásadám, kritériím a orientačním měřítkům, jež se mají uplatňovat při finančních opravách, které provádí Komise podle článků 99 a 100 nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006 (dříve) čl. 31 nařízení č. 480/2014 (nyní) Auditní orgán při posuzování závažnosti případných zjištění vychází také z praxe EK, EÚD, ÚOHS, ale i z rozsudků Evropského soudního dvora a národních soudů. 33
Extrapolace (projekce chyb z auditu operací) Auditované výdaje Projektované chyby na neauditovanou část populace Chyby ve vzorku Populace certifikovaných výdajů Finanční korekce v případech kdy je chybovost ve vzorku nad 2% 34
Dopad extrapolace Doplňkový vzorek Výpočet zbytkového rizika Výrok auditora Bez výhrad S výhradou Záporný výrok Odmítnutí výroku Parametry pro další účetní období 35
2c) AUDIT ÚČETNÍ ZÁVĚRKY 36
Výkon auditů audit účetní závěrky Cíl: poskytnout přiměřenou jistotu, pokud jde o úplnost, přesnost a pravdivost částek vykázaných v účetních závěrkách Přihlíženo k výsledkům auditů systému provedených u PCO a ŘO, k výsledkům auditů operací a výsledkům auditů provedených ze strany EK a EÚD Výrok k účetní závěrce: bez výhrad s výhradou záporný výrok odmítnutí výroku 37
Vazby mezi audity systému, operací a účetní závěrky pro výrok auditora za dané účetní období Audit systému ovlivňuje velikost vzorku operací Audit systému Počty, zaměření Podněty, parametry Audit operací Využití výsledků i v rámci vyjádření k ÚZ Operace potvrzují / vyvracejí hodnocení přiměřenosti a účinnosti/spolehlivosti ŘKS, které je výsledkem auditů systému a jsou podkladem pro upřesnění plánovaných auditů systému Audit účetní závěrky Využití výsledků i v rámci vyjádření k ÚZ 38
3) REPORTING 39
Výroční kontrolní zpráva VKZ obsahuje: hlavní zjištění auditů, včetně zjištění ohledně nedostatků v systémech řízení a kontroly navrhovaná a provedená nápravná opatření Předložení EK do 15. 2. roku n+1, EK může termín posunout do 28. 2. n+1 na základě žádosti Předkládá se společně s Výrokem auditora 40
Výrok 2. krok 1. krok 41
Výrok auditora Potvrzuje, zda: účetní závěrka podává věrný a poctivý obraz jsou výdaje, o jejichž úhradu byla EK požádána a které jsou vykázány v účetní závěrce, legální a správné zavedený systém řízení a kontroly funguje řádně Předložení EK do 15. 2. roku n+1, EK může termín posunout do 28. 2. n+1 na základě žádosti Typy výroku: bez výhrad s výhradou záporný 42
4) OVĚŘENÍ ZE STRANY ORGÁNŮ EU 43
Ověření ze strany EK V průběhu roku může EK, EÚD realizovat auditní mise (audity operací) v členských státech Pravidelně je po zaslání VKZ a Výroku auditora EK konána tzv. Fact Finding Mission k vyjasnění nejasností a následně Annual Coordination Meeting EK může VKZ a Výrok auditora: akceptovat akceptovat s výhradou neakceptovat 44
Přestávka? Oběd? 45
AUDITNÍ ČINNOST AO - výsledky 46
Počty auditů provedených Auditním orgánem u OP, které mají řídicí orgán na území ČR Provedené audity operací za programové období 2007 2013 za ESF, ERDF, CF, EFF (celkem 4270) 800 700 600 500 400 300 200 100 0 705 685 723 600 615 580 362 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Provedené audity systému za programové období 2007 2013 za ESF, ERDF, CF, EFF (celkem 444) 150 100 50 0 102 74 51 62 42 34 43 16 20 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 47
Stav k 17. 4. 2017. Auditní orgán v programovém období 2007-2013 (roky 2013-2016) Certifikovaná hodnota Auditovaný objem Nezpůsobilé výdaje Extrapolované nezpůsobilé výdaje 350 000 325 666 300 000 250 000 229 875 200 000 150 000 127 742 150 161 100 000 60 934 63 999 50 000 27 138 43 374 0 1 621 1 630 1 5231 524 1 378 1 386 391 485 2013 2014 2015 2016 Certifikovaná hodnota v mil. Kč Auditovaný objem v mil. Kč Nezpůsobilé výdaje v mil. Kč Extrapolované nezpůsobilé výdaje v mil. Kč 48
mil. Kč mil. Kč 1 800,00 Kč 1 600,00 Kč 1 400,00 Kč 1 200,00 Kč Identifikované nedostatky ve finančním vyjádření (v mil. Kč) za ESF, ERDF, CF, EFF 1 134,54 1 573,77 1 620,95 1 522,96 1 322,76 1 000,00 Kč 800,00 Kč 600,00 Kč 400,00 Kč 200,00 Kč 0,00 Kč 44,08 390,43 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Auditní orgán provedl audity operací na projektech ve výši 249,633 mld. Kč, přičemž identifikoval nedostatky ve výši 7,609 mld. Kč (3,05 %). Celkově byly vykázány EK prostředky ve výši 992,8 mld. Kč (28,63 %). V 65,76% auditech operací nebylo identifikováno žádné zjištění s finančním dopadem. 350 000,00 Kč 300 000,00 Kč 250 000,00 Kč 200 000,00 Kč 150 000,00 Kč 100 000,00 Kč 50 000,00 Kč Celk. certif. hodnota v mil. Kč za ESF, ERDF, CF, EFF 0,00 Kč 70 883,0963 673,20 27 152,18 127 509,34 229 658,16 149 783,13 324 142,27 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 49
Dopady identifikovaných zjištění Nedostatky jsou uváděny ve zprávách o auditu (zprávy ze systém. auditů jsou předávány EK do SFC). Závažná zjištění mohou mít dopad na výrok o funkčnosti ŘKS a vést v konečném důsledku k pozastavení certifikace PCO/průběžných plateb EK. Obnovení certifikace ze strany PCO/průběžných plateb ze strany EK je podmíněno plněním akčních plánů ŘO/ZS a jeho ověřením v rámci auditů systémů/operací ze strany AO 50
PŘEHLED NEJČASTĚJŠÍCH ZJIŠTĚNÍ 51
Klíčové zásady uznatelnosti výdajů, které příjemci porušují Výdaje 3E hospodárnost (přiměřenost), efektivnost (účinnost), účelnost (nezbytnost). Veřejné zakázky přiměřenost, transparentnost, nediskriminace, rovný přístup. 52
Identifikované nedostatky v roce 2016 dle četnosti ESF, ERDF, CF, EFF za období 2007-2013 Chybějící, neúplné dokumenty; 46; 7% Neodůvodněný/ nezpůsobilý výdaj; 77; 11% Pracovní smlouvy, pracovní výkazy, mzdy, Kontrolní činnost platy; 32; 5% (např. nedostatečná řídicí kontrola); 26; 4% Jiné; 58; 9% Ostatní; 18; 3% Pokles absolutní výše nezpůsobilých výdajů Pravidla pro projekty generující příjmy; 11; 2% Příjemci stále dělají stejné typové chyby Archivace (plnění povinnosti uchovávat dokumentaci související s realizací projektu); 7; 1% Neplnění monitorovacích ukazatelů indikátorů 1% Neplnění monitorovacích ukazatelů indikátorů ; 5; 1% Pravidla 3E; 5; 1% Nedodržení termínů (např. výzvy); 3; 0% Pravidla pro veřejné zakázky; 419; 61% Pravidla pro veřejnou podporu; 8; 1% Jiné právní předpisy ; 11; 2% Podezření na trestný čin; 3; 0% Účetnictví; 11; 2% 53
Stav k 17. 4. 2017. Identifikované nedostatky dle finančního vyjádření v % dle četnosti za ESF, ERDF, CF, EFF za období 2007-2013 100% 90% 80% 70% 2% 8% 5% 1% 12% 3% 2% 7% 20% 17% 3% Ostatní + Zůstatek Archivace (plnění povinnosti uchovávat dokumentaci související s realizací projektu) Chybějící, neúplné dokumenty 60% 50% Účetnictví 40% 87% 72% 78% 74% Pracovní smlouvy, pracovní výkazy, mzdy, platy 30% Trestný čin - podezření 20% 10% Neodůvodněný/ nezpůsobilý výdaj 0% 2013 2014 2015 2016 Pravidla pro veřejné zakázky 54
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací Veřejné zakázky: umělé rozdělení zakázky diskriminace a nerovné zacházení nedodržování zákonných lhůt neoprávněné využití jednacího řízení bez uveřejnění podstatná změna smlouvy (prodloužení realizace zakázky, nevymáhání smluvních pokut) nevyřazení/neoprávněné vyřazení nabídky nejednoznačné nastavení hodnotících kritérií / netransparentní hodnocení nabídek 55
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací nesoulad mezi předloženou fakturací a zjištěnou skutečností: proplácení nevykonané práce/nedodaného zboží nesoulad zápisů ve stavebním deníku s fakturací způsobilých výdajů chyby v pracovněprávních vztazích a porušení zákoníku práce dvojí financování ceny v projektu neodpovídají tržním cenám (předražené EU projekty) nezajištění udržitelnosti projektu nedodržení pravidel publicity (např. neinformování o podpoře projektu z EU) nevedení odděleného účetnictví zaúčtování investic jako neinvestice nedodržení audit trailu 56
Příklad: Nedostatky ve veřejných zakázkách Dělení předmětu zakázek obdobného, spolu souvisejícího plnění, zadávaného v jednom účetním období (PO 2007-2013) 1. Zadavatel realizoval VZMR I. kategorie formou přímého zadání na Zpracování žádosti o dotaci projektu A 2. Auditorský tým mj. na základě údajů z informačního systému Monit7+ zjistil, že zadavatel realizoval další VZMR I. kategorie formou přímého zadání na Zpracování žádosti o dotaci projektu B 3. Součet předpokládaných hodnot obou zakázek převyšoval limit pro VZMR I. kategorie 4. Smlouvy o dílo byly uzavřené v jednom účetním období 5. U obou zakázek byla shledána věcná, místní a časová souvislost 6. Došlo k porušení Závazných postupů pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU - aplikována finanční oprava 25% Oblasti, kde dochází ke stejnému pochybení Dospěl by auditorský tým ke stejným závěrům i v PO 2014-2020? 57
Příklad: Nedostatky ve veřejných zakázkách Změna zadávacích podmínek v důsledku podstatné změny smlouvy dodatkem měnícím podmínky uplatnění smluvní pokuty za prodlení s dodávkou 1. Zadavatel v zadávací dokumentaci (závazném vzoru kupní smlouvy) stanovil, že je oprávněn, v případě prodlení s dodávkou, požadovat smluvní pokutu 0,03% z příslušné ceny dodávky za každý den prodlení 2. Zadavatel podmínil dodání předmětu zakázky tím, že předmět zakázky musí být výrobně ukončen, řádně odzkoušen a předán spolu s předepsanými průkazy způsobilosti 3. O zadávací dokumentaci požádalo 6 uchazečů, nabídku podal 1 uchazeč 4. Zadavatel v průběhu realizace zakázky uzavřel s dodavatelem dodatek ke Smlouvě, ve kterém bylo dodatečně stanoveno, že Kupující nemůže po prodávajícím požadovat smluvní pokutu za dobu, kdy bude předmět zakázky dodán, ale provozován ve zkušebním provozu 5. Auditorským týmem bylo vyhodnoceno, že dodavatel byl zvýhodněn, protože nemusel hradit smluvní pokutu, ačkoliv nesplnil původní zadávací podmínky, tj. předání dodávky včetně souvisejících průkazů technické způsobilosti (předmět zakázky provozovaný ve zkušebním provozu neměl vydaný průkaz způsobilosti) 6. V daném případě nešlo vyloučit, že kdyby ostatní uchazeči věděli, že po nich zadavatel nebude požadovat smluvní pokutu v případě předání předmětu zakázku ve zkušebním provozu, podali by nabídku a jejich nabídka by mohla být ekonomicky výhodnější než nabídka vybraného uchazeče 58
Příklad: Nedostatky ve veřejných zakázkách Zadávání dodatečných stavebních prací v rozporu se ZVZ (nesprávné použití jednacího řízení bez uveřejnění) 1. Zadavatel (příjemce dotace) předložil v průběhu auditu Změnové listy a Dodatek k Příkazní smlouvě 2. Popis a zdůvodnění změny na stoce B je nutné revizní kanalizační šachty kompletně rekonstruovat z důvodu havarijního stavu šachet, není možné je sanovat. Takto bylo dohodnuto na základě pochůzky s projektantem a TDI 3. Příjemce dotace v průběhu auditu konstatoval, že projekt pro stavební povolení byl zpracován v roce 2009, dopracování dokumentace pro zadávací řízení bylo provedeno v říjnu 2013, výběr zhotovitele proběhl v roce 2014. Technický stav stávajících šachet, které jsou skryté, je velmi složitý a bez provedení kopané sondy prakticky nemožný 4. Reakce auditorského týmu z fotodokumentace předložené k Oznámení změny je patrné, že revizní šachty se nacházely na ploše kryté zámkovou dlažbou, kdy horní část šachty se nachází na úrovni terénu, příjemce tak mohl ověřit stav šachet odkrytím zámkové dlažby před zpracováním zadávací dokumentace 5. Auditoři konstatovali, že zadavatel v uvedeném případě porušil ustanovení 23 odst. 7 písm. a) ZVZ tím, že potřeba dodatečných stavebních prací nevznikla v důsledku objektivně nepředvídaných okolností 6. Dospěl by auditorský tým ke stejným závěrům i v PO 2014-2020? 59
Příklad: Nedostatky ve veřejných zakázkách Diskriminační kvalifikační předpoklady 1. VZMR na poradenskou činnost při přípravě zajištění financování ze zdrojů EU finanční a technický kvalifikační předpoklad: a. Seznam minimálně 10 získaných Registračních listů v rámci OPŽP na zpracování žádosti o dotaci z oblasti prioritní osy 1 Výběrového řízení se tedy nemohli zúčastnit uchazeči, kteří mají zkušenosti se zpracováním žádosti o dotaci, ale dosud nezpracovali žádost v OPŽP, v prioritní ose 1 b. Požadovaný obrat 5 000 000,-- Kč/účetní období Při předpokládané době realizace veřejné zakázky 49 měsíců (tedy cca 2 roky) a předpokládané hodnotě zakázky ve výši 1 000 000,-- Kč činil požadovaný obrat dvacetinásobek přepočtené roční výše předpokládané hodnoty zakázky 2. VZ na stavební práce (zateplení VŠ kolejí) technický kvalifikační předpoklad a. Seznam významných služeb poskytnutých dodavatelem rekonstrukce budov pro školství, administrativu či laboratoře Zateplování budov je unifikovaný technologický proces aplikovaný nezávisle na druhu budovy co do účelu jeho použití Omezením druhu požadovaných referencí zadavatel diskriminačním způsobem omezil okruh uchazečů 60
Příklad: Nedostatky ve veřejných zakázkách Nevyřazení nabídky, která nesplňovala zadávací podmínky 1. Zadavatel v zadávací dokumentaci mj. uvedl, že uchazeč stanoví nabídkovou cenu celou částkou na základě ocenění jednotlivých položek uvedených ve výkazu výměr. K ocenění položek je uchazeč povinen použít výkaz výměr uvedený v zadávací dokumentaci. 2. Jednou z položek k ocenění ve výkazu výměr bylo ocenění rezervy ve výši 7% 3. V rámci dodatečných informací zadavatel upřesnil, že rezerva ve výši 7% bude oceněna z celkové ceny díla bez DPH 4. Auditorský tým provedl analýzu zpracovaných nabídek jednotlivých uchazečů a dospěl k závěru, že vítězný uchazeč nepostupoval při zpracování nabídkové ceny podle pokynů zadavatele, neboť rezervu nevypočetl z celkové ceny díla bez DPH, ale jen z její části 5. Zadavatel, resp. jím jmenovaná hodnotící komise, při posouzení a hodnocení nabídek nedodržel 76 odst. 1 ZVZ 6. Jako nedůvodná byla odmítnuta námitka příjemce dotace, že hodnotící komise předpokládala, že nabídky uchazečů budou zpracované v souladu se zadávací dokumentací, neboť v zadávacích řízeních je požadováno po uchazečích čestné prohlášení, že se uchazeč seznámil se soutěžními podmínkami a že je respektuje 61
Příklad: Nedostatky ve veřejných zakázkách Netransparentní hodnotící kritéria 1. Zadavatel u VZ na služby Geologické práce pro hydrogeologický průzkum stanovil tato hodnotící kritéria: a. výše nabídkové ceny 60% b. metodické postupy pro řešení jednotlivých aktivit 40% u tohoto dílčího hodnotícího kritéria stanovil subkritéria: detailnost navrhovaného řešení 15% vhodnost a hospodárnost řešení pro jednotlivé oblasti 35% variantnost řešení 20% komplexnost řešení 30% k uvedenému dílčímu hodnotícímu kritériu bylo podáno 10 žádostí o dodatečné informace 2. Auditorský tým konstatoval, že zadavatel uvedl jednotlivé parametry hodnocení neurčitě a nejednoznačně, nebyla dodržena zásada transparentnosti 62
Příklad: Nedostatky mimo oblast veřejných zakázek Nedoložení způsobilosti výdaje 1. V rámci ověření / posouzení způsobilosti výdajů zahrnutých příjemcem do Soupisky účetních dokladů a uhrazených z dotace bylo auditorským týmem zjištěno, že součástí podrobných položkových rozpočtů, které byly přílohou dokladů (faktur za provedené stavební práce), je mj. položka 170504 Poplatek za skládku (zemina s kameny / hlušina / výkopová zemina, dále také odpad ) v celkové výši 2 601 782,-- Kč. 2. K prokázání oprávněnosti proplacení části dotčených výdajů z dotace auditorský tým požádal příjemce o doložení dokladu / dokladů o faktickém uložení odpadu na konkrétní, k tomu účelu určenou skládku, a to ve vztahu k fakturovanému období a konkrétnímu množství (měrným jednotkám). 3. Příjemce reagoval takto - investor požádal zhotovitele o dodání vážních lístků. Tyto zhotovitel neposkytl, vysvětlení podává v příloze č. 1. Zemní práce, které jsou předmětem kontroly, byly vyfakturovány v souladu se smlouvou o dílo a nabídkovým rozpočtem. Veškerá odvezená zemina, co do množství a zatřídění, byla ze strany investora zkontrolována. K této problematice byla na stavbě provedena veškerá zaměření a fotodokumentace. Ve zmíněné příloze č. 1 zhotovitel stavby k řešené problematice uvedl: Obecně u zemních prací, zhotovitel uvádí, že přebytečný výkopek zlikvidoval v souladu se zákonem o odpadech č. 185 4. Vzhledem k tomu, že příjemcem nebyly doloženy ve vztahu k řešené problematice žádné průkazné a věrohodné doklady, je část výdajů spojených s položkou 170504 Poplatek za skládku nezpůsobilá k proplacení z dotace. 63
Příklad: Nedostatky mimo oblast veřejných zakázek Účelová tvorba souboru movitých věcí 1. Auditorským týmem byl v průběhu auditu identifikován rozdíl mezi účtováním typově shodného majetku Majetek pořizovaný z dotace = odpisy Majetek pořizovaný z vlastních prostředků = přímo do nákladů 2. V auditovaném OP byl jako nezpůsobilý výdaj definován mj. drobný hmotný majetek 64
Podvody v EU fondech v oblasti řízení operačních programů zvýhodnění při nastavení podmínek čerpání (výzvy) netransparentní hodnocení a přidělování dotací proplácení prostředků bez doložení dokladů činnost příjemců dotačních prostředků fingování vlastních zdrojů žadatele (fiktivní půjčky, nadhodnocení projektu, vydávání dotace za vlastní prostředky) předkládání padělaných dokumentů (stavební povolení, bankovní výpisy, nájemní smlouvy, faktury, dodací listy, potvrzení o bezdlužnosti, ) předstírání investic k zakoupení nových technologií podvody v rámci výběrových/zadávacích řízení na dodavatele realizace projektu deklarace neprovedených prací či služeb zastírání skutečného účelu dotace 65
Podezření na podvod, střet zájmu Z praxe: reference vítězného uchazeče na jednu z požadovaných referenčních staveb vystavena jednatelkou zadavatele, která byla zároveň členkou hodnotící komise (= propojenost osob, střet zájmu) Stavby, kterými uchazeč prokazoval splnění technických kvalifikačních předpokladů, buď vůbec neexistovaly, nebo se jednalo o jiný typ stavby nebo byly realizovány za mnohem nižší cenu 66
Hlavní problémové typy veřejných zakázek ICT zakázky stavební práce, zejména změny předmětu díla, dodatečné a nové práce liniové stavby propagační a podobné služby v rámci tzv. měkkých projektů zakázky na pořízení vysoce specializovaných dodávek a služeb ve zdravotnictví 67
Trendy v oblasti veřejných zakázek Obecně docházelo v uplynulém období ke zjednodušování nastavení kvalifikačních a hodnotících kritérií ve snaze zadavatelů vyhnout se komplikacím v souvislosti s následnou (často několikanásobnou) kontrolou. Časté bylo soutěžení pouze na cenu. Zadavatelé se také poučili z rozhodovací praxe např. ÚOHS. Od 1.10.2016 účinnost ZZVZ tj. nová legislativa, zatím pouze omezená rozhodovací praxe, lze očekávat využívání složitějších hodnotících kritérií 68
Rizikové oblasti z pohledu AO Dokládání vlastnické struktury uchazečů: 122 ZZVZ: zadavatel zjistí údaje o skutečném majiteli dodavatele (právnické osoby) před podpisem smlouvy (od 1.1.2018, novela zákona č. 253/2008 AML zákon ) i žadatelů o dotaci. Střet zájmu bude posuzován řídicími orgány i AO za pomoci veřejně dostupných údajů, s využitím systému ARACHNE (či jiného obdobného systému). Změny související s přijetím zákona č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek zejména změny v oblasti hodnocení, vertikální a horizontální spolupráce, změny závazků ze smluv, hodnoty nabídek mají nově vliv i na možnou nově vzniklou povinnost zadávacího řízení 69
Bod 4 Rizikové oblasti z pohledu AO nedodržení lhůt (pozor na počítání lhůt, v nadlimitu kalendářní dny, v podlimitu pracovní dny) porušení zásady transparentnosti a rovného zacházení ( důraz na přezkoumatelnost postupu, zásada přiměřenosti) nezachování audit trailu - uveřejnění dokumentů již nyní jen na 2 roky, kontroly a audit mohou přijít i později. Pokud dojde k nezachování dokumentů na profilu po uplynutí 2 let, nebude se jednat o porušení ZZVZ, ale zároveň je nutné, aby zadavatel disponoval dostatečnou dokumentací (printscreeny), ze které bude vyplývat dodržení zákonných požadavků na zveřejnění 70
Rizikové oblasti z pohledu AO nedodržení lhůt (pozor na počítání lhůt, v nadlimitu kalendářní dny, v podlimitu pracovní dny) porušení zásady transparentnosti a rovného zacházení nezachování audit trailu - uveřejnění dokumentů již nyní jen na 2 roky, kontroly a audit mohou přijít i později. Pokud dojde k nezachování dokumentů na profilu po uplynutí 2 let, nebude se jednat o porušení ZZVZ, ale zároveň je nutné, aby zadavatel disponoval dostatečnou dokumentací (printscreeny), ze které bude vyplývat dodržení zákonných požadavků na zveřejnění 71
Rizikové oblasti z pohledu AO 1. Zadavatel chybně stanoví podmínky účasti porušení 36 odst. 1 tím, že zaručí určitým dodavatelům bezdůvodně přímo či nepřímo konkurenční výhodu či, vytvoří bezdůvodné překážky v hospodářské soutěži. a) nestanoví žádné podmínky kvalifikace či profesní způsobilost 37 odst. 1 písm. a) / 77 odst. 2 Vítězný dodavatel nebude způsobilý a schopný plnit VZ ( 28 odst. 1 písm. c)) b) stanoví chybné či nevhodné podmínky kvalifikace či profesní způsobilosti Vítězný dodavatel bude splňovat požadované podmínky, či profesní způsobilost stanovenou z úrovně zadavatele, nicméně tyto podmínky nebudou zaručovat způsobilost a schopnost plnit veřejnou zakázku. 2. Zadavatel v ZŘ bude postupovat v rozporu s techn. podmínkami na stavební práce 92 odst. 1 písm. a) a b) ZŘ soutěžené podle technických podmínek na stavební práce nejsou stanoveny v podrobnostech nezbytných pro účast dodavatele, popř. je v rozporu se stanovenou vyhláškou MMR. Konkrétně 3 vyhlášky č. 499/2006. 3. Zadavatel snahou narovnat vzniklé chyby změní neoprávněně závazek ze smlouvy Zadavatel touto v budoucnu případně vyvolanou změnou by naplnil 222 odst. 3 písm. a) až c), neboť by umožnila účast jiných dodavatelů, kteří správnou profesní způsobilost budou mít. 72
Rizikové oblasti z pohledu AO Změna posuzování u dodatečných prací 222 ZZVZ: odst. 4 de minimis: 10%, popř. 15% u stavebních prací není třeba zkoumat důvody pro změnu, pokud se nejedná o změnu měnící celkovou povahu VZ -pozor na dodržení ZFK a pravidel 3E a nedosažení prahové hodnoty pro nadlimitní zakázku Vyhrazené změny nutné v zadávací dokumentaci jednoznačně vymezit jak obsah uvedených změn, tak podmínky pro provedení uvedených změn, a to včetně případného způsobu určení nového dodavatele, tam kde tento typ změny připadá do úvahy. Další podmínkou je to, že zadavatelem vyhrazená změna nepovede k modifikaci celkové povahy veřejné zakázky 73
Rizikové oblasti z pohledu AO 222 ZZVZ: odst. 5: Pokud se nejedná o podstatnou změnu, přičemž:- původní dodavatel, nezbytnost provedení prací, změna není možná z ekonomických či technických důvodů, způsobení značných obtíží při změně dodavatele 222 ZZVZ: odst. 6: zadavatel jednající s náležitou péčí nutné posuzovat vzhledem k odbornému zázemí dodavatele, velký investor s dostatečným odborným zázemím se na toto ustanovení může odvolávat pouze výjimečně pozor na to, že limity 50% platí u odst. 5 a odst. 6 samostatně, tj. teoreticky až 100% týká se absolutní hodnoty součtu změn, co se týče cenového nárůstu, ten max. 30% v součtu za odst. 5 a odst. 6) 222 ZZVZ: odst. 7: Připuštěny záměny položek u stavebních prací nutné řádně zdůvodnit, kvalita stejná nebo vyšší 74
Co všechno musí příjemce zvládnout pro úspěšnou realizaci projektu? Zaúčtování Inventarizace a evidence majetku Účetní doklady a jejich přílohy ŘKS Udržitelnost Naplnění předmětu a cílů projektu Způsobilost výdaje Finanční část projektu Finanční opravy a nesrovnalosti Výběr projektu Účel a cíl projektu Indikátory a jejich naplnění Fyzická realizace Obecná část projektu Způsobilost výdaje Horizontální témata Publicita Veřejná podpora Inventury Veřejné zakázky Příjmy z projektu Stavba a stavební práce Více a méně práce Zadání VZ Nabídky Proces VZ
Příčiny chyb Příčiny chyb ze strany AO 76
Doporučení Doporučení ze strany AO 77
Jak k prevenci přispíváme? Prevence ze strany AO 78
Otázky a komentáře??? 79
Něco na závěr Transparentnost je náš cíl Transparentnost je náš cíl
Děkuji za pozornost Ministerstvo financí Odbor 52 - Auditní orgán Sídlo Letenská 15, 118 10 Praha 1 Pracoviště Politických vězňů 11, 110 00 ID datové schránky xzeaauv Email david.novak@mfcr.cz 81