Plánování dovolené ve VZP ČR Ing. Kamila Procházková Projektový manažer Vema, a. s. 2013 Vema, a. s.
Plánování dovolené v IS Vema ve VZP ČR Všeobecná zdravotní pojišťovna je se svými čtyřmi tisíci pracovníky jedním z největších zákazníků společnosti Vema. Pro řízení lidských zdrojů používá širokou škálu aplikací IS Vema. V roce 2012 se stala prvním uživatelem workflow aplikace pro plánování a schvalování dovolené. Výchozí situace Nasazení aplikace Plánování dovolené bylo první etapou projektu zavedení workflow personálních dokumentů ve VZP ČR prostřednictvím personálního portálu Vema. V následujících etapách přišly na řadu workflow nástupního listu, změnového listu, změny systemizace, workflow odměn a další. Představení aplikace edov Aplikace Plánování dovolené (edov) nabízí webové rozhraní k plánování a schvalování dovolené a dalších typů nepřítomnosti, zejména zdravotního a sociálního volna. Funguje formou workflow procesu; plány a žádanky putují samy ke svým adresátům a o všech procesech a jejich stavech je vedena přesná evidence. Na každém kroku jste provázeni nápovědou. Ovládání je velice intuitivní, není třeba žádných školení. Co aplikace nabízí? zadávání a schvalování/zamítání ročních plánů dovolených zadávání a schvalování /zamítání žádanek o dovolenou a jiné typy volna zadávání předběžného čerpání sledování nároků, čerpání a zůstatků dovolené popř. jiných typů volna přehledy pro vedoucí popř. pro uživatele v jiných rolích o plánech dovolených, schválených žádankách a skutečném stavu čerpání osob, které mají právo z nějakého důvodu vidět (je jejich vedoucí, zpracovává je apod.) Spolupráce s ostatními aplikacemi IS Vema Aplikace pracuje pod Workflow, to spravuje její konfigurace, řídí její procesy a skladuje o nich informace. Údaje o nárocích na dovolenou, limitech zdravotního a sociálního volna a skutečném čerpání ve mzdově uzavřené minulosti čerpá z aplikace Mzdy. Údaje o čerpání ve mzdově neuzavřené minulosti čerpá z Docházky. Záznamy o plánech a žádankách zapisuje do Personalistiky a konečně schválené žádanky zapisuje do Docházky. Práce s edov Jak plánujeme? Jako první přichází na řadu plán dovolené. Zákoník práce nazývá tento plán rozvrhem čerpání dovolené. Dle něj určuje zaměstnavatel zaměstnancům dobu čerpání dovolené. Tento plán podléhá předchozímu souhlasu odborové organizace. Zákon ukládá jeho písemnou podobu. Proces plánování dovolené zahajuje na počátku roku zaměstnanec. Plánuje si celoroční dovolenou. Má k dispozici přehledně uspořádané údaje o svém nároku na dovolenou, čerpání, a 3
zůstatku dovolené. V tabulce, kde jsou v řádcích měsíce, a ve sloupcích jednotlivé dny, si tažením myší označuje a volí intervaly své nepřítomnosti. Je možné si uložit i rozpracovaný plán. Pokud máme naplánováno: Odesíláme plán svému nadřízenému. Pokud by byl překročen nárok na dovolenou, případně limit zdravotního nebo sociálního volna, aplikace na to při Odeslání upozorní a plán se neodešle. 4
Nyní nastává proces schvalování plánu. Vedoucí obdrží informativní e-mail o tom, že mu dorazil od podřízeného plán ke schválení. Tento plán posoudí a buď jej schválí, nebo zamítne. Při zamítnutí sdělí zaměstnanci důvod. V tom případě zaměstnanec plán opraví a pošle jej znovu vedoucímu k posouzení. Vzhledem k tomu, že dovolenou musí všichni zaměstnanci naplánovat k určitému datu, dostává vedoucí plánů k posouzení větší množství najednou. V tom případě je výhodné se schvalováním zabývat přes Přehled dovolené, kde vidí všechny zaslané plány. Pokud je vše naplánováno a schváleno, poskytneme odborové organizaci přehled plánů odsouhlasení. Plány lze samozřejmě v průběhu roku operativně upravovat. Jak žádáme? Máme naplánováno a nastává druhá fáze, vystavování a schvalování žádanek o nástup dovolené. Ve VZP žádáme kromě dovolené i o jiné druhy volna. Dle kolektivní smlouvy je zaměstnancům poskytováno ještě zdravotní volno (to je možné čerpat na nemoc bez pracovní neschopnosti) a sociální volno (k vyřizování osobních věcí). Zdravotní a sociální volno mají své limity stejně jako dovolená. Před pracovníkem se otevře formulář s možností volby, o jaký typ žádanky se jedná. Současně se v tabulce pod žádostí zobrazuje aktuální plán, přes který lze vyplnit údaje do formuláře žádanky. Žádanky o dovolenou se vztahují vždy ke konkrétnímu časovému intervalu. Optimálně žádáme o termín ze schváleného plánu dovolené. Je však možné žádat i mimo plán, např. o zdravotní nebo sociální volno, které nemusí být součástí plánu. Žádat je možné i o dovolenou v termínu mimo plán dovolené. Žádanku se lze v případě potřeby i vytisknout. 5
Poté se žádanka odesílá vedoucímu ke schválení. Ten ji může i zamítnout, ale musí sdělit zaměstnanci důvod zamítnutí. Dalším osudem schválených žádanek je jejich cesta přímo do docházkového systému. Výsledky Co nám přinesl edov? plníme zákonnou povinnost odbourali jsme papírování máme přesnou evidenci plánů i žádanek všechny kroky jsou autorizované 6