Manuál QPos Administrace V1.26.4
OBSAH Obsah 1. QPOS dotyková pokladna... 6 2. Jak číst tento manuál... 7 2.1. Čím začít?... 7 2.2. Členění kapitol... 7 2.3. Speciální text... 7 2.4. Terminologie... 8 2.5. Užitečné klávesové zkratky... 8 Úvod... 9 3. Základní principy pokladny první kroky s pokladnou... 10 4. Administrace... 13 4.1. Sklad... 13 4.1.1. Vytvoření položky zboží do skladu... 14 4.1.2. Editace položky skladu... 14 4.1.3. Smazání položky skladu... 14 4.1.4. Rychlé vyhledávání... 14 4.1.5. Automatické vytváření prodejní položky... 14 4.1.6. Minimální počet zásob... 14 4.1.7. Práce s více sklady... 14 4.2. Prodej... 15 4.2.1. Vytvoření jednoduché prodejní položky... 16 4.2.2. Receptury... 16 4.2.3. Práce s adresáři... 17 4.2.4. Příklad tvorby adresářové struktury... 18 4.2.5. Editace skladové položky... 20 4.2.6. Rychlá volba... 21 4.2.7. Kuchyňské bony... 21 4.2.8. Eshop... 22 4.3. Doklady... 22 4.3.1. Účtenky... 22 4.3.2. Objednávky... 23 4.3.3. Zakázky... 23 Stránka 2 z 63
4.3.4. Příjem / Výdej... 24 4.3.1. Peněžní deník... 24 4.3.2. Storna... 25 4.3.3. Otevřené účty... 25 4.3.4. Docházka... 26 4.4. Slevy... 26 4.4.1. Příklad slevy... 26 4.5. Inventura... 27 4.5.1. Jednotlivé kroky inventury... 28 4.5.1. Jak se počítá inventura?... 28 4.5.2. Reálný průběh inventury... 29 4.5.3. Předchozí inventury... 30 4.5.4. Stránkování... 31 4.6. Souhrny... 31 4.6.1. Otevírání a uzavírání pokladny... 32 4.7. Zákazníci... 32 4.8. Nastavení... 32 4.8.1. Tisk a Konfigurace... 33 4.8.2. Stoly... 35 4.8.3. Uživatelé... 36 4.8.4. DPH... 38 4.8.1. Logy... 38 4.8.2. Import... 38 4.9. Záloha... 38 5. Základní práce s pokladnou... 39 5.1. Práce s měrnými jednotkami... 39 5.2. Receptury... 39 5.3. Kuchyňské objednávky - bony... 40 5.4. Exporty... 40 6. Složitější práce s pokladnou... 41 6.1. Zákazníci a zákaznické karty... 41 6.2. Správa zákazníků... 41 6.2.1. Slevové karty... 42 6.2.2. Kreditní karty... 43 Stránka 3 z 63
6.3. Práce s více sklady... 43 6.3.1. Základ práce se sklady... 43 6.3.2. Tvorba dalšího skladu... 44 6.3.3. Prohlížení stavu skladu... 44 6.3.4. Přesun mezi sklady... 45 6.3.5. Receptury... 45 6.3.6. Inventura... 46 6.4. Docházkový systém... 46 6.4.1. Příchod zaměstnance... 46 6.4.2. Odchod zaměstnance... 47 6.4.3. Statiky docházkového systému... 48 6.5. Zakázky... 48 6.5.1. Tvorba nové zakázky... 49 6.5.2. Vyzvednutí zakázky... 49 6.5.3. Přehled zakázek... 50 7. Technická správa pokladny... 51 7.1. Přihlašovací účty ve Windows... 51 7.1.1. Pokladna... 51 7.1.2. admin... 51 7.2. Aplikování aktualizací pokladny... 51 7.3. Změna loga na účtence... 52 7.4. Změna formátu data v systému QPos / na účtenkách... 52 7.5. Změna licenčního klíče... 52 8. Vzorové situace a příklady... 54 8.1. Příklad 1 - Bar... 54 8.2. Příklad 2 Internetová kavárna... 54 8.3. Příklad 3 Pizzerie s donáškou... 54 9. Příslušenství... 55 9.1. Mobilní číšník PDA... 55 9.2. Pokladní tiskárny... 56 9.3. Čtečky magnetických karet... 56 9.4. Pokladní zásuvky... 56 9.5. Zákaznické displeje... 57 9.6. Záložní zdroj... 57 Stránka 4 z 63
9.7. Obchodní váhy... 58 9.8. Platební terminál... 59 10. Často kladené dotazy... 60 11. Kontakty... 61 Rejstřík... 62 Stránka 5 z 63
1. QPOS dotyková pokladna Pokladní systém, který je nejen klasickou pokladnou, ale také moderním komunikačním prostředkem. Napomáhá účinnému řízení Vaší firmy a slouží jako náhrada informačního systému pro malé a střední firmy. Jednotlivé moduly se dají propojit a umožní tak komplexní pohled na všechny aspekty řízení. V tomto manuálu se seznámíte jak administrovat vaší pokladnu. Důrazně doporučujeme pročíst celý dokument před zahájením ostrého provozu. TENTO MANUÁL MÁ POUZE INFORMATIVNÍ CHARAKTER SPOLEČNOST QPOS, SIBER S.R.O. NENESE PRÁVNÍ ANI JINOU ODPOVĚDNOST ZA ŠPATNOU MANIPULACI S PROGRAMY QPOS. Stránka 6 z 63
2. Jak číst tento manuál 2.1. Čím začít? Pro nejsnazší pochopení doporučujeme nejdříve přečíst úvodní kapitolu strana 9, pak pokračovat kapitolou 3. Základní principy pokladny první kroky s pokladnou strana 10, vyzkoušet si tvorbu zboží a skladu a následně pokračovat na kapitoly 5. Základní práce s pokladnou strana 39 a kapitolu 8. Vzorové situace a příklady strana 54. Pokud vám bude některý z použitých termínů nejasný, zkuste ho vyhledat v rejstříku na konci manuálu. 2.2. Členění kapitol Kapitola 3. Základní principy pokladny první kroky s pokladnou strana 10 Základní teorie ohledně fungování pokladny QPos. Základní kroky pro zprovoznění pokladny před ostrým provozem. Kapitola 4. Administrace strana 13 Jednoduchý popis karet administrace práce na nich. Popisuje pouze jak provézt ten který úkon. K této části se bude spíše vracet z jiných kapitol, nebo hledat tu kterou činnost. Kapitola 5. Základní práce s pokladnou strana 39 Jednodušší mechanizmy nutné pro fungování pokladny. Např. jak nastavit MJ, funkce kuchyňských bonů. Kapitola 6. Složitější práce s pokladnou strana 41 Složitější činnosti s pokladnou, jako práce se zákaznickými kartami, několikanásobnými sklady. Kapitola 7. Technická správa pokladny strana 51 Vysvětluje činnosti týkající se údržby pokladny. Např. změna loga na účtence. Kapitola 8. Vzorové situace a příklady strana 54 Příklady nastavení v reálných provozech. Kapitola 9. Příslušenství strana 55 Seznam podporovaného příslušenství k pokladnám QPos. Rejstřík strana 62 Seznam klíčových slov 2.3. Speciální text Kromě běžného textu v tomto manuálu můžete nalézt: Poznámky a tipy: Tip : Dodatečná poznámka poznámka Varování na potencionálně nebezpečnou akci: Varování potencionálně nebezpečná akce. Důrazně doporučujeme pročíst takto označené varování. Stránka 7 z 63
Pokud je v manuálu odkaz na jinou kapitolu, lze ve většině případů na tuto kapitolu přejít pouhým kliknutím myši. 2.4. Terminologie V textu budeme požívat základní názvy ovládacích prvků v systému Windows. Pro jistotu si tyto prvky zopakujme: Název Funkce Příklad Textové pole Umožňuje vepsat text Rozbalovací seznam Výběr jedné z položek Editovatelný rozbalovací seznam Výběr jedné z položek, nebo vepsání nové položky Tlačítko Po kliknutí je vyvolána akce Zašktávací pole Lze zapnout (křížek) / vypnout danou volbu. Karta Přepínání částí okna 2.5. Užitečné klávesové zkratky Seznam klávesových zkratek Windows, které mohou být užitečné při práci s administrací QPos. Zkratka Alt+Tab Alt+F4 Ctrl+A Klávesa s logem systému Windows + D Funkce Přepnutí mezi aplikacemi ve Windows. Uzavře aktuální aplikaci. Označit vše. Minimalizuje všechny aplikace. Stránka 8 z 63
Úvod Administrace je program sloužící k nastavování pokladního systému QPos. Administraci otevřeme buď odkazem na ploše. Nebo tlačítkem Administrace na Pokladně. Po zadání administrátorského kódu (standardně nastavené heslo je 1) se Vám otevře se vám samostatná aplikace: V horní části vidíte jednotlivé Karty: Prodej Editace prodejních položek. Sklad Editace skladových položek. Doklady Prohlížení účtenek, storen, zadávání dodacích listů, peněžního deníku, zakázek. Slevy Editace slev. Inventura Výpisy a systém pro provádění inventury. Souhrny Výpisy prodeje, denní výpisy prodeje, uzavírání pokladny. Zákazníci Editace zákazníků a zákaznických karet Nastavení Nastavení uživatelských účtů, stolů, DPH, tisku. Záloha Zálohování databáze programu. Stránka 9 z 63
3. Základní principy pokladny první kroky s pokladnou Než vůbec začnete prodávat, musíme vytvořit to, co budeme prodávat, to znamená položky prodeje a skladové položky. Pro pochopení základního principu pokladního systému QPos je nezbytné se seznámit s rozdílem mezi Prodejem a Skladem. V Prodeji vytváříme položky, které budeme skutečně prodávat, které uvidí pokladní v programu pokladna, ve Skladu vytváříme suroviny a zboží. Samotný prodej pak probíhá tak, že prodáme položku na Prodeji, čímž se nám odečte daný počet surovin ze Skladu. Prodej je obrazně Váš jídelní lístek, Sklad je obrazně dodací list. Příklady: Prodejní položka Kuřecí řízek s bramborem Mojito Lahvové pivo Tatranka Rozlévané víno Skladová položka Kuřecí maso, mouka, strouhanka, vejce, brambor, sůl Limetky, bílý rum, soda Láhev piva Tatranka Sud vína Prvním krokem je tedy vytvoření zboží a surovin ve skladu. Druhým krokem je tvorba prodejních položek. Vždy nejdříve vytváříme sklad a poté prodej. Pokud nechcete používat skladové hospodářství, můžete vytvořit prodejní položky bez tvorby skladových položek, tím pádem ale nebudete moci provádět inventuru a nebude existovat záznam o aktuálním množství zboží na skladě. Jak budete mít hotový sklad a prodej, je potřeba ho naplnit zbožím, to znamená nastavit aktuální množství na skladě, to můžete buď přímo úpravou skladu, nebo nejlépe pomocí dodacích listů (Doklady -> Příjem Výdej). Posledním krokem je vytvoření první inventury. Pro správné fungování systému je nezbytné provést inventuru před zahájením prodeje! Stránka 10 z 63
Shrňme si první kroky k používání pokladny: Tvorba skladových položek kapitola 4.1. Sklad strana 13 Tvorba prodejních položek kapitola 4.2. Prodej strana 15 Naskladnění do skladu kapitola 4.3.4 Příjem / Výdej strana 24 Srovnejte sklad inventurou kapitola 4.5 Inventura strana 27 Poslední krok, vytvoření první inventury je velmi důležitý. Pokud neprovedete inventuru, před zahájením ostrého provozu můžete později narazit na vážné problémy! Stránka 11 z 63
Jakmile budete mít zboží, je potřeba vytvořit prodejní místa (stoly). I prodej v maloobchodě musí mít definováno minimálně jedno prodejní místo. Dalším krokem je vytvoření uživatelských účtů. Pod kterými se Vy a Vaši zaměstnanci budou přihlašovat do pokladního systému QPos Posledním krokem je nastavení parametrů účtenek. Shrňme si poslední kroky nastavení: Tvorba prodejních míst kapitola 4.8.2. Stoly strana 35 Tvorba uživatelských účtů kapitola 4.8.3 Uživatelé strana 36 Nastavení parametrů účtenek kapitola 4.8.1. Tisk a Konfigurace strana 33 Toto je pouhý základ k používání pokladny QPos, Pro dokonalé porozumění QPos pokladně doporučujeme projít kapitolu 8. Vzorové situace a příklady na straně 54. Stránka 12 z 63
4. Administrace 4.1. Sklad Karta sklad nám umožňuje práci s položkami na skladě. V levé části karty vidíme seznam zboží, v pravé části textová pole pro editaci a vlevo dole historii zboží (historie naskladnění dodacími listy). Parametry zboží, které můžeme nastavit: Název Název skladové položky Kód Požíváno pro čárový kód čtený čtečkou čar. Kódu. Cena Nákupní cena skladové položky, využívá se pro statistiky v programu. Počet Aktuální počet kusů na skladě. Minimální počet Hodnota, pod kterou když poklesne stav zásob u zboží bude o tom uživatel upozorněn. MJ Měrná jednotka (ks, l), viz kapitola 5.1. Práce s měrnými jednotkami na straně 39. Popis Uživatelská poznámka. Kategorie Kategorie zboží, zjednodušení inventury, zpřehlednění (Např.: bar, alkohol, kuchyň) Orientační prodejní cena Nelze editovat, počítána z průměrů cen v prodeji. Stránka 13 z 63
4.1.1. Vytvoření položky zboží do skladu Pro vytvoření nového zboží je vždy nutné kliknout na tlačítko Vytvořit. Hned zadáme jeho parametry v pravé části okna jako název, měrnou jednotku, kategorii, atd. Když jsme hotovi stiskneme tlačítko Ulož. Nově přidané zboží by se nám mělo zobrazit v seznamu na levé straně překontrolujte. 4.1.2. Editace položky skladu Pro změnu parametrů zboží klikněte v tabulce do řádku položky, změňte údaje vpravo a klikněte na tlačítko Uložit. Editovat můžeme libovolnou vlastnost zboží, včetně jeho množství na skladě. 4.1.3. Smazání položky skladu Pro smazání zboží klikněte v tabulce do řádku položky a klikněte na tlačítko Smazat. Zboží by ihned mělo zmizet z tabulky. Rovněž můžeme označit více záznamů najednou a tím smazat všechny označené. 4.1.4. Rychlé vyhledávání V horní části okna Sklad je možné vyhledávat zboží podle názvu nebo kódu (i za pomocí čtečky čárového kódu) 4.1.5. Automatické vytváření prodejní položky Pokud klikneme na tlačítko Ulož a vytvoř zboží, tak se kromě uložení zboží vytvoří prodejní položka. 4.1.6. Minimální počet zásob Pokud nastavíte minimální počet zásob, tak zboží, které je pod touto hodnotou bude mít řádek v tabulce zboží zobrazen červeně. 4.1.7. Práce s více sklady Program QPos umí pracovat s více oddělenými sklady. Pokud máte více skladů, můžete mezi nimi přepínat pomocí rozbalovací roletky Sklad. Pro práci si více sklady kapitola 6.3 Práce s více sklady strana 43. Stránka 14 z 63
4.2. Prodej Na kartě prodeji vytváříme položky, které budeme prodávat, které uvidí pokladní na Pokladně. Tato karta obsahuje tyto oblasti: 1 Tabulkový seznam prodejních položek 2 Tlačítka pro tvorbu, mazání a export zboží 3 Textová pole pro editaci parametrů zboží 4 Editor receptury Jednotlivé parametry prodejních položek: Název Název prodejní položky Kód Kód produktu (buď PLU kód nebo kód čtečky čárového kódu). Cena Koncová cena, za kterou bude zboží prodáváno. Popis Uživatelský popis (může být zobrazen v pokladně) Obrázek Obrázek, který se zobrazí jako ikona zboží v pokladně. Adresář Adresář ze kterého bude zboží přístupné. Stránka 15 z 63
DPH DPH zboží. Barva Barva ikony zboží v pokladně. MJ Měrná jednotka (pro informace o tvorbě měrných jednotek více v kapitole 5.1. Práce s měrnými jednotkami na straně 39) Kategorie Kategorie zboží. 4.2.1. Vytvoření jednoduché prodejní položky Vždy před vytvořením nové prodejní položky stiskněte tlačítko Vytvořit zboží. Zadejte parametry prodejní položky, především název, cenu, MJ a Kategorii. Stiskněte tlačítko uložit. 4.2.2. Receptury Receptura je seznam skladových položek, které se mají odečíst při koupi Prodejní položky (pokud si nejste jisti těmito termíny, přečte si kapitolu 5.2. Receptury strana 39). Recepturu pro dané zboží vytvoříme tak, že klikneme na zboží, k němuž chceme přidat recepturu a v dolní části okna klikneme na tlačítko Vytvořit recepturu. Zobrazí se nám okno pro přidání receptury: V tomto okně vybereme v tabulce kliknutím skladovou položku, nastavíme počet, který se má ze skladu odečíst po prodeji zboží a klikneme na tlačítko Přidat. Podobným způsobem pokračujeme dále, pokud receptura obsahuje více položek. V opačném případě klikneme na tlačítko Zavřít. Nyní máme recepturu hotovou. Stránka 16 z 63
Pokud se rozhodneme smazat položku receptury, vybereme jí kliknutím v tabulce receptur a stiskneme tlačítko Smazat. 4.2.3. Práce s adresáři Adresářová struktura v Pokladně QPos funguje obdobně jako adresáře ve Windows. Adresáře slouží k logickému rozdělení prodejních položek a podle nich se prodejní položky zobrazují i na pokladně. Adresáře se tvoří podobně jako zboží, akorát s tím rozdílem, že zaškrtnete pole Adresář: Takže adresář vytvoříte kliknutím na tlačítko Vytvořit zboží, pak zadáte název, zaškrtnete pole Adresář a kliknete na Uložit zboží. Pokud chcete přesunout zboží do adresáře, stačí tento adresář učit pomocí rozbalovacího pole Adresář. Mezi již vytvořenými adresáři můžeme přepínat pomocí rozbalovacího seznamu Adresář vpravo nahoře: Stránka 17 z 63
Tip: Lze vytvořit libovolně hlubokou adresářovou strukturu. Takže například můžeme mít adresář Nápoje v něm adresář Pivo a až v tomto adresáři mít prodejní položku Gambrinus 12. Položku Gambrinus 12 proto uvidíme pouze pokud budeme v adresáři Pivo. Poznámka : Pokud jste vytvořili zboží, avšak ho nevidíte, zkontrolujte, zda-li jste ve správném adresáři. 4.2.4. Příklad tvorby adresářové struktury Chceme například vytvořit adresář Nápoje a v něm adresář Alkohol a v něm zboží Pivo. Postupujte podle čísel na obrázcích. 1. Vytvoříme adresář Nápoje 2. Vytvoříme adresář Alkohol v adresáři Nápoje Stránka 18 z 63
3. Vytvoříme prodejní položku pivo v adresáři Alkohol Stránka 19 z 63
V tabulce by měl vypadat výsledek takto: 4.2.5. Editace skladové položky Vlastnosti jednotlivých položek lze libovolně editovat. Stačí kliknout v tabulce na položku, kterou chceme změnit. Změníme hodnoty a následně klikneme na tlačítko Ulož zboží. Upozornění : U skladových položek lze přímo nastavovat i jejich množství na skladě. Pokud ho avšak takto změníte nebude se správně počítat inventura. Pro přidávání zboží proto používejte dodací listy - karta Doklady -> Příjem/Výdej kapitola 4.3.4 Příjem / Výdej 24. Ze skladu se pak odečítá hodnota prodejem přez pokladnu. Stránka 20 z 63
4.2.6. Rychlá volba Při zvolení tohoto zaškrtávacího pole bude dané zboží viditelné v panelu rychlá volba na pokladně. Rychlá volba je stále viditelná část v pokladně: 4.2.7. Kuchyňské bony Volbou tohoto zaškrtávacího pole nastavíte u zboží bon. Pro více informací o bonech se podívejte na kapitolu 5.3 Kuchyňské objednávky - bony 40. Stránka 21 z 63
4.2.8. Eshop Máte-li implementován elektronický obchod QPos, tak zaškrtnutím tohoto pole nastavíte, že má být zboží / adresář viditelný na E-Shopu a může být zakoupen zákazníkem. Při určování zboží pro QPos e-shop nezapomeňte takto nastavit i adresář ve kterém je vaše zboží. 4.3. Doklady Na této kartě nalezneme vše, co se týká účtenek, storen, dodacích listů, peněžního deníku, zakázek. 4.3.1. Účtenky Na této kartě vidíme vytištěné účtenky. Po kliknutí na účtenku vidíme v levé tabulce její jednotlivé položky. Pro zobrazení účtenek nezapomeňte nastavit časový interval, ve kterém chceme účtenky vidět a stisknout tlačítko Načíst data v levém horním rohu. Pokud máte dostatečné oprávnění, můžete účtenky libovolně mazat tlačítky Stornovat objednávku a Smazat objednávku. Při smazání objednávky se vrátí zakoupené zboží zpět na sklad a účtenka nenávratně zmizí. Při stornování objednávky se nevrátí zakoupené zboží na sklad, účtenka je označena jako stornovaná a počítá s ní inventura. Podobně můžeme smazat/stornovat i části účtenky. Tlačítky Tisk / Tisk s náhledem můžeme účtenku opět vytisknout. Stránka 22 z 63
4.3.2. Objednávky Na této kartě vidíme seznam odeslaných objednávek (bonů) Pro správné zobrazení objednávek nezapomeňte nastavit časový interval, ve kterém chceme objednávky vidět a stisknout tlačítko Načíst data v levém horním rohu. Pokud máte dostatečné oprávnění, můžete objednávky libovolně mazat, či stornovat objednávky na ně navázané. 4.3.3. Zakázky Zde vidíme seznam zakázek. Více o tvorbě zakázek se dozvíte v kapitole 6.5 Zakázky strana 48. Stránka 23 z 63
4.3.4. Příjem / Výdej Na této kartě vkládáme dodací listy. Množství zboží na dodacím listu se nám automaticky přidá k množství na skladě. Nový dodací list vytvoříme stiskem tlačítka Nový doklad. Následně zapíšeme číslo dokladu (např. číslo dodacího listu), datum, údaje o dodavateli, typ. Po zadání údajů stiskneme tlačítko Ulož doklad. Hodnota faktury se dopočítá sama podle položek. Nezapoměňte vyplnit správně datum příjmového dokladu! Pokud tak neučiníte, nebude se psrávně počítat inventura a nebudou vám sedět čísla na skladu! Nezapomeňte správně vyplnit i čas příjmu dokladu. Je velký rozdíl pokud bylo zboží naskladněno před směnou nebo až po směně. Nyní je potřeba na dodací list přidat skladové položky. Vybereme v horní tabulce správný dodací list. Klikneme na tlačítko Nová položka dokladu, zobrazí se nám okno pro výběr skladové položky, najdeme správnou skladovou položku a stiskneme tlačítko Přidat. Položka se nám přidá do tabulky dole v předchozím okně. Pro zadání ceny klikneme do této tabulky a nastavíme počet, DHP a jednu z cen. Stiskneme tlačítko Uložit položku. Pokud se vám neaktualizuje cena celého dodacího listu, musíte použít tlačitko Načíst vše v levém horním rohu. 4.3.1. Peněžní deník Na této kartě lze vkládat příjmové / výdejní doklady. Princip práce je podobný jako v předchozích oknech. Stránka 24 z 63
4.3.2. Storna Zde vidíme prodejní položky, které byly odebrány z účtu v programu pokladna (Tlačítka +, - a koš). Můžeme zpětně sledovat kdo, kdy a co stornoval. Pro zobrazení storn určíme časový interval od a do a klikneme na tlačítko Načíst Data v horní části okna. 4.3.3. Otevřené účty Zde můžeme vidět seznam všech aktuálně rozmarkovaných položek na všech stolech. Stránka 25 z 63
4.3.4. Docházka Zde vidíme statistiku a příchody / odchody zaměstnanců. Více o docházkovém systému v kapitole 6.4 Docházkový systém strana 46. 4.4. Slevy Slouží k tvorbě slev, které mohou být používány buď přes zákaznické magnetické karty, nebo přímo při prodeji. Nejdříve je nutné vytvořit slevu, potom k ní vytvořit pravidla. Každá sleva může obsahovat více pravidel. Pravidlo je podmínka za jakých okolností sleva platí (čas, hodnota nákupu, položky) a jak je sleva vysoká. 4.4.1. Příklad slevy Zkusíme si vytvořit desetiprocentní slevu pro naše stálé zákazníky. Nejdříve klikneme na tlačítko Přidat slevu. Dále vyplníme název slevy. Nakonec klikneme na tlačítko Ulož slevu. Stránka 26 z 63
Pokud byste zkoušeli tuto slevu na pokladně, pravděpodobně by se nic nestalo. Sleva musí mít nastavena pravidla. Nové pravidlo vytvoříme tak, že vybereme kliknutím slevu, zmáčkneme na tlačítko Přidat pravidlo. Vyplníme parametry slevy, v našem příkladě postačí změnit hodnotu Sleva %. Nakonec klikneme na tlačítko Ulož pravidlo. 4.5. Inventura Inventura je činnost, při které se srovnává teoretická hodnota skladu v systému QPos s reálným stavem. Od verze 1.0.18.1 se změnil systém počítání inventury. Avšak ovládání a celkový princip zůstal stejný. Stránka 27 z 63
4.5.1. Jednotlivé kroky inventury Průběh inventury lze shrnout do následujících kroků: Vytvoření inventury Vytvoříme inventuru k nějakému datu. Vložení skutečných hodnot Uložení inventury Uložením inventury se přepíší hodnoty na skladě. Inventuru již nelze editovat. Nelze vytvořit inventuru k datu před naposled uloženou inventurou. 4.5.1. Jak se počítá inventura? Hodnota skladu ke dni inventury se počítá následovně: Aktuální počet na skladě = Stav po předchozí inventuře Prodané zboží + Příjem zboží. Například: 1.1.2000 jsme provedli inventuru a zjistily, že reálně máme 10 lahví Coca Coly. Tento stav uložíme. Za týden uděláme inventuru znova. Mezi tím jsme ale prodaly 3 + 5 lahví Coca Coly a výrobce nám dodal 20 lahví. Počáteční stav v inventuře proto bude 22 lahví. Počáteční stav = 10-3 +20-5 = 22 lahví Coca Coly. Stránka 28 z 63
4.5.2. Reálný průběh inventury Nejdříve určíme pro jakou kategorii (kategorie nastavená ve skladu) a pro jaký sklad (máme-li více skladů) chceme inventuru vytvořit. To může být praktické, máme-li hodně zboží. Pokud chceme vytvořit inventuru pro všechno zboží, necháme rozbalovací seznam Kategorie prázdný. Po kliknutí na tlačítko Vytvořit kde dni (V předchozích verzích Vytvořit inventuru) se vytvoří nová inventura. Zvolíme datum konání inventury. Můžeme vybrat dřívější datum než je dnešní, ale nemůžeme zvolit datum před poslední inventurou. Pokud jsme v administraci přihlášeni jako Provozní či Administrátor, můžeme nyní vidět v tabulce stav na skladu ke dni inventury, pokud jste přihlášeni jako Hlavní pokladní, tyto stavy nevidíme (aby se zabránilo podvodům při inventuře). Z tohoto důvodu pokud změníme množství zboží na skladu přímo (v kartě Sklad), nebude tato změna započítána do inventury. Chceme-li, můžeme seznam položek pro inventuru vytisknout, nebo je exportovat do externího souboru. Inventuru provedeme zapsáním hodnot skladových zásob k d tu inventury do tabulky. Pro okamžité vyhledání zboží lze část jeho názvu nebo kódu napsat do řádku nahoře. Tato akce nijak nemění inventuru, pouze mění aktuálně zobrazené položky. Jak dokončíme zápis hodnot, klikneme na tlačítko Zapsat změny. Inventura se uloží, aktualizuje se stav zásob na skladě. Uloženou inventuru již není možné měnit. Rovněž se zobrazí stav manka. Stránka 29 z 63
Manko lze počítat buď z prodejních nebo z nákupních cen. Standardně je nastaveno počítání manka z prodejních cen. Toto lze nastavit na kartě Nastavení Tisk a konfigurace : 4.5.3. Předchozí inventury Předchozí inventury můžeme vybrat z rozbalovacího seznamu. Stránka 30 z 63
4.5.4. Stránkování Inventura je výpočetně poměrně náročný proces, proto nezapomeňte, že máte-li hodně položek, je jejich zobrazení rozděleno na více stránek. Kolik položek se má zobrazit na stránku lze nastavit změnou čísla limit. 4.6. Souhrny V tomto okně lze provádět tyto okruhy činností: Získávat přehledy prodeje zboží Otevírat a zavírat pokladnu Provádět uživatelský export V levé části je tabulka se seznamem kdy byla otevřena a kdy uzavřena pokladna. Stránka 31 z 63
4.6.1. Otevírání a uzavírání pokladny Pokud je pokladna uzavřená nelze na pokladně markovat. Pokud chceme pokladnu otevřít, klikneme na tlačítko Otevřít pokladnu. Tím se nám vytvoří nový záznam v tabulce nalevo a zapíše se datum otevření pokladny. Pokud pokladnu uzavřeme, zapíše se do tohoto řádku čas uzavření pokladny. Pokladnu otevíráme na začátku směny. Po skončení směny, ve chvíli kdy jsme si jisti, že nebudeme nic prodávat, pokladnu uzavřeme. Pokud toto budete dodržovat, máte přehled o tom, kdy Vaši zaměstnanci začali a kdy skončili směnu. Každá směna pak bude mít svůj řádek v tabulce nalevo, což značně zjednodušuje tvorbu denních výpisů u provozů fungujících přes půlnoc. Pro nastavení data od a do pro výpisy stačí pouze kliknout do příslušného řádku. Pokud jsme přihlášení jako Hlavní pokladní, vidíme pouze poslední otevření pokladny, je to z důvodu ochrany dat. Zároveň ale hlavní pokladní může na konci směny zjistit, kolik má odevzdat v hotovosti. Pomocí tlačítek Tisk denního výkazu a tlačítka Tisk prodeje zboží můžeme vytisknout statistiku prodeje. Datum můžeme nastavit pouhým kliknutím do seznamu otevření pokladny. Rovněž zde nalezneme tlačítko Uživatelský Export. Pomocí tohoto tlačítka lze vytisknout jakoukoliv informaci z databáze pokladny. Takovýto export musí být vytvořen na zakázku firmou QPos, pro více informací kontaktujte naše obchodní oddělení. 4.7. Zákazníci Na této kartě můžeme editovat databázi zákazníků a přiřazovat k nim kódy zákaznických magnetických karet. Pro přidání zákazníka klikneme na tlačítko Přidat zákazníka. Vyplníme jméno. Pro nastavení karty klikneme na tlačítko Načíst kód a projedeme čtečkou karet, která bude patřit zákazníkovi. Více informací o zákaznících a zákaznických kartách naleznete v kapitole 6.1 Zákazníci a zákaznické karty strana 41 4.8. Nastavení Karta nastavení obsahuje další podkarty a to: Tisk a Konfigurace Nastavení tisku účtů, fakturačních údajů a obecná nastavení Stoly Editace prodejních míst Uživatelé Editace účtů obsluhy pokladny Sklady Editace a tvorba samotných skladů DPH Editace DPH Logy Záznamy o přístupech do pokladny Import Import zboží Stránka 32 z 63
4.8.1. Tisk a Konfigurace V tomto okně lze nastavit 4 hlavní okruhy: 1. Texty tisknuté u účtu a Bonu 2. Fakturační údaje Vaší firmy Údaje používány pro vystavování faktur 3. Číslování faktur, účtenek a bonů Nastavení číslování faktur a účtenek. Prefix je předpona první znaky čísla účtenky. Číslo pak udává číslo poslední vystavené účtenky /faktury. Tyto čísla lze libovolně měnit. 4. Ostatní Možnost nastavení měn. Pokud chceme v celém programu využívat jinou měnu než CZK, tak ji vepíšeme do textového pole Měna. Tzn. pokud chceme mít například primárně dodací listy a účtenky v USD, napíšeme do tohoto pole text USD. Pokud necháme toto pole prázdné, bude použita standardní měna CZK. Textové pole označené EUR slouží k zobrazení hodnoty účtenky kromě základní měny i v Euru. Pokud chceme mít na účtence ještě navíc hodnotu v EUR, zadáme do textového pole EUR aktuální kurs k Euru (v době psaní manuálu 24.970). Pokud necháme toto pole prázdné, nebude na účtence hodnota v Eurech zobrazovat. Stránka 33 z 63
5. Inventura Zde nastavujete způsob výpočtu manka. 6. Interface první sloupec Nevracet výpis zboží do úvodní složky Pokud je tato volba vypnutá, vrátí se nám vždycky seznam zboží na pokladně po koupi předmětu do hlavního adresáře. Skrýt zboží vázané na minusový sklad Zboží, které nemáme na skladě (hodnoty u položky na skladě je menší než jedna) se nám nezobrazuje na pokladně. Zakázat storna Znemožní ubrat položku v pokladně i při použití administrátorského účtu. Tisk objednávek Určuje zda-li se mají tisknout objednávky. Zvonek v kuchyni (bonbonek) Pokud je volba na aktivní zazvoní zvonek při odeslání objednávky do kuchyně. Povolit záporný kredit Povoluje nákup u zákaznických karet do mínusu. Zakázat zaokrouhlení účtu Zakazuje zaokrouhlení na účtence. 6. Interface druhý sloupec Tisk kuchyně na objednávkách Na objednávkách jsou vytištěny i objednávky do kuchyně (ty které mají bon) Povolit úpravy stolů obsluha může z pokladny přidávat / posouvat stoly Povolit záporný prodej povolí prodej i do mínusu Povolit vzkazy do kuchyně zpřístupní tlačítko Povolit zakázky aktivuje modul pro zakázky, zobrazí tlačítka na pokladně pro práci se zakázkami (dříve před-objednávky) Povolit otevírání pokladní zásuvky přidá na plochu pokladny tlačítko na otevření pokladní zásuvky Zakázat tisk do kuchyně zakáže tlačítko odeslat objednávku 6. Interface třetí sloupec Zakázat přesun účtu zakáže tlačítko přesun účtu mezi stoly Zakázat tisk účtu zvlášť zakáže tlačítko tisk účtu zvlášť Zakázat tisk storen zakáže tisk storen Zakázat automatický tisk objednávek - zakáže automatický tisk objednávek Netisknout účty po zaplacení nejsou tisknuty účtenky Docházkový systém aktivuje docházkový systém. Především se zobrazí tlačítka pro odchod / příchod v okně přihlášení Tisknout objednávky 2x Vytiskne objednávku 2x (jednou pro bar, druhá pro zákazníka) 6. Interface čtvrtý sloupec Tisknout nuloví ceny tiskne na účet i položky, které mají nulovou hodnotu Stránka 34 z 63
4.8.2. Stoly Na této kartě v nastavení můžete vytvářet a prodejní místa (stoly) Tato obrazovka obsahuje 3 části: 1. Seznam stolů 2. Tlačítka pro editaci 3. Textová pole k nastavování jednotlivých stolů U stolu můžeme měnit tyto vlastnosti: Název název prodejního místa nebo stolu, bude zobrazen při výběru stolu na pokladně. Popis uživatelská poznámka. Obrázek obrázek, který se zobrazí při výběru stolu. V adresáři adresář, ve kterém bude stůl umístěn. Typ určuje, zda-li se jedná o adresář nebo o prodejní místo. Pro přidání stolu Pro přidání stolu klikneme na tlačítko Přidat. Zadáme název, popis, určíme obrázek a adresář ve kterém je stůl a typ nastavíme jako Prodejní místo. Práce s adresáři Adresář vytvoříme tak že klikneme na tlačítko Přidat, nastavíme název adresáře a jako typ zvolíme Adresář. Klikneme na tlačítko uložit. Je to podobné jako tvorba adresářů na kartě prodej. Resetovat mapu stolů V pokladně můžeme změnit umístění ikony stolů tak aby korespondovali s fyzickým rozmístěním v našem provozu. Pokud uděláme chybu a chceme vrátit pozice ikon do standardní polohy stiskneme tlačítko Resetovat mapu stolů. Stránka 35 z 63