Spuštění aplikace Word Aplikaci Word spustíte tak, že vyhledáte její ikonu v nabídce Start a klepnete na ni. Najdete ho v Sekci Všechny programy/mircosoft Office. Po výběru Microsoft Office Word 2007 se zobrazí hlavní okno aplikace. 7
Ukončení aplikace Word Aplikaci Word ukončíte jako každou jinou aplikaci, tedy klepnutím na tlačítko s křížkem v právě horní části hlavního okna. Pokud v dokumentu provedete nějakou změnu (i zcela nepatrnou) a klepnete na tlačítko Zavřít, zobrazí se okno se zprávou, jestli chcete uložit provedené změny v souboru XY. Pokud chcete změny uložit, klepněte na tlačítko Ano. Chcete-li aplikaci ukončit bez uložení změn, klepněte na tlačítko Ne. Pokud jste na tlačítko Zavřít klepli omylem, klepněte na tlačítko Storno. 8
Pás Karet Pás karet je vodorovná oblast (pruh), která se po spuštění aplikace sady Office (například aplikace Word) táhne podél horního okraje okna aplikace. Příkazy, které potřebujete k práci, jsou rozděleny do skupin a umístěny na kartách, například na kartách (Domů a Vložení). Klepáním na jednotlivé karty je možné přepínat mezi zobrazenými sadami příkazů. Prvky okna aplikace Word 1. Záhlaví: Zde je zobrazen název souboru s dokumentem, který upravujete 2. Panel nástrojů Rychlý přístup: Zde jsou umístěny často používané příkazy, například Uložit a Zpět. Můžete sem přidat své oblíbené příkazy. 3. Tlačítko Office: Klepnutím na toto tlačítko zobrazíte nabídku se základními příkazy, například Nový, Otevřít, Uložit jako, Tisk a Zavřít. Klepnutím na příkaz Možnosti aplikace Word ve spodní části této nabídky zobrazíte nastavení aplikace, například předvolby kontroly pravopisu, která se ve starších verzích aplikace otevírala v nabídce Nástroje příkazem Možnosti. 4. Pás karet: Zde jsou umístěny příkazy, které potřebujete k práci. Pás karet slouží ke stejnému účelu jako nabídky a panely nástrojů v jiných programech. 5. Pravítka: vodorovné a horizontální pravítka slouží pro zobrazení pozice textu na stránce a pomáhá při formátování dokumentu. 6. Okno úprav: Zde se zobrazí dokument, který upravujete. 7. Posuvník: Dovoluje změnit polohu zobrazení dokumentu, který upravujete. 8. Stavový řádek: Zobrazuje informace o dokumentu, který upravujete. 9. Tlačítka zobrazení: Tato tlačítka umožňují změnit režim zobrazeni upravovaného dokumentu tak, aby vyhovoval vaším potřebám. 10. Posuvník zvětšení: Umožňuje změnit nastavení zvětšení v dokumentu, který upravujete. 9
Další příkazy v dialogových oknech Pokud je v pravém dolním rohu skupiny zobrazena malá šipka (říká se jí ikona pro otevření dialogového okna), znamená to, že jsou pro tuto skupinu k dispozici podrobnější nebo rozšířené možnosti. Klepnete-li na šipku, otevře se dialogové okno nebo podokno úloh s dalšími možnostmi. Pro ovládání Pásu karet se dá použít i klávesnice. Některé klávesové zkratky jsou ve spodní části dokumentu v přehledné tabulce. Ale můžeme si pomoct i jinak. Když stlačíme Klávesu ALT, zobrazí se popisky u jednotlivých příkazů. Stlačením dané klávesy se posunete na zkratky ve skupině a další stlačení klávesy bude znamenat vykonání příkazu, nebo otevření dialogového okna atd. Určitě si časem na běžné používané kombinace kláves zvyknete a možná zjistíte, že běžné příkazy je lepší vykonávat právě touto cestou. 10
Uložení dokumentu V aplikaci Word je při přerušení nebo ukončení práce nutné dokument uložit, jinak bude práce ztracena. Ostatně podobně jako v každé jiné aplikaci. Po uložení je dokumentu uložen jako soubor v počítači. Je důležité si uvědomit, kam soubor ukládáme. Uložený soubor je jedna věc, ale jeho opětovné otevření bez znalosti toho kde soubor máme, je věc druhá a mnohdy velice náročná. Uložení dokumentu proběhne klepnutím na tlačítko Uložit (najdeme ho v panelu nástrojů Rychlý přístup). V tomto případě se bude Word chovat dle situace a to následovně: 1. Dokument jsme ještě neukládali, a tudíž nás Word vyzve k zadání jeho umístění na disku počítače. 2. Dokument je již uložen a má svoje místo na disku počítače. Druhý případ je jednodušší, protože stlačením tlačítka Uložit se nic moc nestane, tedy po vizuální stránce a dokument je jednoduše uložen na disk. První případ si ale rozebereme: Musíme žádat umístění, kam chceme dokument uložit. 1. V poli "Uložit do", zadejte umístění, kam chcete dokument uložit. Zobrazí se dříve vybraná složka Dokumenty. 2. V poli Název souboru je jako název souboru automaticky doplněn text zadaný na prvním řádku dokumentu. Zadejte nový název a změňte tak název ukládaného souboru. 3. Klepněte na tlačítko Uložit. Název souboru v záhlaví se změní z Dokument1 na název uloženého souboru. Kontrola, kam byl soubor uložen. Klepněte na tlačítko Start (tlačítko Start a potom na položku Dokumenty. Ověřte, zda je uložený soubor ve složce Dokumenty. Uložení dokumentu v jiném formátu Microsoft Word ve verzi 2007 používá soubory s příponou *.docx Je to nový formát souboru a můžete se setkat se situací, že ten pro koho daný dokument připravujete, ho nemusí ve svém počítači být schopen otevřít. Je to z toho důvodu, že buď má starší verzi Microsoft Office anebo že MS Word vůbec nemá. V tomto případě je nutné uložit soubor v jiném formátu, resp. Jako jiný typ dokumentu. V tomto případě nám pomůže položka hlavního měnu Uložit jako 11
V této nabídce najdeme celkem 6 možnosti: 1. Dokument aplikace Word uloží soubor v původním formátu, ale máme možnost již jednou uložený dokument umístnit do jiné složky na disku, nebo uložit soubor na přenosné médium a podobně. 2. Šablona aplikace Word v tomto případě uložíme dokument, kde máme definované vlastnosti budoucího dokumentu, jako šablonu. Tímto způsobem si můžeme připravit např. objednávku, kde umístníme na správné místo logo, identifikační údaje, texty které se nebudou měnit, nadefinujeme správné styly a formáty písma a uložíme jako šablonu. Při otevření takovéto šablony, následné úpravě, tedy doplnění údajů konkrétní objednávky můžeme dokument uložit. V tomto případě se ale nepřepíše původní šablona, ta zůstává pořád stejná, ale Word uloží objednávku, jako kdyby to byl nový dokument. Samotná šablona je připravena pro další použití. Stejným způsobem si můžeme připravit šablony pro nejrůznější dokumenty, jako jsou faktury, maily, pozvánky a mnoho dalšího. 3. Dokument aplikace Word 97-2003 tuto možnost doporučujeme v případě, že chcete mít jistotu, že vámi vytvořený dokument si prohlídnou i uživatelé, který nemají aplikaci Word 2007 a novější. Tato možnost uloží dokument Word s příponou.doc a použije starší typ dokumentu. Pro běžnou práci s dokumenty to nebude mít žádné následky. V případě, ale že by stě využívali pokročilé funkce aplikace Word, tak o tyto funkce můžete přijít, protože starší formát.doc tyto vlastnosti nepodporuje. 12
4. OpenDocument Text formát OpenDocument je soubor textového typu, který umí používat většina moderních textových editorů včetně jiných platforem. Tím se myslí, že dokument tohoto typu si přečtou i uživatelé např. operačního systému Linux, nebo McOS. Rozhodně to ale není univerzální cesta jak ukládat dokumenty. Důvody jsou stejné jako v případě ukládání dokumentu do starších verzí aplikace Word. 5. PDF nebo XPS formát PDF je ISO standardem na poli textových souboru a proto s tímto formátem dokumentu nebude mít problém určité žádný operační systém, ani ty starší. Existuje mnoho aplikací, které umí zobrazit a následně vytisknout dokument ve formátu PDF. Tento dokument je však určen jen pro zobrazení a následný tisk. Nedají se v něm dělat žádné další úpravy. Je proto maximálně vhodný pro přenos elektronickou poštou, nebo jako formát pro publikování dokumentu na internetu. Navíc právě fakt, že je to formát souboru, který není možné upravovat, můžeme využít pro mnoho situaci. 6. Jiné formáty v tomto případě se otevře dialogové okno, kde si můžeme vybrat ze široké palety typu souboru, ve kterém chceme náš soubor uložit. Určitě by smě měli zvýraznit soubory typu.txt - text bez formátování nebo.rtf formátovaný text jeden že starších ale docela univerzálních formátů. 13
Otevření dokumentu Nyní otevřete soubor, který jste právě uložili. Po otevření souboru budete moci pokračovat v práci. Dokument otevřeme podle následujícího postupu. 1) Klepněte na tlačítko Start (tlačítko Start a potom na položku Dokumenty). 2) Poklepejte na soubor. Zobrazí se spouštěcí obrazovka aplikace Word a následně se zobrazí dokument. Pokud klepnete na tlačítko Office v aplikaci Word, je příkaz Otevřít uveden v zobrazené nabídce. Příkaz Otevřít je možné použít k otevření dokumentu. 1) Klepněte na tlačítko Office a pak klepněte na příkaz Otevřít. 2) Vyberte dokument, který chcete otevřít, a klepněte na příkaz Otevřít. Je také možné otevřít dokumenty, které jste nedávno uložili, ze seznamu Poslední dokumenty Pokud v aplikaci Word klepnete na tlačítko Office, zobrazí se seznam posledních souborů uložených v aplikaci Word. Z toho seznamu můžete vybrat soubor a otevřít jej. 14
Vytvoření nového dokumentu založeného na šabloně Při vytvoření nového dokumentu je tento vytvořen/odvozen od výchozí šablony dokumentu. Jak už se dozvěděli v části u možností uložení dokumentu, je šablona vlastně soubor vlastností celého dokumentu. Výchozí šablona definuje v základu jen okraje a velikost stránky, nastaví základní písmo v dokumentu. To je vlastně běžný dokument/stránka. Aplikace Word ale obsahuje více než 30 předem nainstalovaných šablon, které nám můžou ulehčit formátování jiných dokumentů než je prázdná stránka. Můžeme použít např. šablonu typu, jako jsou dopisy, faxy, zprávy, životopisy a blogy. Najdete je v tomto umístění: 1) Klepněte na Tlačítko Microsoft Office a potom na příkaz Nový. 2) V okně Nový dokument klepněte na položku Nainstalované šablony. 3) Klepněte na miniatury a prohlédněte si náhled vpravo. 4) Po nalezení požadované šablony klepněte na tlačítko Vytvořit. 15
Otevře se nový dokument založený na šabloně, u něhož můžete provést požadované změny. Již jsme dříve uvedli, že když otevřete šablonu, otevře se nový dokument založený na vybrané šabloně. To znamená, že ve skutečnosti otevíráte kopii šablony, nikoli vlastní šablonu. A v tom spočívá kouzlo šablon: Otevře se kopie šablony se vším, co obsahuje, v novém dokumentu. V tomto novém dokumentu můžete pracovat a využívat všech funkcí v šabloně integrovaných a můžete také přidávat nebo odstraňovat vše potřebné. Vzhledem k tomu, že nový dokument není vlastní šablona, změny se ukládají do dokumentu a šablona zůstává v původním stavu. Proto může jedna šablona sloužit jako základ neomezeného počtu dokumentů. Každý dokument je založen na šabloně určitého typu a šablona zůstává v pozadí. 16
Přepínat mezi dvěma otevřenými dokumenty Aplikace Word umožňuje mít otevřených víc dokumentů najednou. Možnosti jak se to může stát je víc. Nejčastěji si otevřete víc dokumentu z vaší složky Dokumenty nebo z jiného umístění na pevném disku. Taky se může stát, že si otevřete víc nových dokumentů. V takovém případě je potřebné se mezi dokumenty přepínat. Nejpohodlnější způsobuje využít přepínání mezi okny, které poskytuje samotný operační systém, a sice za použití kláves ALT+TAB. V tomto případě nám ale bude zobrazen seznam i s okny cizích aplikaci. Seznam dokumentu jen aplikace Word najdeme v Záložce Zobrazení na Pásu karet, pod tlačítkem Přepnout okna: Zobrazí se seznam dokumentu otevřených ve Wordu a kliknutím na konkrétní dokument se okno s daným dokumentem přepne do popředí. Pro lepší orientaci aktuálně vybrané okno je označeno značkou. 17
Nastavit základní možnosti a předvolby aplikace Word V aplikaci Word je možné si nastavit některé předefinované hodnoty a nastavení. Tyto volby nám mají za úkol zrychlit, nebo zpříjemnit práci. Nastavení najdeme po kliknutí na tlačítko Office a tlačítko Možnosti aplikace Word: Zobrazí se okno s nastavením: V základní obrazovce v části Oblíbené najdeme nastavení základního vzhledu aplikace Word a osobního nastavení. V této části vyplňte svoje jméno a iniciály. Každý vámi vytvořený dokument bude obsahovat ve vlastnostech jako autora právě toto jméno. Dalším užitečným nastavení je předefinovaná cesta kam se budou ukládat vaše dokumenty. Správné nastavení tohoto parametru urychlí ukládání vašich dokumentů a zároveň odstraní chaos ve 18
vyhledávání právě uloženého dokumentu. Nejčastější válečný pokřik uživatelů Wordu je: Kam se mi to uložilo?! Nemůžu to najít! 1) Zvolte Uložit pro zobrazení nastavení pro Přizpůsobení ukládání dokumentu 2) Můžete si zvolit výchozí formát ukládání dokumentu. Hodí se v případě, že častěji ukládáte dokumenty v jiném formátu než předvoleném. Úpravou tohoto parametru si ukládání zrychlíte. 3) Vyberte složku, kam se budou dokumenty ukládat. V případě výběru volby Uložit jako bude tato složka nabídnuta jako výchozí. 4) Všechny provedené změny potvrdíte tlačítkem OK 19
Nápověda aplikace Word 2007 Pokud si nebudeme vědět rady jak na nějaký problém, ztratíme se v nastavení nějaké funkci, pak můžeme s výhodou používat Nápovědu aplikace MS Word. V jakékoli situaci stlačíme klávesu F1 a zobrazí se okno s nápovědou Do zvýrazněného pole napíšeme název funkce, nebo oblast ze které potřebujeme pomoc a Nápověda k aplikaci Word nám najde požadované témata. Výběrem tématu, kliknutím na modře zvýrazněný text dostaneme text k danému tématu nápovědy. V příkladu hledáme nápovědu k tématu Seznamy a po stlačení klávesy ENTER, nebo tlačítko Hledat dostaneme seznam témat. 20
Po kliknutí na nadpis Zapnutí nebo vypnutí automatických odrážek nebo číslování že zobrazí text se samotnou nápovědou. Text je možné označovat, kopírovat a dál s ním pracovat. 21