Práce se šablonami v MS Word MS Word 2007

Transkript

1 MS Word 2007 PRÁCE SE ŠABLONAMI 1

2 CO JE TO ŠABLONA DOKUMENTU? Šablona je samostatný soubor, který se přiřazuje k dokumentu Do šablony se ukládají prvky společné několika dokumentům: Definice stylů Velikost a rozvržení stránek Konstantní texty (záhlaví, zpáteční adresa apod.) Společné grafické objekty (např. logo firmy) Specifické charakteristiky prostředí (klávesové zkratky, položky autotextu, makra apod.) 2

3 TYPY SOUBORŮ VE WORDU Dokumenty *.DOC dokument Word 2003 (a starších) *.DOCX klasický dokument Word 2007 *.DOCM dokument Word 2007 s podporou maker Šablony *.DOT šablona dokumentu Word 2003 *.DOTX šablona dokumentu Word 2007 *.DOTM šablona dok. Word 2007 s podp. Práce se maker šablonami v MS Word

4 GLOBÁLNÍ ŠABLONA Každý dokument musí mít přiřazenu alespoň jednu šablonu (může jich mít více) Globální šablona NORMAL.DOTM je implicitně přiřazena každému dokumentu Obsahuje základní nastavení dokumentů Pokud ji smažete, Word si vytvoří novou ze záložní kopie (s původním nastavením) 4

5 Aplikace Word obsahuje více než 30 předem nainstalovaných šablon pro typy dokumentů, jako jsou dopisy, faxy, zprávy, životopisy a blogy. Najdete je v tomto umístění: Klepněte na Tlačítko Microsoft Office a potom na příkaz Nový. V okně Nový dokument klepněte na položku Nainstalované šablony. Klepněte na miniatury a prohlédněte si náhled vpravo. Po nalezení požadované šablony klepněte na tlačítko Vytvořit. Otevře se nový dokument založený na šabloně, u něhož můžete provést požadované změny. Tímto postupem můžete rovněž vytvořit novou šablonu založenou na šabloně nainstalované 5

6 Další šablony můžete stáhnout z webu Microsoft Office Online 6

7 Otevřete-li šablonu, otevře se nový dokument založený na vybrané šabloně. To znamená, že ve skutečnosti otevíráte kopii šablony, nikoli vlastní šablonu. A v tom spočívá kouzlo šablon: Otevře se kopie šablony se vším, co obsahuje, v novém dokumentu. V tomto novém dokumentu můžete pracovat a využívat všech funkcí v šabloně integrovaných a můžete také přidávat nebo odstraňovat vše potřebné. Vzhledem k tomu, že nový dokument není vlastní šablona, změny se ukládají do dokumentu a šablona zůstává v původním stavu. Proto může jedna šablona sloužit jako základ neomezeného počtu dokumentů. Každý dokument je založen na šabloně určitého typu a šablona zůstává v pozadí. 7

8 VYTVOŘENÍ NOVÉ ŠABLONY Novou šablonu můžete vytvořit z prázdného dokumentu z existující šablony z existujícího dokumentu Výhody vytvoření vlastní šablony: Nebudete muset vyhledávat různé verze dokumentů a hledat konkrétní a poslední změny. Budou uloženy v šabloně. Protože šablona otevírá kopii sebe sama jako nového dokumentu, nebudete muset mít obavy, že náhodně přepíšete některý z dříve uložených dokumentů Obsah šablony budete moci změnit tak, aby obsahoval pouze informace, které u každého jednotlivého dokumentu faktury potřebujete. Díky tomu nebudete muset pokaždé odstraňovat zastaralé informace, což vám ušetří čas i starosti. Tím, že eliminujete zastaralý obsah, snížíte riziko uložení a náhodného odeslání dokumentu s nežádoucími informacemi. Šablona bude v aplikaci Word vždy ve stejném umístění spolu s ostatními šablonami. 8

9 ULOŽENÍ SOUBORU JAKO ŠABLONY 1. Klepněte na Tlačítko Microsoft Office, přejděte na příkaz Uložit jako a poté klepněte na možnost Šablona aplikace Word. 2. V dialogovém okně Uložit jako klepněte na složku Důvěryhodné šablony jako na místo, kam chcete šablonu uložit. 3. Pak šablonu pojmenujte a klepněte na tlačítko Uložit. Pokud jste systém Windows nastavili tak, aby zobrazoval přípony souborů, bude na konci názvu souboru přípona DOTX. Ta v aplikaci Word 2007 určuje typ souboru pro šablony (na rozdíl od typu souboru pro dokumenty, Práce se který šablonami je DOCX.) v MS Word

10 VYTVOŘENÍ SOUBORU NA ZÁKLADĚ ULOŽENÉ ŠABLONY Další výhodou uložení šablony do složky Důvěryhodné šablony je, že ji aplikace Word později snadno vyhledá. 1. V okně Nový dokument klepněte na položku Nainstalované šablony. 2. Klepněte na požadovanou šablonu. 3. Ujistěte se, že je vpravo dole pod položkou Vytvořit nový vybrán přepínač Dokument, a klepněte na tlačítko OK. (Toto je výchozí nastavení, protože aplikace Word předpokládá, že chcete šablonu otevřít jako dokument, který chcete vyplnit a uložit.) 10

11 ÚPRAVA ŠABLONY Postup pro jeho otevření a úpravy je následující: 1. Klepněte na Tlačítko Microsoft Office a potom klepněte na příkaz Otevřít. 2. Klepněte na složku Důvěryhodné šablony. 3. Vyberte šablonu a potom klepněte na tlačítko Otevřít. Tentokrát se neotevře kopie šablony, ale vlastní šablona. Změny, které provedete a uložíte, jsou uloženy do souboru šablony. 11

12 PŘIDÁNÍ OVLÁDACÍCH PRVKŮ (FORMULÁŘOVÝCH POLÍ) Do šablony je někdy vhodné přidat vhodné ovládací prvky, např. pole pro výběr data textové pole pro zadání textu pole pro vložení obrázku rozbalovací seznam Tyto prvky se vkládají pomocí karty Vývojář 12

13 ZAMKNUTÍ DOKUMENTU Provádí se pomocí karty Vývojář tlačítko Zamknout dokument 13

14 14