JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ Divadelní fakulta

Transkript

1 JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ Divadelní fakulta Ateliér divadelního manažerství a jevištní technologie Divadelní manažerství VEDENÍ GUEST SERVICE 27. ROČNÍKU MEZINÁRODNÍHO FESTIVALU DIVADELNÍCH ŠKOL SETKÁNÍ/ENCOUNTER Abstrakt projektové dokumentace k absolventskému výkonu Autor: Markéta Štefanová Vedoucí práce: Mgr. et Mgr. Adéla Dědová Oponent práce: MgA. David Lobpreis, MBA BRNO 2017

2 Bibliografický záznam ŠTEFANOVÁ, Markéta. Vedení Guest Service 27. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER [Leading of the Guest Service Department of the 27th edition of The International Festival of Theatre Schools SETKÁNÍ/ENCOUNTER]. Brno: Janáčkova akademie múzických umění v Brně, Divadelní fakulty, Ateliér Divadelní manažerství a jevištní technologie, 2017, 30 s. Dokumentace absolventského projektu. Vedoucí práce Mgr. et Mgr. Adéla Dědová.

3 Prohlášení Tímto prohlašuji, že jsem práci napsala samostatně, za využití uvedené literatury a pramenů. Souhlasím s tím, aby byla práce zpřístupněna pro studijní a výzkumné účely na půdě Janáčkovy akademie múzických umění v Brně. V Brně dne Markéta Štefanová

4 Poděkování Chtěla bych tímto poděkovat Denise Sedláčkové, Adamu Dudkovi, Zuzaně Kernové, Soni Alexové, Evě Krčmářové, Ivě Křenové, Kateřině Chromečkové a Františku Kumhalovi za spolupráci při přípravách i realizaci projektu, vzájemnou inspiraci a podporu. Dále bych chtěla poděkovat Petře Srbové, Barboře Hajdíkové a Ivě Černé za spolupráci v rámci sekce a odvedený výkon. Supervizi za vedení v průběhu mé práce a JAMU v Brně za umožnění této zkušenosti. V neposlední řadě patří mé poděkování všem, kteří při mě stáli a podporovali mě.

5 OBSAH 1.Úvod a výchozí situace Logický rámec projektu a stanovený cíl Časový harmonogram 4 2. Rozdělení práce a informace ke klíčovým aktivitám Porota Hosté Ubytování Finanční monitoring sekce Guest Service Zhodnocení práce sekce i své vlastní Celkové zhodnocení práce sekce Guest Service Hodnocení sebe jako vedoucí sekce (Self-evaluation) 32 Závěr 34 Prameny a zdroje 35 Seznam zkratek, grafů a tabulek 35 Seznam příloh 36

6 1.Úvod a výchozí situace Festival S/E jsem měla možnost poznat během předchozích dvou ročníků, kdy jsem působila v sekcích Hosté, porota, soubory (dále jen HPS ) a Fundraising. Organizační tým byl složen ze studentů 3. ročníku ADMaJT, kteří se rozhodli pro absolvování jako vedoucí jednotlivých sekcí. Sekce byly těmto studentům přiděleny podle jejich predispozic / zaměření a na základě domluvy byla uzpůsobena náplň jejich práce i rozsah působnosti. Sekce, která byla přidělena mě jako vedoucí, byla nově vzniklá sekce Guest Service (dále jen GS ).. GS vznikl rozdělením sekce HPS na sekci GS a sekci Soubory. Důvodem bylo, aby sekce Soubory měla prostor více se zaměřit na program festivalu a účinkující a na spolupráci se sekcí Logistika. GS byl zaměřen na hosty, porotu, zajištění ubytování. Práci obou sekcí bylo nutné promyslet tak, aby byly jasně vymezeny kompetence a úkoly každé ze sekcí a spolupráce proběhla hladce, bez komplikací. I když GS byl menší vzhledem k ostatním sekcím, vyžadoval stejně jako ostatní sekce důkladnou znalost všech aspektů vlastních aktivit. Z 25. ročníku festivalu jsem měla zkušenost se zajištěním ubytování všech účastníků. Dále jsem využila zkušeností z divadelní přehlídky ZARÁZ, která vznikla spoluprací Slováckého divadla a Městského divadla Zlín a na které jsem se organizačně podílela. Přehlídka totiž byla náplní práce podobná. Náplň práce sekce Guest Service GS vyřizoval veškerou komunikaci s hosty festivalu, festivalovou porotou, řešil jejich požadavky a zajišťoval ubytování pro všechny účastníky festivalu (v místních hotelích, formou CouchSurfingu). Členové sekce Guest Service Na festivalu vždy pracují v organizačním týmu studenti Divadelního manažerství a jevištní technologie. V mé sekci pracovaly studentky divadelní produkce z ročníku bakalářského studia. Ze třetího ročníku to byla Petra Srbová, se kterou jsem spolupracovala již dříve a tudíž jsem věděla, že se na ni mohu stoprocentně spolehnout.

7 Ze druhého ročníku to byla Barbora Hajdíková, se kterou jsem dosud nespolupracovala, ale po několika rozhovorech kolem GS jsem se neobávala nízkého pracovního nasazení a viděla jsem u ní velké nadšení pro festival. Barbora ale bohužel byla pracovně omezená svým zdravotním stavem, s čímž jsem počítala od začátku a vytvořila jsme si náhradní plán rozdělení práce pro případ komplikací. Ty opravdu nastaly, protože v průběhu práce Barbora musela svoji činnost v sekci ukončit kvůli zhoršenému zdravotnímu stavu. Potom se její práce s hosty rozdělila mezi zbylé členy a mě. Z prvního ročníku to byla Iva Černá, která čerstvě nastoupila do školy, poznávala mnoho nového a jejím velkým úkolem bylo samo o sobě začlenit se v novém prostředí, mezi nové lidi a sžít se s pracovním procesem festivalu. Velkou výhodu měla v tom, že každý rok, po dobu pěti let, pracovala jako dobrovolník na tomto festivalu. (Dobrovolníci - pomocníci v průběhu festivalu na různých pozicích. Obvykle studenti vysokých škol, zájemci o studium na JAMU nebo letos i kolegové z HF JAMU.) Na přípravu 27. ročníku festivalu jsme spolu s úzkým organizačním týmem (studentským koordinátorem, ekonomem, ostatními vedoucími sekcí) měli cca 13 měsíců - od stanovení organizační struktury po festival samotný.

8 Závěr V dokumentaci jsem shrnula celý svůj příběh jako vedoucí sekce Guest Service. Uvedla jsem své zkušenosti, poznatky i návrhy pro budoucí ročník/y. Mým stanoveným cílem bylo zajistit kompletní službu Guest Service při 27. ročníku festivalu. Jediná část tohoto cíle, která se nepovedla, bylo ubytování účastníků formou CouchSurfingu. O tuto službu zájem nebyl. Je to pravděpodobně proto, že kolegové z VŠMU a DAMU, kterým jsme službu nabízeli, se zřejmě většinou ubytovali jako účinkující nebo jako studenti produkce a organizátoři pražského festivalu Zlomvaz, kterým jsme po domluvě taktéž hradili pokoje v Boby Centru. Kompletní služba Guest Service pro 27. ročník festivalu fungovala, hosté a porotci byli zajištěni, ubytování taktéž. Zdroje k ověření se nacházejí v přílohách. Tím byl nastavený cíl dodržen. Dodatek autorky Festival byl pro mě jednou velkou zkušeností a myslím, že stejně tak pro zbytek organizačního týmu. Ať už jsme s výsledky spokojeni či nespokojeni, navždy nám už tato zkušenost zůstane a můžeme pokračovat dalšími projekty poučeni z minulých chyb. Festival i celý organizační tým měl při tomto ročníku možnost dalšího rozvoje a nejlepší na tom všem je, že tento proces nikdy nekončí. Když to vezmeme z pohledu festivalu, ten bude dál pokračovat a bude vychovávat další a další studenty ateliéru Divadelního manažerství a jevištní technologie na DIFA JAMU v Brně.

9 Prameny a zdroje PRŮCHOVÁ, Hana - Specifika uměleckých projektů, Pracovní sešit k publikaci Projektové řízení - Jak zvládnout projekty, ISBN: ŽŮRKOVÁ, Michaela - Dokumentace bakalářského absolventského výkonu, Vedení sekce Hosté, soubory a porota v rámci 26. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016, Brno 2016 Interní hodnocení členek sekce Guest Service: Petra Srbová, Iva Černá Děkovné y vybraných hostů z konverzace sekční ové schránky. Seznam zkratek, grafů a tabulek Seznam zkratek: GS - Guest Service FR - Festivalová rada ÚOT - Úzký organizační tým MFR - Malá festivalová rada S/E - festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER DIFA - Divadelní fakulta JAMU - Janáčková akademie múzických umění ADMaJT - Ateliér divadelního manažerství a jevištní technologie ATD - Ateliér audiovizuální tvorby IVF - International Visegrad Fund UNESCO - United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization CED - Centrum experimentálního divadla MŠMT - Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy SFK - Státní fond kultury UTB - Univerzita Tomáše Bati ČR - Česká republika JMK - Jihomoravský kraj

10 DAMU - Divadelní fakulta Akademie múzických umění VŠMU - Vysoká škola múzických umění DnO - Divadlo na Orlí HPS - Hosté, porota, soubory OOU - Objektivně ověřitelné ukazatele HF - Hudební fakulta Seznam grafů: Graf č. 1 - Poměr A a B hostů Graf č. 2 - Poměr obecných skupin hostů Graf č. 3: Změny v ubytování - Hotel Slavia Graf č. 4: Změny v ubytování - Boby Centrum Seznam tabulek: Tabulka č. 1 - Přehled nákladů a zdroje krytí (plán k ) Tabulka č. 2 - Přehled nákladů a zdroje krytí (výsledek k ) Seznam příloh Příloha A: Logický rámec pro vedení sekce Guest Service Příloha B: Časové harmonogramy Příloha C: Pozvánka na Setkání odborníků Příloha D: Statut ocenění a statut poroty Příloha E: Oficiální dopis pro porotu Příloha F: Medailonky porotců Příloha G: Informace pro porotce Příloha H: Výsledná udělení ocenění porotou Příloha I: Zvací dopisy hostům Příloha J: Přehled potvrzených hostů Příloha K: Brožura Who is Who (ukázka) Příloha L: Ubytovací tabulky pro hotely Příloha M: Přijaté faktury z hotelů