Technická dokumentace

Transkript

1 Příloha č. 1 zadávací dokumentace veřejné zakázky na sledování dotací Plzeňského kraje Technická dokumentace

2 1. Předmět plnění veřejné zakázky Předmětem zadávacího řízení je vytvoření systému pro správu dotačních titulů vyhlašovaných Plzeňském krajem a pro sběr ţádostí v rámci těchto dotačních titulů včetně ţádostí o dotace mimoprogramové. Dodavatel zajistí realizaci následujících kroků: - Koordinaci doplnění analýzy IS souvisejících s implementací IS pro správu dotací poskytovaných Plzeňským krajem. - Koordinaci doplnění dalších vstupů pro potřeby vytvoření architektury IS (struktura dat, struktura šablon, reportů atp.). - Zpracování implementačního dokumentu s cílem popsat konečnou technickou specifikaci řešení. - Implementaci systému pro správu dotací Plzeňského kraje. - Vytvoření uţivatelské příručky pro ţadatele a zpracování videopříručky pro vyplnění ţádosti o dotaci. - Vytvoření videokurzu a e-learningového kurzu pro uţivatele informačního systému v členění na role - Vytvoření uţivatelské příručky pro administrátora a správce dotací (dotační tituly i mimoprogramové dotace). - Proškolení administrátorů IS pro správu dotací Plzeňského kraje - 3 osoby z řad zaměstnanců Plzeňského kraje. - Proškolení správců IS pro správu dotací Plzeňského kraje 40 osob na straně poskytovatele. - Koordinaci pilotního testování IS pro správu dotací Plzeňského kraje včetně jeho evaluace. - Aktivně se účastní na předvedení systému na celkem 10 seminářích pro různé další cílové skupiny. - Aktualizace IS pro správu dotací Plzeňského kraje. 1.1 Harmonogram realizace veřejné zakázky Činnosti Termín dokončení Implementace systému pro správu dotací poskytnutých z rozpočtu Plzeňského kraje Vytvoření uţivatelské příručky pro ţadatele Vytvoření uţivatelské příručky pro administrátora a správce dotace Vytvoření videokurzu a e-learningového kurzu pro uţivatele Proškolení administrátorů IS pro správu dotací Plzeňského kraje - 3 osoby z řad zaměstnanců Plzeňského kraje Proškolení správců IS pro správu dotací Plzeňského kraje 40 osob na straně poskytovatele Koordinaci pilotního testování IS pro správu dotací Plzeňského kraje včetně jeho evaluace Aktualizace IS pro správu dotací Plzeňského kraje Cíle a důvody pro implementaci SW na správu dotačních titulů Mezi cíle implementace IS pro správu dotací patří eliminace následujících nedostatků: Duplicita zadávání dat existence více systémů, kam se zadávají informace (spisová sluţba, evidence usnesení, evidence smluv, ekonomický SW, datový sklad, KEVIS ten pouze dočasně a interní databáze odborů).

3 Není přehled o struktuře a výši dotací napříč i přes skutečnost, ţe jsou ţádosti a následně poskytnuté dotace zadávány do minimálně čtyř systémů, neexistuje přehled, který by viděli ti, co jej potřebují. Nedostatečný přehled se promítá primárně do těchto úrovní: o Finanční moţnost překročení limitu v rámci zákona o krajích a kompetencích rada/zastupitelstvo (kompetence - rada schvaluje do ,- Kč, zastupitelstvo schvaluje nad ,- Kč). o Finanční vazba na schvalování ţádosti o dotace v některých dotačních titulech jsou hodnoceny dle výše a četnosti přidělení dotace mezi lety (spravedlivé rozdělení dle výše finančních prostředku poskytnutých jednomu ţadateli). Toto však je hodnoceno izolovaně pouze v rámci jednoho dotačního titulu, coţ je zavádějící, a nabourává tak stanovování priorit. o Finanční neexistuje přehled pro plánování rozpočtových výdajů. o Finanční neexistuje průběţné řízení výdajů a sledování čerpání rozpočtu a zároveň je velmi upozaděna statistická úroveň. o Duplicita duplicita tematického zaměření ţádosti od jednoho ţadatele. Zde by mohlo dojít ke schválení stejné nebo podobné investiční/neinvestiční akce jednoho ţadatele z více zdrojů. o De-minimis struktura veřejné podpory a výjimek není moţné efektivně dohledat, jestli ţadatel jiţ někdy podobnou podporu z kraje obdrţel. o De-minimis statistická úroveň není moţné vést operativně a stále aktuálně databáze, proto pomůţe jednotná a centrální evidence. Nesystémovost neprovázanost s dalšími systémy, a to jak procesními, tak IT. Zde se jedná primárně o sledování finanční náročnosti systému a identifikaci odpovědnosti. Neexistence centrálních evidencí: o ţadatelé není nikde přehled o všech ţadatelích, coţ ovlivňuje komplexnost systému a strukturu základních informací pro hodnocení ţádostí a pro další statistiky pro potřeby řízení systému, o příjemci mnohdy není patrné kdo, kolik a kdy obdrţel. Toto ztěţuje systém v mnoha oblastech. Potřeba cílení rozvoje krajských organizací odbory, které se podílejí na výkonu zřizovatelské funkce (dále také zřizovatelské odbory) nemají vţdy přehled o dotacích, které jsou poskytovány zřizovaným organizacím ve fázi jejich příslibu. Mnohdy není moţnost ovlivnit jejich cílení v souladu se strategií rozvoje oblasti. Veřejnosprávní kontrola ve vazbě na kapacity, plánování a komplexnost. Zároveň dochází ke kompetenčním problémům. Vymezení personálních a dalších nákladů na řízení systému poskytování dotací není jasně stanovena výše úvazpku zaměstnance na systém poskytování dotací. Stejně tak absentuje moţnost sledovat další související výdaje, které jdou na systém poskytování dotací Plzeňského kraje. Nejednotnost propagace dotačních moţností stejně jako nejsou nastavena pravidla pro potřeby vypisování dotačních titulů, tak není dostatečně ukotven proces jejich komunikace směrem k cílové skupině. Chyby v administraci dotací neexistuje moţnost penalizovat nebo ovlivňovat ty příjemce, kteří se opakovaně dopouštějí chyb při administraci dotace napříč dotacemi a dotačními tituly. Neustálé opakování jednorázových zjišťování i několikrát ročně problémem je, ţe dochází k neustálému opakování sběru dat napříč odbory, coţ zabírá čas jednotlivým zaměstnancům. Kaţdá drobnější akce dle zvyklostí zabere cca 3 dny a mnohdy maskuje nečinnost v jiných oblastech. Klíčové je eliminovat tuto skutečnost ve vazbě na zvýšení produktivity práce. Jedná se především o data o poskytnutých dotacích ve struktuře informací, které jsou v rámci systému plánovány jako povinné poloţky. Existence systému pro ţádání o dotace v oblasti lesnictví a doplňkově včelařství existuje jiţ systém, který je vhodně upraven pro oblast administrace dotací se zaměřením na

4 lesnictví. Bez jeho existence by mohlo dojít k zesloţitění procesu sběru ţádostí v této oblasti příliš náročný systém. Je otázpkou, zda jej nepouţívat jako přílohu ke standardizované ţádosti. umí generovat i celou řadu šablon pro administraci dotací. Problémem je, ţe není on-line, ale instaluje se a exporty se zasílají jako ţádosti technicky je zastaralý. Potřeba propojení systému s evidencí ÚOHS podpora de-minimis. Nedostatky v oblasti interní kontroly mimo špatně řízenou veřejnosprávní kontrolu mohou stávající nedostatky v systému způsobit i porušení interních kontrolních mechanizmů a hlavně můţe dojít k porušení právních předpisů, proto je potřeba posílit bezpečnost systému i ve vazbě na jeho průběţné vyhodnocování. 1.3 Interní dokumentace na straně kraje Na straně zadavatele existují v současné době následující interní dokumenty upravující problematiku poskytování dotací z rozpočtu Plzeňského kraje: SMĚRNICE S 5/2010 O KONTROLNÍ ČINNOSTI upravuje všechny druhy kontroly zaměřené primárně na hospodaření s prostředky Plzeňského kraje. Jednací řád Rady Plzeňského kraje upravuje schvalovací procesy a způsob komunikace. Jednací řád zastupitelstva kraje a výborů zastupitelstva kraje upravuje schvalovací procesy a způsob komunikace. Plán kontrolní a metodické činnosti prováděné na obecních a městských úřadech v 1. pololetí roku 2011 definuje kontrolované subjekty, předmět kontroly, časové období provádění kontrol a určuje kontrolovaný odbor PRAVIDLA ZVEŘEJŇOVÁNÍ DOKUMENTŮ NA PORTÁLU PLZEŇSKÉHO KRAJE. SMĚRNICE S 2/2010 o poskytování veřejných podpor a podpor de minimis. Směrnice S 1/2004 o tvorbě vnitřních předpisů Krajského úřadu Plzeňského kraje. Směrnice S 2/2011 Oběh účetních dokladů. Organizační řád Krajského úřadu Plzeňského kraje Ř 1/2011 vymezuje působnost jednotlivých odborů při administraci dotací. Výše uvedené dokumenty dostane dodavatel k dispozici. 1.4 Druhy poskytovaných dotací Forma podávání ţádostí o dotaci: Dotace programové jsou vázány na jmenovitý dotační titul a jsou pro ně stanovena jasná pravidla, a co je důleţité, i finanční limit. Je k nim stanoven jasný garant atp. Dotace mimoprogramové jedná se o mimořádné dotace, které jsou poskytovány rovněţ z rozpočtu Plzeňského kraje. Nemají jasný finanční limit pouze vazba na celkovou strukturu rozpočtu. Jsou poskytovány na základě jakékoli formy ţádosti, postup není nikterak standardizován. Vzhledem ke skutečnosti, ţe mnohdy není u tohoto druhu dotací zpracována ţádost s předstihem, je nutné umoţnit v systému manuální editaci zadání informace o podání ţádosti a realizaci kroků zpětně z úrovně administrátora dotace. Dotace mimoprogramové opakované jedná se o dotace, které jsou poskytovány opakovaně stejnému ţadateli za podobných podmínek jako běţné mimoprogramové dotace. Mimoprogramové dotace budou v systému zařazeny pod programem - mimoprogramové dotace jednou kolonkou. Dotace mimoprogramové bez ţádosti o dotaci jedná se o dotace, které jsou poskytnuty bez ţádosti jako takové a to pouze na základě schválení částky v rozpočtu, nebo přímým schválením ZPK/RPK. Tyto dotace budou do systému případně dodávány manuálně. Více informací ke struktuře poskytovaných dotací je uvedeno v příloze č. XX zadávací dokumentace Analýza stávajícího rozsahu a způsobu poskytování a sledování dotací, grantů a darů Plzeňským krajem.

5 1.5 Struktura odborů vstupujících do administrace dotací Cílem této kapitoly je popsat strukturu odborů, které se podílí na poskytování dotací Plzeňského kraje a identifikace počtu osob, které se systémem přichází do styku. Tabulka: Struktura odborů vstupujících do administrace dotací: Odbor Hlavní podíl dotace Doplňkový dotace podíl Zapojení Odbory administrující dotace Odbor kanceláře hejtmana mimoprogramové dotace x Administrace Odbor krizového řízení mimoprogramové dotace programové dotace Administrace Koordinátor projektu Bezpečný kraj programové dotace x Administrace Odbor regionálního rozvoje programové dotace mimoprogramové dotace Administrace Odbor kultury, památkové mimoprogramové péče a cestovního ruchu programové dotace dotace Administrace Odbor sociálních věcí programové dotace mimoprogramové dotace Administrace Odbor školství programové dotace mimoprogramové dotace Administrace Odbor zdravotnictví mimoprogramové dotace programové dotace Administrace Odbor ţivotního prostředí programové dotace mimoprogramové dotace Administrace Odbor dopravy mimoprogramové dotace programové dotace Administrace Odbor informatiky programové dotace x Administrace Odbory podpůrné Odbor ekonomický x x Finanční řízení Vedení některých Odbor kanceláře hejtmana x x podpůrných registrů Odbor informatiky x x Podpora v rámci IS Spolupráce Odbor kontroly, dozoru a veřejnosprávních stíţností x x kontrolách Obrázek: Organizační uspořádání jednotlivých článků systému řízení dotací při Tým pro řízení vize Volené orgány v čele s hejtmanem kraje Organizační jednotka - Řízení strategie a rozvoj kraje, součást Dotační tituly Odbor ekonomický Odbor kontroly, dozoru a stíţností Odbor administrující dotace Odbor administrující dotace Odbor administrující dotace Odbor informatiky Podpůrný tým Výkonný tým Výše uvedené schéma znázorňuje velmi jednoduše skutečnost, ţe cílem nastavení systému musí být jedna koordinační jednotka, která bude mít na starosti nejen metodickou podporu jednotlivým zaměstnancům administrujícím dotace (tato koordinační jednotka je alokována na úrovni odboru ekonomického), ale i úroveň statistickou a rozvojovou, kdy musí reportovat směrem k vedení kraje o

6 průběhu naplňování cílů stanovených pro oblast dotační politiky. Pro tyto účely potřebuje přímo komunikovat s podpůrnými odbory, které mají toto koordinačně v kompetenci. Odvětvové odbory mající v současné době na starosti administraci dotací neztratí svou roli pro oblast řízení poskytování konkrétních dotačních titulů, odbor ekonomický posílí důraz na finanční řízení dotací a tvorbu střednědobých koncepcí, odbor informatiky zajistí provoz a správu implementovaného IS, odbor kontroly zvýší úroveň spolupráce při veřejnoprávních kontrolách. 1.6 Struktura práv v rámci informačního systému pro správu dotací poskytovaných Plzeňským krajem Správce Odbor informatiky (část podpůrného týmu): - Správa aplikace podpora uţivatele - Práva k IS doplňování a úprava poloţek a jednotlivých částí systému Analytik/Metodik Řízení strategie a dotací - Analytická role o Generování sestav moţnost komplexního filtrování - Kontrolní role o Kontrola komplexnosti dat o Nastavení vzájemných kontrolních mechanismů vazba na zajištění prevence pochybení systému (správa seznamu hříšníků ) - Metodická role o Jednotná metodika řízení dotačních programů o Správa poţadavků na funkčnost systému dotace : - Vyhlášení dotačního titulu - Ţádost - Administrace - Vyúčtování - Komunikace o HelpDesk mail o FAQ dle dotačních titulů - Reporty k dotačním titulům ve správě - Kontrolní mechanismus - Přístup do přehledu všech ţadatelů a příjemců v ostatních dotačních titulech moţnost generovat dle filtru sestavy ve vazbě na poţadovanou informaci, bez moţnosti editace. Další subjekty zapojené v rámci administrace ţádosti o dotaci (např. Hasičský záchranný sbor) - Administrace - Ţádost - Vyúčtování - Komunikace o HelpDesk mail o FAQ dle dotačních titulů /Příjemce: - Ţádost - Vyúčtování - Komunikace HelpDesk - Hlášení stavu ţadatel vidí co se s jeho ţádostí aktuálně děje.

7 1.7 Struktura plánovaných informací v IS pro poskytování a správu dotací a darů poskytovaných Plzeňským krajem Ukazatel Popis Zdroj pořízení dat OBECNÉ Pořadové číslo vazba na rozpočet a číselníky Katastr Identifikátor zahraničního subjektu IČ Číslo bankovního účtu Rodné číslo Sídlo/adresa trvalého bydliště Adresa pro doručení Kontaktní osoba ţadatele Jméno statutárního zástupce Další kontakty na ţadatele Typ organizace Plátce DPH (uplatňuje odpočet) Obsahem by mělo být číslo dotačního titulu, pořadí žádosti a znak pro dotaci Číselník dotací se natahuje z rozpočtu. Struktura číselníku: - Dotační titul - Pořadí žádosti - Znak v rozpočtu Druhy číslování: - Dotace řádné - Dotace mimořádné Název žadatele u právnické osoby dle ARES u fyzické osoby jméno a příjmení. U právnické osoby bude načteno z ARES. rovněž umožní ruční vstup na změnu názvu, když nesouhlasí s ARESem (neaktuálnost ARESU) / Provázání na katastr (památkáři), dotace mají vazbu na nemovitost a je potřeba vědět všechny majitele dané nemovitosti, musí být i všichni vyjmenováni v usnesení, dotace potom bude poskytnuta jen na jeden BÚ (ve smlouvě hlavní žadatel + spoluvlastníci) / Vzhledem ke skutečnosti, že dochází k poskytování dotací i subjektům, které nemají sídlo nebo bydliště na území PK ani ČR, je nutné počítat i s tímto identifikátorem. Tento identifikátor bude zadáván manuálně. Pouze u právnické osoby a OSVČ Další identifikátory pro forestu, sociální služby Načtení čísla účtu ze seznamu smluvních partnerů, možnost ruční editace při chybném zadání, nebo při neregistrovaném uživateli / Fyzická osoba, je klíčové zajistit soulad s ochranou osobních údajů Sídlo u právnické osoby a adresa u fyzické osoby. U právnické osoby bude načteno z ARES. Vyplňuje se pouze v případě odlišné adresy od adresy sídla/bydliště Jméno, Příjmení, , mobil Jméno Příjmení, , mobil telefon, fax, číslo datové schránky Výběr dle právní subjektivity - bude načteno z RES /ţadatel V případě není-li DPH uznatelným výdajem - výběr v menu Název akce Vyplňuje se název projektu Investiční/neinvestiční/kombinace Typ dotace Rozlišení u kombinovaných podle objemu Závaznost/účel informací Povinné/Registrace Nepovinné/Registra ce Povinné/Registrace Povinné/Registrace Povinné/Registrace Povinné/Registrace Nepovinné/Registra ce

8 Ukazatel Popis Zdroj pořízení dat financí zvolí, které typy se žadateli nabídnou k zaškrtnutí (inv,neinv.kombi) Název dotačního titulu - výběr z menu. Mimoprogramové dotace budou vedeny jako dotační titul mimoprogramové dotace Dotační titul Členění dotačního titulu na podprogramy Podprogramy výběr z menu Místo realizace projektu Nepovinná položka Povinnost vyplnit definuje vyhlašovatel Problém u sledová např. putovních akcí. Místo, místo konání Rozdělení dopadů provede po ověření Vazba na část obce administrátor podle potřeby Vazba 1/n Lokalita, kam má projekt dopad - kraj, Místo dopadu Rejstříkové číslo, jiná identifikace ORP Okres Číslo usnesení RPK/ZPK region atp. Natahovat z katastru nemovitostí/natahovat z programu památky. Území ORP, kde bude projekt realizován, dle místa realizace Území okresu, kde bude projekt realizován, dle místa realizace /Ţadat el Číslo jednací Přenos dat ze spisové služby Složení komise s kontakty Navrhovací komise Přenos dat z evidence usnesení Automatické generování čísla vyhlášeného dotačního programu Provázání na číslo usnesení. Kontaktní osoba za dotační titul Vazba na evidenci zaměstnanců Informace se tahají ze systému KÚ zvolí se jen jméno nebo jiný identifikátor zbytek kontaktu se natáhne automaticky. Účel dotace popis projektu Podrobný popis projektu Popis osob/subjektů pro něž je projekt určen. Definovaný číselník skupin, ze Cílová skupina kterého si žadatel vybere. TERMÍNY /Systé m Datum/období sběru ţádostí Informace pro žadatele od kdy do kdy bude probíhat odevzdávání žádostí Přenos dat ze spisové služby, nebo automaticky načtený údaj při přenosu ze Datum doručení systému - vazba na přímé podání ţádosti prostřednictvím zaváděného IS. Datum doporučení v komisi Zápis Datum schválení v RPK/ZPK Přenos informace z evidence usnesení REALIZACE Začátek - plán Konec - plán Začátek - skutečnost Závaznost/účel informací Nepovinné/Registra ce Povinné/Registrace

9 Ukazatel Popis Zdroj pořízení dat Konec - skutečnost Etapy Termíny vyúčtování Pouze u etapových a víceletých dotací, kdy je potřeba evidovat primárně náklady a vyúčtování ve více obdobích. Termíny, kdy má žadatel podat vyúčtování - systém bude generovat upozornění na žadatele a na poskytovatele o nutnosti provedení vyúčtování v předstihu cca 1 měsíc. bude umožňovat nastavení různého časového rozptylu tj. stanovení více termínů. Možnost nastavit kolik dní předem poslat - různé k jednotlivým žádostem Možnost dopsat k upozornění žadatele poznámku poskytovatele. Závaznost/účel informací Povinné/Smlouva ROZPOČET Celkové náklady poloţkový - Plán, v průběhu administrace ţádosti se mění, v ţádosti rozpočtované náklady, ke smlouvě skutečné vysoutěţené Celkové náklady poloţkový - Skutečnost, v průběhu administrace ţádosti se mění, v ţádosti rozpočtované náklady, ke smlouvě skutečné vysoutěţené Poţadovaná výše dotace - celková Částka schválená v RPK/ZPK celková Konečná výše dotace Datum podpisu smlouvy Datum splatnosti Datum vyplacení dotace Funkcionalita generování položek rozpočtu z úrovně administrátora dotačního titulu a i z úrovně žadatele. Pro administrátora bude nutné zajistit soulad se standardní skladbou rozpočtu, což bude třeba prodiskutovat, co je tím myšleno. Na souvislé akce jedna částka, pokud na více různých věcí potom položky. Funkcionalita generování položek rozpočtu z úrovně administrátora dotačního titulu a i z úrovně žadatele. Pro administrátora bude nutné zajistit soulad se standardní skladbou rozpočtu, což bude třeba prodiskutovat, co je tím myšleno. Na souvislé akce jedna částka, pokud na více různých věcí potom položky. Funkcionalita generování položek rozpočtu z úrovně administrátora dotačního titulu a i z úrovně žadatele. Pro administrátora bude nutné zajistit soulad se standardní skladbou rozpočtu a s uznatelnými náklady. Musí být možnost procentuálního přepočtu dle dotačního titulu. Funkcionalita generování položek rozpočtu z úrovně administrátora dotačního titulu a i z úrovně žadatele. Pro administrátora bude nutné zajistit soulad se standardní skladbou rozpočtu, znamená to v této fázi vygenerování rozpočtového opatření (v současnosti zpracovává OE) nebo žádosti o rozpočtové opatření či rozpočtovou změnu (v současnosti zpracovává SOR). Musí být možnost plošného přepočtu dle případného krácení dotace. Vzhledem ke skutečnosti, že v průběhu čerpání dotace dochází k průběžným změnám rozpočtu, tak je klíčové zajistit, aby v systému byla zohledněna konečná částka dotace. Vazba na ekonomický systém na základě pokynu od referenta automaticky ze systému /ţadatel poskytovatel Povinné/Smlouva Povinné/Smlouva Povinné/Smlouva Povinné/Smlouva Povinné/Platební poukaz

10 Ukazatel Popis Zdroj pořízení dat Vyplacená částka Skutečně čerpaná částka Částka vratky - celkem Datum vratky Vratka dotace Vyúčtování dotace poţadováno - Vyúčtování dotace skutečné Moţnosti získání jiných Jiné zdroje financování na projekt Žadatel pošle avízo, kdy pošle vratku na KU Příjemce Bude přenesena informace ze strany ekonomického IS Cílem je identifikace možnosti čerpání finančních prostředků na dotčenou akci z jiných zdrojů, než jsou zdroje v rámci dotčeného titulu, v kterém žádá. Zde budou uvedeny jiné veřejné zdroje požadované na projekt o zdroj o výše o účel Výše veřejné podpory dle reţimu De-minimis - nárokovaná Výše veřejné podpory dle reţimu De-minimis - poskytnutá Výše veřejné podpory dle reţimu De-minimis - jiţ poskytnutá (v jiném titulu, jiný poskytovatel atp.) Poznámka APLIKACE PRO ŘÍZENÍ KONTROL: Plán Záznam Plnění opatření PŘÍLOHY EXPORT ŠABLON Kontrolní list schvalování Usnesení Platební poukaz Oznámení o schválení Poţadavek na doplnění ţádosti Smlouva Interní aplikace pro řízení kontrol s možností upozornění a generování oznámení o kontrole. Zavedení záznamu o provedené kontrole s možností generovat kontrolní protokol Generování záznamu o kontrole struktura ve vazbě na Směrnici o kontrolní činnosti. Zavedení záznamu o provedených opravných opatřeních s možností generovat zprávu o provedených opatřeních Všechny vstupní šablony budou totožné pro veškeré dotační tituly s možností editace přímo v systému (vazba na specifika konkrétního dotačního titulu), aby mohlo docházet k jejich plošnému generování dle jednotlivých žadatelů. /systé m /Systé m /Ţadat el /Poskytovat el Příjemce Závaznost/účel informací Povinné/Ekonomick ý systém Povinné/Smlouva Oznámení o kontrole

11 Ukazatel Popis Zdroj pořízení dat Závaznost/účel informací Pověření ke kontrole Kontrolní list veřejnosprávní kontrola 1.8 Vazba integrace IS pro správu dotací poskytovaných Plzeňským krajem na ostatní informační systémy Ověření: epusa, SSO, EOS Sw zpracování dotací Rozpočet PK Schválení, vypsání programu iusnesení Portál PK Vyplnění ţádosti Evidence smluvních partnerů ARES (Centrální rejstříky) Odeslání ţádosti Spisová sluţba (Athena) Vyhodnocení ţádosti Deminimis Příloha k iusnesení iusnesení CEDR Datové trţiště Schválení ţádosti Athena Info o schválení dotace Fo re st a Vytvoření smluv Evidence smluv Agendio Podepsání smluv Vyplacení dotace Platební poukazy ERP Deminimis Kontrola, vypořádání Spisová sluţba (Athena) Číselníky PAMÁTKY (REJSTŘÍKOVÉ ČÍSLA PAM) Registr poskytovatelů MPSV EOS Údaje o pracovnících Katastr nemovitostí

12 Krok Vazba na IS Výstup Poznámka Zavedení administrátora dotačního titulu Správa přístupů na úrovni administrátora Zavedení dotačního titulu Zaloţení účtu ţadatele (zavedení uţivatele) - právnická osoba Zaloţení účtu ţadatele (zavedení uţivatele) - fyzická osoba Zaloţení ţádosti o dotaci Ověření uţivatele (ztráta hesla atp.) Vyplnění ţádosti Odeslání ţádosti - ověření ţadatele EOS - údaje o pracovnících EOS - údaje o pracovnících Šablony pro dotační tituly ARES, Evidence smluvních partnerů, epusa, Virtuos Evidence smluvních partnerů, Virtuos ARES, Evidence smluvních partnerů, epusa, Virtuos pro poskytování dotací ARES, Evidence smluvních partnerů, epusa, Virtuos ARES, Evidence smluvních partnerů, epusa, Virtuos Přístupová práva k IS pro zaměstnance úřadu Zavedení nového zaměstnance do systému, nebo aktualizace při ztrátě hesla atp. Unifikovaný formát dotačního titulu, který si uzpůsobí konkrétní administrátor svým potřebám Registrovaný ţadatel Registrovaný uţivatel Zaloţená ţádost ověřenému ţadateli. U ověřeného ţadatele bude moţné kopírovat jednotlivé ţádosti. U neregistrovaného to nepůjde a kaţdý bude muset vyplňovat znovu. Aktualizovaný účet Načtené základní údaje o ţadateli registrovaný v systému Je nutné umoţnit vyuţití přístupových práv nastavených na úrovni krajského úřadu, aby nemusel mít zaměstnanec další přihlašovací údaje v novém systému. Cílem je, aby se skladovaly šablony a daly se aktualizovat dle potřeby. Základní sada však musí být stejná. Cílem je, aby se ţadatel zaregistroval pouze jednou a následně pouze aktualizoval údaje. Nebude se týkat všech fyzických osob, ale pouze těch registrovaných. Cílem je opětovně ověřit aktuálnost údajů pro registraci. Musí se jednat o funkčnost samotného IS.

13 Krok Vazba na IS Výstup Poznámka Odeslání ţádosti - forma odeslání Načtení dokladu o právní subjektivitě Spisová sluţba ARES, Evidence smluvních partnerů, epusa, Virtuos Ţádost zaregistrovaná prostřednictvím spisové sluţby Doklad o právní subjektivitě v systému pro hodnocení ţádosti Ţádost bude zaregistrována po odeslání ze systému pro správu dotací v uzlu spisové sluţby. Je nutné vnímat skutečnost, ţe forma odeslání můţe být rovněţ přímá prostřednictvím administrátora dotačního titulu, tedy neprojde přímo spisovou sluţbou, ale bude nutné tam ţádost zaregistrovat. Hodnocení přijatelnosti Ověření dotační historie ţadatele na úrovni PK Registr deminimis Datový sklad, registr v rámci IS správa dotací Ověření skutečnosti, zda ţadatel nečerpal deminimis přes stanovený limit. Ověřený a solidní ţadatel Cílem je zamezit poskytování dotací nesvědomitým ţadatelům, kteří nezvládají administraci. Hlášení de-minimis IS Správa dotací Přenos schválené výše veřejné podpory do národního registru Komunikace s ţadatelem/příjemcem Spisová sluţba Vyrozumění ţadatele o schválení ţádosti Příprava smluv Evidence smluv IS Správa dotací Evidence smluv Agendio Generování elektronické smlouvy Zaevidovaná smlouva Tvorba usnesení I-usnesení Zpracované usnesení a zaevidování formuláře do systému Evidence usnesení Zaúčtování dotace I-usnesení Ekonomika Přenos čísla usnesení do IS Správa dotací Zaúčtovaný nárok na dotaci Proplacení dotace Platební poukazy Proplacená záloha na dotaci/proplacená dotace Publicita dotačního titulu Vazba na web PK Přenesená informace o vyhlášení dotačního titulu na web kraje

14 Krok Vazba na IS Výstup Poznámka Publicita schválených projektů Vazba na web PK Korespondence s příjemci - řízená Korespondence s příjemci - automatická Generování čísla nemovitosti Spisová sluţba Katastr nemovitostí, Památky Přenesená informace o schválení ţádostí na web kraje Komunikace prostřednictvím IS Správa dotací zaevidovaná ve spisové sluţbě. musí umoţnit přiřadit kaţdému dokumentu spisový a skartační znak dle jeho charakteru. Upozorňování příjemců na termíny, úkoly, změny stavu projektů atp. Tato upozornění na základě předdefinovaných poloţek generuje sám systém. Ověřená nemovitost dle rejstříku Cílem je ověřit relevanci zadaného čísla nemovitosti.

15 Aplikace Funkcionalita aplikace Poţadovaná součinnost Určení Rozhraní Uţití Evidence organizační evidence organizační struktury, WS struktury uţivatelů a jejich oprávnění předání informací o uţivatelích mající nastaven přístup do aplikace, jejich pracovní zařazení a kontaktní údaje uţivatelé domény plzenskykraj ověření, autorizace epusa.cz portál územních samospráv aktuální evidence územních samospráv, jejich statutární zástupce, kontakty a seznam osob mající přístup do systému samospráva WS ověření, autorizace evirtuos.cz systém, který poskytuje sluţby zajištující větší kvalitu komunikace občanů s úřady samosprávy a to jak v oblasti čistě samosprávné, tak i v oblasti přeneseného výkonu státní správy. ověřené informace o subjektu či občanovi, kontakty registrovaný ţadatel WS ověření, autorizace Modul, který je poţadován v rámci dodávky jednorázové přihlášení bez ověřování umoţní podat ţádost, informace o stavu podání obdrţí na s příslušným bezpečnostním kódem, který bude vţdy vyţadován pro zjištění stavu podání. Bezpečnostní kód se vţdy vztahuje pouze k jednomu podání. Pokud ţadatel podá dvě či více podání, musí se na kaţdé podání zeptat zvlášť a zadat pokaţdé vygenerovaný bezpečnostní kód bez součinnosti neregistrovaný ţadatel ověření Rozpočet PK systém, spravující finanční rozpočet PK vazba na jednotlivé finanční kapitoly, čerpání a disponibilitu zadavatel WS cashflow Portál PK portál Plzeňského kraje přenos informací o vyhlášení dotace a jeho stavu zadavatel, ţadatel WS informace o dotačních titulech

16 Aplikace Funkcionalita aplikace Poţadovaná součinnost Určení Rozhraní Uţití Evidence smluvních partnerů centrální databáze všech subjektů, s kterými PK má jakýkoli vztah přebírání stávajících záznamů, aktualizace a zakládání nových subjektů systém WS databáze ţadatelů Spisová sluţba (AtehanA) elektronická spisová sluţba přenos veškeré komunikace do spisové sluţby včetně dokumentů systém WS evidence spisů k dané problematice iusnesení elektronické zpracování usnesení PK vazba na všechna usnesení mající vztah k jednotlivým dotačním programům, tvorba příloh k usnesením systém, zadavatel URL, WS vazba dotace - usnesení ARES - Administrativní registr ekonomických subjektů systém, který umoţňuje vyhledávání nad ekonomickými subjekty registrovanými v České republice. Zprostředkovává zobrazení údajů vedených v jednotlivých registrech státní správy, ze kterých čerpá data (tzv. zdrojové registry). ověřování a převzetí údajů ţadatele systém WS kontrola dat Centrální registr podpor malého rozsahu (de minimis) zrychlení administrace poskytování podpory malého rozsahu, neboť odpadnou dosavadní formální kroky předcházející samotnému poskytnutí podpory de minimis konkrétnímu příjemci. Zásadně se také zvýší právní informovanost a právní jistota poskytovatelů i příjemců podpory de minimis předávání a převzetí dat dle platné legislativy systém WS přenos dat Evidence smluv (Agendio) evidence smluv a všech jejich náleţitostí zadání, auktualizaci a přenos dokumentů. Vazba na uzavřené smlouvy systém, zadavatel WS přenos dat, vytvoření smluv

17 Aplikace Funkcionalita aplikace Poţadovaná součinnost Určení Rozhraní Uţití Platební poukazy systém pro elektronické zpracování platebních poukazů s vazbou na rozpočet a ERP po schválení ţádosti vytvoření platebního poukazu, evidence stavu poukazu a datum úhrady či vratky systém, zadavatel WS, URL zaloţení PP a informace o jeho stavu Datové trţiště systém umoţňující různé pohledy nad uloţenými daty přenos dat o všech ţádostech o dotaci aţ po jejich uzavření systém WS, DB přenos dat IS CEDR (Centrální evidence dotací z rozpočtu) je komplexem informačních systémů a slouţí jako podpůrný nástroj pro sledování, evidenci, vyhodnocení a kontrolu dotací a návratných finančních výpomocí (NFV) poskytovaných ze státního rozpočtu (SR), prostředků EU a dalších finančních mechanismů. Skládá se z několika částí, které jsou podle svého určení provozovány u poskytovatelů dotací a NFV (resorty, agentury), v centru zpracování na Ministerstvu financí (MF) a na Ústředním finančním a daňovém ředitelství (ÚFDŘ), finančních ředitelstvích a okresních finančních úřadech předávání a převzetí dat dle platné legislativy systém WS přenos dat

18 Aplikace Funkcionalita aplikace Poţadovaná součinnost Určení Rozhraní Uţití Registr poskytovatelů MPSV Na základě zákona č.108/2006 Sb., o evidovat "Identifikátor" dotace, který přiděluje systém??? přenos dat sociálních sluţbách, s účinností od je zřízen Registr poskytovatelů sociálních sluţeb. Smyslem tohoto zákona je chránit práva a oprávněné zájmy lidí, kteří jsou oslabeni v jejich prosazování, a to z různých důvodů jako je věk, zdravotní postiţení, nedostatečně podnětné sociální prostředí, krizová ţivotní situace a mnoho dalších příčin. Zákon vymezuje vedle práv a povinností jednotlivců také práva a povinnosti obcí, krajů, státu a samozřejmě také poskytovatelů sociálních sluţeb. V zákoně je také upravena oblast týkající se podmínek výkonu sociální práce, a to ve všech společenských systémech, kde sociální pracovníci působí. systém MPSV Památky systém evidující památky, zóny, území či pásma. Součástí jsou veškerá dokumentace, fotodokumentace, dotace, zápisy atd. vazba na rejstříková čísla památek systém WS vazba dotace - památka

19 Aplikace Funkcionalita aplikace Poţadovaná součinnost Určení Rozhraní Uţití Katastr nemovitostí údaje týkající se vlastnictví parcel, staveb a jednotek (bytů nebo nebytových prostor), evidovaných v katastru nemovitostí a dále informace o stavu řízení zaloţených na katastrálním pracovišti pro účely zápisu vlastnických a jiných práv oprávněných subjektů k nemovitostem v České republice vazba na jednotlivé parcely, byty, stavby atd., ke kterým se ţádost o dotaci vztahuje ţadatel, zadavatel, systém WS, URL vazba dotace - KN Foresta - Dotace, Informační systém dotací MZe prostředek pro podporu realizace dotační (subvenční) politiky Ministerstva zemědělství ČR, zahrnující kompletní administraci ţádostí od okamţiku jejich přijetí na příslušném pracovišti, přes podporu celého rozhodovacího procesu včetně mnohostranných podpůrných a kontrolních procesů, aţ po kompletní realizaci finančních toků včetně závěrečného zúčtování vůči státnímu rozpočtu vazba mezi systémem pro zpracování dotací a systémem Foresta Dotace, ve kterém se díky přílohám zpracovávají sloţitým výpočtem jednotlivé ţádosti systém, zadavatel WS podpůrné informace pro vypořádání ţádosti o datace

20 1.9 Vymezení odpovědnosti v rámci procesu správy dotací Činnost Zpracování koncepce dotačního titulu nebo aktualizace stávajícího Schválení koncepce dotačního titulu nebo aktualizace stávajícího Zpracování podkladů pro přípravu/aktualizaci dotačního titulu Konečná kontrola dotačního titulu po formální stránce náleţitosti dle interní dokumentace + kontrola ISO Schválení dotačního titulu/schválení aktualizace Vypsání dotačního titulu - uveřejnění na web kraje Příjem ţádostí do dotačního titulu Konzultační podpora pro ţadatele Ukončení příjmu ţádostí o dotaci Přijatá ţádost o dotaci včetně registrace v systému Hodnocení přijatelnosti podané ţádosti Věcné hodnocení podané ţádosti Vyřazení nepřijatelné ţádosti Vytvoření seznamu přijatelných ţádostí Zpracování podkladů pro rozhodnutí o schválení ţádostí Jednání Komise dotačního programu - zpracování podkladů pro jednání RPK Rozhodnutí volených orgánů o přidělení dotací (RPK, ZPK) Vytvoření seznamu schválených dotací Publikace seznamu schválených dotací na web kraje: příjemce dotace, výše dotace, název akce Zpracování oznámení o schválení dotace včetně případné výzvy k doplnění podkladů Doplnění podkladů k ţádosti Příprava smlouvy s příjemcem Podpis smlouvy s příjemcem Odpovědnost rada kraje koordinátor pro poskytování dotací rada kraje Komise Volené orgány kraje systém Usnesením RPK/ZPK pověřená osoba Zaevidování smlouvy s příjemcem V případě podpory De minimis - Sken podepsané smlouvy poskytovatelem předán na OKDS k zápisu do Centrálního registru + OKDS Vydání poukazu Proplacení dotace Vytvoření oznámení o kontrole finanční odbor

21 Činnost Vytvoření pověření ke kontrole Realizace místního šetření Realizace finanční kontroly Realizace následné kontroly Evidence výstupů z kontroly Doručení vyúčtování dotace Evidence nápravných opatření Vyúčtování dotace Proplacení dotace/proplacení zbytku dotace Řízení o vrácení dotace Nařízení odvodu Vyměření penále Vratka dotace (vrácení neoprávněně čerpané dotace) Informace o vrácení dotace (nebo části) Vytvoření plánu kontrol Provedení kontroly dotace Vytvoření oznámení o kontrole Evidence výstupů z kontroly Evidence nápravných opatření Řízení o vrácení dotace Nařízení odvodu Vyměření penále Ţádost o odpuštění penále/odvodu Schválení odpuštění penále/odvodu Schválení odvodu a penále Řízení o prominutí odvodu a penále Vrácení neoprávněně čerpané dotace Vymáhání pohledávek Odpovědnost, OKDS odbor kontroly podatelna OE + OKDS ţadatel rada kraje rada kraje ekonomický odbor 2.0 Struktura sítě a serverů, které je nutno dodrţet aplikace informačního systému bude rozdělen na dva fyzické servery. Na prvním serveru bude nainstalovaná aplikační vrstva. Na druhém serveru bude databáze, v které budou uloţena všechna data včetně všech dokumentů a příloh (tedy veškerá data budou uloţena v databázi). Databáze bude provozována na MS SQL 2005/2008 (nejprve na 2005 a v budoucnu se bude přecházet na 2008, na kterém by řešení tedy mělo být plně funkční). Aplikační server je zapojen přes propojovací prvky do sítě krajského úřadu tak, aby byl viditelný z ostatních serverů a pracovních stanic. Oba servery poběţí na Windows serveru 2008, které poběţí na VMware ESX serveru. Serverům bude v rámci VMware ESX serveru přidělena minimálně (tedy buď přesně uvedená konfigurace nebo lepší) tato garantovaná virtuální konfigurace: aplikační server: 2x 3GHz cpu (2 jádra), 4GB RAM, 200GB diskové prostoru databázový server: 4x 3GHz cpu (2 jádra), 8GB RAM, 500GB diskového prostoru