Vedení a technologie: Výhody videokomunikace pro středně velké podniky

Transkript

1 DOKUMENT WHITE PAPER Vedení a technologie: Výhody videokomunikace pro středně velké podniky Prosinec 2012 Shrnutí Středně velké podniky se snaží dosáhnout úspěchu v silně konkurenčním prostředí. Být úspěšný znamená provádět neustále chytrá rozhodnutí včetně používání chytrých technologií. Dnešní technologie by měly umožňovat podniku splňovat potřeby zaměstnanců a zákazníků. Do budoucna by měly umožňovat provádět jednoduché a užitečné změny. Implementované technologie musí podporovat změny, ke kterým v podniku dochází, bez zvyšování rizik souvisejících s poskytováním vynikajících zákaznických služeb, komunikací s dodavateli a mnoha běžnými podnikovými procesy. Tento dokument se zabývá zvyšující se hodnotou videokomunikace pro středně velké podniky. Videokomunikace pomáhá těmto podnikům řešit jejich pět nejnáročnějších úkolů v oblasti informačních technologií (IT): spolehlivost, jednoduchost, zabezpečení, mobilitu a produktivitu. I když partneři dokážou nasadit videokomunikaci jako samostatná řešení, je nejlepší zvolit platformy pro sjednocenou komunikaci (UC), například platformu Cisco Business Edition 6000, které mají integrované funkce přenosu videa. I když středně velké podniky nenasadí videokomunikaci během počáteční implementace řešení sjednocené komunikace, podnik bude tuto technologii pravděpodobně implementovat během několika dalších let. Pro podniky je obvyklé, že si ponechávají platformy sjednocené komunikace po dobu 10 let, takže je finančně výhodné zakoupit platformu sjednocené komunikace, která je již dnes připravena na přenos videa. Navíc mohou podniky střední velikosti používat videokomunikace k zajištění kontaktu mezi zaměstnanci a zákazníky takové využití technologie dokáže zvyšovat prodeje a úroveň spokojenosti zákazníků. Společnost Analysys Mason předpokládá, že obrat zajištěný videokomunikačním vybavením včetně hardwaru, softwaru a služeb nasazení pro středně velké podniky bude každoročně růst souhrnným tempem 21 procent (CAGR) mezi roky 2012 a 2016 až na úroveň 982 milionů USD (viz obrázek 1). Obrázek 1 Výnosy z videokomunikačního vybavení na celém světě [Zdroj: Analysys Mason, 2012]

2 Vedení a technologie: Výhody videokomunikace pro středně velké podniky 2 Doporučení pro středně velké podniky Při zvažování nákupu videokomunikací musí středně velké podniky zvažovat řadu faktorů, například cenu, funkce, stávající a budoucí obchodní potřeby a také odborné zkušenosti partnerů. Proto by měly: Vybrat videořešení postavené na robustní, komplexní platformě sjednocené komunikace: Integrace technologií videa a sjednocených komunikačních technologií od různých dodavatelů zvyšuje náklady na nasazení a riziko selhání implementace. Výběrem platformy, která nabízí komplexní řešení sjednocené komunikace zahrnující hlasové služby, video, informace o stavu, konferenční služby, zabezpečení a mobilitu, dochází k minimalizaci nákladů a rizik při implementaci. I bez počáteční implementace videa je důležité využívat platformu, která nabízí flexibilitu pro budoucnost. Platforma sjednocené komunikace středně velkého podniku by měla využívat cenově výhodné doplňkové aplikace a ne podnik omezovat. Vybrat si videořešení postavené na otevřených standardech: Videotechnologie představuje skvělý příslib pro budoucnost komunikací. Ve světě, kde aplikace bují jako houby po dešti, můžeme předpokládat, že během dalších 5 let budou vytvořena nová řešení, která se budou vhodně doplňovat s videotechnologiemi. Používání otevřených standardů umožňuje transparentní integraci technologií s podnikovými procesy. Vybrat si platformu sjednocené komunikace, která poskytuje vzájemnou kompatibilitu a chrání předchozí rozhodnutí o investicích do videotechnologií: Nejlepší dodavatelé videokomunikací vytvořili řešení, která umožňují integraci starších a novějších koncových bodů videa. Mnoho podniků využívá starší videořešení a integrace těchto řešení do běžné platformy sjednocené komunikace může vést k významným úsporám nákladů. Vybrat si dodavatele, který poskytuje široký výběr videořešení: Nejlepší dodavatelé videotechnologií poskytují široký výběr koncových bodů videa od konferenční teleprezence po řešení do stolních počítačů a video v mobilních zařízeních. Mnoho podniků míchá různé typy koncových bodů videa, které nejlépe vyhovují potřebám jejich zaměstnanců, partnerů a zákazníků. Podniky, které umožňují videokomunikaci kdykoli, kdekoli a na jakémkoli mobilním zařízení, se setkají s mnohem vyšším používáním této podnikové technologie než méně flexibilní podniky. Tato flexibilita se vyplácí lepší spoluprací mezi zaměstnanci a osobnějším přístupem mezi zaměstnanci a zákazníky. Nezapomeňte: Progresivní zaměstnanci středně velkého podniku budou chtít používat videokomunikace spíše pro vztahy se zákazníky než ke vzájemné komunikaci. Nepředpokládat, že nejlepší technologie bude nákladnější: Když si středně velký podnik zvolí řešení sjednocené komunikace, klíčové požadavky zahrnují kvalitu, zabezpečení a dlouhodobou dostupnost produktu i dodavatele, který produkt poskytuje. Důležitým faktorem je také konkurenční cena. Celkové náklady na vlastnictví při výběru platformy sjednocené komunikace, například platformy Cisco Business Edition 6000 s integrovanými funkcemi videa, ušetří peníze a v porovnání s používáním produktů třetích stran omezí rizika implementace. Vybrat si partnera, který má vynikající profesionální schopnosti a zkušenosti v poskytování videokomunikace: Profesionální služby a schopnosti správy projektů mají velký význam. Partneři, kteří mají požadované certifikace ve videokomunikaci, minimalizují rizika implementace a poskytují celkově lepší podporu pro komunikační potřeby podnikového videa.

3 Vedení a technologie: Výhody videokomunikace pro středně velké podniky 3 Plnění úkolů IT středně velkých podniků Středně velké podniky řeší pět hlavních úkolů. Každý podnik přikládá těmto úkolům různé stupně důležitosti. Podniky nakupují technologická řešení včetně videokomunikace k řešení těchto úkolů IT. Některé podniky ospravedlňují nákup videokomunikace finančními faktory například výpočty návratnosti investice (ROI) zatímco jiné ospravedlňují své nákupy strategickým vlivem technologie, který generuje obrat. Otázkou je, které z těchto pěti úkolů IT jsou pro podnik nejdůležitější (viz obrázek 2). Obrázek 2 Pět úkolů IT středně velkých podniků a ospravedlnění nákupu [Zdroj: Analysys Mason, 2012] Spolehlivost. Středně velké podniky vytváří výpočetní sítě, komunikační infrastrukturu, aplikace a další technologické systémy, které poskytují vyšší úroveň spolehlivosti. I když různé středně velké podniky vyžadují různé úrovně spolehlivosti, poskytování zcela spolehlivých systémů je klíčové pro schopnost podniku sloužit zákazníkům. IT oddělení některých středně velkých podniků vytvářejí modely ROI, které ospravedlňují náklady a výhody IT vybavení ke zlepšení spolehlivosti technologií. Jednoduchost: Středně velké podniky se snaží dosáhnout jednoduchosti technologií. Složitá řešení postavená na několika platformách s vlastními aplikacemi zvyšují průběžné náklady na podporu. Všechna technologická řešení navíc vyžadují správu systémů. Proto je klíčové, aby technologická řešení, včetně videokomunikace, obsahovala jednoduchý software pro správu systémů, který sníží průběžné náklady podniku. Zabezpečení: Středně velké podniky investují do technologických řešení, která podporují jejich bezpečnost. Podniky vytvářejí plány pro zotavení po havárii a zajištění nepřetržitého provozu, které poskytují zásady a pravidla využívání technologií minimalizující provozní rizika. Středně velké podniky navíc pečlivě zvažují bezpečnostní následky související s nákupy veškerých technologií včetně sítí, přepínání, směrování, sjednocené komunikace a všech aplikací. IT oddělení některých středně velkých podniků vytvářejí modely ROI, které ospravedlňují náklady a přínosy IT vybavení ke zlepšení celkové bezpečnosti.

4 Vedení a technologie: Výhody videokomunikace pro středně velké podniky 4 Mobilita: Mobilita představuje relativně novou položku našeho seznamu úkolů IT podniků. Tento úkol má své kořeny v trendu přinášení vlastních zařízení zaměstnanců do kanceláře a očekávání, že budou mít různé úrovně přístupu k aplikacím a datům společnosti. IT odborníci se těmto očekáváním jednoduše nemohou vyhýbat a musí strategicky řešit úkoly IT související s mobilitou. Některá technologická řešení podporující tento úkol zahrnují webové aplikace, sítě VPN a různá řešení bezdrátové infrastruktury. Tyto technologie samozřejmě vyvolávají dříve zmíněné otázky spolehlivosti a zabezpečení. Většina středně velkých podniků nepoužívá modely ROI k ospravedlnění zavádění technologií souvisejících s mobilitou. Obecně uznávají, že mobilní řešení poskytují výhody pro zaměstnance a podniky související se schopností podniku inovovat, spolupracovat a poskytovat flexibilnější pracovní prostředí. Produktivita: Středně velké podniky investují do technologií pro snadnější a cenově výhodnější podporu změn jejich podnikání. Změny mohou souviset s tvorbou nových produktů a služeb. Mohou také vyžadovat podporu IT oddělení pro pracovní požadavky zaměstnanců novými a inovativními způsoby a tak pomáhat zaměstnancům efektivněji a snadněji spolupracovat. Pokud IT oddělení úspěšně pomůže společnosti se zvyšováním produktivity, stává se nedílnou strategickou součástí podniku, jelikož pomáhá jak vytvářet zisk, tak omezovat náklady. IT proto umožňuje růst podniků. Úspěšná integrace videa závisí na potřebách podniku při řešení těchto pěti úkolů IT. U podniků, které používají ospravedlnění nákupů technologií na základě ROI, lze video nasadit postupně v celé společnosti. Tento postupný přístup pomáhá řešit konkrétní požadavky technologií týkající se spolehlivosti a zabezpečení podniku a zároveň začíná měnit IT oddělení na strategický nástroj společnosti. U podniků, které již vnímají IT oddělení jako strategické činitele podnikání, lze video nasadit strategicky napříč celou společností. Video předem integrované do komplexní platformy sjednocené komunikace umožňuje středně velkým podnikům zahájit integraci videokomunikace do kulturních a obchodních procesů podniku. Videohovory se zákazníkem nebo mezi zaměstnanci by měly být stejně snadné jako dnešní hlasové hovory. Středně velké podniky přebírají technologie, které se snadno používají, a zatímco mnoho starších videořešení se ukázalo být složitými, nákladnými a obtížně spravovatelnými, nová řešení od nejlepších dodavatelů odstraňují složitost a problémy se správou. Středně velké podniky musí chápat budoucnost videokomunikace a být na ni připraveny je to budoucnost, kde jednoduchost pro koncové uživatele a vzájemná kompatibilita mezi videosystémy představuje klíčový požadavek. I podniky nepoužívající dnešní videokomunikace je budou pravděpodobně používat během 5 až 10 let. Sjednocené komunikační systémy mají obvykle životnost 10 let nebo déle. Nejlepší dodavatelé videotechnologií umožňují integraci jak tradičních, tak i novějších koncových bodů videa do běžné platformy videa a sjednocené komunikace. Dnešní zaměstnanci jsou zvyklí na používání některých z těchto starších řešení a neměli by se bát práce s novými videosystémy. Platformy sjednocené komunikace by měly zvládat složité prvky vzájemné kompatibility a koncoví uživatelé systémů by měli v rámci video řešení komunikovat pomocí jednoduchých, známých a produktivních prostředků. Při nákupu technologického vybavení a platforem sjednocené komunikace je pro IT oddělení středně velkých podniků zásadní, aby byl zajištěn tento typ jednoduchosti pro koncové uživatele a zároveň, aby byla zajištěna ochrana investic. Dnešní chytré rozhodnutí o technologiích je chytrou technologii do budoucna.

5 Vedení a technologie: Výhody videokomunikace pro středně velké podniky 5 Růst v oblasti videokomunikací Podle předpovědi společnosti Analysys Mason pro oblast videokomunikačního vybavení včetně hardwaru, softwaru a služeb nasazení pro středně velké podniky dosáhne tato oblast v roce 2012 celkového obratu 455 milionů USD. Očekává se růst trhu o 21 procent CAGR v průběhu dalších 4 let až na 982 milionů USD v roce Videokomunikace se stala ve velkých podnicích běžným prvkem a očekáváme, že středně velké podniky budou pokračovat ve zvyšování svých úspor a produktivity díky využívání této technologie. Video poskytuje středně velkým podnikům nové prostředky, jak odlišit své podnikání. Poskytuje inovativní způsoby interakce pro účastníky zaměstnance, partnery a zákazníky a umožňuje zaměstnancům udržovat kontakt se zákazníky pravidelnějším a bezprostřednějším způsobem a tím zvyšovat spokojenost zákazníků. Videokomunikace podnikům také umožňuje zvyšovat produktivitu. Zaměstnanec dokáže například během jediného pracovního dne virtuálně navštívit více zákazníků než stejný zaměstnanec cestující za těmito zákazníky běžným způsobem. I když videokomunikace nepředstavuje náhradu veškerých osobních setkání, rozhodně dokáže nahradit jejich velké procento. Videokomunikace proto zlepšuje jednání se zákazníky a může středně velkým podnikům přinášet materiální a finanční výhody, zejména ohledně úspor a spokojenosti zákazníků. Reálné příklady videokomunikace pro středně velké podniky Jak je vidět na obrázku 3, existuje mnoho typů videokomunikace, které řeší potřeby různých typů využití pro zaměstnance a podniky. Technologie videokomunikace zahrnují softwarové webové konference, stolní videotelefony, stolní osobní videojednotky, konferenční videosystémy a plně vybavené video mediální místnosti. Středně velké podniky by si měly zvolit takové dodavatele řešení sjednocené komunikace, kteří nabízí celé portfolio videotechnologií a možností nasazení. Obrázek 3 Řešení videokomunikace a příklady využití zákazníky [Zdroj: Analysys Mason, 2012] Videokomunikační řešení Softwarová videokomunikace prostřednictvím mobilních zařízení Příklady využití videokomunikace zaměstnanci a podniky Neformální zákaznická podpora Podpora u zákazníků Vzdálené prodeje Softwarové webové videokonference Stolní videotelefony Stolní osobní videojednotky Konferenční teleprezence Plně vybavené video mediální místnosti Použitelnost řešení: Částečná Střední Vysoká

6 Vedení a technologie: Výhody videokomunikace pro středně velké podniky 6 Níže jsou uvedeny tři příklady inovativních způsobů, jakými středně velké podniky využívají videokomunikaci integrovanou v platformě Cisco Business Edition Automobilový průmysl: Prodejce automobilů chtěl poskytovat rozšířené záruční služby pro zákazníky, kteří si zakoupí nový nebo použitý vůz, ale umístění záručních specialistů na pracovišti bylo příliš nákladné. Prodejce se rozhodl přemístit záruční specialisty do kanceláře v sídle společnosti a využít videokomunikační technologii v místních pobočkách prodejce. Videokomunikace umožňují záručním specialistům a zákazníkovi uskutečnit videohovor týkající se krytí rozšířené záruky osobnějším a bezprostřednějším způsobem. Ve výsledku se proces prodeje a rozhodování rychleji posouvá vpřed, prodeje rozšířené záruky se zvyšují, produktivita roste a pracovní náklady jsou sníženy díky videotechnologiím. Videokomunikace tedy umožňuje prodejci automobilů zvyšovat cash flow o USD na pobočku prodejce měsíčně. Díky konferenčnímu videořešení umožňujícímu vzdálený prodej záruky se prodejci automobilů podařilo zvýšit celkové cash flow o USD na pobočku prodejce za jeden měsíc. Výrobní průmysl: Oddělení opravárenských služeb výrobce vybavení poskytuje svým opravářům softwarové videokomunikační řešení v mobilních zařízeních. Opraváři mohou během opravy zařízení pomocí videa v mobilních zařízeních vyhledat podporu specialistů ze vzdálených servisních středisek. Pomocí této videotechnologie a chytrých telefonů dokáže oddělení opravárenských služeb minimalizovat odstávky zařízení a zvyšovat pravděpodobnost správné opravy na první pokus, což umožňuje vyšší produktivitu opravářského týmu. Videokomunikace proto umožnila snížit náklady na pracovní sílu v opravářském oddělení výrobce zařízení o USD měsíčně u 11 dílenských techniků. Sektor profesionálních služeb: Společnost poskytující profesionální služby s několika pracovišti potřebovala omezit provozní náklady, takže se rozhodla použít videokomunikaci k obsazení virtuálních recepcí ve svých pobočkách. Návštěvník je po vstupu do oblasti recepce pobočky uvítán vzdáleným recepčním pomocí terminálu s obrazovkou s vysokým rozlišením. Recepční zajišťuje stejnou komunikaci se zákazníkem, jako kdyby byl na pracovišti. Tito virtuální videorecepční poskytují zvýšenou úroveň osobní interakce, když klient vstoupí do jejich pobočky, a stále splňují nákladové požadavky stanovené podnikem. Videokomunikace proto umožňují společnosti poskytující profesionální služby snížení nákladů o USD měsíčně ve třech různých pobočkách. Pomocí videořešení recepčního s vysokým rozlišením dokáže společnost poskytující profesionální služby celkově snížit náklady o USD za měsíc ve třech pobočkách. Zdravotnictví: Mezinárodně uznávaná nemocnice chtěla poskytovat služby péče na dálku pro vzdálená zdravotnická zařízení. Tyto služby by umožňovaly nemocnici rozšířit odbornost svého klinického personálu bez vzniku velkých cestovních nákladů. Navíc by tyto služby mohly zajišťovat špičkové zdravotní služby v oblastech, které se obtížně obsluhují a kde žijí sociálně slabší obyvatelé. Kliničtí specialisté mají přístup k videoslužbám v chytrých telefonech a místní videořešení v nemocnicích, která zajišťují komunikaci mezi lékaři, sestrami a pacienty. Veškerá komunikace a sdílení lékařských záznamů probíhá zcela v souladu s místními zákony a předpisy o ochraně osobních údajů ve zdravotnictví. Videokomunikace proto lékařům umožňuje poskytovat jedinečnou lékařskou péči bez vzniku neproplatitelných nákladů na cestování.

7 Vedení a technologie: Výhody videokomunikace pro středně velké podniky 7 Shrnutí Vedení má význam. Technologie umožňují podnikům podporovat zaměstnance a poskytovat lepší služby zákazníkům. Technologie zvolené středně velkými podniky musí podporovat budoucí potřeby podniku, jinak představují dodatečné finanční riziko. Dodavatelé, kteří poskytují řešení videokomunikace integrované v platformách sjednocené komunikace, například Cisco Business Edition 6000, jsou dobře připraveni splnit technologická a obchodní očekávání středně velkých podniků. Dodavatelé, kteří dokážou poskytovat videotechnologie od mobilních softwarových řešení po mediální centra s vysokým rozlišením mají nejlepší pozici k řešení rostoucích potřeb středně velkých podniků. Středně velké podniky řeší pět prolínajících se úkolů IT: potřebu poskytování spolehlivých řešení, povinnost zajištění bezpečnosti, směřování k jednoduchosti, zvyšující se poptávku po mobilních řešeních a požadavek na zvyšování obchodní produktivity podniku. Tyto úkoly silně ovlivňují nákupy technologií. Pečlivě vytvořená strategie implementace videokomunikace dokáže těchto pět úkolů IT řešit. Videokomunikace pomáhá změnit IT oddělení z nákladového střediska na katalyzátor podnikových změn. I když některé středně velké podniky budou zpočátku nasazovat videokomunikaci za účelem řešení omezených potřeb v rámci podniku, zaměstnanci rychle naleznou cesty k rozšíření hodnoty řešení tak, aby jim pomáhalo podporovat inovace a úspory. Dodavatelé, kteří poskytují řešení videokomunikace integrované v platformách sjednocené komunikace, jsou dobře připraveni splnit technologická a obchodní očekávání středně velkých podniků.