Projektové řízení. 1. část.

Transkript

1 Projektové řízení 1. část Books/lm/R2JSEO2N6WOUEJ

2 Definice projektu Podle Národního standardu kompetencí projektového řízení IPMA je projekt činnost, která je omezená náklady a časem, jejímž cílem je dosažení souboru definovaných přínosů dle patřičných standardů a požadavků kvality. Podle normy ISO je projekt jedinečný proces sestávající z řady řízených činností prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifikovaným požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji. Projekty se realizují pomocí zdrojů, lidských a materiálních. Další aspekty projektu mohou být původ, charakter výstupu, trh, velikost. Příklady projektů Zavedení IT do podniku Vývoj nového výrobku či technologie Výstavba ČOV v obci Zavedení internetu do škol Rozšíření parkoviště na sídlišti Příprava průmyslové zóny pro investory Vybudování centra pro znevýhodněné skupiny

3 Potřeba řízení projektu Časové důvody (chybějící milníky, zpoždění klíčových činností, rostoucí potřeba zrychlení prací, špatné časové odhady, zpoždění dodávek, ) Provozní důvody (špatná kvalita, špatná spolehlivost, špatná funkčnost, problémy s údržbou, vysoká provozní rizika, špatná pružnost, ) Nákladové důvody (překročení rozpočtu, nutné změny rozpočtu, vysoká cena práce, pokuty za zpoždění, vysoká režie, ) Za zakladatele projektového řízení je považován Henry L. Gantt ( ). Tento původně strojní inženýr si v r založil svou vlastní poradenskou inženýrskou firmu. Požadoval harmonickou spolupráci mezi pracujícími a managementem již v době, kdy mezi pracovníky existovaly značné rozdíly ve vzdělání, postavení i v soukromém vlastnictví, kdy převážná část zaměstnanců firem měla nízký stupeň vzdělání a často nahrazovala investičně nákladnou monotónní práci strojů. Pro analýzu pracovních postupů v průmyslové výrobě zavedl tzv. Ganttův diagram, který je považován v současné době za nejpoužívanější formu prezentace projektových modelů. Řízení projektů je plánování, organizování a vedení činností a zdrojů za účelem dosažení definovaných cílů. Nejčastěji se potýká s časovými a finančními omezeními a s omezeními zdrojů.

4 Řízení projektů - definice Řízení projektů je také soubor modelů, metod, postupů, nástrojů a technik pro plánování a řízení realizace složitých projektů. Řízení projektů má některé specifické rysy: Projekt má definován začátek i konec. Existuje vysoká míra nejistoty. Používají se pružné organizační struktury. Složení řešitelského týmu projektu je proměnlivé. Projekt je jednorázový proces: směřující k dosažení stanovených cílů, během procesu prochází projekt řadou etap a fází, s etapami se mění úkoly, organizace a zdroje. Jiný zdroj: Výsledkem je unikátní produkt nebo služba Dočasný charakter projektu (začátek a konec) Jasně definovaný cíl projektu Má nastaven finanční rámec Nadprůměrná rizika Složitost a komplexnost Nerutinní a jedinečné činnosti

5 Pohledy na projektové řízení a definice projektu Definice projektu obsahuje tři hlavní charakteristiky tři imperativy (základny) projektového managementu, které definují prostor, v němž se podle vytyčených cílů vytváří určitá nová hodnota produkt projektu definovaný jako výstup nebo výsledek projektu. Hovoříme o trojimperativu projektu. Jsou to: Specifikace provedení (co a v jaké kvalitě má být provedeno) Časový plán (kdy má být co provedeno) Náklady na provedení jednotlivých činností (ve spotřebované práci v penězích) Náklady, které jsou finančním projevem užití zdrojů v časovém rozložení. CO CÍL KDY ZA KOLIK

6 Cíle projektu Cíle projektu představují slovní popis účelu, jehož má být prostřednictvím realizace projektu dosaženo. Cíl projektu je nová hodnota předmět, služba nebo jejich kombinace, která je výsledkem projektu a je reprezentována popisem určitého stavu, jenž má v budoucnosti existovat. Cíle projektu jsou podstatným prvkem řízení a mají pro projekt samotný zcela zásadní význam, protože: jsou základem kontraktu a všech souvisejících obchodních dohod mezi zákazníkem projektu a jeho dodavatelem; po svém schválení se stávají centrálním bodem komunikace mezi sponzorem, manažerem projektu a projektovým týmem; ohraničují předmětnou stránku projektu a definují výstupy, které jsou od projektu očekávány; jsou základem pro plánovací procesy projektu, volbu postupů, metod, jejich správného časování a stanovení nákladů na realizaci projektu; poskytují rámec požadovaných parametrů a cílů měření pro kontrolní procesy; deklarují stadium dosažení úspěšného ukončení projektu nebo jeho dílčí části a jsou podkladem pro formulaci závěrečných akceptačních kritérií projektu.

7 Cíle projektu Cíle projektu hrají svou důležitou úlohu v průběhu celého životního cyklu projektu, nejdůležitější úlohu však hrají ve fázi: zahájení projektu vychází z nich zadání projektu a kontrakt; plánování o jejich definici se opírají všechny podstatné plánovací dokumenty, uzavření projektu celkový úspěch projektu a soubor výstupů projektu je měřen a akceptován podle stupně splnění těchto cílů. Poznámka Vytvoření vhodných podmínek pro realizaci projektu ve fázi formulace jeho cílů lze příznivě ovlivnit použitím techniky SMART. S Specific - cíle mají být specifické a konkrétní. M Measurable - mají být opatřeny měřitelnými parametry, podle nichž lze rozpoznat, zda bylo cíle dosaženo. A Assignable - cíle mají být přidělitelné jedinému subjektu s odpovědností a autoritou k výkonu rozhodnutí. R Realistic - cíle mají být dosažitelné s použitím disponibilních zdrojů a realistické. T Time-bound - cíle mají být časově ohraničené.

8 Struktura projektu - úkoly Projekt lze členit na subprojekty. Subprojektem rozumíme skupinu úkolů, uložených v samostatném projektovém souboru, ale reprezentovanou jako jednoduchý úkol v hlavním projektu. Lze rozlišit následující typy úkolů: Běžný úkol je základní pracovní jednotka projektu a projektová činnost, která má začátek a konec. Úkol obvykle charakterizuje jeho název, doba trvání, práce, náklady, jméno zdroje (zdrojů). Souhrnným úkolem při strukturování projektu rozumíme každý úkol, který má podřízené úkoly. Sumarizuje rozvrhové informace (náklady, práci, trvání a časový rozvrh) příslušných podřízených úkolů. Je tvořen skupinou úkolů, které mají definovány vzájemné vztahy. Umožňuje efektivní strukturalizaci projektu do snadno zvládnutelných celků. Milníky jsou zvláštním typem činností (úkolů) s nulovou dobou trvání, které prezentují významné projektové termíny. Jsou to důležité kontrolní body, které slouží ke sledování postupu a dokončenosti projektu. Opakovaný úkol lze použít pro zahrnutí pravidelných kontrolních nebo obvyklých režijních činností do projektu. Během těchto úkolů se periodicky opakují zejména termínové, nákladové a pracovní ukazatele. Periodu činností lze naplánovat denně, týdně, měsíčně nebo ročně podle typu a celkového trvání projektu.

9 Struktura projektu - zdroje Zdroje, které jsou projektu přiděleny a které budou průběžně užívány a čerpány, představují vstupní prvky materiálních hodnot a lidské pracovní síly, které jsou pod přímou kontrolou manažera projektu. Ten prostřednictvím uplatnění své autority, podněcováním komunikace a spolupráce koordinuje a řídí přeměnu hodnot spočívající v těchto zdrojích na výstupy, jejichž realizace je naplněním cílů projektu. Zdrojem může být osoba, zařízení, služba, materiál atd. tady vše, co je vyžadováno ke splnění úkolu. Množství dostupných zdrojů může ovlivnit rozsah projektu a čas potřebný k jeho dokončení. Ve většině projektů existují zdroje, které vykonávají nějakou činnost a zdroje, které se určitým způsobem zpracovávají nebo spotřebovávají. Zdroje, které souvisejí přímo s prací (například osoby a zařízení) se nazývají pracovní zdroje. Zdroje, které s prací přímo nesouvisejí, ale používají se v průběhu projektu se nazývají materiálové zdroje. K základním charakteristikám zdrojů patří název zdroje, typ (materiálový, pracovní), maximální počet jednotek, cena zdroje (daná sazbou nebo náklady na použití), kalendář zdroje. Pracovní zdroje vykonávají práci na úkolech. Typickým příkladem pracovních zdrojů jsou lidé a zařízení, konferenční místnost. Materiálový zdroj je položka nebo sada položek, která je použita při práci na úkolu (automobil, cihla, počítač, ).

10 Struktura projektu - náklady Každý projekt musí mít stanoven limit čerpání nákladů, který vychází z předpokládaného rozsahu využití materiálu a technologií a oceněného rozpisu potřebných prací v členění umožňujícím kontrolu skutečného postupu projektu. Pro dosažení potřebné přesnosti odhadů budoucích nákladů projektu a kvůli umožnění efektivní kontroly je rozpočet zpracován v detailech podle jednotlivých nákladových druhů, s ohledem na jednotlivé realizační složky a jejich časové rozložení. Jednotlivé údaje jsou zpravidla převedeny do finanční podoby. Rozpočet projektu je součástí plánu projektu a obsahuje celou řadu ukazatelů, které je nutno při realizaci projektu dodržet. Návrh rozpočtu projektu je sofistikovanou činností, která je většinou svěřována těm zkušenějším manažerům projektu. Pro sestavení rozpočtu je třeba si uvědomit, jak vlastně náklady v projektu vznikají. V mnoha projektech představuje největší zatížení rozpočtu plnění úkolů. Celkové náklady na úkoly jsou rovny součtu jejich pohyblivých nákladů (mění se s časem) a pevných nákladů (s časem se nemění). Nejběžnějšími pohyblivými náklady jsou náklady na zdroje. Běžným pevným nákladem je cena materiálu. Aby bylo možné efektivně sledovat náklady, je nutné nejdříve přiřadit sazby zdrojům. Lze přiřadit hodinovou sazbu nebo náklady na použití. Příkladem nákladů na použití je pevný poplatek, který platíme za pronájem zařízení nebo místností. Po přiřazení nákladů na zdroje a materiál a po přiřazení zdrojů k úkolům lze zobrazit celkové náklady projektu. Tento odhad umožní stanovit rozpočet projektu.

11 Projekt - vlastnosti Je vždy unikátní Potřeba otevřeného a tvůrčího přístupu, potřeba použití metodik a standardů Má přesné cíle Zainteresování vrcholového vedení (určuje cíle a odpovídá za ně), stanovení a sledování metrik cílů Má dané termíny Potřeba plánování, určení rozkladu prací včetně zahrnutí příslušných rezerv Má danou cenu Sledování průběhu projektu v určených kontrolních bodech Cíle výstupy kvalita cena pracnost Má omezené zdroje Řada účastníků projektu (vzhledem k interdisciplinárnímu charakteru projektu) musí ještě plnit své běžné úkoly Další vlastnosti Je živý Ovlivňuje okolí Má začátek a konec Má definované výstupy

12 Vedení projektu (klíčové činnosti) Plánování Přidělování úkolů, zdrojů, rozhodování o návaznostech Organizování Přidělování pozic, rozhodování o komunikaci Delegování Přidělování práce, odpovědností a pravomocí Motivace Řízení Pozitivně (odměna), negativně (sankce) Změny plánu, změny rozpočtu, změny organizace projektu atd. CO? - Proces řízení a správy projektu, hierarchická struktura prací JAK? - Techniky řízení projektu, techniky vývoje, vývojové nástroje PROČ? - Věcný problém, reálná příležitost KDY? - Plány projektu, vodítko pro odhady KDO? - Organizace projektu, role a odpovědnosti KDE? - Báze znalostí

13 Oblasti řízení projektu Rozsah (Scope Management) Čas (Time Management) Zdroje (Resource Management) Rizika (Risk Management) Kvalita (Quality Management) Změny (Change Management) Subdodávky (Procurement) Náklady (Cost Management) Tým (Team Management) Integrace (Integration Management) Pro rozumnou řiditelnost projektu platí: délka projektu max 12 měsíců a délka fáze (etapy) max 4 měsíce. V oblasti řízení projektů se setkáme s pojmy: Milník projektu naplánované místo v postupu, ve kterém se rozhoduje o dalším postupu projektu Etapa projektu časový a věcný úsek podle povahy prací mezi milníky Riziko projektu nejistá událost nebo podmínka, která má vliv na cíl projektu

14 Životní cyklus projektu Akceptace objednatelem Rozhodnutí o účelu a výstupech projektu 4.Ukončení 1.Identifikace Ověření funkčnosti výstupů 3.Realizace 2.Plánování Podepsání smlouvy

15 Životní cyklus projektu jiný zdroj

16 Řídící postup versus věcný postup (IS) Obr. 4

17 Organizační struktura projektu Řídící výbor GŘ, Vedoucí, TOP partnerů Projektový Projekt. manaž. manažer Valná hromada projektu Všechny zainteresované skupiny Vedoucí projektu Projektový tým Řešitelský tým Administrátor Finanční manažer Koordinátor Tématický okruh 1 Vedoucí Členové Tématický okruh 2 Vedoucí Členové Tématický okruh 3 Vedoucí Členové

18 Role v projektovém týmu Základní Ředitel projektu Vedoucí týmu Interní auditor kvality Koordinátor projektu Statutární zástupce Manažer kvality Finanční manažer Sponzor Statutární zástupce zákazníka Ostatní Administrátor projektu Dokumentátor Facilitátor Uživatel Metodik Správce procesů Projektový manažer Členové pracovního týmu Gestor věcné oblasti

19 Klasifikace projektů Podle složitosti: komplexní dlouhodobé, mnoho fází a činností, značné množství zdrojů, speciální střednědobé, nižší rozsah, přechodné zdroje, jednoduché krátkodobé, malý rozsah, malý počet zdrojů. Podle aplikačních oblastí: vybudování nové firmy, reengineering firmy, zavedení nové technologie, zavedení nového informačního systému, vývoj a zavedení nového produktu na trh, vykonání jednorázové akce. Podle výsledku projektu: budovy, zařízení, komplexy infrastruktury, události (např. sportovní, výstavy), výzkumné a vývojové úkoly.

20 Projektové procesy Projekty se skládají z procesů. Proces je posloupnost činností, které přinášejí nějaký výsledek. Projektové procesy jsou vykonávány lidmi dělí se na dvě základní skupiny: Procesy řízení projektů popisují, organizují a vykonávají práci na projektu. Produktově orientované procesy specifikují a vytvářejí produkt projektu. Procesy řízení projektu z pohledu managementu 1. Strukturalizace 2. Plánování 3. Řízení a kontrola (času, zdrojů, peněz, komunikace, kvality, změn, rizik, rezerv) 4. Informování o postupu (komunikace) 5. Uzavření (hodnocení)

21 Procesy řízení projektů Inicializační procesy vedoucí ke vzniku či zahájení procesu nebo fáze. Plánovací procesy definují a upřesňují cíle a vybírají nejlepší variantu způsobu dosažení těchto cílů. Realizační procesy koordinují lidské a další zdroje pro uskutečnění plánu. Kontrolní procesy zajišťují dosahování cílů monitorováním a měřením postupu pro určení odchylek od plánu, aby v případě nutnosti mohla byt provedena nápravná opatření. Závěrečné procesy formují převzetí projektu.

22 Fáze životního cyklu projektu pozn. [podle Fialy]: fáze koncepční, fáze plánu, fáze realizace, fáze předání. [podle Zonkové]: fázi iniciační (analýza problému) fázi koncepční (základní koncepce, studie proveditelnosti) fázi návrhu (detailní tvorba) fázi prováděcí (realizace) fázi kompletace (využívání) fázi likvidační (odstavení)

23 SW pro podporu řízení projektů