Siemens Business Conduct Guidelines. Leden Corporate Compliance Office

Transkript

1 Siemens Business Conduct Guidelines Leden 2009 Corporate Compliance Office

2 Business Conduct Guidelines 2 Business Conduct Guidelines, Edition

3 Předmluva Směrnice Business Conduct Guidelines vychází nejen z mezinárodních a obecně přijímaných zvyklostí souvisejících s ochrannou lidských práv nebo bojem proti korupci, ale i ze zákonných předpisů. Společnost Siemens je již od svého založení symbolem spravedlnosti a integrity, technických dovedností, kvality a inovací. Spolu s udržitelností a odpovědností budou tyto hodnoty i v budoucnu dále vypovídat o způsobu našeho jednání, protože je to právě kultura společnosti a její hodnoty, na čem záleží. Směrnice Business Conduct Guidelines má pro společnost Siemens ústřední význam. Obsahuje základní principy a pravidla, kterými se řídíme při jednání uvnitř společnosti i ve vztahu k partnerům a široké veřejnosti. Tvoří tak rámec pro rozhodování naší organizace nejen jako celku, ale i jednotlivých pracovníků. S těmito pravidly a zásadami se proto musí seznámit každý zaměstnanec společnosti Siemens a řídit se jimi jako celosvětově závaznými předpisy. Všichni vedoucí pracovníci jsou povinni zajistit jejich dodržování a zároveň působit při plnění jejich ustanovení jako vzor. Za tímto účelem jsou povinni je znát, zprostředkovat je svým zaměstnancům a jít jim dobrým příkladem. Business Conduct Guidelines, Edition Joe Kaeser Předseda představenstva a generální ředitel Březen Joe Kaeser je předseda představenstva a generální ředitel koncernu Siemens AG od srpna

4 Business Conduct Guidelines 4 Business Conduct Guidelines, Edition

5 Obsah Úvodní slovo... 3 A. Základní pravidla chování... 6 A.1. Dodržování zákona A.2. Vzájemná úcta, poctivost a bezúhonnost... 6 A.3. Dobrá pověst společnosti Siemens... 7 A.4. Vedení, odpovědnost a kontrola... 7 B. Přístup k obchodním partnerům a třetím stranám B.1. Spravedlivá soutěž a zákony o hospodářské soutěži... 8 B.2. Protikorupční ustanovení: nabízení a poskytování výhod... 9 B.3. Protikorupční ustanovení: požadování a přijímání výhod B.4. Příspěvky politikům, politickým stranám a organizacím, charitativní dary, sponzoring B.5. Veřejné zakázky B.6. Opatření proti praní špinavých peněz B.7. Kontrola obchodu B.8. Spolupráce s dodavateli C. Předcházení střetu zájmů C.1. Konkurenti společnosti Siemens C.2. Vedlejší činnost C.3. Zájmy ve společnostech, které jsou třetími stranami D. Nakládání s majetkem společnosti E. Nakládání s informacemi E.1. Finanční reporting pravdivě odrážející skutečnost E.2. Důvěrnost E.3. Ochrana a bezpečnost dat E.4. Pravidla používání interních informací v obchodním styku, tzv. insider trading F. Životní prostředí, bezpečnost a zdraví F.1. Životní prostředí a technická bezpečnost F.2. Bezpečnost práce G. Stížnosti a připomínky H. Zavádění compliance a monitoring Další informace a kontakty Příloha Business Conduct Guidelines, Edition

6 A. Základní pravidla chování A.1. Dodržování zákona Dodržování zákonů a jednání v souladu s právním řádem každé země, ve které podnikáme, je pro naši společnost základní zásadou 1. Kromě směrnic platných ve společnosti Siemens musí všichni zaměstnanci jednat v souladu se zákony a předpisy právních systémů států, v nichž působí. Porušování zákona je nutno předcházet za všech okolností. Bez ohledu na postihy vyplývající ze zákona, budou všichni zaměstnanci, kteří prokazatelně tyto zákony či předpisy poruší, čelit i disciplinárním postihům pro porušení svých pracovních povinností. Tyto zásady platí pro interní spolupráci i pro jednání s externími partnery. Rozhodnutí o našich spolupracovnících včetně zaměstnanců, dodavatelů, zákazníků a obchodních partnerů činíme pouze po řádném zvážení, nevycházíme z nepatřičných úvah, jako jsou diskriminace či donucování. Jsme otevření, čestní a přijímáme svou odpovědnost. Jsme spolehlivými partnery a nedáváme sliby, které nejsme schopni dodržet. A očekáváme, že se naši zaměstnanci budou chovat tak, aby si udrželi svou bezúhonnost. A.2. Vzájemná úcta, poctivost a bezúhonnost Ctíme důstojnost, soukromí a osobní práva každého jedince. Pracujeme společně s lidmi, kteří pocházejí z různého etnického prostředí, různých kultur, jsou různého vyznání, věku, potýkají se s různými handicapy, jsou různé rasy, sexuální orientace, světonázoru a pohlaví. V souladu s firemními zásadami i pracovním právem uplatňovaným v mnoha zemích, kde naše společnost působí, netolerujeme jakoukoliv diskriminaci vůči jedinci bez ohledu na to, zda se jedná o porušování výše uvedených principů, obtěžování či urážlivé chování se sexuálním nebo jiným podtextem. 1 Použitý termín společnost nebo společnost Siemens odkazuje na společnosti Siemens AG a její přidružené dceřiné společnosti. 6 Business Conduct Guidelines, Edition

7 A.3. Dobrá pověst společnosti Siemens Pověst společnosti Siemens je do značné míry ovlivňována tím, co děláme, a také tím, jak se každý z nás chová a prezentuje. Nezákonné či nevhodné chování i pouze jednoho zaměstnance může společnosti způsobit rozsáhlou škodu. Každý zaměstnanec by tak měl v příslušné zemi dbát na zachování a budování dobré pověsti firmy Siemens. A.4. Vedení, odpovědnost a kontrola Kultura integrity a dodržování předpisů začíná ve společnosti odshora. Všichni manažeři musí plnit své organizační a kontrolní povinnosti, nesou odpovědnost za všechny jim podřízené zaměstnance a musí si respekt vůči své osobě získat svým příkladným chováním, plněním úkolů, otevřeností a sociální kompetencí. Kromě jiného to znamená, že každý manažer musí zdůrazňovat důležitost etického jednání a dodržování předpisů, představit je jako nosná témata pro každodenní práci a propagovat je vlastním příkladem ve vedoucí roli i prostřednictvím školení. Každý manažer si také musí stanovit jasné, náročné a realistické cíle a vést ostatní svým příkladem. Manažeři by měli svým zaměstnancům dopřát tolik individuální odpovědnosti a svobody v jednání, nakolik je to možné, zároveň ale musí zdůrazňovat nutnost dodržování předpisů za všech okolností. Všichni manažeři by také měli být k dispozici, pokud zaměstnanci budou chtít vyjádřit své obavy týkající se dodržování předpisů, budou-li mít dotazy nebo budou chtít hovořit o profesních či osobních problémech. Všichni manažeři musí dohlížet na to, že v oblasti, za niž jsou odpovědni, nebude docházet k porušování zákonů, jestliže je tomu možné předcházet uplatňováním řádného vedení. Přestože mohou dílčí úkoly delegovat, odpovědnost zůstává na nich. Manažeři musí plnit zejména následující povinnosti: 1. Manažer pečlivě vybírá zaměstnance na základě jejich osobnostních a odborných kvalifikačních předpokladů a jejich vhodnosti. Povinnost řádného plnění úkolů roste s důležitostí úkolu, kterým je zaměstnanec pověřen (povinnost výběru). 2. Manažer musí zaměstnancům dávat přesné, úplné a závazné pokyny, zejména je třeba brát ohled na jejich soulad se zákonem (povinnost zadávat pokyny). 3. Manažer musí zajistit průběžné sledování souladu se zákonem (povinnost sledování souladu). 4. Manažer musí zaměstnancům jasně vysvětlit důležitost integrity a dodržování předpisů při každodenní práci. Musí je také informovat o tom, že porušování zákona je nepřípustné a zaměstnanec ponese jeho důsledky (povinnost komunikace). Tato odpovědnost vedoucích pracovníků ale zaměstnance nezbavuje jejich vlastní odpovědnosti. Všichni musíme spolupracovat tak, abychom jednali v souladu s platnými zákony a směrnicemi společnosti Siemens. Konkrétní odpovědnosti manažerů zde uvádíme proto, abychom zaměstnancům přiblížili, jaký přístup k vedení a jakou podporu mohou od svých nadřízených očekávat. Business Conduct Guidelines, Edition

8 B. Přístup k obchodním partnerům a třetím stranám B.1. Spravedlivá soutěž a předpisy o hospodářské soutěži Spravedlivá soutěž umožňuje svobodný rozvoj trhů a souvisejících společenských přínosů. Zásada spravedlnosti se uplatňuje také při získávání tržního podílu. Všichni zaměstnanci musí jednat v souladu s pravidly spravedlivé soutěže. Hodnocení případných monopolů může být obtížné zejména z toho důvodu, že se pravidla mění nejen v různých zemích, ale i případ od případu. V mnoha zemích se například na velké firmy vztahují speciální požadavky zákonů o hospodářské soutěži. Uvádíme některé příklady chování, které může vést k porušování zákonů o hospodářské soutěži. Zaměstnanci nesmí: n jednat s konkurenty o cenách, produkci, kapacitách, tržbách, nabídkách do výběrových řízení, zisku, ziskových maržích, nákladech, způsobech distribuce ani o žádných jiných parametrech, které určují nebo mají vliv na konkurenční chování firmy, s cílem se domluvit na stejném jednání konkurence, n uzavírat s konkurenty dohody o tom, že si nebudou konkurovat, domlouvat se na omezování jednání s dodavateli, předkládat do výběrových řízení podvodné nabídky nebo si rozdělovat zákazníky, trhy, regiony nebo výrobní programy, nebo n jakýmkoliv způsobem ovlivňovat prodejní ceny, které si účtují kupující našeho zboží, či snažit se je omezovat, případně je nutit k omezování vývozu nebo dovozu zboží dodávaného společností Siemens. Zaměstnanci kromě toho nesmí získávat konkurenční informace prostřednictvím průmyslové špionáže, úplatků, krádeže nebo odposlouchávání prostřednictvím elektronických prostředků, nesmí také úmyslně šířit nepravdivé informace o konkurenci, jejích produktech či službách. 8 Business Conduct Guidelines, Edition

9 B.2. Protikorupční ustanovení: Nabízení a poskytování výhod O zakázky se ucházíme čestným způsobem tím, že nabízíme kvalitu a cenu inovativních produktů, nikoli nabízením neoprávněných výhod. To znamená, že žádný ze zaměstnanců nesmí přímo ani nepřímo nabízet, slibovat, poskytovat nebo schvalovat poskytnutí peněz nebo čehokoliv hodnotného veřejným činitelům s cílem ovlivnit oficiální jednání, nebo získat neoprávněnou výhodu. Stejný princip platí i vůči soukromým podnikatelským subjektům, se kterými společnost vstupuje do obchodních transakcí. Ani jim není možné poskytnout protihodnotu za poskytnutí neoprávněných výhod. Jakákoliv nabídka, příslib, příspěvek nebo dar musí být v souladu s příslušnými zákony i směrnicemi společnosti Siemens a nesmí vzbudit jakékoliv zdání zlého úmyslu nebo nevhodnosti. Znamená to tedy, že pokud by bylo možné poskytnutí takové nabídky, příslibu, příspěvku či daru chápat jako snahu o nevhodné ovlivnění státního úředníka, nebo jako úplatek obchodní protistraně v zájmu získání podnikatelské výhody pro společnost Siemens, nesmí být taková nabídka, příslib, příspěvek či dar poskytnut. Z tohoto důvodu musí zaměstnanci odpovědní za výběr konzultantů, zástupců, partnerů do společných podniků i ostatních obchodních partnerů jednat tak, aby zajistili následující: n třetí strany rozumí směrnicím o zamezení korupce vydaným společností Siemens či rovnocenným dokumentům a budou se jimi řídit, n vyhodnotí kvalifikaci i pověst těchto třetích stran a n do smluv a dohod zahrnou odpovídající ustanovení, jejichž cílem bude ochránit společnost Siemens. Kromě jiného se to týká zejména případů, kdy budou s veřejnými činiteli jednat ve prospěch společnosti Siemens. A konečně, předchozímu přezkoumání dodržování předpisů musí být podrobena všechna investiční rozhodnutí společnosti, ať se jedná o nákup majoritního nebo minoritního podílu ve společnosti, nebo o dohodu o společném podniku. Termín veřejný činitel je široce vymezen tak, aby zahrnoval představitele či zaměstnance jakéhokoliv státního či jiného veřejného orgánu, agentury či právnické osoby na jakékoliv jejich úrovni včetně představitelů nebo zaměstnanců státem vlastněných firem a veřejných mezinárodních organizací. Zahrnuje i kandidáty na veřejné funkce, představitele a zaměstnance politických stran i politické strany. Zaměstnanci kromě toho nesmějí ani nepřímo poskytnout peníze nebo cokoliv hodnotného (například konzultantům, zástupcům, zprostředkovatelům, obchodním partnerům nebo jakýmkoliv dalším třetím stranám), pokud okolnosti naznačují, že celý dar nebo jeho část může být přímo nebo nepřímo poskytnut veřejnému činiteli s úmyslem ovlivnit jednání státního orgánu, nebo získat neoprávněnou výhodu, ani soukromému podnikatelskému subjektu jako protiplnění za získání neoprávněné výhody při obchodní transakci. Business Conduct Guidelines, Edition

10 B.3. Protikorupční ustanovení: požadování a přijímání výhod Zaměstnancům není dovoleno využívat jejich pracovního postavení k tomu, aby požadovali, vymáhali, přijímali nebo získávali výhody či jejich příslib. Tato zásada se nevztahuje na přijímání příležitostných dárků čistě symbolické hodnoty, pohoštění nebo pozvání na společenské akce v přiměřené hodnotě, které odpovídají místním zvyklostem a praxi a jsou v souladu se směrnicemi společnosti Siemens. Jakékoliv jiné dary, pohoštění či pozvání na společenské akce musí být odmítnuty. B. 4. Příspěvky politikům politickým stranám a organizacím, charitativní dary a sponzoring Společnost Siemens neposkytuje žádné s politikou související příspěvky (dary politikům, politickým stranám a organizacím). Jakožto společensky zodpovědný subjekt přispívá společnost Siemens finančně nebo věcně na vědu a vzdělání, umění a kulturu, na sociální a humanitární projekty. Sponzoring, za který společnost Siemens získává reklamu, se za dar nepovažuje, rovněž tak se za dar nepovažují ani příspěvky oborovým svazům či členské příspěvky organizacím prosazujícím oborové zájmy. Některé dary jsou za všech okolností zakázány. Patří mezi ně dary 1. jednotlivcům a organizacím podnikajícím za účelem zisku, 2. dary zasílané na soukromé účty, 3. dary organizacím, jejichž cíle se neslučují se zásadami definovanými společností Siemens, 4. nebo dary, které by poškodily pověst společnosti Siemens. Všechny dary musí být transparentní. Kromě jiného to tedy znamená, že musí být známa identita příjemce i plánované využití daru, důvod a účel daru musí být ospravedlnitelný a zdokumentovaný. Dary představující kompenzaci za službu, ale výrazně převyšující hodnotu této služby jsou zakázány, neboť porušují pravidlo zachování transparentnosti. Sponzoring představuje jakýkoliv finanční nebo materiální příspěvek, kterým společnost Siemens podporuje akci pořádanou třetí stranou na oplátku za možnost propagace značek společnosti Siemens například vystavením loga společnosti Siemens, zmínkou společnosti v úvodním nebo závěrečném projevu, nebo účastí zástupce společnosti v diskusním panelu či zobrazením loga na vstupenkách na akci. 10 Business Conduct Guidelines, Edition

11 Všechny sponzoringové příspěvky musí být transparentní, poskytované v souladu s písemnou dohodou a musí být využity pro řádné obchodní účely. Plnění nabízené pořadatelem akce musí být úměrné příspěvkům. Příspěvky není možné slibovat, nabízet nebo poskytovat s cílem zajistit společnosti Siemens neoprávněnou konkurenční výhodu, ani za jiným nevhodným účelem, dále nesmějí být poskytovány na podporu akcí organizovaných jednotlivci či organizacemi, jejichž cíle se neslučují se zásadami definovanými společností Siemens, nebo které by mohly poškodit její dobrou pověst. špinavých peněz. Abychom těmto problémům předešli, musí být zaměstnanci ostražití a jakékoliv podezřelé chování zákazníků, konzultantů a obchodních partnerů ohlásit. V souvislosti s penězi a platbami i s ostatními transakcemi a smlouvami musí zaměstnanci také dodržovat všechny příslušné účetní postupy, vést záznamy a plnit požadavky na finanční reporting. B. 5. Veřejné zakázky Společnost Siemens se po celém světě uchází o zakázky zadávané státními subjekty a státem vlastněnými společnostmi. Při všech jednáních a stycích se státními orgány se chováme transparentně, čestně a korektně. Jednáme v souladu se všemi platnými zákony a předpisy o veřejných zakázkách včetně zákonů zakazujících snahu o nevhodné ovlivňování veřejných činitelů. B. 6. Opatření proti praní špinavých peněz Při praní špinavých peněz dochází k zakrývání jejich původu a zdroje v souvislosti s trestnou činností například terorismem, pašováním drog nebo korupcí tím, že jsou tyto špinavé peníze uvedeny do oběhu, jejich nezákonnost je pak zakryta, nebo není možné určit jejich skutečný zdroj nebo vlastníka. Cílem společnosti Siemens je obchodovat pouze se zákazníky, konzultanty a obchodními partnery, kteří mají dobrou pověst a kteří se při svém podnikání zabývají pouze zákonnými činnostmi a jejichž prostředky pocházejí z legitimních zdrojů. Praní špinavých peněz nepodporujeme. Všichni zaměstnanci musí jednat v souladu s platnými zákony proti praní špinavých peněz a postupy společnosti Siemens, jako je například aplikace systému finavigate, vyvinutá za účelem odhalování a zabraňování podezřelého způsobu plateb nebo zákazníků či transakcí, které by mohly zahrnovat praní Business Conduct Guidelines, Edition

12 B.7. Kontrola obchodu V zemích, kde působí společnost Siemens, dodržuje kontrolu exportu, celní zákony a nařízení. Kontrola exportu se obvykle týká přepravy zboží, služeb, hardwaru, softwaru nebo technologií přes státní hranice včetně předávání elektronickou cestou. Zákony o kontrole exportu se používají v souvislosti s přímým nebo nepřímým vývozem nebo dovozem z nebo do určitých zemí, se kterými je obchodování omezeno, nebo se stranami, které mohou být například označeny s ohledem na národní bezpečnost, nebo se stranami, které se podílely na trestné činnosti. Porušení těchto zákonů a předpisů může vést k vážným postihům včetně pokut a odvolání zjednodušených dovozních a vývozních procedur (přerušení plynulého toku dodávek). Zaměstnanci, kteří se, jak bylo uvedeno výše, podílejí na dovozu a vývozu zboží, služeb, hardwaru, softwaru nebo technologií, musí jednat v souladu s platnými předpisy o ekonomické restrikci a vývozních a dovozních kontrolách jakož i se všemi souvisejícími směrnicemi a postupy stanovenými společnostmi, pro které pracují. B.8. Spolupráce s dodavateli Společnost Siemens očekává, že její dodavatelé budou sdílet její hodnoty a budou dodržovat všechny platné zákony. Společnost Siemens dále od svých dodavatelů očekává, že budou jednat v souladu s následujícími zásadami, jež přijala i společnost Siemens a které se týkají odpovědnosti vůči všem zúčastněným stranám a životnímu prostředí: n budou jednat v souladu se všemi platnými zákony, n zamezí korupci, n budou respektovat základní lidská práva zaměstnanců, n budou dodržovat zákony, které zakazují dětskou práci, n převezmou odpovědnost za zdraví a bezpečnost svých zaměstnanců, n budou jednat v souladu s platnými zákonnými a mezinárodními normami o ochraně životního prostředí a n budou podporovat u svých dodavatelů dodržování těchto hodnot. 12 Business Conduct Guidelines, Edition

13 Business Conduct Guidelines, Edition

14 C. Předcházení střetu zájmů Zaměstnanci společnosti Siemens jsou povinni přijímat podnikatelská rozhodnutí v nejlepším zájmu společnosti Siemens, která se nezakládají na jejich osobních zájmech. Ke střetu zájmů dochází, pokud se zaměstnanci zapojí do činností, nebo prosazují osobní zájmy, které jdou na úkor zájmů společnosti Siemens. Zaměstnanci musí svého nadřízeného informovat o všech osobních zájmech a z toho plynoucího střetu zájmů, který by mohl nastat v souvislosti s výkonem jejich pracovních povinností. Zaměstnanci nesmí pro své soukromé smlouvy či zakázky používat společnosti, s nimiž vstupují do obchodních jednání při své práci pro společnost Siemens, pokud by z této činnosti mohli pro svou vlastní zakázku či objednávku získat jakoukoliv výhodu. Zejména to platí v případech, kdy zaměstnanec má, nebo by mohl mít přímý nebo nepřímý vliv na to, zda tato firma získá od společnosti Siemens zakázku. Střet zájmů může představovat obchodní vztah s konkurentem nebo zákazníkem společnosti Siemens, nebo podíl v jejich firmě, nebo vedlejší činnost zaměstnance, která zaměstnanci brání plnění povinností vůči společnosti Siemens. Je tedy důležité, aby všichni zaměstnanci při provádění svých pracovních úkolů uměli rozeznat střet zájmů a vyhýbali se případnému střetu i pouhému zdání o možném střetu. C.1. Konkurenti společnosti Siemens Zaměstnanec nesmí podnikat jako konkurent nebo být činný pro podnikatele v konkurenčním vztahu k Siemens a nesmí vykonávat jakékoli konkurenční aktivity. C.2. Vedlejší činnost Zaměstnanci nesmějí vykonávat vedlejší činnosti, které pro společnost Siemens představují konkurenci. Před tím než se zaměstnanci zapojí do vedlejší činnosti, za kterou budou pobírat odměnu, musí o této skutečnosti informovat společnost Siemens a vyžádat si její písemný souhlas. Příležitostné činnosti, jako jsou publicistická činnost, přednášky a obdobné občasné aktivity, se za vedlejší činnost nepovažují. Bude-li činnost v neprospěch zájmů společnosti Siemens, nebude souhlas vydán. Jeho udělení může být také odmítnuto, pokud zaměstnanci s danou firmou jednají oficiálně v rámci plnění svých pracovních povinností pro společnost Siemens. Z těchto důvodů také může být odvoláno již udělené svolení. C.3. Účast na podnikání třetích osob Zaměstnanci, kteří mají nebo získají přímo nebo nepřímo majetkovou účast v nějakém konkurenčním podniku, musí tuto skutečnost oznámit svému příslušnému personálnímu oddělení, jestliže prostřednictvím této účasti mají možnost ovlivnit 14 Business Conduct Guidelines, Edition

15 řízení (management) tohoto podniku. Z možnosti ovlivnění řízení lze obecně vycházet tehdy, když tato účast přesáhne podíl ve výši 5 % celkového kapitálu. Zaměstnanci, kteří mají nebo získají přímo nebo nepřímo účast v podniku, jenž je obchodním partnerem firmy Siemens, nebo podniku, v němž má Siemens účast, musí tuto skutečnost rovněž oznámit svému příslušnému personálnímu oddělení v případě, že je zaměstnanec s tímto příslušným podnikem v pracovněprávním vztahu nebo bude v tomto podniku provádět činnosti plynoucí z mandátní smlouvy. Pro účasti v podnicích kótovaných na burze toto platí pouze tehdy, když účast přesáhne 5 procentní podíl celkového kapitálu. Po oznámení o účasti v jiných podnicích může společnost učinit vhodná opatření k odstranění možného střetu zájmů. Business Conduct Guidelines, Edition

16 D. Nakládání s majetkem společnosti Kancelářské i výrobní prostory společnosti Siemens mají různé vybavení a zařízení, jako jsou telefony, kopírky, počítače, software, internet/intranet, stroje a další nástroje, jako a hlasové schránky. Tato zařízení jsou určena pouze k využití souvisejícímu s podnikáním společnosti nikoli pro osobní potřeby. O výjimkách a případných úhradách za soukromé použití těchto zařízení je možné dohodnout se na lokální úrovni, ovšem za předpokladu, že majetek společnosti Siemens: Pokud se činnost přímo nevztahuje k podnikání společnosti Siemens, nesmí zaměstnanci bez souhlasu nadřízeného používat vybavení společnosti Siemens ani její zařízení k pořizování záznamů, souborů, video či audiozáznamů nebo reprodukcí. n nebude použit k jakékoliv nezákonné činnosti, n jeho využití nezpůsobí jakýkoliv skutečný ani domnělý střet zájmů, n jeho využití nepovede k výraznému zvýšení nákladů, narušení fungování společnosti Siemens nebo jiným negativním dopadům na společnost včetně zasahování do povinností zaměstnance či povinností stanovených pro ostatní zaměstnance. V žádném případě nesmí být prostřednictvím těchto zařízení získávány nebo předávány informace, které podporují nebo podněcují rasovou nenávist, oslavují násilí nebo jiné trestné jednání nebo obsahují sexuálně podbarvené materiály v dané kultuře urážlivé. 16 Business Conduct Guidelines, Edition

17 Business Conduct Guidelines, Edition

18 E. Nakládání s informacemi E.1. Finanční reporting pravdivě odrážející skutečnost Pro otevřenou a efektivní komunikaci je nutné zajistit přesný a pravdivý reporting. Toto pravidlo platí stejně pro vztahy s investory, zaměstnanci, zákazníky a obchodními partnery i pro jednání s veřejností a všemi státními orgány. Společnost Siemens musí mít také zavedeny postupy a kontroly ve vedením schválené formě, které zajistí provádění transakcí v souladu s vydanými oprávněními. Uvedená společnost také musí předcházet nedovolenému používání svého majetku a odhalovat jej. Všichni zaměstnanci společnosti Siemens se musí ujistit, že účetní knihy a záznamy společnosti, které vytvářejí, nebo za které jsou jinak odpovědní, jsou: n úplné, n přesné, n poctivě zobrazovat všechny transakce nebo výdaje a n provedeny včas a v souladu s platnými účetními pravidly a předpisy, a to bez ohledu na to, zda tyto informace budou součástí zveřejňovaných informací, nebo zda budou poskytovány státním orgánům. Účetní knihy a záznamy budou obsahovat všechny údaje, osvědčení a další písemné dokumenty vypracované pro finanční reporting a za účelem zveřejnění i materiály shromažďované za jiným účelem, včetně výkazů o interních výdajích (jako jsou vyúčtování nákladů zaměstnanců souvisejících s výkonem práce). E.2. Mlčenlivost O důvěrných nebo chráněných interních informacích společnosti Siemens, které zatím nebyly zveřejněny, musí být zachována mlčenlivost. V souladu se zákonnými a smluvními požadavky musí být chráněny i veřejně nepřístupné informace týkající se dodavatelů, zákazníků, zaměstnanců, zprostředkovatelů, konzultantů a ostatních třetích stran, nebo informace jimi poskytnuté. Mezi důvěrné a chráněné informace se řadí zejména: n informace o organizaci společnosti, jejím vybavení, cenách, tržbách, ziscích, trzích, zákaznících a dalších otázkách souvisejících s podnikáním, n informace o výrobě, výzkumu a vývoji a n čísla z interního reportingu. Povinnost zachování mlčenlivosti přesahuje trvání příslušných pracovněprávních vztahů, neboť zveřejnění důvěrných informací by mohlo poškodit podnikání společnosti Siemens, jejích klientů či zákazníků bez ohledu na to, kdy ke zveřejnění dojde. 18 Business Conduct Guidelines, Edition

19 E.3. Ochrana a bezpečnost dat Přístup k intranetu a internetu, celosvětová výměna informací a dialog prostřednictvím elektronických systémů a elektronické transakce jsou velice důležité pro zajištění efektivity každého z nás i pro celkový úspěch podnikání. Výhody elektronické komunikace se ale také pojí s riziky pro ochranu osobních údajů a zabezpečení dat. Důležitou součástí řízení informačních technologií, schopnosti vést i chování každého jednotlivce je efektivní předvídání těchto rizik. Osobní údaje je možné shromažďovat, zpracovávat či využívat pouze v rozsahu, který je nutný pro předem dané, transparentní a zákonné účely. Kromě toho musí být osobní data bezpečně uložena a při jejich přenosu by měla být podniknuta příslušná opatření. Je nutné zajistit vysoké standardy pro kvalitu dat a jejich technickou ochranu proti nedovolenému přístupu k nim. Využití dat musí být pro ty, kterých se údaje týkají, transparentní, musí být zajištěno i právo těchto osob na případné využití a možnost opravy těchto dat a případně i na uplatnění možných námitek vztahujících se k blokování a výmazu těchto informací. Jsou jurisdikce (například Evropská unie), které stanovují přísné zákony a předpisy týkající se shromažďování osobních údajů zaměstnanců a dat třetích osob, jako jsou zákazníci nebo obchodní partneři, jakož i nakládání s těmito daty. Všichni zaměstnanci musí tyto zákony k ochraně soukromí ostatních osob dodržovat v platném rozsahu. E.4. Pravidla používání interních informací v obchodním styku, tzv. insider trading Osoby mající k dispozici interní firemní informace o společnosti Siemens nebo o jiné firmě (například o zákazníkovi, dodavateli nebo o partnerovi ve společném podniku), jejíž akcie jsou obchodovány na burze nebo na organizovaném trhu cenných papírů, nesmí s akciemi těchto společností ani s finančními instrumenty, jejichž cena přímo nebo nepřímo závisí na akciích těchto společností (insider securities), obchodovat. Interní firemní informace je jakákoliv konkrétní informace, která se týká společností Siemens, nebo jiného emitenta takových akcií (tzv. insider securities), není veřejně známou informací a jejíž zveřejnění by pravděpodobně mělo významný vliv na cenu těchto akcií (tzv. insider security). Tato pravděpodobnost existuje, pokud by rozumně smýšlející investor tento údaj považoval za informaci, která pravděpodobně ovlivní cenu akcií. O takové pravděpodobnosti je možné hovořit i tehdy, pokud by ji investor zvažoval v souvislosti s investičním rozhodnutím. Interní firemní informace může osoba získat buď díky své pozici/funkci a náležející kompetenci, nebo náhodně. Patří sem neveřejné informace o: n finančních výsledcích, n finančních plánech nebo rozpočtech, n změnách v dividendách, n významných fúzích nebo akvizicích, n odprodejích majetku, n obzvláště významných zakázkách nebo strategických plánech, n výrazných posunech v soudních sporech, n technickém vývoji nebo vývoji produktů, n významných změnách ve vedení firmy, o společných podnicích a významných podnikatelských dohodách nebo n obchodních vztazích. Aby bylo možné předejít i jen zdání možného porušení pravidel týkajících se použití interních firemních informací v obchodním styku na straně členů vrcholového vedení společnosti, nesmějí jeho představitelé provádět jakékoliv transakce s akciemi společnosti Siemens v období dvou týdnů před koncem čtvrtletí nebo obchodního roku. Tento zákaz končí až dva dny po zveřejnění čtvrtletních výsledků nebo výsledků po skončení obchodního roku. Business Conduct Guidelines, Edition

20 Stejné pravidlo platí i pro zaměstnance společnosti Siemens, jejichž činnost nebo pozice jim umožňuje přístup k finančním výsledkům nebo jiným závažným informacím, které zatím nebyly zveřejněny. Interní firemní informace není možné bez příslušného oprávnění publikovat ani jakkoliv poskytnout třetí straně. Ke zveřejnění interních firemních informací bez náležitého oprávnění dochází vždy, když jsou tyto informace zveřejněny mimo běžný rámec pracovních nebo profesních povinností pracovníka, nebo při plnění jiných povinností ve prospěch emitenta. Týká se to jak informací zveřejňovaných v rámci společnosti Siemens, tak informací zveřejňovaných vně společnosti včetně jejich poskytnutí novinářům, finančním analytikům, zákazníkům, konzultantům, rodinným příslušníkům či přátelům. Zaměstnanci musí dále vždy zajistit, že interní firemní informace budou uchovávány v bezpečí nebo uzamčeny tak, aby k nim nemohly získat přístup neoprávněné osoby. V těch případech, kdy zaměstnanec poruší pravidla stanovená pro používání interních informací a řádný dohled mohl takovému porušení zabránit, mohou být příslušní vedoucí pracovníci voláni k osobní odpovědnosti za škody. Kromě těchto pravidel je nutno dodržovat i další či zvláštní předpisy pro používání interních informací v obchodním styku, jakož i jednat v souladu se zákony platnými v jednotlivých státech. Osoby, kterým jsou známy interní firemní informace, nesmí třetí straně poskytnout jakákoliv doporučení o nákupu či prodeji akcií, jichž se tyto informace týkají, nebo jinak třetí stranu k takovému kroku podněcovat. 20 Business Conduct Guidelines, Edition