Outsourcing dokumentových procesů

Transkript

1 Konference Firemní IS 2016 Outsourcing dokumentových procesů Outsourcing dokumentových procesů jako alternativa k nákupu IS Digitální podatelna Canon, jak ho možná neznáte Referenční projekt Petr Marc Sales Manager Canon Business Services

2 Konference Firemní IS 2016 Outsourcing dokumentových procesů jako alternativa k nákupu IS

3 ? Konference Firemní IS 2016 Co přináší vlastnictví informačního systému Funkce Trendy Firemní IS Cloud Mobilita

4 Konference Firemní IS 2016 Outsourcing lidé, procesy a technologie nakupované jako služba Lidé Příležitosti ke zlepšení Řízení rizik ŘÍZENÍ PODNIKU Procesy Jasné cíle realizace Technologie Osvědčené postupy Monitorování a měření Optimalizace a transformace Revize Kontrola kvality Standardizace

5 Konference Firemní IS 2016 Doporučení pro klienty při nákupu outsourcingu Přehodnoťte náklady na správu in-house provozů. Konsolidujte vztahy s dodavateli služeb Dejte vašim outsoucingovým rozhodnutí strategický rozměr Zdroj: InfoTrends 2014, European Document Outsourcing Forecast:

6 Konference Firemní IS 2016 Digitální podatelna

7 Služby digitální podatelny Problémy v oblasti podatelny Příjem Příprava Skenování Analýza Obohacení Doručení Tři klíčová témata jsou rozhodující Nákladová efektivita a produktivita Přehled a kontrola Bezpečnost a shoda s legislativou Archivace

8 Služby digitální podatelny Problémy v oblasti nákladové efektivity podatelny Digitální archivace a distribuce znamená, že vaše organizace ušetří každý rok peníze. Odesílání tištěných materiálů kurýrní službou stojí od 8 do 13 eur na jednu poštovní zásilku AIIM (2012)

9 Služby digitální podatelny Problémy s produktivitou 60 % U 65 % organizací dokáže digitální poštovní centrála urychlit reakci na zákazníky až trojnásobně. organizací by dosáhlo zřízením digitální podatelny až 20% zvýšení produktivity personálu. AIIM (2011)

10 Služby digitální podatelny Problémy v oblasti kontroly 28 % respondentů považuje dostupnost záznamů pro zaměstnance v rámci podniku za nedostatečnou nebo velmi nedostatečnou. AIIM (2012) Kontrolujte a sdílejte veškerou příchozí komunikaci s klíčovými účastníky procesů.

11 Služby digitální podatelny Problémy s produktivitou 68 % U 65 % organizací dokáže digitální poštovní centrála urychlit reakci na zákazníky až trojnásobně. profesionálů souhlasí, že není daleko doba, kdy podnik, řídící se rychlostí papírových dokumentů, neobstojí. AIIM (2014)

12 Služby digitální podatelny Problémy v oblasti nákladové efektivity podatelny Příjem Příprava Problémy Skenování Analýza Obohacení Problémy Náročnost na manuální práci Doručení Archivace Problémy Náchylnost k chybám a prodlevám Nákladné úložiště dokumentů Důsledky Důsledky Důsledky Je zapotřebí mnoha zdrojů k vyzvednutí pošty Chyby identifikované uprostřed procesu Vysoké náklady na infrastrukturu Vysoké náklady na práci a prostředky To znamená telefonické hovory a interní komunikaci k vyhledání správných dokumentů Ve fyzické i IT infrastruktuře, pokud jsou všechny dokumenty uchovávány bez ohledu na jejich význam

13 Služby digitální podatelny Problémy v oblasti zabezpečení a zajištění legislativní shody Příjem Příprava Problémy Skenování Analýza Obohacení Problémy Problémy s utajením Důsledky Manuální příjem a digitalizace může znamenat narušení bezpečnosti Jsou-li dokumenty digitalizovány manuálně, znamená to, že s nimi pracuje několik lidí, což může vést k úniku důvěrných informací. Doručení Archivace Problémy Nesprávní příjemci Důsledky Nedodržení bezpečnostních zásad Důsledky Riziko pro podnik Žádné omezení informací Dokumenty odeslané nesprávným příjemcům mohou způsobit únik důvěrných informací, což může vést k pokutám. Kopie a sdílené disky, pokud nejsou správně spravovány, mohou vést k neautorizovanému přístupu k informacím.

14 Konference Firemní IS 2016 Bezpečnost a shoda s legislativou Nákladová efektivita a produktivita Moderní podatelna je především digitální, digitalizuje na vstupu. Přehled a kontrola

15 Služby digitální podatelny Služby digitální poštovní centrály: Jak to funguje Příjem Příprava Skenování Příjem Příchozí pošta je přijata a roztříděna podle podnikových pravidel. Příprava Pošta je připravena k naskenování včetně odstranění vazby a označení čárovým kódem. Skenování Dokumenty jsou naskenovány a je provedena kontrola kvality. Digitalizované dokumenty jsou zabezpečeným přenosem (dle situace) odeslány do externího střediska. Analýza a vytěžení Obohacení Doručení Archivace Analýza a vytěžení Digitalizované dokumenty jsou automaticky klasifikovány na několik typů. Data jsou automaticky extrahována dle požadavků zákazníka. Obohacení Manuálně nebo automatizovaně mohou být přidána doplňková data. Doručení Digitalizované dokumenty a extrahovaná data jsou automaticky přeneseny do archivačního systému zákazníka. Archivace Fyzické dokumenty jsou archivovány na požadovanou dobu uchování.

16 Služby digitální podatelny Modely dodávky Příjem Příprava Skenování Analýza Služby digitální podatelny Řešení spravované pro vás Na místě nebo v cloudu Obohacení Doručení Archivace Outsourcingové služby Spravované služby Dodávka technologie a integrace

17 Služby digitální podatelny Outsourcingové služby: Digitální podatelna Příjem Příprava Skenování Klíčové výstupy Komplexní outsourcované služby se zaručeným plněním klíčových ukazatelů výkonnosti a dohod o kvalitě služby Automatické rozdělování do elektronické schránky, složky a workflow Flexibilní cenový model s možností placení podle využití Doručování, archivace nebo bezpečná skartace fyzické pošty Průběžné zlepšování procesních postupů a technologií Certifikace ISO a 9001 Analýza Obohacení Doručení Archivace Hlavní výhody Nejsou zapotřebí žádné investice do lidí ani technologií Díky uvolnění prostředků a zdrojů se může zákazník lépe soustředit na svou hlavní činnost Canon může převzít stávající pracovníky poštovního střediska Flexibilní cenové modely pro různé objemy pošty Flexibilní a modulární model poskytování Okamžitý přínos osvědčených postupů a pokročilejších a modernějších technologií

18 Konference Firemní IS 2016 Canon, jak ho možná neznáte...

19 Canon Business Services Divize Canon Business Services je více než 15 let vedoucí poskytovatel služeb v oblasti outsourcingu dokumentových procesů. Jsme tým zkušených expertů, poskytujeme poradenství, vytváříme řešení a dodáváme externí služby podnikům a organizacím. Díky dlouhodobému a celosvětovému zaměření Canon Business Services na tuto oblast jsme schopni dosáhnout vyšší efektivity s prokazatelně nižšími provozními i fixními náklady pro zákazníka. 19

20 Canon Business Services Tým odborníků 386 MIO Kč obrat CBS v roce 2014 Risk & Change Management Technologie 200 zaměstnanců CBS EMEA Best Practices Know-How Procesní řízení Klienti TOP společnosti CZ/SK 20

21 Služby CBS Sl u žb y o u t so u rcin gu d o ku me n to vých p ro ce sů S p rá va živo tn íh o cykl u t e ch n ické d o ku m e n t a ce C e n tru m d i gitá ln ích a t isko vých slu že b Sl u žb y ko mu n ika ce se zá ka zn íky 21

22 R1 Strictly Confidential r2 Služby komunikace se zákazníky Data Příprava, návrh, design a zpracování dat Snížení nákladů o % u všech transakčních tisků Tisk Obálkování Podání Tvorba a zajištění marketingových materiálů Elektronické zasílání dokumentů Doručení Vyhodnocení a sledování KPIs Snížení nákladů až o 20 % na odchozí zásilky 22

23 R1 Strictly Confidential r2 Služby outsourcingu dokumentových procesů Komplexní soubor služeb pro zpracování dokumentů s využitím nejnovějších technologií a procesů určený zejména velké i střední společnosti. Služby se vyznačují především digitální transformací dokumentů v okamžiku vstupu do společnosti na jedné straně a optimalizací tiskových procesů na straně druhé. Vstup 23 Zpracování příchozích a odchozích faktur Služby digitální podatelny Výstup Skenování a digitalizace PRINCE 2 Archivační služby Tiskové služby

24 Center of Excellence for Intelligent Data Processing (Canon CoE-IDP) Služby skenování a archivace Služby zpracování faktur

25 Center of Ecellence for Intelligent Data Processing (CoE-IDP) 2007 Vznik ScanRecoCenter Prague (SRC) Pod hlavičkou Océ Business Services 2013 Regional Delivery Center (RDC) Otevření pobočky v Ostravě Pod hlavičkou Canon Business Services 2014 Koncept Center of Excellence for Intelligent Data Processing (CoE-IDP) nastartován

26 Digital Process Services COE-IDP - základní fakta CoE je profesionálně vybavené středisko pro zajištění komplexních a profesionálních služeb v oblasti digitalizace a vytěžování dat 2 pracoviště v České Republice (Praha / Ostrava) Detašované skenovací střediska v NL, DE, HU, FR, SK, CH 18 FTE zaškolených brigádníků 40 osob zdravotně postižených (Ostrava) 19 aktivních zákazníků

27 Canon COE-IDP - výkonnost Více jak 15 produkčních skenerů (Canon, Panasonic, Fujitsu) Více jak 30 validačních stanic 8 tiskáren čárových kódů Platformy IRIS a KOFAX 2,5 milionu stran zpracovaných každý měsíc faktur zpracovaných každý měsíc dalších zpracovaných dokumentů každý měsíc

28 Vybrané reference společnosti Canon 28

29 Konference Firemní IS 2016 Referenční projekt Příklad projektu digitalizace papírových dokumentů s vytěžováním

30 Referenční projekt Hlavní cíle projektu Digitální archivace a zpracování dokumentů Zvýšení efektivity práce s dokumenty Minimalizace rizika zničení nebo ztráty dokumentů Zvýšení transparentnosti zpracování Standardizace procesů Snížení negativních dopadů administrativy na životní prostředí Elektronické faktury a přílohy se již nemusí tisknout Průběžné zvyšování podílu elektronických faktur

31 Referenční projekt Situace před realizací oběh dokumentů Jeden dokument urazil průměrně: 116 km

32 Referenční projekt Základní přehled procesu po zavedení

33 Referenční projekt Přínosy projektu Údaje o implementaci 09/ /2013 příprava, zpracování technických analýz a metodik s dodavateli 02/ /2013 postupné nasazování po jednotlivých pobočkách Za rok 2013 zpracováno téměř dokumentů Podíl elektronických faktur od dodavatelů 41%

34 Referenční projekt Přínosy projektu Dosažená efektivnost 6 FTE již v rámci implementace ROI do 5 let po ukončení projektu Roční úspora 0,5 M Kč Standardizovaný proces zpracování došlých dokumentů Pro 16 poboček, všechny produkty Snížení chybovosti o 60 % Integrace s existujícími systémy Interní (TMS, LMS, SAP) Externí (POSTLINE) Kompletní digitalizace dokumentů Full text PDF Uznávaný elektronický podpis součástí zpracování u dodavatele

35 Outsourcing dokumentových procesů jako alternativa k nákupu IS Děkuji za pozornost Petr Marc