Otázky a odpovědi k používání prostředků FKSP 2013

Transkript

1 Otázky a odpovědi k používání prostředků FKSP 2013 Uvedené odpovědi jsou v souladu s vyhláškou č. 310/1995 Sb., o FKSP, v platném znění, a dále s obecně platnými Zásadami pro tvorbu a používání fondu kulturních a sociálních potřeb státní organizace Správa železniční dopravní cesty pro rok 2013, č.j /2012-PERS. Je třeba brát v úvahu, že Zásady C-FKSP a Zásady FKSP příslušné organizační jednotky (OJ) mohou v konkrétních bodech podmínky pro čerpání z FKSP omezit či zpřísnit, nemohou však jít nad rámec výše uvedených Zásad. V textu je zachováno členění dle Zásad FKSP s odkazem na příslušný bod Zásad. 1. Proč se SŽDC stále řídí vyhláškou MF č. 310/1995? SŽDC je státní organizací s podnikatelskou činností, která se řídí legislativou pro státní podniky. Vyhláška ministerstva financí č. 114/2002 Sb., která platí pro státní správu, v 16 stanoví, že do doby nabytí účinnosti zvláštního právního předpisu se tvorba a používání FKSP řídí vyhláškou č. 310/1995 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb, ve znění vyhlášky č. 167/1997 Sb. a vyhlášky č. 314/1999 Sb. Dosud nebyl zvláštní právní předpis k této oblasti vydán. 2. Bývalí zaměstnanci SŽDC Pro účely čerpání příspěvku z FKSP je třeba rozlišovat všechny tři kategorie bývalých zaměstnanců: 1) důchodce SŽDC ukončil pracovní poměr u OJ, která k přešla v rámci prodeje části podniku od ČD, po ; u OJ, která k přešla v rámci převodu řízení provozu od ČD, po ; a dále důchodce SŽDC, který u původního SŽDC pracoval ještě před a na ukončení pracovního poměru bezprostředně navazovalo přiznání starobního či plně invalidního důchodu - může čerpat příspěvek z FKSP; 2) bývalý zaměstnanec, který ukončil pracovní poměr u SŽDC s využitím DSP a zároveň si předem požádal o předčasný důchod, případně mu byl přiznán invalidní důchod pro invaliditu třetího stupně; splnil podmínku, že důchod mu byl přiznán nejpozději ke dni bezprostředně navazujícímu na den skončení pracovního poměru u SŽDC - může čerpat příspěvek z FKSP; 3) bývalý zaměstnanec, který ukončil pracovní poměr u SŽDC s využitím DSP v tomto případě dochází k tzv. proluce; přiznání důchodu bezprostředně nenavazuje, příspěvek z FKSP nelze čerpat. Zaměstnanec SŽDC, který si v době vzniku nároku požádal o přiznání starobního důchodu a jeho pracovní poměr trvá, je z hlediska čerpání příspěvku FKSP i nadále považován za zaměstnance. Výjimku tvoří bod Zásad (dar při příležitosti prvního skončení pracovního poměru po nabytí nároku na starobní nebo invalidní důchod pro invaliditu třetího stupně - viz bod 9. tohoto dokumentu). Pokud žadatel pracuje v rámci dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, nelze jej pro účely čerpání příspěvku FKSP považovat za zaměstnance. 1

2 3. Příspěvek na náklady na provoz zařízení sloužících kulturnímu a sociálnímu rozvoji a na zájmové činnosti (bod Zásad) Co lze a co nelze hradit z FKSP na účely zlepšení pracovních podmínek? Z FKSP lze přispívat na nákup vybavení ke zlepšení pracovních podmínek zaměstnanců, a to nad rámec povinného vybavení dle 224 ZP. Za povinné vybavení se považuje veškeré vybavení nutné pro bezpečný výkon zaměstnance. Tzn. židle, stoly, počítače, telefon, vybavení pro ochranu osobních věcí zaměstnanců, dále vybavení hygienického zařízení, základní vybavení místnosti sloužící k přípravě na výkon práce apod. Pokud by šlo o to, že organizace má v úmyslu zakoupit vybavení např. v hodnotě Kč a z fondu by se čerpalo dalších Kč, pak to lze považovat za příspěvek na vybavení nad rámec ZP. Záleží na dohodě zaměstnavatele a odborové organizace. Pokud je např. zasedací místnost určená a využívaná ke školení zaměstnanců v souvislosti s výkonem zaměstnání, nejedná se o vybavení na zlepšení pracovních podmínek zaměstnanců a náklady související s tímto vybavením nelze hradit z fondu. Za vybavení nad rámec povinného vybavení lze považovat např. automaty na nápoje, termosky, mikrovlnky, ledničky, okenní žaluzie, vybavení místnosti pro odpočinek zaměstnanců apod. Jak je to s příspěvkem na nákup vybavení pro sportovní a zájmovou činnost? Zásadně platí, že z fondu nelze pořizovat takové vybavení, které by bylo trvale využíváno pouze jedním zaměstnancem. Vybavení je majetkem organizace a zaměstnancům je lze pouze půjčovat. Lze hradit např. nákup stanů, míčů, stolů na stolní tenis, nákup vybavení na lyžování, vybavení pro různé zájmové kroužky (nákup fotoaparátů, kamer apod.) Toto vybavení musí být k dispozici ve skladu či prostoru k tomu určeném, bezpečnostně zajištěném. O výpůjčkách je třeba vést přesnou evidenci. Můžeme si z prostředků FKSP koupit mikrovlnnou troubu a automat na kávu? Mikrovlnná trouba, pokud je určena k ohřívání jídel na pracovišti, je vybavením, které slouží ke zlepšení pracovních podmínek zaměstnanců. Automat na kávu lze také pořídit z FKSP je možné přispívat na nákup tohoto zařízení, jeho provoz, úhradu energie, vody, opravy. Nelze však hradit náklady spojené s nákupem náplní do těchto automatů - jednalo by se o nákup nápojů (potravin), což vyhláška neumožňuje. Náplně do automatů si zajišťují zaměstnanci sami, ve své režii. Lze z FKSP hradit náklady na úschovu kol a motocyklů (případně vyhrazení parkovacích míst) zaměstnanců při dojíždění do zaměstnání? Pokud ano, podle kterého ustanovení vyhlášky? Řešení úschovy kol a motocyklů (případně vyhrazení parkovacích míst) při dojíždění do zaměstnání se řídí ustanovením bodu PKS SŽDC. Potřebné kompetence má vedoucí OJ, který v případě potřeby vydá v tomto smyslu opatření, a to po dohodě s místně příslušnými odborovými organizacemi. Příspěvek z FKSP na tyto účely lze poskytovat podle 4 vyhl. 310/1995 Sb., v platném znění, s tím, že bude zaúčtován dle bodu Zásad FKSP. Úhrada je realizována dle místních podmínek, výše příspěvku z FKSP je limitována sjednáním v Zásadách FKSP OJ a výší rozpočtované částky. Prioritou při rozhodování bude hospodárnost a účelnost takto vynaložených prostředků. Je třeba vést přehlednou evidenci zaměstnanců, využívajících tuto službu, a rovněž uschovat příslušné účetní doklady. 2

3 Je možné poskytnout z FKSP příspěvek na pojištění odpovědnosti zaměstnance za škodu způsobenou zaměstnavateli? Jednalo by se o čerpání z kapitoly Zásad FKSP. Příspěvek z FKSP na tyto účely poskytnout nelze, vyhláška to neumožňuje. Lze hradit z FKSP příspěvek na provoz rekreačních objektů v majetku OSŽ, které využívají i zaměstnanci SŽDC a jejich rodinní příslušníci? Pokud ano, jakou formou lze přispět? Vzhledem k tomu, že se jedná o rekreační objekt cizího subjektu, lze na jeho provoz přispět pouze zprostředkovaně, a to formou částečné nebo úplné úhrady pobytu zaměstnanců v tomto zařízení. V tomto případě se však tento příspěvek nebude považovat za příspěvek na zařízení sloužící kulturnímu a sociálnímu rozvoji ve smyslu 4 vyhl. MF 310/1995 Sb., v platném znění, ale jako příspěvek na rekreaci ve smyslu 7 výše citované vyhlášky. Zaměstnavatel tedy zaplatí z FKSP plnou cenu za pobyt zaměstnanců v předmětném zařízení (tzn. zakoupí poukaz za plnou cenu) a zaměstnanec uhradí zaměstnavateli částku, sníženou o příspěvek z FKSP (tzv. nepeněžní plnění). Tento příspěvek je pak započítáván do limitu Kč, který je osvobozen od daně z příjmu. Dotaz, týkající se nákupu obuvi (sandálů) pro zaměstnance HZS v době odpočinku: Dle 4 vyhl. 310/1995 Sb., odst. 2, lze z fondu přispívat na pracovní oděvy a obuv nad rámec povinného vybavení. Zakoupená pracovní obuv je vždy majetkem organizace. Musí být zaměstnavatelem evidována jako ostatní pracovní obuv (pracovní oděvy) a zaměstnancům ji lze poskytovat pouze k užívání, tj. nakládá se s nimi stejným způsobem jako s pracovní obuví (pracovními oděvy), které jsou pořízeny z nákladů organizace. Hodnota příspěvku z fondu na pracovní oděvy a obuv je u zaměstnance zdanitelným příjmem. Vzhledem k výše uvedenému doporučujeme tento krok zvážit a samozřejmě předem projednat s místně příslušnou odborovou organizací. 4. Příspěvek na stravování (bod Zásad) Je nějak limitován příspěvek na stravování (součet nákladů zaměstnavatele plus příspěvek z FKSP může dosáhnout až 100 % ceny stravenky, tzn. že zaměstnanec by nic nehradil)? Obecně příspěvek z FKSP na stravování není limitován, tzn., že může dosáhnout až do výše 100 % úhrady částky, kterou by hradil zaměstnanec. Pro SŽDC a její organizační složky je však limitován platnými Zásadami FKSP, bodem na jedno hlavní jídlo v průběhu pracovní směny lze přispět sjednanou částkou, a to až do výše 14 Kč. Takto lze přispět i na jídlo, poskytnuté ve stravovně, se kterou má OJ uzavřenou smlouvu. Zaměstnanec má uzavřenou Dohodu o pracovní činnosti. Lze mu přispět z prostředků FKSP na stravenky? Pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodne, lze stravenky poskytovat musí to být uvedeno v Dohodě o pracovní činnosti. Příspěvek z FKSP ale poskytovat nelze. 5. Rekreace, zájezdy, tábory dětí a mládeže TDM (bod a Zásad) Výklad k poskytování příspěvku z FKSP OJ a C-FKSP na rekreace (zájezdy) v roce 2013 Na poskytování příspěvku z FKSP není právní nárok. Příspěvek se poskytuje pouze do výše dané rozpočtem FKSP. 3

4 Příspěvek z C-FKSP se poskytuje na rekreace (zájezdy) a TDM, zveřejněné v katalogu ČD travel Nabídka rodinné a dětské rekreace Dovolená 2013 (dále jen katalog ). V katalogu už jsou uvedeny ceny po dotaci, tzn. ceny již snížené o příspěvek z C-FKSP. Je vyloučen souběh příspěvku z C-FKSP a FKSP OJ na jednu akci. ZAMĚSTNANEC však může za určitých podmínek příspěvky z FKSP a C-FKSP na rekreace (zájezdy) kombinovat, a to následovně: 1) po vyčerpání příspěvku OJ, případně po vyčerpání jeho části, lze čerpat ještě odpovídající část příspěvku z C-FKSP, a to do výše limitu (5 000 Kč). Výše dotace bude v tomto případě individuálně upravena zajistí CK ČD travel. 2) po vyčerpání části příspěvku C-FKSP s nižší dotací, než sjednaný limit (5 000 Kč např. u tuzemských rekreací) lze dočerpat odpovídající část příspěvku z C-FKSP. Příklady: A) Zásady FKSP OJ umožňují čerpat do výše Kč. Zaměstnanec obdržel příspěvek od OJ ve výši Kč. V daném kalendářním roce může požádat o příspěvek na další rekreaci z katalogu (příspěvek C- FKSP) do výše Kč (celkem za rok = Kč). B) Zásady FKSP OJ umožňují čerpat do výše Kč. Zaměstnanec obdržel příspěvek od OJ ve výši Kč. V daném kalendářním roce může požádat o příspěvek na další rekreaci z katalogu (příspěvek C- FKSP) do výše Kč (celkem za rok = Kč). Nebo může požádat o příspěvek na další rekreaci z FKSP OJ do výše limitu OJ, tj. do výše Kč ( = Kč), pokud to Zásady FKSP OJ umožňují. V tomto případě by mohl požádat ještě o příspěvek z katalogu (C-FKSP) do výše Kč ( = Kč). C) Zaměstnanec si nejprve požádal o příspěvek z C-FKSP. Příspěvek činil Kč. Zaměstnanec může v daném kalendářním roce požádat o příspěvek na další rekreaci z katalogu (příspěvek C-FKSP) do výše Kč ( = Kč). RODINNÍ PŘÍSLUŠNÍCI: Z C-FKSP lze příspěvek poskytnout rodinným příslušníkům zaměstnance za předpokladu, že zaměstnanec se rekreace také účastní a zároveň čerpá příspěvek i pro sebe. Podobně jako u zaměstnance lze u rodinného příslušníka za určitých podmínek příspěvky z FKSP a C-FKSP na rekreace (zájezdy) kombinovat, a to ve vztahu k možnostem, které povolují Zásady FKSP OJ. Výklad k poskytování příspěvku z FKSP OJ a C-FKSP na tábory dětí a mládeže v roce (TDM) v roce 2013 Pokud to Zásady OJ umožní, může zaměstnanec žádat o příspěvek jak z FKSP OJ, tak také na další TDM z C-FKSP, je však nutno dodržet podmínku, že přispět lze celkem nejvýše 2 x ročně do max. částky za kalendářní rok. Možné kombinace: 1) 1 x nebo 2 x z OJ pokud to Zásady FKSP umožní; 4

5 2) 1 x z OJ a 1 x z C-FKSP pouze v uvedeném pořadí a do stanoveného limitu; 3) 2 x z C-FKSP do stanoveného limitu. Vždy je nutno doložit druhému subjektu (OJ nebo CK ČD travel prostřednictvím přihlášky) potvrzení o výši již vyčerpaného příspěvku konkrétní oprávněné osoby. Určení odpovědní zaměstnanci OJ potvrdí zaměstnanci žádost na rekreaci (TDM) s tím, že zkontrolují správnost údajů a do žádosti uvedou výši již čerpaných příspěvků z FKSP v daném kalendářním roce za jednotlivé účastníky. O čerpání FKSP je nutné vést přehlednou evidenci. Určení odpovědní zaměstnanci OJ sledují, zda příspěvky na tuzemské a zahraniční rekreace, zájezdy (včetně hromadných) a TDM u zaměstnance (včetně jeho rodinných příslušníků) za kalendářní rok nepřekročily Kč. V případě překročení stanoveného limitu je třeba zajistit, aby zdanění mohlo být provedeno nejpozději s prosincovou výplatou Jakým způsobem se kupují poukazy na rekreaci a TDM? Při zajišťování rekreací se postupuje tak, že zaměstnavatel odkoupí poukaz na rekreaci v plné hodnotě a zaměstnanci jej může poskytnout na základě jeho žádosti za cenu sníženou o příspěvek z FKSP. Rozumí se tím jeden poukaz na jeden rekreační pobyt (akci). Při úhradě nelze postupovat formou zálohy a doplatku to je v rozporu s vyhláškou. Ve stejné organizační jednotce (nebo v různých OJ, ale v rámci SŽDC) jsou zaměstnáni manželé. Oba požádali o příspěvek z FKSP na stejný TDM pro své dítě. Můžeme poskytnout příspěvek oběma na stejnou akci? Na jeden TDM lze poskytnout jen jeden příspěvek z FKSP. Nic nebrání tomu, aby druhému z manželů byl poskytnut příspěvek pro toto dítě na jiný TDM. Manželé, oba zaměstnanci SŽDC, si požádají o příspěvek na dvě různé rekreace. Nejprve požádá manžel a jako rodinný příslušník pojede manželka, na druhou rekreaci požádá o příspěvek manželka a jako rodinný příslušník pojede manžel. Je to v souladu se Zásadami FKSP? Ano. Co když si manželé, oba zaměstnanci SŽDC, objednají tutéž rekreaci každý zvlášť? V tomto případě musí být odkoupeny dva samostatné poukazy na rekreaci a vystaveny dvě samostatné faktury. Dle našich Zásad FKSP OJ přispíváme na rekreaci pouze zaměstnancům, nikoli rodinným příslušníkům. Jak postupovat v případě, že faktura je na zaplacení celého apartmánu? Apartmán je vícelůžkový. Na faktuře musí být uveden počet účastníků v daném apartmánu, aby bylo možno spočítat cenu za jednoho účastníka. Lze čerpat příspěvek z C-FKSP na partnera žijícího v jedné (společné) domácnosti, pokud nemáme stejný trvalý pobyt? Stejné trvalé bydliště není podmínkou důležité ale je, aby partneři žili a uhrazovali náklady společné domácnosti. K tomu zaměstnanec - žadatel vždy doloží čestné prohlášení o soužití 5

6 v takto vedené společné domácnosti v délce alespoň 12 měsíců (ke dni podpisu) s notářsky či úředně ověřenými podpisy obou partnerů. Tzv. úřední ověření podpisů (např. na obecním nebo městském úřadě) má stejnou hodnotu jako notářské ověření je dokladem pravosti podpisů, nikoli dokladem spolužití obou partnerů. Plnou zodpovědnost za toto čestné prohlášení o spolužití tedy nese žadatel. Je možné pojem druh (družka) chápat také jako soužití osob stejného pohlaví? Pojem druh/družka v bodě 3.1. Zásad FKSP je specifikován jako soužití muže a ženy, jiný výklad není přípustný. Partnerům stejného pohlaví lze příspěvek poskytnout pouze ve vztahu registrovaného partnerství. Žiji se svým pracujícím synem (32 let) ve společné domácnosti. Jde z hlediska FKSP o rodinného příslušníka? Nikoli muselo by se jednat o nezaopatřené dítě dle 11 až 16 zákona č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů. Je za rodinného příslušníka považováno nezaopatřené dítě manžela, registrovaného partnera a druha (družky)? Zaměstnavatel se řídí ustanovením 2 vyhl. 310/1995 Sb., kde je stanoveno, že za dítě se pro účely této vyhlášky považují tyto děti: a) dítě vlastní nebo osvojené; b) dítě, které bylo zaměstnancem nebo jeho manželem převzato do péče nahrazující péči rodičů na základě rozhodnutí příslušných orgánů; c) dítě manžela (manželky) žijící v domácnosti se zaměstnancem. Vzhledem ke skutečnosti, že registrované partnerství je postaveno na stejnou úroveň jako manželství, lze pro účely FKSP považovat za dítě i dítě registrovaného partnera (partnerky), žijící v domácnosti se zaměstnancem. Z výše uvedeného vyplývá, že příspěvek pro dítě druha (družky) nelze poskytnout. Je někde stanovena dolní hranice pro věk dítěte účastníka TDM? Příspěvek z FKSP lze poskytnout i pro dítě, které ještě není školou povinné, pokud se zúčastní TDM tábora, který takovou věkovou hranici umožňuje (např. TDM typu můj první tábor apod.). Nelze však poskytnout příspěvek na akci, pořádanou mateřskou školou (i soukromou). Ty jsou považovány za školská zařízení, stejně jako základní školy. Podobné akce jsou považovány za součást vzdělávacího či výchovného programu. Jak máme počítat povinnou školní docházku, když je dítě na víceletém gymnáziu? Dle Zásad FKSP SŽDC lze příspěvek na TDM poskytnout pouze dětem do doby ukončení povinné školní docházky včetně bezprostředně následujících letních prázdnin. Pokud dítě přešlo na 8leté gymnázium, ještě do ukončení kvarty, u 6letého gymnázia do ukončení sekundy, což odpovídá délce povinné školní docházky. Můžeme poskytnout příspěvek na TDM pro 18leté dítě, které chodí na zvláštní školu? Pokud 18leté dítě nepobírá invalidní důchod pro invaliditu třetího stupně (tím by bylo považováno za zaopatřené) a máte potvrzení ze základní školy či školy, která nahrazuje základní vzdělání a je 6

7 určena pro děti zdravotně postižené (fyzicky, mentálně či kombinace), pak lze příspěvek na TDM poskytnout. Lze z letošního rozpočtu poskytnout příspěvek na TDM, který se bude konat až v únoru dalšího roku? Faktura bude vystavena i zaplacena ještě v tomto kalendářním roce. Pokud zaměstnanec v letošním roce příspěvek na TDM ještě nečerpal (případně čerpal částečně) a zásady FKSP OJ to umožňují, můžete mu příspěvek poskytnout, ale jen v souladu s letošními Zásadami FKSP OJ. Důležité je, že žádost bude podána a faktura splacena v letošním roce. Konání TDM až v roce následujícím je přípustné. V den podání žádosti musí být žadatel zaměstnancem SŽDC. Jak je to vůbec s limitem Kč, o kterém se stále mluví? Pokud součet příspěvků poskytnutých na tuzemské a zahraniční rekreace, zájezdy (včetně hromadných zájezdů) a TDM z FKSP a C-FKSP zaměstnanci (včetně příspěvku pro jeho rodinné příslušníky) nebo důchodci v jednom kalendářním roce přesáhne úhrnem částku Kč (ve smyslu zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmu, 6, odst. 9 písm.d), v platném znění), bude částka převyšující limit připočítána zaměstnanci ke zdanitelnému příjmu. Důchodce SŽDC je v tomto případě povinen rozdíl vrátit. 6. Kulturní a sportovní akce pořádané zaměstnavatelem (bod Zásad) Lze pořádat hromadný vícedenní zájezd (např. lyžařský)? Na co lze v tomto případě přispívat z FKSP? Započítávají se příspěvky na tuto akci do souhrnu Kč, která je limitní pro osvobození z daně? Na náklady související s organizováním tělovýchovných a sportovních akcí (tzn. i na vícedenní lyžařský zájezd) lze přispívat. Předpokladem je, že akci organizuje zaměstnavatel sám, nebo ji spoluorganizuje s odborovými organizacemi či ji pořídí od jiné právnické nebo fyzické osoby. Příspěvek lze poskytovat v nepeněžní formě, tzn. organizace uhradí z FKSP celkové náklady na příslušnou akci a zaměstnancům (rodinným příslušníkům), kteří se těchto akcí účastní, je poskytne za cenu sníženou o příspěvek z fondu. Tento příspěvek z FKSP se do celkové částky Kč započítává. Může se kulturní a sportovní akce (divadelní představení, permanentka do bazénu) účastnit rodinný příslušník bez zaměstnance? Žadatelem o příspěvek je vždy zaměstnanec. Rodinnému příslušníkovi lze poskytnout příspěvek z FKSP pouze v případě, že se akce účastní také zaměstnanec. Lze za kulturní akci považovat akci, kde se bude hradit pouze pohoštění? Ne, nelze. Pořádáme každoročně setkání důchodců lze na tuto akci přispět z FKSP? Pokud to bude setkání zaměstnavatele s důchodci SŽDC a bude mít charakter kulturní akce, lze hradit přiměřené náklady např. na pronájem místnosti, na hudební produkci, na přiměřené občerstvení (kromě alkoholických nápojů). Můžeme hradit z FKSP náklady na občerstvení při pracovním jednání? Ne, vyhláška to neumožňuje. 7

8 Lze přispět na kulturní akci organizovanou ve spolupráci zaměstnavatele a odborové organizace na setkání zástupců SŽDC s důchodci, pokud se účastní kromě důchodců SŽDC také důchodci ČD a ČD Cargo? Náklady akce jsou hudba, občerstvení, pronájem sálu. Náklady na kulturní akci lze hradit s tím, že v případě účasti zaměstnanců (rodinných příslušníků, důchodců) z ČD a ČD Cargo by se jednalo o úhradu poměrné části nákladů, tzn. o prokazatelné náklady odpovídající podílu nákladů pouze za zaměstnance SŽDC (a jejich rodinné příslušníky a důchodce). Účast je třeba doložit řádně vyplněnou prezenční listinou, ze které bude patrná příslušnost ke konkrétnímu zaměstnavateli. Vše za předpokladu, že akce je pořádána v souladu se Zásadami FKSP OJ a předem dohodnuta zaměstnavatelem a odborovými organizacemi. Je možné poskytnout příspěvek z FKSP na vícedenní hromadnou kulturní akci, které se účastní např. 20 zaměstnanců, z položky kulturní akce, a současně si další zaměstnanci objednají tentýž zájezd individuálně u cestovní kanceláře (CK si doplní volná místa v autobusu a vystaví samostatnou fakturu). Tito zaměstnanci si následně požádají o příspěvek na individuální rekreaci. Pokud jde o organizovanou kulturní akci, nelze ji pro účely čerpání příspěvku z FKSP pro další zaměstnance posuzovat jinak, tzn. jako individuální rekreaci. Jak se v rámci hromadně organizované kulturní a sportovní akce či zájezdu posuzují vstupenky (např. do divadla, na fotbalové utkání, vstupy na prohlídku zámku, vstupy na exkurzi do sklárny apod.)? V souladu s bodem 5.6. Zásad FKSP lze poskytnout příspěvek na vstupenky do výše 50 % nákladů, maximálně do výše 800 Kč na jednotlivou vstupenku, pokud není v Zásadách FKSP OJ stanoven méně procentní příspěvek FKSP a nižší maximální částka. Žádáme o vysvětlení článku Zásad pro tvorbu a používání FKSP. Článek bod a) vstupenky do divadel, na koncerty apod., zdali na tento bod se vztahuje podmínka účasti minimálně 6 zaměstnanců. Máme pracoviště, kde není možno této podmínky dostát vzhledem k turnusovému provozu a malému počtu zaměstnanců na pracovišti. Podmínka účasti minimálně 6 zaměstnanců se týká pouze bodu b), tzn. organizované kulturní a sportovní činnosti. Pokud je akce pořádána společně s ČD a resp. ještě s ČD Cargo, byl proveden prokazatelný průzkum zájmu a ze SŽDC se přihlásilo méně zaměstnanců, nemusí být tato podmínky splněna za předpokladu, že celkový počet účastníků za obě dvě resp. všechny tři organizace je vyšší než 6 účastníků. Pokud je zájem zaměstnanců SŽDC minimální (např. 1-2), a z ČD a ČDC by se účastnil nepoměrně vyšší počet jejich zaměstnanců (např ), měla by být pořadatelem organizace s nejvyšším počtem účastníků. V případě takto děleného hromadného zájezdu lze na základě dohody zaměstnavatele a odborové organizace na zájezd přispět i nižšímu počtu zaměstnanců SŽDC. O takové dohodě je nutno uvést záznam (např. zápis ze společného jednání zaměstnavatele a místně příslušných odborových organizací). Na organizované kulturní a sportovní akce dle bodu a) se tato podmínka nevztahuje. Akce však musí být zařazena do plánu v dohodě zaměstnavatele a příslušných odborových organizací a musí být proveden prokazatelný průzkum zájmu. V případě, že jde o akci dostupnou pouze z jednoho pracoviště (např. nákup permanentky do místního bazénu), doporučujeme zohlednit možnost účasti vzhledem k počtu zaměstnanců na daném pracovišti např. pracoviště je obsazeno celkem 5 zaměstnanci dispečery, kteří pracují v nepřetržitém provozu. Zaměstnavatel ve spolupráci se zástupci příslušných odborových organizací se mohou dohodnout, že po provedeném průzkumu zájmu může být tato permanentka užívána, přihlásí-li se např. alespoň tři zaměstnanci-dispečeři apod. 8

9 Lze z FKSP uhradit permanentku na masáže? Z fondu lze hradit rehabilitační a kondiční (zdravotní) masáže; v tomto případě se z celkové ceny permanentky vypočítá cena za jednu masáž a zaměstnanec uhradí minimálně 50 % ceny. Faktury za celkovou cenu i permanentka samotná musí znít na organizaci a musí být zaměstnancům poskytována formou evidované výpůjčky. Zaměstnanci musí být předem seznámeni s možností využití takové permanentky. Příspěvek na masáže je určen pouze pro zaměstnance, nikoli pro rodinné příslušníky. Prosím o sdělení podrobností k permanentkám, čipovým kartám apod.: Z prostředků FKSP lze zakoupit pouze permanentky, znějící na jméno organizace, která zakoupí permanentky za plnou cenu a zaměstnancům je poskytne za cenu sníženou o příspěvek z FKSP. Pokud bude na permanentce uvedeno obecně zaměstnanec SŽDC, je vše v pořádku. Permanentku lze posuzovat jako soubor x počtu vstupů určí se cena jednoho vstupu, zaměstnanec pak uhradí vždy minimálně 50 % ceny z této jednotkové ceny. Nabití čipových karet z minulého období lze pouze v případě, že tyto čipové karty zakoupila organizace a karty nebudou znít na konkrétní jméno zaměstnance. Z fondu lze hradit rehabilitační a kondiční (zdravotní) masáže; v tomto případě se z celkové ceny permanentky vypočítá cena za jednu masáž a zaměstnanec uhradí minimálně 50 % ceny. Příspěvek na masáže je určen pouze pro zaměstnance, nikoli pro rodinné příslušníky. Permanentky i karty jsou majetkem organizace (SŽDC), která je pak postupně zapůjčuje zaměstnancům k využití to musí být v souladu se Zásadami FKSP (nelze tedy hradit např. parkovné, nákup energetických nápojů, zapůjčení ručníku apod.). Rozhodnutí o zakoupení permanentek (karet), postup při jejich zapůjčování a evidenci a o způsobu úhrady stanoví (a správnost garantuje) zaměstnavatel (OJ) v dohodě s příslušnou odborovou organizací. Lze při pořádání kulturní akce financovat z FKSP tombolu? Z prostředků FKSP lze dle 9 vyhl. 310/1995 Sb. přispívat na náklady na kulturní a sportovní akci (pronájem místnosti, kulturní program, náklady na přiměřené občerstvení apod.) Pokud bude v rámci kulturní akce pořádána nějaká soutěž, lze z FKSP přispět na ceny. Dle tohoto paragrafu nelze poskytovat dárkové balíčky či další předměty, které by měly charakter peněžního či nepeněžního daru. Nelze přispět na alkohol a tabákové výrobky. Tombola nemá charakter soutěže, výhry nelze považovat za ceny. Pro úplnost dodáváme, že pokud byste pořádali např. mikulášskou besídku, lze z FKSP přispět v rámci této kulturní akce na dárkové balíčky dětem zaměstnanců (dětem do ukončení povinné školní docházky). Jak máme reagovat na požadavek čerpání alikvotního dílu prostředků z FKSP pro naše zaměstnance, odborově organizované u jiné odborové organizace (jiné ZO OSŽ)? Pokud Vaše zaměstnance nově zastupuje další ZO OSŽ, měl by se tento předseda domluvit s předsedou ZO OSŽ, který již u Vaší OJ působí, zda se do této stávající ZO OSŽ začlení např. svým členstvím ve výboru stávající ZO OSŽ. Pokud tato nová ZO OSŽ chce vystupovat jako Váš sociální partner samostatně, musí se k zaměstnavateli resp. k Vaší OJ řádně přihlásit. Pak se stává jedním z vašich sociálních partnerů, se kterým budete od data oficiálního přihlášení jednat (např. v oblasti FKSP při rozhodování o rozpočtu FKSP). V souladu s Vašimi Zásadami FKSP OJ pak můžete přispět svým zaměstnancům na předem dohodnutou kulturní či sportovní akci či na úhradu prokazatelných nákladů odborové organizaci, která u Vaší OJ působí. 9

10 Pokud sportovní či kulturní akci spolupořádá se zaměstnavatelem odborová organizace a tato ZO je prvoplátcem, musí ke kopii faktury přiložit i kopii výpisu z účtu, jako důkaz o zaplacení faktury, nebo stačí kopie platebního příkazu? Pokud je odborová organizace prvoplátcem, vystaví fakturu zaměstnavateli. Z podkladů bude zřejmé, z čeho se celková částka, fakturovaná zaměstnavateli, skládá, a zda byla skutečně uhrazena (např. kopie faktury ubytovacího zařízení, vystavená na odborovou organizaci, potvrzení o její úhradě, nebo, v případě placení v hotovosti, příjmový doklad se všemi náležitostmi, vystavený na předsedu ZO či jím pověřeného zástupce příslušné odborové organizace. Tato osoba musí být jednoznačně identifikovatelná a musí mít v rámci odborové organizace sepsánu dohodu o hmotné zodpovědnosti. Konkrétní podrobnosti předem dohodne místně příslušná odborová organizace s příslušným zástupcem zaměstnavatele. Lze z FKSP OJ uhradit startovné pro jednotlivce či skupinu zaměstnanců? Startovné na sportovní akci, kterou pořádá nebo spolupořádá zaměstnavatel ve spolupráci s odborovou organizací, lze hradit z prostředků FKSP OJ. Musí však být z podkladů k vyúčtování zřejmé, na co je startovné použito (např. technické zabezpečení a služby, sportovní materiál, věcné ceny, přiměřené občerstvení atd.). Je třeba, aby zástupci místně příslušné odborové organizace spolupracovali s příslušnými zástupci zaměstnavatele a společně se na konkrétních pravidlech u jednotlivých akcí předem dohodli. Je vyloučen souběh příspěvku z C-FKSP a FKSP OJ na jednu akci. 7. Sociální výpomoci a půjčky (bod Zásad) Kdo může za zaměstnavatele podepsat se zaměstnancem Smlouvu o poskytnutí sociální půjčky a uznání dluhu? Pokud se jedná o prostředky FKSP příslušné organizační jednotky, pak smlouvu podepisuje za zaměstnavatele ředitel (vedoucí) příslušné organizační jednotky. 8. Příspěvky odborové organizaci (bod Zásad) Můžeme převést část prostředků FKSP na účet základní odborové organizace předem, zálohově? Ne, nemůžete. Vyhláška umožňuje poskytovat příspěvek odborové organizaci na úhradu prokazatelných nákladů, které jí vznikají v souvislosti s plněním povinností (oprávnění) vyplývajících z pracovněprávních předpisů. V praxi to znamená, že odborová organizace předloží řádně zpracované daňové doklady, které zaměstnavatel posoudí a v případě schválení následně uhradí. Jaké náklady může zaměstnavatel uhradit odborové organizaci? Příspěvek na úhradu nákladů lze poskytnout příslušné odborové organizaci, která působí v rámci organizační jednotky SŽDC, a to na úhradu prokazatelných nákladů, které jí vznikají v souvislosti s plněním oprávnění vyplývajících z pracovněprávních předpisů. Jedná se o takové náklady, které vznikají např. v souvislosti s kolektivním vyjednáváním, při řešení pracovněprávních otázek, kdy příslušná odborová organizace jedná za své členy i za zaměstnance odborově neorganizované. Přehled činností, při kterých vznikají odborovým organizacím náklady v souvislosti s plněním oprávnění, vyplývajících z pracovněprávních předpisů: 10

11 1. příprava kolektivního vyjednávání náklady na školení, nákup odborné literatury včetně právních předpisů; 2. zpracování kolektivní smlouvy náklady na tvorbu podkladů pro jednání (analýzy, rozbory, konzultace), na zpracování vlastního návrhu kolektivní smlouvy, na odborné posudky a expertizy, na předběžné projednávání návrhu v příslušných orgánech jednotlivých OC; 3. vlastní kolektivní vyjednávání náklady na pronájem místností, na úhradu cestovních nákladů vyjednavačů ve smyslu ZP; 4. náklady na seznámení všech zaměstnanců s obsahem kolektivní smlouvy; 5. náklady na přípravu změn a doplňků ke kolektivní smlouvě včetně jejich realizace; 6. náklady na řešení problematiky spojené s aplikací jednotlivých ustanovení kolektivní smlouvy včetně řešení sporných případů; 7. náklady na vyhodnocování plnění kolektivní smlouvy včetně kontrol a zpracování informací o jejím plnění; 8. náklady na řešení sporů spojených s uzavíráním kolektivních smluv včetně případných nákladů na zprostředkovatele, eventuálně rozhodce; 9. náklady vzniklé v souvislosti s realizací zákoníku práce ( 276 až 280 ZP součinnost odborových organizací v oblasti zaměstnanosti, hospodářského výsledku a perspektivy zaměstnavatele; 320 až 323 ZP dodržování zákonů v oblasti pracovněprávních předpisů; kontrola bezpečnosti práce, pokud není tato oblast hrazena jinými zdroji (MPSV); 306 ZP spolurozhodování o pracovním řádu; 225 ZP spolurozhodování o FKSP a dále pak náklady spojené s realizací změny nebo ukončení pracovního poměru zaměstnanců). Při realizaci výše uvedených činností lze v rámci čerpání FKSP uhradit náklady, které vzniknou v souvislosti s realizací činností uvedených v bodech 1 až 9: cestovní náhrady, které členům odborových organizací vzniknou v souvislosti s výše uvedenými činnostmi; náklady na pronájem místností (školení pracovněprávní problematiky, zasedání s obsahem jednání dle bodů 1 až 9); náklady na poštovné, telefony, fax, popřípadě elektronickou poštu v souvislosti s výše uvedenými činnostmi; náklady na nákup kancelářských potřeb, provoz výpočetní a kopírovací techniky, nákup odborných časopisů, případně publikací, opět vše v souvislosti s výše uvedenými činnostmi; osobní náklady lze zahrnout přiměřené odměny externím odborníkům plynoucí z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a odměny plynoucí ze související činnosti vyplacené na základě jiných uzavřených smluv. Předmětem smluv (případně dohod) mohou být například služby a poradenství v oblasti pracovněprávní, vypracování stanovisek a analýz apod. Za náklady nelze považovat finanční částky vynaložené na úhradu: občerstvení (např. při členské schůzi); mezd včetně povinných odvodů státu. Jak postupovat při úhradě nákladů odborovým organizacím? Příslušná odborová organizace uplatní svou žádost na poskytnutí konkrétní úhrady nákladů, které vznikly v souvislosti s činnostmi, uvedenými v předchozím dotazu, nejpozději do konce následujícího kalendářního měsíce po měsíci, ve kterém náklad vznikl. Přílohu žádosti tvoří doklady, které jsou potřebné pro posouzení uznatelných nákladů. Účetní a daňové doklady musí 11

12 splňovat veškeré náležitosti předepsané zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, dále zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění. Příspěvek lze poskytovat až do objemu finančních prostředků stanovených v rozpočtu FKSP příslušné organizační jednotky pro tento účel. Vedoucí zaměstnanec příslušné OJ žádost posoudí a rozhodne do 10 pracovních dnů o poskytnutí (příp. neposkytnutí nebo částečném poskytnutí) příspěvku na úhradu nákladů. Jedno vyhotovení rozhodnutí včetně písemné žádosti příslušné odborové organizace si ponechá OJ a druhé vyhotovení předá příslušné odborové organizaci. Úhrada příspěvku pak proběhne bezhotovostním způsobem, případně v hotovosti přes pokladnu zaměstnavatele, a to vždy jen při splnění následujících podmínek : a) bezhotovostní úhrada: Na základě kladného rozhodnutí vedoucího OJ o poskytnutí příspěvku a o jeho výši nechá vystavit příslušná odborová organizace daňový doklad na jméno zaměstnavatele (konkrétní organizační jednotka jako plátce). Zaměstnavatel pak fakturu uhradí. b) hotovostní úhrada: Po předložení kladného rozhodnutí vedoucího OJ o poskytnutí příspěvku a o jeho výši a po předložení účetního dokladu s veškerými náležitostmi bude příslušná částka proplacena zástupci odborové organizace v pokladně zaměstnavatele. Působí-li v OJ vedle sebe více odborových organizací, určí se podíl rozpočtované částky příslušné odborové organizaci dle počtu zastupovaných zaměstnanců v pracovním poměru u příslušné OJ, pokud nebude dohodnuto jinak. Výše uvedený postup včetně podílování nákladů podle počtu zastupovaných zaměstnanců platí obdobně pro čerpání příspěvku z centrálního FKSP pro jednotlivé odborové centrály (ředitel personálního odboru GŘ SŽDC žádost o příspěvek příslušné odborové centrály posoudí a rozhodne o konečné výši úhrady). Lze odborové organizaci proplatit jako příspěvek na úhradu nákladů časopis Sondy Revue? Zaměstnavatel může přispět odborové organizaci na zakoupení odborných publikací a časopisů, a to v rámci plnění jejích povinností (oprávnění) vyplývajících z pracovněprávních vztahů. Publikace a časopisy nesmí být zakoupeny pro jednotlivce, ale musí být volně k zapůjčení pro všechny členy odborové organizace, příp. další zaměstnance organizace. Časopis Sondy-Revue lze zařadit ke zmíněným odborným časopisům. Pro úplnost informací dodáváme, že zmíněný časopis a související problematiku lze nalézt také na internetu, Výklad k nákupu a provozu výpočetní techniky pro činnost odborových organizací: Dle PKS SŽDC , bod 5.8, bude právo přístupu a používání základních služeb datové sítě SŽDC (elektronické pošty apod.), včetně příslušného servisu, těmto odborovým organizacím umožněno za úhradu ceny vstupních nákladů (instalace sítě, připojení na síť, instalace SW apod.) na základě smlouvy mezi odborovou organizací a SŽDC. Příspěvek odborové organizaci z prostředků FKSP (C-FKSP) není poskytován na její běžnou provozní činnost, ale na úhradu prokazatelných nákladů, které jí vznikají v souvislosti s plněním oprávnění vyplývajících z pracovněprávních předpisů. Nákup výpočetní techniky (PC vč. příslušenství - klávesnice, myš, tiskárna apod.), repasy, upgrade, nákup SW, instalace antivirových programů: První možností je, že si výpočetní techniku pořídí odborová organizace z vlastních prostředků. V takovém případě úhradu z FKSP nelze proplatit a zaměstnavatel nenese zodpovědnost za instalaci, kompatibilitu, oprávněnost programu, licence apod. 12

13 Druhou možností pro odborovou organizaci je využívání výpočetní techniky zaměstnavatele. Odborová organizace zašle zaměstnavateli oficiální žádost o zajištění výpočetní techniky. Na základě posouzení žádosti zaměstnavatel výpočetní techniku poskytne, a to ve standardní kvalitě (nemusí se jednat o novou výpočetní techniku). PC vč. příslušenství a SW zůstává majetkem zaměstnavatele a bude průběžně kontrolován (včetně nainstalovaného SW a oprávněnosti licencí). USB disky, CD: Z prostředků FKSP lze uhradit prokazatelné náklady za nákup USB disků a CD, které jsou pořízeny odborovou organizací k přenosu informací v souvislosti s plněním oprávnění vyplývajících z pracovněprávních předpisů (text PKS, mzdové údaje apod.) Internet, webové stránky odborové organizace: Z FKSP lze na základě předchozí dohody uhradit náklady za provoz a používání internetu, nelze však proplatit náklady na tvorbu a údržbu webových stránek odborové organizace, ani na webhosting. Provoz PC, tiskárny apod.: Z FKSP lze uhradit na základě předchozí dohody náklady na provoz výpočetní techniky v majetku odborové organizace jedná se např. o funkčnost (opravy) PC, tonery a papír do tiskárny apod. Náklady na provoz výpočetní techniky zaměstnavatele, která je odborové organizaci zapůjčena k zajištění její činnosti související s plněním oprávnění vyplývajících z pracovněprávních předpisů, hradí zaměstnavatel z provozních nákladů. Servis zajišťuje technik SŽDC na základě žádosti odborové organizace. Pokud je odborová organizace příslušná nejen k SŽDC, ale i k dalším zaměstnavatelům (ČD, ČD Cargo), hradí zaměstnavatel (SŽDC) pouze poměrnou část nákladů. Lze hradit z FKSP bankovní poplatky? Poplatky za vedení účtu se hradí z rozpočtových výdajů (nákladů). Nehradí se z FKSP. 9. Dary věcné a peněžní (bod Zásad): Zaměstnanci byl přiznán starobní důchod, jeho pracovní poměr však trvá. Kdy může dostat dar nyní, nebo až skutečně odejde? S účinností do byl novelizován zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění. Změna zákona spočívá ve skutečnosti, že podmínkou pro výplatu starobního důchodu již není pracovní poměr na dobu určitou. V praxi to znamená, že po nabytí nároku na starobní důchod mohou zaměstnanci požádat o jeho výplatu a na jejich uzavřeném pracovněprávním vztahu se nic nemění. V těchto případech je možno poskytnout dar k prvnímu odchodu do důchodu až při prvním skutečném ukončení pracovního poměru, tj. při skutečném odchodu zaměstnance. Nelze však z tohoto důvodu poskytnout dar dvakrát tzn. v době přiznání důchodu a pak ještě při skutečném ukončení pracovního poměru. Dary k pracovnímu výročí co lze a co nelze započítat? V souladu s bodem Zásad FKSP lze poskytnout dar k pracovnímu výročí zaměstnanci při příležitosti pracovního výročí 20, 30 a 40 let výkonu práce (doložených) od prvního nástupu do zaměstnání (dle 10 odst. 1b) vyhlášky. Z toho vyplývá, že zaměstnanec musí tuto dobu doložit. Ve vlastním zájmu termíny svého pracovního výročí sleduje. Do doby trvání pracovního poměru lze započítat i dobu trvání pracovního poměru u jiných zaměstnavatelů - nemusí se jednat o nepřetržitý výkon práce. Do doby pracovního poměru se nezapočítává výkon práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, doba soukromého podnikání a doba nezaměstnanosti. Vzhledem k tomu, že Zásady FKSP SŽDC neupravují konkrétní rozsah a podmínky zápočtu mateřské a rodičovské dovolené, ani vojenské služby (vč. náhradní vojenské), nelze tuto dobu započítat. 13

14 Není vhodné podmínit poskytnutí daru k pracovnímu a životnímu výročí délkou pracovního poměru nebo pracovním výkonem zaměstnance - čerpání z FKSP se neodvíjí ani od pracovní výkonnosti zaměstnance, ani od délky trvání pracovního poměru či od odpracované doby, ale od kategorie zaměstnanec. 10. Ostatní Můžeme z FKSP zakoupit vitaminy nebo kloubní preparáty? Ne, vyhláška 310/1995 Sb. to neumožňuje. V naší OJ jsou zaměstnanci-bezpříspěvkoví dárci krve. Můžeme jim poskytnout věcný nebo peněžní dar? V roce 2013 se příspěvek z FKSP na tyto účely neposkytuje. Lze z prostředků FKSP zakoupit věnec nebo květiny v případě úmrtí zaměstnance? Ne, vyhláška tento způsob čerpání FKSP neumožňuje. Poukázky RELAX PASS, UNIŠEK, poukázky na zboží Z FKSP nelze zakoupit poukázky typu Relax pass, Unišek apod., a to z důvodu možného využití i pro jiné účely, než je stanoveno vyhláškou o FKSP (např. doplňkové zboží v lékárnách, vzdělávání, autoškola, služby kadeřnické, kosmetické a pedikérské). Dle Zásad FKSP na rok 2013 (bod a 3.2.9) nelze z FKSP provádět úhradu nákupu poukázek na poskytování služeb, na odběr zboží, dárkových poukazů apod. Dotaz na kurzy výpočetní techniky, jazykové kurzy, školné, zvyšování kvalifikace zaměstnanců): Z FKSP nelze hradit zaměstnancům náklady na školení, kurzy, semináře ani jiné formy vzdělávání. Žádost o zveřejnění vzoru fakturační adresy: Správa železniční dopravní cesty, státní organizace Dlážděná 1003/ Praha 1 IČO: DIČ: CZ č.účtu FKSP: /0100 KB Praha 1 Odběratelem je vždy SŽDC (dle výše uvedených údajů). Příjemcem je buď SŽDC (dle výše uvedených údajů), nebo organizační jednotka. Vzor: Správa železniční dopravní cesty, státní organizace název organizační jednotky. ulice, č.p. / č. orient. PSČ, město (tzn. sídlo) Splatnost faktur od externích dodavatelů je 60 dní od data doručení dokladu. O případnou výjimku musí vedoucí zaměstnanec OJ písemně požádat ředitele finančního odboru GŘ SŽDC. 14