Jak plánovat, provádět a účtovat projekty 7. RP. Základní informace pro řešitele, vědecké týmy a jejich instituce

Transkript

1 7. rámcový program (7.RP) Evropského společenství pro výzkum, technologický rozvoj a demonstrace, přispívající k vytvoření Evropského výzkumného prostoru (ERA) Jak plánovat, provádět a účtovat projekty 7. RP Základní informace pro řešitele, vědecké týmy a jejich instituce 1

2 Pro KOHO Účast v 7. RP, zapojení do ERA Všichni z ES, kteří se zabývají výzkumem, vývojem a inovacemi (Research,technological developement and demonstration activities) CO projekty řeší Témata prospěšná ES většinou cílově orientované projekty - Work Programme KDO projekty řeší mezinárodní konsorcia řešitelů daná pravidla účasti JAK jsou projekty financovány podílové financování, pravidla pro VŠ, VVI, SME Kolaborativní projekty 25 % spoluúčast ČR (návrh novely zákona č.130/2002sb.) 75% Evropská komise - refundace oprávněných nákladů Základní výzkum IDEAS - Evropská komise 100% refundace Lidé - fixní sazby EK, koordinační a podpůrné akce až 100 % EK 2

3 7 RP - 50,2 miliard, Cooperation - Kooperace 32,3 mld Ideas Myšlenky 7,5 mld Základní výzkum, nové poznání ve vědě a technice - témata určená výzkumníky řídí ERC - Evropská výzkumná rada People Lidé - Akce Marie Curie 4,7 mld Capacities Kapacity - 4,3 mld 3 Zdraví, 6 B Potraviny, zemědělství a biotechnologie, 1,9 B Informační a komunikační technologie, 9.1 Nanovědy, nanotechnolo gie, materiály, 3.5 B Energie, 2.3 B Životní prostředí, včetně klimatických změn, 1.9 Doprava,včetně letectví, 4.2 B Sociální, ekonomické a humanitní vědy, 0.6 B Kosmický výzkum, 1,4 B Bezpečnost 1,35B Začínající výzkumníci Výzkumné infrastruktury Celoživotní vzdělávání Výzkum pro SME Partnerství akademie- průmysl Posílení mez. dimenze Regiony znalostí klastry, centra Specifické aktivity Výzkumný potenciál

4 Indikativní struktura RP7 (v milionech ) 4

5 Struktura podpory programu Spolupráce (v milionech ) 5

6 Nástroje projektů schémata financování Kolaborativní výzkum - 75 % pro VŠ, VVI Kolaborativní projekty (velké a malé) Sítě excelence Koordinační a podpůrné akce Ideas základní výzkum 100 % Mobility Marie Curie lidské zdroje a mobilita SME Actions akce pro malé a střední podniky Infrastructures výzkumné infrastruktury JTI společné technologické iniciativy Vychází z potřeb Evropských technolog. platforem ETP (průmysl) Koordinace výzkumných programů na základě ERA- NET a článku č.169 smlouvy o ES (podpora spolupráce a koordinace národních a regionálních výzkumných aktivit) 6

7 Vývoj projektu Najít si konsorcium, najít si vhodnou výzvu, připravit projekt Podání návrhu nebo jeho části elektronicky (EPSS) Hodnocení, přijetí projektu Evropskou komisí (EK) Příprava Contract Preparation Forms (CPF) Negociace mezi EK, koordinátorem a kontrahenty Uzavření konsorciální dohody (Consortium Agreement) -partneři Podepsání smlouvy mezi koordinátorem a EK, přistoupení kontrahentů ke smlouvě (Form A) Zahájení projektu, Kick-off meeting Řešení projektu Technické a finanční zprávy, účetní audity ve stanovených hodnotících obdobích Ukončení projektu 7

8 Struktura smluvních vztahů Evropská komise, DG Research SMLOUVA PŘÍLOHY KE SMLOUVĚ I, II, III, Form A, B,C Koordinátor KONSORCIUM Konsorciální dohoda Kontrahenti P,R,S,T, VŠCHT, X,Y,Z Vysvětlivky k přílohám ke smlouvě : I-Popis práce, II Všeobecné podmínky, III - Zvláštní ujednání vztahující se k projektu, FORM A souhlas kontrahentů s přistoupením ke smlouvě, FORM B přistoupení nových právnických osob ke smlouvě, FORM C - finanční výkaz projektu 8

9 Co dohodnout s koordinátorem projektu Na základě stanovených cílů (deliverables) se určuje obsah pracovních balíčků (WP, work packages) Do WP se plánuje: rozsah prací a odpovědností finanční rozpočet včetně člověko-měsíců (person/months) harmonogram prací (milestones) Nezapomeňte na plánování ochrany duševního vlastnictví šíření poznatků a jejich další pokračování plánujte též v aktivitách Demonstraion a Training Aktivita management 7% z rozpočtu projektu požadujte část od koordinátora 9

10 Zásady poskytnutí finančního příspěvku EK NEZISKOVOST, FINANČNÍ SPOLUÚČAST Uznatelné náklady musí být skutečné, ekonomické, nezbytné vztahující se k vytčeným cílům projektu musí vzniknout v průběhu trvání projektu (pokud není ve smlouvě uvedeno jinak) musí být v souladu s obvyklými účetními předpisy dané instituce musí být zaevidovány v účetnictví (zaúčtovány) musí vzniknout, být zapsány v účetnictví a být zaplaceny ne později, než k datu vyúčtování/auditu 10

11 Neoprávněné náklady jdou na vrub kontrahenta Jsou to např. nepřímé daně clo, DPH (snaha o dohodu s MF ČR o vracení DPH) úroky, kurzovní ztráty, náklady vzniklé nebo proplácené v rámci jiného projektu ES, nepřiměřené náklady, náklady vzniklé před zahájením nebo po ukončení projektu (pokud není smluvně domluveno jinak), náklady neošetřené smluvním vztahem 11

12 AKTIVITY projektu Z hlediska financování je projekt členěn na následující AKTIVITY: Research and Technological Development - RTD (A) Demonstration (D) Training (C) Management of the consortium (D) - 7% celkového příspěvku Other specific activities (E) (NoE a SSA) Náklady v aktivitách se člení na kategorie přímých nákladů Reimbursement rates finanční příspěvek EC je refundace nákladů v jednotlivých aktivitách (různá výše) 12

13 KATEGORIE přímých nákladů Personnel osobní náklady včetně odvodů (35 %) Travel and subsistance cestovné Durable Equipment dlouhodobý majetek (odepisovaný) Consumables and supplies spotřební materiál specifický pro projekt včetně drobného dlouhodobého majetku Protection of Knowledge ochrana duševního vlastnictví Other specific costs ostatní náklady 13

14 Dlouhodobý majetek Kategorie Durable Equipment - uznatelné náklady jedná se o dlouhodobý hmotný nebo nehmotný majetek (odepisovaný) je využit pro projekt uznatelným nákladem není vstupní cena majetku, ale příslušný ODPIS, který je relevantní pro dané účtovací období plánovaní těchto nákladů konzultujte s EO! 14

15 Osobní náklady Koho můžeme platit Doktorandi a pracovníci přijatí na projekt mohou se platit plně z projektu Nutno podložit smlouvou dle zákoníku práce Pracovní smlouva (HPP), dodatek k pracovnímu poměru Dohoda o pracovní činnosti (DPĆ) Dohoda o provedení práce (DPP) Kmenoví zaměstnanci Příplatek za práci na zahraničním projektu na základě dohody s PO nutná změna pracovní náplně (písemně) Plat odpovídá provedené práci, výkaz hodin v Time Sheets Pozor hodinová sazba by měla být obvyklá! 15

16 Nepřímé náklady režie 60% přímých nákladů, z toho 75% refundace EK Za nepřímé náklady jsou obvykle považovány následující položky, které nelze zařazovat do přímých nákladů: Všeobecné náklady na administrativu a management organizace (školy rektorát, knihovna, centrální laboratoře ) Náklady na chod kanceláře či laboratoře včetně nájmů, amortizace budov a zařízení a souvisejících výdajů, jako voda, plyn, elektřina, údržba, pojištění a bezpečnostní náklady Výdaje na komunikaci, poplatky za připojení k síti, poštovní poplatky a kancelářské potřeby; Běžné kancelářské vybavení, jako PC, laptopy, kancelářský software; Rozličné upotřebené spotřební zboží; další Jsou to náklady, které nemohou být vyčísleny jako přímo spojené s projektem, ale mohou být identifikovány a ospravedlněny účetním systémem účastníka, jako vzniklé v přímém vztahu k uznatelným přímým nákladům projektu. 16

17 Zálohy PLATBY Evropské komise EK poskytuje zálohovou platbu (viz pravidla ve smlouvě), Nutno počítat s opožděním plateb Instituce zajišťuje předfinancování projektu Zádržné EK si vyhrazuje právo cca 20% zádržného z celkového příspěvku na projekt, které je uvolněno až po úspěšném ukončení a schválení projektu. Instituce zajišťuje krytí zádržného. Riziko - v případě nesplnění cílů projektu nebude zádržné uvolněno. Neuznané náklady projektu nebudou uhrazeny EK odpovědný řešitel odpovídá za oprávněnost čerpání nákladů, které musí být v souladu s podmínkami smlouvy s EK Instituce kontroluje řešitele 17

18 Pravidla na VŠCHT Praha V den zahájení projektu podle smlouvy s EK je otevřen účet v systému FIS VŠCHT Praha Tímto okamžikem VŠCHT Praha umožňuje řešiteli čerpat prostředky na aktivity plánované na řešení projektu Tyto prostředky jsou poskytovány ze zdroje stanoveného kvestorem VŠCHT Praha Součinnostířešitele, oddělení VaV, EO a PO je nutno minimalizovat rizika už od okamžiku přípravy projektu! 18

19 Záznam o projektu Na intranetu VŠCHT Praha na stránce VaV najdete Záznam zahraničního projektu 1. krok: kontakt na oddělení VaV 2. krok: konzultace na EO a PO 3. krok: vedoucí ústavu, děkan fakulty Vyplněný a podepsaný Záznam o projektu v elektronické podobě dostane: Řešitel Vedoucí ústavu a děkan Vedoucí EO, PO a Oddělení VaV 19

20 Mýty o RP Projekty RP se mohou zdát administrativně příliš náročně a rigidní, na druhou stranu jsou neuvěřitelně flexibilní můžete zdůvodnitelně přesouvat finance mezi cost categories můžete měnit čerpání v jednotlivých reportovacích obdobích můžete přesouvat peníze mezi členy konsorcia, pokud se na tom shodne konsorcium (příslušný project commitee) 20

21 Organizační struktura konsorcia Výbory konsorcia jejich složení, role, zastoupení kontrahentů, hlasovací práva Obvykle to jsou Steering commitee, Management commitee, Technical commitee, IPR commitee, Financial commitee Snažte se být zastoupeni v jednotlivých výborech! 21

22 Steering commitee ( SC) řídící výbor konsorcia Řídící výbor odpovídá za : celkové vedení projektu hlavní rozhodnutí v projektu finanční rozpočet konsorcia způsob technického provádění projektu řešení problémů Vyjednejte si Vaše zastoupení v Steering Commitee! Zastoupeníčlenů a hlasovací práva v SC jsou dohodnuta v rámci konsorciální dohody Z každé schůze SC požadujte zápis (Minutes of Meeting) 22

23 Management projektu Úspěch projektu závisí na dobrém managementu jasný a komplexní project handbook jasný plán práce a termíny pro odevzdávání jasná dělba odpovědností a rolí jasné rozhodovací procedury jasná komunikační strategie dohodnout se na proceduře, jak řešit situace, kdy jeden partner neplní své povinnosti (v konsorciální dohodě vyjednat zádržné v rámci konsorcia cca 10% - 20%) 23

24 Zahajovací schůze projektu Kick-off meeting Kdy se koná co nejdříve po datu zahájení projektu (zahájení projektu uvedeno v Kontraktu) Kdo jedná zástupci všech partnerů (kontrahentů) s koordinátorem a zástupcem EC (scientific officer) Co si vyjasnit - individuální pozice, vzájemné povinnosti a odpovědnosti Konsorciální dohoda NUTNO SI PŘEČÍST při negociaci připomínkovat návrh, stanovuje: Organizační a řídící strukturu konsorcia Řešení práv k duševnímu vlastnictví (IPR) Řešení sporů, změn členství v konsorciu Řešení technických změn a problémů projektu Řešení finančních změn a problémů projektu 24

25 Informační zdroje Evropská komise DG Research CORDIS CZELO Technologické centrum AV ČR (NCP) Mobilita výzkumníků Přístup k právu EU 25

26 Na závěr Přejeme mnoho štěstí při řešení projektu a radost z dosažených výsledků! Ing.Anna Mittnerová VŠCHT Praha Odd.VaV 26