skladový systém pro jídelny

Transkript

1 skladový systém pro jídelny OBSAH Instalace... 3 Přihlášení do programu... 3 Ukončení programu... 3 Zálohování a obnova databáze Zálohování dat Obnova dat ze zálohy Vyzkoušení funkcí na cizích datech před prvním spuštěním provozu, příklady... 5 Příklad 1: Příjem zboží do skladu prohlížení dokladů, ovládání... 5 Příklad 2: Pořízení nové příjemky zboží na sklad... 5 Příklad 3: Pořízení nové výdejky zboží ze skladu Nastavení Změna hesla uživatele, nastavení nového uživatele Nastavení počátečních údajů Změna sazby DPH Servisní funkce mazání archivních dokladů Doklady, obrazovky, ovládání Typy dokladů Obrazovka dokladu Ovládací prvky při práci s dokladem Klávesy ovládání Levé tlačítko myši Pravé tlačítko myši spuštění dialogu Barvy polí Sklady, základní informace a nastavení Definice skladů Karty zboží Pohyby zboží na skladové kartě Počáteční stav skladu Příjemky Dodavatelé Zadávání příjemky z faktur a dodacích listů Saldo faktur a dodacích listů Peněžní deník Výdejky Zadávání výdejky ručně

2 15.2 Sestavení výdejky normováním Výdej ze skladu prodejem z ceníku, faktura vydaná Vytvoření faktury vydané na základě inventury Rozpad výdejek podle skupin Receptury Řazení v poli Struktura receptur Vyhledávání receptury Záznam nové receptury Vložení nové receptury ručně Pořízení nové receptury kopírováním a následnou úpravou Vyplnění technologického postupu a doplňujících údajů Záznam surovin do nové receptury, změny, opravy Kalkulace receptury na množství (normování jedné receptury) Kalkulace nákladů Propojení surovin z receptury do skladu Fotografie Tisky Tisk seznamu receptur (seznam podle výběru, viz kritéria výběru) Náhled tisku vybrané receptury Jídelníček Normování Propojení Receptura Jídelníček - Sklad Jídelníček pro normování Normování počty jídel Normování z jídelníčku Spotřební koš Zařazení surovin do skupin spotřebního koše Moduly Spotřební koš příprava: Zařazení karty s kombinovaným složením: Výpočet spotřebního koše Finanční sledování limitů a výnosů Finanční sledování podle typů výdeje - počty vydaných porcí Výrobní list Uzávěrka Průběžná uzávěrka skladů Měsíční závěrka skladů (skutečná měsíční závěrka) Záruka Licence, rozsah užívacích práv Kontakt servis

3 1 Instalace Z instalačního CD nebo z nakopírovaných disket se spustí instalace příkazem Setup.exe. Průvodce instalací vás v následujících krocích provede nastavením adresářů pro umístění programu. Po ukončení instalace si na ploše vytvořte zástupce programu Sklad. Pro tento účel se na obrazovce po dokončení instalace objeví ikona. 2 Přihlášení do programu Uživatel se přihlašuje do programu jménem a bezpečnostním heslem. Každému uživateli jsou přidělena oprávnění pro vykonávání práce s programem. PŘÍKLAD PŘIHLÁŠENÍ PRO VEDOUCÍ JÍDELEN Uživatel se přihlašuje zkratkou jména. Heslo nemusí být zadáno, pokud není vyplněno v definiční tabulce Nastavení Změna hesla uživatele V tabulce uživatelů jsou zadána servisní práva uživatele. 3 Ukončení programu Ukončení programu bez pořízení zálohy dat se provádí křížkem v pravém horním okraji obrazovky. Ukončení programu s pořízením zálohy dat se provádí tlačítkem 4 Zálohování a obnova databáze Slouží k archivaci dat na pevný disk či na disketu a k obnovení archivních dat. Z názvu záložního souboru je snadné poznat, ze kterého data a okamžiku která záloha pochází. Ve formuláři se zadává komentář k záloze. 3

4 4.1 Zálohování dat Uživatel by si měl ve vlastním zájmu pořizovat zálohy před prováděním důležitých činností. Po provedení měsíční uzávěrky systém zálohuje automaticky. Alespoň jednou za týden by se měla pořídit bezpečnostní záloha i na disketu nebo na jiné médium mimo vlastní počítač. Cesta na zálohy je nastavena do C:\Gastro\Sklad\Záloha 4.2 Obnova dat ze zálohy Obnova dat ze zálohy umožňuje návrat programu ke starším datům. Bezpečnostní kopie jsou součástí ochrany dat pro případ havárie počítače. Chystáte-li se prohlížet stará data ze zálohy, neopomeňte zálohovat aktuální stav pro možnost návratu programu k současnému stavu. Pro snadnější nalezení souboru můžete zálohu pojmenovat i vlastním názvem, například Sklad_Demo. 4

5 5 Vyzkoušení funkcí na cizích datech před prvním spuštěním provozu, příklady Pokud instalační verze neobsahuje demonstrační data, obnovte demonstrační data ze zálohy podle předcházejícího obrázku: Příklad 1: Příjem zboží do skladu prohlížení dokladů, ovládání tlačítko Příjem zboží kliknutím myší otevře obrazovku příjmu zboží; další ovládání již lze provádět z klávesnice bez myši tiskněte postupně následující klávesy v zadaném řazení a sledujte, jak se přitom obrazovka mění:, F4,, F2, F2, F4; následuje podrobné vysvětlení činností šipkami si lze prohlédnout obsah jednotlivých příjemek v demoverzi klávesou F4 přepněte do editace vybrané příjemky, tedy do stavu, kdy je možné jednotlivé položky měnit a upravovat. Všimněte si, že se obsah položek zboží v příjemce červeně orámoval a tabulka v pravém horním rohu, která před chvílí zobrazovala seznam příjemek, změnila funkci. Nyní umožňuje aktuální náhled do skladových karet. Šipky teď mají význam výběru zboží ve vybrané příjemce. klávesa F2 přepne do editačního módu příjemky v položce zboží, řádek zboží přejde z barvy žluté do zelené opětovné stisknutí klávesy F2 přepíná program zpět z editačního do prohlížecího módu, řádek zboží přejde z barvy zelené do žluté opětovné stisknutí F4 přepíná program zpět z editace příjemky do vyhledávání příjemek, červené orámování obsahu příjemky zmizí, náhled do skladových karet se změní na náhled do seznamu příjemek nyní, když jste si osvojili ovládání programu pomocí klávesnice a než přejdete k vytvoření nové příjemky nezbývá, než si použití kláves F2, F4 a šipek ještě několikrát vyzkoušet. Pozorujte přitom v které části obrazovky se pohybuje žlutě zvýrazněná řádka, odpovídající právě vybrané položce., F4,, F2, F2, F4 Příklad 2: Pořízení nové příjemky zboží na sklad klávesa INS nebo tlačítko + založí novou příjemku pokud jsou v systému starší demonstrační data, systém upozorní uživatele, že vkládané aktuální (dnešní) datum dokladu je potřeba změnit na datum v rozmezí měsíce, v němž nebyla dokončena uzávěrka; znamená to tedy, že pokud máte data například z dubna, musíte při zakládání dokladu uvádět datum z dubna roku, z něhož data pocházejí pole Typ dokladu zezelenalo (zelená barva značí zadávání nebo opravu dat) na obrázku je vybrán řádek Dodací list (zvýrazněn modře) šipkou zvolte mezi dodacím listem nebo fakturou výběr nutno potvrdit klávesou Enter přesun do dalšího pole (číslo dokladu) opět klávesou Enter pole Číslo dokladu vyplňte z dodacího listu nebo z faktury, stiskněte Enter pole Dodavatel; výběr proveďte šipkou obdobným způsobem jako v předminulém bodě, nebo stiskem počátečního písmena názvu požadovaného dodavatele a případně opět šipkou, potvrďte, přejděte do dalšího pole (Enter) Dodavatele potravin připravte předem v Nastavení Dodavatelé. Vyplňuje se název, typ, adresa, IČO, telefon a . Vyplnit IČO je povinné. Také se dá vložit nový dodavatel přímo z formuláře příjemky. Použijte tlačítko Dodavatel nebo stiskněte pravé tlačítko myši a tím opět vyvoláte dialog, ve kterém vyberete formulář pro zadávání dodavatelů. 5

6 pole Zadávaná částka určuje způsob výpočtu jednotkové ceny z celkové fakturované částky, nebo naopak umožňuje vypočítat celkovou částku za zboží podle jednotkové ceny. Dodavatel je tak kontrolován jak co do součtů tak co do výpočtu cen. Zadáte-li například zadávání v celkové ceně s DPH, jednotková cena se sama vypočítá podle počtu jednotek. Na sklad se zboží ukládá s DPH včetně nebo bez DPH podle toho, je-li provozovatel jídelny zaregistrován jako neplátce DPH nebo plátce. Nejpřesnější a nejvýhodnější je zadávat Celkovou cenu s DPH. pole Datum je předem vyplněno aktuálním datem z počítače, je nutno jej přepsat skutečným datem příjmu a potvrdit. Někdy stačí napsat jen den příjmu, a aktuální měsíc a rok již vyplní sám systém po stisku mezerníku (nejširší klávesa dole na klávesnici, ovládaná palcem) kontrola data platby a data DPH, posun klávesou Enter nastavení způsobu platby faktury, posun klávesou Enter soupis položek příjemky (zelená barva značí výběr zboží, zadání množství a ceny, nebo opravu) Výběr karty proveďte tak, že začnete psát na klávesnici prvních pár písmen hledané karty, nebo se dá karta vyhledat šipkami, nebo obojí. Tak například hodláte přijmout na sklad zboží paprika čerstvá : napište p, v kartách zboží - okno vpravo nahoře - se žlutě označí karta paprika dvakrát stiskněte šipku dolů, v kartách se žlutě se označí paprika čerstvá, v editačním řádku příjemky se v zeleném poli objeví paprika čerstvá potvrzení klávesou Enter, posun, zeleně se označí pole množství zadejte množství (Měrná Jednotka v kg) potvrzení klávesou Enter, posun, zeleně se označí pole cena zadejte celkovou cenu s DPH (Kč) potvrzení klávesou Enter, dopočítá se jednotková cena na skladě (pole Cena/MJ), celá editační řádka zežloutne zadání dalšího zboží umožní opětný stisk klávesy Enter, otevře se nový editační řádek - zeleně celková částka příjemky tyrkysově - slouží k rychlé kontrole příjemky v porovnání s dodacím listem či s fakturou shodují-li se údaje v příjemce s dodacím listem či s fakturou, lze příjemku uzavřít stisknutím tlačítka Zavření příjemky myší nebo klávesou F5 opuštění činnosti v příjemce bez jejího uzavření se provede stisknutím tlačítka Editace položek myší nebo klávesou F4 6

7 Stává se to v případě, že jste příjem ještě nedokončili a budete v něm pokračovat ještě později. Příjemky také nelze uzavřít při přechodu data do nového měsíce v případě, že ve starém měsíci ještě není provedena měsíční uzávěrka. po uzavření příjemky tlačítkem Zavření příjemky již nelze doklad měnit TISK DOKLADU: Tlačítko Tisk (nebo klávesovou zkratkou ALT + T) zobrazíme náhled tiskové sestavy: Tisk náhledu: Návrat z náhledu: 7

8 Příklad 3: Pořízení nové výdejky zboží ze skladu klávesa INS nebo tlačítko + založí novou výdejku pokud jsou v systému starší demonstrační data, systém upozorní uživatele, že vkládané aktuální (dnešní) datum dokladu je potřeba změnit na datum v rozmezí měsíce, v němž nebyla dokončena uzávěrka; znamená to tedy, že pokud máte data třeba z dubna, musíte při zakládání dokladu uvádět datum z dubna roku, z něhož data pocházejí Dále budeme definovat, odkud kam budeme vydávat: ODKUD: pole Typ dokladu zezelenalo (zelená barva značí výběr a zadávání typu dokladu, nebo jeho změnu - opravu) na obrázku je vybrán řádek Výdejka (zvýrazněn modře) šipkou zvolte mezi výdejkou nebo převodkou mezi sklady výběr nutno potvrdit klávesou Enter přesun do dalšího pole (číslo dokladu) opět klávesou Enter KAM: pole Typ výdeje dává možnost označit a sledovat okruh výdejek z hlavního skladu (skladů) potravin do kuchyně Poznámka: Komerční provozy mohou v rámci jednoho potravinového skladu sledovat výdeje podle typu kromě kuchyně ještě do kantýny, do bufetu nebo třeba do skladu hotových výrobků a podobně. Obecně lze říci, že gastronomický provoz nemusí vést jen potravinové sklady. Například lze vést sklady čisticích prostředků, DHIM a podobně. Pro tyto případy jsou definovány příslušné spotřební sklady. pole Datum je předem vyplněno aktuálním datem z počítače, je nutno jej přepsat skutečným datem výdeje a potvrdit. Aktuální datum nebo jeho část umí doplnit sám systém po stisku mezerníku (nejširší klávesa dole na klávesnici, ovládaná palcem) 8

9 6 Nastavení 6.1 Změna hesla uživatele, nastavení nového uživatele Zapomenutí hesla: pouze v tabulce uživatelů může správce vymazat zapomenuté heslo. Zapomnětlivý uživatel si nadefinuje nové heslo sám, pokud k tomu má pravomoci a má nastavena práva v tabulce uživatelů Nastavení tabulka uživatelů 6.2 Nastavení počátečních údajů Pro správnou funkci programu je třeba nejdříve vyplnit některé pomocné tabulky. K doplnění nebo opravě údajů nastavení se dostanete z hlavního menu, položka Nastavení. Většina tabulek je již vyplněna, tam pravděpodobně nebude třeba Vašeho zásahu. Údaje o firmě Při prvním spuštění programu je nutné zadat údaje jídelny, a vyplnit IČO. Název a IČO je povinné. Parametry DPH Neplátci daně: vedou sklad v hodnotách v ceně s DPH Plátci daně: vedou sklad v hodnotách v ceně bez DPH Předdefinované hodnoty V předdefinovaných údajích je automaticky evidováno aktuální období a jsou přednastaveny údaje pro kontrolu skladu. DPH je vedeno i pro neplátce daně, neboť slouží pro kontrolu přijatého zboží od dodavatelů. Finanční sledování nastavte s DPH pouze tehdy, jste-li plátci DPH a sklad vedete v cenách bez DPH. Datum nevyplňujte. Po vložení data by se právě toto datum automaticky objevovalo ve všech nových dokladech. Protože většina potravin je ve snížené sazbě, nastavte je na 5%. Balení a Kategorie není třeba v menších skladech sledovat. Nakonec lze přednastavit texty vydávaných faktur. Jídelna, která vaří podle limitů (například školní jídelna) porovnává limity s denními náklady výdejek v modulu Finanční sledování. Jídelna, která přebírá počty strávníků a limity z programu, kde je vedeno stravné (Jídelna, Kasiopeja) zadá parametr Data z jídelny. Komerční jídelna, která nepracuje s limity, sleduje denní hospodaření v modulu Výrobní list. Jídelna zadá parametr Výrobní list Komerční jídelna, která normuje pro výrobu a do výrobního skladu ukládá hotová jídla, zadá parametr Výrobní sklad. Běžné účty firmy Uživatelé programu, kteří budou využívat modulu fakturace, musí zadat běžné účty a vyplnit údaje počátečních stavů. 9

10 7 Změna sazby DPH Nastavení / Parametry DPH / Změnit DPH Změnu lze provést po uzavření posledního měsíce s původními sazbami. Jsou-li v novém měsíci, od kterého se mění sazba DPH již vytvořeny doklady, je nutné po změně DPH tyto doklady otevřít, znovu ZKONTROLOVAT a zavřít. Postup podrobně: Uzávěrka předchozího měsíce Nastavení / Parametry DPH / Změnit DPH Nastavit nové sazby, například snížená 15%, zvýšená 21% Provést změny, program provede zálohu s dnešní datem a automaticky se zavře. Po opětovném spuštění je potřeby již pořízené doklady otevřít a zkontrolovat 8 Servisní funkce mazání archivních dokladů Servis / Správa archivu dokladů Tato servisní funkce je určena správcům systému. Pokud bude program v provozu více než 3 roky, lze omezit objem archivovaných dokladů a jídelníčků k vybranému datu. S odmazanými archivovanými doklady se zároveň přepočítá archiv pohybů zboží na kartách s návazností k dnešnímu aktuálnímu stavu. Protože jde o servisní zásah, nedoporučujeme provádět tuto operaci uživatelsky, je lépe vyžádat si asistenci servisního technika na servis@altisima.cz 9 Doklady, obrazovky, ovládání 9.1 Typy dokladů Mezi nejdůležitější typy dokladů patří dodací list či faktura, na základě kterých se vytváří příjemka s označením P a dále výdejka s označením V. Jaký doklad je na obrazovce tedy poznáte na první pohled vždy z levého horního rohu obrazovky. Další typy dokladů mohou být faktura F, normování N, nebo objednávka přijatá OP či vydaná OV. 10

11 9.2 Obrazovka dokladu Každá obrazovka je rozdělena do dvou až tří částí: Hlava Tělo Seznam dokladů Půjde-li například o výdejku, bude hlava výdejky obsahovat údaje o skladu, datum výdeje, číslo výdejky a podobně, tělo výdejky tvoří seznam vydávaného zboží, a třetí část obrazovky bude tvořen seznamem dosud vytvořených výdejek v aktuálním účetním období. 9.3 Ovládací prvky při práci s dokladem Všechny obrazovky mají stejné základní ovládání. Kromě ovládání myší je podporována profesionální práce s klávesnicí. Stav rozpracované činnosti je znázorněn barvou polí tak, aby se uživatel programu kdykoliv orientoval, v které posloupnosti pracovních činností se právě nachází a kam až došel. 11

12 9.3.1 Klávesy ovládání,, Posun o záznam dolů, nahoru Page Down, Page Up Posun o stránku dolů Home, End Na začátek, na konec F2 Vstup / Výstup do/z editačního režimu dokumentu. Jak již bylo řečeno, editační režim je stav programu, v kterém lze měnit údaje v dokumentu a vkládat údaje do nového dokumentu. Při výstupu se uloží provedené změny. F3 Fulltextové vyhledávání najde položku (skladovou kartu, recepturu) podle textového vzorku, dále může následovat dohledání šipkou a potvrzení vybrané položky klávesou Enter. Enter Kromě skutečného významu klávesy při otevírání činnosti vybraného tlačítka, tedy Vstup do obrazovky s činností popsanou na vybraném tlačítku, umožňuje klávesa posun kurzoru o políčko dále v režimu editace i v režimu prohlížení. ALT T Spuštění činnosti tlačítka s popisem Tisk, kde je spouštěcí písmeno podtrženo. Podobně bude například po stisku Alt A z tlačítka Tabulka bude zobrazena tabulka. Podrobněji tedy: Levou rukou stále držte stisknutou kontrolní klávesu ALT a pravou rukou krátce stiskněte výkonnou klávesu T Levé tlačítko myši Levé tlačítko myši využívá spouštění tlačítek s činností, které jsou na tlačítku napsány, například Tisk, stejně jako klávesami Alt -T můžeme spustit kliknutím na tlačítko Pohyb po dokladech klávesami Home,,,,END, nebo tlačítky Horizontální a vertikální pohyb v poli prvků: Kliknutím na roletku, nebo Kliknutím na pole mezi jezdcem a roletkou Táhnutím jezdce při stále stisknutém levém tlačítku myši Význam tlačítek Plus, Minus, Roletka nahoru, Zatržítko, Škrtnutí: Vložit ( také klávesa Insert) Vymazat ( také klávesami Del, nebo Ctrl+Del ) Opravit ( také klávesou F2 ) Potvrdit, uložit záznam ( také klávesou F2 ) Zpět, zrušit opravu Pravé tlačítko myši spuštění dialogu Stisknete-li ve formuláři dokladu pravé tlačítko myši, vyvoláte dialog, ve kterém můžete použít celou řadu užitečných funkcí. Můžete například otevřít již uzavřenou příjemku nebo výdejku. 12

13 9.3.4 Barvy polí Modrá Zobrazení údajů dokladu, např. evidenční číslo, celková suma. Označuje needitační (tedy vypočítávané) údaje. Bílá Pohyb v dokumentech je ovládán šipkami. Nevybrané dokumenty jsou bílé, právě vybraný dokument v řádku je označen žlutě. Usnadňuje orientaci při listování šipkami. Žlutá Pole, v kterém lze vyhledávat dokumenty. Dokumenty jsou dle tohoto pole seřazeny. Pohyb v dokumentech je ovládán jak šipkami tak soupisem textu či číslic v řetězci. Právě vybraný dokument je tedy označen žlutě. Zelená Zelená barva označuje editační režim. Jak již bylo řečeno, editační režim je stav programu, v kterém lze měnit údaje v dokumentu a vkládat údaje do nového dokumentu. V poli názvu položky dokumentu lze vyhledávat položky soupisem textového řetězce nebo šipkami. Vstup a výstup z editačního režimu je též možno přímo klávesou F2 Červená Výstražné vybarvení pole červeně indikuje například chybnou hodnotu nebo záporný stav. 13

14 10 Sklady, základní informace a nastavení 10.1 Definice skladů Základní nastavení definuje používané sklady Potraviny - hlavní sklad s označením typu Kuchyň s označením typu Bufet, Kantýna sklad hotových výrobků DHIM, Čisticí prostředky apod. s označením typu R recepturní K spotřeba V - výroba N - běžný Další běžné sklady mohou být definovány podle potřeby Typy skladů: N běžný - eviduje příjmy a výdeje, je součástí uzávěrky R recepturní - jako běžný, ale má modul Jídelníček, Receptury, Normování V výrobní - eviduje příjmy hotových výrobků z vlastní výroby a zboží na prodej S spotřební - používá se jako výdejový sklad. Do spotřebních skladů se pouze vydává, nejsou součástí uzávěrky. Provádíte-li z jednoho hlavního skladu kromě výdejek do kuchyně ještě zvláštní výdejky pro externí odběratele, založte pro ně ještě další samostatné spotřební sklady, například Mateřská škola, Firma 1, Firma 2 a podobně. Uzávěrky se provádějí pro běžné a recepturní sklady, na obrázcích vždy vlevo. Kuchyň Potraviny hlavní sklad Mateřská škola Firma 1 Vedete-li sklad čisticích prostředků, založíte Čisticí prostředky jako běžný sklad a Spotřeba čisticích prostředků jako spotřební sklad. Příjem čisticích prostředků bude prováděn na sklad Čisticí prostředky, výdej čisticích prostředků bude prováděn ze skladu Čisticí prostředky do skladu Spotřeba Čisticích prostředků. Čisticí prostředky Spotřeba ČP 14

15 Vedete-li více hlavních potravinových skladů, budou označeny podle potřeby jako recepturní, běžné, nebo výrobní. K těmto skladům budou opět založeny sklady spotřební. Převod zboží mezi hlavními sklady proběhne takto: Vytvoří se výdejka ze Skladu 1 do Skladu 2 a tím se zároveň automaticky vytvoří příjemka zboží na Skladě 2. Sklad 1 Kuchyň 1 Sklad 2 Kuchyň 2 Výroba hotových pokrmů pro prodej v Bufetu proběhne takto. Z normy pro výrobu budou hotové výrobky převedeny do Bufetu a suroviny do Spotřebního skladu surovin z výroby. Vytvoří se výdejka ze Skladu 1 do Spotřebního skladu surovin z výroby a tím se zároveň automaticky vytvoří příjemka zboží ve Spotřebního skladu surovin z výroby. Zároveň se vytvoří příjemka hotových výrobků v Bufetu. Z Bufetu se hotové výrobky po finančním přehodnocení podle ceníku prodají do Spotřebního skladu Bufet Prodej. Sklad 1, výroba Suroviny z výroby Bufet, hotové výrobky Spotřeba prodaných výrobků z Bufetu PgUp Přepínač skladů PgDn 15

16 10.2 Karty zboží Každá skladová karta má neopakovatelné evidenční číslo a název! Používané zboží Skladová karta se začne používat tím, že na ni přijmete zboží. Základní zboží Základní zboží je nejčastěji používané zboží (použito v recepturách). Jednotková skladová cena Příjmy zboží na skladovou kartu vytvářejí vždy novou jednotkovou cenu metodou klouzavého průměru. DPH Karta definuje sazbu DPH pro dané zboží. Evidence DPH na kartě důležitá i pro neplátce DPH, neboť slouží pro kontrolu účtování DPH v dodacích listech a fakturách přijatých. Doporučení pro nastavení karet, se kterými budete chtít pracovat: Zařazení karty do spotřebního koše se týká především školních jídelen. Zboží je výhodné zařadit v modulu Spotřební koš Příprava Pro správnou funkci modulů normování a spotřební koš je nutno u zboží s jednotkou v kusech nastavit koeficient přepočtu na kg, např. 0,7 pro 1ks=700g Zadávání a kontrola parametrů skladové karty: 16

17 10.3 Pohyby zboží na skladové kartě Po stisknutí tlačítka Pohyby zboží se objeví tabulka přehledů za poslední období. Kvůli přehlednosti lze tabulku přizpůsobit vlastním požadavkům, například vybrat jen příjmy. Pohyby zboží za všechna minulá období naleznete v archivu: 17

18 11 Počáteční stav skladu Založení nového skladu s počátečními stavy spouštíme pro definované časové období z nabídky Servis Založení nových dat POZOR Vymaže všechna stará data! Automaticky se provede záloha ve formátu KON_dat. zip Po zadání období se program automaticky nastaví na obrazovku Počátečních stavů Objeví se okno data počátečních stavů, stiskněte klávesu Insert Zadávání provádějte podle poslední závěrky či inventury skladu. Neplátci DPH ukládají zboží na sklad v celkové ceně s DPH. Názvy karet a balení stanovíme s rozmyslem, bereme ohled na vlastní koncepci vedení skladu. Počáteční stavy předčasně neuzavírejte, dokud se celková částka na skladě neshoduje se stavem z poslední závěrky. Přerušíte-li předčasně zadávání počátečních stavů, opusťte obrazovku kliknutím na tlačítko Hlavní menu. Další pokračování zadávání počátečních stavů můžete kdykoliv spustit z nabídky Sklad - Počáteční stavy, stiskněte tlačítko Editace položek (též F4), F2 Před uzavřením počátečních stavů kontrolujte: Datum počátečních stavů Množství, balení, u jednotek v ks koeficient přepočtu, ceny Celkový stav zásob se musí rovnat stavu z poslední závěrky před přechodem na nový program Uzavření počátečních stavů: tlačítko Zavření počátečních stavů 12 Příjemky 12.1 Dodavatelé Pro každého dodavatele potravin předem v Nastavení Dodavatelé/Odběratelé pečlivě vyplňte název, typ, adresu, IČO, telefon a . Vyplnit IČO je povinné. Chcete-li vložit nového dodavatele přímo z formuláře příjemky, stiskněte pravé tlačítko myši, tím vyvoláte dialog, v kterém vyberete formulář pro zadávání dodavatelů, nebo použijte tlačítko Dodavatel 18

19 12.2 Zadávání příjemky z faktur a dodacích listů Novou příjemku zaveďte myší nebo klávesou Insert další údaje potvrzujte klávesou ENTER Podrobný popis pořízení příjemky je uveden v bodu 5 Vyzkoušení funkcí na cizích datech před prvním spuštěním provozu, příklady 1 a 2 Před uzavřením příjemky zkontrolujte celkovou částku příjmu na sklad porovnáním s fakturou / dodacím listem HROMADNÉ UZAVŘENÍ OTEVŘENÝCH DOKLADŮ: zaškrtněte políčko Jen otevřené příjemky (ty uzavřené již nebudou vidět) postupně tiskněte F4, F5 nebo pravým tlačítkem myši vyvoláte dialog a zvolte Uzavřít všechny příjemky OPRAVA JIŽ UZAVŘENÉHO DOKLADU: je-li nutno již uzavřenou příjemku opravit, musí se doklad otevřít (pravé tlačítko myši otevřít celou příjemku), přejít do editace, vyhledat položku, přejít do editačního módu klávesou F2, opravit záznam, uložit F2 a znovu uzavřít příjemku Doklad uzavřete tlačítkem Zavření příjemky, tím zboží uložíte do skladu. 19

20 13 Saldo faktur a dodacích listů Kontrola přijatých faktur a dodacích listů oproti již uskutečněným úhradám je vedena v části Moduly Saldo příjmů / Homebanking. Obrazovka má díky výběrům více funkcí. Vede přehled faktur dodaných, přehled dodacích listů, dovede přiřazovat dodací listy k odpovídajícím fakturám, vede platby a pomáhá provádět úhrady faktur dodavatelů buď internetovým bankovnictvím nebo tiskem příkazů k úhradě. Výběr časového období (předem nastaveno období aktuálního měsíce): 20

21 Faktury dodavatelů mohou mít v průběhu měsíce více dodacích listů. Párování volných dodacích listů k jim odpovídající faktuře: K žlutě vybrané faktuře s variabilním symbolem VS: jsou již přiřazeny tři dodací listy, přiřadíme k nim ještě dosud nezařazený volný dodací list ze tlačítkem Úhrada faktury: Zobrazit seznam plateb Jen nezaplacené Označte fakturu do pole Tisk příkazu k úhradě Ano klávesou F4 Zatrhněte pole jen příkaz k úhradě / homebanking Vytiskněte příkaz k úhradě, nebo proveďte platbu přes internetové bankovnictví. Pozn.: V nastavení vlastní provozovny a dodavatelů je potřeba mít vyplněny náležitosti platebního styku. Internetové bankovnictví musí být aktivováno. 21

22 14 Peněžní deník Vedení peněžního deníku, pokladny a evidence majetku je v části Moduly Peněžní deník. Modul peněžní deník obsahuje následující funkce: pokladna - vedení hotovostních plateb pokladny banka vedení plateb z účtů peněžní deník vedení finančních operací podle účelu rozpis plateb příjmů a výdejů číselníky počáteční stavy editace počátečních stavů finančního deníku majetek evidence DHIM, DNIM, HUM, NIM Založte číselníky podle požadavku ekonomického úseku: Vložte počáteční stavy hotovosti a na účtu: 22

23 Příklad zaúčtování příjmu stravného 700Kč v hotovosti do pokladny: Příklad zaúčtování platby 2817,-Kč bankou (úhrada faktury přijaté): Příklad tisku stavu pokladny ke dni : Výběr období: celý aktuální měsíc / interval podle kalendáře 23

24 15 Výdejky 15.1 Zadávání výdejky ručně Novou výdejku zaveďte myší nebo klávesou Insert další údaje potvrzujte klávesou ENTER Do spotřeby-kuchyň (nebo do jiného skladu) Datum vystavení Dalším stisknutím tlačítka ENTER vstoupíte do části samotného zadávání zboží k výdeji ze skladu Vyhledejte kartu zboží, zadejte množství Doklad uzavřete a tím zboží vyskladníte ze skladu 15.2 Sestavení výdejky normováním Sestavení výdejky normováním je popsáno v kapitole Receptury, Jídelníček, Normování Výdej ze skladu prodejem z ceníku, faktura vydaná Jídelny, které pracují na komerční bázi, mohou kalkulovat ceny jídel na základě ceníku potravin, nabídka Moduly Ceník zboží. 24

25 Pro vybraného odběratele je možno vystavit fakturu ručně stejně jako výdejku v nabídce Sklad Prodej zboží. Faktura vzniká na základě cen v ceníku Vytvoření faktury vydané na základě inventury Při předávce kusového zboží na baru nebo na recepci (zrcadlo) lze spotřebované zboží vyskladnit fakturou jako uzavření inventury rozdílového stavu. Spuštění z nabídky Sklad - Inventura 25

26 Na základě vytvořeného prodejního dokladu lze vytisknout dodací list a fakturu: 26

27 16 Rozpad výdejek podle skupin Tam, kde chcete vytvářet výdejky zvlášť pro různé skupiny strávníků a ty pak ekonomicky vykazovat samostatně (jídelna může vařit pro více subjektů), můžete postupovat dvěma způsoby: Buď budete výdejky pořizovat pro každou skupinu zvlášť (ručně nebo normováním). Tady zaveďte Typ výdeje Nebo nechte výdejku automaticky rozpadnout do více pod-výdejek. Tady zaveďte Podvýdeje skladů. Nastavení - Podvýdeje skladů Jen pro MŠ: Typ stravy vyplňte Oběd (u kombinovaných jídelen ZŠ-MŠ Oběd MŠ ) Výdejka se rozdělí podle počtů v Moduly Počty jídel výdejů Tisknout můžete po jedné, nebo všechny výdejky naráz Budete-li ovšem chtít některé pod-skupině přidat, můžete dodatečně vytvořit samostatný spotřební sklad pro skupinu (například dětí) danou podvýdejem tak, že založíte ve skladech spotřební sklad se stejným názvem jako typ pod-výdeje například K-Deti a vytvoříte pro něj výdejku s přídavkem. Výdejky se pak sčítají s pod-výdeji, jak do finančního sledování, tak do spotřebního koše. 27

28 Pod-výdejům ve skladu musí odpovídat zadané typy výdejů v programu Jídelna. Zde je složitější v případě dvojího normování, například zvlášť Zš a Mš, a dále Zš rozpad na děti, učitele, další zaměstnance, cizí, Mš pak na děti a učitele Mš: Příklad rozpad výdejky Kuchyně na Děti a Zaměstnance, Jidelna - Číselníky typy výdeje: Kuchyně K-Děti K-Učit K-Zam K-Ciz Kuchyně Mš K-MšD K-MšU (Kuchyně-Děti) (Kuchyně-Učitelé) (Kuchyně-Vlastní zaměstnanci) (Kuchyně-Cizí strávníci) (.) Celodenní stravování například Mateřská škola a kombinace ZŠ a MŠ: Chce-li mateřská škola normovat, neměla by používat kategorie Mš celý den, Mš po obědě, Mš do oběda, ale nastavení Přesnídávka, Oběd Mš, Svačina Budete-li chtít pomoci s nastavením kombinací různých typů stravování, pošlete data skladu a jídelny na servis@altisima.cz 28

29 17 Receptury Do systému mohou být vloženy receptury podle přání zákazníka, včetně technologických postupů. Vytváření vlastních receptů (kalkulací) je možné přímým vkládáním do formuláře. Používané receptury označte. Pak můžete okruh zobrazených receptur zúžit ze všech receptur pouze na receptury vlastní, nebo pouze na receptury používané. Z receptur lze také pořizovat nové receptury kopírováním (replikací) a následnou úpravou dceřiného receptu. K recepturám můžete vkládat technologické postupy a fotografie. Recepturu si pak můžete vytisknout. Receptury můžete propojit přes názvy surovin do skladu. Je tak umožněno přímé normování. Následně je pak možné provádět kalkulaci výrobní ceny Řazení v poli Struktura receptur Receptury jsou řazeny podle základního seznamu. Stromová struktura umožňuje rychlou orientaci: Například myší Všechny receptury klávesovými šipkami doprava a dolů Teplá kuchyně Polévky Zeleninové, výběr Enter nabízí se 67 receptur: 17.2 Vyhledávání receptury Recepturu můžete najít velmi rychle mnoha způsoby: 1. podle jejího zařazení 2. podle číselného označení 3. podle počátečních písmen názvu 4. podle textového vzorku obsaženého v názvu 5. podle suroviny, obsažené v receptuře Vyhledání receptury podle názvu: Kurzor do pole Název receptury Napište počátek názvu zel.. Rychle již na zúženém výběru vyhledejte šipkami - 3x šipka dolů výběr receptury Zeleninová polévka se strouháním 29

30 Vyhledání receptury textového vzoru Velmi efektivní způsob vyhledávání umožňuje po umístění kurzoru do pole názvu receptury a stisku klávesy F3 vyhledat libovolnou recepturu velmi rychle podle části textu, který její název obsahuje. Například Kulajdu najdete velmi rychle bez ohledu na to, jestli je v názvu polévky Krkonošská kulajda hledaný název až na druhém, nebo třetím místě. Kurzor do pole Název receptury F3 Dohledání šipkami klávesnice dolů Enter Vyhledání receptury podle obsažené suroviny Napište kopr Enter Dohledejte šipkou, Enter 17.3 Záznam nové receptury Nové receptury lze pořizovat dvěma způsoby. Vkládáním nebo kopírováním (replikací) z podobné, již vložené receptury a následnou úpravou Vložení nové receptury ručně Tlačítkem + nebo klávesou Insert Zařazení do seznamu v poli Struktura receptur (provádějte myší, potvrďte Entrem), vytvořte číselné zařazení Vyplňte pole Název receptury Pořízení nové receptury kopírováním a následnou úpravou Výběr mateřské vlastní receptury Tlačítko F10 kopy, nebo klávesa F10 Vytvoří se nová receptura, automaticky se přidělí číslo, status používaná Úprava názvu: otevři kl. F2 (v zeleném poli lze název upravit), ulož F2 30

31 Vyplnění technologického postupu a doplňujících údajů Název receptury ve tvaru, v jakém se má objevit v jídelním lístku Doplňkový název receptury (může se opět tisknout v jídelním lístku) Informace o počtu porcí (10p) a jednotce (ks, kg, l) Energetická hodnota v Kj Čistá váha celkem, ztráty celkem, váha hotového výrobku (10p) Váha 1 porce, z toho masa, (pole včetně uvádí další údaje pro některé recepty) technologický postup, vhodná příloha Záznam surovin do nové receptury, změny, opravy Provádějte v režimu Editace, kam můžete přejít rovnou klávesou F4 Napište Baž, vyhledá se surovina Bažant Klávesou Enter přejděte do okénka Typ, Množství, Jednotka, vyplňte, uložte Entrem Další stisk klávesy Enter otevře nový editační řádek. Soupisem textu se opět vyhledá další surovina Úprava položek v režimu Editace (F4) - zkrácené ovládání: F2, Enter, Enter, Enter, Enter nebo myší F2, úprava, F2 31

32 17.4 Kalkulace receptury na množství (normování jedné receptury) Tlačítko Kalkulace na množství Vyplňte počet, potvrďte klávesou Enter Náhled normovaného množství, možnost tisku Tlačítko Kalkulace na množství do původní polohy 17.5 Kalkulace nákladů Kalkulaci nákladů lze provádět pouze tehdy, jsou-li suroviny obsažené v receptuře provázány se skladovými kartami. Modrá barva názvů skladových karet znamená, že bylo provedeno automatické propojení a suroviny budou při normování vždy přiřazovány právě tímto způsobem Propojení surovin z receptury do skladu výběr receptury (Polévka česneková) tlačítko Kalkulace nákladů tlačítko Editace receptury nebo F4 výběr řádku, editace řádku F2 vyhledání vhodného odpovídajícího zboží ze skladu, které má být vyskladňováno z normování (výběr provádíme stejně jako v příjemkách psaním textu a dohledáním šipkami nahoru, dolů) ulož řádek F2 stálé přiřazení (modrý text) všech surovin takto vybraných tlačítkem Automatické propojení 32

33 17.7 Fotografie Vložené fotografie v adresáři C:\Gastro\Data\Foto lze zvolenému jídlu přiřadit: Tlačítko Foto Výběr snímku Otevřít Doporučený formát obrázku je 300pxl (odpovídá cca 20kB ve formátu Jpg) 17.8 Tisky Tisk seznamu receptur (seznam podle výběru, viz kritéria výběru) Pravé tlačítko myši dialogové okno Tisk seznamu receptur Sestava Seznam receptur má 22 listů, proto uvádíme jen výřez první strany. 33

34 Náhled tisku vybrané receptury 34

35 18 Jídelníček Jídelníčky se sestavují v týdenních blocích a následně se archivují. Po sestavení lze jídelníček vytisknout. Vaše oblíbené jídelníčky můžete po nějaké době opět použít. Zadávání jídelníčku pokračuje jednotlivými dny pondělí až pátek: Hlavní jídlo Příloha 1 Příloha 2 Možnosti v zadávání jídelníčků: Lze vybírat mezi obědem, snídaní, přesnídávkou, svačinou a večeří Lze volit více druhů jídel (Menu) v jednom dni Kromě hlavních jídel lze zadávat polévku, zákusek a nápoj Ke každému z hlavních jídel (Menu) lze zadávat dva druhy přílohy Budete-li kromě oběda psát jídelníček i na snídani, přesnídávku apod. nastavte požadovaný typ stravy v Nastavení Předdefinované hodnoty. Zde je nastaven pouze oběd ve dvou druzích jídel (Menu 1, Menu 2). Tipy pro rychlé psaní jídelníčku Vyplnění jednotlivých polí formuláře jídelníčku je možné po přechodu do zápisového režimu stiskem klávesy F2. Můžete je vyplnit libovolným textem nebo dosadit přímo název receptury ze seznamu dodaných receptur. Jistě tušíte, že druhý způsob je modernější, rychlejší a skýtá další výhody, které oceníte především při normování, objednávání a získávání informací o nutriční hodnotě jídel. Psaní jídelníčku z recepturních názvů F2 piš jídelníček (zápis je možný když pole zezelená) F3 hledej v recepturách Vyhledání receptury soupisem a šipkami (viz Příklad 1) Enter - Vybranou recepturu ve žlutém poli potvrďte F2 ulož jídelníček (pole opět zbělá) Příklad: Přejděte do editace a do režimu vyhledání receptury soupisem (F2, F3). Vyhledejte název receptury Hovězí pečeně štěpánská nejdříve podle textu tak, že začneme psát ště. Vyhledání trvalo pár okamžiků. Vybranou recepturu potvrďte a uložte (Enter, F2) 35

36 Oblíbené týdenní jídelníčky lze označit Přepnutím tlačítka Běžný do tlačítka Oblíbený. Při zatržení Jen oblíbené lze rychle najít vhodný jídelníček a kopírovat ho do libovolného dalšího týdne tlačítkem F10-Kopy. V jednom týdnu lze přichystat i více jídelníčků například pro různá zařízení a ty potom zvlášť normovat. Označení oblíbeného jídelníčku: Výběr zobrazují se pouze oblíbené jídelníčky: Kopírování oblíbených jídelníčků Přechod do obrazovky pro přípravu normování viz Následující kapitola - lze provést rovnou klávesovou zkratkou F7. 36

37 19 Normování 19.1 Propojení Receptura Jídelníček - Sklad Suroviny receptur, které se používají v jídelníčcích, by měly být propojeny se skladovými kartami (kapitola 14.6). Modrá barva názvů skladových karet znamená, že bylo provedeno automatické propojení a suroviny budou při normování vždy přiřazovány právě tímto způsobem. Díky tomu lze v těchto recepturách provádět kalkulace nákladů (kapitola 14.5) 19.2 Jídelníček pro normování Jídelníček napsaný podle kapitoly 15 se pro jednotlivé dny připraví k normování. Do formuláře Jídelníček normování můžete přejít z obrazovky Jídelníček rovnou klávesou F7, nebo z nabídky Receptury Jídelníček normování 19.3 Normování počty jídel Počet jídel pro výrobu je u objednávkových jídelen k dispozici v členění strávníků podle kategorií. Kategoriím jsou přiřazeny Normy. Podle množství strávníků v příslušné normě se podle receptury kalkuluje návrh na vyskladnění surovin. Počty se mohou zadat 1. Ručně při sestavení v jídelníčku po stisku klávesy F4 37

38 2. Ručně do formuláře Jídelníček normování (editace klávesou F2) 3. Ručně nebo automaticky z objednávkové jídelny Formulář Počty jídel v jídelníčku Ovládací prvky: bez zaškrtnutí zobrazuje jen hlavní jídla přenese počty Počty lze vyplňovat a opravovat i ručně do té doby, než se normuje (po normování tyrkysová barva) 38

39 19.4 Normování z jídelníčku Normování z receptur probíhá podle nastaveného jídelníčku z předcházejícího bodu popisu. Výsledkem normování je návrh výdeje potravin pro vedoucího kuchaře / kuchařku. Recepturní položky druhu S jsou skladové a normují se. Položky s označením P - poznámka a N - nenormovat se při normování nepárují!!!! Po provedení aktualizace normovaných položek na základě stavu zboží na skladě (obdobně jako v ostatních dokladech Editace položek (též klávesou F4) oprava položky (F2) nalezení náhrady ve skladu (psaním textu se vyhledá) a provedení náhrad je možné ukončit normování a převést zboží Do výdejky. Levá strana norma Pravá strana do skladu Stejně jako ve výdejce, lze i nyní připravovat k vyskladnění i další suroviny, které receptura neobsahovala. Kromě suroviny zde upravuje vedoucí kuchař / kuchařka i vyskladněné množství. Červeně jsou zvýrazněny položky, kde oproti normě vydáváme menší množství, modře položky, kdy vydáváme oproti normě větší množství. 39

40 Normodoklady lze tisknout samostatně (jedno normování), nebo k tisku slučovat dohromady více normování v jednom dni (více samostatných výdejek v jednom dni). Tisknuto podle jednotlivých jídel jídelníčku. Normodoklady převedené do výdejky jsou označeny tyrkysovou barvou:. 40

41 20 Spotřební koš Plnění výživových dávek podle norem spotřebního koše jsou závazná pouze pro školní stravování, mohou však být použity i kdekoliv ve veřejném stravování obecně. Spolu s dodržováním povinných gramáží na porci podle norem, které jsou vztaženy na věkovou kategorii dítěte, musí být respektováno i plnění spotřebního koše. Sleduje se spotřeba deseti až dvanácti vybraných skupin potravin, které jsou pro dětský organismus důležité (např. luštěniny, mléčné výrobky, maso, ryby, zelenina, ovoce), ale i skupiny potravin, které je možné omezit (cukry, tuky). Spotřební koš slouží k orientaci vedoucím jídelen k tomu, jak dokáží ve vlastních podmínkách poskytovat žákům dostatečnou výživu podle doporučení zdravotníků. Podle doporučení Ministerstva školství se propočet měsíčního plnění norem spotřebního koše může stát pravidelnou přílohou měsíční uzávěrky školní jídelny a kopii by měla obdržet metodička školního stravování. Programy Magdalena umožňují na počítači současně s vedením skladu i průběžně sledovat skutečné hodnoty potravin sledovaných ve spotřebním koši. Plnění doporučených hodnot sledovaných potravin v rozdělení podle věkových kategorií je sledováno celkově i procentuelně. Promítnutí výsledků plnění doporučených kritérií spotřebního koše do hodnoty výdejek v reálných cenách potravin je pak konfrontováno s nastavením finančního normativu na nákup surovin. V praxi to může znamenat, že pokud školní jídelna opakovaně prokáže, že není schopna plnit kritéria spotřebního koše za danou výši stravného, je nutné přistoupit ke zvýšení hodnoty finančního normativu. Sám program sledování spotřebního koše na počítači není zárukou toho, že vykazované výsledky budou věrohodné. Vedle výkonného programového vybavení je potřeba dodržovat i metodiku vypracovanou Ministerstvem školství a tady už záleží na vedoucích jídelen. V programech Magdalena je s výhodou propojen spotřební koš přímo se skladem. Je tomu tak proto, aby práce byla práce s vyhodnocením školního stravování byla efektivní a prováděla se automaticky Zařazení surovin do skupin spotřebního koše Pro správnou funkci spotřebního koše je nutno u zboží s jednotkou v kusech nastavit koeficient přepočtu na kg, např. 0,7 pro 1ks = 700g! Každé zboží na kartě je možné zařadit do spotřebního koše. Nejlépe je použít nabídku Moduly Spotřební koš příprava: Jak hromadně zařadit všechny kompoty do Ovoce Kompoty? V levé části obrazovky zaškrtněte zařazení Ovoce Kompoty, v pravé části obrazovky dole proveďte výběr všech kompotů soupisem (klikněte do výběrového pole a začněte psát komp, vyberou se všechny dosud ještě nezařazené kompoty, ty pak přesuňte do skupiny kompoty buď hromadně << nebo jednotlivě <. 41

42 Zařazení karty s kombinovaným složením: V jídelnách, kde se personál používají polotovary, směsi, convinience, slouží následný postup: a) Výběr nezařazené karty: Knedlíky špekové 3,75kg v jednom kusu b) Zjištění ingrediencí od výrobce a jejich přepočet z kusů na procentuelní zastoupení: žemle, mouka 400 nesledováno anglická slanina z toho masa 50g, tuku 150g olej tuky g vejce sledováno jen pro laktovegetariány mléko mléčné výrobky sušina c) Založte skupinu Knedlíky špekové polotovar, zkratka kš, koeficient 1 d) Přiřaďte nezařazenou kartu ke skupině e) Ke skupině založte dílčí skupiny v procentuálním zastoupení podle předchozího výpočtu: -žemle se nesleduje (nezařadíme) -podíl masa v anglické slanině a následné výpočet podílu v % -vejce nesledovány (sledují pouze laktovegetariáni) -tuk v anglické slanině v součtu s tukem ve směsi a následné výpočet podílu v % -mléčná sušina 42

43 Výpočet spotřebního koše Modul spotřebního koše provádí výpočet. Pro aktuální měsíc je nejprve nutné vyplnit počty strávníků podle věkových skupin. Pokud používáte kompatibilní program Jídelna nebo Kasiopeja, jsou stavy doplněny automaticky: Pokud používáte sklad samostatně bez stravovacího systému, musíte počty strávníků zadávat ručně: Již první náhled tiskových sestav napoví, máte-li zboží správně zařazeno. Není-li tomu tak, je potřeba provést kontrolu správnosti zařazení skladových karet, zvláště pak správnosti koeficientů převodu u skladových karet s měrnou jednotkou v Ks. Zřejmý nesoulad při prvním spuštění modulu lze velmi rychle opravit rovnou z tohoto formuláře přechodem z kategorie zboží například Zelenina na název zboží Okurky sterilované, a odtud přes tlačítko Zboží na kartu Okurky sterilované, kde opravíme koeficient přepočtu na 3,5. Podrobnější tisky podle věkových kategorií lze v praxi nahradit jedinou souhrnnou tiskovou sestavou spotřebního koše pro celou jídelnu. Postačí nám zcela jistě k tomu, abychom stačili včas zařadit na jídelníček chybějící složky, například ryby nebo luštěniny. 43

44 44

45 21 Finanční sledování limitů a výnosů Sledování finančních limitů nebo finančních normativů v porovnání s náklady odpovídajících výdejů ze skladu od počátku roku a od počátku měsíce je obsaženo v nabídce Moduly - Finanční sledování. Typ výdeje je označení skupiny výdejek do jednoho spotřebního skladu, například do kuchyně. Pokud tedy vytváříte více druhů výdejek, jsou odlišeny typem výdeje. Počáteční stav výnosů od začátku roku lze nastavit tlačítkem. Pokud spouštíte nový systém, nastavte zde poslední stav z vaší poslední uzávěrky. Automatické doplnění stavů z programu Jídelna: Pro jednotlivé typy výdejů jsou řazeny výdejky s uvedenými náklady a finančním normativem. Ruční zadávání: Pokud program není propojen s programem Jídelna, který vede stravné a tedy není schopen automaticky převést stavy a limity, doplňte údaje ručně. Zadávají se počty a finanční normativ nebo tržba do sloupce Tržba. Automaticky se pak doplní Náklady z výdejek v pravém sloupci a vypočítá se Výnos. Měsíční stav výnosů je převeden do ročního sledování vždy po měsíční uzávěrce. Tisk tabulky je proto potřeba pořídit do měsíční uzávěrky. 22 Finanční sledování podle typů výdeje - počty vydaných porcí Probíhá-li výdej (prodej) ve skupinách, které je potřeba vyúčtovat samostatně, například učňům, cizím strávníkům, firmám, školám, kam se dováží strava a podobně, rozdělí se počty z normování v modulu Počty jídel výdejů. Náklady z výdejky se podle skutečnosti rozpočítají do podle jednotlivých typů výdejů. Příklad: Typ podvýdeje : K-Děti 45

46 Ve formuláři Jídelníček Normování jsou zadány celkové počty jídel. Viz příklad pro typ výdeje Učni, den výdeje Ve formuláři Moduly - Počty jídel výdejů jsou zadány počty jídel Počty jídel výdejů pro typ výdeje Učni, den výdeje Podmínkou pro propojení dat je pořízení výdejky z řádného normování a dodržení celého výrobního postupu: Jídelníček z receptur Normování Výdejka V programu Jídelna musí být nastaven stejný aktuální měsíc Zadání počtů odebraných porcí do - jídelníčku pro normování - finančního sledování - spotřebního koše je možno podle typu výdeje vkládat automaticky ze spolupracujících systémů Jídelna nebo Kasiopeja 23 Výrobní list Komerční jídelna, která nepracuje s limity, sleduje denní hospodaření recepturního skladu v modulu Výrobní list. 46

47 24 Uzávěrka 24.1 Průběžná uzávěrka skladů Kdykoliv během měsíce lze provést průběžnou závěrku skladů. Průběžná závěrka je pouze informativní, nepřevede ve finále sklady do nového měsíce. Průběžná závěrka ukazuje, v jakém stavu jsou vložené doklady. Pokud je rozdíl nula, znamená to, že zadané údaje jsou v pořádku. Pokud je rozdíl nenulový, může to znamenat, že nejsou uzavřeny všechny doklady aktuálního měsíce, včetně počátečního stavu. Uzavřete je! Došlo-li k chybě vyplývající z porušení dat, použijte kontrolní funkce nabídky Servis-Kontrola dat. Podmínka pro provedení závěrky je uzavření všech měsíčních dokladů. Rozdíl je roven nule, rovná li se Konečný stav skladu součtu Počátečního stavu skladu a Celkového příjmu minus Celkový výdej. Pak můžete přistoupit ke skutečné závěrce viz Nové doklady dalšího měsíce V dalším měsíci zůstávají všechny nové doklady až do provedení závěrky minulého měsíce otevřené Měsíční závěrka skladů (skutečná měsíční závěrka) Závěrka provede zálohování aktuálního stavu (aby bylo možno se vrátit ke stavu před uzávěrkou), převede doklady do archivu, vytvoří počáteční stavy a převede stav skladu do dalšího měsíčního období Uzávěrku je možno spustit jen tehdy, jsou-li data připravena k měsíční závěrce, a jsou-li vytištěny povinné závěrkové doklady - celkového přehledu, seznamu výdejů a příjmů a nového stavu skladu. Také byste měli mít vytištěné Finanční sledování a Spotřební koš. Data nového měsíce je možné vkládat, i když ještě není hotová uzávěrka aktuálního měsíce. Až do provedení závěrky minulého měsíce zůstávají všechny doklady v dalším měsíci otevřené. DPH Pro plátce DPH se tisknou sestavy v členění základ, daň, s daní. Pro neplátce DPH se tisknou sestavy v hodnotách s daní. 47

48 25 Záruka Záruční doba činí 24 měsíců od data zakoupení programového systému. Reklamace lze uplatňovat na nebo na 26 Licence, rozsah užívacích práv Zakoupením systému získává uživatel nepřenosnou a časově neomezenou licenci na používání zakoupeného programového systému na jedné konfiguraci počítače. Jakékoli kopírování nebo modifikace zakoupeného programového systému nebo jeho části porušuje licenci a je v rozporu se zákonem o ochraně autorských práv. ALTISIMA s.r.o. Kubelíkova Praha 3 RNDr. Petr Láf Na Žertvách Praha 8 - Libeň 27 Kontakt servis V případě zájmu o servis, školení a upgrade je možné objednat některý z ročních servisních programů firmy Altisima, s.r.o., v jejichž ceně je i pořizování upgrade, levnější služby, telefonické konzultace a zrychlený nástup na servisní zásah. Podrobnější informace vám rádi zašleme, nebo je naleznete na stránkách ALTISIMA s.r.o. Kubelíkova Praha servis@altisima.cz Dokumentace Magdalena v Ing. Antonín Marek,