Aplikace Centrální nákupy

Transkript

1 Aplikace Centrální nákupy Stručný manuál postupů a možností při pořizování zboží a služeb prostřednictvím aplikace Centrální nákupy Jedná o aplikaci, která sdružuje vybrané položky vysoutěžené prostřednictvím Rámcových dohod (dále jen RD ) a Dynamického nákupního systému (dále jen DNS ). Uživatelé (jednotlivá objednávková místa) již však neřeší, jakým způsobem bylo zboží do této aplikace vysoutěženo, pouze vybírají a objednávají zboží, které je v rámci této aplikace dostupné (analogie k e-shopu). V praxi funguje obdobně jako objednávání z rámcových dohod. Objednávková místa vybírají z konkrétních výrobků (značek zboží) a je známa přesná cena vybraného zboží. Termín dodání zboží se počítá ode dne odeslání objednávky dodavateli. Hromadné odesílání objednávek schválených ve finanční kontrole (v EIS Magion) probíhá každou středu dopoledne centrálně Odborem veřejných zakázek RMU. V rámci aplikace Centrální nákupy je možné objednávat zboží z těchto kategorií: - Kancelářské potřeby - Drogistické zboží - Tonery U těchto kategorií bude doba dodání 7 dnů ode dne odeslání objednávky dodavateli Od konce srpna 2018 se předpokládá rozšíření katalogu i na Počítače, Notebooky, Tiskárny, skenery a multifunkční zařízení vybavení a tiskařské služby. U těchto kategorií bude u jednotlivých položek doba dodání různá, obvykle 10 nebo 20 pracovních dnů, u některých položek může být i 30 pracovních dnů ode dne odeslání objednávky dodavateli. Doplňování Katalogů: pokud nějaké zboží z kategorií kancelářské potřeby, drogistické zboží nebo tonery není v seznamech uvedeno, neznamená to, že může být nakoupeno mimo tuto aplikaci. V takovém případě zašlete žádost o doplnění požadovaného zboží paní Ing. Lence Jílkové lenka.jilkova@rect.muni.cz a v kopii na buriska@med.muni.cz. Žádost o přidání položky bude zvážena a případně ke konci měsíce dosoutěžena a následně do katalogu doplněna, případně bude sděleno, že je možné zakoupit mimo centrální nákupy. Aplikace je po přihlášení dostupná v inetu Testovací verze ve stejném rozsahu jako ostrá verze je dostupná pod odkazem 1/5

2 Aplikace Centrální nákupy je rozdělena na dvě hlavní části: Obchod a Správa nákupů, následně pro dokončení procesu objednávání je nezbytné zahájit a dokončit elektronickou finanční kontrolu v EIS Magion Obchod Nabízí katalog zboží, které se vkládá do košíku. Tyto košíky následně předávají k dalšímu zpracování. Všichni kmenoví zaměstnanci LF MU vidí pouze seznamy (katalogy) zboží, které je možné prostřednictvím aplikace Centrální nákupy objednávat. Objednávková místa, (jednotlivá pracoviště LF MU) obvykle jsou to osoby na sekretariátu, případně osoby, kterým dané pracoviště toto právo také povolilo, mají vyšší práva než ostatní zaměstnanci. Zejména se jedná o možnost vytvářet košíky, následně předat košík do Správy a případně i možnost předat požadavek do Objednávek do EIS Magion. Jednotlivé kroky v procesu vytvoření košíku jsou následující: 1. Vkládání předmětů do košíku - do košíku lze zboží přidat buď tlačítkem Vložit do košíku přímo u příslušného zboží v tabulce nebo kliknutím na název zboží (detail zboží) a následným potvrzením Vložit do košíku - zboží lze hledat dle názvu nebo specifikace - při kliknutí na název dané položky se zobrazí podrobnější informace o daném zboží, je možné zjistit o tzv. platnost položky, tj. datum do kdy bude danou položku možné v aplikaci Centrální nákupy pořizovat, než bude nahrazena nově vysoutěženou položkou o obchodní podmínky uzavřená smlouva, kde jsou k dispozici konkrétní obchodní podmínky, které se k dané položce vztahují, zejména u jednotlivých položek bude možné zjistit dobu dodání - vpravo nahoře je uveden souhrn rozpracovaných košíku objednávkového místa a objednávkové místo má možnost přepínat mezi košíky, na které má oprávnění - Moje košíky o zde je přehled košíků daného objednávkového místa (pracoviště), je možné filtrovat, jestli budu chtít vidět všechny košíky daného pracoviště nebo jen moje košíky (košíky u kterých jsem majitel) nebo mnou vytvořené košíky (ty co jsem reálně vytvořil). o Než bude košík předán do objednávek v EIS Magion je možné jej kdykoliv vrátit k přepracování nebo stornovat: -> Moje košíky -> v přehledové tabulce kliknu na číslo daného košíku -> vpravo dole klik na danou volbu, v tomto případě Vrátit k přepracování o Lze filtrovat seznam košíků dle jednotlivých parametrů vyhledávání 2. Prohlížení košíku, financování a předání ke zpracování - po dokončení vkládání do košíku lze přejít k dokončení tlačítkem Přejít do košíku - dokončení probíhá ve 3 krocích (lze mezi nimi přecházet tam a zpět): o Obsah košíku zde je možné košík pojmenovat, doplnit poznámku, měnit počet nebo smazat položku z košíku TIP! Majitel košíku objednávkové místo zde může zvolit osobu, která bude majitelem košíku, může to být i kmenový zaměstnanec, majitel košíku následně uvidí všechny svoje košíky a jejich aktuální stav (doporučujeme například v případě projektů, kdy je košík vytvářen pro konkrétního zaměstnance, který může následně mít přehled o všech svých košících) TIP! Věcná kontrola není povinné vyplňovat, ve většině případů to bude krok navíc, jedná se o schválení položek košíku vybranou osobou (např. pokud budu jako objednávkové místo vytvářet košík pro řešitele projektu, mohu mu tímto 2/5

3 o o způsobem před vytvořením objednávky, kdy již není možné měnit položky ani množství, zaslat tento košík k předschválení). Pokud tak učiním, musím počkat na vyjádření jeho souhlasu, jinak nemohu v procesu pokračovat dále, resp. košík se nepřesune do fáze Schvalování nesouvisí ale s finanční kontrolou, ta probíhá až v EIS MAgion. Může být dobrý pomocník, ale pokud mám schváleno, co přesně objednat, pak je zbytečné tento krok provádět. Schvalovatel, kterému je předán košík k věcné kontrole může košík částečně, měnit počet položek, případně položku úplně zrušit, vrátit k přepracování, přes poznámku napsat objednávkovému místu vzkaz co přesně upravit TIP! I když věcnou kontrolu zahájím lze ji zase stáhnout zpět: kliknu na Obchod -> Moje košíky -> v přehledové tabulce kliknu na číslo daného košíku -> v pravo dole klik na Vrátit k přepracování vrátím košík do editační podoby-> odstraním osobu z Věcné kontroly a pokračuji v předání košíku do Správy nákupu Financování a dodání zde se doplňuje zdroj financování a místo dodání k položkám a další nezbytné údaje, a to buď hromadně ke všem položkám najednou, nebo jednotlivě, ke každé položce samostatně TIP! Uložit můj kontakt adresa se natahuje automaticky z IS MU, je možné ji ale editovat, a pokud kliknu na Uložit můj kontakt, pak si pro příští košík bude aplikace tuto volbu pamatovat, nelze však použít v případě že bude kontaktní osobu někdo jiný něž osoba vytvářející košík TONERY a inventární číslo tiskárny u tonerů bude v nejbližší době spuštěno ještě doplňování inventárního čísla tiskáren (DHM), tonery bude povinné navázat ke konkrétnímu modelu tiskárny, která je v majetku LF MU (zatím uvádějte inventární číslo ve fázi Vytvořit objednávku ve Správě do pole Poznámka uvést všechna DHM - inventární číslo bude dočasně kontrolováno manuálně až při elektronické finanční kontrole v EIS Magion, pokud bude objednávka obsahovat toner do tiskárny, která není v majetku daného pracoviště, bude muset být celá objednávka STORNOVÁNA, děkuji předem za obezřetnost) Závěrečný přehled finální přehled a odeslání/potvrzení košíku ke zpracování I po závazném předání košíku do Správy je možné ještě košík vrátit k přepracování: kliknu na Obchod -> Moje košíky -> v přehledové tabulce kliknu na číslo daného košíku -> vpravo dole klik na Vrátit k přepracování vrátím košík do editační podoby Správa nákupů - nabízí přehled položek košíků k dalšímu zpracování předávání košíků k vytvoření objednávek v EIS Magion - právo přístupu mají pouze objednávková místa, resp. odpovědné osoby delegované příslušnými pracovišti - Objednávka může být vždy vytvořena pouze pro položky ze stejné smlouvy, tj. položky, pro které je uzavřena daná smlouva s vybraným dodavatelem (není možné vytvořit souhrnnou objednávku, kde bude PC, toner a kancelářské potřeby). Objednávkové místo vybere příslušnou smlouvu (Soutěž), následně se mu zobrazí položky, které si z dané smlouvy vybralo do košíku, následně pro tyto položky vytvoří objednávku. Tento postup se opakuje pro další smlouvu (Soutěž) než jsou zadány objednávky pro všechny položky 1. Doplnění dalších údajů - jednotlivé položky je možné ještě plně editovat, měnit zdroje financování, množství, údaje o dodání atd. 3/5

4 - položky je možné filtrovat podle zakázky, ze které má být hrazeno, podle majitele košíku, podle čísla košíku - POZOR! Žádáme jednotlivá objednávková místa, aby dodržovaly nepsané zažité pravidlo, že objednávka bude vždy vytvořena pouze pro položky ze stejné zakázky (tedy nevytvářet objednávku, kde bude pořízení hrazeno z různých zakázek), může nastat problém u finanční kontroly, kdy bude muset v případě chybné jedné položky být zrušena celá objednávka 2. Vytvoření objednávky - zatrhnout všechny položky v seznamu, pro které má být vytvořena jedna objednávka - tlačítkem Vytvořit objednávku se ze zvolených položek zahájí požadavek na vytvoření objednávky v EIS Magion je nutné vybrat dokladovou řadu a nepovinně doplnit název a poznámku k objednávce -> po zadání dokladové řady dojde k vytvoření objednávky v EIS Magion, číslo objednávky se obratem zobrazí i v Centrálních nákupech o TONERY a inventární číslo tiskárny u tonerů bude v nejbližších dnech spuštěno ještě doplňování inventárního čísla (DHM), tonery bude povinné jako u předchozího systému navázat ke konkrétnímu modelu tiskárny, která je v majetku LF MU (zatím uvádějte inventární číslo po kliku na Vytvořit objednávku ve Správě do pole Poznámka uvést všechna DHM - inventární číslo bude dočasně kontrolováno manuálně až při finanční kontrole, pokud bude objednávka obsahovat toner do tiskárny, která není v majetku daného pracoviště, bude muset být celá objednávka STORNOVÁNA, děkuji předem za obezřetnost) - POZOR! Elektronická finanční kontrola Předáním objednávky do Magionu proces objednávání nekončí, je třeba ještě zahájit a dokončit elektronickou finanční kontrolu v EIS Magion: Přihlásit se do EIS Magion -> Objednávky s FK -> najít konkrétní objednávku -> u Objednávky vpravo dole tlačítko Proces FK -> otveře se okno, kde stačí pouze kliknout na pole Dokončit -> následně se zahájí proces finanční kontroly, bude zaslán vyzývací příkazci operace - prostřednictvím u dostane upozornění ze systému INET s odkazem na příslušnou objednávku. Po jeho otevření (a přihlášení do systému INET) je mu objednávka v podpisové knize v systému INET nabídnuta ke schválení. Po schválení příkazcem operace je upozorňovací automaticky INETem zaslán správci rozpočtu. Po schválení i správcem rozpočtu je informace o schválení objednávky zaslána osobě, která proces FK zahájila (je však nutné mít/ponechat zaškrtnuté Zaslat vyzyvateli oznámení o ukončení procesu schvalování ). 3. Přehled objednávek - Zobrazuje přehled objednávek (položek košíků již předaných do EIS Madion) daného objednávkového místa, o jejich stav ve FK o Odesláno Magion informace, že objednávka byla OVZ RMU odeslána dodavateli o Exportováno OVZ informace o tom, že OVZ si stáhlo danou objednávku a bude odesílat dodavateli EIS Magion - POZOR! Elektronická finanční kontrola Předáním objednávky do Magionu proces objednávání nekončí, je třeba ještě zahájit a dokončit elektronickou finanční kontrolu v EIS Magion: Přihlásit se do EIS Magion -> Objednávky s FK -> najít konkrétní objednávku -> u Objednávky vpravo dole tlačítko Proces FK -> otveře se okno, kde stačí pouze kliknout na pole Dokončit -> následně se zahájí proces finanční kontroly, bude zaslán vyzývací příkazci operace - prostřednictvím u dostane upozornění ze systému INET s odkazem na 4/5

5 příslušnou objednávku. Po jeho otevření (a přihlášení do systému INET) je mu objednávka v podpisové knize v systému INET nabídnuta ke schválení. Po schválení příkazcem operace je upozorňovací automaticky INETem zaslán správci rozpočtu. Po schválení i správcem rozpočtu je informace o schválení objednávky zaslána osobě, která proces FK zahájila (je však nutné mít/ponechat zaškrtnuté Zaslat vyzyvateli oznámení o ukončení procesu schvalování ). - POZOR! Důrazně připomínám, že v Magionu nesmí být z Vaší strany u objednávky zadáno Odesláno, doplní až osoba z OVZ RMU, která objednávku odešle dodavateli (jinak dodavateli nebude odesláno). Vy pouze předáte Objednávku do Magionu a zahájíte Proces FK, následně počkáte na dodávku zboží, z objednávkou již nic neděláte. - Po řádném schválení objednávky v elektronické finanční kontrole v EIS MAgion si objednávku převezme v nejbližším následujícím týdenním sběru si OVZ RMU objednávku z EIS Magion stáhne a odešle dodavateli (tj. pokud objednávka byla v EFK schválena například v pátek, pak následující středu dopoledne bude objednávka odeslána dodavateli) - Pracoviště následně hlídá lhůtu pro dodání zboží nebo realizaci služby - pokud k prodlení oproti lhůtě pro odevzdání zboží nebo realizace neprodleně informuje Oddělení VZ LF MU dodání Připravuje se - V blízké době se plánuje nasazení funkcionality pro odeslání informačního mailu na objednávkové místo s informací (potvrzením), že byla objednávka odeslána dodavateli, aby objednávkové místo měla přesné informace o konci lhůty pro doručení zboží/ služby a mohla urgovat pozdní dodání/plnění - Probíhají přípravy na automatickém zahájení finanční kontroly v aplikaci Centrální nákupy (bude tedy pravděpodobně možné zahájit elektronickou finanční kontrolu přímo z inetu bez nutnosti spouštět EIS Magion) 5/5