EFEKTIVNÍ VEDENÍ PORAD # Petr Řehoř. Úvod

Transkript

1 EFEKTIVNÍ VEDENÍ PORAD # Petr Řehoř Úvod Po roce 1989 jsme se posunuli od kolektivů k týmům (aniž by se změnilo cokoliv jiného než pojmenování), stejně tak i porada svedla vítěznou bitvu se schůzí a doslova ji smetla z našeho přítomného světa do hlubin přežité minulosti. Ale i tak má mnoho lidí stále problém rozpoznat, co to vlastně porada je a co si mají pod tím pojmem představit. Lidé si na poradách stále ještě spíše scházejí, aby něco s nelibostí vyslechli, nebo dokonce radostně odkývali, než aby se o něčem z dobrého důvodu skutečně poradili. Není tedy příliš divu, že lidé poměrně běžně chodí na porady otrávení, přežívají je jako nutné zlo a odcházejí z nich roztrpčení. Tam, kde se to stává, bychom měli pátrat po příčinách. Možná se porada svolává k vyřešení něčeho, co se na ní nepatří, možná se jí účastní příliš mnoho lidí nebo na ní nejsou pozváni ti praví, ale může to být i v tom, že manažer neumí poradu řídit, správně komunikovat s účastníky porady a dobře hospodařit s časem, energií a pocity účastníků. Důležitost porad neustále v dnešní době vzrůstá s tím, jak se naše společnost demokratizuje, roste nutnost scházet se a společně jednat. I když jsou porady často vnímány jen jako ztráta času, ve skutečnosti jsou pro organizaci nezbytné. Ať už pro navázaní přímé komunikace, vytvoření osobních kontaktů, budování týmového ducha, či vyjasnění nedorozumění a zmatků. Pravidelné porady mohou být příležitostí systematicky odstraňovat překážky v práci. Efektivní porada uspoří peníze i čas. Poradu můžeme považovat za jeden ze základních nástrojů řízení. Proto by techniku efektivní přípravy a vedení porady měl ovládat každý manažer. Musí si tedy uvědomit, co všechno porada může přinést, jakým chybám se vyvarovat a jak by se taková porada měla připravit a vést (Šuleř, 2003). Cíl a metodika Cílem článku je seznámit čtenáře s procesem efektivního vedení porad a s pojmem porada. Také bude popsán průběh porad ve vybrané organizaci a navržen dotazník ke zjištění efektivnosti porad. Z metodického hlediska byly použity sekundární údaje (z odborné literatury týkající se daného tématu) i primární data (získaná z rozhovorů s představiteli nejmenované organizace). Výsledky Definice a druhy porad Termín porada nepochází ze slova poradit, ale z výrazu poradit se. Porozumění tomuto na první pohled velmi jemnému významovému rozdílu je klíčem k efektivitě porad i spokojenosti jejich účastníků. Jako porada je dnes v našich firmách označováno skutečně leccos. Pod tímto názvem můžeme najít setkání, na němž jsou nemilosrdně a bez diskusí přidělovány úkoly, seance, na které nelze pohlížet jinak než jako na speciálně vytvářené # Článek je zpracován jako jeden z výstupů výzkumného projektu Rozvoj výzkumu a vývoje na Ekonomické fakultě JU spolufinancovaného z Evropského sociálního fondu a státního rozpočtu ČR pod evidenčním číslem CZ.1.07/2.3.00/

2 příležitosti pro oslavu šéfova majestátu, ale i neformální večírky s alkoholem (Plamínek, 2007). Tabulka 1 dává přehled témat porad. Je z ní patrné, že ději vyjádřenému výrazem poradit se odpovídají svým účelem řešitelské a rozhodovací porady a, jde-li o skutečnou diskusi, pak s jistou výhradou i porady informativní. Tabulka 1 Vymezení porad Účel setkání skupiny lidí Vhodnost tématu pro poradu Shrnutí vhodnosti Odpovídající typ porady Jiné metodické řešení rozdělení úkolů vhodné jen výjimečně NE - vedení lidí, prezentace hodnocení a motivace lidí nevhodné NE - vedení lidí, motivace, hodnocení podpora mezilidských vedení skupin, vztahů nevhodné NE - teambuilding předání informací nevhodné NE - prezentace sdílení informací řešení problému podle potřeby diskutovat ANO informativní porada pošta, , konference podle povahy problému ANO řešitelská porada delegace řešení sporu nevhodné NE - vyjednávání, mediace rozhodování Zdroj: Plamínek (2007) podle povahy okolností ANO rozhodovací porada direktivní rozhodování, delegace, konzultace Efektivní porada by měla vypadat dle následujícího obrázku 1. Obrázek 1- Schéma efektivně vedené porady Uvedení problému 1.Fakta (projevy problému, popis, údaje ) 2. Argumentace (příčiny problému,interpretace faktů ) 3. Návrhy řešení (relevantní) Rozhodnutí Zdroj: Šuleř,

3 Příprava porady Při promýšlení každé činnosti, poradu nevyjímaje, bychom si v prvé řadě měli uvědomit, proč tuto činnost chceme uskutečnit, čeho jí chceme dosáhnout, jak poznáme, že byla úspěšná. Teprve když máme jasno o našich cílech, můžeme začít plánovat způsob jejich dosažení. Plán by měl dávat odpovědi na otázky: CO? (body jednání, podklady atd.), PROČ? (výsledek, rozhodnutí apod.), JAK? (způsob projednání, pořadí atd.), KDO? (účastníci, předsedající apod.), KDY? (datum konání, denní doba atd.), KOLIK? (čas, náklady, vybavení atd.) (Bělohlávek). Porady v praxi Následuje popis dvou porad, které se konají v jedné výrobní organizaci. Jde o společnost, která se zabývá projekcí a realizací vytápění, plynovodů, vodovodů, kanalizací, tepelných zařízení, výstavbou a rekonstrukcí ústřední vytápění, kotelen, výměníkových stanic aj. Porady se zde rozlišují na: výrobní a mimořádné (v rámci Integrované systému managementu - dále IMS) a) Výrobní porady Výrobní porady se konají pravidelně každý pátek od 7:30 a účastní se jich výrobní ředitel (dále VŘ), který porady vede; 4 stavbyvedoucí; vedoucí zásobování a asistentka výrobního ředitele, která průběh porady zapisuje. Na začátku porady se nejprve kontroluje splnění úkolů z minulé porady. Úkoly bývají většinou řádně plněny, v případě nesplnění, řešitel vysvětlí příčinu a úkol se přesune do další porady. Nejdelší část porady bývá věnovaná momentálně realizovaným stavebním akcím, které mají jednotlivý stavbyvedoucí na starosti. U každé akce se projednávají tyto náležitosti: jsou plněny termíny uvedené ve smlouvě o dílo včas v jaké rozdělané fázi se akce nachází kteří zaměstnanci a jak na akci pracují vyskytly se nějaké problémy, nejasnosti, případně připomínky investora jaký materiál, pomůcky je potřeba objednat další dotazy účastníků porady Ke konci bývá diskuze účastníků, kde mohou řešit své další dotazy, případné problémy. Každý může vyjádřit svůj názor nebo nesouhlas, nikdo není utlačován. Po skončení porady je sepsán zápis z porady, který poté musí odsouhlasit výrobní ředitel a je ukládán na firemní síť, kde je ostatním k dispozici. Stavbyvedoucí o průběhu porady informují své podřízené. b) Mimořádné porady Společnost je certifikována dle integrovaného systému řízení podle norem ČSN EN ISO 9001, ČSN EN ISO 14001, OHSAS V praxi to znamená, že každý zaměstnanec firmy je osobně odpovědný za svůj pracovní výsledek a je povinen svou činností aktivně přispívat ke stálému zlepšování v oblastech prosperity firmy, zabezpečování jakosti výroby a produktů služeb, EMS (životní prostředí), BOZP, ale ve všech činnostech, které vedou k dobrému jménu firmy u zákazníků a ve svém okolí. Vrcholové vedení (výrobní a obchodní ředitel) musí zajistit, aby byly vytvořeny vhodné procesy komunikace v rámci organizace a aby se komunikace uskutečňovala s ohledem na efektivnost systému managementu. Mimořádné porady nemají stanovený pevný termín, probíhají podle potřeb IMS - zpravidla začátkem roku při přezkoumání systému managementu a účastní se jich výrobní ředitel, který poradu vede; obchodní ředitel; asistentka ředitele (představitel pro IMS), která připravuje 268

4 podklady pro přezkoumání; vedoucí oddělení (stavbyvedoucí, vedoucí účtárny, projekce, zásobování, prodejny, rozpočtář). Ze začátku porady VŘ zhodnotí plnění stanovených cílů z předchozího roku, zda byly splněny, kdo a jak je plnil, v případě nesplnění, proč se tak stalo. Dále se zhodnotí plán výroby - zda byly řádně dokončeny všechny zakázky, plán personální - zda byl potřebný počet zaměstnanců a plán finanční podpory systému - zda byl dostatek finančních prostředků na udržování a vývoj IMS. V další části porady jsou účastnicí seznámeni a proškoleni z cílů a plánů na další nový rok + vyzvání k diskuzi, zda se jim cíle zdají objektivní a smyslné, zda k nim nemají nějaké připomínky, zda je nechtějí upřesnit či upravit nebo zda pro své oddělení nemají jiné cíle a plány. Další mimořádná porada bývá cca za 14 dní, kdy se projednává zpráva o IMS za předchozí rok. Zprávu připravuje představitel vedení pro IMS a obsahuje vstupy pro přezkoumání: stavu a změn systému, práci na systému, výsledky auditů, hodnocení reklamací na dodavatele, hodnocení reklamací od zákazníků, vyhodnocení spokojenosti zákazníka, vyhodnocení plnění plánu školení, doporučení ke zlepšování, hodnocení plnění cílů a plánů. Po předložení a přečtení zprávy o IMS následuje výstup z přezkoumání, při kterém se zhodnotí, zda je IMS dobře rozvíjen a udržován, zda je potřebné se více zaměřit na zlepšování efektivnosti IMS, na spokojenost zákazníků, na plnění opatření a úkolů, zda je nutné stanovit další cíle a plány. Další mimořádné porady se konají například při změnách v dokumentech IMS a také při výskytu mimořádných problémů k řešení. Problémy, které se týkají jednotlivých oddělení, jsou řešeny hned při vzniku. Vyhodnocení porady Aby se mohla zhodnotit efektivnost vedení porad v organizacích, byl připraven autorem pro účastníky těchto porad dotazník (Tabulka 2). Tabulka 2 - Dotazník pro zhodnocení efektivnosti porad Otázky Účastním se porad Jsou pro Vás porady přínosem? Můžete projevit svůj názor? Je Váš názor brán v potaz? Pomáhají Vám porady odstranit Váš problém (překážku) v práci? Vyhovuje Vám vedení porad? Zdroj: autor Hodnocení porad Ano Ne Co byste na poradách změnili? 269

5 Dle Bischofa (2003) by měl předsedající poradu pravidelně podrobovat kritice. Měl by si zejména klást následující otázky: Byl dodržen program porady? Pokud ne, proč? Dosáhl jsem toho, proč jsem poradu svolal? Pokud se mi to nepodařilo, tak z jakého důvodu? Byl dodržen časový limit? Případně v čem byla příčina jeho překročení? Přišli účastníci na poradu připraveni? Kdo a proč nebyl připraven? Dal jsem všem účastníkům stejnou příležitost říci svůj názor na projednávanou otázku? Bylo dosaženo konsensu? Dal jsem účastníkům příležitost vyjádřit se k efektivnosti porady? Co udělám, abych se těmto nedostatkům příště vyhnul? (Bischof) Závěr Každá porada je jiná a téměř nikdy nemůžeme dopředu správně odhadnout, jak se bude vyvíjet a zda půjde přesně podle našeho plánu. Manažer by proto měl umět improvizovat. Ať už se účastníme porady jako ten, kdo ji vede, nebo jako pouhý účastník, můžeme vždy udělat něco pro její hladší a efektivnější průběh. Možná nám to přijde takřka nemožné, ale je to tak. Porady mohou být příjemné a efektivní. Záleží vždy na nás. Je jasné, že pokud se doteď nedodržovaly určité zásady, bude velmi obtížné jejich zavedení a prosazení. Včasná a správně vedená porada je součást kvalitního managementu. Je to možnost všech zainteresovaných pracovníků podílet se na řešení daného problému. Umožňuje vedoucímu pracovníkovi poznávat myšlení jednotlivých podřízených, jejich schopnosti řešit dané problémy, jejich přístup k pracovní problematice, a tím i přístup k samotnému podniku. Neméně důležitá je zároveň i četnost porad, která by neměla byrokraticky zatěžovat jednotlivé pracovníky, ale měla by v nastaveném časovém úseku předcházet vzniku či prohlubování problémů v daném podniku. Obecně vzato je správně vedená porada opravdu důležitým nástrojem řízení jakéhokoli kolektivu. A co je rovněž důležité - na poradu se dokonale připravit a poradu vyhodnotit (pišme zápisy a kontrolujme je). Literatura [1] BĚLOHLÁVEK, F., KOŠŤAN, P., ŠULEŘ, O. Management. Olomouc: Rubico, 2001, 642 s. ISBN [2] BISCHOF, A., BISCHOF, K. Porady Průvodce pro organizátory, vedoucí a účastníky porad. Praha: Grada, 2003, 112 s. ISBN [3] PLAMÍNEK, J. Vedení porad Jak dosáhnout maximálního výsledku s minimem lidí, času a energie. Praha: Grada Publishing, 2007, 112 s. ISBN [4] ŠULEŘ, O. Manažerské techniky II. Olomouc: Rubico, 2003, 212s. ISBN

6 Title: Effective leading of meeting Název: Efektivní vedení porad Author/s: Petr Řehoř Abstract: Meeting is for her participants the contribution but also wasting of their time. Everything depends on total organization and readiness of all important elements of meeting. Starting with manager and finishing by others participants. Paper gives the instruction in the form of questionnaire how we can discover in concrete organization the effectiveness of meeting. Abstrakt: Porada může být pro její účastníky přínosem, ale opravdu i ztraceným časem, který se pak jen těžko dohání. Vše záleží jen na celkové organizaci a připravenosti všech důležitých prvků porady. Manažerem počínaje a ostatními účastníky konče. Příspěvek dává návod ve formě dotazníku, jak zjistit v konkrétní organizaci efektivnost porad. Key words: meeting, manager, setout, evaluation the meeting, communication Klíčová slova: porada, manažer, příprava, hodnocení porad, komunikace Contact Ing. Petr Řehoř, Ph.D. Jihočeská univerzita v Českých Budějovicích Ekonomická fakulta, řízení Studentská 13, České Budějovice rehor@ef.jcu.cz 271