Uživatelský Manuál verze 5.0

Transkript

1 Uživatelský Manuál verze 5.0

2 Úvod Internetové stránky vám nabízí kompletní péči a podporu pro vaše úspěšné a efektivní podnikání s Blue Style. 1. B2B ON-LINE SYSTEM 3. PROFIL PRODEJCE Výběr dostupných zájezdů on-line Ověření dostupnosti zájezdů Vytvoření nezávazné a závazné objednávky Přehled kontaktních a fakturačních údajů prodejce Přehled hlavní účetní a operační knihy Kontrola veškerých nevyúčtovaných provizí Možnost pozdější editace nezávazné objednávky Možnost vystavení cestovní smlouvy on-line Zobrazení letového řádu Tisk cestovní smlouvy před odeslaním ONLINE 4. SYSTÉM ZOBRAZOVÁNÍ NABÍDEK Unikátní systém pro jednoduché vyhledávání zájezdů Snadný systém zobrazení kompletní nabídky zájezdů Blue Style 2. HISTORIE OBJEDNÁVEK Aktuální přehled jednotlivých objednávek Možnost tisku cestovních pokynů Kontrola všech jednotlivých objednávek a jejich údajů Možnost pozdější editace nezávazné objednávky Nejrychlejší způsob vyhledávání zájezdů dle zvoleného požadavku zákazníka Možnost zobrazení veškerých detailů týkajících se ceny u vybraných zájezdů včetně kompletních popisů vybraných ubytovacích zařízení Možnost porovnání vybraných zájezdů včetně jejich možného odesílání a tisku Možnost vytvoření vlastního nabídkového listu s vlastní hlavičkou prodejce a jeho následný tisk nebo odeslání el. poštou Extra provize 2 / 37

3 1. Kde najdete náš ON-LINE B2B systém? Do našeho ON-LINE B2B systému můžete vstoupit přes zabezpečené webové stránky 2. Jak vstoupit do B2B Po vybrání vámi zvoleného jazyka vstoupíte do maximálně zabezpečené úrovně a systém po vás bude požadovat kód prodejce, uživatelské jméno a heslo, které je nutné správně zadat a potvrdit tlačítkem OK. Pokud zadáte špatně uživatelské jméno a/nebo heslo, systém vás požádá o nový pokus viz vpravo dole: Od nás obdržíte pouze jedno HLAVNÍ uživatelské jméno a heslo (Master User) a pomocí tohoto uživatelského jména budete vytvářet pro své pracovníky základní uživatelská jména (User) s nižšími pravomocemi. 3 / 37

4 3. Úvodní strana Hlavní stránka vám nabízí PŘEHLED AKTUÁLNÍCH NABÍDEK Blue Style (manuál viz další stránky), důležité informace pro prodejce, motivační programy, informace o pojištění, naší firmě, kontaktní formulář a online nápovědu, vše podle vašich potřeb k prodeji našich služeb. Z bezpečnostních důvodů v případě nečinnosti delší než 120 minut dojde k automatickému odhlášení! Hlavní stránka vám nabízí: ON-LINE REZERVACE Možnost on-line kontroly dostupnosti a vytvoření nové rezervace a zároveň tisk rezervační karty nebo cestovní smlouvy. Profil prodejce Veškeré informace o prodejci, kontaktní a fakturační údaje, hlavní kniha. Profil uživatele Rychlý a přehledný seznam všech vytvořených rezervací, možnost editace objednávky. Historie objednávky Rychlý a přehledný seznam všech uskutečněných rezervací, možnost editace objednávky. Odhlásit Kliknutím na tlačítko Odhlásit se odhlásíte ze systému. Zasílání nabídek Nástroj pro zasílání nabídek dle zvolených požadavků. 4 / 37

5 4. Jak vytvořit ONLINE rezervaci / objednávku 4.1 Jak správně vybrat zájezd? Po kliknutí na ON-LINE REZERVACE na hlavní stránce vám systém nabídne novou stránku se jménem Výběr zájezdů, kde naleznete seznam aktuálních zájezdů, které můžete filtrovat na základě požadavků vašich klientů. Po kliknutí na tlačítko hledat vám systém umožní upřesnit vaše vyhledávání ve zvoleném termínu odletů od do. Pro snadnější a efektivnější vyhledávání doporučujeme nejprve kliknout na tlačítko hledat a poté upřesnit. Pro pokračování klikněte na jméno zájezdu a budete přesměrováni na stránku výběru služeb. 5 / 37

6 4. Jak vytvořit ONLINE rezervaci / objednávku 4.2. Konfigurace obsazenosti pokoje Obsazenost Vyplňte počet dospělých (systém vám automaticky podle nastavené konfigurace pokoje nabídne maximální počet dětí a jejich věkové rozdělení), počet dětí včetně typového rozdělení dle vysvětlivek a počet infantů. V případě požadavku více pokojů se stejnou obsazeností je nutno do kolonky počet pokojů se stejnou obsazeností zadat počet osob v jednom pokoji. V případě požadavku na více pokojů s různou obsazeností je třeba vytvořit více rezervací Status rezervace Můžete si zvolit a vytvořit nezávaznou (waiting list) nebo závaznou (confirmed) objednávku. Obchodní zástupce tímto bere na vědomí, že rezervace zadaná do systému se statusem confirmed je považována za závaznou objednávku, viz smlouva o obchodním zastoupení. Typ prodeje Systém vám nabídne přednastavený typ prodeje, můžete však zvolit jiný typ. Např. přednastavený typ prodeje bude Last Minute /2/, můžete však nabídnout Katalogový prodej. 6 / 37

7 4. Jak vytvořit ONLINE rezervaci / objednávku 4.3. Výběr služeb V případě nutnosti blíže specifikovat typ ubytování zvolíte možnost vámi požadované ubytování. Např. muže jít o jinou stravu, nebo pokoje s výhledem na moře atd. Také je zde pro informaci zobrazena celková základní cena jednotlivých služeb pro zvolenou konfiguraci. Ověřit ON-LINE Stiskem tlačítka zjistíte aktuální dostupnost vámi zvolených služeb. 7 / 37

8 4. Jak vytvořit ONLINE rezervaci / objednávku 4.4. Výsledek dostupnosti zájezdu Pokud veškeré služby pod vybraným zájezdem jsou dostupné, systém vám zobrazí zelenou barvou okénko pro dostupnost s označením, že zájezd je volný a také cenovou kalkulaci zájezdu. Můžete objednat on-line nebo se vrátit do výběru možností a zvolit jinou kombinaci služeb nebo se vrátit do seznamu zájezdů a zvolit jiný zájezd. Nově máte možnost také tisk cenové kalkulace. 8 / 37

9 4. Jak vytvořit ONLINE rezervaci / objednávku 4.4. Výsledek dostupnosti zájezdu Pokud alespoň jedna vámi vybraná služba je momentálně blokovaná pro jiné platné rezervace, bude zobrazena červenou barvou. V rezervaci lze pokračovat stisknutím tlačítka pokračovat v rezervaci, pokud je tlačítko aktivní. Systém vám zobrazí momentálně rezervované služby, které však po výběru do návratu možností můžete vyměnit. Např. Studio pro 2-3 os. (BS) přízemí je rezervováno, lze ho vyměnit za Studio pro 2 3 os. (BS) 1.patro pokud je označené jako VOLNÁ. Pokud taková možnost není, vraťte se do seznamu zájezdů a vyberte jiný. Pokud vám při kontrole dostupnosti systém zobrazí okénko s názvem POUZE VOLAT znamená to, že tento vybraný zájezd lze rezervovat pouze klasickým způsobem telefonicky. 9 / 37

10 4. Jak vytvořit ONLINE rezervaci / objednávku 4.5. Jak odeslat žádost o nezávaznou rezervaci (Waiting list) Vyplňte údaje objednatele, které jsou klíčovými údaji rezervace, v pořadí Příjmení + Jméno a poté ID (rodné číslo nebo datum narození ve tvaru rodného čísla). V případě, že již víte konkrétní jména cestujících, doporučujeme je vyplnit. V případě, že klient má zvláštní požadavky, můžete je vyplnit do pole zvláštní požadavky (avšak tyto požadavky nemohou být garantovány). V posledním bodě můžete vyplnit platnost vaší rezervace, pokud chcete její platnost kratší než nastaví systém. Platnost rezervace vygenerovanou systémem vidíte v políčku Maximální platnost do: Kliknutím na tlačítko Odeslat ON-LINE odešlete vaši rezervaci online. 10 / 37

11 4. Jak vytvořit ONLINE rezervaci / objednávku 4.5. Jak odeslat žádost o nezávaznou rezervaci (Waiting list) Nově máte možnost zobrazení letového řádu kliknutím na tlačítko detail. Zobrazí se vám souhrnné informace o objednávce, obsazenost a také zvolené služby. 11 / 37

12 4. Jak vytvořit ONLINE rezervaci / objednávku 4.5. Jak odeslat žádost o nezávaznou rezervaci (Waiting list) Po několika málo vteřinách (4-8 sekund, záleží na rychlosti vašeho internetového připojení), vám systém automaticky zobrazí rezervační kartu obsahující veškeré vámi vyplněné údaje a zároveň vás informuje o čísle vaší objednávky v našem rezervačním systému a o její platnosti. Tuto rezervační kartu si můžete vytisknout. 12 / 37

13 4. Jak vytvořit ONLINE rezervaci / objednávku 4.6. Jak odeslat žádost o závaznou rezervaci (Confirmed) Vyplňte všechny údaje objednatele, které jsou klíčovými údaji rezervace. V dalším kroku musíte vyplnit příjmení a jména cestujících, vybrat jejich oslovení, rodné číslo (bez nutnosti koncového čísla za lomítkem) nebo datum narození. U dětí je nutné rodné číslo i datum narození. V případě, že klient má zvláštní požadavky, můžete je vyplnit do pole zvláštní požadavky (avšak tyto požadavky nemohou být garantovány). V kroku 3 musíte zaškrtnout souhlas se Všeobecnými smluvními podmínkami cestovní kanceláře a opsat systémem vygenerovaný kód do políčka vpravo a odeslat ON-LINE. Nově Před odesláním objednávky ON-LINE máte možnost vytisknout si cestovní smlouvu a provést kontrolu před odesláním. 13 / 37

14 4. Jak vytvořit ONLINE rezervaci / objednávku 4.6. Jak odeslat žádost o závaznou rezervaci (Confirmed) Kliknutím na tlačítko Zobrazit cestovní smlouvu systém vygeneruje cestovní smlouvu na základní služby, kterou obchodní zástupce vytiskne ve třech vyhotoveních. Každé vyhotovení podepíše zákazník a obchodní zástupce. Podepsanou cestovní smlouvu následně zašlete do jedné hodiny od zadání do systému B2B do Blue Style ke kontrole údajů. Obchodní zástupce tímto bere na vědomí, že vytvoření závazné objednávky přes systém B2B lze použít pouze pro cestovní smlouvy, jejichž předmětem je zajištění souboru základních služeb. Pro zajištění souboru jiných než základních služeb je obchodní zástupce i nadále povinen postupovat dle platných postupů vyplývajících ze Smlouvy o obchodním zastoupení. 14 / 37

15 5. Historie objednávek Systém umožňuje zobrazení všech provedených rezervací, můžete filtrovat podle datumů nebo podle statusu rezervací. Výběrem potřebného datumu odletu od do specifikujete interval hledání vaší rezervace. V poli číslo objednávky můžete napsat vaše číslo objednávky, které hledáte a systém vám Systém umožňuje zobrazení všech provedených rezervací, můžete filtrovat podle datumů nebo podle statusu rezervací. Výběrem potřebného datumu odletu od do specifikujete interval hledání vaší rezervace. V poli číslo objednávky můžete napsat vaše číslo objednávky, které hledáte a systém vám ho hned nalezne. Systém umožňuje zobrazení všech provedených rezervací, můžete filtrovat podle datumů nebo podle statusu rezervací. Výběrem potřebného datumu odletu od do specifikujete interval hledání vaší rezervace. V poli číslo objednávky můžete napsat vaše číslo objednávky, které hledáte a systém vám ho hned nalezne. 15 / 37

16 5. Historie objednávek Pro zobrazení detailních informací o objednávce klikněte na požadovanou objednávku. Tisk cestovní smlouvy Možnost znovu vytisknout cestovní smlouvu. Editace rezervace Možnost editace veškerých údajů v existující objednávce včetně statusu vybrané objednávky (po kliknutí dojte k vymazání veškerých údajů objednávky, musíte znovu vybrat obsazenost, služby atd.). Potvrdit rezervaci Možnost ON-LINE potvrzení existující objednávky. Tisk cestovních pokynů Tato možnost je pouze u objednávek, které jsou potvrzené a datum odletu je kratší než 7 dní. 16 / 37

17 6. Profil prodejce Systém zobrazí vaše kontaktní a fakturační údaje, možnost zobrazení hlavní účetní a operační knihy. 17 / 37

18 6. Profil prodejce Hlavní kniha Přehled účetní a operační evidence k poslední účetní periodě, přehled zaúčtovaných a nezaúčtovaných transakci. 18 / 37

19 7. Profily uživatelů Pokud jste přihlášen jako uživatel s rozšířenými pravomocemi (Master User), máte možnost přidávat nebo mazat základní uživatele. Také máte právo změnit si svoje heslo kliknutím na upravit heslo. (Doporučujeme vám si po prvním přihlášení změnit přidělené heslo). Kliknutím na přidat uživatele se zobrazí okno, kde musíte vyplnit údaje a odeslat je do databáze Blue Style, a tím je uživatel vytvořen. 19 / 37

20 7. Profily uživatelů Pokud jste přihlášen pouze jako základní uživatel (User), máte možnost si pouze změnit svoje heslo pro přístup do B2B ON-LINE systému. 20 / 37

21 8. Důležité upozornění Je velmi důležité od momentu odpovědi o volné dostupnosti pokračovat v objednávce bez zbytečného prodlení, jelikož informace o dostupnosti je platná pouze v danou chvíli a může dojít k její ztrátě v případě rychlejší žádosti od jiného uživatele v systému. V takovémto případě vám systém zobrazí Neplatná dostupnost, viz níže. Nejdříve zkuste obnovit stránku znovu pomocí tlačítka Obnovit stránku, pokud se vám opakovaně zobrazí stejné menu, vraťte se do výběru možností a zkontrolujte dostupnost znovu. Pokud jste ztratili zájem o provedení rezervace, vraťte se do seznamu zájezdů a vyberte si jiný zájezd. 21 / 37

22 9. Systém nabídek: Special Offer System (S.O.S.) Systém zobrazování nabídek: Unikátní systém pro vyhledávání nabídek, nejpřehlednější systém zobrazení nabídek zájezdů. Úvodní stránka na této stránce se bude zobrazovat seznam destinací s odletem na nejbližších 14 dní. Ve sloupcích bude informace o odletu, možném místu odletu, délce pobytu a ceně zájezdu od v dané destinaci. V horní liště jsou tři záložky. První je pro zobrazení nejbližších zájezdů na X dní, druhá záložka je kompletní nabídka, vedle níž je ikona zobrazující počet vybraných nabídek v nákupním koši. Poslední záložka je nastavení, kde si vyplníte vaše kontaktní informace, otevírací dobu, atd. (popis viz níže). Zaškrtnutím políčka checkbox zobrazeným vlevo od každé destinace aktivujete nebo deaktivujete zobrazení destinace na nabídkovém listu. Stiskem tlačítka Odeslat vybrané můžete odeslat nabídkový list vámi zvolených destinací na vámi zvolený . Stiskem tlačítka Vytisknout vybrané se zobrazí nabídkový list vámi zvolených destinací, který si můžete vytisknout a pověsit do výlohy nebo ho dát zákazníkovi. 22 / 37

23 9. Systém nabídek: Special Offer System (S.O.S.) Kompletní nabídka Po kliknutí na záložku kompletní nabídka se zobrazí filtr možností. Zde si můžete navolit přesnou konfiguraci vašeho výběru. Máte na výběr termíny odletů, odletová místa, stravu, cenu, volbu pouze Last Minute. Důležitá možnost k volbě je konfigurace obsazenosti pokojů. Tzn. v případě, že vás zajímají pouze zájezdy, kde je možná obsazenost 2 dospělých osob a 1 dítěte, provedete volbu a vyhledáte. Systém vám zobrazí pouze zájezdy, které odpovídají vámi zvoleným možnostem. Možnost výběru dětí podle věku. Ve filtru si vyberete, že hledáte zájezd pro 1.dítě do 6 let a 2. dítě do 5 let a systém vám najde pouze zájezdy odpovídající vašim požadavkům. Kliknutím na destinaci se dostanete do seznamu zájezdů v dané destinaci. 23 / 37

24 9. Systém nabídek: Special Offer System (S.O.S.) Zde máte k dispozici opět filtr. Kliknutím na destinaci ve zvoleném termínu se dostanete do seznamu hotelů. Stejně jako na hlavní stránce i zde máte možnost zaškrtnutím políčka checkbox zobrazeným vlevo od každé destinace aktivovat nebo deaktivovat zobrazení destinace a termínu na nabídkovém listu. Stiskem tlačítka Vytisknout vybrané se zobrazí nabídkový list vámi zvolených destinací, který si můžete vytisknout a pověsit do výlohy nebo ho dát zákazníkovi. Stiskem tlačítka Odeslat vybrané můžete odeslat nabídkový list vámi zvolených destinací na vámi vybraný / 37

25 9. Systém nabídek: Special Offer System (S.O.S.) Zde vidíte již seznam hotelů s možností obsazenosti podle vámi zvolených možností. Kliknutím na ikonu R můžete provést rezervaci ON-LINE v rezervačním systému B2B. Po kliknutí na ikonku nákupního košíku provedete výběr zájezdu, který se uloží. Nahoře v záložce se změní ikonka nákupního košíku. Do košíku můžete vložit další zájezdy a vytvořit si svůj vlastní nabídkový list nebo porovnat hotely a jejich ceny atd. Stiskem tlačítka Vytisknout vybrané se zobrazí nabídkový list vámi zvolených destinací, který si můžete vytisknout a pověsit do výlohy nebo ho dát zákazníkovi. Stiskem tlačítka Odeslat vybrané můžete odeslat nabídkový list vámi zvolených destinací na vámi vybraný / 37

26 9. Systém nabídek: Special Offer System (S.O.S.) Kliknutím na název hotelu se zobrazí vámi vybraný hotel s možností výběru z více termínů odletů. Po dalším kliknutí na název hotelu ve vybraném termínu se zobrazí stránka s popisem hotelu, který můžete zákazníkovi vytisknout nebo odeslat em. Stiskem tlačítka Vytisknout vybrané se zobrazí nabídkový list vámi zvolených destinací, který si můžete vytisknout a pověsit do výlohy nebo ho dát zákazníkovi. Stiskem tlačítka Odeslat vybrané můžete odeslat nabídkový list vámi zvolených destinací na vámi vybraný . Každý hotel v nabídce je aktivní prolink na stránku s veškerými informacemi o hotelu. Musíte kliknout na název a v novém okně se vám otevře stránka s informacemi. 26 / 37

27 9. Systém nabídek: Special Offer System (S.O.S.) Stiskem tlačítka odeslat vybrané se vám zobrazí menu, kde vyplníte příjemce a odesílatele. Všechny ostatní pole budou vloženy podle vašeho nastavení. Kliknutím na Odeslat se odešle na adresu přijemce s přílohou, kde budou všechny vybrané hotely a termíny. V přiložené nabídce je každý hotel aktivní prolink na stránku s veškerými informacemi o hotelu. Musíte kliknout na název a v novém okně se vám otevře stránka s informacemi. 27 / 37

28 9. Systém nabídek: Special Offer System (S.O.S.) Nákupní košík - řešení vašich starostí Nákupní košík je řešení, které vás zbaví vašich starostí. Do košíku můžete přidávat vybrané zájezdy, porovnávat nabídky, tisknout nabídky a odesílat na zákazníka. V přiloženém u má každý hotel svůj link na stránku s detailními informacemi a tím získá klient veškeré nutné informace potřebné k rozhodnutí, kam na dovolenou. Zde se zobrazí vámi zvolené zájezdy. Můžete rezervovat ON-LINE nebo odebrat z nákupního košíku. Stejně jako na hlavní stránce i zde máte možnost zaškrtnutím políčka checkboxu aktivovat nebo deaktivovat zobrazení destinace a termínu na nabídkovém listu. Stiskem tlačítka Vytisknout vybrané se zobrazí nabídkový list vámi zvolených destinací, který si můžete vytisknout a pověsit do výlohy nebo ho dát zákazníkovi. Stiskem tlačítka Odeslat vybrané můžete odeslat nabídkový list vybraných destinací na vámi zvolený / 37

29 9. Systém nabídek: Special Offer System (S.O.S.) Veškeré nastavení, které provedete v systému, je vázáno na jednoho daného uživatele. Tzn. když pracuje ve firmě více lidí, každý pracovník může mít svoji vlastní hlavičku, kontaktní informace atd. V případě, že máte více poboček, toto je ideální řešení, každá pobočka bude mít svoje vlastní nastavení. V nastavení si můžete vložit svoje logo do záhlaví nabídkových listů, vyplnit název své firmy, kontaktní údaje, otevírací dobu apod. Můžete si nastavit jméno odesílatele, ze kterého se budou odesílat y s nabídkami, předmět u, jeho obsah apod. 29 / 37

30 9. Systém nabídek: Special Offer System (S.O.S.) Zasílání aktuálních nabídek LAST MINUTE V případě vydání nových nabídek LAST MINUTE CK BLUE STYLE odešle na vaši adresu s informací, že byla aktualizována nabídka. Kliknutím na odkaz ZDE se dostanete na seznam aktuálních nabídek LAST MINUTE. Přehled kompletní nabídky naleznete na adrese kde si můžete vyrobit váš LAST MINUTE na míru s vlastní hlavičkou vaší firmy, kontaktními údaji, otevírací dobu atd. 30 / 37

31 9. Systém nabídek: Special Offer System (S.O.S.) Po rozkliknutí odkazu ZDE se vám zobrazí seznam aktuálních nabídek. V případě, že existuje nová nabídka LAST MINUTE, je označena poznámkou NOVĚ a datumem poslední aktualizace (zůstává oranžová barva). Seznam nabídek si můžete vytisknout stisknutím tlačítka Vytisknout PDF. Kliknutím na termín odjezdu se zobrazí aktuální nabídka LAST MINUTE s detailními informacemi o cenách a popisu dětí. 31 / 37

32 9. Systém nabídek: Special Offer System (S.O.S.) Každý hotel je aktivní prolink na stránku s detailními informacemi o ubytovací kapacitě. Nabídku je možné vytisknout stiskem tlačítka Tisknout stránku do PDF a můžete si vybrat mezi barevnou a černobílou variantou. 32 / 37

33 10. Extra provize Může být jednorázově aktivována na konkrétní zájezd a zobrazí se vám pouze v systému S.O.S. Jedná se o % navýšení oproti původní provizi stanovené ve Smlouvě o obchodním zastoupení 1-10/S. Seznam destinaci V případě, že bude nastavena extra provize, bude v systému S.O.S vidět v prvním kroku seznam destinací a její nejvyšší hodnota za celou destinaci. 33 / 37

34 10. Extra provize Seznam odletů Zde se bude zobrazovat extra provize pro termíny, na které bude nastavena. 34 / 37

35 10. Extra provize Seznam hotelů Zde se bude zobrazovat extra provize u hotelů, pro které je platná. 35 / 37

36 10. Extra provize Rezervace v B2B Zda je extra provize stále platná uvídíte v každém kroku vpravo nahorě v rámečku Vybrali jste. 36 / 37

37 11. Ukázky zobrazení Extra Provize 37 / 37