Praktické příklady v Excelu 2007

Transkript

1 =P Praktické příklady v Excelu 2007 Marek Laurenčík Nakladatelství a vydavatelství R Vzdìlávání, které baví

2 Praktické příklady v Excelu 2007 Praktické příklady v Excelu 2007 Autor: Ing. Marek Laurenčík Návrh vnitřního layoutu: Pavel Navrátil, Ing. Michal Jiříček Zlom a sazba: Petr Fajks Jazyková úprava: PhDr. Dagmar Procházková Návrh obálky: Ing. Michal Jiříček Computer Media s.r.o. Vydání první, 2008 Všechna práva vyhrazena ISBN: Žádná část této publikace nesmí být publikována a šířena žádným způsobem a v žádné podobě bez písemného svolení vydavatele. Názvy produktů a firem uvedených v knize mohou být registrovanými ochrannými známkami jejich vlastníků. Computer Media s.r.o. Hrubčická Kralice na Hané Česká republika Telefon: Fax: info@computermedia.cz Web: Kompletní nabídku literatury Computer Media s.r.o. můžete získat i objednat na internetové adrese 2

3 Obsah Obsah Práce s uživatelskými šablonami Excelu...10 Tvorba a použití šablony uložené v libovolném umístění Použití složky se šablonami Výsledky testů...14 Tvorba průměrů a výpočet počtu Písmo a číselný formát buněk Zarovnání buněk Další formátování listu Uložení sešitu Přehled příjmů a výdajů...22 Tvorba číslování buněk Jména buněk a oblastí Tvorba vzorců Tvorba číselných formátů Zobrazení a skrytí sloupce Přehled příjmů a výdajů II...29 Úprava názvů Výpočet měsíce Výpočet počtu a součtu po skupinách Výpočet součtů po skupinách a měsících Dílčí údaje se součtem...35 Kopie a přejmenování listů Tvorba souhrnů přes listy Výpočet tržeb Zamčení listu Zamčení sešitu Docházka...42 Tvorba kalendářní řady Slučování a centrování buněk Nastavení písma Ohraničení buněk a výplň buněk Tvorba nadpisu nad tabulkou Seřazení tabulky Přesné nastavení šířky sloupců a výšky řádků Zalomení, otočení a odsazení textu

4 Praktické příklady v Excelu 2007 Hlavní typy grafů...51 Vytvoření nového grafu Vložení popisků do grafu Orámování zobrazované oblasti Úprava grafického vzhledu sloupců Nastavení os a mřížky Vzhled značek a čar Úprava výsečového grafu Další typy grafů...62 Spojnicový graf XY graf Bublinový graf Přepočet peněžních částek...69 Použití společné buňky pro vzorce v celém sloupci Větvení výpočtu pomocí funkce KDYŽ Formátování peněžních částek Skrytí a zobrazení listu Ceník Tvorba maticových vzorců Výpočet četností Četnost textů...78 Použití indexované proměnné Funkce MsgBox Cyklus přes oblast buněk Zpracování textů Zápis výsledků Databázové funkce...83 Použití databázových funkcí Tvorba vzorců s jednou podmínkou Tvorba vzorců se dvěma podmínkami Určení počtu řádků...88 Použití databázové funkce k vyhledávání Tržby středisek...89 Odkazy na sešity a listy Název a umístění sešitu Vytvoření indexovaných proměnných Kopírování údajů Práce se sešity... 92

5 Obsah Finanční obraty...93 Tvorba nového scénáře Zápis ze scénáře do buněk Tvorba souhrnu Tvorba uživatelského formuláře...98 Tvorba uživatelského formuláře a jeho spuštění Tvorba textového pole a popisku Tvorba pole se seznamem Tvorba zaškrtávacího pole Tvorba tlačítka pro zavření formuláře Automatické spuštění formuláře při otevření sešitu Objednávka Úprava prvního listu pro zadávání dat Použití formulářových prvků Tvorba vzorců na prvním listu Tvorba vzorců na druhém listu Odstranění mřížky a zámek listů Odpisy investic Spuštění editoru VBA Vytvoření nové funkce Definice konstant Použití standardních funkcí Excelu Větvení výpočtu Přidání nápovědy Plánovací kalendář Tvorba nadpisu Tvorba data pro první leden Vzorce pro ostatní data Výpočet pořadových čísel týdne Formátování datových buněk Podmíněné formátování Určení počtu pracovních dnů Přehled pohledávek Tvorba vlastního formátu Číselné a měnové formáty Formáty data Formáty pro zobrazení textu Formáty složené z několika částí

6 Praktické příklady v Excelu 2007 Přehled prodeje Použití vypočteného pole Souhrn a průběžný součet Rozdělení v procentech Seskupení ve více úrovních Porovnání s některou hodnotou Přehled výpůjček Tvorba vzorce ve sloupci F Ověření pro číselné a datové hodnoty Seznam textů v ověření Ověření hodnot pomocí vzorce Podmíněné formátování buněk obsahujících určité hodnoty Převod rodného čísla na datum narození Práce s texty ve VBA Převod na číselné hodnoty a tvorba data narození Export a import programového modulu Seznam zaměstnanců Tvorba rozevíracího seznamu v buňce Použití automatického filtru Filtrování podle zadaných hodnot Filtrování podle části textu Filtrování podle data Filtrování podle čísel Výběr nadprůměrných a nejvyšších položek Filtrování podle více položek Souhrny dílčích údajů Úprava panelu Rychlý přístup Tvorba kontingenční tabulky s jedním stránkovým polem Tvorba kontingenční tabulky s více stránkovými poli Tvorba dalších kontingenčních tabulek Řešení soustavy rovnic Obecný postup řešení Detailní popis řešení Výpočet splátek hypotéky Úvodní příkazy a vymazání pomocné tabulky Výpočet parametrů hypotéky Výpočet délky úvěru Spuštění jednoho makra druhým...174

7 Obsah Makro Splatky Výpočet rozpisu splátek Tržby středisek Kopírování listu mezi dvěma sešity Tvorba vzorců využívajících jiný sešit Propojení mezi sešity Vizualizace dat Vizualizace pomocí textů Vizualizace pomocí grafických znaků Vizualizace dat pomocí uživatelského formátování Využití opakované řady znaků Vyhledávací ceník Vodorovné řazení údajů Tvorba rozevíracích seznamů Funkce SVYHLEDAT a VVYHLEDAT Funkce INDEX Výkaz práce Použití funkce DENTÝDNE Tvorba souhrnu se součtem Zobrazení a skrytí úrovní Tvorba souhrnu s různými typy výpočtů Výpočet návratnosti investice Použití funkce ČISTÁ.SOUČHODNOTA Použití funkce MÍRA.VÝNOSNOSTI Použití funkci XNPV a XIRR Výpočet půjčovného Rozevírací seznam Přepínač Zaškrtávací políčko Tvorba vzorců Výpočet úvěru s konstantní splátkou jistiny Odkazy na buňky a oblasti Vymazání oblasti pro rozpis a výpočet počtu splátek Výpočet jednotlivých splátkových období Číselné formátování Závěrečné součty Tvorba spouštěcího tlačítka

8 Praktické příklady v Excelu 2007 Ceník V této kapitole se seznámíte s tvorbou vzorců, které vracejí několik hodnot najednou. Zadání Tabulku obsahující ceny a prodaná množství alkoholických nápojů je zapotřebí doplnit o následující výpočty: DPH ve výši 19 %, účtovaná cena jako součet základní ceny a DPH a fakturované částky jako součin účtované ceny a prodaného množství. Dále je třeba vytvořit pomocnou tabulku, která vypočítá počet jednotlivých výrobků podle prodaného množství, a to do 20, od 20 do 100, od 100 do 500 a od 500 do 1000 kusů. Co se v této kapitole naučíte Vytvářet maticové vzorce Používat funkci ČETNOSTI Popis vytvořeného sešitu Vytvořenou tabulku s výpočty naleznete v sešitu Ceník.xls, který je použitelný i v dřívějších verzích Excelu. 74

9 Obecný postup řešení Ceník 1. Výchozí tabulku s potřebnými údaji nemusíte vytvářet znovu. Údaje ve sloupcích B, C a D si zkopírujte do pracovního sešitu. 2. Ve sloupci E vytvořte maticový vzorec, který vynásobí sloupec C faktorem 19 %. 3. Ve sloupci F vytvořte maticový vzorec, který sečte sloupce C a E. 4. Ve sloupci G vytvořte maticový vzorec, který vynásobí sloupce D a F. 5. Do prvního sloupce pomocné tabulky zapište jednotlivé meze pro určení počtu výrobků: 20, 100, 500 a Ve druhém sloupci pomocné tabulky vytvořte výpočet četností prodaných výrobků. Detailní popis řešení Ceník Tvorba maticových vzorců Dosavadní vzorce, které jste v Excelu vytvářeli, produkovaly vždy jen jednu výslednou hodnotu. Excel však umožňuje vytvářet také vzorce, jejichž výsledkem je oblast několika hodnot. Tyto vzorce se označují jako maticové. Příkladem může být součet dvou sloupců čísel nebo vynásobení sloupce čísel zadanou konstantou. data prvního sloupce data + druhého = sloupce sečtená data obou sloupců Postup při tvorbě maticového vzorce je poněkud odlišný od tvorby běžných vzorců. Vzorec ve sloupci E, počítající hodnotu DPH, vytvořte takto: 1. Označte oblast buněk pro výsledek (E5:E27). 2. Klepněte do řádku vzorců a zapište rovnítko =. 3. Vyznačte sloupec buněk, který chcete násobit (C5:C27). 4. Zapište znak * (hvězdička) a hodnotu 19 %. 5. Vytvořený vzorec uložte klávesovou kombinací Ctrl+Shift+Enter nebo podržte klávesy Ctrl a Shift a klepněte na tlačítko Zadat se symbolem zaškrtnutí, umístěné na řádku vzorců. 75

10 Praktické příklady v Excelu 2007 V cílových buňkách je uložen maticový vzorec, který je zapsán do složených závorek. Jestliže označíte některou z buněk s umístěným maticovým vzorcem, nemůžete ji vymazat ani přepsat. K vymazání nebo úpravě maticového vzorce musíte označit všechny buňky, do kterých byl vzorec uložen. Ve srovnání se sloupcem vzorců vytvořeným běžným plněním je tedy maticový vzorec lépe chráněn proti náhodnému přepisu. Upozornění: Při tvorbě maticového vzorce je zapotřebí vždy použít klávesovou kombinaci Ctrl+ Shift. Jestliže maticový vzorec uložíte běžným způsobem, vytvoří se obyčejný vzorec v první buňce označené oblasti. Pro tvorbu oblasti vzorců ve sloupci F, počítající fakturované ceny, použijte tyto kroky: 1. Označte oblast pro výsledek (F5:F27). 2. Klepněte do řádku vzorců a zapište rovnítko. 3. Vyznačte oblast prvních sčítanců (C5:C27). 4. Zapište znak + (znaménko plus). 5. Vyznačte oblast druhých sčítanců (E5:E27). 6. Potvrďte se stisknutou klávesovou kombinací Ctrl+Enter. Zcela obdobně vytvořte také vzorec v oblasti G5:G27, který provádí násobení oblastí F5:F27 a D5:D27. Výpočet četností Některé statistické funkce mohou také vracet několik hodnot. Výpočty s použitím těchto funkcí vytvoříte stejně jako maticové vzorce. K nejpoužívanějším funkcím tohoto typu patří funkce ČETNOSTI, která zjišťuje počty číselných hodnot spadajících do zadaných intervalů. Funkce má dva parametry: Data - je oblast číselných údajů, pro kterou chcete zjistit jednotlivé četnosti. Hodnoty - je odkaz na oblast, ve které jsou zapsány potřebné meze. Výsledkem funkce je oblast četností, která má stejné rozměry jako oblast zadaných mezí. 76

11 Ceník Jednotlivé zpracovávané hodnoty jsou zařazeny do jednotlivých skupin takto: Jestliže se hodnota přímo rovná některé zadané mezi, je zařazena do odpovídající skupiny. Pokud se hodnota nerovná žádné zadané mezi, je zařazena do skupiny s nejbližší mezí, která je vyšší než testovaná hodnota. Hodnota, která je vyšší než největší mez, není zařazena do žádné skupiny. Textové hodnoty a prázdné buňky jsou ignorovány. Ceník Výpočet četností tedy zahrnuje tyto kroky: 1. Označte oblast pro výsledek. Protože budete určovat četnosti pro čtyři meze, označte čtyři buňky pod sebou. 2. Na kartě Vzorce klepněte na tlačítko Další funkce a použijte příkaz Statistická. 3. Ze zobrazené nabídky vyberte funkce ČETNOSTI. 4. V parametru Data vyznačte oblast D5:D V parametru Hodnoty vyznačte oblast se zapsanými mezemi. 6. Podržte klávesy Ctrl a Shift a klepněte na tlačítko OK. Výsledkem je oblast čtyř buněk, která obsahuje maticový vzorec. Ve vzorovém sešitu Ceník.xls je také výpočet součtu jednotlivých četností a počtu číselných hodnot v oblasti D5:D27. Tento počet je o dva větší, protože oblast obsahuje prázdnou buňku a v buňce D6 je množství 1240, které je větší než nejvyšší mez. 77

12 Finanční obraty Finanční obraty V této kapitole se seznámíte s tvorbou a využitím scénářů. Jedná se o užitečný nástroj pro finanční rozvahu. V Excelu často potřebujete porovnat různé varianty vstupních údajů (ceny, cla, měnové kursy) a vybrat to řešení, které se jeví jako nejvhodnější. Při těchto porovnáních je výhodné si vstupní parametry jednotlivých variant v sešitu uschovat, abyste mohli porovnání snadno provést. Excel k tomu nabízí pomůcku, označovanou jako scénář. Zadání Je zapotřebí vytvořit finanční rozvahu pro vybavení počítačové učebny. Celkové náklady závisí na cenách nabízených firmami. Rozvahu je třeba vytvořit ve formě scénářů pro dvě různé firmy. Co se v této kapitole naučíte Vytvořit nový scénář Aktualizovat hodnoty pomocí scénáře Vytvořit zprávu scénáře Vytvořit ze scénáře kontingenční tabulku Finanční obraty Popis vytvořeného sešitu Vzorový sešit se dvěma vytvořenými scénáři naleznete pod názvem Finanční obraty.xls. Tento sešit můžete otevřít také ve starších verzích Excelu. Na prvním listu Ceník je tabulka cen jednotlivých komponent a hodinové sazby za provedené práce. Na druhém listu Rozvaha jsou tyto ceny použity pro výpočet celkových nákladů na vybavení počítačové učebny. Tyto náklady jsou pomocí vzorce přeneseny na první list. Protože celkové náklady závisí na cenách nabízených různými dodavateli, jsou na prvním listu Ceník vytvořeny dva scénáře pro dvě různé firmy. V sešitu je také vytvořen dvojí souhrn scénářů, a to ve formě zprávy scénáře a ve formě kontingenční tabulky. Obecný postup řešení 1. Do nového sešitu překopírujte na první list tabulku cen a buňky B15:C15 s cenou práce. 2. Na druhý list překopírujte z listu Rozvaha tabulku s vypočtenou rozvahou. 3. Na prvním listu vytvořte tabulku celkových nákladů. Jednotlivé údaje přeneste vzorcem z druhého listu. Buňky s celkovými náklady přejmenujte na cena, DPH a celkem. 93

13 Praktické příklady v Excelu Na první list zapište ceny komponent a práce pro první firmu a vytvořte pro ni scénář. Totéž proveďte pro druhou firmu. 5. Pozměňte ceny komponent a práce a vyzkoušejte si zpětné dosazení hodnot z prvního scénáře. 6. Ze scénářů vytvořte zprávu a kontingenční tabulku. Detailní popis řešení Tvorba nového scénáře Pro tvorbu scénářů platí následující pravidla: Jako vstupní buňky můžete zařadit pouze buňky s konstantními hodnotami, nikoliv buňky se vzorci. Buňky musí být na jednom listu. Odkaz na buňky na jiném listu není možný. 94

14 Finanční obraty Vstupní buňky mohou tvořit i nesouvislou oblast. Scénář může zahrnout maximálně 32 vstupních buněk. Pro tvorbu scénáře odpovídajícího první firmě použijte tento postup: 1. Na první list zapište ceny jednotlivých komponent a hodinovou sazbu za práci. 2. Na kartě Data klepněte na tlačítko Analýza hypotéz a vyberte příkaz Správce scénářů. 3. V zobrazeném okně klepněte na tlačítko Přidat. Tím zobrazíte další okno pro tvorbu nového scénáře. 4. Do položky Název scénáře napište vhodné pojmenování. 5. Klepněte do položky Měněné buňky a vyznačte oblast cen. 6. Podržte klávesu Ctrl a klepněte na buňku s hodinovou sazbou za práci. Tím vyznačíte nesouvislou oblast. 7. Podle potřeby zapište nebo upravte komentář. 8. Potvrďte tlačítkem OK. Takto vytvořený scénář je vázán na list, na kterém byl vytvořen a ve kterém jsou umístěny měněné buňky. Jestliže klepnete na tlačítko Analýza hypotéz a vyberete příkaz Správce scénářů na jiném listu, seznam scénářů bude prázdný. Finanční obraty 95

15 Praktické příklady v Excelu 2007 Uložený scénář můžete v případě potřeby upravit nebo odstranit: 1. Na kartě Data klepněte na tlačítko Analýza hypotéz a vyberte příkaz Správce scénářů. 2. V seznamu Scénáře označte potřebný scénář. 3. Pro jeho odstranění klepněte na tlačítko Odstranit. 4. Pro úpravu scénáře použijte tlačítko Upravit. Tím znovu zobrazíte okno pro tvorbu scénáře, ve kterém můžete změnit oblast měněných buněk. 5. Klepnutím na tlačítko OK zobrazte seznam všech měněných buněk. Hodnoty uložené ve scénáři přepište z klávesnice a potvrďte tlačítkem OK. Upozornění: Odstranění scénáře je nevratná akce. Není tedy možné jej obnovit pomocí tlačítka Zpět. Při odstraňování scénáře buďte proto opatrní, neboť tato akce není jištěna zpětným dotazem. Zápis ze scénáře do buněk Pro porovnávání jednotlivých variant je často zapotřebí zapsat hodnoty ze scénáře zpět do měněných buněk. Postupujte takto: 96

16 Finanční obraty 1. Aktivujte list, se kterým je spojen scénář. 2. Na kartě Data klepněte na tlačítko Analýza hypotéz a vyberte příkaz Správce scénářů. 3. V seznamu Scénáře označte potřebný scénář. 4. Klepněte na tlačítko Zobrazit. Tím se do buněk zapíší hodnoty uložené ve scénáři. Okno se správcem scénářů se po klepnutí na tlačítko Zobrazit nezavře. To vám dává možnost postupně zobrazovat jednotlivé scénáře a na listu sledovat provedené změny. Zobrazení scénáře Excel chápe jako běžný zápis do buněk, a proto je možné tuto akci vrátit zpět. Tvorba souhrnu Pro všechny scénáře spojené s listem můžete vytvořit souhrn s přehledem vypočítaných výsledků, které odpovídají jednotlivým scénářům. Tento souhrn se vytvoří na zvláštním listu. Souhrn je možné vytvořit ve formě zprávy scénáře nebo ve formě kontingenční tabulky. Při tvorbě souhrnu postupujte takto: 1. Aktivujte list, se kterým jsou spojeny scénáře. 2. Na kartě Data klepněte na tlačítko Analýza hypotéz a vyberte příkaz Správce scénářů. 3. Klepněte na tlačítko Souhrn. Tím zobrazíte okno pro tvorbu souhrnu. 4. V přepínači Typ zprávy označte, zda chcete vytvořit zprávu scénáře, nebo kontingenční tabulku. 5. V položce Výsledné buňky zadejte odkaz na oblast buněk se vzorci, které má souhrn zobrazovat. Tato oblast může být i nesouvislá. Pro zadání nesouvislé oblasti použijte klávesu Ctrl obdobně jako při zadávání měněných buněk při tvorbě scénáře. 6. Potvrďte tlačítkem OK. Zpráva scénáře obsahuje aktuální hodnoty měněných buněk, hodnoty uložené v jednotlivých scénářích a odpovídající vypočítané výsledky. Kontingenční tabulka zahrnuje pouze výsledky výpočtů pro jednotlivé scénáře. Je tedy přehlednější, avšak obsahuje méně údajů. Jako výsledné buňky můžete zadat pouze odkazy na vzorce umístěné na listu se scénářem. Souhrn se vytvoří vždy pro všechny scénáře na listu. Finanční obraty Tip: Výsledné buňky použité v souhrnu scénářů je vhodné pojmenovat. V souhrnu se pak zobrazí názvy těchto buněk namísto jejich adres, a souhrn je tak přehlednější. 97