Uživatelská příručka pro dodavatele

Transkript

1 Uživatelská příručka pro dodavatele Release B2B CENTRUM a.s

2 Obsah Úvod... 3 Obecná pravidla formátování... 3 Pravidla pro formátování písma... 3 Poznámky, Důležité, Varování... 4 Začínáme... 5 Registrace... 5 Přihlášení... 6 Přehled výběrových řízení... 7 Aktuální výběrová řízení... 7 Uzavřená výběrová řízení... 8 Nabídky a aukce Pozvánky Aktuální výběrová řízení Nabídky Rozpracováno Odesláno Stornováno Prošlé Online aukce Popis aukční síně Online aukce bez předkola Vstup do aukcí bez předkola Holandská aukce Holandská aukce se snížením ceny Japonská aukce Archiv Zprávy Katalog Uživatelská nastavení Zobrazovací téma Změna hesla Profil uživatele Regiony

3 Úvod poskytuje návod pro uživatele aplikace Softrade. Tato příručka vám pomůže vypracovat a odeslat nabídku prostřednictvím aplikace. Projdete krok za krokem všemi příslušnými úkony, které jsou potřebné pro dokončení celého procesu podání nabídky do konkrétního výběrového řízení. Pokud máte nějaký problém nebo si s něčím v aplikaci nevíte rady, kontaktujte prosím zákaznickou linku provozovatele aplikace. Obecná pravidla formátování Pravidla pro formátování písma Tento manuál používá následující pravidla pro formátování písma: Písmo v tomto fontu odkazuje na další části této příručky nebo dokumentace. Může to být název kapitoly nebo sekce v rámci této příručky, další příručky nebo to může být odkaz na název dokumentu poskytovaného v rámci aplikace. Kurzíva v tomto fontu označuje názvy oken, položky menu, web page boxes, formuláře, seznamy, označení textových polí a jiné pasivní prvky uživatelského rozhraní aplikace. Tučné písmo kurzívou v tomto fontu označuje názvy tlačítek, hypertextové odkazy, příkazy menu a další aktivní příkazy uživatelského rozhraní aplikace. Tučné písmo v tomto fontu indikuje jména osob, rolí, uživatelů, organizací, apod., které jsou v aplikaci reprezentovány. Písmo se stejnou roztečí označuje text, který se může objevit na monitoru (kromě standardních názvů uživatelského rozhraní aplikace), včetně všech následujících: Systémové výstupy (reakce, chybové hlášky, apod.) Údaje, které musí uživatel zadat do formulářů Názvy souborů nebo cest Softwarový kód nebo názvy částí aplikace Systémové nebo uživatelské notifikátovy zaslané em nebo SMS 3

4 Písmo se stejnou roztečí v podstatě označuje cokoliv, co aplikace sděluje uživateli, nebo co musí být uživatelem vloženo do nějakého formuláře taky, aby to bylo aplikací pochopeno. Poznámky, Důležité, Varování Poznámka Speciální druhy informací jsou v příručce zvýrazněny podbarvením a umístěním mezi dvě vodorovné čáry nad a pod textem. Druh zvýrazněné informace je dán barvou a označením u levého okraje. Označení informací, které doplňují hlavní text. Tyto informace jsou důležité zejména k pochopení scénáře nebo vysvětlovaného kroku. Důležité Označení informací nebo kroků, které musí být vykonány v určené lhůtě (v souvislosti např. s vypsaným výběrovým řízením), aby byly úspěšně dokončeny. Varování Označení důležitých informací, jejichž nedodržení může způsobit ztrátu dat nebo jiné škody. 4

5 Začínáme Registrace Abyste mohli v aplikaci obchodovat, musíte být zaregistrováni. Zobrazení registračního formuláře (Obrázek 2) provedete kliknutím na odkaz Registrace dodavatele v části DODAVATEL v levém menu (Obrázek 1, červená šipka) na domovské stránce. Obrázek 1 - Homepage Poznámka Do formuláře vyplňte všechny požadované údaje. V některých případech může být vyžadováno zvolení zadavatele, na jehož zakázky chcete reagovat (Obrázek 2, zelená šipka). Registraci dokončíte kliknutím na tlačítko Registrovat (Obrázek 2, červená šipka). Po úspěšném dokončení registrace Vám bude na ovou adresu uvedenou při registraci zasláno potvrzení přijetí. Po ověření údajů zadaných při registraci je všem novým uživatelům registrovaného dodavatele automaticky zaslán s uživatelským jménem a heslem. Po obdržení těchto údajů se mohou uživatelé přihlásit do aplikace a začít v ní pracovat. Každý uživatel si může po přihlášení změnit své heslo v Nastavení (bližší informace v kapitole Změna hesla). Poskytovatel aplikace může požadovat uzavření smlouvy nebo přijetí podmínek stanovujících pravidla pro používání tržiště. Podmínky používání aplikace a případná pravidla pro registraci jsou v takovém případě zveřejněna na internetových stránkách společnosti Agrofert, a.s. 5

6 Obrázek 2 - Registrace Přihlášení Pro přihlášení do aplikace vyplňte uživatele a heslo a klikněte na tlačítko Přihlásit. Pole pro přihlášení naleznete v horní části levého menu na domovské stránce (Obrázek 1, světle modrá šipka). Pokud zapomenete heslo pro přihlášení do aplikace, můžete si nechat vygenerovat nové. V části menu PŘIHLÁŠENÍ klikněte na odkaz Zapomněli jste heslo? a v následně zobrazené tabulce vyplňte Uživatelské jméno a . Pokud si nepamatujete své uživatelské jméno nebo nevíte, jaký máte zaregistrovaný, obraťte se prosím na zákaznickou linku provozovatele. 6

7 Obrázek 3 - Přihlášení Varování Osoba, které byly přiděleny přihlašovací údaje, zodpovídá za veškeré úkony, které budou učiněny pod jejím uživatelským jménem. Je zakázáno, aby na jeden uživatelský účet bylo současně přihlášeno více osob. Přehled výběrových řízení Poznámka Přehled všech výběrových řízení naleznete na domovské stránce aplikace. Tabulka je rozdělena na dvě části, mezi kterými se přepínáte pomocí záložek Aktuální výběrová řízení a Uzavřená výběrová řízení. Nastavení a zobrazení těchto záložek je závislé na požadavcích odběratele a některé z níže uvedených informací proto nemusí být v konkrétní aplikaci dostupné. Aktuální výběrová řízení Poznámka Seznam všech zveřejněných aktuálně vypsaných výběrových řízení (Obrázek 1). Můžete si zde najít výběrové řízení, které Vás zajímá. Tabulka obsahuje přehled nejdůležitějších informací o každém výběrovém řízení: Číslo VŘ, Název VŘ, Organizace (zadavatel), Termín podávání nabídek a zda je VŘ otevřené. Kliknutím na odkaz Detail zobrazíte podrobné zadání konkrétního výběrového řízení. Všechny informace zobrazené v tomto přehledu (včetně detailu každého výběrového řízení) jsou veřejně přístupné. Zadavatel se může rozhodnout, že výběrové řízení nebude veřejné. V takovém případě se výběrové řízení nezobrazí v přehledu Aktuální výběrová řízení a dozví se o něm pouze pozvaní dodavatelé, kteří také jako jediní mají možnost do něj podat nabídku. Pokud je výběrové řízení vypsáno jako otevřené, může do něj podat nabídku každý zaregistrovaný dodavatel. Pro podání nabídky do zvoleného výběrového řízení je třeba zobrazit obsah daného výběrového řízení kliknutím na odkaz Detail a následně kliknout 7

8 na tlačítko Vytvořit nabídku (Obrázek 4, červená šipka). Aplikace zobrazí pole pro přihlášení. Po Přihlášení se zobrazí otevřený formulář pro podání nabídky. Obrázek 4 - Detail výběrového řízení před přihlášením Důležité Pokud nejste zaregistrováni, nemůžete do výběrového řízení podat nabídku. Je třeba se do aplikace zaregistrovat s dostatečným předstihem s ohledem na dobu, po kterou bude probíhat ověřování údajů, přijetí registrace a eventuálně vyžadované uzavření smlouvy. Tato doba se liší v závislosti na instanci a nastavených obchodních podmínkách. Poznámka Pokud výběrové řízení není vypsáno jako otevřené, mohou do něj reagovat pouze pozvaní dodavatelé. O pozvání do výběrového řízení se dodavatel dozví prostřednictvím ové zprávy (zasílané aplikací) s odkazem na pozvánku. Po kliknutí na odkaz bude dodavatel vyzván k přihlášení do aplikace a po přihlášení se pozvánka zobrazí (více v části Pozvánky). Pokud jste neobdrželi pozvánku, ale přesto chcete do neotevřeného výběrového řízení podat nabídku, můžete kontaktovat přímo odběratele a požádat ho, aby Vás přidal do seznamu pozvaných dodavatelů. Je na odběrateli, zda bude souhlasit, či nikoli. Pokud ano, může Vás do seznamu pozvaných dodavatelů přidat kdykoli v průběhu podávání nabídek. Uzavřená výběrová řízení Následující záložka, Uzavřená výběrová řízení, obsahuje informace o výběrových řízeních, která byla úspěšně skončena, archivována. Přehled Uzavřená výběrová řízení (Obrázek 5) obsahuje obdobné informace jako předchozí Aktuální výběrová řízení. 8

9 Obrázek 5 - Uzavřená výběrová řízení 9

10 Nabídky a aukce Pozvánky Po přihlášení do aplikace se zobrazí složka Pozvánky. Zde se zobrazuje seznam všech pozvánek, které Vám byly zaslány odběratelem. Pozvánky slouží ke dvěma účelům. V případě neotevřených výběrových řízení je jedinou možností, jak reagovat na vypsané výběrové řízení. V případě otevřených výběrových řízení je pozvánka formou upozornění na vypsané výběrové řízení, jelikož na otevřené výběrové řízení lze reagovat i v případě, že pozvánku neobdržíte. Obrázek 6 - Pozvánky Detail zaslané pozvánky zobrazíte kliknutím na odkaz vyber (Obrázek 6, červená šipka). Obrázek 7 - Detail pozvánky 10

11 V detailu pozvánky vidíte kompletní zadání výběrového řízení. Jednotlivé řádky mají následující význam: Číslo - číslo výběrového řízení Název - název výběrového řízení Testovací doklad - pokud je toto pole zaškrtnuté jedná se pouze o vypsání výběrového řízení na zkoušku; většinou takové výběrové řízení není ani zveřejněné Zveřejnit - pokud toto pole není zaškrtnuté, můžete se o výběrovém řízení dozvědět pouze prostřednictvím pozvánky; takové výběrové řízení není vidět mezi aktuálními výběrovými řízeními Otevřené - pokud není zaškrtnuté toto pole, lze na výběrové řízení reagovat pouze prostřednictvím pozvánky; výběrové řízení ale zůstává viditelné mezi aktuálním výběrovými řízeními Jeden dodavatel - zakázku může realizovat jeden dodavatel (pak při podávání nabídky musíte dodávat všechny požadované položky) nebo ji může realizovat více dodavatelů (pak lze některé položky nebo skupiny položek nedodávat, více v kapitole Položky) Zobrazit zájemcům kontakty zadavatele - zadavatel si může zvolit, zda na sebe zveřejní kontakt, či nikoliv; běžně se kontakt na zadavatele zobrazuje v pozvánce nebo ve vypsaném výběrovém řízení (pouze při prohlížení po přihlášení přes menu AKTUÁLNÍ VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ podávání nabídek) a samozřejmě po přijetí pozvánky v rozpracované nabídce (později i v odeslané); pokud toto pole není zaškrtnuté, nechce na sebe zadavatel kontakt zveřejnit Datum vypsání - datum, kdy bylo výběrové řízení vypsáno Termín podání nabídek - datum a čas, do kdy lze podat nabídku Plánované vyhodnocení - předpokládaný termín vyhodnocení (jedná se pouze o orientační datum) Pokud je vypsáno výběrové řízení s aukcí zobrazuje se navíc: Začátek aukce - datum a čas začátku aukce Konce základního kola aukce - datum a čas kdy aukce skončí pokud nebudou splněny podmínky pro prodloužení Sledování změn nejlepší nabídky pro prodloužení [min] - počet minut před koncem aukce, kdy se sleduje, zda nedošlo k vylepšení nejlepší nabídky, pokud ano, aukce se prodlouží o nastavený počet minut Délka prodloužení [min] - počet minut, o které se aukce prodlouží, pokud dojde k vylepšení nejlepší nabídky 11

12 Ukončení aukce v pevném čase - pokud je tato položka vyplněna, bude aukce (bez ohledu na další příhozy) ukončena v uvedeném termínu Zobrazit účastníkovi ostatní nabídky - pokud je toto pole zatržené, uvidíte v aukci anonymně nabídky všech ostatních účastníků; v opačném případě uvidíte pouze anonymní nejlepší nabídku a Vaši vlastní Skrýt dodavateli pořadí jeho nabídky - pokud je toto pole zatržené, uvidíte pouze nejlepší nabídku a vaši vlastní, nebude však uvedeno, kolikátá v pořadí je; v opačném případě uvidíte pořadí vlastní nabídky, zobrazení ostatních nabídek bude závislé na nastavení Zobrazit účastníkovi ostatní nabídky Zobrazit dodavatelům skóre za položky a jednotlivé OP - tato volba se zobrazuje pouze u aukcí hodnocených podle ekonomické výhodnosti; pokud toto pole není zaškrtnuté, nebudete mít v průběhu aukce k dispozici informaci o aktuální výši vašeho skóre Pozvánku (Obrázek 7) můžete kliknutím na příslušné tlačítko buď Přijmout nebo Odmítnout. Přijmout můžete nabídku dvěma tlačítky. Tlačítkem Přijmout pozvánku se vytvoří formulář pro podání nabídky ve složce Rozpracováno, ale zůstane zobrazena složka Pozvánky (Obrázek 6). Tlačítkem Přijmout pozvánku a vytvořit nabídku se přesunete do složky Rozpracováno, kde se rovnou zobrazí formulář pro podání nabídky (Obrázek 12). Všechny pozvánky jsou vždy k dispozici prostřednictvím levého menu v části Pozvánky (Obrázek 8, červená šipka). Zaslané pozvánky se ukládají do složky zaslané. Přijaté pozvánky se přesunou do složky vytvořena nabídka, odmítnuté se přesunou do složky odmítnuté. Pokud na pozvánku nebudete reagovat žádným z výše uvedených postupů, přesune se po proběhnutí Termínu pro podání nabídek do složky prošlé. Obrázek 8 - Levé menu 12

13 Aktuální výběrová řízení Část levého menu Aktuální výběrová řízení (Obrázek 8, zelená šipka) obsahuje pouze složku podávání nabídek. Zde naleznete přehled všech aktuálně běžících výběrových řízení (Obrázek 9), tedy i těch, do kterých jste nebyli pozváni a tudíž vám jejich vypsání nebylo oznámeno ovým upozorněním na vytvořenou pozvánku. Pokud mají výběrová řízení ve sloupci Otevřené zatržené políčko, můžete na ně reagovat. Pro podání nabídky do takto nalezeného výběrového řízení klikněte na odkaz vyber (Obrázek 9, červená šipka) na příslušeném řádku. Zobrazí se kompletní zadání výběrového řízení (Obrázek 10), klikněte na tlačítko Vytvořit nabídku (Obrázek 10, červená šipka). Obrázek 9 - Aktuální výběrová řízení - podávání nabídek Pokud si tímto způsobem naleznete výběrové řízení, do kterého jste obdrželi pozvánku, budete o této skutečnosti informováni (Obrázek 10, zelená šipka). Pokud touto cestou vytvoříte nabídku, pozvánka se automaticky přesune ze stavu zaslané do stavu vytvořena nabídka. Obrázek 10 - Zadání výběrového řízení 13

14 Nabídky Níže popsané složky naleznete v levém menu v části Nabídky (Obrázek 8, modrá šipka). Rozpracováno Ve složce rozpracováno (Obrázek 11) jsou uloženy všechny vaše neodeslané nabídky do výběrových řízení, které jsou ve stavu podávání nabídek. Nabídku otevřete kliknutím na odkaz vyber (Obrázek 11, červená šipka). Po otevření můžete nabídku vyplňovat (případně upravovat již zadané údaje) a můžete ji následně odeslat. Obrázek 11 - Rozpracováno Zadání výběrového řízení Po kliknutí na odkaz vyber (Obrázek 11, červená šipka) se nabídka otevře na první záložce Zadání výběrového řízení (Obrázek 12). Tato záložka obsahuje kompletní požadavky vypsaného výběrového řízení. Její obsah je shodný s pozvánkou nebo s detailem výběrového řízení. Je zde uveden i termín podání nabídek, tzn. do kdy je třeba odeslat nabídku. Po otevření detailu nabídky máte také k dispozici informaci, zda podávaná nabídka má být konečná, nebo zda se jedná pouze o vstupní nabídku do výběrového řízení, které bude pokračovat aukcí (Obrázek 12, červená šipka). 14

15 Obrázek 12 - Nabídka - Zadání výběrového řízení Důležité Pro pohyb v nabídce lze využít několik postupů. Pokud pouze prohlížíte, můžete se mezi jednotlivými záložkami přepínat kliknutím na příslušnou záložku. Pokud však provedete na konkrétní záložce nějakou změnu, je třeba nejprve kliknout na tlačítko Uložit a teprve pak se přepínat kliknutím na jinou záložku. Pokud provádíte běžné vyplnění nabídky, doporučujeme využívat raději tlačítek Předchozí krok a Další krok. Tato tlačítka (Obrázek 13, červená šipka) jednak uloží změny provedené na příslušné záložce a navíc přepnou zobrazení na předchozí nebo následující záložku. Hlavička Tato záložka (Obrázek 13) je především informativního charakteru. Obsahuje údaje o dodavateli, které budou zobrazeny zadavateli výběrového řízení. Na konci této záložky je k dispozici textové pole Poznámka zájemce. Zde lze připojit obecné informace související s firmou dodavatele nebo s nabídkou. Položky Na záložce položky (Obrázek 14) zadáváte ceny za jednotlivé položky. Můžete se setkat se 3 druhy položek: Jednoduchá položka (Obrázek 14, červený rámeček) Obsahuje pouze jednu komoditu, zadává se jednotková cena bez DPH za poptávanou komoditu. 15

16 Poznámka Nákupní košík (Obrázek 14, zelený rámeček) Obsahuje více komodit, ale jejich názvy a množství jsou uvedeny pouze informativně, zadává se vždy cena za celý obsah nákupního košíku. Skupina položek (Obrázek 14, modrý rámeček) Obsahuje více komodit stejně jako nákupní košík, ale na rozdíl od něj se zadává jednotková cena bez DPH pro každou komoditu samostatně. Nadále, pokud bude řeč o položkách a nebude třeba specifikovat konkrétní druh položky, budou tím myšleny všechny 3 výše uvedené druhy položek. Obrázek 13 - Nabídka - Hlavička 16

17 U každé položky (v případě skupiny položek u každé podpoložky) může být vyžadováno uvedení poskytované záruky (Obrázek 14, fialová šipka). V takovém případě ji nezapomeňte vyplnit Obrázek 14 - Nabídka - Položky Důležité Pokud je zakázka dělená na části, máte navíc možnost některou z položek nedodávat. Pokud položku dodávat nechcete, klikněte na tlačítko nedodávat u příslušné položky (Obrázek 14, světle modrá šipka). Pokud nechcete položku dodávat, vždy používejte tlačítko nedodávat. Pokud byste cenu nevyplnili vůbec, aplikace by vám neumožnila nabídku odeslat. Pokud byste zadali cenu 0,- Kč znamenalo by to, že danou položku budete dodávat zadarmo!!! Nedodávat můžete pouze jednotlivé položky, celý nákupní košík nebo celou skupinu položek. Není možné nedodávat pouze část nákupního košíku nebo některé podpoložky ze skupiny položek. Stejným způsobem později probíhá vyhodnocení, tzn. že jeden nákupní košík nebo jednu skupinu položek dodává vždy jeden dodavatel. Není možné rozdělit jeden nákupní košík nebo jednu skupinu položek mezi více dodavatelů. Pokud zadané ceny uložíte kliknutím na tlačítko Uložit, spočítá se Vám celková cena nabídky (Obrázek 14, tmavě zelená šipka). V případě, že si přejete k dané položce (v případě skupiny položek k dané podpoložce) doplnit nějakou specifikaci nebo poznámku, můžete tak učinit po kliknutí na tlačítko upřesnit (Obrázek 14, světle modrá šipka). 17

18 Obrázek 15 - Nabídka - Upřesnění položky V zobrazeném upřesnění položky (Obrázek 15) můžete uvést podrobný popis položky. Každá položka umožňuje připojení vlastní přílohy. Můžete tedy ke každé položce připojit její obrázek, certifikaci, či jakýkoli jiný soubor. Obrázek 16 - Nabídka - Příloha položky Formulář pro vložení přílohy (Obrázek 16) zobrazíte kliknutím na tlačítko Přílohy v upřesnění položky (Obrázek 15, červená šipka). Postup vložení přílohy k položce se shoduje s postupem vložení přílohy k nabídce, který je popsán v kapitole Přílohy. 18

19 Obchodní podmínky Na této záložce (Obrázek 17) vyplňujete požadované obchodní podmínky. Pokud se jedná o zakázku hodnocenou podle ceny, zohledňuje se pouze splnění požadovaných hodnot. V případě hodnocení podle ekonomické výhodnosti je stanovena váha pro hodnocení jednotlivých kritérií a ceny (Obrázek 17, červená šipka). Obrázek 17 - Nabídka - Obchodní podmínky Kritéria hodnocení je třeba vyplnit, pokud není některé kritérium vyplněné, nebude možno nabídku odeslat. Jedinou výjimkou z tohoto pravidla je kritérium typu Ano/Ne (Obrázek 17, zelená šipka). Pokud je ve sloupci Žádaná hodnota zadavatelem toto pole zaškrtnuté, musíte toto kritérium splnit a ve sloupci Nabídnutá hodnota pole také zaškrtnout. Pokud by však toto pole zaškrtnuté nebylo, je na vás, zda jste schopni toto kritérium splnit a dle svých možností pak pole můžete, ale nemusíte, zaškrtnout. Přílohy Pokud to vyžaduje zadání nebo pokud chcete připojit nějakou přílohu, můžete tak učinit na záložce Přílohy (Obrázek 18). Kliknutím na tlačítko Procházet (Obrázek 18, červená šipka) otevřete okno s adresářovou strukturou pro výběr souboru (Obrázek 19). Po výběru souboru klikněte na tlačítko Otevřít (Obrázek 19, červená šipka), okno pro výběr souboru zmizí a do textového pole se vloží cesta ke zvolenému souboru. Soubor uložíte kliknutím na tlačítko Uložit (Obrázek 18, zelená šipka). Správně nahraný soubor se zobrazí v tabulce (Obrázek 18, modrá šipka). 19

20 Obrázek 18 - Nabídka - Přílohy Důležité Při ukládání přílohy, je nutné dodržet uvedený postup, tj. kliknout na tlačítko Uložit po zvolení souboru. V tomto jediném případě tlačítko Další krok neukládá změněný obsah stránky, ale pouze přesouvá na další list. Obrázek 19 - Výběr souboru do přílohy 20

21 Přehled nabídky Záložka Přehled nabídky (Obrázek 20) slouží jako přehled celé vámi zadané nabídky. Můžete si zde zkontrolovat vaši nabídku, případně si ji můžete vyexportovat do formátu doc, xls nebo pdf kliknutím na příslušnou ikonu (Obrázek 20, zelená šipka). Obrázek 20 - Nabídka - Přehled nabídky Na této záložce můžete buď svou nabídku stornovat nebo odeslat kliknutím na příslušné tlačítko (Obrázek 20, červená šipka). Log Tato záložka slouží pouze pro evidování změn stavu vaší nabídky a pro běžnou práci s aplikací ji nebudete potřebovat. Odesláno Odeslaná nabídka se uloží do složky odesláno. V případě, že zakázka, do které jste podali nabídku, nemá pokračovat aukcí, vyčkejte na vyhodnocení zadavatelem. 21

22 Obrázek 21 - Odesláno Kliknutím na odkaz vyber (Obrázek 21, červená šipka) otevřete nabídku na naposledy zobrazené záložce (pokud je to první otevřená nabídka, zobrazí se záložka Zadání výběrového řízení). Odkazem přehled otevřete nabídku na záložce Přehled nabídky. Stornováno Do této složky se ukládají všechny nabídky, které jste místo odeslání stornovali. Obrázek 22 - Stornováno Důležité Pokud ke stornování došlo omylem, nebo jste si své rozhodnutí rozmysleli a rozhodli se nabídku odeslat, je třeba nejprve stornovanou nabídku přesunout zpět do složky rozpracováno klikněte na odkaz přehled u příslušné nabídky, zobrazí se záložka Přehled nabídky (Obrázek 23). Kliknutím na tlačítko Vrátit k přepracování (Obrázek 23, červená šipka) se zvolená nabídka přesune do složky rozpracováno, kde ji můžete editovat a následně odeslat. Vrácení do složky rozpracováno je možné pouze v době, kdy je související výběrové řízení ve stavu podávání nabídek. Po skončení termínu podání nabídek Vám aplikace přesun do rozpracovaných neumožní (viz hláška nad tlačítkem Vrátit k přepracování - Obrázek 23). 22

23 Obrázek 23 - Stornováno - Přehled nabídky Prošlé Do této složky se přesunou nabídky ze složky rozpracováno po uplynutí termínu podání nabídek, pokud nebudou odeslány nebo stornovány. Online aukce Pokud zakázka pokračuje aukcí, přesune se vaše vstupní nabídka ze složky odesláno do složky online aukce. Pro účast v aukci klikněte na složku online aukce a v zobrazeném seznamu klikněte na odkaz vyber (Obrázek 24, červená šipka) u konkrétní online aukce. Obrázek 24 - Online aukce Na zobrazeném detailu je důležitá záložka Aukční síň (Obrázek 25, červená šipka), kde vidíte aktuální stav aukce a můžete měnit vlastní nabídku. 23

24 Obrázek 25 - Aukční síň V případě, že by vám nevyhovovalo zobrazení aukční síně v rámci záložky Aukční síň, můžete použít odkaz Aukční síň (Obrázek 25, zelená šipka), který otevře aukční síň v novém okně prohlížeče. Popis aukční síně Aukční síň je živým ovládacím a monitorovacím prvkem online aukcí. Pomocí aukční síně můžete provádět tyto úkony: sledovat průběh aukce v reálném čase, sledovat odpočet do konce aukce a jeho změny, podle nastavení aukce sledovat průběžné nabídky ostatních účastníků či vidět nejlepší nabídku, přijímat zprávy od zadavatele a zasílat zprávy zadavateli, připravovat a odesílat nabídku, nahlédnout na další informace o aukci Aukční síň sestává z hlavičky aukce, tabulky s nabídkami a výsuvných bloků s dalšími informacemi o aukci, se zprávami a tlačítkem pro odeslání aukce. Hlavička aukce zobrazuje jméno aukce, kliknutím na něj vyvoláte nebo schováte výsuvný blok s dalšími základními informacemi o aukci, odpočet času, který zobrazuje zbývající čas do konce aukce, příp. čas do začátku aukce, odkaz pro vyvolání nebo schování zpráv vč. odesílacího formuláře, odkazy pro tisk a zobrazení nápovědy, tlačítka pro odeslání připravené nabídky a pro její resetování. 24

25 Varování Místo odpočtu času se po skončení aukce zobrazuje text Aukce skončila. V posledních 30 vteřinách běžící aukce je čas napsán červeně, jako upozornění na blížící se konec aukce. Tabulka s nabídkami zobrazuje podstatné strukturované informace o nabídce v aukci, jako jsou např. celková cena, skóre, datum odeslání, jednotlivá kritéria hodnocení a samozřejmě položky aukce. Položky a další informace jsou v této tabulce jako řádky, jednotlivé nabídky potom sloupce. Speciálními sloupci jsou pak popisky v levé části tabulky, nejlepší aktuální nabídka nebo nabídka sestavená z nejlepších položek je potom označena. Veškeré změny, ke kterým v aukční síni dochází, jsou zvýrazněny blikáním změněné hodnoty nebo v případě odeslané nově upravené nabídky potom celé tabulky. Pro každého dodavatele se v případě běžící aukce zobrazují dva sloupce s jeho nabídkou. Sloupec nadepsaný Podaná nabídka obsahuje poslední podanou nabídku, vedle něj je pak Připravovaná nabídka, ve které lze upravovat jednotlivé parametry a sledovat, jak se mění výsledná cena či skóre ještě před odesláním. Nabídku lze upravovat typicky dvěma způsoby: změnou jednotlivých hodnot v připravované nabídce nebo procentuálním vylepšením celé nabídky či skupiny položek. Výhodou interaktivní aukční síně je přepočet výsledných hodnot u připravované položky ve chvíli, kdy dokončíte změnu hodnoty, tj. při opuštění políčka s hodnotou, např. editace další hodnoty nebo kliknutí myší mimo políčko. Ve chvíli, kdy jste s připravovanou nabídkou spokojeni, je možné ji odeslat použitím tlačítka Odeslat nabídku. Pokud byly veškeré hodnoty v připravované nabídce v souladu s požadavky na nabídky, bude nabídka odeslána a stane se tak nabídkou podanou. Připravovanou cenu před odesláním dobře zkontrolujte. Aukce neumožňuje zhoršení podané nabídky. Pokud dospějete v průběhu připravování nabídky k tomu, že jste se dostali k nevhodné variantě, kterou chcete zrušit a začít znovu. Pak kliknutím na tlačítko Resetovat nabídku (nad tlačítkem pro odeslání nabídky), dostanete připravovanou nabídku opět do stavu poslední podané nabídky. Pokud zadavatel povolil zobrazení informace o pořadí nabídky, podbarvují se první tři nejlepší nabídky takto: 1. nabídka v pořadí je podbarvena zeleně 2. nabídka v pořadí je podbarvena žlutě 3. nabídky v pořadí je podbarvena červeně Ostatní nabídky podbarveny nejsou. Kliknutím na jméno aukce v hlavičce vyvoláte další základní informace o aukci, vč. čísla aukce, aktuálního času konce aukce a další. Mezi těmito hodnotami je i doba 25

26 Varování sledování vylepšení nejlepší nabídky před koncem aukce. Pokud v této době dojde k vylepšení nejlepší nabídky, je aukce automaticky prodloužena o předem daný časový úsek. Dobu prodloužení také naleznete mezi základními informacemi o aukci. Po vysunutí bloku se zprávami je možné odesílat zadavateli zprávy. Pod formulářem pro odesílání zpráv se pak objevují všechny odeslané i přijaté zprávy. V průběhu aukce se příchozí zpráva ohlásí rozblikáním odkazu pro otevření zpráv. V průběhu aukce může být do aplikace za jednu organizaci přihlášeno více uživatelů, ale po celou dobu aukce smí pouze jeden z nich měnit ceny a případně obchodní podmínky. Online aukce bez předkola Nyní se budeme věnovat specifickým aukcím bez předkola. Jedná se o scénáře Holandská aukce, Holandská aukce se snížením ceny a Japonská aukce. Vstup do aukcí bez předkola Pokud jste do aukcí bez předkola pozváni, naleznete aukci v menu Pozvánky - zaslané. Zde kliknete na odkaz vyber na konci řádku a následně na tlačítko Přijmout pozvánku a vytvořit nabídku (Obrázek 26). Obrázek 26 - Pozvánky, zaslané Jestliže do aukcí bez předkola nejste pozváni přímou pozvánkou a aukce je vypsána jako otevřená, lze do aukce vstoupit v menu Aktuální výběrová řízení - podávání 26

27 nabídek. Zde opět kliknete na odkaz vyber, na konci řádku a na tlačítko Vstoupit do aukce (Obrázek 27). Obrázek 27 - Aktuální výběrová řízení, podávání nabídek Tlačítko Přejít na nabídku budete mít k dispozici v okamžiku, kdy předcházející kroky učinil jiný uživatel z Vaší organizace nebo v okamžiku, kdy jste tak učinili Vy, při předchozím přihlášení (Obrázek 28). Obrázek 28 - Přejít na nabídku Poté se aukce přesune do menu Nabídky - online aukce, kde se Vám, po kliknutí na odkaz vyber, zobrazí záložka Přehled zadání a následně se překliknete na záložku Aukční síň (pokud použijete tlačítko Přijmout pozvánku a vytvořit nabídku v pozvánce, budete na záložku Přehled zadání, v menu Nabídky - online aukce, přesměrováni automaticky, Obrázek 29). 27

28 Obrázek 29 - Nabídky, online aukce Holandská aukce Aukce začíná na vyvolávací ceně. V této aukci vyhrává dodavatel, který jako první akceptuje zobrazenou nabídku. Akceptaci provedete kliknutím na tlačítko "Přijmout" na záložce Aukční síň. Cena se v průběhu času zvyšuje a na tlačítko "Přijmout" klikněte v okamžiku, kdy se zobrazenou výší ceny souhlasíte. Aukce končí v okamžiku, kdy některý z dodavatelů klikne na tlačítko "Přijmout". V této aukci tedy vítězí první akceptující nabídka. Pokud ceny v aukci dosáhnou maxima stanoveného zadavatelem a žádný z dodavatelů na tlačítko "Přijmout" neklikne, aukce se ukončí bez vítěze. V průběhu aukce není dodavateli zobrazován odpočet času. Pokud v místě, kde je standardně zobrazován odpočet času není zobrazeno nic, tak aukce stále běží. Před aukcí je na místě odpočtu času zobrazen údaj Do startu hh:mm:ss a po skončení aukce text Aukce skončila (Obrázky 30,31,32). 28

29 Obrázek 30 - Holandská aukce, před spuštěním Obrázek 31 - Holandská aukce, v průběhu online aukce Obrázek 32 - Holandská aukce, konec aukce 29

30 Holandská aukce se snížením ceny Aukce začíná na vyvolávací ceně. V této aukci vyhrává dodavatel, který jako poslední akceptuje nabídku. V počáteční fázi aukce není dodavateli zobrazován odpočet času (stejně jako u scénáře Holandská aukce). Cena se na začátku aukce zvyšuje, na tlačítko "Přijmout", v Aukční síni klikněte v okamžiku, kdy se zobrazenou výší ceny souhlasíte. Jakmile jeden z dodavatelů výši nabídky takto akceptuje, princip aukce se otočí a k další akceptaci se nabídne cena nižší. Zároveň se zobrazí odpočet času, během kterého může dodavatel reagovat a přijmout nově nabízenou cenu. Pokud tak učiní, nabízená cena se opět sníží a odpočet času se spustí znovu. Pokud aukce běží, může se dodavatel do aukce zapojit kdykoliv Aukce končí v okamžiku, kdy již nabízenou cenu nikdo nepotvrdí a vítězem tak je dodavatel, který provedl poslední potvrzení ceny. Pokud ceny v aukci dosáhnou maxima stanoveného zadavatelem a žádný z dodavatelů na tlačítko "Přijmout" neklikne, aukce se ukončí bez vítěze. Japonská aukce Aukce začíná na vyvolávací ceně. Cena se v průběhu času snižuje. Dodavatel, který se chce aukce účastnit, musí zobrazenou vyvolávací cenu akceptovat kliknutím na tlačítko "Přijmout" v Aukční síni. Akceptace musí proběhnout v časovém limitu, který se v Aukční síni zobrazuje. Po uplynutí časového limitu se dodavatelům, kteří cenu akceptovali, zobrazí nová, nižší cena k akceptaci a opět se spustí časový limit pro akceptaci nové ceny. Pokud dodavatel zobrazenou cenu v rámci každého kola neakceptuje, aukce pro něj končí. Zde je opravdu důležité pečlivě sledovat průběh aukce! Aukce končí v okamžiku, kdy žádný z dodavatelů nabízenou cenu neakceptuje. Vítězí tedy poslední akceptující nabídka. V průběhu aukce je dodavateli vždy zobrazován odpočet času. Obrázek 33 - Japonská aukce, Přijmutí nabídky 30