SMĚRNICE UPRAVUJÍCÍ PRAVIDLA PRO PRÁCI S OSOBNÍMI ÚDAJI DLE NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY EU 2016/679 - VOŠ PRIGO

Transkript

1

2 SMĚRNICE UPRAVUJÍCÍ PRAVIDLA PRO PRÁCI S OSOBNÍMI ÚDAJI DLE NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY EU 2016/679 - VOŠ PRIGO Obchdní název: Vyšší dbrná škla a Jazykvá škla s právem státní jazykvé zkušky PRIGO, s.r.. Sídl: Mjmírvců 1002/42, Mariánské Hry, Ostrava IČO: Statutární zástupce: JUDr. Pavel Petr, Ph.D. LL.M. Ředitel: Ing. Rudlf Macek, Ph.D. Pvěřenec: Adamčíkvá Tereza 1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Tent předpis stanví vnitřní pravidla pr technická a rganizační patření k nakládání s sbními údaji studentů (dále v textu jen studentů), zaměstnanců a třetích sb v nadepsané rganizaci, aby byla v suladu s platnu legislativu a aby byl v maximální mžné míře (přiměřené účelu zpracvání, riziku incidentů, předmětu činnsti rganizace a jejím eknmickým mžnstem) zabráněn úniku, ztrátě neb zneužití sbních údajů. V rganizaci dchází ke zpracvávání základních sbních údajů uvedených v Přílze 1. V rganizaci dchází ke zpracvávání níže uvedených zvláštních (citlivých) sbních údajů: kód specifické ptřeby učení, infrmace individuálním studijním plánu pedaggická pdpra, infrmace zvláštním stravvacím režimu, infrmace členství v dbrvé rganizaci, alergie, infrmace kategrii sb se zdravtním pstižením Osby se zdravtním znevýhdněním (dále jen OZZ), Částečný invalidní důchd (1. a 2. stupeň invalidity), Plný invalidní důchd (3. stupeň invalidity), infrmace úrazech studentů při výuce datum a čas úrazu, míst úrazu, vyknávaná činnst při vzniku úrazu, zraněná část těla, ppis úrazvéh děje, příčina úrazu, infrmace pracvních úrazech zaměstnanců datum a čas úrazu míst úrazu, vyknávaná činnst při vzniku úrazu, 2

3 zraněná část těla, ppis úrazvéh děje, příčina úrazu, zdravtní mezení s hledem na typ vyknávané činnsti, zdravtní mezení statní. V rganizaci dchází ke zpracvávání sbních údajů v níže uvedených agendách: 1. Audivizuální záznamy a ftgrafie zaměstnanců, studentů a dalších fyzických sb 2. Kamervý systém 3. Persnalistika a pdklady pr mzdy 4. Mzdy 5. Evidence dcházky 6. Účetní dklady bsahující sbní údaje 7. Zálhy dat interních systémů 8. Šklní infrmační systém a šklní matrika 9. Prvz prtálu Strava.cz 10. Elektrnická kmunikace 11. Evidence úrazů studentů 12. Evidence pracvních úrazů zaměstnanců 13. Systém pr evidenci strávníků a evidenci šklnéh 14. Mimšklní a zájmvá činnst 15. Prnájem prstr a vybavení 16. Evidence dšlé papírvé pšty 17. Evidence žádstí subjektu údajů 18. Dkumentace BOZP a PO 19. Vlastní hdncení škly a výrční zpráva 20. Dkumentace pučení bezpečném chvání v rámci šklníh kurzu 21. Organizace škly 22. Šklská rada 23. Zápis studenta d škly Aspekty zpracvání sbních údajů v rganizaci s hledem na minimalizaci zásahu d sukrmí fyzických sb: Data jsu zpracvávána jen k účelvě vymezeným důvdům a rganizačními a technickými prstředky je zamezen jejich pužití k jiným účelům, jsu zpracvávány jen sbní údaje přiměřené, relevantní a mezené na nezbytný rzsah ve vztahu k účelu zpracvání, jsu zpracvávány jen sbní údaje přesné z hlediska účelu zpracvání a je zajištěna jejich aktualizace, sbní údaje jsu uchvávány puze p nezbytnu dbu s hledem na účel zpracvání, sbní údaje jsu zpracvávány transparentně a je zabezpečena infrmační pvinnst a ddržvání práv subjektů údaj. V rganizaci jsu sbní údaje zpracvávány výhradně na základě platné legislativy neb na základě suhlasu subjektů údajů. Frmy důvdů zpracvání sbních údajů jsu: 3

4 právní pvinnst, plnění smluvy, právněný zájem správce, suhlas fyzické sby (subjektu údajů). Frmy uchvávání sbních údajů jsu: fyzické listinné dkumenty, elektrnická data v systémech. Zajištění chrany sbních údajů ve frmě fyzických listinných dkumentů: mechanické zabezpečení prstru ulžení (mechanické zámky a bdbná technická patření týkající se místnstí a knkrétních míst ulžení dkumentů), skartace listin, jejichž lhůta pvinnéh ulžení sknčila. Zajištění chrany sbních údajů ve frmě elektrnických dat: Umístění: lkální pčítač, server ve šklní pčítačvé síti diferencvaný přístup pmcí přístupvých práv zálhvání dat, případná bnva dat při jejich ztrátě neb pškzení výmaz dat, pr jejich další zpracvání již není důvd. Organizace půsbí v rli: Správce sbních údajů, Zpracvatele sbních údajů, Příjemce sbních údajů. Osbní údaje jsu v rganizaci zpracvávány výhradně právněnými sbami (vlastními zaměstnanci) neb právněnými subjekty (externí zpracvatelé sbních údajů). U vlastních zaměstnanců je chrana sbních údajů zajištěna vnitřními předpisy rganizace a také písemným závazkem pvinné mlčenlivsti zaměstnanců. U externích zpracvatelů sbních údajů je chrana sbních údajů zajištěna zdpvědným výběrem těcht subjektů (subjekty GDPR cmpliant ) a písemným závazkem zpracvatele k chraně zpracvávaných sbních údajů ve smluvě pskytvání takvých služeb. Ochrana sbních údajů u jejich příjemců je dána většinu právní pvinnstí, případně zajištěna dpvídající smluvu. Před zahájením každéh nvéh zpracvání sbních údajů prvádí rganizace vždy základní analýzu rizik zpracvání těcht údajů s hledem na práva subjektů údajů a psuzuje, zda stávající zavedená pravidla chrany sbních údajů v rganizaci jsu dstatečná k eliminaci hrzících rizik a nvé zpracvání sbních údajů zahájí jen v případě, že nastavená pravidla vyhvují. Pkud rganizace zjistí, že aktuálně nastavená pravidla nestačí, prvede pdrbnější analýzu a rzšíří rganizační a technická patření tak, aby zabezpečení byl adekvátní pravděpdbným rizikům, a teprve pak nvé zpracvání sbních údajů zahájí. Pkud rganizace na základě prvedené pdrbnější analýzy a psuzení prvedených patření 4

5 zjistí, že ani při vynalžení dpvídajícíh rzšířenéh úsilí nemůže rizik neprávněnéh neb prtiprávníh přístupu vylučit (vyské reziduální rizik), bude knzultvat vhdný způsb zabezpečení a chrany s Úřadem na chranu sbních údajů (dále v textu jen ÚOOÚ) = tzv. předchzí knzultace. Teprve p zavedení dzrvým úřadem dpručených patření zahájí zpracvání sbních údajů. Jak veřejný subjekt zavedla rganizace funkci pvěřence pr chranu sbních údajů: činnst pvěřence pr chranu sbních údajů je vyknávána prstřednictvím vlastníh pracvníka neb prstřednictvím externíh subjektu, rganizace známila jmén/název pvěřence dzrvému úřadu (ÚOOÚ). Pvěřenec pr chranu sbních údajů je knkrétně identifikván v přílze, jejíž sučástí je i příslušný pracvně - právní dkument (pkud je pvěřencem vlastní pracvník) Pvěřenec pr chranu sbních údajů má tyt základní pvinnsti: pradenská a infrmační činnst, mnitring ddržvání chrany sbních údajů, hlašvání incidentů dzrvému úřadu (ÚOOÚ), případně i subjektům údajů. Předávání sbních údajů třetím stranám se realizuje: výhradně v tuzemsku, v rámci EU neb EHP. Ohlašvání případů incidentů zabezpečení sbních údajů: incidenty zabezpečení sbních údajů hlásí správce dzrvému úřadu (ÚOOÚ) bez zbytečnéh dkladu (pkud mžn nejpzději d 72 hdin d kamžiku, kdy se událsti dzvěděl), ledaže je nepravděpdbné, že by tt prušení měl za následek rizik pr práva a svbdy fyzických sb, jakmile zpracvatel zjistí prušení zabezpečení sbních údajů, hlásí je bez zbytečnéh dkladu správci, hlášení incidentu dzrvému úřadu musí bsahvat: ppis pvahy danéh případu prušení zabezpečení sbních údajů včetně, pkud je t mžné, kategrií a přibližnéh pčtu dtčených subjektů údajů a kategrií a přibližnéh mnžství dtčených záznamů sbních údajů, jmén a kntaktní údaje pvěřence pr chranu sbních údajů neb jinéh kntaktníh místa, které může pskytnut bližší infrmace, ppis pravděpdbných důsledků prušení zabezpečení sbních údajů, ppis patření, která správce přijal neb navrhl k přijetí s cílem vyřešit dané prušení zabezpečení sbních údajů, včetně případných patření ke zmírnění mžných nepříznivých dpadů, správce dkumentuje veškeré případy prušení zabezpečení sbních údajů, přičemž uvede skutečnsti, které se týkají danéh prušení, jeh účinky a přijatá nápravná patření, pkud je pravděpdbné, že určitý případ prušení zabezpečení sbních údajů bude mít za následek vyské rizik pr práva a svbdy fyzických sb, známí správce tt prušení bez zbytečnéh dkladu i subjektu/subjektům údajů. 2. OBECNÉ POKYNY TÝKAJÍCÍ SE VŠECH AGEND 5

6 Pstup pr pskytvání infrmací zpracvání sbních údajů subjektům údajů v rámci infrmační pvinnsti správce (pkyny subjektům údajů, které se týkají pskytvání infrmací zpracvání sbních údajů, jsu rganizací zveřejňvány a v případě ptřeby aktualizvány prstřednictvím vlastních webvých stránek neb prstřednictvím vývěsní desky v bjektu sídla rganizace, případně prstřednictvím bjíh). druhy pdání: Žádst infrmace zpracvávání sbních údajů Žádst pravu zpracvávaných sbních údajů Žádst výmaz zpracvávaných sbních údajů, Žádst předání zpracvávaných sbních údajů třetí straně Námitka prti zpracvávání sbních údajů. mžné způsby žádstí: frma (sbní, písemná, elektrnická) adresa pr dručení, pr sbní pdání Mjmírvců 1002/42, Mariánské Hry, Ostrava, pr písemné pdání Mjmírvců 1002/42, Mariánské Hry, Ostrava, pr elektrnické pdání vs@prig.cz. prtže jde sbní údaje, je nutné vždy věřit ttžnst žadatele, při sbním pdání se musí žadatel legitimvat platným bčanským průkazem (u cizinců platným pasem neb bdbným průkazem), termín dpvědi: d 1 měsíce de dne pdání žádsti, v případě slžitějších případů je správce právněn rzhdnut prdlužení lhůty až na 3 měsíce de dne pdání žádsti. O prdlužení lhůty pak infrmuje žadatele, a t d 1 měsíce de dne pdání žádsti, v případě nedůvdných, nepřiměřených neb šikanózních pdání lze: pskytnutí infrmací zpplatnit, dmítnut pdání vyhvět. 6

7

8 PŘÍLOHA 2: EVIDOVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE Evidvané sbní údjae adresa ntářky adresa přechdnéh pbytu adresa trvaléh pbytu alergie aprbace pedagga audivizuální záznam zaměstnance, studenta a dalších sb časvé údaje vztahující se k úvazku čísl a platnst bčanskéh průkazu čísl a platnst řidičskéh průkazu čísl bankvníh účtu čísl bčanskéh průkazu čísl řidičskéh průkazu datum a čas úrazu datum narzení Evidvané sbní údaje jména a příjmení studentů jména a příjmení zbrazených sb jména a příjmení, titul jména a příjmení, titul zbrazených sb jmén a příjmení jmén a příjmení studenta jmén a příjmení, titul jmén a příjmení, titul a pdpis sb prvádějících inspekční činnst z České šklní inspekce jmén a příjmení, titul pedagga, zaměstnance jmén a příjmení, titul, příp. rdné příjmení jmén, příjmení a titul a pdpis revizníh technika jmén, příjmení, titul a pdpis členů šklské rady jmén, příjmení, titul a pdpis jednatele splečnsti jmén, příjmení, titul a pdpis ntářky datum narzení jednatelky splečnsti datum narzení studenta datum narzení zřizvatele škly 1 jmén, příjmení, titul a pdpis sby desílající za rganizaci výpis správníh řízení jmén, příjmení, titul a pdpis ředitele škly jmén, příjmení, titul a pdpis zaměstnance datum narzení zřizvatele škly 2 jmén, příjmení, titul a pdpis zřizvatele škly 2 děje příčina úrazu jmén, příjmení, titul zřizvatele škly 1 délka vzdělávání ddavatelem uvedená adresa ddavatelem uvedený bchdní název dkumentace z pracvně - lékařských prhlídek a psuzení zdravtní způsbilsti zaměstnanců k vyknávané práci dkumentace z pracvně-lékařských prhlídek a psuzení zdravtní způsbilsti zaměstnanců k vyknávané práci druh a resrtní identifikátr škly, v níž se student vzdělával před přijetím d rganizace člena šklské rady revizníh technika a firmy ředitelky škly studenta vá adresa evidenční čísl strávníka frma vzdělání funkce zaměstnance a jednatele splečnsti IČO, DIČ ID v šklním IS identifikace sukrméh vzidla zaměstnance pužitéh k pracvní cestě identifikační údaje a další OÚ, které se bezprstředně vztahují k výknu zaměstnání identifikační údaje a další OÚ, které se bezprstředně vztahují ke vzniklému úrazu studenta individuální ftgrafie (pdbizny) zaměstnanců, studentů a dalších sb individuální ftgrafie (pdbizny) zaměstnanců, studentů, a dalších sb infrmace individuálním studijním plánu pedaggická pdpra kamervý záznam kód specifické ptřeby učení kód zdravtní pjišťvny kntaktní sba (jmén, příjmení, titul psychlga) míst narzení míst narzení studenta míst pskytvanéh vzdělávání a šklských služeb míst úrazu navštívená místa v rámci pracvních ces název a adresa splupracující rganizace název, adresa a čísl jednací rganizace desílající výpis správníh řízení název, adresa a IČO firmy prvádějící revize název, adresa a kntaktní údaje rganizace zveřejňující inzerát škly název, adresa a sídl splupracující rganizace název, sídl, IČO, právní frma rganizace nejvyšší pvlený pčet studentů v bru nejvyšší pvlený pčet studentů ve škle nejvyšší uknčené vzdělání bchdní název br vzdělání dběratelem neb ddavatelem uvedená adresa dběratelem uvedená adresa infrmace kategrii sb se zdravtním pstižením infrmace prbíhajících exekucích infrmace prbíhajících exekucích zaměstnanců a uchazečů zaměstnání infrmace prbíhajících exekucích zaměstnanců a uchazečů zaměstnání infrmace členství v dbrvé rganizaci dběratelem uvedený bchdní název dlučené pracviště škly sbní čísl sbní čísl jmén a příjmení, titul 8

9 Evidvané sbní údaje Evidvané sbní údaje infrmace zvláštním stravvacím režimu státní příslušnst IZO škly státní příslušnst studenta pčty hdin v úvazcích a předmětech telefn pdpis studenta telefnní čísl ppis úrazvéh děje telefnní kntakt na revizníh technika a firmu pštvní adresa thlasvý záznam rzhvru pštvní adresa bchdní název trvalý pbyt jednatelky splečnsti pracviště v rámci rganizace trvalý pbyt studenta pracviště v rámci rganizace pracvní trvalý pbyt zřizvatele 2 pracvní pzice zbrazených sb trvalý pbyt zřizvatele škly1 pracvní zařazení v rámci rganizace třída předchzí půsbiště nvě přijatéh studenta třída studenta předmět činnsti rganizace údaje splečnících rganizace a pdílu předmět pdnikání rganizace údaje uknčení maturitníh bru přechdný pbyt studenta údaje zdravtním stavu studenta příčina úrazu uživatelské jmén / název (přezdívka) uživatele přihlašvací jmén a hesl vyknávaná činnst při vzniku úrazu příjemcem / desilatelem uvedený bchdní název výuka vybraných předmětů v cizím jazyce příjemcem/desilatelem uvedený bchdní název vztah subjektu údajů ke správci sbních údajů rdinný stav základní kapitál rganizace rdná čísla rdinných příslušníků (manžela, manželky, dětí) zařazení v rámci rganizace rdné čísl zdravtní mezení s hledem na typ vyknávané mimšklní činnsti rdné čísl studenta zdravtní pjišťvna sídl zdravtní pjišťvna studenta skupinvé ftgrafie zaměstnanců, studentů a dalších sb zraněná část těla státní bčanství 9

10 PŘÍLOHA 2: ZÁZNAMY O ČINNOSTECH 1. Audivizuální záznamy a ftgrafie zaměstnanců, studentů a dalších fyzických sb Agenda (kmdita, úlha): Umístění ftgrafií zaměstnanců, studentů a dalších sb a audivizuálních záznamů těcht sb na webu rganizace, na prfilu na sciálních sítích, v elektrnických prpagačních materiálech, na nástěnkách a vývěskách rganizace a v tištěných prpagačních materiálech rganizace. Účel zpracvání: Transparentní rganizace zveřejňuje audivizuální záznamy a ftgrafie svých zaměstnanců, studentů a dalších sb, kteří s tím vyslvili suhlas, v rámci marketingvých aktivit za účelem prpagace rganizace a v rámci PR. Rle: správce Kategrie OÚ: běžné OÚ Ptřeba smluvy se zpracvatelem (při rli správce): ANO Rzsah (výčet) OÚ v rámci kmdity: audivizuální záznam zaměstnance, studenta a dalších sb, individuální ftgrafie (pdbizny) zaměstnanců, studentů a dalších sb, skupinvé ftgrafie zaměstnanců, studentů a dalších sb, jména a příjmení zbrazených sb, pracvní pzice zbrazených sb. Přehled dkumentů bsahujících zpracvávané OÚ: Webvé stránky, Prpagační materiály rganizace, Listinné (prpagační letáky, bržury, knihy, nástěnky apd.), Elektrnické (prpagační filmy, spty, audivizuální záznamy z přádaných akcí apd.). Prstředky zpracvání: Výpčetní technika, Audivizuální záznamvá zařízení, Webvé stránky, Reklamní bannery, Nástěnky a vývěsky, Tištěné prpagační materiály. Pvinná mlčenlivst zaměstnanců, kteří přicházejí d styku s OÚ: Ustanvení pvinné mlčenlivsti je sučástí pracvní smluvy. U externíh zpracvatele (webmastering, webhsting): smluva zpracvání sbních údajů, ddatek smluvy. Dtčené subjekty údajů: zaměstnanci, studenti a další sby dle dhdy Záknné důvdy zpracvání: Udělený suhlas subjektu údajů 10

11 Frma suhlasu Písemná Odvlatelnst suhlasu: student a zaměstnanec může svůj suhlas kdykli dvlat a rganizace je v takvém případě pvinna bez zbytečnéh dkladu (d 5 pracvních dní) zveřejněnu ftgrafii neb audivizuální záznam stáhnut. Dba uchvávání: p dbu existence suhlasu studenta a zaměstnance neb 3. sby se zveřejněním ftgrafie neb audivizuálníh záznamu. Způsb uchvávání OÚ: elektrnické i listinné Záknné důvdy zpracvání: Oprávněný zájem správce Udělený suhlas subjektu údajů Frma suhlasu Písemná Odvlatelnst suhlasu. Psuzení rizik: základní není vyské rizik úniku dat ani zneužití. Ptřeba pvěřence pr chranu OÚ: JE Zpracvání OÚ: Kde: v rganizaci Kd: Pedaggický pracvník - přízení záznamu/ftgrafie, Ředitel, Zřizvatel. Jak: Způsb získání OÚ: d studenta, zaměstnance neb další sby p vyslvení jejich suhlasu se zveřejněním neb vyfcením ftgrafem neb přízením audivizuální nahrávky. Aktualizace: běžně se nepčítá s aktualizací, nicméně na žádst subjektu údajů je mžné ftgrafii či audivizuální záznam vyměnit za aktuálnější. Likvidace (výmaz): ve zveřejněných elektrnických kanálech se prvádí bez zbytečnéh dkladu p dvlání suhlasu studenta, zaměstnance, případně 3. sby se zveřejněním, bdbně t platí i pr zveřejněné listinné dkumenty, jsu-li rganizaci dstupné. Prfilvání: NE Předávání OÚ právněným subjektům: k předávání OÚ v tuzemsku v případě webvých stránek a sciálních sítí se údaje předávají zpracvatelům těcht systémů (webhsting - WEBMADE, spl. s r.., webmastering - PANKY WARE, s.r..), v případě některých tištěných materiálů dchází k předání tiskvých pdkladů zpracvateli k realizaci ddávky. 11

12 Zabezpečení a chrana OÚ: Listinné dkumenty: Umístění: Kancelář Ředitele škly Přístup: Ředitel Frmy zabezpečení: Elektrnická data Uzamykatelná místnst. Umístění: webvá stránka rganizace, sciální sítě na prfilu rganizace, elektrnický archiv Přístup: právnění pracvníci rganizace (přístupvá jména a hesla) a smluvních zpracvatelů (webhsting, webmastering) Zálhvání: v rámci zálhvání serverů Šifrvání: NE Výmaz: pžadavek na výmaz na elektrnických infrmačních kanálech (www stránkách a sciálních sítích) se předává příslušnému smluvnímu partnervi (webhsting - WEBMASTER, spl. s r.., webmastering - PANKY WARE, s.r..), aby zajistili výmaz ftgrafie neb audivizuálníh záznamu ze zálhy, dkud se případně bnvuje webvá stránka při jejím pškzení neb smazání, u elektrnických dat pr pakvaně tištěné materiály zajistí příslušné ddělení výmaz z pdkladů pr následný tisk. Správce agendy: Ředitel. 12

13 2. Kamervý systém Agenda (kmdita, úlha): kamervý systém Kamervý systém není funkční, funkce puze pr zastrašení případných narušitelů prstru, kamervý systém je značen piktgramy, pkud by byl aktivván, dšl by k úpravě prcesů chrany sbních dat. 13

14 3. Persnalistika a pdklady pr mzdy Agenda (kmdita, úlha): persnalistika a pdklady pr mzdy Rle: správce Kategrie OÚ: běžné OÚ a z citlivých údajů jen becný údaj kategrii sb se zdravtním pstižením a psudek lékaře schpnsti vyknávat práci na knkrétní pzici, případně pracvních mezeních ze zdravtníh stavu plynucích. Rzsah (výčet) OÚ: identifikační údaje a další OÚ, které se bezprstředně vztahují k výknu zaměstnání jmén a příjmení, titul, příp. rdné příjmení datum narzení rdné čísl adresa trvaléh pbytu adresa přechdnéh pbytu státní příslušnst míst narzení čísl bčanskéh průkazu čísl řidičskéh průkazu rdinný stav nejvyšší uknčené vzdělání telefnní čísl čísl bankvníh účtu vá adresa rdná čísla rdinných příslušníků (manžela, manželky, dětí) zdravtní pjišťvna infrmace kategrii sb se zdravtním pstižením dkumentace z pracvně - lékařských prhlídek a psuzení zdravtní způsbilsti zaměstnanců k vyknávané práci infrmace prbíhajících exekucích zaměstnanců a uchazečů zaměstnání infrmace členství v dbrvé rganizaci Přehled dkumentů bsahujících zpracvávané OÚ: Osbní dtazníky Živtpisy Zápčtvý list z předchzíh zaměstnání Ostatní persnální dkumentace Prstředky zpracvání: Výpčetní technika: pčítač umístěný v kanceláři Zřizvatele, Ředitele škly a Persnalistky (veducí sekretariátu) Prgram: MS Wrd/Excel Pvinná mlčenlivst zaměstnanců: Ustanvení pvinné mlčenlivsti je sučástí pracvní smluvy. Dtčené subjekty údajů: zaměstnanci rganizace a uchazeči zaměstnání v rganizaci. 14

15 Záknné důvdy zpracvání: Právní pvinnst vyplývající z pracvně - právních vztahů Oprávněný zájem správce Udělený suhlas subjektu údajů u uchazečů zaměstnání Frma suhlasu: Písemná Odvlatelnst suhlasu Dba uchvávání: P dbu výběrvéh řízení a dále archivace p dbu 5 let pr navázání další případné splupráce a p dbu trvání pracvně - právníh vztahu. Způsb uchvávání dat OÚ: listinné i elektrnické. Psuzení rizik: základní není vyské rizik úniku dat ani zneužití. Ptřeba pvěřence pr chranu OÚ: JE Zpracvání OÚ: Kde: Kancelář Zřizvatele, Ředitele škly a Persnalistky (veducí sekretariátu) Kd: Zřizvatel, Ředitel, Persnalista Jak: Způsb získání OÚ: sbně neb elektrnicky přím d subjektů údajů. Aktualizace: d zaměstnanců při jakékli změně vztahující se k pracvněprávnímu vztahu. Likvidace (výmaz): u nevybraných uchazečů p sknčení lhůty pr dvlací řízení, u zaměstnanců p sknčení pracvníh pměru a dběhnutí chranné lhůty, u zákny stanvené dby archivace p tut stanvenu dbu. Prfilvání: NE Zabezpečení a chrana OÚ: Listinné dkumenty Umístění: Kancelář Zřizvatele, Ředitele škly a Persnalistky (veducí sekretariátu) Přístup: Zřizvatel, Ředitel a Persnalista Frmy zabezpečení: Uzamykatelné místnsti Uzamykatelné skříně Likvidace skartace: v suladu se Spisvým a skartačním řádem rganizace a v suladu s platnu legislativu a právněnými zájmy rganizace. Elektrnická data Umístění: Kancelář Zřizvatele, Ředitele škly a Persnalistky (veducí sekretariátu) Přístup: zabezpečen přístupvými právy s heslem 15

16 Zálhvání: nejpzději v měsíčních intervalech na zabezpečené disky serverů v rámci pčítačvé sítě uvnitř rganizace Šifrvané ulžení: NE Výmaz: stejně jak u listinných dkumentů, u elektrnických dat u veducích pracvníků, kam uchazeč nastupil, v kamžiku sknčení výběrvéh řízení. Předávání OÚ právněným subjektům: d tuzemska, d zemí EU a EHP ani d 3. zemí nedchází k předávání. Správce agendy: Zřizvatel, Ředitel a Persnalistka. 16

17 4. Mzdy Agenda (kmdita, úlha): zpracvání mezd vlastních zaměstnanců Účel zpracvání: Organizace v suladu s pracvně - právními předpisy zpracvává sbní údaje a vede sbní spisy zaměstnanců a pskytuje tyt údaje externímu zpracvateli - účetní Ing. Liduše Pchálkvá - pr zpracvání mezd vlastních zaměstnanců. Rle: správce, zpracvatel, pskytvatel OÚ (účetní). Kategrie OÚ: běžné OÚ a z citlivých údajů jen becný údaj kategrii sb se zdravtním pstižením a psudek lékaře schpnsti vyknávat práci na knkrétní pzici, případně pracvních mezeních ze zdravtníh stavu plynucích. Rzsah (výčet) OÚ: identifikační údaje a další OÚ, které se bezprstředně vztahují k výknu zaměstnání jmén a příjmení, titul, příp. rdné příjmení datum narzení rdné čísl adresa trvaléh pbytu adresa přechdnéh pbytu státní příslušnst míst narzení čísl a platnst bčanskéh průkazu čísl a platnst řidičskéh průkazu rdinný stav nejvyšší uknčené vzdělání telefnní čísl čísl bankvníh účtu vá adresa rdná čísla rdinných příslušníků (manžela, manželky, dětí) zdravtní pjišťvna infrmace kategrii sb se zdravtním pstižením dkumentace z pracvně-lékařských prhlídek a psuzení zdravtní způsbilsti zaměstnanců k vyknávané práci infrmace prbíhajících exekucích Přehled dkumentů bsahujících zpracvávané OÚ: Osbní spisy Pracvní smluva včetně všech ddatků Mzdvé výměry Prhlášení pplatníka daně ze závislé činnsti Z Zápčtvý list z předchzíh zaměstnání Osbní dtazník zaměstnance Ptvrzení OSSZ výknu SVČ 17

18 Ptvrzení abslvvaném šklení BOZP a PO Dkumenty týkající se rdinných příslušníků (kpie rdných listů dětí uplatňvaných jak vyživvané, ptvrzení výši příjmů manžela/manželky apd.) Změny zdravtní pjišťvny Rzhdnutí Správy sciálníh zabezpečení přiznání OZZ neb invalidity Dkumentace ze vstupních, průběžných a výstupních zdravtních prhlídek Suhlas zaměstnance s prváděním srážek ze mzdy Mzdvé listy Evidenční listy důchdvéh pjištění Rzhdnutí exekucích Rzsudky svěření d péče Smluvy penzijním připjištění neb živtním pjištění Prhlášení seznámení se zásadami pužívání prgramů ve splečnsti Ptvrzení zdanitelných příjmech ze závislé činnsti Vydaná Ptvrzení výši příjmů Psudek při uknčení pracvníh pměru Zápčtvých list při uknčení pracvníh pměru Prstředky zpracvání: Výpčetní technika: lkální pčítač v kanceláři Zřizvatele, lkální pčítač Účetní Prgram: MS Wrd/Excel, Účetní - vlastní účetní prgram. Pvinná mlčenlivst externíh zpracvatele: Smluva zpracvání sbních údajů. Pvinná mlčenlivst zaměstnanců: Ddatek mlčenlivsti sučástí pracvní smluvy. Dtčené subjekty údajů: zaměstnanci rganizace. Záknné důvdy zpracvání: Právní pvinnst daná platnu legislativu pr pracvně - právní vztahy. Dba uchvávání: p dbu trvání pracvníh pměru a p dbu chranné lhůty, u zákny stanvené dby archivace p tut stanvenu dbu. Způsb uchvávání dat OÚ: listinné i elektrnické. Psuzení rizik: základní není vyské rizik úniku dat ani zneužití. Ptřeba pvěřence pr chranu OÚ: JE. Zpracvání OÚ: Kde: Kancelář Zřizvatele, Prstry účetní kanceláře Kd: Zřizvatel, Účetní 18

19 Jak: Způsb získání OÚ: převzetím d persnálníh ddělení rganizace neb přím d zaměstnanců. Aktualizace: d zaměstnanců při jakékli změně vztahující se k pracvně právnímu vztahu. Likvidace (výmaz): p sknčení pracvníh pměru a dběhnutí chranné lhůty se v suladu se Spisvým a skartačním řádem skartují ty části sbníh spisu, u nichž není pvinná archivace, bdbně t platí i pr elektrnické zpracvání mezd. Prfilvání: NE Zabezpečení a chrana OÚ: Listinné dkumenty Umístění: Kancelář Zřizvatele, Prstry účetní kanceláře Přístup: Zřizvatel, Účetní Frmy zabezpečení: Uzamykatelné místnsti Uzamykatelné skříně Likvidace skartace: v suladu se Spisvým a skartačním řádem rganizace a v suladu s platnu legislativu a právněnými zájmy rganizace. Elektrnická data Umístění: Kancelář Zřizvatele, Prstry účetní kanceláře Přístup: Zřizvatel, Účetní Zálhvání: nejpzději v měsíčních intervalech na zabezpečené disky serverů v rámci pčítačvé sítě uvnitř rganizace Šifrvané ulžení: NE Výmaz: v suladu se Spisvým a skartačním řádem a s platnu legislativu. Předávání OÚ právněným subjektům: v tuzemsku dchází k předávání příjemci OÚ: finanční úřady, zdravtní pjišťvny a správy sciálníh zabezpečení důvd předávání: záknná pvinnst způsb: listinné neb elektrnické cesty: sbní předání na příslušných institucích neb zaslání prstřednictvím datvých schránek zabezpečení: zabezpečený kanál datvých schránek d zemí EU a EHP ani d 3. zemí k předávání OÚ nedchází. Správce agendy: Zřizvatel, Účetní. 19

20 5. Evidence dcházky Agenda (kmdita, úlha): evidence dcházky Účel zpracvání: systém pr plnění záknné pvinnsti evidvat dcházku d zaměstnání u zaměstnanců a evidence přítmnsti u studentů. Rle: správce Kategrie OÚ: běžné OÚ. Rzsah (výčet) OÚ v rámci kmdity: jmén a příjmení, titul sbní čísl Přehled dkumentů bsahujících zpracvávané OÚ: Výkazy práce Třídní kniha (v písemné frmě, výhledvě elektrnická třídní kniha) Prstředky zpracvání Výpčetní technika - lkální pčítač Prgram MS Wrd/Excel. Pvinná mlčenlivst zaměstnanců, kteří přicházejí d styku s OÚ: Ustanvení pvinné mlčenlivsti je sučástí pracvní smluvy. Dtčené subjekty údajů: zaměstnanci a studenti rganizace. Záknné důvdy zpracvání Právní pvinnst Oprávněný zájem rganizace Dba uchvávání: dle platné legislativy u zaměstnanců a p dbu dcházky studentů. Způsb uchvávání dat OÚ: listinné i elektrnické. Psuzení rizik: základní - není vyské rizik úniku dat ani zneužití. Ptřeba pvěřence pr chranu OÚ: JE. Zpracvání OÚ: Kde: výpčetní technika v sídle splečnsti. Kd: Ředitel škly, Zřizvatel, dpvědný pedaggický pracvník 20

21 Jak: Způsb získání OÚ: ze mzdvé účtárny u zaměstnanců a ze šklní matriky u studentů. Aktualizace: dle infrmací ze mzdvé účtárny a třídní knihy. Likvidace (výmaz): p uknčení pracvně právníh vztahu zaměstnance či dcházky studenta. Prfilvání: NE Zabezpečení a chrana OÚ: Listinné dkumenty: Umístění: Kancelář Ředitele škly, Kancelář Studijníh ddělení Přístup: Ředitel škly, Studijní referentka, dpvědný pedaggický pracvník, Zřizvatel Frmy zabezpečení: Uzamykatelné místnsti Likvidace skartace: dle platné legislativy a dle Spisvéh a skartačníh řádu rganizace. Elektrnická data: Umístění: zabezpečené disky serverů v rámci pčítačvé sítě uvnitř rganizace Přístup: Zřizvatel, Ředitel škly, dpvědný pedaggický pracvník, studijní referentka, Správce serveru, zabezpečení přístupvými právy s heslem Zálhvání: v rámci pravidelnéh zálhvání serverů rganizace Šifrvané ulžení: NE Výmaz: jakmile pminu důvdy zpracvání dcházky. Předávání OÚ právněným subjektům: v tuzemsku dchází k předávání příjemci OÚ: ddělení zřizvatele jím stanvené, Orgány sciálně - právní chrany dětí, rgány činné v trestním řízení, sudy, Česká šklní inspekce, příslušný krajský úřad, příslušný becní úřad bce s rzšířenu pravmcí, Ministerstv šklství, mládeže a tělvýchvy důvd předávání: záknné důvdy způsb předávání: listinné i elektrnické cesty: sbní předání na příslušných institucích neb zaslání prstřednictvím datvých schránek zabezpečení: puze zabezpečenými cestami d zemí EU a EHP ani d 3. zemí nedchází k předávání. Správce agendy: Ředitel škly. 21

22 6. Účetní dklady bsahující sbní údaje Agenda (kmdita, úlha): Účetní dklady bsahující sbní údaje Účel zpracvání: platné účetní a daňvé (DPH, DPFO, DPPO aj.) zákny ukládají evidvat OÚ jak ve vztahu k vlastním zaměstnancům, tak i k bchdním partnerům fyzickým sbám. Rle: správce Kategrie OÚ: běžné OÚ. Rzsah (výčet) OÚ v rámci kmdity: jmén a příjmení, titul dběratelem neb ddavatelem uvedená adresa IČO, DIČ identifikace sukrméh vzidla zaměstnance pužitéh k pracvní cestě navštívená místa v rámci pracvních cest telefnní čísl. Přehled dkumentů bsahujících zpracvávané OÚ: Vystavené a přijaté účetní a daňvé dklady Cestvní příkazy a vyúčtvání cestvních náhrad Kpie účetních a daňvých dkladů zaměstnanců, kterými prkazují právněnst nárkvání přiznaných náhrad. Prstředky zpracvání: Výpčetní technika Prgram MS Wrd/Excel, Prgram Účetní. Pvinná mlčenlivst zaměstnanců, kteří přicházejí d styku s OÚ: Ustanvení pvinné mlčenlivsti je sučástí pracvní smluvy. Pvinná mlčenlivst Účetní: Smluva zpracvání sbních údajů. Dtčené subjekty údajů: zaměstnanci splečnsti a bchdní partneři (ddavatelé neb dběratelé) fyzické sby. Záknné důvdy zpracvání Právní pvinnst Oprávněný zájem správce Plnění smluvy. Dba uchvávání: p dbu pvinné archivace z hlediska platné legislativy (zákn účetnictví, zákn DPH, zákn dani z příjmu aj.). Způsb uchvávání dat OÚ: listinné i elektrnické. Psuzení rizik: základní - není vyské rizik úniku dat ani zneužití. 22

23 Ptřeba pvěřence pr chranu OÚ: JE. Zpracvání OÚ: Kde: Kancelář Účetní Kd: Účetní Jak Způsb získání OÚ: d pdnikající fyzické sby neb d zaměstnance. Aktualizace: na základě infrmace d pdnikající fyzické sby neb d zaměstnance. Likvidace (výmaz): p sknčení lhůty pr pvinnu archivaci. Prfilvání: NE Zabezpečení a chrana OÚ: Listinné dkumenty Umístění: Kancelář Účetní Přístup: Účetní, Zřizvatel Frmy zabezpečení: Uzamykatelné místnsti Uzamykatelné skříně Likvidace účtárna (externí Účetní) archivuje listinné dkumenty p dbu stanvenu Spisvým a skartačním řádem rganizace a platnu legislativu. Elektrnická data Umístění: pčítače právněných pracvníků Účetní Přístup: zabezpečen přístupvými právy s heslem puze pr právněné pracvníky účtárny (externí Účetní) Zálhvání: dle vnitřních pravidel externí Účetní Šifrvané ulžení: NE Výmaz: p sknčení lhůty pr pvinnu archivaci. Předávání OÚ právněným subjektům v tuzemsku dchází k předávání v případě kntrly příjemci OÚ: většinu finanční úřady, ale i jiné státní instituce důvd předávání: záknná pvinnst způsb: listinné neb elektrnické cesty: sbní předání na příslušných institucích neb zaslání prstřednictvím datvých schránek zabezpečení: zabezpečený kanál datvých schránek d zemí EU a EHP ani d 3. zemí k předávání OÚ nedchází. Správce agendy: Účetní. 23

24 7. Zálhy dat interních systémů Agenda (kmdita, úlha): práce se zálhami dat Účel zpracvání: Organizace realizuje u svých pčítačvých systémů peridicku zálhu dat z důvdů zajištění dstupnsti těcht systémů v případech pruch, havárií či jiných výpadků dstupnsti systémů a ztráty dat. Rle: správce. Kategrie OÚ: běžné OÚ, jen výjimečně citlivé OÚ. Rzsah (výčet) OÚ v rámci kmdity se liší dle systému, jehž data jsu zálhvány. Nejčastěji se jedná tyt OU: 1. Osbní údaje z agendy Audivizuální záznamy a ftgrafie zaměstnanců, studentů a dalších fyzických sb 2. Osbní údaje z agendy Kamervé systémy 3. Osbní údaje z agendy Persnalistika a pdklady pr mzdy 4. Osbní údaje z agendy Mzdy 5. Osbní údaje z agendy Evidence dcházky 6. Osbní údaje z agendy Účetní dklady bsahující sbní údaje 7. Osbní údaje z agendy Zálhy dat interních systémů 8. Osbní údaje z agendy Šklní infrmační systém a šklní matrika 9. Osbní údaje z agendy Prvz prtálu Strava.cz - připravuje se 10. Osbní údaje z agendy Elektrnická kmunikace 11. Osbní údaje z agendy Evidence úrazů studentů 12. Osbní údaje z agendy Evidence pracvních úrazů zaměstnanců 13. Osbní údaje z agendy Systém pr evidenci strávníků a šklnéh 14. Osbní údaje z agendy Mimšklní a zájmvá činnst 15. Osbní údaje z agendy Prnájem prstr a vybavení 16. Osbní údaje z agendy Elektrnický archiv dšlé papírvé pšty 17. Osbní údaje z agendy Evidence žádstí subjektů údajů 18. Osbní údaje z agendy BOZP a PO 19. Osbní údaje z agendy Vlastní hdncení škly a výrční zpráva 20. Osbní údaje z agendy Dkumentace pučení bezpečném chvání v rámci šklníh kurzu 21. Osbní údaje z agendy Organizace škly 22. Osbní údaje z agendy Šklská rada 23. Osbní údaje z agendy Zápis studenta d škly Prstředky zpracvání Výpčetní technika Pvinná mlčenlivst zaměstnanců, kteří přicházejí d styku s OÚ: Ustanvení pvinné mlčenlivsti je sučástí pracvní smluvy. 24

25 Pvinná mlčenlivst Správce serveru: Smluva zpracvání sbních údajů. Dtčené subjekty údajů: zaměstnanci, studenti a další sby z kruhu bchdních partnerů. Záknné důvdy zpracvání: Oprávněný zájem rganizace Dba uchvávání: p dbu nutnu k vyřešení prblému Způsb uchvávání dat OÚ: elektrnické Pkud zpracvávání zálh dat prvádí externí subjekt (zpracvatel), je s ním na tut činnst sepsána smluva. Psuzení rizik: základní - není vyské rizik úniku dat ani zneužití. Ptřeba pvěřence pr chranu OÚ: JE Zpracvání OÚ: Kde: v sídle rganizace Kd: Správce serveru, Ředitel škly, Zřizvatel Jak: Způsb získání OÚ: autmatizvaná zálha dat, ruční zálhvání dat Aktualizace: dle nastavené dby a četnsti zálhvání dchází k přepsání starší zálhy nvější, u ručních zálh 1x za 14 dní na flash disky, prgram Bakaláři - každý den na serveru. Likvidace (výmaz): jakmile je prblém vyřešen neb uplynul interval zálhvání, je zálha smazána či přepsána zálhu nvější. Prfilvání: NE Zabezpečení a chrana OÚ: Elektrnická data: Umístění: zabezpečené disky serverů v rámci pčítačvé sítě uvnitř rganizace, data na webu rganizace (webhsting - smluva zpracvání sbních údajů), zálhy na ptických nsičích v uzamykatelných skříních na Studijním ddělení Přístup: Správce serveru, Ředitel škly - zabezpečen přístupvými právy s heslem Zálhvání: v rámci pravidelnéh zálhvání serverů rganizace Šifrvané ulžení: NE Výmaz: jakmile pminu důvdy ulžení zálhy dat. Předávání OÚ právněným subjektům: d tuzemska, d zemí EU a EHP ani d 3. zemí nedchází k předávání. Správce agendy: Ředitel škly, Správce serveru. 25

26 8. Šklní infrmační systém a šklní matrika Agenda (kmdita, úlha): databáze studentů a archiv šklní dkumentace Účel zpracvání: Organizace si ve šklním infrmačním systému vede aktuální seznam všech svých studentů a na něj má navázány další elektrnické agendy studenta. Rle: správce Kategrie OÚ: běžné OÚ, citlivé OÚ Rzsah (výčet) OÚ v rámci kmdity: jmén a příjmení adresa trvaléh pbytu adresa přechdnéh pbytu rdné čísl datum narzení státní bčanství předchzí půsbiště nvě přijatéh studenta druh a resrtní identifikátr škly, v níž se student vzdělával před přijetím d rganizace kód specifické ptřeby učení infrmace individuálním studijním plánu pedaggická pdpra. Přehled dkumentů bsahujících zpracvávané OÚ: Karta studenta Přehled prspěchu Přehled dcházky Seznam kázeňských patření Individuální studijní plán studenta Plán pedaggické pdpry Sestavy předávané zřizvateli, České šklní inspekci a Ministerstvu šklství, mládeže a tělvýchvy. Prstředky zpracvání Výpčetní technika Prgram MS Wrd/Excel, Balakáři. Pvinná mlčenlivst zaměstnanců, kteří přicházejí d styku s OÚ: Ustanvení pvinné mlčenlivsti je sučástí pracvní smluvy. Dtčené subjekty údajů: fyzické sby studenti Záknné důvdy zpracvání Právní pvinnst Oprávněný zájem správce. Dba uchvávání: evidenční záznamy studentů jsu uchvávány dle platné legislativy či p dbu dcházky d rganizace. 26

27 Způsb uchvávání dat OÚ: většinu elektrnické, v menší míře i listinné. Psuzení rizik: základní - není vyské rizik úniku dat ani zneužití. Ptřeba pvěřence pr chranu OÚ: JE. Zpracvání OÚ: Kde: na výpčetní technice v sídle rganizace Kd: Ředitel škly, dpvědný pedaggický pracvník. Jak: Způsb získání OÚ: přím d studentů v rámci přijímacíh řízení. Aktualizace: právněný pracvník aktualizuje relevantní data v případě, kdy se dzví změně zpracvávaných OÚ. Likvidace (výmaz): jedntlivé OÚ jsu smazány dle legislativně určených lhůt. Prfilvání: NE Zabezpečení a chrana OÚ: Listinné dkumenty: Umístění: šklní archiv Přístup: Ředitel škly, Zřizvatel Frmy zabezpečení: Uzamykatelná místnst Likvidace skartace: dle skartačníh řádu Elektrnická data: Umístění: na zabezpečených serverech v pčítačvé síti v sídle rganizace Přístup: Správce serveru, Ředitel škly, Zřizvatel Zálhvání: v rámci pravidelnéh zálhvání serverů Šifrvané ulžení: NE Výmaz: dle záknných lhůt. Předávání OÚ právněným subjektům v tuzemsku dchází k předávání OÚ příjemci OÚ: zřizvatel rganizace, sudy, zdravtní pjišťvny, Centrum pr zjišťvání výsledků vzdělávání, jiné šklské subjekty, Orgány sciálně - právní chrany dětí, rgány činné v trestním řízení, Česká šklní inspekce, příslušný krajský úřad, příslušný becní úřad bce s rzšířenu pravmcí, Ministerstv šklství, mládeže a tělvýchvy důvd předávání: záknná pvinnst způsb: elektrnicky i v listinné pdbě cesty: sbně, zabezpečeným kanálem datvých schránek zabezpečení: autrizvaným přístupem d pčítačvých systémů mim tuzemsk - d zemí EU a EHP ani d 3. zemí nedchází k předávání. Správce agendy: Ředitel škly. 27

28 9. Prvz prtálu Strava.cz - d pdzimu 2018 Agenda (kmdita, úlha): prvz internetvé aplikace pr bjednávání stravy externím zpracvatelem Účel zpracvání: Aplikace služí pr bjednávání stravy ve šklní jídelně strávníkům tht zařízení p internetu. Rle: správce. Ptřeba smluvy se zpracvatelem v jednání. Kategrie OÚ: běžné OÚ. Rzsah (výčet) OÚ v rámci kmdity: jmén a příjmení, titul vá adresa evidenční čísl strávníka přihlašvací jmén a hesl ID v šklním IS. Prstředky zpracvání Výpčetní technika Prgram Strava.cz umžňující strávníkům bjednávání p internetu a šklní jídelně stažení údajů bjednané stravě. Pvinná mlčenlivst zaměstnanců, kteří přicházejí d styku s OÚ: Ustanvení pvinné mlčenlivsti je sučástí pracvní smluvy. Dtčené subjekty údajů: strávníci jídelny fyzické sby. Záknné důvdy zpracvání Plnění smluvy Udělený suhlas subjektu údajů. Frma suhlasu Elektrnická. Dba uchvávání: p dbu stravvání a dbu mžné reklamace. Způsb uchvávání dat OÚ: elektrnické. Psuzení rizik: základní - není vyské rizik úniku dat ani zneužití. Ptřeba pvěřence pr chranu OÚ: JE Zpracvání OÚ: Kde: na internetvém serveru mim sídl rganizace. Kd: Studijní referentka 28

29 Jak: Způsb získání OÚ: d strávníků šklní jídelny. Aktualizace: d strávníků šklní jídelny v případě změny a zasláním aktualizvaných dat zpracvateli. Likvidace (výmaz): zasláním infrmace zpracvateli. Prfilvání: NE Zabezpečení a chrana OÚ: Elektrnická data: Umístění: na internetvém serveru mim sídl rganizace Přístup: zabezpečený přístup puze pr právněné strávníky šklní jídelny Zálhvání: v rámci pravidelnéh zálhvání u zpracvatele Šifrvané ulžení: NE Výmaz: na základě zaslání infrmace zpracvateli. Předávání OÚ právněným subjektům v tuzemsku dchází k předávání příjemci OÚ: prvzvatel internetvéh prtálu důvd předávání: plnění smluvy pskytnutí služby způsb předávání: elektrnické cesty: p internetu zabezpečení: autentifikvané a šifrvané připjení mim tuzemsk d zemí EU a EHP ani d 3. zemí nedchází k předávání. Správce agendy: Studijní referentka. 29

30 10. Elektrnická kmunikace Agenda (kmdita, úlha): Systémy určené k elektrnické kmunikaci jak uvnitř rganizace, tak i mim ni Účel zpracvání: Organizace pužívá vu pštu a další systémy elektrnické kmunikace jak běžný kmunikační kanál se zaměstnanci, studenty, bchdními partnery, rgány státní mci a zřizvatelem. Z tht důvdu eviduje jména a vé adresy a názvy uživatelských účtů. Rle: správce. Kategrie OÚ: běžné OÚ. Rzsah (výčet) OÚ v rámci kmdity: jmén a příjmení, titul příjemcem/desilatelem uvedený bchdní název vá adresa uživatelské jmén / název (přezdívka) uživatele. Přehled dkumentů bsahujících zpracvávané OÚ: Archiv vé kmunikace. Prstředky zpracvání Výpčetní technika Samstatný pštvní mdul MS Outlk tent mdul umžňuje běžnu vu kmunikaci jak se splupracvníky uvnitř rganizace, tak i se studenty, bchdními partnery, zřizvatelem a dalšími subjekty. Pvinná mlčenlivst zaměstnanců, kteří přicházejí d styku s OÚ: Ustanvení pvinné mlčenlivsti je sučástí pracvní smluvy. Dtčené subjekty údajů: zaměstnanci rganizace, studenti, zástupci bchdních partnerů a jakékliv další fyzické sby, které prstřednictvím elektrnické kmunikace rganizaci sdělí své sbní údaje. Záknné důvdy zpracvání Oprávněný zájem správce Plnění smluvy Udělený suhlas subjektu údajů Frma suhlasu Písemná Odvlatelnst suhlasu. Dba uchvávání: p dbu trvání pracvně - právníh vztahu, p dbu trvání studia, p dbu trvání bchdně - právníh vztahu a zárveň p dbu platnsti suhlasu. Způsb uchvávání dat OÚ: elektrnické. Psuzení rizik: základní - není vyské rizik úniku dat ani zneužití. 30

31 Ptřeba pvěřence pr chranu OÚ: JE. Zpracvání OÚ: Kde: na výpčetní technice v sídle rganizace a vzdálených serverech pskytvatelů prgramů. Kd: právnění zaměstnanci většiny ddělení rganizace s výjimku dělnických pdpůrných prfesí (úklid a údržba). Jak: Způsb získání OÚ: přím d fyzických sb. Aktualizace: každý zaměstnanec má pvinnst aktualizvat kntakty, kdykli se nich dzví. Likvidace (výmaz): pkud knkrétní fyzická sba přestane subjekt ve vztahu k rganizaci zastupvat, je její pzice v infrmačním systému přepsána nvým kntaktem. Prfilvání: NE. Zabezpečení a chrana OÚ: Elektrnická data: Umístění: na zabezpečených serverech ve firemní pčítačvé síti v sídle rganizace a na serverech rganizací, které pskytují využívané prgramvé platfrmy Přístup: je umžněn všem právněným pracvníkům rganizace Zálhvání: v rámci pravidelnéh zálhvání serverů rganizace a v rámci zálhvání u externích pskytvatelů prgramvých platfrem Šifrvané ulžení: NE Výmaz: manuální výmaz neprdleně p uknčení dby uchvávání. Předávání OÚ právněným subjektům: d tuzemska, d zemí EU a EHP ani d 3. zemí nedchází k předávání. Správce agendy: Ředitel škly. 31

32 11. Evidence úrazů studentů Agenda (kmdita, úlha): Evidence úrazů studentů Účel zpracvání: Organizace v suladu s platnu legislativu eviduje údaje způsbených úrazech studentů v rámci výuky a s těmit infrmacemi seznamuje dtčené rgány, kterými jsu Česká šklní inspekce a zdravtní pjišťvny prstřednictvím webvéh prtálu InspisDATA případně přes prtál dané zdravtní pjišťvny, kam je takvát infrmace hlášena. Rle: zpracvatel. Kategrie OÚ: běžné OÚ i citlivé OÚ. Rzsah (výčet) OÚ: identifikační údaje a další OÚ, které se bezprstředně vztahují ke vzniklému úrazu studenta jmén a příjmení datum narzení datum a čas úrazu míst úrazu vyknávaná činnst při vzniku úrazu zraněná část těla ppis úrazvéh děje příčina úrazu. Přehled dkumentů bsahujících zpracvávané OÚ: Kniha úrazů Hlášení úrazu. Prstředky zpracvání Výpčetní technika: webvý prtál InspisDATA, případně prtál zdravtní pjišťvny. Pvinná mlčenlivst zaměstnanců Ustanvení pvinné mlčenlivsti je sučástí pracvní smluvy. Dtčené subjekty údajů: studenti Záknné důvdy zpracvání Právní pvinnst Dba uchvávání: dle záknných nařízení. Způsb uchvávání dat OÚ: listinné i elektrnické. Psuzení rizik: základní není vyské rizik úniku dat ani zneužití. Ptřeba pvěřence pr chranu OÚ: JE. Zpracvání OÚ 32

33 Kde: Studijní ddělení. Kd: Odpvědný pedaggický pracvník, Studijní referentka. Jak: Způsb získání OÚ: elektrnicky imprtem ze šklní matriky neb přím d subjektů údajů. Aktualizace: nedchází k aktualizaci. Likvidace (výmaz): z prtálu InspisDATA p uzavření událsti, z listinné pdby knihy úrazů p uzavření agendy šklníh rku. Prfilvání: NE. Zabezpečení a chrana OÚ Listinné dkumenty Umístění: Studijní ddělení škly Přístup: Zřizvatel, Ředitel škly, Studijní referentka, Odpvědný pedaggický pracvník Frmy zabezpečení: Uzamykatelné místnsti Uzamykatelná skříň Likvidace skartace: v suladu se Spisvým a skartačním řádem rganizace a v suladu s platnu legislativu a právněnými zájmy rganizace. Elektrnická data Umístění: webvý prtál České šklní inspekce Přístup: zabezpečen přístupvými právy s heslem Zálhvání: dle plánu zálh IT systémů v rámci pčítačvé sítě České šklní inspekce Šifrvané ulžení: NE Výmaz: v kamžiku vyřízení agendy. Předávání OÚ právněným subjektům: k předávání OÚ v tuzemsku dchází příjemci OÚ: ČŠI, zdravtní pjišťvny důvd předávání: záknná pvinnst způsb: autmatizvaným přensem dat, sbně cesty: elektrnicky zabezpečení: autrizvaný přístup d systémů na základě lginu a hesla d zemí EU a EHP ani d 3. zemí k předávání OÚ nedchází. Správce agendy: Studijní referentka. 33

34 12. Evidence pracvních úrazů zaměstnanců Agenda (kmdita, úlha): Evidence pracvních úrazů zaměstnanců rganizace Účel zpracvání: Organizace v suladu s platnu legislativu eviduje údaje vzniklých pracvních úrazech svých zaměstnanců. Rle: správce. Kategrie OÚ: běžné OÚ i citlivé OÚ. Rzsah (výčet) OÚ: identifikační údaje a další OÚ, které se bezprstředně vztahují k pracvnímu úrazu zaměstnance jmén a příjmení, titul datum narzení datum a čas úrazu míst úrazu vyknávaná činnst při vzniku úrazu zraněná část těla ppis úrazvéh děje příčina úrazu. Přehled dkumentů bsahujících zpracvávané OÚ: Kniha úrazů Záznam úrazu. Prstředky zpracvání Výpčetní technika Prgram: MS Wrd/Excel tent kancelářský prgram umžňuje zpracvání dkumentace úrazů. Pvinná mlčenlivst zaměstnanců: Ustanvení pvinné mlčenlivsti je sučástí pracvní smluvy Dtčené subjekty údajů: zaměstnanci rganizace. Záknné důvdy zpracvání Právní pvinnst. Dba uchvávání: dle záknných nařízení. Způsb uchvávání dat OÚ: listinné i elektrnické. Psuzení rizik: základní není vyské rizik úniku dat ani zneužití. Ptřeba pvěřence pr chranu OÚ: JE. Zpracvání OÚ Kde: Kancelář Ředitele škly. Kd: Ředitel škly. 34

35 Jak: Způsb získání OÚ: d zraněné fyzické sby, případně d svědků úrazu. Aktualizace: nedchází k aktualizaci. Likvidace (výmaz): p prběhnutí dby záknné archivace. Prfilvání: NE. Zabezpečení a chrana OÚ Listinné dkumenty Umístění: Kancelář Ředitele škly Přístup: Ředitel škly, Zřizvatel Frmy zabezpečení: Uzamykatelné místnsti Likvidace skartace: v suladu se Spisvým a skartačním řádem rganizace a v suladu s platnu legislativu. Elektrnická data Umístění: lkální pčítač v kanceláři Ředitele škly Přístup: zabezpečený přístup puze pr Ředitele škly Zálhvání: v rámci pravidelnéh zálhvání serverů rganizace Šifrvané ulžení: NE Výmaz: p prběhnutí dby záknné archivace. Předávání OÚ právněným subjektům: k předávání OÚ v tuzemsku dchází příjemci OÚ: dtčené rgány státní správy (OIBP, zdravtní pjišťvny apd.) důvd předávání: záknná pvinnst způsb předávání: listinné i elektrnické cesty: dpručeným dpisem neb prstřednictvím datvých schránek zabezpečení: pštvní přeprava neb zabezpečený kanál datvých schránek k předávání mim EU a EHP ani d 3. zemí nedchází. Správce agendy: Ředitel škly. 35

36 13. Systém pr evidenci strávníků a plateb šklnéh Agenda (kmdita, úlha): evidence strávníků, evidence plátců šklnéh Účel zpracvání: Vedení evidence sb, které se v rganizaci stravují, a s tím spjené sledvání úhrad stravnéh, bjednávek a dhlašvání jídel, evidence studentů spjená s úhradami šklnéh. Rle: správce. Kategrie OÚ: běžné OÚ. Rzsah (výčet) OÚ: identifikační údaje a další OÚ, které se bezprstředně vztahují k zajištění stravvání, platbám šklnéh jmén a příjmení, titul, příp. rdné příjmení datum narzení rdné čísl adresa trvaléh pbytu adresa přechdnéh pbytu infrmace zvláštním stravvacím režimu čísl bankvníh účtu. Přehled dkumentů bsahujících zpracvávané OÚ: Karta strávníka Přehled čerpání stravy Přehled finanční bilance strávníka Ostatní agendy stravnéh Agenda úhrad šklnéh. Prstředky zpracvání Výpčetní technika: lkální pčítač referentky Studijníh ddělení - strava, lkální pčítač Ředitele škly - šklné Prgram MS Excel/Wrd. Pvinná mlčenlivst zaměstnanců: Ustanvení pvinné mlčenlivsti je sučástí pracvní smluvy. Dtčené subjekty údajů: studenti, zaměstnanci a třetí sby využívající stravvací služby rganizace. Záknné důvdy zpracvání Právní pvinnst vyplývající ze záknných nařízení Oprávněný zájem správce. Dba uchvávání: p dbu využívání stravvacích služeb. Způsb uchvávání OÚ: listinné i elektrnické. 36

37 Psuzení rizik: základní není vyské rizik úniku dat ani zneužití. Ptřeba pvěřence pr chranu OÚ: JE. Zpracvání OÚ Kde: Studijní ddělení, kancelář Ředitele škly. Kd: Studijní referentka, Ředitel škly. Jak: Způsb získání OÚ: sbně neb elektrnicky přím d subjektů údajů. Aktualizace: d subjektu OÚ při jakékli změně vztahující se k čerpání stravvacích služeb. Likvidace (výmaz): p uknčení čerpání stravvacích služeb, u studentů bvykle p uknčení dcházky d rganizace. Prfilvání: NE. Zabezpečení a chrana OÚ. Listinné dkumenty Umístění: Studijní ddělení, kancelář Ředitele škly Přístup: puze pr Studijní referentka, Ředitel škly Frmy zabezpečení: Uzamykatelná místnst Likvidace skartace: v suladu se Spisvým a skartačním řádem rganizace a v suladu s platnu legislativu a právněnými zájmy rganizace. Elektrnická data Umístění: lkální pčítač Studijní referentky, lkální pčítač Ředitele škly Přístup: zabezpečen přístupvými právy s heslem Zálhvání: nejpzději v měsíčních intervalech na zabezpečená média a v rámci pčítačvé sítě uvnitř rganizace Šifrvané ulžení: NE Výmaz: stejně jak u listinných dkumentů v kamžiku uknčení čerpání stravvacích služeb, u šklnéh p uknčení studia. Předávání OÚ právněným subjektům: d tuzemska, d zemí EU a EHP ani d 3. zemí nedchází k předávání. Správce agendy: Studijní referentka stravné, Ředitel škly šklné. 37