Marek Laurenčík - 1 -

Transkript

1 Přechod na MS Office 2007 V této publikaci se dozvíte základní změny práce s programy kancelářského balíku MS Office verze A to především po stránce postupů a nalezení příslušných funkcí a nastavení, která jste byli zvyklí využívat. Mnozí z Vás jste si nainstalovali nový kancelářský balík MS Office 2007 a nyní jste překvapeni a mnohdy i rozladěni jeho zdánlivou nepřívětivostí. Uvědomte si však, že je to pouze první pocit něčeho nového, něčeho co jste byli léta zvyklí používat jinak. Ale že vpodstatě pořád pracujete s principielně stejnými programy na které jste byli zvyklí dříve (z předchozích verzí 2003 a nižších). Funkcionalita zůstala nezměněna, většina vlastností je stejných, některé funkce samozřejmě byly přidány. Změnilo se pouze jejich ovládání ovšem zcela zásadně. A právě z tohoto důvodu, abychom Vám pomohli v přechodu na novou verzi, jsme pro Vás připravili tuto krátkou publikaci. Dozvíte se zde základní změny v ovládání, popíšeme Vám zde umístění původních příkazů a ukážeme Vám jak se rychle dostat do rutinního užívání těchto programů, které už tolik let používáte. Publikace není primárně určena pro výuku základů ovládání těchto programů, ale pro usnadnění přechodu ze starších verzí na verzi Nicméně zkušenému uživateli by mohla stačit pro první seznámení s novým programem. Marek Laurenčík - 1 -

2 Obsah Úvod Přechod na MS Office 2007 str. 1 Základní postupy v MS Office 2007 str. 3 Základní práce s MS Word 2007 str. 6 Základní práce s MS Excel 2007 str.16 Základní práce s MS PowerPoint 2007 str.24 Publikaci vydala společnost JUBELA, s.r.o. školící společnost zajišťující již od roku 1999 vzdělávání pro státní i komerční subjekty. Vedoucí autor, Marek Laurenčík se výuce a vzdělávání v oblasti výpočetní techniky věnuje od roku Zabývá se výukou a speciálními konzultacemi téměř všech běžně používaných kancelářských programů. V posledních letech je vyhledávaným lektorem odborných manažerských kurzů, kurzů projektového řízení a manažerských nástrojů programu MS Excel. Současně v tomto programu se svými kolegy vyvíjí aplikace použitelné v oblasti obchodu a účetnictví. Spolu s dalšími autory pravidelně publikuje na internetu v odborných článcích týkající se výpočetní techniky a je autorem mnoha publikací o programu Excel a jeho možnostech v příkladech. Současně je autorem několika specielních e-learningových kurzů doplňujících standardní znalosti programu Excel (Excel a databáze, Excel a manažer, Excel a makra), autor časopisu o Excel při ruce a MS Office v příkladech. Mezi jeho poslední autorská díly patří úspěšná kniha Praktické příklady v Excelu 2007 a Prezentujeme s PowerPointem. V současnosti připravuje další publikace z oblasti MS Office Marek Laurenčík je spolumajitelem vzdělávací společnosti JUBELA, s.r.o., která k tématům uvedené v této knize pořádá celou řadu odborných kurzů - od začátečnických, přes pokračovací až po specializované manažerské kurzy projektového řízení a rozhodování. A na tyto kurzy bychom Vás, vážení čtenáři, prostřednictvím této naší publikace rádi pozvali JUBELA, s.r.o. Volutova 2523/ Praha 5 kontaktní osoba: Ing. Marek Laurenčík telefon: , info@jubela.cz - 2 -

3 Základní postupy v MS Office 2007 Zde Vám krátce popíšu základy ovládání společných příkazů, vlastností a nastavení MS Office 2007, případně odchylky od starších verzí, se kterými jste zvyklí pracovat. Text nemá za úkol Vás uvedené základy naučit, ale pouze Vás navést na tento nový styl práce, abyste mohli úspěšně zvládnout práci s jakoukoliv aplikací sady MS Office 2007 a nezdržovali se hledáním základních operací. Program se zásadně liší v obsluze, formátu souborů a v provádění a možnostech řady funkcí. Obsluha programu není založena na klasické nabídce, ale na tzv. pásech karet, obsahujících tlačítka. Řada funkcí je oproti předešlým verzím upravena a rozšířena. Standardní formát dokumentů, vytvořených v aplikacích MS Office 2007 nejsou s předcházejícími verzemi kompatibilní. Základní obsluha Celé ovládání si vyzkoušejte na příkladu aplikace MS Word 2007 / Excel Hlavní nabídka a panely nástrojů byly nahrazeny jediným systémem karet s tlačítky a rozvíracími seznamy. Při práci máte k dispozici tyto možnosti ovládání programu: 1. Karty v horním okraji okna. Jedná se o hlavní ovládací prvek. Ovládací prvky na jednotlivých kartách jsou logicky uspořádány do pojmenovaných sekcí. Na jednotlivých kartách máte k dispozici běžná tlačítka pro jednorázovou akci a tlačítka se šipkou, která po klepnutí zobrazí podrobnější nabídku. Řada sekcí má v pravém dolním rohu umístěno ještě malé tlačítko s ležatým křížkem. Klepnutím na toto tlačítko zobrazíte dialogové okno pro podrobnější nastavení. 2. Tlačítko Office se symbolem společnosti Microsoft je umístěno v levém horném okraji okna. Slouží k práci se soubory a k trvalým nastavením práce programu. 3. Panel Oblíbené. Tento panel si můžete přizpůsobit podle své potřeby. 4. Pravé tlačítko myši. Po klepnutí pravým tlačítkem myši se zobrazí místní nabídka. Při klepnutí do buňky je kromě místní nabídky zobrazen další pomocný plovoucí panel s nejpoužívanějšími tlačítky: - 3 -

4 5. Klávesové zkratky můžete používat stejně, jako v dřívějších verzích Wordu. Kromě toho můžete ovládat jednotlivé příkazy pomocí levého ALT + příslušného písmene. Stiskněte klávesu levý ALT, zobrazí se Vám na panelu nástrojů jako nápověda písmena jednotlivých klávesových zkratek: Úprava panelu Rychlý přístup Práce se soubory pomocí tlačítka Office je zřejmě méně pohodlná, než u dřívějších verzí. Proto si potřebná tlačítka přidejte na panel Oblíbené. Panel Oblíbené je umístěn nad nebo pod panelem karet. Po instalaci kompletu Office obsahuje tlačítka Uložit, Zpět a Opakovat. Můžete si jej (na rozdíl od nástrojových karet) přizpůsobit podle své potřeby. K tomu použijte tento postup: 1. Klepněte na tlačítko Office. 2. Zvolte příkaz Možnosti aplikace Word. 3. V levé části zobrazeného okna klepněte na volbu Přizpůsobit. 4. V rozvíracím seznamu Zvolit příkazy nastavte potřebnou kategorii příkazů. 5. V levém seznamu označte potřebný příkaz a klepněte na tlačítko Přidat. 6. Nepotřebný příkaz odstraňte tlačítkem Odebrat. 7. Potvrďte tlačítkem OK. Nastavení panelu Oblíbené je trvalé

5 Práce se soubory Pro práci se soubory klepněte na tlačítko Office. Tím zobrazíte nabídku, která obsahuje příkazy pro otevření, uložení a zavření dokumentu, uložení dokumentu pod jiným jménem a založení nového dokumentu. V této nabídce naleznete také seznam posledních otevřených dokumentů, nabídku pro tisk a příkaz pro ukončení práce programu. Klepnutím na příkaz Tisk si zobrazíte další nabídku, která obsahuje tři možnosti: příkaz Tisk použijte pro klasický způsob tisku pomocí dialogového okna, příkaz Rychlý tisk pro odeslání dokumentu na tiskárnu bez dalších mezikroků, příkaz Náhled pro zobrazení ukázky před tiskem. Volbou příkazu Možnosti aplikace se dostanete do detailního nastavení všech parametrů programu (obdoba příkazu Nástroje/Možnosti ze starších verzí). Formáty dokumentů Aplikace MS Office 2007 používají formát, který není kompatibilní s dřívějšími verzemi. Pokud chcete, aby Vaše dokumenty byly kompatibilní a čitelné se staršími verzemi programů, je nutno je ukládat ve starším formátu těchto aplikací. Uložení dokumentů v jiném formátu Pro uložení sešitu ve změněném formátu použijte tento postup: Klepněte na tlačítku Office. Klepněte na šipku u příkazu Uložit jako. Zvolte potřebný formát sešitu: v zobrazeném okně pro ukládání souborů použijte podle potřeby seznam Typ souboru a nastavte v něm potřebný typ. Zvolte název a umístění souboru a uložení potvrďte. Export do formátu PDF není běžně dostupný. Tuto možnost si do kompletu Office 2007 přidejte pomocí doplňku SaveAsPDFandXPS.exe, který si můžete zdarma stáhnout na adrese Instalace tohoto doplňku vám umožní provádět export do PDF z jakékoliv aplikace Office

6 Základní práce s Wordem 2007 Zde si krátce projdete základní příkazy Wordu 2007, případně odchylky od starších verzí, se kterými jste zvyklí pracovat. Nová verze Wordu se liší v obsluze, formátu souborů a v provádění a možnostech řady funkcí programu. Je také rozšířena o řadu novinek. Obsluha programu není založena na klasické nabídce, ale na pásech karet, obsahujících tlačítka, řada funkcí programu je oproti předešlým verzím upravena a rozšířena. Standardním formátem dokumentů, vytvořených ve Wordu 2007 jsou soubory typu docx, které nejsou s předcházejícími verzemi kompatibilní. Novinky ve Wordu Práce se soubory Vytvářené dokumenty jsou podstatně úspornější. Soubory s podporou maker jsou rozlišeny příponou. Dokument je možné převést do formátu PDF. Je umožněna práce se soubory typu XML. Dokument je možné umístit na internet jako blog. Je umožněno porovnání dvou verzí dokumentu. 2. Tvorba textu a vzhled stránky Je možné zaměňovat velká písmena za malá a naopak. Nastavení barvy písma a pozadí je podstatně rozšířeno. Kopírování písma pomocí štětečku umožňuje opakované použití Vkládání textu ze schránky nabízí různé způsoby vložení. Vkládání mezer před a za odstavec je rozšířeno o další možnosti. Při vložení grafických tvarů a diagramů je možné vytvořit třírozměrné a průhledné obrazce a použít stínování. Záhlaví a zápatí je možné do dokumentu vložit a opět jej odebrat. Automatický text je nahrazen stavebními bloky, které je možné vkládat do textu dokumentu, záhlaví nebo zápatí. Do dokumentu je možné vložit seznam citací. Do dokumentu je možné vložit digitální podpis. Do dokumentu je možné vložit některou z předem vytvořených titulních stran s formátováním. Tvorba vodoznaku na pozadí textu dokumentu je výrazně usnadněna. Word 2007 nabízí několik předvolených vodoznaků. Zadávání matematických rovnic je součástí práce s textem. Rovnice se nemusí vkládat jako objekt. 3. Kontrola pravopisu Společně s pravopisem je možno kontrolovat také gramatiku. Pravopisné nebo gramatické chyby je možné průběžně odstraňovat pomocí pravého tlačítka myši. 4. Tvorba tabulek Rozměry řádků a sloupců je možné automaticky sjednotit. Šířky sloupců se mohou přizpůsobit šířce stránky nebo vloženému textu. Text v buňce je možné otáčet o 90. Tabulky, které zabírají více stránek, mohou obsahovat některé řádky jako automaticky opakované záhlaví tabulky. Při tvorbě vzorců se automaticky ignorují buňky s textem

7 5. Tvorba šablon Šablonu je možné otevřít jako běžný dokument. Jsou rozlišeny šablony s podporou maker a bez této podpory. Při tvorbě elektronických formulářů jsou k dispozici další prvky. 6. Hromadná korespondence Nástroje pro práci s hromadnou korespondencí jsou soustředěny pohromadě na jedné kartě, Není nutné používat podokno úloh. Z hlavního dokumentu je možné zapisovat údaje do propojeného zdroje dat. Zápis údajů v kterémkoliv zdroji dat vyžaduje potvrzení. Ve Wordu 2007 jsou trvale zobrazeny tyto karty: 1. Karta Domů obsahuje nejpoužívanější funkce programu pro práci se schránkou, nastavení písma a odstavce, vyhledávání a nahrazování v textu a práci se styly. 2. Kartu Vložení použijete pro vložení konců stránky, symbolů, obrázků a dalších grafických prvků do textu a pro práci se záhlavím a zápatím dokumentu. 3. Na kartě Rozložení stránky obsahuje prvky pro nastavení vzhledu stránky: okrajů, sloupců atd. Na této kartě také naleznete tlačítka pro vkládání konce oddílu a pro dělení slov. 4. Kartu Odkazy využijete především pro vytváření obsahu a poznámek pod čarou, popř. pro tvorbu rejstříku, seznamu obrázků atd. 5. Karta Korespondence je určena pro práci s hromadnou korespondencí a pro tisk obálek. 6. Karta Revize obsahuje tlačítka pro kontrolu pravopisu, tezaurus a tlačítka pro sledování změn v dokumentu. 7. Kartu Zobrazení použijete pro nastavení způsobu, jakým bude dokument zobrazen. Na této kartě také naleznete tlačítko pro záznam a spouštění maker. Pro práci s makry a uživatelskými formuláři je určena karta Vývojář, která však není standardně zobrazena. Zobrazíte ji příkazem Možnostech aplikace. Word podle potřeby dále zobrazuje a skrývá další nástrojové karty. Formáty dokumentů Word 2007 používá tři formáty zpracovávaných dokumentů: 1. Starší formát s příponou DOC, který je kompatibilní s dřívějšími verzemi Wordu. Tento sešit může obsahovat také makra, která jsou ve Wordu 2007 spustitelná. 2. Výchozím formátem nového dokumentu je soubor s příponou DOCX, který je sice úspornější a zabírá méně místa na disku, avšak není čitelný předchozími verzemi Wordu. Tento typ dokumentu nemůže obsahovat makra. 3. Formát dokumentu s podporou maker (přípona DOCM) použijte pro dokument se zaznamenanými makry nebo kódem, vytvořeným jazykem VBA. Ve Wordu 2007 můžete upravovat dokument, původně vytvořený ve starším formátu, který zůstane i po provedení úprav čitelný staršími verzemi. Nesmíte však použít formátování, které není ve starších verzích dostupné. Týká se to např. rozšířených možností formátování, které Word 2007 nabízí. Uložení dokumentů v jiném formátu Pro uložení sešitu ve změněném formátu použijte tento postup: 1. Klepněte na tlačítku Office. 2. Klepněte na šipku u příkazu Uložit jako

8 3. Zvolte potřebný formát sešitu. Příkazem Dokument aplikace Word uložíte sešit ve starším formátu, příkazem PDF nebo XPS ve formátu PDF, příkaz Jiné formáty použijte např. pro export údajů do formátu XML. 4. V zobrazeném okně pro ukládání souborů použijte podle potřeby seznam Typ souboru a nastavte v něm potřebný typ. 5. Zvolte název a umístění souboru a uložení potvrďte. Práce s textem Vlastní tvorba textu se ve Wordu 2007 od dřívějších verzí příliš neliší. Pro vložení speciálních znaků použijte tlačítko Symbol na kartě Vložení. Po klepnutí na toto tlačítko se zobrazí nabídka se seznamem posledních vkládaných symbolů. Příkazem Další symboly zobrazíte dialogové okno pro vložení symbolu, známé z předchozí verze Wordu. Na kartě Vložení naleznete také tlačítko Datum a čas. Toto tlačítko zobrazí běžné dialogové okno pro vložení datumu a času. Při vložení textu ze schránky se v místě vložení zobrazí tlačítko se šipkou. Klepnutím na šipku si můžete vybrat různý způsob vložení. Poznámky pod čarou a vysvětlivky Vložení poznámky nebo vysvětlivky do dokumentu proveďte takto: 1. Přejděte na kartu Odkazy. 2. Klepněte na tlačítko Vložit pozn.pod čarou nebo na tlačítko Vložit vysvětlivku. 3. Klepnutím na šipku u příkazu Další pozn.pod čarou zobrazte nabídku, která umožní přejít na další nebo předchozí poznámku pod čarou nebo vysvětlivku. 4. Pomocí malého tlačítka s ležatým křížkem, umístěného v pravém dolním rohu sekce Poznámky pod čarou zobrazte dialogové okno pro nastavení formátu poznámek pod čarou a vysvětlivek. Tlačítko Zobrazit poznámky je přístupné pouze tehdy, jestliže zobrazíte dokument jako koncept (karta Zobrazení). Tento způsob zobrazení odpovídá volbě Normálně v dřívějších verzích Wordu. Poznámky pod čárou jsou číslovány v rámci celého dokumentu, nikoliv na každé stránce zvlášť. Jestliže chcete poznámky pod čarou číslovat od jedničky na každé stránce, musíte tuto volbu nastavit v dialogovém okně, vyvolaném pomocí tlačítka s ležatým křížkem

9 Nastavení písma Pro nastavení vzhledu písma použijte sekci Písmo na kartě Domů. V této sekci naleznete běžné prvky pro výběr fontu a velikosti písma a pro nastavení tučného písma a kurzívy. Pomocí tlačítka s ležatým čtverečkem (v pravém dolním rohu sekce) si zobrazte dialogové okno pro kompletní nastavení písma. Word 2007 poskytuje v sekci Písmo tyto novinky: 1. V sekci jsou umístěna tlačítka pro přeškrtnuté písmo, pro dolní a horní index. 2. Tlačítko pro podržení je opatřenou šipkou. Klepnutím na tuto šipku zobrazíte nabídku, obsahující různé typy podržení. 3. Tlačítka s velkým A a s malým A slouží ke zvětšení nebo zmenšení písma. 4. Tlačítko s písmeny Aa a obrázkem mazací gumy je určeno k odstranění formátování písma. 5. Tlačítko s písmeny ab a obrázkem tužky zvýrazní označený text pomocí barevného podkladu. Pro záměnu velikosti jednotlivých písmen klepněte na tlačítko s písmeny Aa a šipkou. Tím si zobrazíte nabídku pro různé typy velikosti písmen (všechna velká, všechna malá, velká písmena na začátku vět nebo slov atd.). Nastavení barvy písma je ve Wordu 2007 odlišné a provedete jej takto: 1. Klepněte na šipku u tlačítka s písmenem A, podtrženým barevně. Tím zobrazíte nabídku pro výběr barvy písma. 2. V nabídce zvolíte některou ze základních barev (Standardní barvy) nebo z barevných odstínů (Barvy motivu). 3. Pro výběr dalších barev použijte příkaz Další barvy. Tím zobrazíte okno pro kompletní výběr barev. 4. Na kartě Standardní označte potřebnou barvu. Na kartě Vlastní si dokonce můžete vytvořit i vlastní barevný odstín. Výběr barvy potvrďte tlačítkem OK. 5. Při dalším použití tlačítka pro výběr barvy se v nabídce zobrazí i zvolená nestandardní barva (v nabídce Naposledy použité barvy). S tímto způsobem nastavení barev jste se mohli setkat už v kompletu MS Office 2003 u programů Power Point nebo Front Page. Pro změnu písma v označeném bloku textu můžete použít také plovoucí lištu s tlačítky: 1. Označte potřebný blok textu. 2. Myší ukažte k pravému hornímu okraji označeného textu. Tím zobrazíte plovoucí lištu. 3. Na plovoucí liště jsou k dispozici tlačítka pro výběr fontu a barvy písma, nastavení velikosti, tučného a šikmého písma

10 Nastavení odstavce Pro nastavení odstavce můžete použít sekci Odstavec na kartě Domů. V této sekci jsou k dispozici běžná tlačítka pro zarovnání, řádkování, ohraničení a stínování odstavce. Sekce Odstavec je umístěna také na kartě Rozložení stránky. V této sekci jsou číselníky pro nastavení mezer mezi odstavci a odsazení odstavce zleva a zprava. Tlačítko pro nastavení řádkování vám nabízí dvě novinky: volby Přidat mezeru před odstavec a Přidat mezeru za odstavec. Tyto příkazy přidají před nebo za odstavec dodatečnou mezeru o velikosti zhruba jednoho řádku. Nejedná se však o prázdný řádek, nýbrž o úpravu nastavení odstavce, ke kterému se přidá mezera před nebo za. V obou uvedených sekcích je vpravo dole umístěno tlačítko s ležatým křížkem, kterým zobrazíte dialogové okno pro nastavení odstavce. V tomto okně nabízí Word 2007 novinku: volbu Nepřidávat mezeru mezi odstavce se stejným stylem. Ohraničení a stínování odstavce Pro ohraničení odstavce použijte tlačítko pro ohraničení, které funguje stejně, jako u předchozí verze Wordu. Pro stínování odstavce je určeno tlačítko s kyblíčkem. Výběr barev provedete stejně, jako u barvy písma. Tlačítko pro stínování odstavce vám nabízí šikovnou pomůcku: jestliže v nabídce pro výběr barvy stínování ukážete na některou ze zobrazených barev myší, zvolená barva se u aktivního odstavce použije jako ukázka. Pro kompletní nastavení ohraničení a stínování odstavce použijte tento postup: 1. Na kartě Domů v sekci Odstavec klepněte na tlačítko Ohraničení a stínování. 2. Druhou možností je klepnout na šipku u tohoto tlačítka zvolit poslední příkaz Ohraničení a stínování. Oběma postupy zobrazíte potřebné dialogové okno. 3. Ohraničení nastavte stejně, jako u předchozí verze Wordu. 4. Pro stínování odstavce přejděte na kartu Stínování. Jestliže chcete jako pozadí odstavce použít šedivou barvu, v seznamu Výplň ponechte volbu Bez barvy a v seznamu Styl zvolte potřebný odstín

11 Nastavení tabulátorů Nastavení tabelační zarážek proveďte stejně jako u předchozí verze Wordu, tedy klepnutím myší do pravítka. Pravítko si zobrazíte volbou, umístěnou na kartě Zobrazení. Dialogové okno pro nastavení tabulátorů zobrazíte dvěma možnými postupy: 1. V sekci Odstavec nejprve zobrazte okno pro nastavení odstavce klepnutím na tlačítko s ležatým křížkem. V zobrazeném okně použijte tlačítko Tabulátory. 2. Poklepejte kamkoliv do pravítka. Jestliže si zobrazíte okno pro nastavení tabulátorů poklepáním na pravítko, v místě poklepání se vloží nová zarážka. Tvorba seznamů Pro tvorbu odrážkovaných a číslovaných seznamů jsou určena tlačítka v horní části sekce Odstavec na kartě Domů. Seznam s odrážkami Pro tvorbu odrážkovaného seznamu použijte tento postup: 1. Označte potřebný text. 2. Klepněte na šipku u tlačítka Odrážky. V nabídce máte k dispozici jednak standardní galerii odrážek, jednak seznam odrážek, použitých v dokumentu. 3. Vyberte potřebnou odrážku. 4. Pro nastavení jiné odrážky použijte příkaz Definovat novou odrážku. Tím si zobrazíte okno pro výběr další odrážky. 5. Pro výběr odrážky použijte tlačítko Symbol. 6. Seznam Zarovnání umožňuje upravit zarovnání odrážky (standardně vlevo). Nová odrážka se natrvalo zařadí do galerie standardních odrážek. Pro její odstranění z galerie zobrazte nabídku s odrážkami, na odrážku klepněte pravým tlačítkem myši a použijte příkaz Odebrat. Číslovaný seznam Číslovaný seznam o jedné úrovni vytvořte tímto postupem: 1. Označte potřebný text. 2. Klepněte na šipku u tlačítka Číslování. 3. Vyberte vhodný formát číslování. 4. Jestliže chcete upravit vzhled číslování, použijte příkaz Definovat nový číselný formát. Tím zobrazíte dialogové okno pro úpravu číslování. V tomto okně nastavíte zejména zarovnání (zarovnání vpravo musíte zvolit, jestliže se v seznamu vyskytuje také dvouciferné číslování). Jestliže potřebujete vytvořit číslovaný seznam o dvou částech, číslování druhé části upravte: 1. Vytvořte druhou část seznamu a označte ji. 2. Klepněte na šipku u tlačítka Číslování a použijte příkaz Nastavit hodnotu číslování

12 3. V číselníku Nastavit hodnotu na nastavte potřebný údaj a potvrďte tlačítkem OK. 4. Klepněte znovu na tlačítko Číslování. V okně pro nastavení hodnoty číslování je sice umístěna volba Navázat na předchozí seznam, avšak tato volba nefunguje. Proto je nutné nastavit číslování druhé části seznamu ručně. Víceúrovňový seznam Tvorba víceúrovňového seznamu je podobná, jako u předchozích verzí: 1. Označte potřebný text. 2. Klepněte na šipku u tlačítka Víceúrovňový seznam. 3. Vyberte vhodný formát číslování. 4. Pomocí tlačítek Zvětšit odsazení, popř. Zmenšit odsazení, která jsou umístěna v sekci Odstavec, nastavte u jednotlivých bodů seznamu potřebnou úroveň. 5. Formát seznamu můžete upravit pomocí příkazu Definovat nový víceúrovňový seznam, který je umístěn ve spodní části nabídky v tlačítku Víceúrovňový seznam. Tímto příkazem zobrazíte okno pro úpravu víceúrovňového seznamu, které je zcela stejné jako u předchozích verzí Wordu. Ani víceúrovňový seznam neposkytuje možnost automatického navázání na předchozí seznam. Proto u seznamu, složeného ze dvou částí, musíte opět nastavit číslování ručně pomocí dialogového okna. Nastavení vzhledu stránky Pro nastavení vzhledu stránky použijte sekci Vzhled stránky na kartě Rozložení stránky. V této sekci máte k dispozici následující tlačítka: Okraje použijte pro rychlý výběr nastavení okrajů stránky z několika nabízených možností. Orientace umožňuje nastavit orientaci stránky na výšku nebo na šířku. Velikost nastaví formát papíru. Konce použijte pro vložení konce stránky a různé typy konce oddílu. Sloupce použijte pro nastavení počtu sloupců v textu. Okno pro kompletní nastavení sloupců zobrazíte příkazem Další sloupce. Jestliže v sekci Vzhled stránky klepnete na tlačítko s ležatým křížkem, zobrazíte dialogové okno pro nastavení stránky, jak je znáte z Wordu Vložení čísla stránek Pro číslování stránek použijte tento postup: 1. Klepněte na tlačítko Číslo stránky, umístěné v sekci Záhlaví a zápatí na kartě Vložení. 2. V nabídce vyberte umístění pro čísla stránek. 3. V další nabídce vyberte formát číslování a polohu čísel na stránce. Formát číslování, zahrnující číslo stránky a počet stran naleznete na konci nabídky

13 4. Pro úpravu vzhledu číslování použijte příkaz Formát číslování stránek. Tím si zobrazíte okno, umožňující úpravu vzhledu číslování. 5. Po výběru číslování na okraj stránky se automaticky zobrazí záhlaví nebo zápatí. Do běžného režimu se přepněte tlačítkem Zavřít záhlaví a zápatí. Po vložení číslování se v dokumentu vytvoří také záhlaví nebo zápatí. Číslování odstraníte tak, že klepnete na tlačítko Záhlaví nebo Zápatí a použijete příkaz Odebrat záhlaví nebo Odebrat zápatí. Tento způsob očíslování stránek neumožňuje vynechat číslo na prvé stránce. Nastavení záhlaví a zápatí Práce se záhlavím a zápatím se ve Wordu 2007 výrazně liší. Nejprve musíte zápatí nebo záhlaví vložit do dokumentu. Proto použijte následující postup: 1. Na kartě Vložení v sekci Záhlaví a zápatí klepněte na tlačítko Záhlaví nebo Zápatí. 2. Vyberte typ záhlaví nebo zápatí (zpravidla příkaz Prázdné). 3. Po vložení záhlaví nebo zápatí se Word přepne do zobrazení záhlaví nebo zápatí a zároveň se zobrazí další pás karet Nástroje záhlaví a zápatí návrh. 4. V sekci Možnosti jsou umístěny volby, umožňující vytvořit odlišné záhlaví nebo zápatí na prvé stránce a na sudé nebo liché stránce. 5. V sekci Navigace máte k dispozici tlačítka pro přepínání mezi záhlavím a zápatím, přechod mezi oddíly a propojení s předchozím oddílem. 6. Do zápatí/záhlaví zapište text. Pro vložení čísla stránek použijte tlačítko Číslo stránky. 7. Tlačítkem Zavřít záhlaví a zápatí se vrátíte do editace dokumentu. Pro dodatečnou úpravu záhlaví nebo zápatí použijte tlačítko Záhlaví nebo Zápatí a příkaz Upravit záhlaví nebo Upravit zápatí. Příkazem Odebrat záhlaví nebo Odebrat zápatí můžete záhlaví nebo zápatí z dokumentu zcela odstranit. Jestliže v dokumentu vytvoříte záhlaví nebo zápatí, nesmíte je do dokumentu vložit znovu. Tím by se původní záhlaví nebo zápatí nahradilo novým prázdným. Kontrola pravopisu a gramatiky Word 2007 umožňuje kromě běžné kontroly pravopisu, prováděné slovo od slova, kontrolovat také gramatiku. Tato kontrola vás upozorní např. na chybu ve shodě podmětu s přísudkem nebo na nesmyslně umístěné slovo ve větě. Pro nastavení kontroly pravopisu a gramatiky slouží tyto kroky: 1. Klepněte na tlačítko Office. 2. Použijte příkaz Možnosti aplikace Word. 3. V levé části okna klepněte na příkaz Kontrola pravopisu a mluvnice. 4. Volba Kontrolovat pravopis při psaní označí chybná slova červenou vlnovkou. 5. Volba Označovat gramatické chyby při psaní označí chybnou gramatiku zeleně. 6. Volba S pravopisem kontrolovat i gramatiku umožní tuto kontrolu současně. 7. Volba Používat kontextovou kontrolu pravopisu umožní použít k průběžné kontrole pravé tlačítko myši

14 Kontrolu pravopisu a eventuelně také gramatiky spusťte tlačítkem Pravopis a gramatika, umístěným na kartě Revize. Kontrola gramatiky probíhá obdobně, jako kontrola pravopisu. Jakmile kontrolor narazí na gramatickou chybu, nabídne vám alternativní vyjádření, které můžete přijmout nebo odmítnout. Jestliže je v dokumentu aktivováno průběžné zobrazování pravopisných nebo gramatických chyb, můžete provést ihned průběžnou opravu. Na slovo nebo pasáž textu, která je vyznačena červenou nebo zelenou vlnovkou klepněte pravým tlačítkem myši. V místní nabídce se zobrazí možné opravy textu. Tvorba tabulek Pro vložení tabulky do textu použijte tento postup: 1. Klepněte na kartu Vložení. 2. Klepněte na tlačítko Tabulka. 3. V horní části nabídky můžete myší přímo vykreslit tabulku o potřebném počtu řádků a sloupců. 4. Druhou možností je použít příkaz Navrhnout tabulku, kterým zobrazíte dialog pro vložení tabulky (stejný, jako u Wordu 2003). Nastavte potřebný počet řádků a sloupců a potvrďte tlačítkem OK. 5. Příkazem Převést text na tabulku vytvoříte tabulku z označeného textu. Po vložení tabulky do dokumentu se zobrazí další dvě karty. Karta Návrh umožňuje nastavit stínování a ohraničení buněk a vybrat si některý ź předvolených stylů tabulky. Karta Rozložení obsahuje všechny ostatní možnosti práce s tabulkou a nahrazuje nabídku Tabulka, známou z dřívějších verzí. Obě karty se zobrazí pouze tehdy, jestliže postavíte kurzor do vytvořené tabulky. Pro formátování tabulky je na kartě Návrh k dispozici seznam ohraničení, obsahující různé možnosti čar. Tento seznam zahrnuje také příkaz Ohraničení a stínování, kterým si zobrazíte dialogové okno pro kompletní nastavení rámečků a pozadí buněk. Novinkou je příkaz Vodorovná čára, která vloží do buňky vodorovnou čáru. Jestliže chcete u vybraných buněk nastavit stínování nebo barevné pozadí, klepněte na tlačítko Stínování, které je umístěno také na kartě Návrh. Nastavení pozadí buněk provedete stejně, jako u barvy písma nebo pozadí odstavce

15 Karta Rozložení Na této kartě naleznete většinu tlačítek, potřebných pro práci s tabulkou: 1. V sekci Tabulka použijte tlačítko Vlastnosti pro zobrazení dialogového okna pro vlastnosti tabulky, výšky řádků a šířky sloupců. 2. V sekci Řádky a sloupce jsou umístěna tlačítka pro vkládání a odebrání řádků a sloupců. 3. V sekci Sloučit naleznete tlačítko pro sloučení a rozdělení buněk a pro rozdělení tabulky. Výšku řádku a šířku sloupce můžete nastavit také číselníky v sekci Velikost buňky. V této sekci jsou také dvě novinky. Tlačítka Řádky stejně vysoké a Sloupce stejně široké použijte pro sjednocení rozměrů řádků nebo sloupců. Pro úpravu šířky sloupců můžete použít také tlačítko Přizpůsobit. Toto tlačítko zobrazí nabídku se třemi příkazy: Příkaz Přizpůsobit obsahu upraví šířku sloupců v tabulce podle zapsaného textu. Příkaz Přizpůsobit oknu roztáhne tabulku na celou šířku stránky. Jestliže budete do buňky vkládat text, přesahující šířku buňky, zalomí se na dva nebo více řádků. Toto zalomení se provede u mezery, čárky nebo tečky. Souvislá řada znaků může způsobit rozšíření sloupce. Pokud však v tlačítku Přizpůsobit použijete příkaz Pevná šířka sloupce, delší text se v buňce zalomí vždy. Pro zarovnání textu v buňce použijte tlačítka v sekci Zarovnání. Máte k dispozici celkem devět tlačítek, která umožňují zarovnávat text nejen ve vodorovném, ale také ve svislém směru. Word 2007 umožňuje také otáčet text v buňce o 90. Pro toto pootočení textu použijte tlačítko Směr textu. Tlačítko Okraje buňky zobrazí dialogové okno, ve kterém si můžete nastavit odsazení textu od okrajů buněk. V poslední sekci Data naleznete tlačítka Seřadit a Převést na text, která slouží k zobrazení dialogových oken pro seřazení tabulky a konverzi tabulky na běžný text. Jestliže je vložená tabulka příliš dlouhá a nevejde se na jednu stránku, je možné v tabulce vyznačit jeden nebo více řádků se záhlavím, které se opakují na začátku každé stránky. K tomu použijte tento postup: 1. V tabulce označte jeden nebo více řádku, které se mají opakovat. 2. Klepněte na kartu Rozložení. 3. Klepněte na tlačítko Opakovat řádky záhlaví. Takto upravené řádky tabulky se opakují na začátku každé stránky. Při přidávání nebo odstraňování řádků v tabulce se řádky se záhlavím automaticky přesunou

16 Základní práce s Excelem 2007 Zde si krátce projdete základní příkazy Excelu 2007, případně odchylky od starších verzí, se kterými jste zvyklí pracovat. Nová verze Excelu se liší v obsluze, formátu souborů a v provádění a možnostech řady funkcí programu. Je také rozšířena o řadu novinek. Novinky v Excelu Práce se soubory Vytvářené sešity jsou podstatně úspornější. Sešity s podporou maker jsou rozlišeny příponou. Sešit je možné převést do formátu PDF. 2. Práce s buňkami a jejich formátování Počet řádků a sloupců na listu je výrazně zvýšen. Sloučení buněk je možné provést v několika řádcích pod sebou. Excel umožňuje používat širokou škálu barev. Je možné vytvářet se vlastní odstíny. Program nabízí širokou paletu šablon a motivů pro formátování tabulky. Podmíněné formátování nabízí rozšířenou možnost zadávání podmínek a také větší možnosti při zvýrazňování buňky. Je umožněno podmíněné zamykání buněk s přístupem na heslo. Některé funkce příkazu Vložit jinak lze provést přímo z nabídky. 3. Nastavení vzhledu stránky Excel 2007 umožňuje nastavit na listu několik tištěných oblastí. Záhlaví a zápatí je zobrazeno spolu s listem. Je možné vytvářet odlišné záhlaví a zápatí na prvé stránce nebo na lichých a sudých. 4. Vzorce a funkce Řádek vzorců lze rozšířit a zúžit. Vzorec, počítající rozdíl dvou datumů, není nutné přeformátovat. Je možné vytvářet názvy, platné pouze na jednom listu. Při tvorbě vzorce se nabízí kontextové menu pro rychlé zadávání funkcí a názvů. Funkce jako součet, průměr, počet atd. umožňují zpracovat více nesouvislých oblastí. Doplňkové funkce, které byly v dřívějších verzích součástí doplňku Analytické nástroje, jsou k dispozici ihned po instalaci. Nabídka funkcí je rozšířena o nové funkce. Excel 2007 využívá více operační paměti a umožňuje využít dvouprocesorový hardware. Proto je zpracování rozsáhlých sešitů s mnoha vzorci rychlejší. 5. Tvorba grafů Je možné využít řady předvolených stylů pro graf jako celek a jednotlivé prvky. Nastavení grafického vzhledu grafu je rozšířeno o řadu dalších možností. U prostorových grafů je možné formátovat podstavu a stěny grafu. Spojnicové a bodové grafy umožňují použít vynášecí čáry a spojnice extrémů. 6. Databázové operace Seřazení tabulky je možné provést do více úrovní. Seřazení tabulky je možné provést také podle formátů. Automatická filtrace nabízí nové možnosti výběru pro číselné údaje a datumy. Kontingenční tabulky je možné zvýraznit pomocí různých stylů. Kontingenční tabulky umožňují podmíněné formátování

17 V Excelu 2007 jsou trvale zobrazeny tyto karty: 1. Karta Domů obsahuje nejpoužívanější funkce programu pro práci se schránkou, formátování buněk, plnění, řazení, filtrování a mazání. 2. Kartu Vložení použijte pro vkládání grafů, obrázků, práci se záhlavím a zápatím a k tvorbě kontingenčních tabulek. 3. Na kartě Rozložení stránky naleznete prvky nastavení vzhledu stránky při tisku. 4. Karta Vzorce je určena pro vkládání funkcí, definování názvů a další práci se vzorci. 5. Kartu Data použijte pro řazení, filtrování, tvorbu souhrnů a přehledů a k tvorbě propojení s jinými daty. 6. Karta Revize je určena pro kontrolu pravopisu, práci s komentáři, zámek a sdílení listů a sešitu. 7. Kartu Zobrazení použijte pro nastavení způsobu zobrazení sešitu. 8. Pro práci s makry a uživatelskými formuláři je určena karta Vývojář, která však není standardně zobrazena. Zobrazíte ji příkazem Možnostech aplikace. Excel podle potřeby dále zobrazuje a skrývá další nástrojové karty. Formáty sešitů Excel 2007 používá tři formáty zpracovávaných sešitů: 1. Starší formát s příponou XLS, který je kompatibilní s dřívějšími verzemi Excelu. Tento sešit může obsahovat také makra, která jsou v Excelu 2007 spustitelná. 2. Výchozím formátem nového sešitu je soubor s příponou XLSX, který je sice úspornější a zabírá méně místa na disku, avšak není čitelný předchozími verzemi Excelu. Tento typ sešitu nemůže obsahovat makra. 3. Formát sešitu s podporou maker (přípona XLSM) použijte pro sešit se zaznamenanými makry nebo kódem, vytvořeným jazykem VBA. V Excelu 2007 můžete upravovat sešit, původně vytvořený ve starším formátu, který zůstane i po provedení úprav čitelný staršími verzemi Excelu. Nesmíte však použít formátování, které není ve starších verzích dostupné. Týká se to např. rozšířených možností podmíněného formátování, které Excel 2007 nabízí. Uložení sešitů v jiném formátu Pro uložení sešitu ve změněném formátu použijte tento postup: 1. Klepněte na tlačítku Office. 2. Klepněte na šipku u příkazu Uložit jako. 3. Zvolte potřebný formát sešitu. Příkazem Sešit aplikace Excel uložíte sešit ve starším formátu, příkazem PDF nebo XPS ve formátu PDF, příkaz Jiné formáty použijte např. pro export údajů do formátu XML. 4. V zobrazeném okně pro ukládání souborů použijte podle potřeby seznam Typ souboru a nastavte v něm potřebný typ. 5. Zvolte název a umístění souboru a uložení potvrďte. Formátování buněk Pro formátování vzhledu buněk použijte tři sekce na kartě Domů: 1. Sekce Písmo obsahuje tlačítka pro nastavení písma, pozadí a ohraničení buněk. 2. Sekce Zarovnání obsahuje tlačítka pro zarovnání buněk, orientaci a zalomení textu a pro slučování buněk. 3. Sekce Číslo obsahuje tlačítka pro nastavení číselného formátu buněk

18 Všechny tři sekce obsahují v pravém dolním rohu malé tlačítko s ležatým křížkem, kterým si zobrazíte kompletní dialogové okno pro formátování buněk, známé z dřívějších verzí Excelu. Formátování písma Kromě běžných tlačítek pro nastavení typu a velikosti písma, tučného, šikmého a podtrženého písma je v sekci Písmo ještě k dispozici dvojice tlačítek pro zvětšení a zmenšení písma. Tlačítko pro podtržení je opatřeno šipkou; klepnutím na tuto šipku si zobrazíte nabídku s možnostmi jednoduchého a dvojitého podtržení. Nastavení barvy písma je v Excelu 2007 podstatně rozšířeno. Postupujte takto: 1. V sekci Písmo klepněte na šipku u tlačítka pro výběr barev. 2. Zvolte některou z barev motivu nebo základních barev v nabídce. 3. Pro volbu dalších barev použijte příkaz Další barvy. V zobrazeném okně označte potřebnou barvu a potvrďte tlačítkem OK. 4. Tato dodatečná barva se v nabídce barev již příště zobrazí. Nastavení barevného pozadí buněk proveďte obdobně. Zarovnání buněk V sekci Zarovnání naleznete tlačítka pro vodorovné a svislé zarovnání, odsazení buněk a zalomení textu. Klepnutím na šipku u tlačítka Orientace si zobrazíte nabídku s různým nastavením orientace textu. Pro slučování nebo rozdělení buněk klepněte na šipku u tlačítka Sloučit a zarovnat na střed. V zobrazené nabídce jsou tyto možnosti: 1. Sloučit a zarovnat na střed sloučí buňky ve vodorovném směru a sloučenou buňku zarovná na střed. 2. Sloučit přes sloučí buňky ve vodorovném směru, ale ponechá původní zarovnání. Tímto příkazem můžete sloučit i oblast více řádků a sloupců. Výsledkem sloučení je několik sloučených buněk pod sebou. 3. Sloučit buňky provede sloučení buněk ve vodorovném nebo svislém směru. 4. Oddělit buňky zruší sloučení buněk a rozdělí je na původní počet. Číselný formát buněk Pro nastavení základních číselných formátů (číslo, měna, účetnický formát, procenta, text) použijte následující postup: 1. Označte potřebné buňky. 2. V sekci Číslo klepněte na šipku v horní části sekce. 3. Ze zobrazené nabídky zvolte potřebný formát. 4. Pro nastavení počtu desetinných míst použijte tlačítka Přidat desetinné místo nebo Odebrat desetinné místo. 5. Příkazem Další číselné formáty nebo tlačítkem s ležatým křížkem v pravém dolním rohu sekce zobrazte okno pro úplné nastavení číselných formátů

19 Nastavení vzhledu stránky Vzhled tištěné stránky nastavíte pomocí tlačítek v sekci Vzhled stránky na kartě Rozložení stránky. Na této kartě použijte následující tlačítka: 1. Tlačítko Okraje použijte k nastavení okrajů papíru. 2. Tlačítko Orientace slouží k nastavení orientace stránky. 3. Tlačítkem Velikost vyberte formát papíru. 4. Tlačítkem Konce zobrazte nabídku pro vložení nebo odstranění konce stránky. Nabídka obsahuje také příkaz Obnovit všechny konce stránky, kterým vymažete všechny vložené konce stránky najednou. 5. Dialogové okno pro úplné nastavení vzhledu stránky zobrazte tlačítkem Tisk názvů nebo tlačítkem s ležatým křížkem v pravém dolním rohu sekce. Excel 2007 umožňuje také nastavit na listu několik tištěných oblastí. Postup je následující: 1. Označte potřebnou oblast buněk. 2. Na kartě Rozložení stránky klepněte na tlačítko Oblast tisku. 3. Použijte příkaz Nastavit oblast tisku. Tištěné buňky se ohraničí čárkovanou čárou. 4. Pro vyznačení další oblasti tisku použijte příkaz Přidat do oblasti tisku. 5. Příkazem Vymazat oblast tisku všechna označení odstraníte. Nastavení záhlaví a zápatí Pro tvorbu záhlaví a zápatí nejprve použijte kartu Zobrazení a klepněte na tlačítko Rozložení stránky. Tím se nad listem zobrazí záhlaví stránky. Záhlaví a zápatí je rozděleno do třech sekcí, umístěných vlevo, vpravo a uprostřed. Klepnutím do některé sekce záhlaví zobrazíte další kartu Nástroje záhlaví a zápatí Návrh, která obsahuje potřebná tlačítka. Na této kartě použijte následující prvky: 1. Tlačítky Přejít na záhlaví nebo Přejít na zápatí se přepnete mezí záhlavím a zápatím. 2. Tlačítky Záhlaví a Zápatí zobrazíte nabídku standardních záhlaví nebo zápatí. Prvý příkaz Žádné záhlaví nebo zápatí vymaže. 3. V sekci Prvky záhlaví a zápatí použijte tlačítka pro vložení čísla stránky a celkového počtu stran, popř. aktuálního datumu, aktuálního času atd. 4. Volbou Jiné na první stránce vyznačte, že se má záhlaví a zápatí prvé stránky odlišovat od ostatních stran. 5. Volbou Různé liché a sudé stránky zajistíte, že liché a sudé stránky budou mít odlišná záhlaví a zápatí. Jestliže chcete záhlaví a zápatí skrýt, přejděte na kartu Zobrazení a klepněte na tlačítko Normálně. Záhlaví a zápatí můžete také nastavit způsobem, obvyklým v dřívějších verzích Excelu. K tomu použijte dialogové okno pro nastavení vzhledu stránky

20 Výpočty a vzorce Tvorba běžných vzorců se v Excelu 2007 příliš neliší. Novinkou je malé tlačítko na pravém konci řádku vzorců. Klepnutím na toto tlačítko rozšíříte a opětovně zúžíte řádek vzorců: Základní použití funkcí Ve srovnání s dřívějšími verzemi je nabídka standardních funkcí v Excelu 2007 rozšířena. Pro vložení standardní funkce do buňky použijte některý z těchto postupů: Využijte seznam standardních funkcí Excelu. Klepněte na tlačítko se seznamem funkcí, náležejících do určité kategorie. Zapište název funkce z klávesnice. Využití seznamu standardních funkcí Excelu je obdobné, jako v dřívějších verzích Excelu: 1. Klepněte na tlačítko Vložit funkci na kartě Vzorce nebo na tlačítko se symbolem f x v řádku vzorců. Tím si zobrazíte dialogové okno pro vložení funkce. 2. V seznamu Vybrat kategorii zvolte skupinu, do které funkce náleží. Jestliže chcete zobrazit deset naposledy použitých funkcí, použije volbu Naposledy použité. 3. Název potřebné funkce označte v seznamu Vybrat funkci a potvrďte tlačítkem OK. Tlačítka se seznamem funkcí, rozdělených podle kategorií, naleznete na kartě Vzorce. Klepněte na odpovídající tlačítko a název funkce vyberte ze zobrazené nabídky a postupujte standardním způsobem. Zápis funkce z klávesnice Při zápisu funkce z klávesnice postupujte takto: 1. Do vytvářeného vzorce začínajícího rovnítkem zapište jedno nebo více počátečních písmen názvu vkládané funkce. Tím si zobrazíte kontextovou nabídku se seznamem funkcí. 2. Klepnutím na název zvolené funkce zobrazte v bublince stručný popis funkce. 3. Poklepáním na název vložte funkci do vzorce. 4. Jednotlivé parametry funkce zapište z klávesnice

21 Jestliže neznáte název funkce, kterou chcete použít, použijte následující postup: 1. Na kartě Vzorce klepněte na tlačítko Vložit funkci a zobrazte okno pro vložení funkce. 2. Do položky Vyhledat funkci zapište stručnou charakteristiku hledané funkce (jedno nebo více slov). 3. Klepněte na tlačítko Přejít. Nalezené názvy funkcí se zobrazí v seznamu Vybrat funkci. Práce s názvy oblastí: Podstatně odlišná je tvorba názvů. Excel 2007 umožňuje používat názvy dvou typů: 1. Běžné názvy platné v celém sešitu, které je možné použít na kterémkoliv listu. 2. Názvy, vytvořené pouze pro jediný list. Tyto názvy můžete používat pouze na listu, pro který byly vytvořeny. Excel 2007 vám umožňuje vytvořit na dvou různých listech stejné názvy. Můžete také vytvořit dva stejné názvy: první platný v celém sešitu a druhý pouze na jednom listu. Nejjednodušším způsobem tvorby nového názvu je využití řádku vzorců, kdy označíte buňku nebo oblast, klepnete do levé části řádku vzorců, zapíšete potřebný název a potvrdíte klávesou Enter. Tímto způsobem můžete vytvářet pouze názvy, platné v celém sešitu. Druhou možností je využít dialogového okna pro tvorbu nového názvu. Postupujte takto: 1. Na kartě Vzorce klepněte na tlačítko Definovat název nebo Správce názvů a klepněte na tlačítko Nový. 2. Do položky Název zapište text názvu. 3. V rozvíracím seznamu Obor označte volbu Sešit nebo název některého z listů. Prvá možnost vytvoří název, platný v celém sešitu, druhá možnost název, platný pouze na zvoleném listu. 4. V položce Komentář zapište podrobnější popis názvu

22 5. V položce Odkaz na je vyznačen odkaz na aktivní buňku nebo oblast. Tento odkaz ponechte nebo na některém z listů vyznačte jinou buňku nebo oblast a potvrďte tlačítkem OK. Použití názvů Vytvořené názvy použijete při tvorbě vzorců k označení buňky nebo oblasti. Pro vložení názvu do vzorce použijte některý z následujících postupů: 1. Při tvorbě vzorce klepněte na pojmenovanou buňku. Místo adresy buňky se do vzorce vloží její název. 2. Klepněte na tlačítko Použít ve vzorci na kartě Vzorce a ze zobrazené nabídky zvolte potřebný název. 3. Klepněte na tlačítko Použít ve vzorci na kartě Vzorce a ze zobrazené nabídky zvolte poslední příkaz Vložit názvy. Tím si zobrazíte okno se seznamem názvů, které můžete použít na aktivním listu. 4. Do vzorce zapište jedno nebo více počátečních písmen názvu. Ve vytvářeném vzorci se zobrazí kontextová nabídka se seznamem standardních funkcí Excelu a vytvořených názvů. Oba typy položek mají různou ikonu. Komentář, připojený k názvu, se zobrazí v bublince. Název vložte do vzorce poklepáním. Správa názvů Seznam všech názvů, vytvořených v sešitu, zobrazíte takto: 1. Na kartě Vzorce klepněte na tlačítko Správce názvů. Tím si zobrazíte okno se seznamem názvů. 2. Pro zobrazení jen některých názvů klepněte na tlačítko Filtr. Můžete použít příkaz Rozsah názvů do listu pro zobrazení názvů, vytvořených na listech a volbu Rozsah názvů do sešitu pro zobrazení názvů, vytvořených pro celý sešit. Pro zobrazení celého přehledu použijte příkaz Vymazat filtr. 3. Pro vytvoření nového názvu klepněte na tlačítko Nový. 4. Pro odstranění názvu klepněte na tlačítko Odstranit a potvrďte kontrolní dotaz. 5. Klepnutím na tlačítko Upravit můžete změnit text názvu nebo komentáře k označenému názvu. U názvů, platných pouze na některém listu platí, že odstraněním listu ze sešitu se také odstraní odpovídající název. Ve vzorcích však text odstraněného názvu zůstane beze změny a vzorce proto vrací chybu. Práce s grafy Tvorba grafů je v Excelu 2007 značně odlišná a poskytuje nové možnosti. Proto je v této části uveden pouze úvod do tvorby grafů v Excelu V Excelu 2007 chybí průvodce tvorbou grafu a všechna nastavení provedete pomocí tlačítek na potřebných kartách. Pro vytvoření grafu použijte tento postup: 1. Označte tabulku s hodnotami a přejděte na kartu Vložit. 2. V sekci Grafy klepněte na tlačítko se zvoleným typem grafu a z nabídky vyberte podtyp grafu. Pro zobrazení okna s kompletní nabídkou pro volbu typu grafu použijte malé

23 tlačítko s ležatým křížkem v pravém dolním rohu sekce. Toto tlačítko můžete také použít k dodatečné změně typu grafu. 3. Po výběru typu a podtypu grafu se graf ihned vloží na aktivní list. Vytvořený graf má bílé pozadí, ale chybí v něm popisky dat. Vytvořený graf můžete myší přesouvat a měnit jeho velikost. Klepnutím do vytvořeného grafu se zobrazí další tři karty se souhrnným názvem Nástroje grafu. Pro další úpravu grafu použijte tyto kroky: 1. Označte graf a přejděte na kartu Nástroje grafu Návrh. 2. Tlačítkem Přepnout řádek či sloupec nastavte čtení datové tabulky po řádcích nebo po sloupcích. 3. Tlačítkem Přesunout graf zobrazíte okno, ve kterém si můžete zvolit umístění grafu: na listu s daty nebo jako samostatný list. 4. Přejděte na kartu Rozložení, klepněte na tlačítko Název grafu a zvolte umístění názvu. 5. Zapište text názvu. Text se zapisuje v řádku vzorců. Zapsaný text potvrďte klávesou Enter. 6. Ponechte nadpis označen, přejděte na kartu Domů a podle potřeby upravte vzhled písma. 7. Přejděte na kartu Rozložení a klepněte na tlačítko Názvy os. 8. Ze zobrazené nabídky použijte příkaz Název hlavní vodorovné osy nebo Název vedlejší vodorovné osy a stejným postupem vytvořte i názvy obou os. Úprava jednotlivých částí grafu Postupujte obdobně jako ve starších verzích: Klepněte na zvolený objekt pravým tlačítkem myši nebo dvojklikem a zvolte příslušnou formátovací vlastnost Příklad úpravy vzhledu datových řad: 1. Klepněte na zvolenou datovou řadu. U výsečového grafu dvakrát klepněte na zvolený datový bod. 2. Přejděte na kartu Formát a klepněte na tlačítko Formátovat výběr. 3. Druhou možností je klepnout na označenou řadu nebo bod pravým tlačítkem myši a z místní nabídky použijte příkaz Formát datové řady nebo Formát datového bodu. Oběma uvedenými postupy zobrazíte okno pro formátování řady nebo bodu. 4. V levé části okna klepněte na volbu Výplň. 5. Pro změnu barvy označte volbu Souvislá výplň. Klepněte na šipku u seznamu Barva a tím si zobrazíte stejnou nabídku pro seznam barev, jako u barvy písma nebo pozadí buňky. 6. Pro stínování označte volbu Přechodová výplň. Zde si můžete vybrat různé možnosti barevného zvýraznění, typu, směru a intenzity stínování. 7. Pro vložení textury označte volbu Obrázek nebo texturová výplň. Klepněte na šipku u seznamu Textura a zobrazte seznam nabízených vzorků

24 PowerPoint 2007 Zde si krátce projdete základní příkazy PowerPointu 2007, případně odchylky od starších verzí, se kterými jste zvyklí pracovat. Nová verze se liší v obsluze, formátu souborů a v provádění a možnostech řady funkcí programu. Je také rozšířena o řadu novinek. Novinky v PowerPointu Práce se soubory a šablonami Prezentaci je možné převést do formátu PDF Šablona může obsahovat více různých předloh snímku. 2. Tvorba snímků Nabízená rozložení snímků jsou zjednodušena a zpřehledněna. Pro tvorbu snímků je možné využít nová rozložení snímku. Je možné vytvářet vlastní rozložení snímků. Grafy se vytváří pomocí aplikace Excel. Nový nástroj SmarArt umožňuje vytvářet různé typy schémat a diagramů. 3. Úprava vzhledu prezentace Jsou podstatně rozšířeny možnosti formátování textu. Pro grafický vzhled prezentace jsou nabízeny různé motivy. Je možné vytvářet vlastní motivy a ukládat je pro pozdější použití. Pro práci s obrázky se nabízí řada šablon. Obrázky je možné vkládat do automatických tvarů. 4. Spuštění prezentace Pro přechod snímků se nabízí rozšířená nabídka možností. Animaci je možné nastavit rychlým způsobem nebo pomocí podokna úloh. Prezentaci je možné spustit od aktuálního snímku. Po spuštění programu PowerPoint 2007 máte k dispozici tyto karty: 1. Karta Domů obsahuje tlačítka pro práci se snímky, formátování textu a kreslení. 2. Karta Vložení je určena pro vkládání obrázků a dalších objektů na snímek. 3. Na kartě Návrh vyberte vhodný motiv, obsahující grafický design prezentace. 4. Kartu Animace použijte k nastavení animace objektů a k nastavení přechodu mezi snímky. 5. Na kartě Prezentace nastavte časování, skrytí snímku a způsob předvádění prezentace. 6. Na kartě Revize naleznete nástroje pro kontrolu pravopisu, vkládání poznámek a obdobné akce. 7. Kartu Zobrazení využijte pro práci s předlohou a pro řazení snímků. Vkládání nových snímků Pro vložení nového snímku do prezentace použijte kartu Domů a klepněte na tlačítko Vložit snímek. PowerPoint 2007 nabízí tyto typy snímků: 1. Úvodní snímek obsahuje nadpis a podnadpis

25 2. Nadpis a obsah je univerzální typ snímku. Umožňuje vložit text, graf, tabulku, objekt SmartArtu, Klipart, obrázek a film. 3. Záhlaví části je určen pro nadpisy jednotlivých částí prezentace. Obsahuje také nadpis a podnadpis, ale umístěné jiným způsobem. 4. Dva obsahy: obdobný snímek jako typ Nadpis a obsah, ale obsahuje ale dva sloupce vedle sebe. 5. Porovnání: snímek se stejným rozložení jako Dva obsahy, ale každý sloupec obsahuje také menší nadpis. 6. Pouze nadpis: stejný jako u dřívější verze. 7. Prázdný: jako u dřívější verze. 8. Obsah s titulkem: Tento snímek obsahuje vlevo svislé okno s podnadpisem a možností vložit obyčejný text bez odrážek, vpravo je větší okno pro vložení obsahu. 9. Obrázek s titulkem: nahoře je umístěno velké okno pro vložení obrázku, dole nadpis snímku a doplňkový text. Vlastní rozložení snímku V programu PowerPoint2007 si můžete vytvořit také vlastní rozložení snímku. Postupujte takto: 1. Přejděte na kartu Zobrazení a klepněte na tlačítko Předloha snímků. Tím zobrazíte předlohu. 2. Klepněte na tlačítko Vložit rozložení. Tím se vytvoří nové rozložení snímku, obsahující jen nadpis. 3. Klepněte na šipku u tlačítka Vložit zástupný symbol a ze zobrazené nabídky vyberte typ objektu, který se má do rozložení přidat. Volba Obsah je univerzální obsah, umožňující vytvořit seznam, graf, tabulku atd. 4. V předloze snímku vykreslete přidávaný objekt tažením myší. 5. Klepněte na tlačítko Zavřít předlohu. Při vkládání nového snímku se vytvořené rozložení nabídne pod názvem Vlastní rozložení, popř. 1_Vlastní rozložení atd. Nově vytvořené rozložení snímku je součástí vytvářené prezentace. Jestliže prezentaci uložíte jako šablonu, bude nové rozložení využitelné ve všech prezentacích, vytvořených na základě této šablony. Vzhled textu Nastavení písma Pro nastavení vzhledu písma použijte sekci Písmo, umístěnou na kartě Domů. V této sekci je k dispozici také tlačítko pro přeškrtnutí písma a tlačítko s písmeny Aa, kterým si zobrazíte nabídku možností pro převod malých a velkých písmen. Tlačítko se symbolem AV upravuje rozestup mezi písmeny, tlačítko s gumou vymaže veškeré formátování. Dialogové okno pro kompletní nastavení písmo zobrazte klepnutím na malé tlačítko s ležatým křížkem, které je umístěno v pravém dolním rohu sekce Písmo. V dialogu je k dispozici nová volba Jednotná výška znaků

26 Zarovnání Sekce Zarovnání, umístěná na kartě Domů, obsahuje tlačítka pro zarovnání a orientaci textu a pro tvorbu odrážek a číslování. Nastavení odrážek a číslování je prakticky stejné, jako u předchozích verzí. Pro zobrazení okna pro nastavení dorážek a číslování klepněte na šipku u tlačítka pro nastavení odrážek nebo číslování a zvolte příkaz Odrážky a číslování. Sekce Zarovnání obsahuje některá nová tlačítka: Napravo od tlačítek pro vodorovné zarovnání textu je tlačítko Sloupce se šipkou a dvěma sloupci, které umožňuje dělit text do sloupců. Tlačítko Směr textu umožňuje otáčení textu různým směrem. Tlačítko Zarovnat použijte pro svislé zarovnání textu. Vzhled textového pole PowerPoint 2007 poskytuje další rozsáhlé možnosti pro formátování textu, které nastavíte v okně pro formát textového pole. Pro zobrazení tohoto okna klepněte na tlačítko Směr textu nebo Zarovnání a použijte poslední příkaz Další možnosti. Pro úpravu nadpisů stačí do něj postavit kurzor, u seznamu je nutné potřebný text označit jako blok. Zobrazené okno vám poskytne celou řadu možností pro vnitřku textu (může se nastavit částečně průhledná), barvu a tvar obrysu textu a plynulý přechod v barvě písma. Dále můžete nastavit různé typy stínování a vytvářet plastické písmo (sekce Prostorový efekt). Sekce Otočení v prostoru umožňuje otáčení textu obdobně, jako u WordArtu. Sekci Textové pole použijte pro zarovnání a orientaci textu. Dialogové okno pro formát textového pole zcela nahradí dříve používaný WordArt a v mnoha směrech jej i předčí. Vkládání objektů Pro vložení objektu na snímek použijte jeden ze tři následujících postupů: 1. Přejděte na kartu Vložení a klepněte na potřebné tlačítko. 2. U snímku se sekcí Obsah můžete vložit tabulku, objekt SmartArt, obrázek nebo klipart klepnutím na odpovídající ikonu. 3. Do prezentace vložte snímek Obrázek s titulkem a klepněte na ikonu obrázku. Vložení tabulky Při vkládání tabulky tlačítkem Tabulka na kartě Vložení zvolte vhodný postup: 1. Vložit tabulku zobrazí okno, ve kterém zvolte počet řádků a sloupců tabulky. 2. Navrhnout tabulku umožní nakreslit návrh tabulky myší. 3. Tabulka Excel vloží tabulku, vytvářenou programem MS Excel

27 Při klepnutí na ikonu tabulky na snímku se zobrazí okno pro vložení tabulky. Tabulka se vloží již s pozadím, a to i u prezentace bez motivu nebo grafiky, ale bez orámování. Pro práci s tabulkou ji označte klepnutím; tím se zobrazí další dvě karty: Návrh a Rozložení. Úprava tabulky na snímku je prakticky stejná, jako u textové tabulky Wordu. Pro kvalitní grafické ztvárnění tabulky je výhodné použít některý ze stylů, nabízených na kartě Návrh. Vložení SmartArtu Obrázek SmartArtu je podstatným rozšířením diagramů, známých z Office Umožní vám do snímku vložit obrázek s různými typy organizačních a diagramů, hierarchická znázornění, návaznosti procesů, cykly atd. Vložené obrázky SmartArtu můžete opatřit textem a PowerPoint 2007 nabízí velké možnosti pro jejich grafickou úpravu. Protože SmartArt je novinkou Office 2007, prezentaci obsahující obrázky SmartArtu nemůžete převést na formát předchozí verze. Tvorba grafu PowerPoint 2007 nemá vlastní nástroj pro tvorbu grafů. Po vložení grafu se paralelně spustí Excel a graf tedy budete vytvářet v Excelu. Zavřením Excelu se graf uloží. Vložení obrázku Jestliže vložíte obrázek pomocí tlačítka Obrázek na kartě Vložení, nebo klepnutím na ikonu v sekci Obsah, obrázek se vloží v původní velikosti. Jestliže však použijete typ snímku Obrázek s titulkem a klepnete do sekce pro obrázek, velikost obrázku se přizpůsobí rámečku a obrázek ořízne při zachování poměru stran. Po označení obrázku klepnutím se aktivuje karta Nástroje obrázku Formát, kde naleznete prvky pro úpravu obrázku. V sekci Styly obrázků je k dispozici řada možností pro orámování, tvary a natočení obrázku. V toto sekci je také tlačítko Tvar obrázku, zobrazující automatické tvary. Po vybrání tvaru se obrázek ořízne do zvoleného tvaru a velikost obrázku se nezmění

28 Použití a tvorba motivů Motivy jsou novinkou v kompletu Office 2007 a zahrnují grafické ztvárnění prezentace. Pro úpravu prezentace si můžete zvolit některý z nabízených motivů nebo si vytvořit motiv vlastní. Pro použití motivu použijte tento postup: 1. Přejděte na kartu Návrh. 2. V sekci Motivy klepněte na šipku vpravo dole (s bublinkou Více). Tím zobrazíte seznam všech motivů. 3. Na motiv, který chcete použít, ukažte myší. Formátování motivu se zobrazí v aktuálním snímku jako náhled. 4. Motiv vložte do prezentace klepnutím. Motiv se použije u všech snímků prezentace včetně nově vložených. 5. Pro odstranění motivu klepněte na první volbu zleva v první řadě. Tím se ze snímků odstraní veškeré formátování Zvolený motiv můžete také upravit a uložit si jej jako vlastní motiv: 1. Zvolte výchozí motiv. V sekci Motivy jsou vpravo tři malá tlačítka, kterými zvolený motiv upravíte. 2. Klepněte na tlačítko Barvy a zvolte některou z nabízených sad barev nebo volbou Vytvořit nové barvy motivu zvolte barvy podle potřeby. 3. Klepněte na tlačítko Písma a vyberte vhodnou znakovou sadu. 4. Klepněte na tlačítko Efekty a označte některou z voleb pro vzhled výplní u grafiky. Efekty nelze individuálně nastavit, je možné je pouze vybrat z nabídnuté sady. 5. Klepněte na šipku Více a zvolte příkaz Uložit aktuální motiv. Vyplňte vhodný název a potvrďte. Vytvořený motiv se uloží do instalace kompletu Office jako soubor s příponou thmx. Proto jej můžete použít i při příštím použití programu, a to pro jakoukoliv prezentaci. Součástí motivu není formát seznamu. Jestliže chcete např. jako odrážky použít obrázky z klipartu, musíte toto nastavení provést v předloze prezentace. Přechod snímků, animace a spouštění prezentace Přechod snímků Nastavení přechodu mezi snímky provedete v PowerPointu 2007 takto: 1. Přejděte na kartu Animace. 2. V sekci Přechod na tento snímek klepněte na šipku e spodní části sekce (s nápisem Více). Tím se zobrazí celá nabídka přechodů. 3. Ukázku přechodu si promítněte najetím myší na potřebné tlačítko. 4. Přechod u aktuálního snímku nastavte klepnutím. Tlačítkem Rychlost můžete změnit rychlost zvoleného přechodu. 5. Pro nastavení přechodu u celé prezentace klepněte na tlačítko Použít u všech. 6. Volbami Přejít na snímek zvolte, jestli se má přecházet na další snímek automaticky nebo ručně

29 Animace Animaci prvků na snímcích můžete nastavit dvěma způsoby. Při rychlém způsobu postupujte: 1. Přejděte na kartu Animace. 2. Označte potřebný prvek. 3. Klepněte na šipku Animovat a vyberte vhodnou volbu. 4. Volba Zmizení znamená postupné prolnutí textu, volba Rolovat zobrazení písma po řádcích, volba Přílet je přílet textu zespoda. 5. U seznamů můžete animovat všechen text najednou nebo podle první úrovně seznamu. Animaci do dalších úrovní seznamu nastavit nelze. Pro důmyslnější nastavení animace použijte uvedené tlačítko a příkaz Vlastní animace nebo přímo tlačítko Vlastní animace. Tím se vpravo zobrazí podokno pro nastavení animace. Práce s tímto podoknem je stejná, jako u PowerPointu verze Časování a spuštění prezentace Pro tato nastavení použijte kartu Prezentace. Hlavní tlačítka jsou tyto: 1. Tlačítkem Nastavit prezentaci zobrazte okno pro předvádění prezentace (stejné, jako u verze 2003). 2. Tlačítkem Vyzkoušet časování spusťte prezentaci se záznamem časování. Jestliže vyřadíte volbu Použít vyzkoušená časování, musíte použít ruční přechod. 3. Pro skrytí snímku použijte tlačítko Skrýt snímek. Pro spuštění prezentace použijte klávesu F5. Jinou možností je přejít na kartu Prezentace a použít tlačítka Od začátku nebo Z aktuálního snímku. Předloha snímků a tvorba šablony PowerPoint 2007 umožňuje, aby se v prezentaci použilo několik předloh snímků, odlišených podle rozložení snímku. To vám umožní vytvořit například odlišnou předlohu pro titulní snímek prezentace. Postupujte takto: 1. Na kartě Zobrazení klepněte na tlačítko Předloha snímků. 2. V levé části okna klepnutím postupně označte potřebný typ snímku. 3. Upravte předlohy zvolených typů snímku. 4. Klepněte na tlačítko Normální a tím zavřete zobrazení předlohy. Vytvořenou předlohu zpravidla uložíte jako šablonu, aby byly vytvářené prezentace jednotné. Přitom můžete s výhodnou použít některý motiv a v předloze provést jen dílčí úpravy. Použijte následující kroky: 1. Založte novou prázdnou prezentaci. 2. Zvolte vhodný motiv

30 3. Zobrazte předlohu snímku. 4. V levé části okna postupně označte potřebná rozložení snímku a proveďte potřebné úpravy (např. výběr vhodného klipartu pro odrážky, vložení obrázku jako loga atd.). 5. Klepněte na tlačítko Řazení snímků. 6. Vložený úvodní snímek odstraňte. Tím jste vytvořili prázdnou prezentaci, obsahující pouze předlohy. Nyní ji uložte jako šablonu: 1. Klepněte na tlačítko Office. 2. Klepněte na příkaz Uložit jako a zobrazte okno pro uložení souboru. 3. V seznamu Typ souboru nastavte volbu Šablona aplikace PowerPoint (*.potx). 4. Vlastní šablony je zpravidla výhodné ukládat do zvláštní složky. Proto při prvním uložení vlastní šablony klepněte na tlačítko Vytvořit novou složku (v pravé horní části okna je druhé zprava). Vyplňte název složky a potvrďte. 5. Uložení šablony ukončete tlačítkem Uložit. Z uživatelské šablony vytvoříte novou prezentaci takto: 1. Klepněte na tlačítko Office a použijte příkaz Nový. 2. V levé části zobrazeného okna klepněte na volbu Šablony. Tím se zobrazí běžné dialogové okno pro vytvoření nové prezentace, známé z předchozích verzí programu. 3. V tomto okně klepněte na záložku se jménem složky, obsahující vytvořené šablony. 4. Zvolte potřebnou šablonu a potvrďte