Vladimír Svoboda Moduly, zásadní zjednodušení procesního modelování

Transkript

1 Vladimír Svoboda Moduly, zásadní zjednodušení procesního modelování Metodika procesního modelování a další vyuţití procesních modelů ve firemní praxi SIVOP s.r.o. 1

2 Uvedení firmy. SIVOP, s.r.o. Stránského Brno Czech Republic mobil mail: Skype: meckadoma

3 Cíl prezentace. Co to je firemní proces? Jak se dělá procesní model? Proč můţe být procesní model vyuţit ve firemní praxi? SIVOP s.r.o. 3

4 Obsah prezentace. 1. Úvod. 2. Základní informace o firemních procesech a jejich modelování. 3. Metodika procesního modelování. 4. Moduly, konkrétní vyuţití procesních modelů pro střední firmy SIVOP s.r.o. 4

5 Informace o firmě. SIVOP s.r.o. byl zaloţena Od roku 2002 se zabývá poradenství v oblasti firemních procesů a IS. Více neţ 50 poradenských projektů. Klientela od menších firem po podniky s obratem 3 MLD SIVOP s.r.o. 5

6 Čím se zabýváme. Posláním firmy SIVOP s.r.o. je umoţnit středním podnikům vyuţít přínosy procesního modelování v reálném firemním provozu. Základním východiskem je orientace na firemní procesy. Našimi klienty jsou střední podniky. Vše co děláme je orientováno na praktické a reálné vyuţití u našich klientů SIVOP s.r.o. 6

7 Reference. Velké podniky: OHL ŢS a.s., Mitas a.s., AVG Technologies s.r.o. Linaset a.s. Střední podniky: AUQUA- STYL s.r.o., Severochema v.d. Bravoll s.r.o. Medifine s.r.o. Procesní optimalizace: Český Caparol s.r.o. Swell s.r.o. Spolupráce s dalšími poradenskými firmami, Mendelovou Univerzitou SIVOP s.r.o. 7

8 Základem jsou firemní procesy. Mantra, módní pojem. Organizovaný opakující se sled na sebe navazujících činností (aktivit) transformujících vstupy na výstupy (materiál, informace) s vyuţitím zdrojů (lidé, technologie, ICT, peníze). Procesy realizují vše, co se děje ve firmě. Jdou napříč organizačními strukturami, strukturami IT, geografickými lokacemi, sklady, technologiemi, zaměstnanci a dalšími firemními entitami SIVOP s.r.o. 8

9 Specifika středních firem. Velká dynamika. Specifické metody tvorby know how. Časté vyuţití metody pokusů a omylů. Velký důraz na vlastní předmět podnikání. Omezené zdroje. Netradiční struktury SIVOP s.r.o. 10

10 Procesní přístup ve středních firmách. Musí být zaloţen na procesním modelu. Procesní model je srozumitelný popis firemních procesů. Modulární přístup k procesnímu modelu minimalizuje nároky na zdroje SIVOP s.r.o. 11

11 Procesní modelování. Bod programu číslo 2. Jak se dělá procesní model. Metodika procesního modelování SIVOP s.r.o. 12

12 Procesní analýza, procesní model. Procesní model je srozumitelný popis procesů, simuluje reálné chování firmy. Procesní model je základním výstupem procesní analýzy. Modeluje se dle metodiky garantující efektivitu. Vyuţívají se procesní modeláře, coţ je propojení grafiky s databází. Součástí metodiky společnosti SIVOP s.r.o. je i vyuţití Enterprise Architectu SIVOP s.r.o. 13

13 Ukázka procesního modelu v Enterprise Architectu SIVOP s.r.o. 14

14 Základní elementy modelu. act Ukázkov ý... :Ředitel družstva act Realizace zakázky... Dokumenty:::3D CAD model act Ukázkov ý proc... act Ukázkov ý p... Událost act Ukázkov ý proc... Aktiv ita, elemntární činnost, například zaev idov ání faktury do systému act Ukázkov ý proc... Rozhodnutí ano/ne act Ukázkov ý p... Koncový stav act Uk... :EKO Jedinečné o Událost o Aktivita o Rozbočovač o Fork Join o Stav Instantní o IT Systém o Organizační jednotka o Dokument Vazby

15 Struktura aktivity

16 Metodika procesní analýzy. Metodika kodifikuje postup projektu, je klíčová pro úspěch. Metodika je podrobně zpracována do podoby manuálu, který je součástí dokumentace kaţdého projektu. Sama tvorby procesní analýzy v řadě ohledů klientovi pomůţe SIVOP s.r.o. 17

17 Metodika procesní analýzy. Fáze 1. Aktivace projektu, zahajovací setkání. Fáze 2. Semináře, tvorba základního toku procesů. Fáze 3. Upřesnění podoby procesů, organizační struktura, dokumenty, vyuţití stávajícího SW. Fáze 4. Schválení finálního modelu. Fáze 5. Závěrečné úpravy modelu. Metodika dále zahrnuje organizační strukturu projektu, dokumenty projektu, technickou podporu projektu, řízení projekt a další. (Best practice, nejlepší praxi) SIVOP s.r.o. 18

18 Využití procesního modelu. Moduly sluţeb SIVOP s.r.o. K čemu je to dobré, jak vyuţít procesní model? SIVOP s.r.o. 24

19 Struktura modulů Express Basic Poţadavky na IS Kvalita Lidské zdroje Řízená implementace Rapid Choice Optimum SIVOP s.r.o. 25

20 Express. Je vhodný pro menší firmy. Je velmi univerzální a flexibilní, takţe ho lze vyuţít i pro vstupní seznámení se s metodikou procesního modelování ve větších firmách. Je diagnostickým nástrojem při před akvizicí firmy, kdy zpravidla doplňuje finanční analýzu a dává novému investorovy nástroj pro rychlé ovlivňování provozu firmy SIVOP s.r.o. 26

21 Express. Modul Express Základní diagramy nejdůležitějších procesů do 50 mil obratu 6 Celkem dnů 6 Celkem CZK ,00 Kč SIVOP s.r.o. 27

22 Express, přínosy. Základní procesní model firmy. Elementární představu o tom, co se ve firmě děje. Základní toky aktivit, události, vyuţiti IS, vyuţití lidských zdrojů, dokumentů, případně dalších vstupů a výstupů. Výbornou představu o tom, co to je procesní modelování a k čemu je ve firmě rozumně pouţitelné. Nastavení všech projektových struktur, tedy teamu, adresářů, základní podoby procesů a jejich vazeb, Share Pointu jako východiska pro další práci s modelem SIVOP s.r.o. 28

23 Basic. Cílem modulu Basic je vytvořit přehled o struktuře procesů a jejich vazbách. V procesním modelu jsou podchyceny základní události, stavy a toky aktivit. V průběhu modelování zpravidla vzniká i parciální přehled o dalších prvcích modelu, jako jsou dokumenty, pouţívané IS či role. Modul lze vyuţít jako základ pro další moduly. Výstupem je základní podoba stav všech procesů SIVOP s.r.o. 29

24 Basic. Modul Basic Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Základní diagram všech 8 15 procesů Celkem dnů 8 15 Celkem CZK ,00 Kč ,00 Kč SIVOP s.r.o. 30

25 Basic přínosy. Moţnost se zorientovat v tom, jestli v procesní struktuře některé procesy či vazby nechybí a jestli jestli je základní průběh v pořádku. Pro řadu firem je model, jeţ je výstupem modulu zcela vyhovujícím podkladem pro další, zpravidla dosti rozsáhlé optimalizační kroky.: Zajištění souladu procesů se strategií. Rozsáhlá změna procesů (reengineering). Postupné optimalizační kroky. Velkým přínosem pro klienta je také otevření vnitřní diskuse o podobě procesů v průběhu analytických prací SIVOP s.r.o. 31

26 Požadavky na IS. Modul je orientován na vyuţití procesních modelů v informačních technologiích. Zahrnuje definici poţadavků na funkcionality. Přiřazení vah z hlediska důleţitosti pro klienta. Vytvoření modelu poţadavků na funkcionality informačního systému SIVOP s.r.o. 32

27 Požadavky na IS. Modul Požadavky na IS Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Modul Basic 8 15 Požadavky na 1 3 funkcionalitu IS Celkem dnů 9 18 Celkem CZK ,00 Kč ,00 Kč SIVOP s.r.o. 33

28 Požadavky na IS, přínosy. Revizi stávajícího informačního systému. V mnoha případech se totiţ ukazuje, ţe efektivní vyuţití stávajícího informačního systému je lepší, neţ rozsáhlá investice. Podklad pro vytvoření nového IS a to jak, na základě standardního řešení (ERP, PDM, CRM), tak vývojem na zakázku SIVOP s.r.o. 34

29 Řízená implementace. Řízená implementace vyuţívá modelu poţadavků na funkcionalitu pro řízení jejich implementace do informačního systému. V rámci modulu je také prověřován dopad spuštění nového informačního systému do firemních procesů a tím provozu firmy. (Stav as is a to be ) SIVOP s.r.o. 35

30 Řízená implementace. Modul Řízená implementace Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Modul Požadavky na IS 9 18 Revize smluv s 1 2 dodavatelem SW Implementační dozor 5 15 Celkem dnů Celkem CZK ,00 Kč ,00 Kč SIVOP s.r.o. 36

31 Řízená implementace, přínosy. Striktní dohled nad definovanou prací s poţadavky na funkcionalitu v rámci zlepšení nebo vytváření IS. Klient je rovnocenným partnerem dodavatele v rámci celého implementačního procesu. Je zajištěno, ţe po spuštění IS nedojde k zásadním problémům v běhu procesů a tím k provozním těţkostem ve firmě. Je zajištěno, ţe podoba procesů po implementaci je vyhovující z hlediska strategie firmy SIVOP s.r.o. 37

32 Rapid choice. Poţadavky na IS. Oslovení celého trhu bez apriorních restrikcí a následného strukturovaného výběru nejvhodnějšího. Elektronické podáním nabídek a jejich softwarovým zpracováním. Vyuţití procesního modelu ze strany dodavatele při jejich srozumitelné prezentaci. Modul je opřen o řadu metodik a postupů, které jsou ovšem, stejně jako software pro zpracování nabídek vyuţívány nedogmaticky SIVOP s.r.o. 38

33 Rapid Choice. Modul Rapid Choice Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Modul Požadavky na IS 9 18 Zpracování nabídek Rapid Chocie Tool Řízené prezentace 3 5 finalistů Závěrečný seminář a 1 4 reference Revize smluv s 1 2 dodavatelem SW Implementační dozor 5 15 Celkem dnů Celkem CZK Kč ,00 Kč SIVOP s.r.o. 39

34 Rapid Choice, přínosy. Jasná představa o tom, jak chce pouţívat IS. Nalezení odpovídajícího IS systému zcela průhledným a reprodukovatelným způsobem bez apriorních restrikcí na trhu. Uzavření kontraktu, který minimalizuje riziko problémů při implementaci. Řízení poţadavků na funkcionalitu v průběhu implementačního procesu. Zajištění konzistence stavu procesů as is a to be, tedy před o po implementaci nového systému. Obecná minimalizace rizik spojených s implementací IS spojená s optimalizací poměru Cena/Výkon SIVOP s.r.o. 40

35 Kvalita. Příčiny neshod jsou svázány s poruchami aktivit a řetězí se (přenáší) v toku procesu. Poruchy aktivit a jejich chování v procesech můţe být statisticky popsáno a analyzováno. Model můţe slouţit také jako podklad pro identifikaci kontrolních bodů, které mohou být do modelu zaneseny. Vytvoření ISO dokumentace z procesního modelu. ISO dokumentace je generována jako sestava. Stanovení metrik, tedy měřitelných veličin v procesech. Vţdy musí vycházet a reality procesů a tím jejich důkladné analýzy, zejména z moţných stavů, ve kterých procesy končí SIVOP s.r.o. 41

36 Kvalita. Modul Kvalita Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Modul Základní model 8 15 Dokumenty 1 2 Požadavky ISO 1 3 Vazba na organizační 1 3 strukturu Celkem dnů Celkem CZK ,00 Kč ,00 Kč SIVOP s.r.o. 42

37 Kvalita, přínosy. Moţnost sledování příčin neshody (nekvality, nejakosti) z procesního hlediska. Vytvoření ISO dokumentů svoji strukturou a obsahem odpovídající reálným dějům a strukturám ve firmě. Stanovaní metrik s vysokou vypovídací schopností SIVOP s.r.o. 43

38 Lidské zdroje. Definice vazby mezi organizační strukturou a aktivitami v procesech. Aktivitám je moţné připsat role (skladník, vedoucí výroby, řidič). Vazby na aktivity mohou být dále strukturované (Vykonává, Je informován, Definuje). K aktivitám lze doplnit stručný popis, nebo podrobné popisy různých variant realizace aktivit ve formě strukturovaného bodového scénáře Výstupní sestavy definují, kdo ve firmě jakým způsobem co vykonává a za co zodpovídá SIVOP s.r.o. 44

39 Lidské zdroje. Modul Lidské zdroje Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Modul Basic 8 15 Popis rolí a organizační 1 2 struktura Pracovní postupy dle rolí 1 3 Celkem dnů Celkem CZK ,00 Kč ,00 Kč SIVOP s.r.o. 45

40 Lidské zdroje, přínosy. Definice toho kdo, za co a jak ve firmě dělá a co k tomu potřebuje. Pracovní postupy jako návody pro zaměstnance, zachování know how při odchodu zaměstnanců. Organizační strukturu dobře odpovídající reálnému chodu firmy. Školící materiály pro přijímání nových zaměstnanců. Náplně rolí pro pracovněprávní vztahy SIVOP s.r.o. 46

41 Optimum. Modul Optimum se zabývá základní úlohou, kterou klienti spojují s procesní analýzou a procesním modelem. Stav to be a stav as is. Je zásadní rozdíl mezi optimalizací postupným zlepšováním a radikální změnou procesů (reengineering). Modul Optimum je pouţitelný v obou případech. V procesním modelu lze identifikovat slabá místa (procesů aktivit) a navrhnou jejich novou podobu. Pro jejich návrh lze pouţít zdravý rozum, ( dodefinují chybějící procesy, kritéria pro rozhodnutí. Tím vznikne návrh nové podoby procesů, stav to be. Je však nutné prověřit realizovatelnost stavu to be buď v modelu, nebo i v realitě. V rámci tohoto prověřování vznikají materiály a poučení garanti procesů pro školení Pokud slabá místa procesů není moţné odstranit bez vyuţití teoreticky podloţených postupů (Six Sigma, TOC, štíhlá výroba) SIVOP s.r.o. 47

42 Optimum. Modul Optimum Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Modul Basic 8 15 Popis stávajících IS 1 3 Popis rolí a organizační 1 2 struktura Pracovní postupy dle rolí 1 3 Diagnostika slabých míst 1 3 Ověření optimalizovaných struktur 2 10 Školení, nové pracovní 1 5 postupy Spuštění, dozorovaný 1 5 provoz Celkem dnů Celkem CZK ,00 Kč ,00 Kč SIVOP s.r.o. 48

43 Optimum, přínosy. Návratnost dle údajů z literatury u takovýchto optimalizačních projektů je asi 6 měsíců. (Filip Šmída Zavádění a rozvoj procesního řízení) Systematická optimalizace procesů je základní úlohou manaţera. K ní dostává klient v modulu Optimum, uchopitelný, reprodukovatelný, prověřený, cenově dostupný a na konzistentních východiscích zaloţený nástroj. Poţadavek na optimalizaci procesů je základním cílem většiny implementací ICT nebo ISO norem. Modul Optimum můţe představy klienta o optimalizaci procesů dosáhnout neporovnatelně jednodušeji, rychleji, s menšími riziky a levněji SIVOP s.r.o. 49

44 Struktura modulů Express Basic Poţadavky na IS Kvalita Lidské zdroje Řízená implementace Rapid Choice Optimum SIVOP s.r.o. 50

45 Děkuji za pozornost. SIVOP, s.r.o. Stránského Brno Czech republic mobil mail: skype: meckadoma