UŽIVATELSKÉ ROZHRANÍ PRŮVODCE WEBOVÝM PORTÁLEM EDITEL

Transkript

1 UŽIVATELSKÉ ROZHRANÍ PRŮVODCE WEBOVÝM PORTÁLEM EDITEL

2 1 ÚVOD Přihlášení do aplikace Postup spuštění a přihlášení do aplikace Odhlášení z aplikace Pracovní prostředí Úvodní stránka domů Vyhledávání a prohlížení zpráv Prohlížet Systémové filtry hledání Export výsledků vyhledávání Uživatelské filtry hledání Operace s dokumenty Detail zprávy Metadata zprávy Data zprávy PDF náhled Graf linkování Poznámka Editovat párování Reporty Webedi Export Typy zpráv Nová zpráva Manuální vytváření nové zprávy Import zprávy Kopírování zprávy Turn-around zpráva Volba jazykové mutace uživatelského rozhraní Nastavení uživatelského profilu /33

3 3.6.1 Můj profil Uživatelský číselník Elektronický podpis Přehled nejčastěji používaných EDIFACT zpráv Kontakty /33

4 1 ÚVOD Ruku v ruce s rostoucím rozšířením automatizace obchodních procesů v nejrůznějších oblastech podnikání a veřejných služeb a současně s růstem počtu zasílaných elektronických dokumentů, vzrůstá důležitost spolehlivého nástroje pro sledování těchto procesů. Společnost EDITEL vnímá tento trend jako příležitost k zavedení efektivnějšího řízení obchodních procesů. Za tímto účelem vyvinul produktovou řadu řešení, která sdílí obdobné uživatelské rozhraní. Průvodce tímto rozhraním se Vám, našim zákazníkům, nyní dostává do rukou. Společnosti různých velikostí mají díky této službě a internetovému připojení okamžitý přístup k elektronickému obchodování se svými obchodními partnery. Služba odstraňuje nutnost implementace konvertoru na straně účastníků transakce, sama totiž představuje konvertor přístupný na Internetu. Uživatel služby může přijímat, vytvářet, editovat, prohlížet, tisknout, archivovat a odesílat požadované standardní EDIFACT zprávy. Součástí poskytovaných služeb je i archivační řešení určené pro dlouhodobou archivaci dokumentů a to nejen těch obchodních či nějakým způsobem spojených s EDI komunikací. S cílem vyvinout aplikaci s hladkým, efektivním a sledovatelným tokem dat mezi ní a exite Business Integration Network, disponuje plně automatizovaným rozhraním s exite. S veškerou špičkovou technologií a se zřetelem na nejmodernější bezpečnostní standardy v se EDITELu podařilo vybudovat řešení, které je snadno dostupné, jednoduché pro uživatele a připravené k snadnému rozšiřování do budoucna na základě požadavků zákazníka. Jedná se například o porovnávání obsahu souvisejících dokumentů, schvalovací workflow dokumentů, možnost ručního vložení dokumentů přes webové rozhraní, zasílání libovolných reportů nebo sofistikovaný nástroj určený pro vyhodnocení stavu obchodního procesu v reálném čase a prezentaci vztahu dokumentů v rámci všech obchodních případů. Řešení zaručuje nejvyšší bezpečnostní standard a plně podporuje zpracování všech typů dokumentů a jejich formátů, především však ve formátu EDIFACT. 4/33

5 2 PŘIHLÁŠENÍ DO APLIKACE Pro přístup k službě stačí běžné internetové připojení a jeden z podporovaných internetových prohlížečů uvedených níže. Samotná komunikace se serverem poskytujícím službu je zabezpečena protokolem SSL. Na straně uživatele služby je potřebné naimportovat do zvoleného podporovaného prohlížeče certifikát pro SSL komunikaci a klientský certifikát pro autentizaci vydaný poskytovatelem služby. Pro správné fungování si prosím v nastavení internetového prohlížeče odblokujte automaticky otevíraná okna. Žádná další instalace ani jiné zásahy do softwarových nebo hardwarových prostředků na straně uživatele služby není nutná. Seznam podporovaných internetových prohlížečů: Internet Explorer 11 a vyšší, Firefox, Google Chrome 2.1 POSTUP SPUŠTĚNÍ A PŘIHLÁŠENÍ DO APLIKACE 1. otevřete internetový prohlížeč 2. zadejte příslušnou adresu 3. zadejte uživatelské jméno a heslo (je nutné rozlišovat velká a malá písmena a diakritiku). Přístupové heslo si můžete kdykoli sami změnit v Profilu uživatele (klikněte na Přihlašovací jméno v pravém horním rohu prohlížeče/ Můj profil/ Změnit heslo). Po přihlášení se zobrazí informace o posledním přihlášení a posledním neúspěšném pokusu o přihlášení pod Vaším účtem. 5/33

6 Pokud zjistíte, že jste v čase posledního přihlášení aplikaci nepoužívali, neprodleně informujte podporu a změňte si přístupové heslo. 2.2 ODHLÁŠENÍ Z APLIKACE Pro odhlášení z aplikace klikněte v pravém horním rohu na Přihlašovací jméno (ve většině případů jméno aktuálně přihlášeného uživatele) a v nabízeném menu zvolte položku Odhlásit. V případě dlouhodobé nečinnosti budete z aplikace odhlášeni automaticky. 6/33

7 3 PRACOVNÍ PROSTŘEDÍ Pracovní prostředím rozumíme uživatelské rozhraní ve webovém prohlížeči pro obsluhu služby pro komunikaci s obchodními partnery. Umožňuje zejména zobrazovat, přijímat, vyhledávat, vytvářet, odesílat a tisknout dokumenty. Funkce nabízené uživateli v uživatelském rozhraní se mohou lišit v závislosti na objednaných a aktivovaných službách. K navigaci v pracovním prostředí služby slouží Hlavní menu umístněné horizontálně pod horním okrajem okna prohlížeče a Pracovní plocha umístněná pod ním. Položky Hlavního menu: Domů Prohlížet Nová zpráva Volba jazyka uživatelského rozhraní Nastavení aktuálně přihlášeného uživatele Některé položky menu obsahují po rozkliknutí další volby. Více informací k jejich obsahu naleznete v následujících kapitolách. Výběrem položky v Hlavním menu se na Pracovní ploše zobrazují příslušné informace jako výsledky hledání, seznamy zpráv, náhledy zpráv, formuláře, uživatelské reporty, uživatelské nastavení atp. 3.1 ÚVODNÍ STRÁNKA DOMŮ Po přihlášení najdete na úvodní Domovské stránce nejaktuálnější informace a novinky. Zobrazí se Vám informace o posledním přihlášení a posledním neúspěšném pokusu o přihlášení pod Vaším účtem, případně také informace o blížící se expiraci Vašeho hesla. Pokud zjistíte, že jste v čase posledního přihlášení aplikaci nepoužívali, neprodleně informujte podporu a změňte si přístupové heslo. Domovskou stránku je také možné uživatelsky přizpůsobovat a umísťovat na ni různé přehledy a reporty, což dále zefektivňuje práci s aplikací. 3.2 VYHLEDÁVÁNÍ A PROHLÍŽENÍ ZPRÁV PROHLÍŽET Další položkou Hlavního menu je Prohlížet. Kliknutím na položku Prohlížet v Hlavním menu se dle nastavených uživatelských oprávnění zobrazí vertikální seznam a v něm volby s předdefinovanými vyhledávacími filtry (Vše, Rozpracované, Přečtené, Nepřečtené, Odeslané) společně se seznamem dostupných typů zpráv (Objednávka, Faktura, ). 7/33

8 Toto menu slouží jako rychlá volba pro zobrazení seznamu zpráv a pro vyhledávání pod zvoleným typem zprávy nebo filtrem. Ke každé položce menu Prohlížet je přiřazen vyhledávací formulář obsahující specifika pro daný typ filtru nebo zvolený typ zprávy, který umožňuje blíže zadat další kritéria pro zobrazení požadovaných zpráv, například odesílatele, příjemce, datum vytvoření nebo přijetí zprávy atp. Umístěním kurzoru myši na název kteréhokoli pole ve formuláři se zobrazí kontextová nápověda k danému poli. Vyhledávací formulář je rozdělen do dvou částí pro Základní a Podrobné vyhledávání. Pomocí polí podrobného vyhledávání je možné získat přesnější výsledky. Kliknutím na tlačítko Podrobné hledání je umožněn přístup k příslušným vyhledávacím polím, která se objeví pod základním vyhledávacím formulářem. Po vyplnění požadovaných hodnot a kliknutí na tlačítko Vyhledat ve spodní části vyhledávacího formuláře je obsah formuláře odeslán do aplikace. Následně se pod vyhledávacím formulářem zobrazí seznam výsledků, které vyhovují zadaným kritériím, kde každý zobrazený řádek odpovídá jedné zprávě dokumentu. Pro započetí vyhledávání je nutné zadat alespoň jedno kritérium. V případě, že zvoleným kritériím vyhovuje větší počet zpráv, jsou výsledky stránkovány. Mezi jednotlivými stránkami je možno jednoduše procházet. Počet výsledků na stránku je možné definovat v menu Můj profil, které zobrazíte kliknutím na váš login na liště Hlavního menu v pravém horním rohu okna prohlížeče. Jako optimální se jeví nastavení 100 výsledků na stránku. Nastavení výrazně vyššího počtu zobrazovaných zpráv na stránce může vést ke zpomalení procesu vyhledávání a problému se zobrazením v prohlížeči. 8/33

9 V závislosti na složitosti vyhledávání a očekávaném počtu výsledných nalezených zpráv nemusí být výsledky hledání zobrazeny ihned po jeho spuštění. V takovém případě se na obrazovce zobrazí ikona průběhu vyhledávání, která informuje uživatele, že probíhá vyhledávání. Počet výsledků je z výkonnostních důvodů omezen. V případě, že zadaným vyhledávacím kritériím vyhovuje větší množství zpráv, než je povolený limit, zobrazí se jen jejich část a aplikace uživatele informuje upozorněním. V takovém případě doporučujeme zadat detailnější kritéria vyhledávání. Pro získání více místa na obrazovce můžete vyhledávací formulář skrýt nebo zobrazit kliknutím na šipku umístěnou v pravém horním rohu. Každý uživatel se může rozhodnout, zda se má Základní vyhledávací formulář automaticky zobrazovat nebo skrýt kliknutím na zaškrtávací políčko Expandované vyhledávání v menu Můj profil, které zobrazíte kliknutím na váš login v pravém horním rohu aplikace. Ke každé zprávě jsou k dispozici základní informace důležité pro její identifikaci. B Stav zprávy: NOVÁ, ROZPRACOVANÁ C (Security) Číslo dokladu D Datum archivace Datum dokladu Datum vytvoření Dokument ID L Odesílatel Partner Příjemce R Reference dokumentu Zabezpečení zprávy: zpráva opatřena el. podpisem, podepsaná a orazítkovaná zpráva, zpráva zabezpečena časovým razítkem Číslo dokumentu (odpovídá např. číslu objednávky). Indikátor o stavu daného dokumentu. Pokud je nad zprávami nastavena funkcionalita porovnávání dokumentů, bude zde vidět jeho stav. Datum přijetí a uložení zprávy v aplikaci. Datum vzniku dokumentu uvedené ve zprávě. Datum vytvoření výměny Systémový záznam - jedinečné číslo výměny/ interchange v rámci aplikace. Indikuje existenci návazných dokumentů Obchodní partner, který dokument odeslal. Název společnosti, které je zpráva určena. Obchodní partner, který dokument přijal. Odkaz na zdrojová data zprávy. Číslo výměny/ interchange uvedené v datech. 9/33

10 Reference na poř. číslo Reference zprávy Role Partnera S (Status) Typ zprávy N Systémový záznam - interní pořadové číslo zprávy v rámci výměny/ interchange Číslo zprávy v rámci výměny/ interchange uvedené v datech. Udává příchozí nebo odchozí směr zásilky: SENDER odesílaná zpráva, RECIPIENT příjímaná zpráva. Stav doručení dokumentu systému příjemce: POTVRZENO, ODMÍTNUTO, ČEKÁ NA POTVRZENÍ Typ zprávy Poznámka ke zprávě. Ve filtru typů zpráv jsou navíc k dispozici vybraná metadata jako například číslo faktury, datum splatnosti, částka bez DPH apod. Metadata se liší v závislosti na typu zprávy. Pořadí, aktivaci a deaktivaci sloupečků v seznamu je možné libovolně přizpůsobit zvolením položky menu Spravovat hledání. Přizpůsobení probíhá jednoduchým přetažením pomocí myši. Pro aktivaci sloupce v seznamu zpráv klikněte na levé straně (Všechny sloupce) na požadovanou položku a přetáhněte ji na pravou stranu (Aktivní sloupce). Opačným postupem, přetažením položek zprava doleva dojde k jejich deaktivaci v seznamu zpráv. 10/33

11 3.2.1 SYSTÉMOVÉ FILTRY HLEDÁNÍ K rychlému vyhledávání obsahuje menu i předdefinované systémové vyhledávací filtry jako je Dnes, Poslední týden, Poslední měsíc - tedy vyhledání všech dokumentů archivovaných dnes, v tomto týdnu atp. Tyto filtry jsou dostupné po zvolení specifického typu zprávy v menu Prohlížet. V závislosti na přidělených uživatelských oprávněních jsou k dispozici také systémové filtry Vše, Rozpracované, Přečtené, Nepřečtené, Odeslané. Pro detailnější vyhledávání můžete použít vyhledávací formulář PŘEČTENÉ ZPRÁVY Seznam přečtených zpráv zobrazíte kliknutím na položku Hlavního menu Prohlížet a výběrem filtru Přečtené. Zobrazí se všechny přečtené zprávy NEPŘEČTENÉ ZPRÁVY Seznam nepřečtených přijatých zpráv zobrazíte kliknutím na položku Hlavního menu Prohlížet a výběrem filtru Nepřečtené. Zobrazí se všechny nepřečtené přijaté zprávy od Vašich obchodních partnerů ODESLANÉ ZPRÁVY Seznam odeslaných zpráv zobrazíte kliknutím na položku Hlavního menu Prohlížet a výběrem filtru Odeslané. Zobrazí se všechny odeslané přijaté zprávy od Vašich obchodních partnerů. Odesílatel si přijetí/nepřijetí dokumentu EDI partnerem může zpravidla zkontrolovat pomocí některého typu akceptační kontrolní zprávy zasílané příjemcem dokumentu: APERAK, CONTRL, COMDIS (= obchodní námitka - akceptace). 11/33

12 ROZPRACOVANÉ ZPRÁVY Seznam rozpracovaných zpráv zobrazíte kliknutím na položku Hlavního menu Prohlížet a výběrem filtru Rozpracované. Zobrazí se všechny rozpracované zprávy. Rozpracované zprávy umožňují uložit částečně vyplněný formulář zprávy a později jej dokončit a odeslat. Pro uživatele s aktivovanou službou IMPORT/ EXPORT se v rozpracovaných zprávách zobrazí všechny importované zprávy EXPORT VÝSLEDKŮ VYHLEDÁVÁNÍ Export výsledků vyhledávání do kancelářské aplikace Microsoft Excel nebo jiného tabulkového procesoru je k dispozici v rolovacím menu Export nad vyhledávacím formulářem. Tato akce provede export všech zobrazených výsledků. Pro export pouze vybraných záznamů provedeme jejich výběr a přes kontextové menu vyvolané kliknutím pravého tlačítka myši spustíme akci export. Je možné označit i více řádků a to podržením klávesy Ctrl a kliknutím levého tlačítka myši na požadovaný řádek s dokumentem. 12/33

13 3.2.3 UŽIVATELSKÉ FILTRY HLEDÁNÍ Uživatelům je k dispozici možnost uložení kritérií-hodnot zadaných do vyhledávacího formuláře pro použití v budoucnu pomocí takzvaných uživatelských filtrů. Definice a použití uživatelských filtrů významně zvyšuje rychlost a efektivitu vyhledávání potřebných dat. Odpadá také nutnost opakovaného zadávání kritérií u často prováděného vyhledávání. Po zadání potřebných kritérií do vyhledávacího formuláře uživatel vyvolá dialog pro uložení filtru pomocí tlačítka Zapamatovat umístěného pod vyhledávacím formulářem a v následném dialogu zadá jeho jméno do políčka pro název. Tlačítko Zapamatovat se objeví až po spuštění vyhledávání. Tlačítkem Zapamatovat vyvoláte dialogové okno, ve kterém můžete zadat název vyhledávacího filtru, popřípadě upravit definici vyhledávacích kritérií. Uživatelské filtry je možné vyvolat jejich výběrem z rolovacího menu, které se nachází nalevo od rolovacího menu Export. Správa filtrů se provádí pomocí odkazu Spravovat hledání, poslední položky ve stejném rolovacím menu. 13/33

14 3.3 OPERACE S DOKUMENTY Kliknutím pravým tlačítkem myši na řádek se zprávou zobrazíte kontextové menu s nabídkou dostupných funkcí nad dokumentem. Nabídka funkcí se liší v závislosti na druhu služby objednané zákazníkem. Dvojklik myší Formulář Detail zprávy Metadata zprávy Data zprávy Více možností Graf linkování Zkopírovat zprávu WebEDI export Export Tisk Zobrazí náhled zprávy. Zobrazí zprávu ve formuláři k editaci Stejně jako u dvojkliku myší, zobrazí náhled zprávy. Zobrazí metadata zprávy získaná při zpracování (např. číslo dokumentu atp.). Zobrazí originální data zprávy, např. EDIFACT. Otevře nové okno s možností přidat poznámku ke zprávě Zobrazí grafické znázornění provázání zprávy s potvrzovací zprávou. Vytvoří kopii zprávy a zobrazí ji ve formuláři k editaci. Umožní uložit zprávu ve formě souboru na lokální disk uživatele. Umožňuje vytvořit export aktuálního seznamu zpráv. Nabídne výběr tiskové sestavy DETAIL ZPRÁVY Poklepáním levým tlačítkem myši na řádek seznamu výsledků dochází k vyvolání nového okna aplikace (nové záložky v závislosti na nastavení internetového prohlížeče) s náhledem na dokument - pro strukturovaná data v čitelné podobě. Pro nestrukturovaná data se po kliknutí zobrazí dialogové okno umožňující stažení požadovaného dokumentu do lokálního úložiště uživatele METADATA ZPRÁVY Vybraná důležitá pole zprávy tedy její metadata je možné zobrazit pomocí položky Metadata zprávy v kontextovém menu. Stránka se zobrazením dat se skládá z několika částí. 14/33

15 OBÁLKA ZPRÁVY V horní části okna jsou zobrazeny informace uvedené v obálce dokumentu. Hodnoty v jednotlivých polích přímo odpovídají jednotlivým datovým částem hlavičky dokumentu. Informace zde uvedené jsou nezbytné pro správné přiřazení výměny k uživatelskému účtu. Umístěním kurzoru myši na jednotlivá pole se zobrazí kontextová nápověda METADATA Ve střední části okna jsou zobrazena metadata vytěžená z úvodní části dokumentu. Metadata jsou přednastavena v rámci systému a jsou specifická pro jednotlivé typy dokladů. V případě strukturovaných dat probíhá vytěžování metadat automaticky. Pro nestrukturovaná data musí být metadata poskytnuta spolu s dokumentem určeným k archivaci. 15/33

16 ŘÁDKOVÁ METADATA Řádková metadata jsou data získaná z obsahu zprávy podobně jako metadata. V tomto případě se ale jedná o data z jednotlivých řádků zprávy tedy například o data položek v objednávce. Tato data se používají pouze k navázání vztahu mezi zprávami a dokumenty a není možné je vyhledávat AKTUALIZACE METADAT Metadata mohou být aktualizována za použití tlačítka Aktualizovat metadata umístěného na obrazovce metadat na posledním řádku vlevo dole. Aktualizace metadat je přístupná jen uživatelům s dostatečným oprávněním OVĚŘENÍ PODPISU ZPRÁVY Podpis dokumentu je ověřován za pomoci veřejné části klíče uloženého v úložišti klíčů aplikace. Při ověření podpisu mohou nastat následující situace a tedy i hlášení: OK Certifikát je nalezen a je platný. OK ale certifikát má prošlou platnost. Certifikát sériového čísla: XXXXXX nebyl nalezen. Podpis nemůže být ověřen. 16/33

17 Je-li certifikát nalezen, je detailní informace o něm k dispozici v okně Podpisový certifikát zprávy CHYBY DOKUMENTU Mezi nejčastější chyby uvedené v tomto seznamu patří chyby, které nastaly v průběhy vytěžování metadat z dokumentu. Tento chybový stav nemá žádný vliv na správnou archivaci dokumentu a aplikaci všech bezpečnostních procedur. V některých případech je možné metadata vytěžit také nad již uloženými dokumenty a tím doplnit chybějící informace. Pro nestrukturované dokumenty musí metadata poskytnout odesílatel. V tomto případě není možné metadata měnit nebo doplnit PRIMÁRNÍ A SEKUNDÁRNÍ VZTAHY Existují-li nějaké vztahy mezi zobrazovaným dokumentem a dokumenty dalšími, jsou zobrazeny v části Sekundární vztahy DATOVÉ FORMÁTY V této části jsou zobrazeny odkazy na verze daného dokumentu dané transformací vnitřního XML. Jedná se například o PDF náhled nebo speciální formát zprávy vyžadovaný maďarskými kontrolními orgány. 17/33

18 3.3.3 DATA ZPRÁVY Zobrazení zdrojových dat v originálním formátu pro požadovaný dokument je možné vyvolat kliknutím na ikonku ve sloupci R v seznamu výsledků. Existuje zde také možnost zobrazení dat pomocí položky Data zprávy v kontextovém menu. Toto zobrazení je dostupné jen pro strukturovaná data PDF NÁHLED Umožňuje náhled a uložení zprávy ve formě PDF dokumentu. Je-li uložená zpráva již dokumentem PDF, je tato volba neaktivní GRAF LINKOVÁNÍ Graf párování představuje možnost jak efektivně zobrazit stav dokumentu vizualizací jeho místa v obchodním případu ve vztahu k ostatním souvisejícím dokumentům a zprávám. Graf párováni je přístupný buď z kontextového menu, nebo poklepáním na ikonu ve sloupci S. Pro rychlý náhled na graf klikněte jednou na barevnou ikonu ve sloupci S. Stav dokumentů a zpráv v grafickém zobrazení je indikován barvou obdélníků, které je reprezentují. Základní informace o dané zprávě jsou zobrazeny poklepáním levým tlačítkem myši na obdélník zprávy. Pravým tlačítkem se zobrazí kontextové menu. 18/33

19 3.3.6 POZNÁMKA Pro potřeby uživatele okomentovat danou zprávu slouží tzv. Poznámka. Jedná se o volný text spojený s danou zprávou. Vytvoření nebo úprava poznámky je možné přes kontextové menu, nebo poklepáním na ikonu či místo pro ni ve sloupci N za použití implementovaného editoru. Dialog pro poznámku je možné vyvolat přes kontextové menu Více možností EDITOVAT PÁROVÁNÍ Pomocí této volby je možné změnit stav dokumentu a upravit jeho vztah k dokumentům a zprávám ostatním. 19/33

20 MANUÁLNÍ NAVÁZÁNÍ ZPRÁV Pomocí manuálního navázání zpráv je možné párovat dokumenty/zprávy, které nemají žádnou referenci jedna na druhou. Má-li uživatel dostatečná oprávnění, je mu zpřístupněna ikona manual linking vpravo v grafickém znázornění. Pomocí této ikony se zobrazí grafické rozhraní pro navazování dokumentů. Kliknutím na Přidat zprávu se spustí průvodce linkováním REPORTY Pro zjednodušení rutinní práce uživatelů slouží funkce Report. Jedná se o předdefinované dotazy do databáze. Uživatel má dvojí možnost zobrazení výsledků vyhledávání: Zobrazení výsledků rovnou na obrazovku Export výsledků do tabulky aplikace MS Excel, CSV, XML 20/33

21 3.3.9 WEBEDI EXPORT Používáte-li variantu služby s exportem/ importem, můžete přijaté zprávy ukládat do na úložiště na Vašem disku. Operace webedi export je dostupná z nabídky kontextového menu. Tato funkce je dostupná pro uživatele s aktivovanou službou IMPORT/EXPORT. Export umožňuje uživateli uložit přijatou zprávu v požadovaném datovém formátu INHOUSE, XML nebo EDIFACT na jeho lokální úložiště TYPY ZPRÁV Pod vyhledávacími filtry se v menu Prohlížet nachází také položky s jednotlivými typy zpráv, jako například Faktury, Objednávky, Dodací listy. Toto menu slouží pro výběr typu dokumentu, pod kterým proběhne vyhledávání. Ke každému typu dokumentu je přiřazen vyhledávací formulář obsahující specifika pro daný typ dokumentu dostupná metadata. Kliknutím na požadovaný typ dokumentu a vyplněním zobrazeného formuláře proběhne vyhledávání. Vyhledávat je vždy možné jen jeden typ dokumentu např. faktura bez ohledu na jeho datový formát EDIFACT, PDF, atp. Pro detailnější vyhledávání můžete použít vyhledávací formulář. Vyhledávací formulář obsahuje všechna dostupná pole, prostřednictvím nichž je v aplikaci možné dokumenty vyhledat. Vyhledávací formulář každého typu dokumentu je rozdělen do dvou částí pro základní a podrobné 21/33

22 vyhledávání. Pomocí polí podrobného vyhledávání je umožněno získat přesnější výsledky. Kliknutím na odkazy Vyhledat nebo Podrobné hledání je umožněn přístup k příslušným vyhledávacím polím. Po vyplnění požadovaných hodnot a kliknutím na tlačítko Vyhledat ve spodní části vyhledávacího formuláře je obsah formuláře odeslán do aplikace. Následně se zobrazí seznam výsledků, které vyhovují zadaným kritériím, kde každý zobrazený řádek odpovídá jedné zprávě. Abyste získali více místa na obrazovce, můžete skrýt nebo zobrazit vyhledávací formulář kliknutím na šipku umístěnou v pravém horním rohu. Každý uživatel se může rozhodnout, zda se má Základní vyhledávací formulář automaticky zobrazovat nebo skrýt kliknutím na zaškrtávací políčko Expandované vyhledávání v menu Můj profil. 22/33

23 3.4 NOVÁ ZPRÁVA Tato položka menu je primárně určena k manuálnímu vytváření, editaci a odesílání nově vytvořených zpráv. Novou zprávu je možné vytvořit několika způsoby: Manuálním vyplněním formuláře Importem už vytvořené zprávy a její editací Kopírováním už existující zprávy nebo zprávy uložené jako rozpracované Funkcí Turn-around z přijaté zprávy MANUÁLNÍ VYTVÁŘENÍ NOVÉ ZPRÁVY 1. V Hlavním menu klikněte na položku Nová zpráva. 2. Z nabízených možností zvolte typ zprávy. Zobrazí se jen povolené typy zpráv. Pokud v seznamu nevidíte požadovaný typ zprávy, kontaktujte prosím uživatelskou podporu spol. EDITEL. 3. Ze seznamu si dále zvolíte příjemce, kterému je dokument určen, a potvrdíte tlačítkem OK. Zobrazí se jen povolení příjemci. Pokud nevidíte v seznamu příjemců jméno požadované společnosti, kontaktujte prosím uživatelskou podporu spol. EDITEL. 4. Vyplňte požadované pole v zobrazeném formuláři. K rychlejšímu vyplnění polí partnerů nebo položek zboží je možné použít hodnoty z uživatelského číselníku. Pole data umožňuje výběr data z kalendáře. Tyto hodnoty se nabízejí formou našeptávače během psaní hodnot do jednotlivých polí. Více informací o číselnících najdete v následujících kapitolách. 23/33

24 Povinná pole ve formuláři jsou označena hvězdičkou. Před samotným odesláním formuláře je nutné vyplnit všechny povinné pole. Nevyplněná povinná pole jsou při pokusu o odeslání zvýrazněna červeně. Na levé straně pracovní plochy se nachází rychlé Navigační menu formuláře. Kvůli své délce je každý formulář rozdělen do několika sekcí (např. Hlavička, Položky, Součty), které odpovídají položkám v Navigačním menu formuláře. Kliknutím na jednotlivé položky tohoto menu se formulář automaticky nastaví na zvolenou sekci a zároveň se zobrazí další položky v této sekci. Formulář je možné také standardně rolovat nahoru a dolů jako běžnou webovou stránku. Navigační menu formuláře můžete pro získání větší pracovní plochy skrýt kliknutím na šipku, která se nachází pod položkami menu v levé části obrazovky. Stejným způsobem Navigační menu znovu zobrazíte. 5. Po vyplnění formuláře je možné před samotným odesláním zkontrolovat jeho obsah. Kontrola proběhne kliknutím na tlačítko Zkontrolovat. 24/33

25 V případě, že formulář obsahuje chyby, zobrazí se v pravém horním rohu chybové hlášení a ve formuláři se chybná pole zvýrazní červeně. 6. Kliknutím na tlačítko Uložit se vyplněná zpráva uloží do seznamu Rozpracovaných zpráv. 7. Kliknutím na tlačítko Odeslat umístěné v pravém horním rohu obrazovky proběhne kontrola hodnot v povinných polích a zpráva se odešle. Zprávu potom zobrazíte v seznamu Odeslaných zpráv. V případě, že formulář obsahuje chyby, můžete zprávu odeslat až po jejich odstranění IMPORT ZPRÁVY Používáte-li variantu služby s exportem/ importem, můžete importovat soubory obsahující zprávy přímo z úložiště na Vašem disku. 1. V Hlavním menu klikněte na položku Nová zpráva. 2. Z nabízených možností zvolte Import zpráv. 3. V tomto kroku se zobrazí nabídky pro volbu příjemce a typu zprávy. Vyberte požadovanou dvojici hodnot příjemce a typ zprávy. Kliknutím na tlačítko Vyberte soubor se soubor se zprávami načte přímo z úložiště na Vašem disku. Pro zjednodušení lze soubor také přetáhnout myší z Vašeho disku přímo do pole Sem přetáhněte soubor. Pokud v seznamu nevidíte požadovaný typ zprávy nebo příjemce, kontaktujte prosím uživatelskou podporu spol. EDITEL. 25/33

26 4. Po úspěšném importu souboru se zprávy objeví v seznamu Rozpracované, kde je můžete otevřít, dále editovat a zaslat příjemci. K seznamu rozpracovaných zpráv se dostanete kliknutím na tlačítko Rozpracované dokončit import. Pro zopakování importu klikněte na tlačítko Nový import v pravém horním rohu. O neúspěšném importu budete informováni prostřednictvím chybového hlášení. V případě, že jste si jisti, že chyba není způsobená daty, chybu prosím zaznamenejte a kontaktujte uživatelskou podporu spol. EDITEL. 5. V seznamu Rozpracované klikněte na zprávu pravým tlačítkem myši a z kontextového menu zvolte Formulář. 6. Dále postupujte jako při vytváření nové zprávy. Mezi podporované datové formáty patří TXT - textový poziční soubor CSV - textový soubor s hodnotami oddělanými oddělovacím znakem XML K rozpoznání datového formátu dochází automaticky na straně serveru dle připravené konfigurace. V případě, že datový formát není nakonfigurován, zahlásí systém chybu a import selže KOPÍROVÁNÍ ZPRÁVY Dalšími možnostmi, jak vytvořit nový dokument, jsou editace uložené předlohy, rozpracované zprávy, nebo editace některého již dříve odeslaného dokumentu. 1. Zvolte zprávu z odeslaných nebo rozpracovaných. 2. Kliknutím pravým tlačítkem na řádek se zprávou zvolte z nabídky kontextového menu položku Zkopírovat zprávu. 26/33

27 3. Otevře se formulář, v němž máte možnost zprávu editovat a odeslat nebo uložit jako rozpracovanou. 4. Dále postupujte jako při vytváření nové zprávy TURN-AROUND ZPRÁVA Doplňková funkce Turn-around umožňuje vytvoření zprávy z příchozí Objednávky. Z objednávky je možné vytvořit Fakturu nebo Dodací list. Do nového dokumentu se předvyplní údaje z konkrétní objednávky. Při vytváření nového dokumentu jednoduše klikněte pravým tlačítkem na objednávku, kterou chcete převést, vyberte volbu Turn-around a dále typ zprávy, do které chcete obsah objednávky převést. Nová zpráva se otevře ve formuláři k editaci. 27/33

28 3.5 VOLBA JAZYKOVÉ MUTACE UŽIVATELSKÉHO ROZHRANÍ K volbě jazykové mutace uživatelského rozhraní dochází automaticky na základě nastavení jazyka ve webovém prohlížeči. Pokud chcete výchozí jazyk uložit trvale, změňte si nastavení jazyk ve vašem prohlížeči. Jazykovou mutaci je možné kdykoli měnit výběrem jazyka z nabídky v Hlavním menu. 28/33

29 3.6 NASTAVENÍ UŽIVATELSKÉHO PROFILU Kliknutím na Název účtu/ Vaše jméno v pravém horním roku rozbalíte menu s nabídkou zobrazit a editovat Můj profil, zobrazit a editovat Číselníky a Odhlásit. Toto menu slouží k nastavení parametrů uživatelského rozhraní a číselníků MŮJ PROFIL Informace o profilu aktuálně přihlášeného uživatele je možné upravit a následně uložit kliknutím na tlačítko Uložit v horním pravém rohu pracovní plochy. V horní části okna aplikace se též nachází tlačítko pro změnu hesla. Změna hesla se provádí zadáním aktuálního hesla, nového hesla a jeho potvrzením. U položky Počet řádků v tabulce zpráv je třeba při nastavování hodnoty postupovat s rozvahou. Hodnota vyšší než 100 může ovlivnit rychlost vyhledávání kvůli velkému množství dat, která je třeba vyhledat a zobrazit. Pro maximální urychlení hledání potřebných dat se doporučuje detailněji zadat kritéria vyhledávání tak, aby počet výsledků nebyl příliš vysoký. Doporučená hodnota je 100 řádků na stránku Před vypršením hesla budete informováni prostřednictvím u. V položce Jazyk u si prosím zvolte jazyk, ve kterém si přejete tato upozornění přijímat. Zaškrtnutím hodnoty Expandované menu bude vždy při vyhledávání zpráv zobrazeno Základní vyhledávací formulář. Vyhledávací formulář můžete skrýt kliknutím na tlačítko šipky umístěné v pravém horním rohu pracovní plochy. 29/33

30 Fixované záhlaví v tabulce zpráv představuje první řádek s názvy jednotlivých sloupců. Pokud je hodnota zaškrtnuta, zůstane záhlaví vždy zobrazeno. V opačném případě dojde k jeho rolování spolu s řádky se zprávami. V části Dashboard si uživatel může zvolit různé vyhledávací filtry, které se potom zobrazují na úvodní stránce. Různé reporty připravíme dle zadání zákazníka UŽIVATELSKÝ ČÍSELNÍK Každý subjekt elektronické komunikace je identifikován svým ID. Pro identifikaci komunikujících partnerů a zabezpečení unikátnosti označení se doporučuje používat mezinárodní označení založené na GLN (EAN) kódech. Tyto kódy ale nejsou k jednoduchému zobrazování a vyhledávání pro běžného uživatele vhodné. Z tohoto důvodu je v aplikaci zavedena možnost vytvářet tzv. aliasy čitelné názvy přiřazené k jednotlivým GLN kódům. Tyto názvy jsou následně promítnuty například při zobrazení seznamu výsledků vyhledávání, kde číselné označení komunikujících partnerů budou nahrazeny zvolenými uživatelskými aliasy. Podobně je to i s identifikací produktů. Aplikace rozlišuje dva typy číselníků: - Číselník organizací - Číselník produktů Pro zavedení nové organizace do číselníku slouží tlačítko Nová organizace umístěné v pravém horním rohu pracovní plochy. V okně aplikace se zobrazí formulář, v němž je možné zadat identifikaci partnera spolu s detaily o jeho adrese, kontaktů, bankovního spojení a rolí. Zadáním maxima informací zjednodušíte a urychlíte pozdější vytváření nové zprávy prostřednictvím formuláře. Vyplněním role docílíte, že při vyplňováni pole ve formuláři budou nabízeny jen vybrané organizace a ne všechny. Například, pokud je organizace ve vztahu odběratel, zaškrtněte požadovanou roli. Při vyplňování formuláře bude v položce odběratel nabízena i tato organizace. Organizace může mít více rolí. Vyplněné záznamy se uloží kliknutím na tlačítko Uložit. Pro zavedení nového produktu do číselníku slouží tlačítko Nový produkt umístěné v pravém horním rohu pracovní plochy. V okně aplikace se zobrazí formulář, v němž je možné zadat identifikaci produktu spolu s detaily o ceně. Zadáním maxima informací zjednodušíte a urychlíte pozdější vytváření nové zprávy prostřednictvím formuláře. Vyplněné záznamy se uloží kliknutím na tlačítko Uložit. Výběr z číselníku ve formuláři probíhá jednoduše formou našeptávače. Stačí, když uvedete první písmeno organizace nebo produktu, a následně uvidíte nabídku, která vyhovuje vašemu zadání. Již existující záznamy je možné jednoduše měnit a změny potvrdit kliknutím na tlačítko Uložit. Mazání už existujících záznamů je možné po jejich otevření a kliknutí na tlačítko Smazat v pravém horním rohu pracovní plochy. Každá organizace a produkt jsou v číselníku jedinečné a proto není možné je uložit vícekrát. 30/33

31 4 ELEKTRONICKÝ PODPIS Připojování elektronického podpisu bude probíhat automaticky, při odesílání zprávy na našem serveru. EDITEL Vaše zprávy na základě Vámi potvrzené příkazní smlouvy opatří vlastní elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu. Takto podepsané budou předány Vašim obchodním partnerům. Kromě zjednodušení procesu fakturace Vám tato změna umožní odbourat administrativu a náklady spojené s obnovováním certifikátu pro elektronický podpis. Prosíme o potvrzení příkazní smlouvy o provádění elektronické fakturace, kterou si můžete stáhnout zde: odkaz V případě, že dáte přednost podepisování EDI zpráv Vaším vlastním certifikátem, obraťte se prosím pro bližší informace na uživatelskou podporu spol. EDITEL. 31/33

32 5 PŘEHLED NEJČASTĚJI POUŽÍVANÝCH EDIFACT ZPRÁV Odkaz Označení zprávy Anglický název Český název 1 APERAK Application Acknowledgement Potvrzení o převzetí zprávy aplikací 2 AUTACK Authorization Acknowledgement Potvrzení o dešifrování a ověření podpisu 3 COMDIS Commercial Dispute Obchodní námitka (akceptace) 4 CONTRL Syntax and Service Report Kontrolní zpráva 5 DESADV Despatch Advice Avízo o odeslání zboží (dodací list) 6 IFTMAN Arrival Notice Avízo o dodávce 7 INVOIC Invoice Faktura 8 INVRPT Invertory Report Stav skladových zásob 9 ORDERS Purchase Order Objednávka 10 ORDRSP Purchase Order Responce Potvrzení objednávky 11 PRICAT Price/Sales Catalog Katalog zboží a cen 12 RECADV Receiving Advice Potvrzení příjmu zboží 13 REMADV Remittance Advice Avízo o platbě 14 SLSRPT Sales Data Report Přehled o prodeji 32/33

33 6 KONTAKTY V případě jakýchkoli technických problémů nebo dotazů se, prosím, obracejte na náš Helpdesk: Pro ČR na telefonní linku: nebo na ovou adresu helpdesk@editel.cz Pro SR na telefonní linku: nebo na ovou adresu helpdesk@editel.sk 33/33