8/3 Komunikace mezi aplikacemi MS Office

Transkript

1 MS OFFICE V PŘÍKLADECH část 8, díl 3, kap. 1, str. 1 Všechny příklady v této kapitole jsou k dispozici na CD CD 8/3 Komunikace mezi aplikacemi MS Office PROPOJENÍ DAT Z EXCELU DO TEXTU VE WORDU NEBO DO POWERPOINTU Výhodou kancelářského balíku MS Office je, že jednotlivé jeho aplikace spolu vzájemně komunikují. Příkladem toho může být komunikace mezi aplikacemi Excel, Word a PowerPoint. Typickou možností využití této schopnosti komunikace je použití tabulek nebo grafů, vytvořených v Excelu, v textovém dokumentu Wordu nebo prezentaci PowerPoint. Specifickým požadavkem může být, aby se data v nich použitá vždy shodovala se zdrojovými daty v Excelu. Pro tento účel je k dispozici možnost propojení mezi uvedenými aplikacemi. Vložení tabulky z Excelu do Wordu: Připravte si excelovskou tabulku podle zkušebního příkladu 8_3_1_Tabulka.xls, kde máte tabulku tržeb společnosti. Do Wordu budete kopírovat tabulku na listu celkem (A1:E14), kterou si vždy před kopírováním označíte a standardním způsobem zkopírujete do schránky CTRL+C. Potom se již jednotlivé způsoby budou lišit. Otevřete si tedy uvedený soubor v Excelu a současně si zapněte MS Word.

2 část 8, díl 3, kap. 1, str. 2 MS OFFICE V PŘÍKLADECH 1/ Prosté nakopírování Provedete následujícím způsobem: V Excelu vyberete příslušnou tabulku (Celkem!A1:E14) a zkopírujete ji do schránky příkazem Kopírovat (CTRL+C) Přepnete se do Wordu, textový kurzor umístíte na místo vložení a tabulku vložíte příkazem Vložit (CTRL+V) Tabulka je vložena... Tímto způsobem se vám nakopíruje uvedená tabulka do Wordu jako obyčejná wordovská tabulka, která nebude mít žádné vlastnosti Excelu. Veškeré výpočty se převedou na hodnoty a dále v ní nepůjde počítat. Grafický formát tabulky se převede

3 MS OFFICE V PŘÍKLADECH část 8, díl 3, kap. 1, str. 3 do Wordu, a pokud některé vlastnosti wordovská tabulka neumožňuje, budou vynechány. S tabulkou se již pracuje jako s obyčejnou tabulkou vytvořenou ve Wordu. 2/ Vložení objektu typu Excel do Wordu Provedete následujícím způsobem: V Excelu označíte příslušnou tabulku (Celkem!A1:E14) a zkopírujete ji do schránky opět příkazem Kopírovat (CTRL+C) Přepněte se do Wordu, textový kurzor umístěte na místo vložení a tabulku vložte příkazem z menu: Úpravy Vložit jinak Vložit list aplikace MS Excel objekt Tabulka je vložena...

4 část 8, díl 3, kap. 1, str. 4 MS OFFICE V PŘÍKLADECH Tímto způsobem se vám vloží uvedená tabulka do Wordu jako objekt MS Excel. Dvojklik na této vložené tabulce vyvolá spuštění programu MS Excel uvnitř Wordu a umožní standardní excelovské úpravy. Vidíte, že jste sice ve Wordu, ale ikony a menu je excelovské. Ukončení úprav a návrat zpět do Wordu provedete kliknutím mimo tabulku na jakoukoliv část textu ve Wordu. 3/ Propojení dat z tabulky Excelu do Wordu Provedete následujícím způsobem: V Excelu označíte příslušnou tabulku (Celkem!A1:E14) a zkopírujete ji do schránky opět příkazem Kopírovat (CTRL+C) Přepnete se do Wordu, textový kurzor umístíte na místo vložení a tabulku vložíte příkazem z menu: Úpravy Vložit jinak Vložit propojení list aplikace MS Excel Tabulka je vložena...

5 MS OFFICE V PŘÍKLADECH část 8, díl 3, kap. 1, str. 5 Tímto způsobem se vám vloží uvedená tabulka do Wordu jako propojená na původní zdroj dat v Excelu. Dvojklik na této vložené tabulce vám spustí Excel a otevře do něj původní soubor tržeb, na který jste jej ve Wordu propojili. Tento soubor můžete změnit, a veškeré změny se vám promítnou zpět do Wordu. Ukončení úprav a návrat zpět do Wordu provedete zavřením a uložením celého Excelu. Všechny tři uvedené způsoby mají své výhody a nevýhody. Který z nich použijete, bude záviset na vašich potřebách a požadavcích na funkčnost: pokud chcete mít funkční excelovskou tabulku ve Wordu bez možnosti do ní zapisovat mimo Word, zvolíme možnost vložení objektu Excelu bez propojení. Tímto způsobem můžete také wordovský dokument přejmenovat, přesunout nebo odeslat mailem a pořád zachováte vazbu v textu na tabulku pokud chcete mít možnost uvedenou tabulku v Excelu měnit a požadujete, aby se změněné údaje promítly ve Wordu, zvolte možnost vložení objektu Excelu s propojením

6 část 8, díl 3, kap. 1, str. 6 MS OFFICE V PŘÍKLADECH a pokud tam chcete mít pouze vloženou tabulku převedenou na hodnoty bez jakékoliv vazby na Excel, zvolte možnost prostého nakopírování CTRL+C CTRL+V Vložení grafu z Excelu do PowerPointu Postup práce je velmi podobný jako při vkládání a propojení tabulky do Wordu. V otevřeném excelovském souboru vyberte graf, který chcete využít v prezentaci, a vložte jej do Schránky. Spusťte aplikaci PowerPoint. Vyberte snímek, do kterého chcete graf vložit, a nyní již jen záleží, jaký způsob vložení zvolíte. 1/ Prosté nakopírování Provedete následujícím způsobem: V Excelu označíte příslušný graf a zkopírujete jej do schránky příkazem Kopírovat (CTRL+C) Přepnete se do PowerPointu, vyberete snímek, do kterého chcete graf vložit, a graf vložíte příkazem Vložit (CTRL+V)

7 MS OFFICE V PŘÍKLADECH část 8, díl 3, kap. 1, str. 7 Graf je vložen... Tímto způsobem se nakopíruje uvedený graf do PowerPointu. 2/ Vložení grafu Excelu jako objektu do PowerPointu Provedete následujícím způsobem: V Excelu vyberte příslušný graf a zkopírujete jej do schránky příkazem Kopírovat (CTRL+C) Přepněte se do PowerPointu, textový kurzor umístíte na místo vložení a graf vložíte příkazem menu Úpravy Vložit jinak Vložit Objekt graf aplikace MS Office Excel

8 část 8, díl 3, kap. 1, str. 8 MS OFFICE V PŘÍKLADECH Graf je vložen... Tímto způsobem se vám vloží uvedený graf do PowerPointu jako objekt MS Excel. Tedy obdobně jako ve Wordu. Dvojklik na tomto vloženém grafu potom opět vyvolá spuštění programu MS Excel uvnitř PowerPointu a umožní standardní excelovské úpravy. Ukončení úprav a návrat zpět do PowerPointu provedete kliknutím mimo graf na jakoukoliv část snímku. 3/ Propojení grafu z Excelu do PowerPointu Provedete opět obdobným způsobem jako tabulka: V Excelu vyberete příslušný graf a zkopírujete jej do schránky příkazem Kopírovat (CTRL+C) Přepnete se do PowerPointu, vyberete příslušný snímek a graf vložíte příkazem Úpravy Vložit jinak Vložit propojení objekt graf aplikace Microsoft Office Excel

9 MS OFFICE V PŘÍKLADECH část 8, díl 3, kap. 1, str. 9 Graf je vložen... Tímto způsobem se vám vloží uvedený graf do PowerPointu jako propojený na původní zdroj dat v Excelu. Dvojklik na takto vloženém grafu vám spustí Excel a otevře do něj původní zdrojový graf. Zde můžete graf i související tabulku dle potřeby

10 část 8, díl 3, kap. 1, str. 10 MS OFFICE V PŘÍKLADECH upravit. Ukončení úprav a návrat zpět do PowerPointu provedete zavřením a uložením celého Excelu. Pokud potřebujete zabránit možné manipulaci s vaší tabulkou nebo grafem, vložte jej do dokumentu jako Obrázek (rozšířený metasoubor).