Školení obsluhy PC stručný manuál obsluhy pro používání PC

Transkript

1 Školení obsluhy PC stručný manuál obsluhy pro používání PC textový editor MS WORD Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 0

2 MS Word - úvod Po spuštění programu MS WORD (ať z ikony nebo pomocí pracovní lišty a tlačítka START - PROGRAMY - MS OFFICE) se na monitoru zobrazí základní prostředí (okno) WORDu. Základní ovládací prvky jeho okna jsou stejné jako u všech windosovských oken. Základní ovládací prvky MS WORDu jsou : - Titulkový pruh s názvem aktivního dokumentu a ovládacími ikonami - Menu a panely nástrojů v menu jsou jednotlivé nabídky automaticky generovány podle aktuální možnosti používání. Při prvním otevření wordu jsou zobrazeny jen dva panely nástojů, a to STANDARDNÍ a FORMÁT. - Editační plocha zobrazená část popisovaného papíru a pravítka pro nastavení okrajů, rolovací lišty a tlačítka pro změnu zobrazení stránky (pravý dolní roh) Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 1

3 nastavení vlastního prostředí word umožňuje uživateli vysoce individuální nastavení vlastního prostředí tak, aby uživatel měl nástroje které nejčastěji používá, stále na dosah ruky (myši). Které části a jak prostředí si může uživatel sám upravit. 1) LUPA číslo v procentech v prvním (horním) panelu nástrojů v pravo, pomocí výběru z předdefinovaných voleb nebo vložením hodnoty z vlastního zobrazení. 2) ZOBRAZENÍ STRÁNKY v levém dolním rohu jsou tři tlačítkové volby, přepínače, jimiž lze měnit způsob zobrazení. Vhodné je však používat pouze Normální zobrazení nebo Zobrazit stránky. 3) PRAVÍTKA Pomocí nabídky MENU Zobrazit - Pravítko u této nabídky se objeví zatržítko (faječka). Opětovným kliknutím na této položce se nabídka deaktivuje, faječka zmizí, pravítka se nezobrazují. 4) PANELY NÁSTROJŮ nabídka MENU Zobrazit -Panely nástrojů. Zde lze zatrhnout libovolnou kombinaci panelů s nástroji. 5) TABULÁTORY nejrychlejší je nastavit tab pomocí myši, kde v levém rohu horního pravítka si nejdříve zvolíme typ tabulátoru (zarovnávání textu vzhledem k tabulátoru) a pak klikneme na požadovanou pozici na pravítku. Tabulátory je možno myší po pravítku posouvat oběma směry. Zrušení tabulátorů provádíme pomocí nabídky MENU Formát - Tabulátory kde lze jednotlivě nebo všechny tabulátorry vamazat. Pomocí tohoto dialogového okna lze tabulátory taktéž nastavovat 6) VELIKOST A FONT PÍSMA myší v druhém panelu nástrojů pomocí nabídek Písmo měníme font (typ, vzhled) písma, z nabídky Velikost písma volíme velikost v bodech. Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 2

4 Zásadně používáme z důvodů kompatibility pouze tyto fonty (jsou standardně dodávané ke všem Windows systémům) : - ARIAL CE - COURIER NEW CE - TIMES NEW ROMAN CE použitím jiného fontu písma může dojít při kopírování dokumentu z PC1 do PC2 k nečitelnosti!!! 7) POSLEDNÍ ZNAK NA ŘÁDCE kliknutím na tlačítko Zobrazit nebo skrýt symbol se na konci každého řádku a na místě ENTRU objeví identický znak. Toto je velmi dobrá pomůcka pro kontrolu neviditelných řádků a znaků na stránkách. Editace dokumentu Tvorba - psaní dokumentu probíhá stejně jako na klasickém psacím stroji. To se týká vkládání písmen, velkých písmen, písmen s diakritikou, číslic (lépe z numerické klávesnice). Pokud dojde k překlepu, jednoduše jej opravíme umazáním předchozích znaků klávesou Backspace. Pozdější opreva provádíme stejně nebo pomocí klávesy Delete. Základní pojmy ODSTAVEC - text ukončený klávesou ENTER BLOK - text označen inversním zobrazením (SHIFT+K.šipky) OKRAJ - část stránky nahoře, dole, vlevo a vpravo od textu po kraje papíru (kde se již netiskne) Počítačové editory umažňují duplikaci textů, změnu fontu, velikosti, sklonu a podtrhování písma. Dále je možno odsazovat nebo předsazovat první řádek odstavce, popřípadě změnit okraje odstavce. Veškerou editaci provádíme na textu definovaném jako blok. Dále je možno vkládat na stzránky záhlaví a zápatí, což při delších textech usnadňuje práci. Základní editace Mezi základní techniky patří duplikace textu - požadovaný text označíme jako blok - nabídka MENU - Úpravy -Kopírovat - umístit kurzor na cílové místo (řádek) - nabídka MENU - Úpravy -Vložit stejnou akci lze provést myší pomocí panelu nástrojů. Mezi základní techniky patří dále změna fontu textu Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 3

5 - Opět provádíme na definovaném bloku - Myší měníme font písma výběrem z nabídky - myší měníme velikost písma v bodech - myší měníme i sklon písma z panelu nástojů Mezi základní techniky patří dále změna řádkování textu Na textu vybraném pomocí bloku - nabídka MENU - Formát -Odstavec - řádkování Mezi základní techniky patří dále sloupcová sazba textu - text musí být odstavcem - text určený pro sloupcovou stazbu označíme jako blok - nabídka MENU - Formát -Sloupce - určíme požadovaný počet sloupců Mezi základní techniky patří dále Odrážky a číslování textu Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 4

6 - nejdříve píšeme prostý text - označíme odstavce do bloku - pak určujeme odrážky a číslování odstavců - nabídka MENU - Formát -Odrážky a číslování Mezi základní techniky patří dále záhlaví a pata stránky - Záhlaví a patu je lepší definovat před vlastní tvorbou dokumentu, pak ji popřípadě jen dále editovat. - záhlaví a pata zabírají část stránky, a proto je nutno pomocí svislého pravítka změnit horní a dolní okraj stránky - nabídka MENU - Zobrazit -Záhlaví a zápatí po nadefinování záhlaví a paty se tlačítkem ZAVŘÍT vrátíme zpět do základního prostředí WORDu, přičemž text záhlaví i paty "zešedne". Nyní je nutno zvětšit horní i dolní okraj stránky tak, aby text dokumentu byl v dostatečné vzdálenosti od záhlaví a paty. Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 5

7 Mezi základní techniky patří dále Otevírání, Ukládání a Tisk dokumentu - veškeré techniky ukládání, otevírání i tisku jsou díky předchozím lekcím již zažity. - Jediný nový problém, který může nastat při tisku je tisk prázdné stránky po vytištění poslední strany dokumentu. Tento problém je způsobem vložením prázdné řádky (enter) na nový list. Před tiskem je proto vždy nutno zkontrolovat pomocí Náhledu jak skutečně dokument vypadá. - zde si můžeme celý dokument prolistovat a zkontrolovat jeho grafickou úroveň. - Poklepnutím na tlačítko ZAVŘÍT NÁHLED se vrátíme do základního prostředí WORDu, kde pak již můžeme spustit vlastní tisk pomocí procedury - nabídka MENU - Soubor - Tisk Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 6

8 Základy práce s tabulkami Tabulky slouží převážně ke dvěma účelům. Tím prvním je přehledná presentace a jednoduché výpočty různých číselných pozorování či kalkulací. Druhou možností je přehledné uspořádání (tabelace) textů, adresářů, archivačních a skladových položek. Definice tabulky Před vlastní definicí je vhodné si udělat vlastní návrh tužkou tak, aby uživatel věděl předem (ikdyž je kdykoli možnost řádky a sloupce přidávat a odebírat) kolik bude mít tabulka sloupců a řádků. Jokou bude mít strukturu a grafickou úpravu. Příprava prostředí Před vlastní tvorbou tabulky je nutno v nabídce menu TABULKA aktivovat (zafajfkovat) položku ZOBRAZIT MŘÍŽKU Základní pojmy BUŇKA - jedno políčko tabulky ve tvaru obdelníka či čtverce ŘÁDEK - všechny buňky vedle sebe na daném textovém řádku SLOUPEC - všechny buňky pod sebou v jednom tabelačním sloupci Definice tabulky Pomocí menu TABULKA - VLOŽIT TABULKU se zobrazí dialogové okno v němž nadefinujeme počet řádek a sloupců tabulky. Potvrzením tlačítka <OK> se zobrazí mřížka (netiskne se) tabulky. Tabulka se automaticky umístí na pozici kurzoru a na celou šíři stránky tak, že sloupce budou stejně široké. Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 7

9 Chceme-li nyní upravovat šířku sloupců je nutné s nimi pracova jako s blokem. Tedy, označit celý sloupec jako blok a pak na něj aplikovat změnu šířky. Jinak se změní pouze šířka aktivní buňky. Sloupec označíme - myší : kliknutím nad požadovaným sloupcem v okamžiku, kdy kurzor myši je ve tvaru černé šipky směřující dolů. - Klávesnicí : umístíme kurzor do první buňky požadovaného sloupce pak současným stiskem levé klávesy SHIFT a kurzorovou šipkou směrem dolů označíme požadovaný sloupec. Tažením úchytu na horním pravítku pak měníme šířku vybraného sloupce. Vždy postupujeme zleva do prava. První sloupec Pak druhý sloupec Nakonec třetí Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 8

10 Posunutí celé tabulky provádíme na označené tabulce zvětšením či zmenšením levého okraje. Pak opět tabulku odznačíme. Rámování a stínování Při rámování tabulky postupujeme zevenitř ven tak, že požadovanou část tabulky označíme jako blok, z panelu nástrojů OHRANIČENÍ vybereme styl požadované čáry a pozici hrany. vlastní zobrazení v tabulce Označíme celou tabulku, vnitřní ohraničení Vnější ohraničení Dolní ohraničení prvního řádku U stínování postupujeme obdobně. Ty buňky které chceme vystínovat označíme, vybereme stínování a vystínujeme. Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 9

11 Slučování buněk Slouží k názornějšímu zobrazení a lepšímu využití možností tabulek. Ty buňky které chceme sloučit je nutno opět označit jako blok provádíme na buňkách označených jako BLOK pomocí menu TABULKA podnabídka SLOUČIT BUŇKY Vyplňování tabulky Hodnoty a texty zadáváme z klávesnice do jednotlivých buněk. Pohyb mezi buňkami je pomocí klávesy <TABULÁTOR>. Název tabulky Položka 1 Pol.2 Položka 3 Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 10

12 Formátování textu Text v tabulce lze upravovat téměř stejně jako v běžném textu. Tedy zarovnávat, podtrhávat, různé druhy písem, horní a dolní indexy, atd.. Kopírování tabulek Tabulky kopírujeme stejně jako jiné objekty. Označit tabulku (její část) nebo buňku jako blok pak nabídka MENU ÚPRAVY - KOPÍROVAT, umístit kurzor na cílovou pozici a pak MENU ÚPRAVY - VLOŽIT. Popřípadě myší pomocí panelu nástrojů. Vzorce v tabulce Do buňky tabulky je možno vkládat jednoduché vzorce (sčítání, odčítání, násobení a dělení) se základními matematickými pravidly. Položka 1 Název tabulky Pol.2 Položka =a3+b Vzorce je možno do buňky tabulky vkládat pomocí nabídky MENU TABULKA - VZOREC Příklad 1 Vytvořte tabulku, která vyhodnocuje docházku uživatelů A, B během jednotlivých týdnů v daném měsíci, př 42,5hod týdnu. řešení: Docházka uživatelů Uživatel týden Odpracované hodiny SALDO 1 42,5 0, ,0 5,50 A 3 43,0 0, ,0-1, ,5 3,00 B 2 52,0 9, ,5 0, ,5 0,00 Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 11

13 Grafy k tabulkám Vhodně zvolený graf ještě názorněji vypovídá o zjištěných hodnotách v daném sledování. MS Word umožňuje vložit do dokumentu obrovskou škálu 2 I 3 rozměrných grafů s velmi individuelními vlastnostmi nastavení. Graf definujeme na označené oblasti tabulky. Oblast může být jedno nebo vícerozměrná, bez nebo včetně záhlaví řádků a sloupců. rozdělení tabulek do kategorií podle typu tabulky pak volíme i patřičný typ grafu. Jednorozměrná tabulka bez záhlaví Teplota Jednorozměrná tabulka se záhlavím Tabulka Jaro Léto Podzim Zima Teplota Vicerozměrná tabulka Tabulka Jaro Léto Podzim Zima Teplota svit Vlhkost Definování grafu Vybereme sledovanou část tabulky a pomocí Menu VLOŽIT OBJEKT nebo tlačítka VLOŽIT GRAF na panelu nástrojů se otevře průvodce grafů Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 12

14 do dokumentu se vloží graf a datový list ve formě excelovské tabulky nyní musíme nadefinovat vlastnosti OBJEKTu (stejně jako u obrázku), abychom jím mohli po papíru pohybovat a pak pravou klapkou myši aktivujeme různá menu ke grafu, kde můžeme graf velmi individuelně přizpůsobit svojim požadavkům. Příklad 2 Ze zadané tabulky vygenerujte graf vypovídající o okamžitých teplotách Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 13

15 Teplota Postup : tabulku aktivujeme umístěním kurzoru do libovalé buňky tabulky, pak pomocí nabídky MENU TABULKA - VYBRAT TABULKU ji celou označíme jako blok. Pomocí nabídky MENU VLOŽIT - OBJEKT se otevře okno OBJEKT, kde vybereme nabídku GRAF APLIKACE MICROSOFT GRAPH, čímž se nám pod tabulku vloží graf společně s dodatkovím listem grafu. Stejný výsledek obdržíme kliknutím na tlačítko VLOŽIT GRAF z panelu nástrojů. Změnu hodnot v doplňkovém listu můžeme ihned sledovat ve vlastním grafu. Uzavřením dopňkového listu se vloží pod aktivní tabulku. Teplota Teplota Příklad 3 Danou tabulku znázorněte grafem Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 14

16 Tabulka Jaro Léto Podzim Zima Teplota svit Vlhkost V tabulce vybereme požadovanou oblast hodnot (včetně záhlaví řádků a sloupců) počínaje poslední buňkou v pravo dole a konče druhým řádkem a prvním sloupcem. Pak klikneme na tačítko VLOŽ GRAF. řešení : VLHKOST, TEPLOTA A SVIT V ROČNÍCH OBDOBÍCH j e d n o t k y Jaro Léto Podzim Zima Teplota svit Vlhkost Příklad 4 Graficky vyjádři procentuelní podíl jednotlivých oddělení na zisku společnosti. Zvýrazni oddělení s nejnižším ziskem. S p o l e č a o s t Oddělení A B C D E Zisk [%] ú č a s t n a z i s k u E D A C B A B C D E Zpracoval: mgr. Ježek Vl. Str. 15