Stěžejní funkce MS Excel 2007/2010, jejich ovládání a možnosti využití

Transkript

1 Stěžejní funkce MS Excel 2007/2010, jejich ovládání a možnosti využití Proč Excel? Práce s Excelem obnáší množství operací s tabulkami a jejich obsahem. Jejich jednotlivé buňky jsou uspořádány do sloupců a řádků s alfabetickým, respektive numerickým značením: A, B, C, v případě sloupců; 1, 2, 3, u řádků, z čehož vyplývá, že každé buňce přísluší jedinečná značka. Excelový dokument také obsahuje tzv. listy, rozuměj záložky, jejichž obsah můžeme stavět do vzájemných souvislostí (například v součtových operacích). 1. Základní orientace v aplikaci Vkládáme-li do buňky obsah, poklepeme na ni dvakrát levým tlačítkem myši. Když se chceme přesunout k jiné buňce, stiskneme ENTER, čímž ukončíme vkládání obsahu. Pakliže je obsah delší než velikost buňky, není třeba se děsit, pokud není na odiv buňka má čistě reprezentativní charakter svého obsahu. Zároveň je však možno měnit vizuální velikost buňky, a sice tahem myší po kliknutí na okraj zvoleného pole.

2 Výběr buněk Chceme-li označit vícero buněk a zajímá nás obsah pouze jednoho konkrétního sloupce či řádku, stačí kliknout na jeho alfabetické, popřípadě numerické označení. Podobným způsobem můžeme označit veškeré buňky v otevřeném dokumentu, když klikneme na průsečík sloupců a řádků vlevo nahoře. Pakliže chceme označit vzájemně nesousedící pole, stačí podržet klávesu Ctrl a postupně poklepat na všechny požadované buňky. Buňky lze pro lepší orientaci také pojmenovat, a sice v okénku vlevo nahoře.

3 Formátování buněk Formát buněk lze změnit kliknutím pravým tlačítkem myši na dané pole a následnou volbou Formát buněk z pomocného menu. Zde můžeme vedle úpravy formálního hlediska textu editovat také barvu pozadí nebo ohraničení tabulky a polí v ní obsažených. Výběrem možnosti Automatický formát můžeme převzít jednu z předpřipravených tabulkových šablon či pouze některých jejich prvků. 2. Vybrané funkce MS Excel Zápis vzorce a výběr funkce MS Excel je vhodný především pro výpočetní operace mezi obsahy buněk s využitím například v oblastech účetnictví či informačních služeb. Předpokladem pro jejich správné fungování je zápis matematického vzorce, a sice buď přímo do volné buňky po dvojitém poklepání, nebo do horního řádku pod ovládacími lištami, kde je vždy souběžně vyjádřen obsah označené buňky.

4 Stejně tak lze funkci vybrat ze seznamu po kliknutí na ikonu fx se otevře okno, v němž zvolíme vhodnou operaci. Pomůckou může být vysvětlující komentář. Vzorec vždy začíná znamínkem = a může obsahovat jak konstanty (číselná vyjádření hodnot), tak proměnné (zde vepíšeme pouze adresu buňky např. A1, je také možno na zvolené pole kliknout myší; při změně hodnot v adresované buňce bude výsledek, zobrazený v buňce jiné, automaticky přepočítán).

5 Začínáme základní matematické operace, funkce SUMA Příklad: do buňky A1 vepíšeme hodnotu 10, do buňky B1 hodnotu 5. Do libovolného prázdného pole, např. C1, umístíme součtový vzorec, v tomto případě =A1+B1. Po stisknutí ENTER se v buňce C1 objeví výsledek, tedy 15. Obohatíme vzorec o konstantu, např. =A1+B2-12. V buňce C1 se znovu zobrazí aktualizovaný výsledek.

6 Sčítat můžeme také celé sloupce, řádky i tabulky. Pro součet všech hodnot prvků v tabulce použijeme funkci SUMA. Uvažujeme-li tabulku o velikosti A1...A8 (svisle), respektive A1...D1 (vodorovně), bude vzorec vypadat takto: =SUMA(A1:D8). Vedle používání znamínek + a samozřejmě lze pracovat i s operátory * (násobení) a / (dělení).

7 Další matematické funkce Průměr hodnot vypočítá aritmetický průměr hodnot vybraných prvků. Počet hodnot spočítá hodnoty (jakkoliv vyplněná pole) ve vybrané oblasti. Počet čísel spočítá číselné hodnoty ve vybrané oblasti. Maximum zobrazí nejvyšší hodnotu ve vybrané oblasti. Minimum zobrazí nejnižší hodnotu ve vybrané oblasti. Funkce KDYŽ Logická funkce, která vyžaduje vepsání podmínky (tedy toho, podle čeho Excel pozná, zda bude základem výsledku ANO, nebo NE), a dvojí odpovědi (toho, co se zobrazí v případě pravdy, respektive nepravdy). Příklad: požadujeme, aby hodnota v buňce A1 byla menší než hodnota pole A2. Do buňky A1 vepíšeme hodnotu 5, do buňky A2 hodnotu 7. Podoba vzorce pak bude =KDYŽ(A1<A2; vyhovuje ; nevyhovuje ). Prvním prvkem v závorce je podmínka, druhým (za středníkem) výstup v případě pravdivostní hodnoty 1 a třetím výstup pro nepravdu. Absolutní odkazy Pakliže chceme aplikovat stejný vzorec na vícero buněk pod sebou či vedle sebe, například u rozsáhlých tabulek, můžeme využít funkce tzv. absolutního odkazu. Absolutní odkaz se liší od relativního tím, že se v případě aplikace na jinou buňku nezmění, nepřizpůsobí se nové pozici. Máme-li v buňce B1 zadáno (=A1), půjde o relativní odkaz a v případě zkopírování vzorce

8 do buňky B2 se změní na (=A2). Přepínání mezi relativním a absolutním odkazem se realizuje pomocí klávesy F4, což ve vzorci změní zápis na (=$A$1); v případě zkopírování vzorce do vedlejší buňky zůstane odkaz zachován v původní podobě. Lze použít také částečně absolutní odkaz (další stisknutí F4; záleží, zda se znamínko $ vyskytuje u řádků, či u sloupců. Textová opora pro kurz Informační gramotnost na FFUK.