PROJEKT, IMPLEMENTACE IS, METODOLOGIE

Transkript

1 PROJEKT, IMPLEMENTACE IS, METODOLOGIE Přednáška č. 2 Ing. Pavel Náplava naplava@fel.cvut.cz Katedra ekonomiky,manažerství a humanitních věd, K13116 Centrum znalostního managementu, ČVUT FEL, K13393

2 Agenda Projekt, projektové řízení Projekt a implementace IS Aspekty projektově řízené implementace IS Metodika a její použití při implementaci IS A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 2

3 Buďme realisté a budujme jen to co má smysl S.M.A.R.T. vs. S.M.R.T. řešení!!! A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 3

4 Jaká je úspěšnost projektů? 2008: až 75% IT projektů skončí neúspěšně! 15% překročilo rozpočet, 18% nedodrželo termíny (1 ze 3 všech projektů)! 2011: 43% IT projektů nenaplnila všechna očekávání 44% překročilo rozpočet, 42% nedodrželo termíny Jaké je kritérium úspěšnosti? A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 4

5 Hodnocení v roce 2011 A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 5

6 Kritéria hodnocení úspěšnosti IT projektů Time/Schedule 20% prefer to deliver on time according to the schedule 26% prefer to deliver when the system is ready to be shipped 51% say both are equally important Return on Investment (ROI) 15% prefer to deliver within budget 60% prefer to provide good ROI 25% say both are equally important Value 4% prefer to build the system to specification 80% prefer to meet the actual needs of stakeholders 16% say both are equally important Quality 4% prefer to deliver on time and on budget 57% prefer to deliver high-quality, easy-to-maintain systems 40% say both are equally important Only 12% of respondents indicated that their definition of success on their most recent project included all three of delivering according to schedule, within budget, and to the specification. Copyright 2011 Scott W. Ambler

7 Celkové hodnocení úspěšnosti projektů Iterative Agile Lean Ad-Hoc Traditional 0% 20% 40% 60% 80% 100% Successful Challenged Failed Copyright 2011 Scott W. Ambler

8 Hodnocení úspěšnosti IT projektů dle vytvořených kritérií Quality -0,8 1,0 4,6 4,6 4,8 Value -0,5 ROI -0,8-0,4 2,0 3,6 4,4 5 5,2 5,4 6,3 Iterative Agile Lean Traditional Ad-Hoc -1,4-1,2 Time 4,6 4,7 5 Stupnice: Copyright 2011 Scott W. Ambler

9 Jak jsme na tom v ČR? A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 9

10 Jak dopadly implementace IS? Vyšší kvalita implementace. Překročení rozpočtu: 74% 56% 53%. Překročení termínů: 61% 54% 61%. Výše překročení rozpočtu: 25%. 41% společností zaznamenalo po spuštění systému výrazné problémy s operativou. 2 ze 3 společností řešilo významné problémy s vlastním fungováním a procesy. 65% považovalo implementaci za náročnou a složitou. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 9

11 Nepovedené implementace Hersley Foods, 1999 Integrace SAP R/3, Siebel, CRM, log. aplikace Manguistics. 100 mil. USD v nedodaném zboží, 8% pokles ceny akcií. Nevhodné datum nasazení (kritické období), všechno najednou. Nike, 2000 Upgrade systému i2. Náklady 400 mil. USD, ztráta prodeje 100 mil. USD, pokles akcií 20% Nezkušenost dodavatele i2, složitost, špatná komunikace, globálnost trhu. Konsolidace inf. systémů severoam. poboček HP. Ušlý zisk 100 mil. USD (5-ti násobek rozpočtu projektu). Dokonalá bouře z malých nevýznamných problémů se stala IT bouře. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 11

12 A co u nás v ČR? Kauza AAC (ProCa + Libra), 2004 Zavedení nového ERP SAP + přechod na nový internetový prodejní systém. Výrazné omezení prodejů. Jeden z důvodů konce společnosti! Mimo chybné řízení a plánování. Česká pobočka Panasonicu, 2009 Změna informačního systému. Několik měsíců nebylo možné fakturovat. CIO Business World, listopad 2011 Implementace systému SAP ve společnosti MALL, 2009 Přechod na nový informační systém Cca neuspokojených objednávek, kupony na 200 Kč A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 12

13 Jak to asi probíhalo? Zdroj: A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 13

14 PROJEKT? A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 14

15 Dvakrát měř, jednou řež!!! A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 15

16 Projekt, pojmy Projekt = činnost s jasně daným cílem, začátkem a koncem. Výsledek může být hmotný i nehmotný. Projektové řízení (Project Management) = proces využití zdrojů k realizaci projektu. Metodika = způsob řízení projektu. Předdefinované nebo vytvořené pro realizaci konkrétního projektu. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 16

17 Trojimperativ projektu Co? (kvalita) Specifikace provedení (co a v jaké kvalitě je nutné udělat). Kdy? (čas) Časový plán provedení. Jak? (zdroje) Náklady na provedení jednotlivých činností (spotřebovaná práce a peníze). A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 17

18 Co přináší projektové řízení? Zvýšení pravděpodobnosti úspěchu. Efektivní dosahování změn. Eliminace chaosu a metody pokus omyl. Jednoznačné přidělení rolí a zodpovědností. Není ale lékem na chaos, nevzdělanost, osobní zájmy a další neduhy. Teprve aplikace a dodržování zásad projektového řízení činí projekt skutečným projektem. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 18

19 Praktické důvody pro projektové řízení Zákazník: Výběr vhodného řešení a dodavatele. Plánování. Kontrola. Reakce na neočekávané situace. Dodavatel: Jednoduchost implementace. Opakovatelnost implementace. Efektivní využití zdrojů. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 19

20 Podmínky úspěšného projektu Definice cílů projektu. Sestavení kvalitního týmu na obou stranách. Podpora zákazníka, komunikace. Dostatečné pravomoci. Sledování stavu projektu (metriky). Rozdělení na etapy. Dokumentace projektu. Podmínky akceptace a předání projektu. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 20

21 Základní fáze (etapy) projektu Příprava implementace IS. Zavádění IS. Provozování IS. Vyhodnocení (průběžné) IS Zákazník Přínosy a splnění očekávání Dodržení rozpočtu a nákladů Dodavatel Dodržení rozpočtu a nákladů Úspěšnost implementace Využitelnost implementace do budoucna A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 21

22 Příprava implementace IS Zákazník: Rozhodnutí o implementaci. Definice potřeb. Stanovení cíle implementace. Zvážení rizik implementace. Základní sestavení týmu. Stanovení pravomocí členů týmu. Stanovení základního rozpočtu. Výběrové řízení. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 22

23 Příprava implementace IS Dodavatel Obchodní aktivity, identifikace zákazníka. Základní analýza zákazníka. Schůzka u zákazníka s cílem prezentovat dodavatele a identifikace potřeb (bolestí). Pokud to situace umožňuje, provést podrobnější předanalýzu potřeb. Sestavení základního týmu a navržení řešení Vytvoření nabídky a předložení zákazníkovi. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 23

24 Výběrové řízení V případě potřeby prezentace nabídky dodavatelem. Posouzení různých řešení. Kontrola dodržení podmínek výběrového řízení. Porovnání dodavatelů a jejich nabídek. Vyhodnocení rozhodovacích kritérií. Výběr dodavatele a řešení. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 24

25 Zavádění IS ROZDÍLOVÁ ANALÝZA NÁVRH SYSTÉMU VÝVOJ & TESTOVÁNÍ INSTALACE ÚDRŽBA A SERVIS Funkční požadavky Dokumentace návrhu Dokumenty implementace nový projekt Školení & podpora Projektové plánování & řízení Řízení změnových požadavků/komunikace A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 25

26 Klíčové kroky zavádění IS Podpis smlouvy. Úvodní schůzka projektu (kick-off) seznámení týmů podrobné podmínky implementace Analýza a návrh. Vývoj a testování. Parametrizace a migrace dat. Školení a tvorba dokumentace. Nasazení a akceptace. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 26

27 Podpora jako závěrečná fáze zavádění IS Projekt nekončí dnem nasazení do reálného provozu. Uživatelé vyžadují součinnost a pomoc při zahájení provozu. Je vhodné poimplementační podporu zahrnout již do nabídky implementace. Po usazení se přechází do stavu údržby a servisu. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 27

28 POZOR na změnové řízení!!! Nejznámější projektová katastrofa? TITANIC!!! Příprava excelentní Odborníci, prototyp, zkoušky technologií, nové přístupy. Změny v projektu katastrofální řízení Kompromisy, časový tlak, tlak managementu na PR a marketing. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 28

29 Týmová práce jako základ Převzato z xerox.blog.cz/0704/the-it-crowd A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 29

30 Projektový tým Zákazník Řídící komise Dodavatel Řídící komise Vedoucí projektu Vedoucí projektu Klíčový uživatelé Běžní uživatelé Konzultant Analytik Vývojář Tester A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 30

31 Projektové role Řídící komise: Hlavní autority projektu. Schvalování a akceptace. Řešení zásadních rozporů. Vedoucí projektu: Odpovědnost za stav projektu. Vytvoření a dodržování harmonogramu projektu. Pravidelné informování o stavu projektu. Klíčový uživatel: Osoby zákazníka znalé a odpovědné za konkrétní oblast informačního systému. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 31

32 Role vedoucího projektu Revizor Poradce Plánovač VEDOUCÍ Diagnostik Diplomat Stratég Vedoucí skupiny PROJEKTU Odborník na problém Psycholog Filtr Kontrolor Manager konfliktů A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 32

33 Řízení projektu = řízení lidí Jak projekty vidí někteří projektoví manažeři: 75 % zdravého selského rozumu 22 % taktu a diplomacie 3 % fotokopírování Tanya Ross, Project manager Millennium Dome A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 33

34 5 smrtících chyb projektových manažerů 1. Opomíjení stanovených milníků. 2. Přehlížení možných rizik. 3. Chybná komunikace. 4. Ztráta nadhledu (big picture). 5. Malá nebo žádná aktualizace projektového kalendáře. Zdroj: A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 34

35 Certifikace Ověření způsobilosti osvojit si a aplikovat znalosti a dovednosti projektového řízení. Mezinárodní standardy (IPMA, PMI, PRINCE2). Úrovně certifikace (podle IPMA viz. A Certifikovaný ředitel projektů (IPMA Level A, Certified Projects Director) je schopen řídit významné portfolio, nebo program s odpovídajícími zdroji, metodologií a nástroji. B Certifikovaný projektový senior manažer (IPMA Level B, Certified Senior Project Manager) je schopen komplexně řídit projekty (kritéria komplexnosti viz. Sebe-hodnotící test komplexnosti projektového řízení). C Certifikovaný projektový manažer (IPMA Level C, Certified Project Manager) je schopen řídit projekty s omezenou komplexností projektového řízení. D Certifikovaný projektový praktikant (IPMA Level D, Certified Project Management Associate) je schopen aplikovat znalosti z projektového řízení jako člen týmu v projektu. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 35

36 Projektová komunikace Slouží pro předávání informací na projektu. Rozdělení pravidelná/operativní ústní/písemná interní/vzájemná Styl a pravidelnost udává pozice v projektovém týmu. Věcná a úplná komunikace je jednou z podmínek úspěšného projektu. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 36

37 Dopady chybné komunikace při implementaci IS Tak to popsal zákazník Tak to pochopil vedoucí projektu Tak to navrhl bussinesss analytik Tak to napsal programátor Tak to popsal obchodník A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 37

38 Výstupy chybné komunikace Taková byla projektová dokumentace Toto bylo nainstalováno Toto bylo zákazníkovi naúčtováno Taková byla podpora helpdesku Toto zákazník skutečně potřeboval A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 38

39 Předávané informace Implementační týmy aktuální stav, plánování, kontrola, řešení problémů. Vedoucí projektu kontrola stavu, plánování dalších postupů, řešení dílčích problémů. Řídící komise prezentace stavu vedoucími projektu, řešení kritických problémů, změny projektu. Ostatní analýza, konzultace, školení, řešení problémů na místě. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 39

40 Písemné informace Smlouva a její dodatky. Zakládací listina projektu. Zápisy z pravidelných porad (týmy, vedoucí projektu, řídicí komise). Protokoly (předávací, akceptační). Zápisy z jednání mezi členy týmu. Dokumentace systému (analýzy, návrh, dokumentace, nápověda). Dokumenty změnového řízení. Nástroje pro kontrolu stavu projektu. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 40

41 Zakládací listina projektu Definice projektu a jeho cílů. Organizace projektu. Plán a harmonogram. Rizika projektu. Změnové řízení. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 41

42 Kontrolní body implementace Stanovení metrik kontroly systému (počet realizovaných požadavků, dodržení termínů, využité náklady). Hlavní kontrolní body: Podepsání smlouvy. Akceptace analýzy a návrhu. Nasazení do zkušebního provozu. Nasazení do reálného provozu. U rozsáhlých projektů rozdělení do funkčních bloků a jejich kontrola. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 42

43 Nezapomínejme na RIZIKA! Riziko = hrozba, ohrožení projektu. Risk management (řízení rizik): Analýza rizik Identifikace rizik. Posouzení rizik. Odezvy na rizika. Sledování rizik. Neustálý proces ve všech fázích projektu. Řízením rizik zvyšujeme úspěšnost projektu. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 43

44 Řízení rizika Co potřebujeme u rizik sledovat a řídit? Popis rizika. Pravděpodobnost výskytu. Mitigaci (eliminaci) rizika. Krizový plán. Odpovědná osoba. (Kdo to je? Co dělá?) Dopady. Pohled na rizika: Zákazník. Dodavatel. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 44

45 Jak si projekt rozplánovat? Dle trojimperativu: Rozplánování činností. Rozplánování zdrojů. A samozřejmě finanční toků. Nejen samotné ceny, ale také cash-flow, které nás nepoloží!!! Podpůrné nástroje: Ganttovy diagramy, LRM, WBS, RBS, Metodiky. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 45

46 Logický rámec projektu (LRM) Nástroj pro prvotní plánování projektu. Má čtyři zásadní části: Goals přínosy projektu Užitky získané vytvořením, používáním cílů. Objectives cíle projektu Popis stavu po realizaci. Deliverables produkty (výstupy) Seznam hlavních vytvořených výstupů. Actions činnosti Hlavní okruhy, které se musí udělat, aby se vytvořily produkty. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 46

47 Metriky splnění Zdroje dat pro metriky Rizika/podmínky splnění Funkčnost logického rámce Goals/Přínosy Objectives/Cíle Deliverables/Produkty Actions/Činnosti Vstupy Náklady A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 47

48 Jednoduchý příklad LRM Metrika Zdroj dat Riziko Postup do dalšího semestru Získán definovaný počet kreditů KOS Vazba na jiné předměty Úspěšně absolvovat předmět Známka lepší než neprospěl Index, KOS Předmět otevřený Nemožnost zapsat se (plno) Hotová semestrální práce, udělen zápočet ze semestru, hotová zkouška z předmětu Odevzdaná semestrální práce Zapsán zápočet Zapsaná zkouška Index, KOS Semestrální práce mimo naše schopnosti Přísný cvičící Přísný zkoušející Nemožnost absolvovat cvičení/přednášky Klíčové úkoly WBS +RBS Poznámky A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 48

49 Definice WBS a RBS WBS Work Breakdown Structure. Hierarchická struktura činností. V praxi často spojeno s Ganttovými diagramy. Pruhový diagram. Znázornění činností v čase. CO + KDY RBS Resource Breakdown Structure. Hierarchická struktura využití zdrojů (náš případ). Někdy také Risk Breakdown Structure. JAK A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 49

50 Příklad WBS a Ganttova diagramu A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 50

51 Metodika Pomocný nástroj pro řízení a realizaci projektu. Zjednodušuje řízení a kontrolu projektu. Poskytuje šablony a někdy i nástroje pro všechny fáze implementace. Obsahuje všeobecně známé a praxí ověřené postupy, rizika, doporučení (best practices). A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 51

52 Jiný pohled na metodiku Z pohledu technologie Metodologie pro vývoj SW. Návrhové vzory. Testování dodavatelem. Z pohledu implementace Podpora řízení projektu Podpora sběru dat jejich migrace. Podpora komunikace. Podpora testování uživateli. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 52

53 A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 53

54 Typy metodik Dle použití globální/projektové/upravené. Dle váhy (velikost + hustota): Rigorózní podrobná a přesná definice procesů, činností a procesů, často velmi obsáhlé (např. OPEN, RUP, EUP, MMDIS,...). Agilní trend rychlého zavádění systémů, základním principem je rychlé předání zákazníkovi s tím, že úpravy lze provést později (Extreme programming, ASD, FDD, Scrum,...). A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 54

55 Hlavní rozdíly metodik Předpoklady Obsah Použití Rigorózní SW procesy lze popsat Požadavky možno definovat předem Podrobně definované procesy, činnosti, nástroje Velké projekty Standardní projekty Agilní SW procesy nelze popsat Předem jen hrubé požadavky Obecné principy, pravidla, praktiky Výzkumné projekty Time-to-market Menší týmy A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 55

56 Doporučená literatura Alena Svozilová; Projektový management, 2007, Grada Tomáš Kubálek, Markéta Kubálková; Řízení projektů v Microsoft Office PROJECT, 2007, Computer Press Milton D. Rosenau; Řízení projektů, 2000, Computer Press Drahoslav Dvořák; řízení projektů - Nejlepší praktiky s ukázkami v Microsoft Office, 2008, Computer Press Kathy Schwalbe; Řízení projektů v IT. Kompletní průvodce., 2007, Computer Press Steve McConnell; Odhadování softwarových projektů, 2006, Computer Press Petr Doucek; Řízení projektů informačních systémů, 2. vydání 2006, Professional publishing Eliahu M. Goldratt, Jef Cox; Cíl, A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 56

57 Závěr Projekt je podpůrným nástrojem pro úspěšnou implementaci informačního systému. Hlavní roli v průběhu projektu hraje komunikace. Úspěšný projekt znamená spokojenost na obou stranách. Projektové řízení lze zjednodušit a zefektivnit pomocí metodiky a použitím nástrojů. A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 57

58 Dotazy A7B16INS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 58