FINANČNÍ MANAGEMENT STAVBY

Transkript

1 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 1 Katedra ekonomiky a řízení stavebnictví FSv ČVUT Ing.Aleš Tomek, CSc. Obsah: FINANČNÍ MANAGEMENT STAVBY Úvodní výklad 1. Typický projektový cash flow 2. Analýza CF spojeného s projektem 3. Cash Flows netýkající se projektů 4. Aktualizace dat z jednotlivých projektů 5. Užitečné praktiky v oblasti fakturace prací z hlediska dosažení pozitivního CF projektu 6. Včasné zjištění špatného řízení cashflow varovné příznaky a možné příčiny ÚVODNÍ VÝKLAD význam zdravého financování stavební firmy v úrovni jednotlivých projektů a s tím spojeného Cash Flow managementu (cash flow neboli peněžní tok) pro stavební firmu je nedocenitelný, úspěšnost v CF managementu je jednou z podmínek úspěšného přežití stavební firmy, možný výskyt problémů s CF je vnitřně zakódovanou vlastností každého projektu

2 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 2

3 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 3

4 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 4 Zobrazení vztahu fakturace, tržeb a nákladů Metoda procentní dokončenosti

5 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 5 Finančně-účetní toky stavebního projektu

6 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 6 zásadní problémy CF managementu jsou dány mnoha faktory: o řádové rozdíly ve velikosti jednotlivých kontraktů o dlouhá doba trvání projektu, vzájemný posun velkých výdajů a příjmů o problémy jsou ještě umocňovány vlivy jako : citlivost na změny v ekon.cyklu, neadekvátní kapitalizace firmy (vybavenost vlastními zdroji pracovního kapitálu), nízká ziskovost projektů, vysoká rizikovost stavebnictví obecně, existence zádržného již během provádění projektu, problémy s plánováním zdanění a rozpoznávání zisku viz obrázek, CF problémy se zákazníkem, problematické poskytování úvěrových výpomocí bankou vzhledem ke kritériím nevhodným pro stavebnictví základní podmínkou dobrého CF je potřebná úroveň plánování a přípravy staveb, rozpočtování a kalkulace a prognozování, veškeré činnosti vycházejí již z přípravy nabídky a následného zpracování textu kontraktu, kde je zcela jednoznačně definována a předurčena i otázka platebního kalendáře v závislosti na postupu realizace prací. Chyby z období přípravy a uzavírání kontraktu se dají jen těžko napravit. Tyto chyby přispějí k : o problémům v dalším řízení kontraktu (tj. smluvních vztahů) o problémům v oblasti plnění časových plánů o nízkému využití zařízení

7 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 7 o chaosu v nákupu materiálů,zařízení a poddodávek o časovému nesouladu příjmů a výdajů o příliš vysoké náklady na práci Cash management je řízení zdrojů - hmotných či nehmotmých, vnitřních či externích - za účelem posílení hotovosti (cash) neboli podnikové schopnosti vynakládat peníze. Těchto cílů může být dosaženo v zásadě 4 způsoby : urychlit příjmy, zpozdit platby, minimalizovat oběžná aktiva, maximalizovat běžné závazky. největší rizikovým faktorem ve stavebnictví jsou důsledky ze stanovení nabídkové na základě aplikace metody ocenění. Nabídková cena je odrazem kvality přípravy a plánování, problémy jsou spojeny hlavně se skutečností, že nabídková cena bývá stanovena dříve než jsou známy všechny části dokumentace a tedy i potenciální úplné náklady. zásadním problémem jakéhokoliv financování stavebního projektu nejsou na rozdíl od státního rozpočtu výdaje, ale příjmy, které se odvíjejí od tempa prací, schopnosti urychleně fakturovat a ochoty a schopnosti klienta platit své závazky podle kontraktu obecně a platebního kalendáře zvláště. Průběžné financování (placení) interim payments jsou důležitou částí, kteréhokoliv standardního kontraktu jako britského JCT 81, mezinárodního evropsko- asijského FIDIC, amerického AAA

8 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 8 Realizace finančních podmínek v rámci standardního kontraktu FIDIC Red Book (článek 14) Potřeba trvale pozitivního CF, potřeba kalkulovat finanční náklady během negativního CF (prům. úrokové náklady) Typy průběžného financování etapově, měsíčně(interim financing), metoda procentní dokončenosti Zádržné (retention) Předplatby (downpayment) Platby poddodavatelům Paid when paid (45 dnů nejpozději však po 70 dnech) nebo pay if paid ( např.45 dnů, ale jen když je GD zaplacen klientem). V podmínkách ČR je smluvní ujednání, podle něhož by měla být splatnost ceny díla vázána na skutečnost až třetí osoba v rámci jiného smluvního vztahu poskytne objednateli platbu, se příčí dobrým mravům (rozsudek Nejv.soudu ČR z roku 2003,sp.zn. 32 Odo Rozdíly mezi RB a YB (Design Build) ve stanovení měsíční platby za provedené práce

9 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 9 Průběžné financování projektu je zakotveno v kontraktu a to podle jedné ze tří metod: o Předem stanovené platby či splátky vázané na dokončení etapy či nějakého milníku projektu (tzv. milestone or stage payments), nevýhodou pro dodavatele je absolutní úplnost či dokončení prací i malé nedodělky mohou způsobit odklad placení včetně konečného předání o Předem stanovené splátky na pravidelné bázi - například stavba trvá 12 měsíců, celková cena kontraktu je Kč, měsíční platba je Kč, pokud je možno považovat měsíční objem prací za cca 1/12 celkového projektu. Výhodou je minimální administrativa a jistota cash flow. Problematické je však, když dodavatel

10 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 10 zaostává za plánem nebo má problémy s kvalitou. Přefakturace či nedofakturace může být značným problémem v případě likvidace buď klienta nebo dodavatele o Fakturace podle detailního zjišťování a měření hodnoty provedených prací k danému datu je nejspravedlivější metodou. Možné dopady spojené s klientskými změnami, vadami a nedodělky či zpožděním. jsou řešeny např. v britském standardním kontraktu JCT 81 takto: Jakmile dojde ze strany stav.dozoru ( většinou nezávislá firma) k vydání zjišťovacího protokolu (interim certificate) musí klient (v textu kontraktu většinou jako employer tj zaměstnavatel ) zaplatit nejpozději do 14 dnů, konečná faktura pak do 28 dnů, v případě nezaplacení může dodavatel okamžitě zahájit arbitrážní či soudní kroky o vyrovnání dluhu. Samotné zpracování podkladů a pro zjišťování prací a vydání zjišťovacího protokolu bývá v některých zemích činností pro externího specialistu, jenž se jmenuje quantity surveyor - CQS a průběžně spolupracuje při své činnosti s dodavatelem. Tento CQS zpracovává většinou pro klienta i výkaz výměr LOQ neboli List of Quantities, který slouží při zadávání stavby a případné soutěži o získání kontraktu. Zádržné jako specifický problém financování stavebního kontraktu - zádržné jako ta část celkové ceny kontraktu, která není uhrazena do doby splnění určitých specifických podmínek. Problémové oblasti: zrcadlovost zádržného mezi GD a klientem se nemusí odrážet do

11 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 11 zádržného mezi GD a poddodavatelem schopnostech jednotlivých poddodavatelů - záleží na 1. Typický projektový cash flow Každý projekt je vždy samostatné hospodářské středisko(profit center) se svým odděleným cyklem CF, založeném na nákladech činností daného projektu a na platbách od klienta Hrubý cash flow projektu: Příjmy fakturace (mínus zádržné)...xx Kč uvolněné zádržné (po dokončení a převzetí).xx Kč Claimy a změny (příjmy často zpožděné). xx Kč Celkem příjmy...xx Kč Výdaje výdaje se zpracováním a podáním nabídky xx Kč předrealizační náklady (inženýring, projekce, mobilizace kapacit a ZS...xx Kč materiál a dodávky...xx Kč zařízení a jeho nájem xx Kč platby poddodavatelům xx Kč mzdy a platy.xx Kč režie..xx Kč sporné položky (potenciální claimy).xx Kč Celkem výdaje...xx Kč Základním cílem je vždy urychlení inkasa příjmů neboli dosažení pozitivního CF. Primárním hlediskem dodavatele projektu je získat platby od klienta dříve než jsou splatné závazky vůči poddodavatelům, dodavatelům materiálů a zařízení, zaměstnancům apod. Tento cíl je však většinou obtížně splnitelný, vzhledem k zádržnému a zpoždění spojenému se schvalováním zákaznických změn a řešení případných sporů(claimů).

12 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Analýza CF spojeného s projektem CF analýza podniku prognóza CF spojeného s daným projektem všech ostatních projektů v rámci firmy.analýza je vždy spojená s časovým intervalem ( měsíčně, čtvrtletně) pro každý segment projektu (např. po objektech) či samostatnou činnost. Výsledkem je vždy pozitivní nebo negativní CF. Hlavním smyslem prognózy je včas přijmout opatření pro eliminaci vývoje případně důsledků do celkové likvidity projektu i firmy.

13 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 13 Projekt 101, FIRMA XYZ, Plánovaný CF do 31.prosince 2004 Výdaje spojené leden únor březen 2.Q 3.Q 4.Q Celkem s náklady materiál poddodávky mzdy režie skut celkem ,150,00 0 Příjmy fakturace celkem ,300,00 0 mínus zádržné dle kontraktu plus zádržné ke vrácení příjem cash net CF (30000) 5000 (50000) kumulat.cf (16000) (11000) (61000) TOTAL CF (35000) (30000) (120000) firma XYZ Obr.: Grafické znázornění cash flow během projektu,

14 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 14 kde E jsou kumulativní výdaje (koresponduje s průběhem nákladů, na konci projektu se výdaje a náklady rovnají. I značí kumulativní příjmy od začátku projektu,ty se opět na konci projektu rovnají výnosům neboli hodnotě projektu (= ceně kontraktu). Samotná hodnota provedených prací by probíhala jako S křivka nad čárou označující výdaje. Rozdílem těchto dvou čar (hodnoty výdaje ) bychom zjistili kumulativní teoretický zisk k danému datu. Záporné hodnoty pod časovou osou udávají potřebné množství vlastního pracovního kapitálu pro financování projektu (financing required). Obr.: Typické S-křivky znázorňující v daném případě průběh kumulovaného objemu prací po dobu výstavby kde :

15 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 15 ES harmonogram postupu založený na nejdříve možných začátcích a koncích činností, vyjádřený v kumulativních množstvích provedených prací LS harmonogram postupu, založený na nejpozdějších možných začátcích a ukončeních činností v kumulativních množstvích provedených stavebních prací P plánovaný postup realizace výstavby R skutečný postup realizace výstavby Current date - datum ke kterému se zjišťuje aktuální stav 3. Cash Flows netýkající se projektů jedná se např.o položky typu: správní režie úroky výdaje spojené s fixními aktivy netýkající se projektů např. investice do výpočetní techniky (kapit.investice), zařízení budov investiční a neinv.povahy daně spojené s výnosy a dividendy akcionářům apod.

16 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 16 Obdobná struktura jako pro projekt může být sestavena pro celou firmu s použitím údajů z minulé tabulky: leden únor březen 2.Q 3.Q 4.Q Celkem za rok CF (35000) (30000) (120000) z běžných projektů mínus výdaje mimo projekty: obch.výdaje správní režie úroky daně dividendy inv.výdaje ostat.výdaje celkem plus příjmy mimo projekty: úroky ostatní celkem Přírůstek /pokles CF 8000 (85000) (104000) (202000) (117000) 4. Aktualizace dat z jednotlivých projektů Plánování projektů a na ně navazující prognózování CF je prakticky využitelné jen tehdy, jestliže je neustále aktualizováno o proběhlé změny Zpoždění způsobená externími vlivy jako počasí, živelné katastrofy, stávky musí být monitorovány v rámci systému

17 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 17 Racionálním principem je pravidelný update týdně, dekádně,měsíčně apod. 5. Užitečné praktiky v oblasti fakturace prací z hlediska dosažení pozitivního CF projektu 5.1 Obecné pojmy z oblasti fakturace Ve stavebním managementu existují dvě oblasti, které pozitivně ovlivňují CF o detailní kontrola výdajů projektu z hlediska účelnosti a načasování (objednací a dodací lhůty, systém kontroly objednávek a následných dodávek-kvalita,množství, cena, název a funkce výrobku) o fakturační praktiky aplikované dodavatelem fakturace a vykazování provedených prací je ovlivněno dvěma cíly: o generovat pro dodavatele dostatečný CF pro financování následujících činností na projektu a minimalizovat potřebu opatřit další pracovní kapitál o ze strany klienta pak jde o snahu pomoci si při financování projektu a současně zajistit si, že dodavatel uspokojivě dokončí projekt metody fakturace ve stavebnictví poskytují v souladu s uvedenými cíly průběžné financování prováděných prací a klientovi pak pomocí zádržného, které bývá racionálně maximálně do 10%, vylepšení CF pozice a větší jistotu při zabezpečení kontroly nad probíhajícím

18 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 18 projektem, zádržné je splatné při dokončení nebo jinak dle kontraktu 5.2 Podmínky fakturace Zásadní role textu kontraktu, dodavatel je schopen v případě připravených ustanovení kontraktu akcelerovat CF z projektu, minimalizovat vnitřní i vnější finanční náklady Ustanovení kontraktu v dané oblasti fakturace mohou být ovlivněny následujícími opatřeními či událostmi: o Fakturace dle etap definovaných v zadávacích podmínkách a kontraktu o Dodávky materiálů,konstrukcí a jejich zabudování o Náklady zaúčtované při kontraktech typu náklady plus (cost plus type of contract) o Stupeň dokončenosti podle odhadu dozora nebo projektanta o Předem stanovený časový rozvrh fakturace/plateb o Změřená jednotková množství (m3 základů, betonu, bm liniové stavby atp) o V případě fakturace podle nákladů uplynutí období nebo dosažení stanovené sumy Při vyjednávání fakturačních metod a financování projektu jako celku je důležité jednat o: o Platebním kalendáři a jeho podmínkách a vazbách o Zjišťování prací a uplatnění fakturace na základě procedur, které jsou jasné,smysluplné a včasné o Až týdenní fakturaci, pokud se jedná o rychlá tempa prací o Poskytování záloh na externě a s předstihem vyráběné díly a konstrukce

19 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 19 o Platby za materiál zavezený na staveniště ještě před zabudováním o Podmínky předání dokončeného projektu stejně tak jako zpracování seznamu vad a nedodělků o Právech podání claimů ( schválených i neschválených ) o Procedurách pro fakturaci a placení klientských změn, speciálně pak vzhledem k úhradě nerozporovaných částí celkových změn o Jiné metodě udržení dodatečné finanční kontroly nad prováděnými pracemi a jejich financováním než pomocí zádržného (alternativní metody viz dále) Jednání o možných předplatbách (zálohách) na krytí přesunu a zahájení prací(vybudování ZS a instalace nutných zařízení a strojů) záleží na zvyklostech v dané specializaci stavebních prací nebo v některých zemích je přímo dána zákonem - minimálně u veřejných zakázek Jakékoliv platební a fakturační podmínky v rámci kontraktu by měly zajistit přirozený požadavek dodavatele, aby stavební práce byly průběžně financovány ze strany klienta a nikoliv z kapitálových zdrojů dodavatele

20 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Kontraktem zakotvená akcelerace (přefakturace) v počátečních etapách projektu Ve většině zemí světa je aplikována a tolerována technika fakturace (tzv. front-end loading) založená na tom, že v rámci platebního rozvrhu celkové ceny kontraktu je přiřazeno větší procento ceny počátečním etapám - úpravy terénu a výkopy, zakládání, částečně i hrubá stavba.to dovoluje dodavateli akcelerovat CF v počátečních etapách a inkasovat částky zřetelně nad náklady. Toto dojednání je prováděno v období mezi získáním kontraktu a jeho podpisem. Dochází k úpravě tzv.platebního kalendáře, v angličtině výstižněji jako schedule of values. Je typické, že v podstatě je to právě v období, kdy ještě dodavatel má jakousi vyjednávací sílu. Daná akcelerace plateb je pro dodavatele zdrojem zdravého CF a pilířem jeho strategie řízení cashflow. Přímým důsledkem široké aplikace v podmínkách podniku může být možnost investovat část trvalých přebytků z tohoto posunu (de facto navýšení stálých pasiv za předpokladu rostoucího zásobníku práce backlog), současně může omezit vnější financování ( úspora nákladů) a někdy i uspořit materiálové náklady vzhledem k možnost realizovat své velké objemy nákupů za výhodnějších platebních i cenových podmínek. Dalším posílením vlivu počáteční přefakturace je i současná aplikace zádržného obdobného jako je u generálního dodavatele (dále jen GD) i na

21 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 21 subdodavatele, které je uvolněno po dokončení celého projektu, převzetí a uvolnění zádržného vůči GD ( zásada : " Pay when paid"). Tak jako je tomu v tabulce ilustrující počáteční přefakturaci, klient uvolní oněch V tabulce je celkem výdajů na subdodavatele tento negativní CF bude redukován o Pozitivní CF v okamžiku před uvolněním zádržného bude pak celkem Obr.: Ilustrační příklad k odst. 5.3 dočasná přefakturace v prvních etapách projektu (podle Construction Accounting Deskbook 2000, Harcourt Publish.)

22 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Včasné zjištění špatného řízení cashflow varovné příznaky a možné příčiny Varovné příznaky: o Disponibilní CF se během následujících období trvale zmenšuje o Management firmy i projektu upřednostňuje krátkodobý CF před dlouhodobější perspektivou o Závazky trvale rostou aniž by rostl objem tržeb o Dodavatelé upřednostňují dodávky za hotové o Splátky půjček se zpožďují o V podniku se začínají objevovat penále za pozdní odvody na SZ a nemocenskou o Ukazatelé charakteristické pro likviditu jako acid test (okamžitá likvidita tj.oa-zásoby/krátk.závazky) a ukazatel běžné likvidity (OA/Krátk.závazky) jsou neadekvátní o Dlouhodobé úvěry kryjí běžné operace místo investic do zařízení a technologie o Zůstatky nefakturovatelných položek jsou v časové řadě zvyšující se o Skrytá přefakturace nemá odraz ve vyšších množstvích likvidních aktiv o Vývoj v backlogu je v nerovnováze vůči výši pracovního kapitálu Možné příčiny: o Projekt i podnik jako celek jsou ve ztrátě v provozním výsledku

23 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 23 o Vyskytují se mimořádné výdaje typu vyrovnání se zákazníkem, živelné škody nekryté pojistkou apod. o Činnosti v oblasti nabídky jsou neúčinné načasování fakturace projektu je pro podnik nevýhodné o Inkaso pohledávek je špatně zajištěno a bez aktivního přístupu o Fixní aktiva jsou financována pomocí oběžných aktiv pracovního kapitálu o Klientské změny vedou ke zpomalování inkasa a nejsou efektivně administrovány o Neprovozní( správní) výdaje nejsou proporční k objemu příjmů z projektů o Není vyvozován tlak na plynulé dokončování podle fakturovatelných jednotek a zásoby umrtvují pracovní kapitál

24 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 24 Příklad:Standardní kontrakty FIDIC RB a YB Článek 14 Platební podmínky Specifická praxe financování stavebního kontraktu: Potřeba trvale pozitivního CF, potřeba kalkulovat finanční náklady během negativního CF (prům. úrokové náklady) Typy průběžného financování etapově, měsíčně(interim financing), metoda procentní dokončenosti Zádržné (retention) Předplatby (downpayment) Platby poddodavatelům Paid when paid (45 dnů nejpozději však po 70 dnech) nebo pay if paid ( např.45 dnů, ale jen když je GD zaplacen klientem). V podmínkách ČR je smluvní ujednání, podle něhož by měla být splatnost ceny díla vázána na skutečnost až třetí osoba v rámci jiného smluvního vztahu poskytne objednateli platbu, se příčí dobrým mravům (rozsudek Nejv.soudu ČR z roku 2003,sp.zn. 32 Odo

25 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 25 Článek 14 Cena díla a platby V RB je Cena díla uvedena jako cena, která obsahuje všechny úpravy. Tato je odlišná od Přijaté ceny stavby z Dopisu o přijetí nabídky. Přijatá cena je fixní, ale Cena díla se může měnit podle skutečných množství, Změn nebo jiných úprav. Smlouva říká, že Objednatel zaplatí Cenu díla v čase a způsobu předepsaném Smlouvou. YB odkazy na měření množství jsou vynechány. Přijatá ceny stavby je deklarována jako pevná(lump price). Platby jsou realizována podle Harmonogramu plateb ( ) a jsou předmětem úprav podle Smlouvy. Tam kde YB a RB mají ustanovení o některých platbách jakožto splátkách pevné ceny, pak se použije také stanoví podle 2.paragrafu povinnost sestavovat čtvrtletní odhad plateb Pomůcka pro tvorbu Zvláštních podmínek (Guidance..) říká zásadní myšlenku: Při vytváření Zvláštních podmínek je třeba zvážit částky a jejich načasování při platbách Zhotoviteli. Pozitivní cashflow je jasně benefitem pro Zhotovitele a nabízející v tendru berou na zřetel procedury průběžných plateb, když připravují svou nabídku Struktura FIDIC platebních a garančních procedur je taková, že možnost, že Zhotovitelé dosáhnou pozitivní cashflow je nepravděpodobná. Z toho pak plyne potřeba si půjčovat a zvýšit své náklady o úroky.

26 CŽV FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 26 Během tvorby zvláštních podmínek i při administraci kontraktu je třeba dohlédnout na urychlené změření a potvrzení prací a zaplacení, což sumárně zlevní projekty. Obecně může být Zhotovitel až o pár měsíců pozadu s inkasem za svými výdaji Článek Žádost o potvrzení dílčí platby 14.4 Harmonogram plateb Podle YB jsou měsíční platby realizovány podle Harmonogramu plateb. Procedura pro Zhotovitele začíná s žádostí o platbu. Zhotovitel ji podává měsíčně s uvedením částky spolu s podpůrnými dokumenty ve formě stanovené Správcem stavby Žádost musí obsahovat položky a) až f) z Výčet začíná položkou a) tj. odhadovanou částkou hodnoty provedených prací pak b) atd Pokud není ve Smlouvě Harmonogram plateb musí se zpracovávat kvartálně odhad hodnoty prací realizovaných jako podklad pro měsíční certifikaci 14.9 Platba zádržného váže na Protokol o převzetí prací a všech zkoušek po dokončení pak se vrací 50%, po skončení Lhůty pro oznámení vad se dá vrátit druhá část zádržného. V případě neodstranění některých vad však Správce zadrží odhadnutou hodnotu neopravených prací.