Ceník & Sklad a Inventura

Transkript

1 Ceník & Sklad a Inventura 1. Založení karty produktu 2. Popis funkčních tlačítek v sekci Sklad 3. Příjem na sklad 4. Průběh spotřeby materiálu v čase 5. Založení inventury a její dokončení 6. Ostatní Tiskové sestavy

2 1. Založení karty produktu - Otevřete Ceník - Vyberte ouško Zboží na prodej a klikněte v horní liště na ikonu Přidat - To samé platí v sekci Materiál na práci

3 - Vyplníme PLU: (Vždy načteme čtečkou čárový kód produktu, popřípadě opíšeme čísla ručně) Povinná položka - Kód: Zde můžeme zadat jiný rozlišovací EAN (třeba objednávací kód) Není povinné - Název: Popis produktu, který může nést i označení gramáže pro lepší budoucí orientaci (Pokud máme produkty od více firem, tak je ideální před produkt napsat i značku pro budoucí přehledné řazení v ceníku a i ve skladu Příklad: Wella Lak na vlasy 250ml ) - Typ: Pokud zakládáte položku z filtru, tak je rovnou předvyplněné, popřípadě vyberte (Zboží na prodej = Zboží, Materiál na práci = Neprodejné zboží) - Užívání: U produktů na prodej to bude vždy na Kusy U Materiálu na práci to bude dle využití v salonu. Příklad: Barvy = Gramy nebo procenta, Melír = gramy, Vyvíječe = mililitry, Ampule = v kusech, atd. Vždy je třeba vycházet dle toho, jak toto zboží reálně spotřebováváte - Množství: Pokud něco vydáváme ze skladu po Kusech či v Procentech, tak tato možnost není aktivní. Aktivní je pouze v případech Gramy, Mililitry a Milimetry V takovém případě vyplníme Množství v balení Příklad: Barva = 60(g), Vyvíječ = 1000(ml), Melír = 500 (g) NIKDY DO POLE MNOŽSTVÍ NEZADÁVAT CELKOVÝ POČET KUSŮ V SALONĚ. JEDNÁ SE JEN O MNOŽSTVÍ ZA JEDNOTKU ZBOŽÍ - Cena pro klienta: U prodejního zboží vyplníme vždy a klikneme na Přidat/uložit cenu. U neprodejného zboží (Materiál na práci) standardně nevyplňujeme (Program ale umožňuje prodat i materiál, který není primárně určen k prodeji)

4 - Vedlejší sekce Tisk informace : Pokud zde něco napíšeme, bude se tato informace tisknout na účtence pro zákazníka, když si tento produkt/službu zakoupí - Nákupní cena: Vyplníme nákupní cenu, za kterou produkt nakupujeme Pro vedení skladové evidence je tato položka povinná POKUD NÁKUPNÍ CENU NEZADÁME, TAK TOMUTO PRODUKTU NEBUDEME VÉST INVENTURU A ANI JEJ NEUVIDÍME V SEKCI SKLAD info: U neprodejného materiálu jako je třeba Ampule k určité službě, zadáváme nákupní cenu pouze za jednu ampulku (2000,- / 30 ks v krabici = 67,-) - Hlídat na skladě: Můžete za-kliknout, pokud chcete hlídat toto zboží v určitém minimálním množství na skladě (Podmínka je, že je vyplněná nákupní cena a ve Skladu evidujeme zásoby) - Dále můžete přidat obrázek produktu a stručný popis do pole Poznámka pod obrázkem Tyto informace jsou poté viditelné i při samotném prodeji - Dáme Uložit Tímto způsobem, zadáme do ceníku všechny položky zboží, které nabízíme k prodeji zákazníkům. I když máte 100 ks k danému zboží, tak do ceníku zadáváme pouze 1x Tedy založíte pouze kartu. To samé platí u neprodejného materiálu, který je určen pro práci Doporučení: U materiálu na práci lze slučovat položky, které mají stejnou nákupní cenu. To znamená, že založíme jen jednu Kartu, která ale bude zahrnovat i několik druhů materiálu. Příklad: Oxidační vody 3%, 6%, 9%, 12% stojí stejně a proto není třeba zakládat každému sólo kartu, ale postačí, jen jedna. To samé platí u barvících systémů od různých dodavatelů. Třeba barvy Inoa mají cca 60 odstínů a jsou dvě varianty jak jej zadat do systému. a) buď každému odstínu založíme samostatnou kartu v ceníku b) anebo založíme jednu kartu a v ní budeme evidovat všechny odstíny daného barvícího systému (POZOR: musí bezpodmínečně platit, že všechny odstíny stojí v nákupu stejně) Výhody a nevýhody: Pokud budeme položky do systému zadávat jednotlivě, tak výhoda je, že systém v budoucnu ukazuje přesný konečný zůstatkový stav daného materiálu na skladě. Dále to již má pouze nevýhody. Pro správný odpis materiálu ze skladu se nesmí obsluha splést ve výběru odstínu, či druhu, kde vybírá někdy i se stovek položek, při fasování na sklad se taktéž nesmí obsluha splést a zadat vždy přesně co došlo k přesnému odstínu atd. Tedy, výsledkem je, že systém počítá se 100% NE-chybovostí obsluh, aby evidence skladu byla v pořádku.

5 Pokud ale některé druhy materiálu na práci sloučíme, tak odlehčíme jak obsluze, která bude vybírat z minimálního počtu řádků materiálu, pak také při přijmu na sklad, ale i v neposlední řadě administrátorovi pro celkovou orientaci v systému. Cena skladu bude každopádně při použití slučování či nikoliv naprosto stejná. 2. Popis funkčních tlačítek - Otevřeme sekci Sklad - Popis funkcí 1. Kompletní seznam zboží určené k prodeji včetně materiálu na práci 2. Po otevření skladu je vždy vidět Aktuální stav (Po založení inventur je zde možno výběru) 3. Pole hledat (Při fasování zboží můžeme fulltextově vyhledat, nebo použít čtečku čár. kódu) 4. Tlačítko pro založení inventury 5. Sumář - Počáteční stav: hodnota skladu po inventuře (Pokud s programem začínáme je vždy 0,-) - Hodnota skladu: aktuální hodnota v danou minutu při otevření skladu (počáteční stav + příjem spotřeba) - Hodnota příjmu: suma se postupně navyšuje podle fasování zboží na sklad (dle váženého průměru nebo dle ceníkové ceny / záleží, jak je nastaveno) - Chybí: je vidět až po založení inventury a zobrazuje manko či přebytky 6. Ceník: ze sekce Sklad je možné rovnou otevřít sekci Ceník 7. Materiál: možnost otevření Materiálu a udělat odpis/spotřebu či editaci již spotřebovaného zboží, které se okamžitě projeví po zavření v samotném skladu 8. Tisky: možnost otevření sekce Tisky, kde je okamžitý přístup k tiskovým sestavám týkajících se skladu 9. Přehled příjmů: otevření tiskové sestavy s přehledy pohybů na skladě dle zvoleného datumu 10. Nastavení: možnost nastavení zda počítat sklad dle váženého průměru, ceny ukazovat bez DPH, přednastavit hodnotu přijmu po otevření položky při fasování, servisní do-nastavení zda zobrazovat smazané položky v ceníku či nezapočítávat prodeje před první inventurou

6 Poznámka ke sloupcům: Sloupce si je možné upravit dle vlastní úvahy (šířka, pořadí, co ano a co ne) Stačí sloupce přetáhnout, rozšířit, zúžit, kliknout na záhlaví sloupce pravým tlačítkem myši a z menu vybrat co zobrazit či naopak skrýt a pak jako poslední krok kliknou pravým tlačítkem myši do volného prostoru ve skladu a pak kliknout na ÚLOŽIT POHLED. Zde máte možnost uložit pohled dle role v systému. Administrátor, správce střediska, uživatel/zaměstnanec. Tím máte možnost docílit i chtěného ukrytí věcí, které jsou čistě pro majitele. TOTO PLATÍ NAPŘÍČ SYSTÉMEM (ZÁKAZNÍCI, CENÍK, ÚČTENKA, MATERIÁL.)

7 3. Příjem na sklad - Otevřeme sekci Sklad - Ze všech sloupců ovlivňujeme pouze zeleně podbarvený s názvem Příjem - Vybereme produkt a dvojklikem (nebo ENTER) otevřeme dialog pro možnost příjmu - Kurzor je již v políčku přijmu, a tedy můžeme rovnou napsat kolik kusů, chceme nafasovat - Potvrdíme to klikem na Přidat nebo využijeme opět klávesu ENTER - Ve sloupci Příjem (zeleně podbarven) následně uvidíme počet, který byl zadán - V případě chyby, položku znovu otevřeme a do pole příjem zadáme záporné znaménko a počet, pak potvrdíme a tím docílíme opravy (Příklad: -5)

8 Důležitá poznámka: Z celého skladu v tomto zobrazení ovlivňujeme pouze sloupec Příjem. Vše ostatní počítá systém. Tedy Počáteční stav, Prodej, Spotřeba i Konečný stav počítá program. Pokud se systémem začínáme, tak ve sloupci Počáteční stav budou vždy nuly. Programu teprve musíme říct, jaké máme skladové zásoby. Provedeme to, formou přijmu na sklad. Tedy, že otevřeme položku po položce, a do kolonky příjem napíšeme aktuální stav, který vedeme v daném čase na saloně. Pro tento účel (a i další inventury) slouží tisková sestava v sekci TISKY Skutečný stav, který je opis skladu. Vytiskneme a zapíšeme do něj aktuální počty zboží (sloupce Sklad1,2 a 3 = také vitrína, police, sklad atd.) Až po první inventuře (Neděláme hned ten den! Ale ideálně po kalendářním měsíci či po aktuálně uplynulém měsíci) uděláme inventuru, tak zadané Skutečné konečné stavy do systému budou POČÁTEČNÍMI STAVY PRO DALŠÍ OBDOBÍ a tedy ve sloupci Počáteční stav se již v budoucnu budou zobrazovat potřebné data. Dle nastavení skladu je také možné vést skladové zásoby dle Váženého průměru a tedy zadávat cenu při každém fasování zboží. (Pouze pokud se liší) V reálu je časté, že kartu produktu jsme založili s nákupní cenou, která v té době byla aktuální, ale postupem času se cena posunula jiným směrem. Pokud tedy v Nastavení zaklikneme, že chceme používat průměrnou cenu skladu, tak systém umožní zadávat i novou cenu nákupu. Tím také ve výsledku docílíme reálné hodnoty skladu, kterou dokládáme mimo jiné do účetnictví. - Zboží, které průběžně (někdy i několikrát za měsíc) od dodavatele dochází na salon, je tedy třeba formou Přijmu NASKLADNIT Hodnota ve sloupci Příjem se tedy postupně navyšuje - Ve skladu nelze evidovat číslo faktury či něco obdobného (pouze samotný příjem položek) - I když v ceníku máme založenou kartu Melíru, který tam máme dle užívání v gramech a v množství 500, tak VŽDY NA SKLAD FASUJEME V KUSECH (tedy 1 = jeden celý sáček, nebo 1 = celý litr vyvíječe) Pokud přijímáme reálně zboží na Sklad, tak musí být výběr zobrazení stavu na: Aktuální stav Tedy ten co je automaticky vybrán po otevření sekce Sklad. Pokud ale z nějakého důvodu dorovnáváme příjem, který je již historický a byla též udělána inventura, tak v zobrazení stavu (vlevo nahoře) bude vybrána konkrétní časová známka. Pozor: I v historickém příjmu na sklad (editace již vytvořené inventury formou příjmu) bude mít vliv na danou inventuru. To samé platí při změně Skutečného konečného stavu v již historicky dokončené inventury.

9 Příjem na Sklad lze také provádět odlehčenou formou přímo z Ceníku Dialog pro příjem produktu je stejný jako ve Skladu 1. Vyhledáme zboží, které došlo na provozovnu - označíme (bude modrý řádek) 2. Klikneme na ikonu Příjem 3. Zadáme kusy 4. Klikneme na Přidat nebo Enter 5. Zavřeme dialog

10 4. Průběh spotřeby v čase - Spotřeba materiálu se provádí automaticky a to: a) při prodeji zboží zákazníkovi, kdy přidáme produkt do účtenky přes tlačítko Ceník* v účtence b) při spotřebě materiálu na danou službu, kdy přidáme přesné množství, které bylo na danou službu spotřebováno (50g barvy, 150ml vyvíječe), opět přidáváme do účtenky přes tlačítko Materiál** v účtence

11 - Položky přidané přes Materiál nejsou vidět a ani se netisknou na účtenku pro klienta - Tento materiál se odečte pouze ze skladu a připíše se na vrub obsluhy. Ve výsledku je v takovém případě vidět nejenom obrat obsluhy (za měsíc či v určitý čas, kdy nás tyto hodnoty zajímají), ale také spotřeba materiálu, který daná obsluha spotřebovala. - Ve skladu se tyto spotřeby zobrazují ve sloupci Spotřeba - U obsluhy se zobrazují v sekci TISKY a tisková sestava Spotřeba a Spotřeba v Kč - Prodaný výrobek, který byl vložen přes Ceník do účtenky, se také odečte ze skladu (viditelný v sekci Sklad ve sloupci Prodej), připíše se na vrub obsluhy (viditelný v sekci TISKY a podsekce Prodej zboží ) a vypočte se provize z prodeje pro obsluhu (tiskovka prodej dle uživatele). Výše provize se nastavuje v hlavním menu NASTAVENÍ a ouško Tisky. Tyto pohyby zboží mají dále vliv na výši skladu, zobrazování upozornění na docházející zboží, dále na některé tiskové sestavy, které se týkají obratu, spotřeby či konečné inventury. - Další možnost spotřeby materiálu a tím docílit odepsání zboží ze skladu je využití hlavního menu Materiál (F9 z úvodní obrazovky (indexu) programu) Tuto možnost využijeme třeba v případě fasování materiálu na plac, se kterým obsluhy běžně pracují. Ideálně styling (laky, tužidla, krémy, technické šampóny atd.) ale třeba i pro pracovní materiál kosmetičkám, kde je těžké odhadnou přesnou aktuální spotřebu na zákazníka (dávka krému, pleťové vody atd.). Proto přes Materiál vydáváme/odepisujeme většinou celé balení. Naopak u kadeřníků, jak bylo popsáno výše, to lze vést na gram či mililitr přesně a vkládáme rovnou do účtenky (viz. Obrázek výše). - Pokud vyfasujeme/vydáme pracovní materiál nějaké obsluze či všem na práci ( plac ), tak tento materiál již do účtenky znovu nevkládáme. Vznikl by dvojitý odpočet materiálu. Příklad: Kadeřníci do účtenky zadávají přesnou spotřebu materiálu přes tlačítko Materiál (Viz. Obrázek výše) Za předpokladu, že kadeřník nemá nafasovaný na své jméno veškerý technický materiál, jako jsou barvy, vyvíječe, melíry atd. Kosmetičky do účtenky nezadávají přesnou spotřebu materiálu Materiál jim byl předem vydán na jejich jméno v celku přes menu Materiál

12 - Vždy platí, kým se do systému přihlásíme, za tím jde vše ostatní (tržba, spotřeba materiálu, docházka atd.) výjimka je pouze sekce Objednávky - Pokud tedy budeme chtít určité obsluze vyfasovat materiál (lak, krém, pleťovou vodu ), tak se administrátor může přihlásit danou obsluhou, otevře sekci Materiál, vyhledá konkrétní zboží, zadá počet a dá uložit - Pokud se bude jednat o společný materiál pro více obsluh, a není důležité evidovat, kdo přesně si toto zboží vzal, tak je ideální mít založenou Servisní obsluhu Materiál na práci, přihlásit se touto servisní obsluhou do systému a vyskladnit toto zboží. Servisní obsluhy zakládáme v sekci UŽIVATELÉ - Pokud je v systému přihlášen administrátor, tak při konečném uložení vydávaného materiálu v sekci Materiál může změnit čas a i obsluhu, které toto zboží vydává - Opět se takto vydaný materiál zobrazí ve skladu ve sloupci Spotřeba a připíše se na vrub obsluhy, které to bylo vydáno - V sekci Materiál vyhledáme zboží pomocí čtečky čárového kódu nebo využijeme fulltext - Zvolíme počet (jednotky jsou dle založení karty produktu v ceníku) - Klikneme na Přidat materiál nebo ENTER (Materiál se přesune do spodnějšího pole) - V posledním kroku klikneme na Uložit (Pokud není přihlášena obsluha, které se toto zboží vydává, tak Administrátor může ještě před uložením změnit datum, čas a obsluhu) - V případě opravy chybného vyskladnění použijeme tlačítko Historie, vyhledáme dle filtrů a pak položku smažeme

13 4. Založení inventury a její dokončení - Jako první krok je ideální spočítat fyzicky aktuální stav zásob na provozovně K tomu slouží tisková sestava Skutečný stav. (najdete v sekci TISKY) Jde o opis Skladu. Sloupce Sklad 1, 2 a 3 je to samé jako vitrína, polička, sklad atd. (Fyzické zapisování do tiskové sestavy není povinné. Pouze se doporučuje mít i papírovou formu inventurního stravu zásob.) - Po fyzickém zapsání do tiskové sestavy otevřeme sekci Sklad a klikneme na Vytvořit inventuru

14 - Po otevření nového dialogu vybereme, za jaké období chceme dělat inventuru - Vždy je po otevření tohoto dialogu přednastaven systémový datum a čas, který ale můžeme dle uvážení změnit - Možnost využití rychlé volby Konec předchozího měsíce či týdne Příklad: jdeme dělat inventuru za předchozí období (měsíc duben) - Na obrázku je správně vidět datum ve 23:59 - Docílíme toho při kliknutí na tlačítko Konec předchozího měsíce - Klikneme na Založit - - V levém horním rohu je po této akci možnost výběru Datum založené inventury Aktuálně je vidět: :59:59

15 - Z celé této sestavy ovlivňujeme pouze sloupec Skutečný konečný stav (červeně podbarven) - Pro dokončení inventury máme dvě varianty a) Fyzické otevírání všech položek a dopisování aktuálních skladových zásob Zde využijeme ručně vyplněnou tiskovou sestavu Skutečný stav a hodnoty ze sloupečku Celkem zapisujeme do pole Skutečný konečný stav v detailu produktu. Dáme Nastavit a poté zavřeme detail. Toto opakujeme u všech položek. Vyplněním skutečného stavu u poslední položky ze seznamu zboží se dá brát jako ukončená inventura.

16 b) Využití automatického dokončení (přesun konečných stavů, které eviduje systém do skutečných konečných) Pro tento proces se využije funkční tlačítko Dokončit inventuru bez fyzického počítání všech položek V tomto případě je větší pravděpodobnost odchylky od reality. Tyto odchylky lze řešit poté tím, že otevřeme jen ty položky, které jsou v rozporu, a skutečný konečný stav opravíme. I v tomto způsobu inventury lze využít tiskovou sestavu Skutečný stav a po automatickém přesunu množství od-kontrolovat. Proces může trvat delší dobu v závislosti na množství položek na skladě. Poté se zobrazí dialog, že inventura byla dokončena a je možné si ji vytisknout v sekci Tisky- Sklad-Inventura.

17 Po každé inventuře může vzniknout kladný nebo záporný rozdíl. Takzvané Manko je vidět v sumáři pod názvem Celková cena chybí: Tisková sestava pro chybějící zboží je také v sekci Tisky V této sestavě jsou záměrně vynechány kladné hodnoty (přebytky)

18 5. Ostatní Tiskové sestavy Tisková sestava Fasování lze využít pro komunikaci s obchodním zástupcem jedná se opět o opis položek ze skladu, kde je vidět aktuální stav k dané minutě otevření tiskovky a kde je i volné políčko pro vlastní číselný záznam kolik daného zboží potřebujeme nafasovat (objednat) Tisková sestava Fasované zboží a materiál lze použít jak při obsažení jedné firmy v systému (střediska), tak hlavně při figurování více firem Dle této tiskové sestavy pak lze jednoduše účetně přefakturovat nafasovaný materiál, který spotřebovala určitá firma od majitele skladových zásob (Majitel odprodává zboží a materiál na práci jiné firmě, která má pronajaté křeslo, kosmetiku atd.) Vše je automaticky řízeno systémem a jediná podmínka je, že k daným firmám jsou přiřazení uživatelé, na které se odpisuje spotřebovaný materiál Funkční tlačítko Přehled příjmů jedná se pouze o přehled fasovaných položek na sklad, kde je vidět co, v kolik a kolik kusů bylo dle zvoleného datumu nafasováno (příjem) na sklad To samé tlačítko se stejnou funkcí je i v sekci Ceník

19