MANUÁL K SYSTÉMU OBD 3 ČÁST PRO VKLADATELE

Transkript

1 MANUÁL K SYSTÉMU OBD 3 ČÁST PRO VKLADATELE Verze

2 Obsah 1. UŽIVATELÉ NAVIGACE NÁSTĚNKA PORTLETY INFORMACE PRO UŽIVATELE - KONFIGURACE SPRÁVA PORTLETŮ (KONFIGURACE NÁSTĚNKY) ZÁZNAMY NOVÝ ZÁZNAM Vyhodnocení duplicit Editační formulář Kontrola stavu vyplnění Uložení záznamu Editace záznamu Kopírování záznamu Odstranění záznamu DETAILNÍ NÁHLED A FUNKCE NA DETAILU Detailní náhled záznamu zobrazení RIV sekce přidání a odstranění RIV čísla Soubory Změna literární formy (druhu výsledku) Zamykání záznamů Předání vlastnictví Chyby (komentáře) Seznam složek Historie záznamu a změn stavů SCHVALOVÁNÍ ZÁZNAMU (WORKFLOW) Stavy záznamů Workflow STRÁNKA OBD (DOMŮ) A SEZNAM ZÁZNAMŮ SEZNAM ZÁZNAMŮ Struktura záznamu Označování záznamů Řazení záznamů FILTRY Použití filtrů ovládací prvky Základní filtr Rozšířený filtr Uživatelské filtry SLOŽKY Zobrazení složek Ovládání složek Speciální funkce nad složkami EXPORTY NÁHLED ZÁZNAMU Strana 1 (celkem 36)

3 1. Uživatelé Uživatelé systému mají přidělena práva pro jednotlivé funkce systému nebo pro přístup do vybraných částí. Pro každou instalaci lze některá nastavení upravit, obecně jsou používané následující typy uživatelů: Běžný uživatel (vkladatel) Uživatel se základními právy, který pouze vkládá vlastní záznamy a předává je ke kontrole. Může založit nový záznam a editovat záznam, jehož je vlastníkem, pokud je ve stavu rozpracovaný, uložený nebo vrácený. Ostatní záznamy se zobrazují pouze pro čtení. Vedoucí pracoviště, katedry Uživatel, který vkládá záznamy za celé pracoviště nebo katedru, případně kontroluje záznamy ostatních vkladatelů na pracovišti. Může editovat záznamy všech vlastníků, kteří mají nastavenou uživatelskou roli pro stejné pracoviště a jsou ve stavu rozpracovaný, uložený, vrácený, příp. ke kontrole nebo kontrolovaný. Fakultní správce, správce sekce Správce odpovídající za záznamy dané fakulty (součásti). Všechny záznamy by měly projít jeho schválením, může vracet záznamy k dopracování, přidávat k záznamům komentáře (chyby) a editovat záznamy všech vlastníků, kteří mají nastavenou uživatelskou roli pro jakékoli pracoviště z dané fakulty (součásti). Fakultní správce může mít také přístup do správy číselníků, příp. může přidávat na formulář záznamu fakultně specifická pole. Univerzitní správce Nejvyšší správce s právy na všechny funkce a s přístupem na editaci všech záznamů. Strana 2 (celkem 36)

4 2. Navigace Grafické logo Logo v levém horním rohu obrazovky funguje jako odkaz pro přechod na nástěnku, která se zobrazí po přihlášení. Navigace Za popiskem Navigace je zobrazena cesta k aktuálnímu umístění vybranému z Menu. Kliknutím na kterýkoli odkaz mezi šipkami se lze přesunout na danou stránku. Uživatel Informace o aktuálně přihlášeném uživateli uživatelské jméno, jméno osoby. Ukazatel času Grafické znázornění času zbývajícího do odhlášení systému. Při najetí kurzorem myši na ukazatel se zobrazí přesná hodnota intervalu. Manuál nebo ikona Odkaz na manuál k OBD ke stažení. Odhlásit se Tlačítko pro odhlášení z aplikace. Menu Ve spodní bílé liště je menu s nabídkou agend a modulů, do kterých má aktuálně přihlášený uživatel přístup. Strana 3 (celkem 36)

5 3. Nástěnka 3.1. Portlety Stránku tvoří tzv. portlety, což jsou samostatná okna, jejichž nastavení lze uživatelsky spravovat zobrazit/nezobrazit, zvolit umístění (viz samostatná kapitola). Seznam portletů: Přidat záznam Portlet obsahuje tlačítko pro založení nového záznamu. Rychlé hledání publikací Fulltextové vyhledávání dle zadaného kritéria ve všech polích záznamu. Rychlé hledání grantů Rychlé vyhledávání grantů v modulu Granty a Projekty, ze kterého se čerpají granty do OBD (pokud je modul na dané instalaci aktivní). Informace pro uživatele Prostor pro zprávy správců fakult nebo univerzitního správce, oznámení pro vkladatele. Tento portlet je samostatně konfigurovatelný, viz popis v samostatném odstavci dále. Rychlý přehled záznamů Přehled počtu záznamů podle stavů z pohledu aktuálně přihlášeného uživatele. V prvním sloupečku jsou počty záznamů, jejichž vlastníkem je přihlášený uživatel, tj. buď tyto záznamy vytvořil nebo mu bylo předáno jejich vlastnictví. Druhý sloupeček odkazuje na záznamy, kde je uživatel jedním z autorů, třetí sloupeček nabízí záznamy vlastního pracoviště (pokud je pracovišť více, lze je vybírat ze seznamu v záhlaví sloupce) a čtvrtý sloupec zobrazuje počty záznamů dle jednotlivých fakult. Kliknutím na vybrané číslo se zobrazí seznam odpovídajících záznamů. Přehled dle stavů Přehled počtu záznamů dle stavů. Zobrazované počty záznamů lze omezit na vybrané pracoviště (fakultu) zadané do filtru v horní části portletu. Změnu pracoviště je třeba potvrdit tlačítkem Hledej. Kliknutím na vybrané číslo se zobrazí seznam odpovídajících záznamů. Přehled dle fakult Přehled počtu záznamů dle fakult. Zobrazované počty záznamů lze omezit na vybraný stav zadaný do filtru v horní části portletu. Výběr stavu je třeba potvrdit tlačítkem Hledej. Kliknutím na vybrané číslo se zobrazí seznam odpovídajících záznamů. Moje složky Seznam složek aktuálně přihlášeného uživatele. V tomto portletu nelze složky spravovat, pouze zobrazovat jejich obsah. Správa složek je popsána v samostatné kapitole. Kliknutím na název složky se zobrazí seznam obsažených záznamů. Strana 4 (celkem 36)

6 3.2. Informace pro uživatele - konfigurace Zprávy v portletu Informace pro uživatele může konfigurovat uživatel s oprávněním fakultního nebo univerzitního správce. Konfigurace se spouští tlačítkem Konfigurace v pravém horním rohu portletu na nástěnce. V sekci Možnosti se zobrazují tlačítka pro přidání nového upozornění. Univerzitní správce vidí obě, protože může zadávat i upozornění jen pro jednotlivé fakulty, fakultní správce vidí pouze tlačítko pro přidání fakultního upozornění. V sekci Upozornění se zobrazují všechna dosud zadaná upozornění a je zde možno je dále upravovat či úplně odstranit pomocí tlačítka Detail a následnou úpravou. Detail upozornění: Datum od, Datum do Datum platnosti upozornění, po tuto dobu se bude zobrazovat na nástěnce. Fakulta Výběr fakulty, pro jejíž uživatele se bude dané upozornění zobrazovat. Ovládací prvky Text lze formátovat pomocí ovládacích prvků známých z běžných textových editorů. Funkce jednotlivých prvků se zobrazují jako tooltip po najetí kurzorem myši na příslušnou ikonu. Strana 5 (celkem 36)

7 3.3. Správa portletů (konfigurace nástěnky) Správa portletů se spouští tlačítkem Konfigurace nástěnky v pravém horním rohu stránky. Přidání nového portletu Stisknutím tlačítka Přidej portlet se zobrazí nový řádek. V poli ve sloupci Popis portletu vybereme pomocí šipky požadovaný portlet. Přesunutí portletu do jiného sloupce Pro přesunutí portletu do jiného sloupce slouží tlačítko Druhý sloupec u příslušného portletu. Posunutí portletu v pořadí Posouvat portlety lze pomocí navigačních tlačítek se šipkami (na začátek, o úroveň výš, o úroveň níž, na konec). Odstranění portletu Pokud nechceme portlet na nástěnce zobrazovat, použijeme tlačítko X mezi navigačními tlačítky u příslušného portletu. Strana 6 (celkem 36)

8 4. Záznamy 4.1. Nový záznam Pro vytvoření nového záznamu jsou k dispozici dva možné odkazy: 1) Menu - Nástěnka > OBD > Nový záznam 2) Nástěnka - portlet s názvem Přidat záznam - tlačítko Přidat nový záznam Vyhodnocení duplicit Jako první krok pro vytvoření záznamu je třeba vyplnit základní formulář, který obsahuje údaje, bez kterých nelze pokračovat v zadávání a na základě shody v názvu se vyhodnocují případné duplicity s již existujícími záznamy. Vyplnění formuláře: Titul/název v původním jazyce Přesný název výsledku v jazyce, ve kterém byl publikován. Po opuštění tohoto pole proběhne vyhodnocení případných duplicit a v případě, že se v databázi vyskytují záznamy s podobným názvem, zobrazí se níže v sekci Již existující záznamy s podobným titulem. Původní jazyk Jazyk, ve kterém byl výsledek publikován. Hodnotu lze vybrat z číselníku pomocí šipky na konci pole, nebo se do pole začne jazyk vyplňovat a odpovídající hodnoty se nabídnou k výběru. Rok vydání (uplatnění) Rok, ve kterém byl výsledek uplatněn, vyplní se ve tvaru RRRR. Standardně je přednastavena hodnota aktuálního roku, kterou lze volně editovat. Strana 7 (celkem 36)

9 Druh výsledku (literární forma) Základní zařazení výsledku. Tlačítkem se zobrazí číselník pro výběr požadované hodnoty. Zeleně odlišené názvy forem mají návaznost na export do RIV, která se přesně definuje poddruhem formy (viz kapitola). Sloupec Odkaz může obsahovat link na obsáhlejší nápovědu k dané formě. Součástí číselníku je filtr na aktivní nebo všechny formy. Při volbě všech forem se zobrazí i takovém které již mají ukončenou platnost. Sekce Již existující záznamy s podobným titulem kontrola duplicit Po vyplnění nebo editaci hodnoty v poli Titul/název v původním jazyce se v této sekci zobrazí záznamy, jejichž název se alespoň v 80% shoduje s aktuálně zadanou hodnotou. Ve sloupci Shoda se zobrazuje míra shody s aktuálním názvem, v dalších sloupcích jsou uvedeny základní údaje o shodném záznamu. Kompletní informace o vybraném záznamu lze zobrazit tlačítkem, které otevře v novém okně či panelu (dle nastavení prohlížeče) detail vybraného záznamu. Tlačítka V závislosti na zobrazených duplicitních záznamech je třeba rozhodnout, jakým způsobem pokračovat v práci: - Pokud jeden ze zobrazených duplicitních záznamů odpovídá tomu, který měl být zadán, je možné stránku opustit tlačítkem Zrušit (přejde na seznam publikací) nebo zadávat jiný záznam. - Pokud je potřeba s duplicitními záznamy pracovat, tlačítkem Zobrazit nalezené záznamy se přejde na seznam publikací, kde jsou zobrazeny všechny záznamy s nalezenými duplicitami. - Pokud žádný záznam neodpovídá zadávanému, lze pokračovat tlačítkem Založit nový záznam. Toto tlačítko je aktivní pouze v případě, že jsou vyplněna všechna pole formuláře Editační formulář Pomocí tlačítka Založit nový záznam se zobrazí kompletní formulář pro zadání záznamu rozdělený do sekcí dle typu zobrazovaných informací nebo polí: Nápověda Tato sekce obsahuje popis základních prvků obsažených na formuláři a barevného odlišení povinných polí: Barevné odlišení polí rozlišují se tři úrovně povinnosti vyplnění pole : Červené pole musí být vyplněno, jinak záznam nebude uložen Modré pole musí být vyplněno, jinak bude záznam uložen pouze jako rozpracovaný Žluté pole mělo by být vyplněno, pokud hodnota existuje Ikona v poli ikona indikuje, že nejsou splněny všechny kontroly na toto pole, při najetí myší na pole se zobrazí podrobnosti k nesplněné kontrole. Tlačítko - otevře číselník se seznamem hodnot, které je možné vyplnit v příslušném poli. Tlačítko - otevře kalendář pro zadání data ve správném formátu. Tlačítko - sbalí nebo rozbalí obsah sekce Tlačítko - přesune formulář na začátek Tlačítko - odstraní příslušné pole z formuláře Strana 8 (celkem 36)

10 Obsah záznamu Sekce Obsah záznamu obsahuje odkazy na všechny další sekce záznamu pro rychlý pohyb po formuláři. Kliknutím na vybranou hodnotu se formulář přesune na začátek dané sekce. Pro návrat na začátek formuláře slouží tlačítko v pravé části záhlaví jednotlivých sekcí. Report Zobrazení údajů dle sestavy s názvem RPT definované v modulu Report. Stejné údaje se zobrazují na seznamu publikací v řádku RPT. Metadata Údaje o záznamu, které generuje a ukládá systém. Jedná se pouze o informativní zobrazení, žádný uživatel nemůže tyto údaje měnit. Základní informace Pracoviště pro schválení Pracoviště, na kterém bude záznam podléhat schvalovacímu workflow. Pro výběr se nabízí všechna pracoviště, na kterých má vkladatel uživatelskou roli, pokud je takové pracoviště pouze jedno, doplní se automaticky. Druh výsledku (literární forma) Výběr druhu výsledku se provedl již v minulém kroku a podle toho se vygeneroval odpovídající formulář. Na tomto místě se již zobrazuje pouze jako needitovatelná položka. Pokud je potřeba zařazení změnit, je to možné dvěma způsoby: přerušením práce na stávajícím záznamu a vytvořením nového s požadovaným druhem dokončením záznamu a změnou druhu výsledku z detailu záznamu, který se zobrazí po uložení Poddruh výsledku Jedná se druhou úroveň zařazení záznamu vázanou na druh výsledku, podle tohoto atributu se výsledky napojují na odpovídající rivovské typy pro export do RIV. Strana 9 (celkem 36)

11 Pole se zobrazí pouze v případě, že pro daný druh výsledku existuje více než jeden poddruh, pokud je pouze jeden, doplňuje ho systém automaticky. Výběr poddruhu se provede vložením z číselníku, který nabízí seznam všech poddruhů vázaných na daný druh výsledku a ke každému zobrazuje aktuální napojení na RIV. Pokud není ve sloupci Druh výsledku RIV žádná hodnota, záznam nebude exportován. Výsledek jde do RIV Zatržítko, které ovlivňuje kontroly na povinná pole. Pokud je zatrženo, jsou povinná všechna pole, která se exportují do RIV, pokud není zatrženo, jsou povinná pouze pole, která pro daný druh vyžaduje metodika na dané instituci. Toto pole nemá vliv na samotný export do RIV. Neuplatněný výsledek (Publikace se připravuje k vydání) V původním významu (do roku 2009) je neuplatněný výsledek práce ke grantu nebo záměru, která nebyla uplatněna k termínu stanovenému pro odevzdání dat do RIV (např. nebyl publikován článek, zaregistrován patent, elektronický dokument zpřístupněn na internetu apod.). Nadále se pole využívá k evidenci dosud neuplatněných výsledků např. pro účely vnitřního hodnocení organizace. Zaškrtnutí tohoto pole způsobí aktualizaci kontrol na povinnost vyplnění polí, protože pro neuplatněný výsledek je jich k vyplnění vyžadováno méně. Rok Rok publikace nebo uplatnění výsledku. U neuplatněného výsledku se zadá rok předpokládaného uplatnění. Autoři Záznam může mít více typů autorů. Samotným autorem (tj. typ Autor) je vždy tvůrce výsledku jako takového (u kapitoly v knize je to autor kapitoly, u knihy autor knihy, u fotografie fotograf apod.) Dále se mohou evidovat i autoři jiného typu, které je zpravidla potřeba uvádět v bibliografické citaci záznamu, nejedná se však přímo o tvůrce daného výsledku (např. jde o editora u stati ve sborníku, autora monografie u kapitoly v knize, překladatele apod.) Základní pravidla pro zadávání autorů: interního autora je nutné vybrat z číselníku u externího autora se pouze vyplní pole Příjmení, Jméno, případně pracoviště výběrem z číselníku externích institucí jeden z autorů musí být označen jako garant pracoviště, za které se bude výsledek vykazovat do RIV se označí jako domácí (zatržítko Dom) Strana 10 (celkem 36)

12 pracoviště, které není aktuální a nemá v záznamu figurovat (při filtrování a ve statistikách) se odstraní křížkem za názvem pracoviště u výsledků pro RIV se uvede celkový počet autorů (typu autor) v poli Počet tvůrců Detailní popis zadávání autorů: Interní autor Interní autor se vybere z číselníku pomocí ikony za polem Příjmení: Rychlý filtr nabízí snadnou možnost filtrovat svou osobu nebo osoby z vlastních pracovišť. Defaultně je tento filtr nastaven filtr na hodnotu Já, tedy na přihlášeného uživatele, pro výběr jiného autora je třeba změnit tuto volbu. Rok publikace je přednastaven ze záznamu a ovlivňuje zobrazení autorů dle platnosti jejich úvazků zadané v systému. Zobrazují se pouze ti autoři, kteří měli platný úvazek v daném roce nebo v roce předešlém. Pracoviště autora se zobrazují v případě, že jsou v systému nastavena jako aktivní, pokud není použito zatržítko Včetně neaktivních úvazků. Při najetí myší na název pracoviště se v tooltipu zobrazí informace o druhu úvazku a datech od-do. Ikona slouží pro výběr alternativního jména dané osoby (např. u vdaných žen, které změnily příjmení nebo u změny titulu). Pokud je u autora ikona, znamená to, že daný autor zatím nemá zadanou žádnou alternativní formu jména či titulů a ikona odkazuje na správu alternativ. Pro využití funkce je potřeba oprávnění správce, podrobněji je popsána u správy osob a uživatelů. Pracoviště interního autora Po výběru autora z číselníku se na formuláři zobrazí všechna jeho aktivní pracoviště v daném roce (podle roku publikace). Všechna tato pracoviště budou zahrnuta do filtrování a do statistických přehledů, pokud některé nemá být zahrnuto, je třeba ho odstranit křížkem za příslušným názvem. U každého pracoviště je zatržítko Dom (domácí fakulta pro vykázání do RIV), které je nutné zaškrtnout, aby byl autor exportován do RIV pro danou fakultu jako domácí. Strana 11 (celkem 36)

13 Externí autor Externí autor se vyplňuje přímo, vždy je nutné vyplnit alespoň pole Příjmení a Jméno. Pokud není známo celé křestní jméno, uvede se do pole Jméno iniciála křestního jména bez tečky. Pracoviště externího autora U externích autorů je možné ve sloupci Pracoviště vybrat z číselníku instituci, za kterou výsledek publikovali. Požadovaní autoři Nad záhlavím tabulky se zobrazuje informace o tom, jaký typ autora je povinně vyžadován. Pokud po zadání autorů nebudou splněny všechny kontroly, pole Autor na tomto řádku bude barevně označeno podle úrovně příslušné kontroly. Přidání dalšího autora Pokud má publikace více autorů, než kolik je polí na formuláři, pomocí polí v řádku Přidat autora lze přidat další pole: Pozice - pořadí, na jakém má být umístěn přidávaný autor. Nabízí se hodnoty podle počtu již zadaných autorů, pokud má být nový autor přidán na konec, ponechá se výchozí hodnota na konec--. Počet - počet řádků pro zadání autora, které se mají přidat. Typ - po kliknut na šipku v poli se rozbalí seznam autorských rolí, výběrem jedné z nich se přidá další řádek ve formuláři. Mentální podíl Míra autorského podílu v případě spolupráce více autorů na jednom výsledku. S hodnotami mentálního podílu lze pracovat v exportních sestavách, které mohou sloužit jako podklad pro hodnocení autorů. Odebrání autora Autor se odebere pomocí tlačítka X úplně na konci řádku. Každý záznam musí mít povinně vyplněného alespoň jednoho autora, proto první autor tlačítko X nemá. Změna pořadí autora Pro posun autora v pořadí slouží tlačítka se šipkami na konci řádku každého autora. Nahradit, změnit autora Pro změnu autora vybraného z číselníku se použije tlačítko za polem Příjmení, tím se zruší vazba autora na číselník a dále se postupuje jako při zadávání nového autora. Počet tvůrců Do tohoto pole se zadává celkový počet autorů, kteří se na práci podíleli, údaj se exportuje do RIV jako počet tvůrců výsledku. V případě, že má výsledek velké množství autorů, pro RIV není třeba uvádět všechny, stačí vypsat první tři autory pro bibliografickou citaci, interní autory, garanta a ostatní pouze započítat do celkového počtu v tomto poli. Strana 12 (celkem 36)

14 Tituly Pole Název (Titul), Abstrakt (Anotace, Popis) a Klíčová slova (dále souhrnně uváděno jako hlavička) se zadávají vždy v jednom bloku pro určitý jazyk. Jazyk se nikde nezadává samostatně, vždy pouze jako součást hlavičky v této sekci. Původní jazyk (Originál) Jedna z hlaviček musí být vyplněna v jazyce originálu, tj. v jazyce, ve kterém byl výsledek publikován, uplatněn nebo prezentován. Hlavička v jazyce originálu je vždy uvedena jako první a je podbarvena výraznějším pozadím. Pro změnu jiné hlavičky na originální se zaškrtne pole ve sloupečku Orig. Přidání hlavičky v jiném jazyce Pro některé druhy výsledků jsou správcem předem nastavené hlavičky v některých jazycích, zpravidla jde o češtinu a angličtinu. Další hlavička v jiném jazyce se přidá tlačítkem Přidat další jazyk, vybere se jazyk z číselníku, vyplní se jednotlivá pole a v případě potřeby se nastaví jako originál. Odstranění hlavičky Pro odstranění hlavičky slouží tlačítko s křížkem na konci řádku s polem Jazyk. Toto tlačítko se však zobrazí pouze u hlaviček, které byly do formuláře dodatečně přidány, pevně nastavené hlavičky odstranit nelze. Generování klíčových slov z názvu Pokud je nastaveno správcem instituce, je možné generovat klíčová slova z názvu s tím, že se klíčové slovo vytvoří z každého řetězce, který má alespoň tři znaky a není na seznamu zakázaných slov. Seznam slov, která se nemají generovat vytváří správce v agendě Blacklist. Strana 13 (celkem 36)

15 Způsob financování Aby byl záznam vyexportován do RIV, musí mít zadané alespoň jedno financování. Způsob financování specifikuje typ zdroje financování výsledku podle "Informací pro předávání údajů do RIV" zveřejněných na stránkách Přidání grantu z číselníku Každá instituce má vlastní číselník grantů, který obsahuje standardně všechny projekty a záměry z CEP a CEZ, na jejichž řešení se podílí, dále pak může obsahovat granty mimo CEP/CEZ, projekty interní grantové agentury apod. Tlačítkem Vložit grant z číselníku se otevře číselník, s pomocí filtrů v horní části se vyhledá příslušný grant a kliknutím na vybraný řádek se vloží do záznamu. Přidání jiného financování Pokud výsledek nebyl financován z grantu, který je možno najít v číselníku, vybere se jiné financování příslušným tlačítkem s názvem typu zdroje (Veřejné zdroje, Neveřejné zdroje, Institucionální podpora, Specifický výzkum, Operační program, Rámcový program). Po výběru zdroje financování lze do pole Popis přidat jakýkoli vlastní komentář (upřesnění konkrétního financování), který se neexportuje do RIV ani jinde nezobrazuje. Více typů financování Některé typy zdrojů financování nelze kombinovat s jinými. Vzhledem k tomu, že pravidla pro kombinování zdrojů financování se v čase mění, nejsou kombinace omezeny přímo v záznamu, ale vyhodnocují se při exportu do RIV. Odstranění položky Přiřazený typ financování se odstraní vymazáním celého řádku formuláře pomocí tlačítka v posledním sloupci přehledu. Typ vlastní práce Typ vlastní práce je kategorie výsledku, která může mít danou bodovou hodnotu a s tou se následně dělají statistické výstupy v modulu Statistic. Strana 14 (celkem 36)

16 Pokud není z nastavení formy zobrazeno pole pro zadání TVP, přidá se tlačítkem Přidat typ vlastní práce. Samotný typ se vybere z číselníku pomocí ikony za polem, odstraní se tlačítkem na konci řádku. Specifické informace Tato sekce obsahuje pole specifická pro jednotlivé druhy výsledků. Jedná se zpravidla o údaje popisující zdrojový dokument (časopis, knihu, sborník), údaje o akci, položky vyžadované pro RIV apod. Některá pole jsou vzájemně provázaná, takže např. po vybrání názvu zdroje z číselníku se automaticky doplní i další pole, která se zdrojem souvisí, jako např. vydavatel, místo vydání, ISSN apod. Soubory K jednotlivým záznamům je možné přikládat soubory. Přidání souboru Nový formulář pro přidání souboru se přidá tlačítkem Přidat soubor. Tlačítkem Procházet se vybere příslušný soubor a následně se vyplní ostatní požadovaná pole. U každého souboru musí být definováno právo, na základě kterého se bude vyhodnocovat přístup dalších uživatelů k tomuto souboru. Odstranění souboru Soubor se odstraní tlačítkem na konci řádku. Odkazy Sekce pro odkazy na umístění publikací na internetu, např. ve fulltextových databázích, v RIV apod. Strana 15 (celkem 36)

17 Přidání odkazu Nový řádek pro vložení odkazu se přidá tlačítkem Přidat odkaz. Do sloupce Odkaz se vloží URL adresa publikace a do sloupce Popis lze zadat libovolný popisný text. Odstranění odkazu Odkaz se odstraní vymazáním celého řádku formuláře pomocí tlačítka v posledním sloupci přehledu. Vazby Pole pro možnost propojení záznamu s jiným záznamem, například původního výtisku s reprintem (přetiskem) nebo kapitoly v knize se samotnou knihou. Vazba na publikace, Nová vazba Pomocí tlačítka Přidat vazbu na záznam se přidá nový řádek, tlačítkem za prvním polem se vybere záznam z číselníku a v dalším poli se vybere z nabízeného seznamu položka označující typ vazby. Vazby od jiných publikací Informace o propojení na tuto publikaci z jiného záznamu Kontrola stavu vyplnění Pro kontrolu, zda jsou správně vyplněna všechna pole záznamu, lze využít kontrolní funkci, která zobrazuje seznam všech polí, která je ještě třeba vyplnit nebo upravit, aby byly splněny všechny kontroly a záznam bylo možné standardně uložit. Kontrola se spustí kliknutím na tlačítko v horním pravém rohu záznamu. Barevné čtverečky (na následujícím obrázku modrý a žlutý) ukazují, jaké úrovně kontrol jsou aktuálně nesplněné. Ve chvíli, kdy je okno prázdné, jsou splněny všechny kontroly a záznam je možné standardně uložit. Strana 16 (celkem 36)

18 Uložení záznamu Tlačítka pro uložení záznamu jsou k dispozici v horní i spodní liště formuláře, další se zobrazí kliknutím na tlačítko Možnosti v horní liště. Zobrazení tlačítek závisí na definovaném workflow a na právech uživatele. Standardně jsou k dispozici následující tlačítka: Uložit jako rozpracovaný záznam se uloží, ale zůstane otevřený editační formulář (meziuložení při delší práci na záznamu nebo při odchodu od rozpracovaného záznamu). Uložit záznam standardní uložení záznamu. Při ukládání probíhá kontrola stavu vyplnění povinných polí. Pokud nejsou všechna povinná pole vyplněna, zobrazí se upozornění a po jeho odsouhlasení se záznam uloží jako Rozpracovaný. Pokud jsou všechna povinná pole vyplněna, záznam se uloží do stavu Uložený. Uložit do stavu uživatel bude v dalším kroku vyzván k zadání stavu, do kterého se záznam uloží (pokud splňuje všechny povinné kontroly). Tlačítko je dostupné pouze pro uživatele s příslušným oprávněním, zpravidla pro fakultní a univerzitní správce Editace záznamu Na editační formulář již uloženého záznamu jsou dva přístupy: seznam publikací - tlačítko u záznamu - tlačítko Upravit záznam stránka se seznamem publikací záložka Náhled záznamu nad filtry tlačítko (toto tlačítko se zobrazí pouze v případě, že má uživatel na editaci daného záznamu právo) Po úpravě záznamu se ukládá stejným způsobem jako nový záznam Kopírování záznamu Kopii záznamu lze pořídit dvěma způsoby: detailní náhled záznamu tlačítko Zkopírovat záznam otevře se kopie stávajícího záznamu, upraví se odlišné údaje a záznam se uloží tlačítkem Uložit záznam editační formulář záznamu, který se má kopírovat změní se odlišné údaje tlačítkem Uložit jako nový se vytvoří kopie se změněnými údaji, původní záznam zůstává nezměněn Odstranění záznamu Odstranit záznam je možné jednak z detailního náhledu záznamu a jednak z editačního formuláře. V obou případech jsou k dispozici následující tlačítka: Vymazat záznam záznam se převede do stavu vymazaný, takže se standardně nezobrazuje, ale ještě zůstane v databází pro případ obnovení Vymazat úplně tlačítko přístupné pouze správcům, vymaže úplně záznam z databáze a nebude možné ho později obnovit Strana 17 (celkem 36)

19 4.2. Detailní náhled a funkce na detailu Pro zobrazení celého záznamu slouží detailní náhled (někdy zkráceně detail). Zobrazí se vždy po uložení vytvářeného nebo editovaného záznamu, později se dá kdykoli zobrazit použitím ikony v seznamu záznamů na stránce Domů. Z detailního náhledu publikace jsou dostupné některé funkce pro práci s jednotlivými záznamy, jejich podrobný popis je uveden v následujících podkapitolách Detailní náhled záznamu zobrazení Stránka s detailem záznamu má podobnou strukturu jako editační formulář. Navigace přecházení mezi záznamy V horní liště je umístěna navigace, která zobrazuje pořadové číslo aktuálního záznamu na seznamu publikací, ze kterého byl detail otevřen. Po pravé a levé straně od číselného údaje jsou šipky pro posun na další nebo předchozí záznamy. Označení záznamu Čtvercové pole na konci hodní lišty slouží pro označení nebo odznačení záznamu, které je stejné jako označení na seznamu publikací. Při změně označení na detailu publikace je informace uložena, záznam zůstane označen/odznačen až do další změny uživatelem buď na tomto místě nebo na seznamu publikací. Strana 18 (celkem 36)

20 Tlačítka Tlačítka v horní liště se liší podle varianty používaného workflow a podle role a práv přihlášeného uživatele. Pomocí tlačítka Možnosti se zobrazí kompletní panel se všemi dostupnými tlačítky, jednotlivé funkce jsou popsány v následujících kapitolách spolu s funkcemi dostupnými přímo na formuláři RIV sekce přidání a odstranění RIV čísla V sekci s názvem RIV se zobrazují RIV čísla a hodnocení výsledků. Pro zobrazení sekce a editaci RIV čísla je vyžadováno zvláštní oprávnění. Přidání RIV čísla Tlačítkem Přidat RIV číslo se otevře formulář a vyplní se všechna požadovaná pole, ze kterých je RIV číslo složeno: Evidenční číslo poslední osmičíslí (RIV/ :17458/08: ) Předkladatel ze seznamu se vybere IČ předkladatele (RIV/ :17458/08: ) Kód jednotky ze seznamu se vybere kód organizační jednotky (RIV/ :17458/08: ) Rok rok uplatnění výsledku (RIV/ :17458/08: ) Vložení RIV čísla se potvrdí tlačítkem Uložit záznam. Odstranění RIV čísla Pokud má uživatel potřebné oprávnění, u každého RIV čísla vidí tlačítko Odstranit RIV číslo. Po stisknutí tlačítka se zobrazí formulář, kde je vyžádáno potvrzení, potvrdí se tlačítkem Vymazat Soubory Na detailu publikace není možné soubory přidávat (pouze na editačním formuláři), zde se přiložené soubory pouze zobrazují a podle oprávnění je možné je stahovat. Sloupce Zveřejnit od a Zveřejnit v digitální knihovně se zobrazují pouze na těch instalacích, kde jsou nastavena. Pro stažení souboru se musí na konci řádku zobrazit tlačítko Stáhnout, které zobrazí standardní výzvu k uložení souboru. Strana 19 (celkem 36)

21 Změna literární formy (druhu výsledku) Změna literární formy je možná pouze na detailu záznamu (kromě hromadných změn popsaných v samostatné kapitole). Pomocí tlačítka Změnit literární formu se otevře formulář: V sekci Nová literární forma se vybere z číselníku požadovaná forma, v dalším poli příslušný poddruh a změna se potvrdí tlačítkem Uložit záznam Zamykání záznamů Správce má možnost uzamknout záznamy pro editaci všem uživatelům, kteří nemají právo na editaci zamčených záznamů (na každé instituci může být nastavení jiné, zpravidla mohou zamčené záznamy editovat pouze fakultní nebo univerzitní správci). Tlačítkem Možnosti > Uzamknout záznam se záznam uzamkne, na seznamu publikací se následně zobrazí ikona. Když je záznam uzamčen, v menu se zobrazí tlačítko Odemknout záznam pro jeho odemčení Předání vlastnictví Vlastník záznamu se zobrazuje v sekci Metadata. Podle vlastníka záznamu se vyhodnocují práva na editaci a změnu stavu, proto je možné v případě potřeby vlastníka změnit (např. pověřená osoba na pracovišti vytvoří záznamy za celé pracoviště a potom změní jejich vlastnictví na samotné autory, aby mohli své záznamy dopracovat - doplnit financování, abstrakty apod.). Pro změnu vlastníka se použije tlačítko Možnosti a dále tlačítko Předat vlastnictví, zobrazí se formulář pro vyplnění: Strana 20 (celkem 36)

22 Aktuální stav publikace Zobrazení informace o aktuálním stavu publikace. Zadej nového vlastníka záznamu Z číselníku za polem se vybere uživatel, kterému se vlastnictví předává. Účel změny Vybere se jedna ze zobrazených možností: Pouze předat vlastnictví změní se vlastník záznamu, nemění se stav, neodchází ová notifikace. Požádat o autorizaci změní se vlastník záznamu, stav záznamu se změní na K autorizaci (není podporováno na všech instalacích), novému vlastníkovi se odešle ová notifikace. Požádat o dopracování změní se vlastník záznamu, nezmění se sta, novému vlastníkovi se odešle e- mailová notifikace (pokud je odesílání povoleno administrátorem). Poznámka pro nového vlastníka Text, který se zobrazí v ové notifikaci, která se odesílá novému vlastníkovi Chyby (komentáře) Termín chyby vyplývá z historického použití dané funkce, dnes se jedná o poznámky různého typu týkající se záznamu a jeho zpracování, např. správce popíše vkladateli chyby, které má opravit ve vráceném záznamu nebo export do RIV zde vytvoří informaci o tom, že záznam byl vyexportován. Chyby se zobrazují na editačním formuláři a na detailu záznamu ve výrazných červených rámečcích. Pokud záznam obsahuje chyby, na seznamu záznamů je zobrazena ikona. Přidání chyby Pro přidání chyby se použije tlačítko Možnosti a následně Chyby záznamu, otevře se formulář: V horní části formuláře se zobrazuje informace o aktuálním záznamu. V sekci chyby se vyplní požadované údaje typ chyby, sekce (část formuláře záznamu, u které se chyba zobrazí) a popis chyby. Pokud je potřeba přidat další chybu ke stejnému záznamu, tlačítkem Přidat se vloží další pole pro zadání chyby. Přidání chyb se potvrdí tlačítkem Uložit záznam. Strana 21 (celkem 36)

23 Odstranění chyby Chyba se odstraní na stejném formuláři, kde se přidává. Za každou chybou se na konci řádku zobrazuje křížek, kterým se daná položka odstraní. Pokud se křížek nezobrazuje, nemá uživatel na tuto funkci přidělené právo (není vlastníkem chyby nebo jeho správcem) Seznam složek Tlačítko Seznam složek zobrazí seznam všech složek, ve kterých se záznam aktuálně nachází a nabízí možnost vložit záznam do další vybrané složky. Seznam složek, ve kterých se nachází aktuální záznam V této části jsou uvedeny všechny složky, ve kterých se záznam aktuálně nachází, křížkem před názvem složky je možné z ní záznam odstranit. Případné odstranění je třeba potvrdit tlačítkem Uložit, které se nachází pod touto částí. Přidání záznamu do složky V této části je zobrazen seznam složek aktuálního uživatele a zatržením pole před názvem složky je možné do ní záznam přidat. Tato operace se již nemusí potvrzovat žádným tlačítkem Historie záznamu a změn stavů Tlačítko Zobrazit historii ukáže výpis záznamů ze systémové tabulky, který poskytuje informace o tom, co se kdy se záznamem dělo. Informace o samotných změnách jsou zobrazovány v původním kódu, takže je přivítají spíše zkušenější uživatelé. Tlačítko Zobrazit historii stavů poskytuje v přehledné formě i pro běžné uživatele informace o tom, kdy, kdo a jak změnil stav publikace. Strana 22 (celkem 36)

24 4.3. Schvalování záznamu (workflow) V systému je k dispozici velká nabídka stavů záznamů, pro každou instituci je možné používané stavy omezit a pro každý stav nastavit uživatelská práva pro jiné skupiny uživatelů Stavy záznamů Rozpracovaný Uložený Ke kontrole Kontrolovaný Vrácený Přijatý Stav pro záznamy, které nemají vyplněna všechna povinná pole, pro možnost dalšího schvalování je potřeba je dopracovat. Do stavu Uložený se standardně ukládají záznamy při ukládání tlačítkem Uložit záznam. Mají vyplněna všechna povinná pole. Ke kontrole zpravidla předává záznam vkladatel správci, který jej dále schvaluje. Správce, který má kontrolovat záznamy, si je může převzít do stavu Ke kontrole a tím odebrat právo pro editaci vkladatelům. Pokud správce zkontroluje záznam a ten je potřeba dopracovat, změní stav na Vrácený, vlastníkovi se odešle ová notifikace. Stav pro schválení záznamu správcem. Zpravidla se používá tam, kde je jen jedna úroveň schvalování. Schválený fakultou Stav pro schválení záznamu fakultním správcem. Publikovaný Importovaný Vymazaný Finální stav záznamu, na který je zpravidla vázáno zobrazení v modulu OBD Public (může být nastaveno i na jiný stav). Výchozí stav pro záznamy, které byly do OBD naimportovány z jiných systémů. Tlačítkem Vymazat záznam se záznam fyzicky neodstraní, jen se změní na Vymazaný. Tento stav není viditelný pro běžné uživatele. K autorizaci Stav pro záznam předaný k autorizaci (viz kapitola 4.2.6). Schválený katedrou Stav pro schválení záznamu katederním správcem. Schválený pracovištěm Stav pro schválení záznamu správcem pracoviště. Strana 23 (celkem 36)

25 Workflow Workflow je definováno na základě přiřazení práva na schvalování záznamů v určitém stavu jednotlivým uživatelským rolím. Systém nabízí 2 varianty workflow: standardní workflow zjednodušené workflow Standardní workflow Při standardním workflow se uživateli zobrazují u záznamu jednotlivá tlačítka pro posun záznamu do dalšího stavu: Předat ke kontrole změna na stav Ke kontrole Převzít ke kontrole změna na stav Kontrolovaný Přijmout - změna na stav Přijatý Vrátit změna na stav Vrácený Nevýhodou tohoto workflow je omezení jen na uvedené stavy záznamů, pokud je na instituci používáno více úrovní schvalování (např. katederní a fakultní správce), nejsou odlišeny záznamy schválené katedrou od záznamů schválených fakultou. Zjednodušené workflow Všechny změny stavů se provádějí pomocí tlačítka Změnit stav záznamu na detailu publikace, případně Uložit do stavu na editačním formuláři. Pro zobrazení tlačítka Změnit stav záznamu nesmí být záznam ve stavu Rozpracovaný. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí seznam všech stavů, na které má daný uživatel právo a kliknutím na vybraný stav se provede požadovaná změna. Strana 24 (celkem 36)

26 5. Stránka OBD (Domů) a seznam záznamů Na stránku se seznamem záznamů se přechází odkazem OBD nebo Domů v menu nebo použitím některého z portletů na nástěnce u přehledu záznamů kliknutím na číslo, u vyhledávacích portletů použitím filtru. Stránka slouží k zobrazení záznamů obsažených v databázi a obsahuje funkce pro jejich filtrování, třídění, exportování a základní správu. Levé okno s nabídkami funkcí V horní části tohoto okna jsou zobrazeny ikony pro přepínání mezi funkcemi Filtry (vyhledávání záznamů), Složky (třídění publikací), Exporty, Hromadné změny (zobrazují se jen správcům) a Náhled záznamu. Jednotlivé funkce jsou blíže popsány v následujících samostatných kapitolách. Pravé okno se seznamem publikací Okno se záznamy, které odpovídají aktuálně zvolenému filtru. Detailní popis okna a jednotlivých prvků je uveden v samostatné kapitole. Strana 25 (celkem 36)

27 5.1. Seznam záznamů Struktura záznamu Zaškrtávací pole Pole pro možnost označení záznamu (viz kapitola 5.1.2). Lupa Tlačítko pro zobrazení detailu záznamu. Detail obsahuje kompletní údaje o záznamu a tlačítka pro editaci, schvalování a další funkce (viz kapitola 4.2). Řádky samotného záznamu TI: Titul (název) AU: Autoři SO: Název zdroje (zkratka vychází z anglického source) RPT: Řádek pro zobrazení polí podle šablony RPT v modulu Report. Tuto šablonu edituje zpravidla univerzitní správce FO: Literární forma neboli druh publikace. Pokud má daná forma více poddruhů, je vybraný poddruh uveden v závorce za názvem formy. Komentáře (chyby) Ikona Zámek Ikona znázorňující uzamčení záznamu pro editaci. Právo na uzamčení záznamu pro editaci má zpravidla fakultní a univerzitní správce. N neuplatněný výsledek Ikona znázorňující neuplatněný výsledek, tj. záznam, který má zaškrtnuté pole se stejným nebo podobným názvem (dle nastavení dané instituce). Od roku 2010 se neuplatněné výsledky neodevzdávají do RIV, proto se již na některých instalacích tato funkce nevyužívá. Ikona "Stav záznamu" Ikona představující stav záznamu v rámci schvalovacího workflow (stavy záznamu a workflow jsou popsány v samostatné kapitole). Strana 26 (celkem 36)

28 Označování záznamů U každého záznamu je pole pro možnost jeho označení (zaškrtnutí). Stejné pole je i na detailu publikace v horním pravém rohu formuláře, odkud lze označení také provést. Označení je vázáno na jednotlivé uživatele, takže každý uživatel má své vlastní označené záznamy. Označení záznamu trvá až do doby, kdy ho uživatel sám odznačí, nezruší se ani odhlášením z aplikace. Záznamy se dají označovat/odznačovat buď jednotlivě kliknutím na zaškrtávací pole u záznamu nebo hromadně pomocí tlačítek nad a pod seznamem záznamů: Vybrat vše - označí všechny vyfiltrované záznamy (i na dalších stránkách seznamu) Invertovat výběr označené záznamy se odznačí a neoznačené záznamy se označí Zrušit výběr odznačí všechny vyfiltrované záznamy (i na dalších stránkách seznamu) V řádku Označení záznamů nad seznamem je k dispozici navíc tlačítko pro zobrazení jen označených záznamů z aktuálně vyfiltrovaných. Druhým kliknutím na toto tlačítko se opět zobrazí všechny dříve vyfiltrované záznamy. Označování záznamů má různé využití podle toho, jak kdo v systému pracuje, například: Pro některé operace (např. přidávání záznamů do složky nebo export) je potřeba vybrat ze zobrazeného seznamu jen několik jednotlivých záznamů. Požadované záznamy se označí, tlačítkem se omezí seznam jen na označené záznamy a ty se vyexportují nebo přidají do složky. Uživatel potřebuje změnit např. financování v určité množině záznamů, ale nestihne upravit všechny záznamy najednou. Aby je nemusel pokaždé znovu filtrovat, vyhledá a označí si všechny záznamy, kterých se úprava týká a pokaždé, když se vrátí k práci, zobrazí si jen označené záznamy. Pokud každý upravený záznam odznačí, zůstává v označených záznamech stále aktuální množina pro zpracování Řazení záznamů Vyfiltrované (zobrazené) záznamy lze řadit podle několika atributů. Nástroje pro řazení záznamů jsou dostupné v řádku Výběr řazení nad seznamem záznamů. V poli Řadit podle se vybere atribut, podle kterého se mají záznamy seřadit, dále je možno zvolit vzestupné nebo sestupné řazení. Změna řazení dle zvolených atributů se provede pomocí tlačítka Seřadit. Strana 27 (celkem 36)

29 5.2. Filtry Filtry slouží k omezení skupiny zobrazených záznamů podle zadaných kritérií. Okno s filtry se nachází na stránce OBD (Stránka se seznamem publikací). Filtry jsou uspořádány do tří záložek: Základní filtr obsahuje základní filtrovací kritéria, běžným vkladatelům se zobrazuje jako výchozí. Rozšířený filtr obsahuje všechna dostupná filtrovací kritéria, uživatelům s rolí správce se zobrazuje jako výchozí. Uživatelské filtry funkce pro uložení aktuálně zadaných filtrovacích kritérií Použití filtrů ovládací prvky Volně editovatelné pole Hledaný výraz je třeba vepsat do pole přímo z klávesnice. Ve všech polích funguje pravostranné zkrácení (stačí zadat část hodnoty od začátku hledaného výrazu). U filtru Titul nebo Fulltext funguje i levostranné zkrácení (zadaná hodnota se může nacházet uprostřed hledaného výrazu). Malá a velká písmena se nerozlišují. Jako zástupný znak pro nahrazení jakékoli hodnoty lze použít znak %. Příklady filtrování v tomto poli: european - najde všechny záznamy, kde filtrované pole začíná výrazem european % european - najde všechny záznamy obsahující kdekoli ve filtrovaném poli výraz european % - najde všechny záznamy, které obsahují jakoukoli hodnotu ve filtrovaném poli Pole s číselníkem Hodnotu pro toto pole je třeba vybrat z číselníku (číselník je seznam hodnot, které se vztahují k danému poli). Pro otevření číselníku slouží ikona, pro vymazání zadané hodnoty. Pole se seznamem K poli je připojený seznam použitelných hodnot, zobrazí se po kliknutí na šipku v poli. Pokud je aktivní funkce našeptávače (druhý obrázek), pak je možné začít psát hodnotu do pole přímo a zobrazí se seznam s hodnotami odpovídajícími již zadanému řetězci. Multiselect Pole se seznamem hodnot, z nichž je možné vybrat více položek. Seznam se zobrazí pomocí šipky za polem. Výběr se provede zaškrtnutím všech požadovaných položek a potvrzením tlačítkem OK. Tlačítka Vše, Nic, Otoč slouží pro usnadnění výběru všech nebo žádných položek, případně inverzního označení. Pole s kalendářem Pole pro vložení data datum se dá zapsat přímo, pro zvolení správného tvaru je možné ho vybrat z kalendáře zobrazeného po kliknutí na ikonu za polem. Pole pro zaškrtnutí volby Zaškrtnuto = použít daný filtr, nezaškrtnuto = nepoužít daný filtr. Strana 28 (celkem 36)

30 Základní filtr Základní filtr obsahuje nejpoužívanější filtrovací kritéria, je určený zejména pro běžné vkladatele, kterým se zobrazuje jako výchozí vždy při zobrazení stránky Domů. Tlačítka pro práci s filtry: Hledat - aktivuje vyhledávání dle aktuálně zadaných filtrovacích kritérií. Výchozí filtr - aktivuje filtr na záznamy, kde je autorem právě přihlášený uživatel. Vymazat filtr - vymaže všechna zadaná kritéria, následně je možno zadat jiná a provést nové hledání Rozšířený filtr Rozšířený filtr obsahuje všechna dostupná filtrovací kritéria, uživatelům s rolí správce se zobrazuje jako výchozí. Sbalení / rozbalení filtrů Pro větší přehlednost obsahuje rozšířený filtr navíc funkci sbalení/rozbalení: - všechny filtry se sbalí/rozbalí pomocí tlačítka umístěného mezi ostatními tlačítky nad filtry a pod filtry - jednotlivá sekce filtrů se sbalí/rozbalí pomocí tlačítka u názvu příslušné sekce Rozšířený filtr ve sbalené podobě Rozšířený filtr v rozbalené podobě Strana 29 (celkem 36)

31 Uživatelské filtry Uživatelské filtry slouží k uložení často používaných kombinací filtrovacích kritérií. Uložené uživatelské filtry se pak snadno spustí pomocí jednoho tlačítka buď přímo v agendě uživatelských filtrů nebo z portletu Rychlé filtry na nástěnce. Uživatelské filtry jsou vázané na jednotlivé uživatele, každý vidí pouze své vlastní filtry nebo filtry, které mu nasdílel jiný uživatel. Vytvoření uživatelského filtru a) V sekci Základní filtr nebo Rozšířený filtr je třeba navolit požadovaná kritéria a stisknout tlačítko Hledat pro spuštění filtrování. b) Na záložce Uživatelské filtry se pomocí tlačítka Spravovat filtry otevře nové okno se seznamem již vytvořených filtrů: c) Stisknutím tlačítka Přidat aktuální filtr se přidá nový řádek, do pole ve sloupci Název filtru se zadá požadovaný název filtru. d) Tlačítkem Uložit se potvrdí uložení filtru. e) Tlačítkem Zavřít se zavře okno se správou filtrů a aktualizuje se zobrazení seznamu uživatelských filtrů. Správa uživatelských filtrů Sdílení filtru Na záložce Uživatelské filtry se stiskem tlačítka Spravovat filtr otevře okno se seznamem vytvořených filtrů. U filtru, který má být sdílen, se pomocí tlačítka před názvem zobrazí formulář pro přidání uživatelské role nebo přímo uživatele, kterému se filtr nasdílí. Po nastavení sdílení se u příslušného filtru zobrazí informativní ikona. Odstranění filtru Na záložce Uživatelské filtry se stiskem tlačítka Spravovat filtr otevře okno se seznamem vytvořených filtrů. U filtru, který je třeba odstranit, se stiskne tlačítko s křížkem mezi ovládacími tlačítky na konci řádku. Strana 30 (celkem 36)

32 5.3. Složky Agenda pro správu složek je dostupná ze stránky OBD (Domů), v horní části levého okna je záložka Složky. Složky slouží pro třídění záznamů do logických celků dle potřeby každého uživatele (např. záznamy pro RIV jednotlivých pracovišť nebo jakékoli tematické skupiny záznamů). Zároveň se dají složky použít jako jeden z filtrů, kam si uživatel buď jednorázově nebo postupně ukládá záznamy, které potřebuje zobrazit v jednom přehledu nebo s nimi bude častěji pracovat. Přiřazování záznamů do složek je pouze logická operace, nejedná se o skutečný přesun záznamů jako takových. Každý záznam proto může být v několika složkách. Složky jsou vázané na uživatele, takže každý vidí pouze své vlastní nebo ty, které si založili jiní uživatelé a nastavili jim sdílení Zobrazení složek Seznam složek se zobrazuje na základě vlastnických práv každý uživatel vidí své vlastní složky (které sám vytvořil) a dále se podle oprávnění zobrazují složky sdílené nebo složky jiných uživatelů. Vlastní složky Zobrazují se každému uživateli, seznam vlastních složek se zobrazí jako výchozí, později se k němu lze vrátit pomocí tlačítka Moje. Sdílené složky Pokud přihlášenému uživateli jiní uživatelé sdílejí své složky (sdílení je popsáno níže), zobrazí se jejich seznam po kliknutí na tlačítko Sdílené. Složky jiného uživatele Tato funkce je určena převážně pro univerzitní správce, kteří mají možnost zobrazit si složky jiných uživatelů, pokud je například někdo dlouhodobě nepřítomen a bylo by potřeba pracovat s jeho složkami. Pomocí tlačítka Vybrat složku jiného uživatele se zobrazí seznam uživatelů, kteří mají vytvořené složky, ty se zobrazí po kliknutí na jméno uživatele. Pomocí zaškrtávacích polí je možné si jednotlivé složky nasdílet. Strana 31 (celkem 36)

33 Ovládání složek Složky se ovládají přes tzv. kontextové menu (viz obrázek na začátku kapitoly 5.3 vpravo), které se vyvolá tlačítkem u složky, se kterou chceme pracovat. Zobrazení záznamů ze složky Obsah složky se zobrazí kliknutím na její název. Nová složka Pro vytvoření nové složky je důležité umístění kurzoru na složce, jíž má být nová složka podřízená. Pro založení hlavní složky musí být kurzor na nadpisu Složky s pracemi. Z kontextového menu se vybere položka Nová složka, zadá se název a potvrdí se tlačítkem Uložit. Detail složky Kliknutím na Detail složky se zobrazí formulář s poli Název a Popis, která lze upravit a změny se potvrdí tlačítkem Uložit. Přesunutí složky Jednotlivé složky je možné přesunovat na jinou úroveň, přiřazovat je jako podsložky k jiným složkám nebo z podsložek dělat hlavní složky (složky na hlavní úrovni). a) Klikne se na tlačítko Přesunout v menu složky, která se bude přesunovat, tím se otevře okno se seznamem složek. b) Kurzorem je třeba označit složku, pod kterou bude stávající složka přesunuta (pokud má být hlavní, zůstane označený nadpis Složky s pracemi). c) Přesun se provede tlačítkem Vyber složku. Odstranění složky Pro vymazání složky souží tlačítko Vymazat. Systém si vyžádá potvrzení pro provedení akce. Sdílení složky Jak již bylo uvedeno dříve, každou složku vidí standardně pouze ten, kdo ji vytvořil. Pro zpřístupnění složky i jiným uživatelům slouží agenda sdílení. Okno pro nastavení sdílení se vyvolá tlačítkem Sdílet u příslušné složky. a) V poli Přidat sdílení je třeba zvolit, zda se bude složka sdílet pro vybraného uživatele nebo všem uživatelům s vybranou uživatelskou rolí. b) V tabulce se objeví nový řádek podle vybrané položky typ U značí sdílení na uživatele, typ R sdílení na roli. c) Z číselníku u pole ve sloupci Člen se vybere požadovaná role nebo uživatel. d) Ve sloupci Práva se nastaví úroveň sdílení určení, zda uvedení uživatelé budou moci obsah složky pouze číst, přidávat záznamy do složky nebo i odebírat záznamy ze složky. e) V případě potřeby lze přidat další řádek pro sdílení nebo nějaký odebrat tlačítkem X na konci příslušného řádku. f) Nastavení se uloží pomocí tlačítka Uložit záznam Strana 32 (celkem 36)

34 Tlačítko Zrušit změny uvede záznam sdílení do stavu, v jakém byl při otevření okna. Tlačítko Zavřít zavře okno bez uložení změn. Přidání záznamů do složky a) Nejprve je třeba vyfiltrovat záznamy, které se budou do složky přidávat. b) Když jsou záznamy vyfiltrované, zobrazí se správa složek. c) U vybrané složky se zobrazí menu a příkazem Přidat do složky filtrované záznamy se provede požadovaná operace. Jednotlivé záznamy lze přidávat také pomocí tlačítka Seznam složek na detailu záznamu publikace, návod na postup je uveden přímo v okně, ve kterém se seznam složek zobrazí. Odebrání záznamů ze složky a) Nejprve je třeba vyfiltrovat záznamy, které se budou odebírat ze složky. b) Když jsou záznamy vyfiltrované, přejde se do správy složek. c) U vybrané složky se zobrazí menu a příkazem Odebrat ze složky filtrované záznamy se odstraní ze složky záznamy, které jsou právě vyfiltrované. Ostatní záznamy ve složce zůstávají. Jednotlivé záznamy lze odebírat také pomocí tlačítka Seznam složek na detailu záznamu publikace, návod na postup je uveden přímo v okně, ve kterém se seznam složek zobrazí. Vyprázdnění složky Příkazem Vyprázdnit složku se z příslušné složky odstraní všechny vložené záznamy Speciální funkce nad složkami Kontextové menu složek (tlačítko před názvem složky) obsahuje nejen příkazová tlačítka pro práci se samotnými složkami, ale nabízí také několik funkcí, které lze využívat nad záznamy obsaženými v dané složce: Zkontrolovat záznamy Vypíše ID záznamů v dané složce a ke každému seznam kontrol z definice příslušné literární formy, které uvedený záznam nesplňuje. Vypsat poskytovatele Vypíše seznam poskytovatelů, pro které je v záznamech dané složky uvedeno jakékoli financování. Vypsat chyby záznamů Vypíše seznam záznamů, které obsahují chyby vložené správcem prostřednictvím stejnojmenné agendy. U každého záznamu je uveden detailní výpis všech zadaných chyb. Strana 33 (celkem 36)

35 5.4. Exporty Agenda exportů je přístupná ze stránky OBD (Domů), v horní části levého okna je záložka Exporty. Export se vždy provádí z vyfiltrovaných záznamů, takže před jeho spuštěním je potřeba vyhledat záznamy, které mají být ve výstupu. Exporty jsou rozdělené podle typu do několika sekcí: Exporty záznamů - sada pevných exportů HTML - Formátovaný text - každý záznam v samostatné tabulce o dvou sloupcích - v prvním sloupci jsou názvy polí a v druhém hodnoty. HTML Tabulka - souhrnná tabulka pro všechny exportované záznamy, každý sloupec je jedno pole záznamu a každý řádek je jeden záznam. HTML - Tabulka se stavem - tabulka se záznamy ve stejném formátu jako na seznamu publikací. XML - Strukturovaný výstup (pro experty) - výstup ve formátu XML. CSV tabulka - export do textového souboru podle parametrů navolených pod tlačítkem. Exporty záznamů podle šablon (reporty OBD Report) V této sekci systém nabízí exportní šablony, které jsou nadefinovány v modulu OBD Report. Zobrazují se pouze v případě, že instituce vlastní k tomuto modulu licenci. Tříděný export vyexportovaný seznam záznamů bude možno dodatečně seřadit nebo roztřídit podle vybraných atributů. Netříděný export záznamy se vyexportují v podobě prostého seznamu bez možnosti dalšího třídění záznamů. Tato funkce je vhodná pro export velkého množství (několik set až tisíce) záznamů, export není časově omezen a během načítání je možno v aplikaci dále pracovat. Statistické výstupy ze záznamů (sestavy z OBD Statistic) Seznam sestav pro statistické výpočty se zobrazuje pouze v případě, že instituce vlastní licenci k modulu OBD Statistic, jehož prostřednictvím se tyto výpočty provádějí. Export se provede kliknutím na tlačítko s názvem sestavy, otevře se v novém okně. Strana 34 (celkem 36)