Poslední změna 1.7.2015-0 -
CGM LIFE eservices 1. Příprava pro CGM LIFE eservices... 2 2. Registrace zařízení... 2 3. Registrace pacienta... 6 4. Identifikace pacienta... 10 5. Zpracování požadavků... 11 6. Komunikace s pacientem... 12 6.1. Zprávy... 13 6.2. Léky... 16 6.3. Nálezy... 17 7. Objednávka pacienta... 17 7.1. Nastavení... 18 7.2. Objednání pacienta... 20 8. Webová administrace... 21 8.1. Ordinace... 21 8.1.1. Obecné... 22 8.1.2. Profil... 23 8.1.3. e-mail... 24 8.1.4. Heslo... 26 8.2. Objednání návštěvy... 26 8.2.1. Obecné... 28 8.2.2. Kalendář... 29 8.2.3. Lékaři... 29 8.2.4. Otevírací doba... 29 8.2.5. Výjimky... 29 8.2.6. Objednané návštěvy... 29 8.3. Recepty online... 30 8.4. Konzultace online... 30 8.5. Nálezy online... 30 8.6. Statistika... 30 8.7. Návod pro pacienty... 31-1 -
1. Příprava pro CGM LIFE eservices Pro funkci CGM LIFE eservices je třeba nejdříve zapnout podpůrné aplikace CGM Assist a CGM Life Client. Toto provedete vytvořením prázdných souborů _assist.dat a _vitax.dat v hlavním adresáři AMICUSu Poté je třeba vypnout celý program a znovu ho spustit. 2. Registrace zařízení UPOZORNĚNÍ: Registraci je možné provést teprve tehdy, pokud obdržíte aktivační kód od naší společnosti! Pro zapojení do systému CGM LIFE eservices je nutné provést nejprve registraci zařízení. Toto provedete kliknutím na novou ikonku v pravém horním rohu v okně kartotéka. V prvním okně jsou přednastaveny údaje z programu, chybějící je nutné vyplnit, a poté kliknout na [Registrovat]. - 2 -
V druhém okně zkontrolujte správnost zadaných údajů a potvrďte tlačítkem [Pokračovat]. - 3 -
Na třetím okně je třeba tlačítkem [Tisk] vytisknout registrační data (CGM zákaznické číslo a Super PIN), které budete potřebovat pro případnou obnovu služeb. Výtisk si proto pečlivě uchovejte. - 4 -
Na posledním okně zadejte aktivační kód, který jste obdrželi od naší společnosti a klikněte na [OK]. Poté se zobrazí potvrzení registrace a po kliknutí na [OK] se šedá ikonka CGM LIFE eservices přebarví z šedé na zelenou. Po kliknutí na tuto ikonku, se otevře informační panel, ve kterém se budou zobrazovat požadavky pacientů ze služby CGM LIFE eservices. - 5 -
3. Registrace pacienta Registrace pacientovi umožní využívat Vámi povolených služeb CGM LIFE eservices. Způsob registrace pacientů do programu závisí na nastavení služeb CGM LIFE eservices. V případě, že je možné objednat se do ordinace bez registrace, může si pacient vytvořit účet do CGM LIFE eservices sám, ale v ordinaci je třeba pacienta identifikovat. O identifikaci si povíme v další kapitole. Abyste mohli zaregistrovat pacienta, musíte u něj mít v osobních údajích uvedenou adresu bydliště a také e-mailový kontakt. Hvězdičkou jsou označeny povinné údaje. - 6 -
Pacienta do CGM LIFE eservices zaregistrujete pomocí tlačítka z jeho karty. Po kliknutí se objeví následující formulář, kde zkontrolujete pacientova data, hlavně e-mailovou adresu, na kterou přijde aktivační e-mail. Tlačítkem [Tisk] poté vytisknete souhlasné prohlášení pacienta, které pacient podepíše. Toto prohlášení je třeba uschovat si v papírové podobě. Poté je možné zaškrtnout volbu [x] Ano, pro přenos dat je doložen souhlas pacienta a kliknout na [Pokračovat]. - 7 -
Proběhne registrace pacienta a zobrazí se přístupová data pro aktivaci jeho účtu. Tyto vytiskněte tlačítkem [Tisk] a předejte pacientovi. Bez těchto údajů nebude pacient schopen aktivaci účtu dokončit. Po tisku pokračujte tlačítkem [Dokončit]. - 8 -
Poslední okno Vás již pouze informuje o zaslání aktivačního e-mailu pacientovi. Pacient za pomoci odkazu v e-mailu a vytištěných přístupových dat svůj účet aktivuje. Vy registrační proces ukončíte tlačítkem [Zavřít]. Na závěr ještě potvrzení o úspěšné registraci. Po jejím potvrzení tlačítkem [OK] se původně šedivá ikonka CGM LIFE eservices přebarví nazeleno. V případě, že dojde ke ztrátě aktivačních údajů pacientem nebo registraci na špatný e-mail, je možné registraci zrušit pod ikonou. Na nově otevřeném okně zvolíte ikonku a poté klikněte na tlačítko [Zrušení registrace]. Po odsouhlasení tlačítkem [Ano] dojde ke zrušení registrace v programu a bude možné provést novou aktivaci účtu. - 9 -
4. Identifikace pacienta V případě, že je již pacient zaregistrován v CGM LIFE eservices jiným lékařem, nebo se registroval sám, zobrazí se vám po stisku ikonky následující formulář s informacemi o případných rozdílech mezi vašimi údaji v programu a údaji z registrace v CGM LIFE eservices. Pokud souhlasí jméno, e-mail a datum narození, jedná se o správného pacienta a můžete pokračovat v registraci do vašeho zařízení. Tlačítkem [Tisk] vytisknete souhlasné prohlášení pacienta, které pacient podepíše, a poté je možné zaškrtnout volbu [x] Ano, pro přenos dat je doložen souhlas pacienta a kliknout na [Použít existující registraci]. Na závěr ještě potvrzení o úspěšné registraci. Po jejím potvrzení tlačítkem [OK] se původně šedivá ikonka CGM LIFE eservices přebarví na zeleno. - 10 -
5. Zpracování požadavků Zelená ikonka v pravém horním rohu značí, že jste připojeni do služby CGM LIFE eservices. Pokud je šedivá a úspěšně jste prošli registračním procesem, zkuste vypnout a znovu zapnout program. Pokud ani poté ikonka nebude zelená, neváhejte nás kontaktovat. V případě, že je k dispozici nějaký požadavek od pacienta, u ikonky se rozsvítí upozornění a po kliknutí na něj se zobrazí tabulka s podrobnostmi. Po kliknutí na jednotlivé ikonky dojde k zobrazení požadavků, se kterými je možné dále pracovat. O jednotlivých funkcích si povíme v následujících kapitolách. - 11 -
6. Komunikace s pacientem Po úspěšné registraci naleznete pod ikonkou ovládací panel CGM LIFE eservices. Kliknutím na jednotlivé volby vyvoláte konkrétní funkce. - 12 -
6.1. Zprávy Po výběru volby [Zpráva] v panelu CGM LIFE eservices je možné odeslat pacientovi zprávu. Vyplňte předmět a text zprávy a klikněte na [Odeslat]. - 13 -
Příchozí zpráva od pacienta se vám zobrazí ve zpracování požadavků a po jejím otevření si ji můžete na záložce /Zprávy/ nejen přečíst, ale také na ní odpovědět tlačítkem [Odpověď], napsáním textu a kliknutím na [Odeslat]. Tlačítkem [Dokončeno] konverzaci přesunete do archivu. Tlačítko [Nová zpráva] umožní vytvořit zprávu pro jakéhokoliv pacienta, registrovaného do CGM LIFE eservices. Tlačítko [Aktualizovat] načte nově příchozí zprávy ze serveru. - 14 -
Na záložce /Archiv/ se nachází seznam dokončených konverzací. V případě potřeby je i na zprávy v archivu možné reagovat tlačítkem [Odpověď]. - 15 -
Na záložce /Nastavení/ je možné zvolit způsob přepisu do karty pacienta, zapnout automatické odpovědi na zpracované zprávy, automatický přesun do archivu po uplynutí nastaveného počtu dní a také předdefinovaný podpis do zpráv. 6.2. Léky V případě, že chcete, aby měl pacient možnost objednávat si u vás vystavení receptu na léky, je potřeba mít nejdříve tyto léky v medikaci nebo mezi trvale užívanými léky. Poté je najdete v CGM LIFE eservices panelu pacienta pod volbou [Nabídka léků]. Zde klávesou vyberte léky, které chcete pacientovi zpřístupnit ve službě CGM LIFE eservices. Poté stiskněte tlačítko [Odeslat]. - 16 -
Jakmile přijde požadavek na lék od pacienta, zobrazí se ve zpracování požadavků a po jejím otevření je možné vybrat, které léky chcete akceptovat a zadat k nim počet balení a dávkování. Pokud s požadavkem nesouhlasíte, je možné požadavek [Zamítnout] a přidat zdůvodnění. Pokud chcete léky vystavit, vystavíte je kliknutím na tlačítko [Medikace]. Můžete připojit zprávu pro pacienta. Dále se již zobrazí klasický tisk receptu a pacientovi se automaticky zašle zpráva o jeho vystavení na e-mail. 6.3. Nálezy Po výběru volby [Nálezy - dekurzy] nebo [Nálezy - zprávy] v panelu CGM LIFE eservices je možné poslat pacientovi konkrétní vyšetření nebo lékařskou zprávu. Vyberete typ dokumentace, vyberete konkrétní záznam a zobrazí se náhled zprávy pro pacienta. Odeslání spustíte tlačítkem [Připravit k podpisu]. 7. Objednávka pacienta Pro možnost objednávání pacientů musíte mít v provozu Knihu objednávek. Funkčnost knihy objednávek popisuje samostatná dokumentace. - 17 -
7.1. Nastavení Aby se pacienti mohli objednat do ordinace, musíte mít nejdříve nastaven kalendář pro elektronické objednávání. Toto provedete pod ikonkou ozubeného kola v levém spodním rohu a výběrem volby [Kalendáře]. Zde zvolíte svůj kalendář a kliknete na [Upravit]. Poté zaškrtnete volbu [x] eservices. Nastavení potvrdíte tlačítkem [Uložit]. Dále je pak třeba mít definovanou pracovní dobu, se správným typem segmentu. Toto provedete pod ikonou ozubeného kola v levém spodním rohu a výběrem volby [Pracovní doba]. Zde vytvoříte novou pracovní dobu tlačítkem [Nová ], nastavíte parametry pracovní doby a zaškrtnete Typ segmentu: [x] Webový. Dále se musí nastavit Název segmentu, který se bude zobrazovat pacientům jako druh návštěvy a čas na jednu objednávku, která vyhradí patřičný čas v rámci pracovní doby na jednu objednávku a vypočte volné termíny pro pacienty. Nastavení je třeba [Uložit]. - 18 -
Jakmile nadefinujete všechny pracovní doby, na které chcete umožnit pacientům objednání, je třeba pracovní dobu synchronizovat se službou CGM LIFE eservices. Toto provedete pod ikonou ozubeného kola v levém spodním rohu a výběrem volby [Nastavení]. Poté pouze kliknete na volbu [Odeslat definici kalendáře]. Zobrazí se informace o úspěšné synchronizaci. Toto je třeba provést při každé úpravě pracovní doby. - 19 -
7.2. Objednání pacienta Jakmile se pacient objedná na volný termín prostřednictvím vašich stránek, objeví se vám upozornění ve zpracování požadavků. Po výběru vidíte počet objednání a po kliknutí na ikonku se automaticky aktivuje kniha objednávek. V knize objednávek jsou nově příchozí objednávky signalizovány ikonou. V případě, že nejsou nové objednávky, je tato ikonka bez zeleného vykřičníku. Po kliknutí na tuto ikonu se v levé části zobrazí seznam příchozích objednávek, viz obrázek. Příchozí neschválené objednávky jsou v kalendáři zobrazeny "průhledně". Dvojklikem na jméno pacienta se objednávka vyhledá a označí v kalendáři. Najetím myši na jméno pacienta se zobrazí informace s detaily objednávky. Tlačítkem [Akceptuji] objednávku přijmete, pacientovi přijde potvrzující e-mail a objednávka se uloží jako plnohodnotná do kalendáře. Pokud nechcete objednávku akceptovat, klikněte na šipku vedle tlačítka [Akceptuji] a zvolte [Zamítám]. Do zobrazeného textového pole je možné napsat zdůvodnění pro pacienta. Poté kliknutím na tlačítko [Zamítám] potvrďte. Další výhody elektronického objednávání V případě, že objednávku přesunete, pacientovi přijde informace o této změně. V případě, že objednáte pacienta registrovaného do CGM LIFE eservices, automaticky mu přijde e-mail s informací o objednávce. V případě, že nejsou služby CGM LIFE eservices dostupné, zobrazí se ikonka. V tomto případě vyzkoušejte restartovat program a pokud tento postup nepomůže, neváhejte kontaktovat naši hotline. - 20 -
8. Webová administrace Do webové administrace vstoupíte ikonkou na ikonku domečku - konfigurace. a v okně zpracování požadavků, kliknutím Na otevřené webové stránce je po pravé straně nabídka jednotlivých témat nastavení CGM LIFE eservices. O nich si povíme v následujících kapitolách. 8.1. Ordinace Na záložce /Ordinace/ je možné nastavit základní fungování CGM LIFE eservices, informace o Vaší ordinaci, nastavení e-mailů a přístupového hesla. V horní části je možné vybírat z následujících záložek. Obecné - základní nastavení - výběr služeb zpřístupněných pacientům Profil - nastavení informací o ordinaci E-mail - šablony automatických e-mailů pacientům Heslo - nastavení hesla pro vstup do administrace přes webový prohlížeč - 21 -
8.1.1. Obecné Na této záložce se zaškrtnutím zapínají (příp. vypínají) jednotlivé služby CGM LIFE eservices, které chcete zpřístupnit pacientům. [x] Objednání návštěvy online - elektronické objednávání (o) Použít princip synchronizace pro plánování návštěv - správné nastavení neměnit (o) Použít přímé spojení pro plánování návštěv - tuto volbu nevybírejte!!! další nastavení - podrobná nastavení online objednávání - více v dalších kapitolách (o) Identifikovaní pacienti - objednat se mohou pouze pacienti, které registrujete do CGM LIFE eservices prostřednictvím programu (o) Registrovaní / Identifikovaní pacienti - objednat se mohou nejen ti, které registrujete prostřednictvím programu, ale také ti, kteří se sami zaregistrují na webových stránkách [x] Pacienti mohou vidět volné termíny bez přihlášení - volné termíny vidí kdokoli i bez přihlášení, pro odeslání objednávky termínu návštěvy je však přihlášení vyžadováno Poznámka: V sekci Návod pro pacienty naleznete odkazy, v závislosti na zvoleném nastavení, které můžete umístit na vaše webové stránky. [x] Recepty online - pacient bude mít možnost požádat o vystavení receptu na léky, které mu z programu odešlete do CGM LIFE eservices [x] Konzultace - umožňuje komunikaci mezi lékařem a pacientem [x] Nálezy online - umožňuje předávání zdravotnické dokumentace pacientovi - 22 -
8.1.2. Profil Pod touto záložkou je možné nastavit vaší prezentaci vůči pacientům. Název ordinace zobrazen na webové stránce - tato informace bude uvedena na stránkách jako poskytovatel služeb e-mail - vyplňte váš e-mail Identifikace odesílatele - vyplňte e-mail, který pacienti uvidí v příchozích automatických zprávách, případně na něj budou odpovídat Adresa Vaší webové stránky v eservices - tuto pasáž nevyplňujte a neměňte Podpis - zde si nastavte podpis do automatických e-mailů - 23 -
8.1.3. E-mail Pod touto záložkou je možné nastavit automatické e-maily pro pacienty. Vyberte e-mail, který chcete upravit a klikněte na [Změnit]. - 24 -
V novém okně je možné vybraný e-mail upravit. Zástupný symbol - do definice e-mailu je možné vybrat Zástupný symbol a tlačítkem [Vložit] přenést do textu. Tento se při odeslání automaticky změní na následující hodnotu: Datum - datum objednání Čas - čas objednání Lékař - jméno lékaře, ke kterému je pacient objednán Pacient - jméno pacienta Identifikace odesílatele - nelze zde změnit, nastavuje se na kartě /Profil/. Předmět - zde můžete nastavit text předmětu e-mailu Oslovení - nelze změnit E-mail - text - text e-mailu Podpis - nelze zde změnit, nastavuje se na kartě /Profil/. Změnu nastavení potvrdíte tlačítkem [Uložit]. - 25 -
8.1.4. Heslo Zadáním hesla můžete povolit přístup k elektronickým službám nastavení administrace, aby k nim byl možný přístup zvenku (např. přes servisního partnera nebo záložku ve webovém prohlížeči). Pokud nezadáte heslo, je přístup možný pouze přes Váš AIS. Externí přístup můžete kdykoli zablokovat. Zadané heslo se potom smaže a přístup nebude umožněn. Pro přístup pomocí hesla zvolte (o) Odblokovat administrační přístup a zadejte Heslo. Nastavení potvrďte tlačítkem [Uložit]. 8.2. Objednání návštěvy Na záložce /Objednání návštěvy/ je možné nastavit možnosti objednávání pacientů přes CGM LIFE eservices, informace o Vaší ordinaci, nastavení e-mailů a přístupového hesla. V horní části je možné vybírat z následujících záložek. Obecné - základní nastavení, omezení, tipy pro pacienty, funkce, upozornění Kalendář - seznam aktivních kalendářů Lékaři - seznam lékařů, ke kterým je možné se objednat - 26 -
Otvírací doba - časový rozvrh kalendářů Výjimky - nastavení doby, po kterou se nelze objednat Objednané návštěvy - přehled objednávek pacientů - 27 -
8.2.1. Obecné Na této záložce se nastavují základní možnosti objednávání návštěv pomocí CGM LIFE eservices. Omezení - nastavení kdo se může objednat, stejné nastavení jako na záložce /Ordinace/ - /Obecné/ (o) Identifikovaní pacienti - objednat se mohou pouze pacienti, které registrujete do CGM LIFE eservices prostřednictvím programu - 28 -
(o) Registrovaní / Identifikovaní pacienti - objednat se mohou pouze pacienti, kteří se zaregistrují na webových stránkách [x] Pacienti mohou vidět volné termíny bez přihlášení - i neregistrovaní pacienti uvidí volné termíny, pro objednání se však musí registrovat Tip pro pacienty - text, který se pacientům zobrazí při výběru termínu objednávky. Funkce [x] Povolit storno návštěv - pacienti budou moci zrušit objednanou návštěvu Povolit zrušení objednávky pouze před následujícím časovým limitem: - možnost nastavit dobu před termínem návštěvy, po které již nebude možné objednávku zrušit. Zadejte číslo a vyberte, jestli se jedná o hodiny nebo dny před plánovanou objednávkou. Do dalšího pole je možné uvést vlastní zprávu pro pacienty, která se zobrazí, pokud již není možné zrušení termínu provést. Nabízet volné termíny nejméně - zde můžete nastavit kolik dní nebo hodin před volným termínem je nejpozději možné se objednat. Nabízet volné termíny pro objednávky maximálně X dnů dopředu - zde můžete nastavit maximální počet dní, po které je možné se dopředu objednat. Pokud nechcete počet dní omezovat, zadejte hodnotu 0 Upozornění [x] Zaslat potvrzení e-mailem při objednávce potvrzení - určuje zda pacientovi přijde po objednání potvrzující email. 8.2.2. Kalendář Zobrazuje aktivní kalendáře. Tento seznam automaticky udržuje váš AIS. 8.2.3. Lékaři Zobrazuje aktivní lékaře. Tento seznam automaticky udržuje váš AIS. 8.2.4. Otevírací doba Zobrazuje otevírací dobu pro jednotlivé druhy návštěv. Definici udržuje váš AIS. 8.2.5. Výjimky Zde je možné nastavit dobu, kdy není možné se objednat, například v době dovolené. Druhou možností je přidat do kalendáře ve vašem AIS událost na tuto dobu. 8.2.6. Objednané návštěvy Zobrazuje seznam objednávek. Tento seznam automaticky udržuje váš AIS - 29 -
8.3. Recepty online Tip pro pacienty - text, který se pacientům zobrazí při objednání receptu 8.4. Konzultace online Tip pro pacienty - text, který se pacientům zobrazí při psaní dotazu lékaři 8.5. Nálezy online Tip pro pacienty - text, který se pacientům zobrazí při prohlížení došlých nálezů. 8.6. Statistika Zobrazuje ve sloupcovém grafu, počty použití jednotlivých služeb CGM LIFE eservices. Tlačítkem [Změnit] v pravém dolním rohu je možné zapnout volbu [x] Ano, chci být informován jednou za měsíc o statistice e-mailem na:, vyplnit e-mailovou adresu a potvrdit tlačítkem [Uložit]. Systém vám poté bude posílat každý měsíc statistické informace na e- mail. - 30 -
8.7. Návod pro pacienty V závislosti na nastavení v nabídce Ordinace > Obecné se liší způsoby registrace a zobrazení volných termínů pacientům v CGM LIFE eservices. Připravili jsme proto pro pacienty návody na používání těchto služeb, na které můžete odkázat z vašich stránek. [x] Objednání návštěvy online (o) Identifikovaní pacienti - objednat se mohou pouze pacienti, které registrujete do CGM LIFE eservices prostřednictvím programu HTML verze pro zobrazení v prohlížeči http://filesrv.compugroup.cz/cgm-life-eservices/identifikovani-pacienti/ PDF verze http://filesrv.compugroup.cz/cgm-life-eservices/cgm-life-eservices- Identifikovani-pacienti.pdf (o) Registrovaní / Identifikovaní pacienti - objednat se mohou nejen ti, které registrujete prostřednictvím programu, ale také ti, kteří se sami zaregistrují na webových stránkách HTML verze pro zobrazení v prohlížeči http://filesrv.compugroup.cz/cgm-life-eservices/registrovani-pacienti/ PDF verze http://filesrv.compugroup.cz/cgm-life-eservices/cgm-life-eservices- Registrovani-pacienti.pdf [x] Pacienti mohou vidět volné termíny bez přihlášení - volné termíny vidí kdokoli i bez přihlášení, pro odeslání objednávky termínu návštěvy je však přihlášení vyžadováno HTML verze pro zobrazení v prohlížeči http://filesrv.compugroup.cz/cgm-life-eservices/bez-prihlaseni/ PDF verze http://filesrv.compugroup.cz/cgm-life-eservices/cgm-life-eservices-bezprihlaseni.pdf - 31 -