TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 1

Systém spisové služby_sw602 verze_02 z 27. 06. 2012 Obsah: I. Typy dokumentů.. 1 II. Přístup do systému.. 2 III. Moje nastavení.. 2 IV. Příchozí dokument.. 3 V. Odchozí dokument.. 8 VI. Vlastní dokument.. 15 VII. Podací deník.. 19 VIII. Seznam dokumentů.. 19 IX. Spisy a Seznam Spisů.. 20 X. Skartační řízení.. 25 XI. Vybraná problematika spisové služby na TUL.. 26 I. Typy dokumentů Do systému spisové služby se zapisují dokumenty, které vznikly na TUL nebo z činnosti TUL a mají úřední povahu, tedy dokumenty, které jsou z pohledu činnosti TUL významné. Evidenci v systému spisové služby podléhají: dokumenty Příchozí jedná se o dokumenty doručené na TUL dokumenty Odchozí dokumenty, které se odesílají mimo TUL dokumenty Vlastní dokumenty, které vznikly a slouží pro interní potřebu TUL Do systému se nezapisují dokumenty, které nejsou úřední povahy, případně podléhají samostatné evidenci. Jedná se o tyto dokumenty: - Brožury - Časopisy a noviny - Informační ceníky a nabídky - Knihy - Kulturní programy - Nabídky kurzů a školení - Normy - Pozvánky (pokud se nevztahují k správnímu, soudnímu nebo jinému úřednímu jednání) - Propagační a reklamní dokumenty - Protokoly - Sbírky zákonů a vyhlášek - Tiskopisy - Věstníky - Vyhlášky Dokumenty se do systému spisové služby zapisují: dokumenty Příchozí na Podatelně, v nezbytných případech (dokument předán přímo na pracoviště) na příslušném spisovém uzlu TUL dokumenty Odchozí na spisovém uzlu, který dokument vytvořil dokumenty Vlastní na spisovém uzlu, který dokument vytvořil TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 1

II. Přístup do systému https://dms.tul.cz/ Uživatel vyplní své přístupové údaje Přihlašovací jméno a heslo Uživatel je povinen nesdělovat své přihlašovací údaje jiné osobě. III. Moje nastavení V položce menu Moje nastavení uživatel může měnit svoje údaje: Informace o uživateli uživatel může vyplnit, případně měnit jméno, osobní identifikační údaje, kontaktní informace a další údaje Adresy definovat a upravovat svoje adresy Nastavení aplikace lze měnit vybrané parametry, doporučuje se neměnit Zařazení do skupin informace o členství uživatele v jednotlivých skupinách Správa slupin informace, zda je uživatel oprávněn spravovat dané skupiny Změna hesla nebo certifikátu uživatel mění pouze heslo TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 2

Má nepřítomnost lze nastavit upozornění na nepřítomnost, časový interval Můj globální zástupce lze definovat zástupce uživatele IV. Příchozí dokument Příchozí dokument je zapisován do systému spisové služby v části Formuláře Dokumenty příchozí Nový příchozí dokument MSG_IN Příchozí dokument Příchozí dokument je na Podatelně (v definovaných případech na spisovém uzlu) zapsán v rozsahu: 1. Přiřadit číslo jednací: Číslo jednací je jedinečné označení dokumentu, soubor alfanumerických znaků, které obsahuje zkratku označení organizace, označení příslušného kalendářního roku, zkratku označení dané organizační jednotky a pořadové číslo. Číslo jednací je generováno systémem spisové služby na základě předem definované konvence a má formát: kde: TUL-RR/PPPP/DDDDDD TUL označení organizace RR 2 číselné znaky, poslední dvojčíslí roku, ve kterém dokument vznikl PPPP 4 číselné znaky, označení organizační jednotky TUL dle číselníku pracovišť DDDDDD 6 číselných znaků, pořadové číslo dokumentu Číslo jednací se vygeneruje ve formátu, které odpovídá dané organizační jednotce, např. TUL 12/4814/000001. Pokud se dokument předá jiné organizační jednotce (vlastníkem dokumentu se stává jiné pracoviště), pak se v čísle jednacím změní označení organizační jednotky TUL, např. TUL 12/7817/000001. Současně s číslem jednacím je systémem spisové služby u každého dokumentu automaticky generován jednoznačný identifikátor JID. JID je unikátní alfanumerický znak, který jednoznačně identifikuje dokument. Obsahuje zkratku označení organizace a pořadové číslo dokumentu. Je neměnný. JID se zapíše na fyzický dokument, případně jeho obálku (pokud se tato neotevírá). Pro označení dokumentu číslem jednacím a JID: - uživatel klikne Přiřadit č.j. v horní části formuláře Příchozího dokumentu Upozornění: po přiřazení čísla jednacího již nejde dokument zrušit bez záznamu v systému! TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 3

2. Odesilatel: V této části uživatel vyplní data subjektu, který dokument zasílá. Jsou 2 možnosti: adresa Odesilatele je již uložena v databázi (byl již zadán) a lze tuto pouze vybrat - uživatel klikne na znak Hledat - načtou se existující adresy v databázi (Nalezeno x) - uživatel rozbalí seznam adres a vybírá příslušnou pokud adresa není v databázi, jedná se o nového Odesilatele, pak uživatel zvolí Nová klasická adresa a vyplní jednotlivé požadované údaje TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 4

3. Informace o dokumentu: Uživatel vyplní: Věc stručné označení, popis dokumentu Doručení uvede se datum doručení dokumentu, uživatel klikne myší na pole, zobrazí se kalendář s označeným aktuálním datem, uživatel potvrdí výběr a datum se automaticky doplní, případně lze vybrat jiné datum Čas doručení uživatel klikne na pole a vygeneruje se aktuální čas, tento je třeba potvrdit klávesou Enter Podací číslo u doporučené zásilky Podací pošta u doporučené zásilky Způsob uživatel volí způsob doručení dokumentu 4. Doplňující informace: Uživatel vybere kategorii dokumentu z přednastavených údajů. Pokud není typ dokumentu výslovně uveden, volí uživatel označení Ostatní. Uživatel vyznačí Počet listů fyzického dokumentu a Počet listů fyzických příloh dokumentu. Zaměstnanci Podatelny dokument pouze zapisují a předávají na příslušnou organizační jednotku = spisový uzel, kde probíhá vlastní vyřízení dokumentu. Předání na jinou organizační jednotku se provádí předáním dokumentu jinému uživateli systému spisové služby. Výběr uživatele se provádí v části Cesta dokumentu, a to: uživatel klikne na znak Hledat načte se seznam aktivních uživatelů systému/pracovišť TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 5

uživatel vybere příslušného zaměstnance spisového uzlu, kterému dokument předává uživatel klikne znak pro Předat dokument Předání dokumentu znamená, že uživatel, který dokument zapsal, ztrácí k němu všechna práva a dokument je nově vlastněn uživatelem, kterému byl tento předán. Takto předaný dokument je přijat příslušným pracovníkem spisového uzlu. Tento uživatel: 5. Cesta dokumentu - zajištění připomínek a komentářů příslušných osob 5.1 Postoupí dokument jinému uživateli systému spisové služby k vyjádření Postoupení dokumentu jinému uživateli systému znamená, že uživatel požaduje od jiného uživatele vyjádření k danému dokumentu, ale stále zůstává majitelem dokumentu a osobou odpovědnou za jeho vyřízení: - v části formuláře Cesta dokumentu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby/pracovišť - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště v části Cesta dokumentu k vyjádření - jméno osoby je možno rovněž napsat do Vyhledat uživatele a zvolit - uživatel klikne na Zahájit koloběh TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 6

Postoupit k vyjádření lze vždy jednomu uživateli. Po jeho vyjádření, vyplnění komentáře, může uživatel postoupit dokument k vyjádření dalšímu uživateli. 5.2 Předá dokument jinému uživateli systému spisové služby Předání dokumentu znamená, že se původní uživatel vzdá práv k dokumentu a odpovědnost za jeho vyřízení předá jinému uživateli, případně organizační jednotce. Tedy používá se v případech, kdy Příchozí dokument patří jinému uživateli, organizační jednotce. - v části formuláře Cesta dokumentu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby/pracovišť - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště v části Předat uživateli/org. jednotce - uživatel klikne na znak Předat dokument 6. Vyřízení dokumentu Vyřízení znamená, že dokument byl zpracován, příslušné osoby se vyjádřili a dokument může být uložen do Archivu dokumentů v systému spisové služby. Uživatel vybere: způsob vyřízení dokumentu označuje, jak byl dokument vyřízen, může být i telefonicky, vzetím na vědomí, apod. spisový znak tedy označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování, indikuje, kde je dokument uložen ve Spisovně Po vybrání spisového znaku se automaticky doplní: - skartační znak - označení způsobu, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení - skartační lhůta - doba, během níž musí být dokumenty uloženy na TUL, před jejím uplynutím nesmějí být tyto skartovány - popis spisového znaku Spisové a skartační znaky a lhůty jsou předmětem Spisového a skartačního plánu TUL, který tvoří přílohu č. 1 Spisového řádu TUL. Uživatel vybere Spouštěcí událost okamžik v čase, od kterého začíná plynout skartační lhůta. Zpravidla se jedná o okamžik vyřízení dokumentu, případně konce jeho platnosti. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 7

Uživatel doplní případné poznámky o vyřízení dokumentu. 6. 1 uživatel klikne Uložit dokument v případě, kdy má dokument rozpracovaný a chce ho pouze uložit do databáze 6. 2 uživatel klikne Podepsat a vyřídit v případě, kdy je dokument zcela vyřízen a má být tento uložen do Archivu dokumentů v systému spisové služby V. Odchozí dokument Odchozí dokument je zapisován do systému spisové služby v části Formuláře Dokumenty vlastní/odchozí Nový dokument MSG_OUT Odchozí nebo samostatný dokument TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 8

Odchozí dokument je zapisován ve spisovém uzlu organizační jednotce, která tento vytvořila, vyřídila, případně odesílá. Odchozí dokument je zapsán v rozsahu: 1. Přiřadit číslo jednací: Číslo jednací, formát a pravidla jeho generování jsou popsány v části Příchozí dokument. - uživatel klikne Přiřadit č.j. - vygeneruje se číslo jednací a JID 2. Odesilatel: - je předvolen TUL 3. Příjemce: 3.1 Odeslání klasické poštovní zásilky: - uživatel spisového uzlu hledá pouze klasické poštovní adresy označí jen klasické adresy - uživatel klikne na znak Hledat - uživatel vybere již existující adresu - pokud adresa nebyla zadána, uživatel zvolí Nová klasická adresa a vyplní údaje příjemce Na fyzickou obálku, která obsahuje odesílaný dokument, uživatel napíše vlevo dole JID. V případě doporučené pošty nesmí uživatel zapomenout zvolit doporučený dopis. 3.2 Odeslání přes datové schránky: Odeslání dokumentu přes datové schránky provádí pouze zaměstnanci Podatelny. - uživatel označí DS i klasické adresy nebo jen DS - uživatel klikne na znak Hledat - uživatel vybere již existující adresu nebo datovou schránku - případně může hledat v systému datových schránek označí hledat v systému DS - vyplní známé údaje příjemce a klikne na znak Hledat TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 9

3.3 Odeslání přes elektronickou podatelnu: - v části formuláře Příjemce/Seznam příjemců uživatel klikne Vytvořit adresu příjemce - klikne na znak pro e-mail - uživatel vyplní název organizace a příslušnou e-mail adresu po elektronické podání TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 10

4. Informace o dokumentu: Uživatel vyplní: Věc stručné označení, popis dokumentu Naše č.j. automaticky se zapíše vygenerované číslo jednací Naše sp. zn. pokud je dokument vložen do spisu, automaticky se zapíše spisová značka příslušného spisu. Spisová značka je jednoznačné označení spisu. Vytvořený Odchozí dokument může být v tomto okamžiku do nového či stávajícího spisu přidán. Uživatel klikne Založit nový spis (více v části Spisy) nebo Vložit do spisu : - uživatel vyplní známé údaje spisu a klikne Hledat - případně pouze klikne Hledat - vybere příslušný spis - klikne Vložit do spisu Vaše č.j./vaše sp. zn. číslo jednací a spisová značka příjemce K rukám/do vl. rukou/zakázat náhradní doručení uživatel může specifikovat příjemce, zpravidla se nevyplňuje 5. Přílohy - lze přidat přílohu klik na Možnosti a zvolit Vložit písemnost - lze přidat několik dokumentů klik na přidání opakovací sekvence (+) - lze odebrat dokumenty klik na odebrání opakovací sekvence (-) nebo poslední dokument lze odstranit klik na Možnosti a zvolit Odstranit písemnost - Odchozí dokument lze odeslat bez příloh 6. Doplňující informace Uživatel vybere kategorii dokumentu z přednastavených údajů. Pokud není typ dokumentu výslovně uveden, volí uživatel označení Ostatní. Uživatel vyznačí Počet listů fyzického dokumentu a Počet listů fyzických příloh dokumentu. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 11

7. Cesta dokumentu: Uživatel může před vlastním odesláním dokumentu požádat o vyjádření jiného uživatele spisové služby, případně může dokument předat jiné organizační jednotce. 7.1 Postoupí dokument jinému uživateli systému spisové služby k vyjádření Postoupení dokumentu jinému uživateli systému znamená, že uživatel požaduje od jiného uživatele vyjádření k danému dokumentu, ale stále zůstává majitelem dokumentu a osobou odpovědnou za jeho vyřízení: - v části formuláře Cesta dokumentu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby/pracovišť - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště v části Cesta dokumentu k vyjádření - jméno osoby je možno rovněž napsat do Vyhledat uživatele a zvolit - uživatel klikne na Zahájit koloběh 7.2 Předá dokument jinému uživateli systému spisové služby Předání dokumentu znamená, že se původní uživatel vzdá práv k dokumentu a odpovědnost za jeho vyřízení předá jinému uživateli, případně organizační jednotce. - v části formuláře Cesta dokumentu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby/pracovišť - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště v části Předat uživateli/org. jednotce - uživatel klikne na znak Předat dokument 8. Vyřízení dokumentu Vyřízení znamená, že dokument byl vytvořen, příslušné osoby se vyjádřili a dokument může být přes Podatelnu odeslán příjemci. Uživatel vybere: způsob vyřízení dokumentu označuje, jak byl dokument vyřízen, může být i telefonicky, vzetím na vědomí, apod. spisový znak tedy označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování, indikuje, kde je dokument uložen ve Spisovně Po vybrání spisového znaku se automaticky doplní: - skartační znak - označení způsobu, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 12

- skartační lhůta - doba, během níž musí být dokumenty uloženy na TUL, před jejím uplynutím nesmějí být tyto skartovány - popis spisového znaku Spisové a skartační znaky a lhůty jsou předmětem Spisového a skartačního plánu TUL, který tvoří přílohu č. 1 Spisového řádu TUL. Uživatel vybere Spouštěcí událost okamžik v čase, od kterého začíná plynout skartační lhůta. Zpravidla se jedná o okamžik vyřízení dokumentu, případně konce jeho platnosti. Uživatel doplní případné poznámky o vyřízení dokumentu. 8. 1 uživatel klikne Uložit dokument v případě, kdy má dokument rozpracovaný a chce ho pouze uložit do databáze 8. 2 uživatel klikne Odeslat dokument v případě, kdy je dokument zcela vyřízen a má být tento odeslán příjemci. Dokument se jeví uživateli jako vyřízený (bíle podbarvený). Takto odeslaný dokument je přijat příslušným pracovníkem Podatelny. Tento uživatel: - v části Moje k vyřízení Odchozí dokument otevře (zeleně podbarvený = k vyřízení) TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 13

- doplní datum odeslání (po kliknutí na pole se přednastaví aktuální datum) - klikne na Uložit dokument dokument je odeslán do Archivu dokumentů (vyřízen = bíle podbarven) - případně vrátí uživateli dokument k dopracování klik na Vrátit k doplnění TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 14

VI. Vlastní dokument Vlastní dokument v systému spisové služby znamená dokument, který vznikl interně a je určen pro vnitřní potřebu TUL, není zasílán mimo organizaci. Vlastní dokument je zapisován do systému spisové služby v části Formuláře Dokumenty vlastní/odchozí Nový dokument MSG_OUT Odchozí nebo samostatný dokument 1. Vlastní dokument - uživatel zvolí vytvoření Vlastního dokumentu klik Vlastní dokument 2. Přiřadit číslo jednací: Číslo jednací, formát a pravidla jeho generování jsou popsány v části Příchozí dokument. - uživatel klikne Přiřadit č.j. - vygeneruje se číslo jednací a JID 3. Odesilatel: - je předvolen TUL TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 15

4. Informace o dokumentu: Uživatel vyplní: Věc stručné označení, popis dokumentu Naše č.j. automaticky se zapíše vygenerované číslo jednací Naše sp. zn. pokud je dokument vložen do spisu, automaticky se zapíše spisová značka příslušného spisu. Spisová značka je jednoznačné označení spisu. Vytvořený Vlastní dokument může být v tomto okamžiku do nového či stávajícího spisu přidán. Uživatel klikne Založit nový spis (více v části Spisy) nebo Vložit do spisu : - uživatel vyplní známé údaje spisu a klikne Hledat - případně pouze klikne Hledat - vybere příslušný spis - klikne Vložit do spisu 5. Přílohy - lze přidat přílohu klik na Možnosti a zvolit Vložit písemnost - lze přidat několik dokumentů klik na přidání opakovací sekvence (+) - lze odebrat dokumenty klik na odebrání opakovací sekvence (-) nebo poslední dokument lze odstranit klik na Možnosti a zvolit Odstranit písemnost - Vlastní dokument lze odeslat bez příloh 6. Doplňující informace Uživatel vybere kategorii dokumentu z přednastavených údajů. Pokud není typ dokumentu výslovně uveden, volí uživatel označení Ostatní. Uživatel vyznačí Počet listů fyzického dokumentu a Počet listů fyzických příloh dokumentu. 7. Cesta dokumentu: Uživatel může požádat o vyjádření jiného uživatele spisové služby, případně může Vlastní dokument předat jiné organizační jednotce. 7.1 Postoupí dokument jinému uživateli systému spisové služby k vyjádření Postoupení dokumentu jinému uživateli systému znamená, že uživatel požaduje od jiného uživatele TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 16

vyjádření k danému dokumentu, ale stále zůstává majitelem dokumentu a osobou odpovědnou za jeho vyřízení: - v části formuláře Cesta dokumentu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby/pracovišť - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště v části Cesta dokumentu k vyjádření - jméno osoby je možno rovněž napsat do Vyhledat uživatele a zvolit - uživatel klikne na Zahájit koloběh 7.2 Předá dokument jinému uživateli systému spisové služby Předání dokumentu znamená, že se původní uživatel vzdá práv k dokumentu a odpovědnost za jeho vyřízení předá jinému uživateli, případně organizační jednotce. - v části formuláře Cesta dokumentu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby/pracovišť - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště v části Předat uživateli/org. jednotce - uživatel klikne na znak Předat dokument TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 17

8. Vyřízení dokumentu Vyřízení znamená, že dokument byl vytvořen, příslušné osoby se vyjádřili a dokument může být uložen do Archivu dokumentů. Uživatel vybere: způsob vyřízení dokumentu označuje, jak byl dokument vyřízen, může být i telefonicky, vzetím na vědomí, apod. spisový znak tedy označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování, indikuje, kde je dokument uložen ve Spisovně Po vybrání spisového znaku se automaticky doplní: - skartační znak - označení způsobu, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení - skartační lhůta - doba, během níž musí být dokumenty uloženy na TUL, před jejím uplynutím nesmějí být tyto skartovány - popis spisového znaku Spisové a skartační znaky a lhůty jsou předmětem Spisového a skartačního plánu TUL, který tvoří přílohu č. 1 Spisového řádu TUL. Uživatel vybere Spouštěcí událost okamžik v čase, od kterého začíná plynout skartační lhůta. Zpravidla se jedná o okamžik vyřízení dokumentu, případně konce jeho platnosti. Uživatel doplní případné poznámky o vyřízení dokumentu. 8.1 uživatel klikne Uložit dokument v případě, kdy má dokument rozpracovaný a chce ho pouze uložit do databáze 8.2 uživatel klikne Odeslat do Archivu v případě, kdy je dokument zcela vyřízen. Dokument se jeví uživateli jako vyřízený (bíle podbarvený). TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 18

VII. Podací deník Podací deník slouží k vyhledání a zobrazení dokumentů evidovaných v systému spisové služby ve zvoleném časovém úseku. - uživatel zvolí časové období, za které chce dokumenty vyhledat kliknutím na pole Datum zápisu do deníku od a do se zobrazí kalendář, aktuální datum je přednastaveno - uživatele klikne na Vyhledat v deníku došlé a odeslané pošty - případně může hledat dle přesnějších kritérií klik na Zobrazit/skrýt rozšířené parametry hledání VIII. Seznam dokumentů Seznam dokumentů slouží k vyhledání a zobrazení dokumentů evidovaných v systému spisové služby dle zvolených kritérií. Umožňuje vyhledat: - všechny dokumenty - dokumenty vyřizované daným uživatelem - dokumenty, na kterých ještě nebylo pracováno - dokumenty, které daný uživatel vyřídil - všechny vyřízené dokumenty - dokumenty, na kterých daný uživatel pracoval Případně lze vyhledat zcela konkrétní dokument: - uživatel v části Hledat zadá název dokumentu a klikne Hledat TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 19

Uživatel může vyhledané dokumenty předat jinému uživateli systému spisové služby: - v části Vyhledat uživatele pro předání zadá jméno nebo část jména uživatele, kterému chce dokumenty předat - klikne Hledat - u každého zobrazeného dokumentu je možno zvolit konkrétního nebo skupinu uživatelů, kteří odpovídají zadaným údajům - uživatel klikne Předat vybrané dokumenty IX. Spisy a seznam spisů Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Dokumenty v analogové podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí systémem spisové služby. Vyřízením spisu se rozumí zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu a kontrola a doplnění údajů před uložením na pracovišti, případně do spisovny. Spisová značka je jedinečné označení spisu. Pravidla generování spisové značky: - spisová značka se automaticky vygeneruje jako číslo jednací prvního dokumentu, který je do spisu vložen Pokud by nastala situace, kdy je tentýž dokument vložen jako první do více spisů, pak: - spisová značka prvního spisu se automaticky vygeneruje jako číslo jednací daného dokumentu TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 20

- u druhého a dalšího spisu se spisová značka rovněž vygeneruje, ale zároveň varování, že spisová značka je duplicitní - dokud uživatel neupraví spisovou značku buď příznakem, nebo přepisem na unikátní značku nelze spis uzavřít (vyřídit) Tvorba spisu: Spis je tvořen v části Formuláře Spisy Nový Spis Spis 1. Charakteristika Uživatel vyplní: - název spisu - zvolí typ spisu obvykle spis - zapíše stručný popis tak, aby bylo zjevné, čeho se spis týká 2. Přiřazení subjektu Přiřazení subjektu znamená výběr organizace nebo osoby, které se spis týká. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 21

- uživatel klikne na znak pro Hledat - načtou se existující subjekty - uživatel vybere příslušný subjekt - uživatel rovněž může zvolit Spis bez přiřazeného subjektu 3. Připojené Příchozí/Odchozí/Vlastní dokumenty nebo spisy Umožňuje vložit dokumenty do spisu, a to jednak formuláře spisové služby (Příchozí/ Odchozí/ Vlastní dokumenty) a zároveň spis nebo jakýkoliv jiný dokument. - uživatel klikne na znak pro Vložení dokumentu - uživatel vybere Typ dokumentu Příchozí zprávy, Odchozí zprávy, Spisy, Samostatné dokumenty, Libovolný formulář - uživatel klikne na znak pro Hledat - případně vyplní detailní informace hledaného dokumentu Věc, č.j., Adresát a klikne na znak Hledat - uživatel vybere příslušný dokument a klikne Vložit do spisu TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 22

4. Komentáře - uživatel může vepsat komentář do pole Komentář - případně uživatel může vložit přílohu - klik na Možnosti - Vložit - vybrat přílohu, která má být do spisu vložena - kliknutím na opakovací sekvenci se dá přiložit x příloh 5. Cesta spisu Uživatel může požádat o vyjádření se ke spisu jiného uživatele spisové služby. Uživatel Postoupí spis jinému uživateli systému spisové služby k vyjádření Postoupení spisu jinému uživateli systému znamená, že uživatel požaduje od jiného uživatele vyjádření se k danému spisu, ale stále zůstává majitelem spisu a osobou odpovědnou za jeho vyřízení: - v části formuláře Cesta spisu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů/pracovišť spisové služby - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště k vyjádření se v části Cesta spisu k vyjádření - jméno osoby je možno rovněž napsat do Vyhledat uživatele a zvolit - uživatel klikne na Zahájit koloběh 6. Zpracování spisu 6.1 Předání spisu Uživatel může spis předat jinému uživateli spisové služby. Předání spisu znamená, že se původní uživatel vzdá práv ke spisu a odpovědnost za jeho vyřízení předá jinému uživateli, případně organizační jednotce. - v části formuláře Zpracování spisu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 23

- případně zadá jméno (nebo jeho část) uživatele a klikne na znak Hledat - uživatel vybere jméno příslušné osoby v části Předat uživateli - uživatel klikne na znak Předat spis 6.2 Vyřízení spisu Vyřízení znamená, že spis byl vytvořen, příslušné osoby se vyjádřili a spis může být uložen do Archivu spisů. Uživatel může doplnit případnou poznámku ke spisu. Uložit - spis je uložen v části Rozpracované spisy, není ještě uzavřen Podepsat a uzavřít spis je uzavřen (vyřízen) a přesunut do části Archiv spisů Uživatel může v této fázi zapsat nový Příchozí, případně odchozí/vlastní dokument a tento se mu vloží do daného spisu. Seznam Spisů Seznam spisů slouží k vyhledání a zobrazení spisů evidovaných v systému spisové služby dle zvolených kritérií. Umožňuje vyhledat: - Všechny spisy - Moje spisy Případně lze vyhledat zcela konkrétní spis: - uživatel v části Hledat text zadá název spisu (případně část názvu) a klikne Použít TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 24

X. Skartační řízení Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost TUL. Žádné dokumenty podléhající spisové evidenci, nesmějí být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení. Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení se provádí zpravidla jednou ročně. K přípravě a provedení skartačního řízení se sestaví skartační komise, která je jmenována rektorem a jejímž členem je vždy zaměstnanec pověřený vedením Spisovny. Ostatní uživatelé spisové služby s položkou menu Skartace nepracují. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 25

XI. Vybraná problematika spisové služby na TUL 1. oběh účetního dokladu typu FAKTURA organizací příchozí faktura, poštovní styk: - faktura přichází na Podatelnu - Podatelna fakturu zapíše do systému spisové služby a fyzický dokument označí JID - Podatelna předá dokument na příslušný spisový uzel (pracoviště) - spisový uzel opatří fakturu průvodkou, přiloží objednávku, případně příjemku, dodací list nebo další dokumenty a v systému spisové služby předá dokument na OÚC - fyzický dokument pošle přes Podatelnu na pracoviště OÚC - OÚC je spisový uzel, který provede vyřízení dokumentu (přidělení způsobu vyřízení a spisových, skartačních znaků a lhůt) 2. oběh Vlastního dokumentu typu DPČ organizací - DPČ je vytvořena příslušným pracovištěm a zapsána na daném spisovém uzlu - spisový uzel vygeneruje JID a zapíše tento na fyzický dokument všechna 3 paré - spisový uzel v systému spisové služby předá dokument na OOP, resp. příslušnou pracovnici - fyzický dokument pošle přes Podatelnu na pracoviště OOP - OOP po podepsání dokumentu posílá 2 paré zpět na pracoviště předá dokument v systému spisové služby a fyzický dokument přes Podatelnu zasílá na pracoviště - pracoviště je spisový uzel, který provede vyřízení dokumentu (přidělení způsobu vyřízení a spisových, skartačních znaků a lhůt) 3. Vyhledávání uživatelů spisové služby, pracovišť, odesilatelů/příjemců a spisových znaků Při vyhledávání uživatelů spisové služby, jednotlivých spisových uzlů a spisových znaků, případně odesilatel/příjemce obecně platí: - znak Hledat načte všechny záznamy v databázi - počet záznamů bude časem vysoký, samotné vyhledávání ze všech záznamů obtížné - uživatel tedy zadá část jména, pracoviště, názvu firmy nebo spisového znaku ideálně takovou část, která dostatečně omezí počet vyhledaných položek TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 26

Může se jednat o začátek jména/názvu, ale i jakoukoliv jinou část. Například vyhledání firmy Livox může být zadáno: liv i ox nebo jiná část. Při výběru uživatele nebo pracoviště, kterému bude předán dokument, uživatel zadá v části Vyhledat uživatele část jména, ale i pracoviště a klikne na znak Hledat, poté vybírá z výsledku vyhledávání příslušný záznam. V případě spisového znaku stačí první 2 pozice tohoto. Po zadání části spisového znaku v části Hledat sp. znak a kliknutí na znak pro Hledat uživatel v části formuláře Spisový znak vybere daný spisový znak. 4. Poslání jednoho dokumentu více subjektům/osobám Každý jednotlivý dokument by měl být do systému spisové služby zapsán právě jednou. Má to vazbu na vyřízení dokumentu (přidělení spisových, skartačních znaků a lhůt) a následný skartační proces. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 27

Pokud je třeba zaslat jeden dokument více osobám: - Odchozí dokument Uživatel při zadání Odchozího dokumentu vybere více příjemců. Klikne na Přidat příjemce a standardním způsobem vybírá nebo zadává dalšího příjemce daného dokumentu. O dokumentu existuje jeden záznam v systému spisové služby, je vygenerován jeden JID a na všechny obálky určené k odeslání je zapsán stejný JID. Případně může být JID jen na jedné obálce, ale pouze za předpokladu, že všechny obálky pod jedním JID jsou na Podatelnu předány jako jedna ucelená skupina obálek k odeslání. - Vlastní dokument Uživatel dokument zadá do systému spisové služby právě jednou, generuje jeden JID, předá jednomu pracovišti a ostatní pracoviště vyznačí v části Komentáře k dokumentu. Každý zasílaný dokument bude opatřen tím daným JID. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 28

5. Odeslání dokumentu samostatným podáním na poště, případně osobním podáním V případě urgentního odeslání Odchozího dokumentu může uživatel odeslat dokument mimo Podatelnu. Dokument podá na poště a v systému spisové služby zvolí způsob podání bez výpravny (výpravna = Podatelna). Stejný způsob uživatel zvolí, pokud bude dokument předán příjemci osobním podání. postup: - uživatel zapisuje Odchozí dokument - vybere nebo zadá adresu příjemce - zvolí způsob doručení bez výpravny - formulář vyplní a klikne Odeslat dokument - v části Rozpracované dokumenty vybere příslušný záznam a otevře - uživatel doplní datum odeslání a zároveň datum doručení dokumentu - dole ve formuláři zvolí Uložit dokument - dokument je vyřízen a odeslán do databáze vyřízených dokumentů (Archiv dokumentů) TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 29

6. Studentská agenda Jakýkoliv dokument, který je generován ze STAG je v tomto systému evidován. Bude vytvořena vazba mezi systémy STAG a spisová služba a dokumenty generované ze STAG přejdou do spisové služby. V současné době, pokud bude dokument evidován ve STAG, nezapisují studijní oddělení jednotlivé dokumenty do systému spisové služby a pouze předávají na Podatelnu k odeslání. Spisový uzel může vygenerovat jeden záznam ve spisové službě a vygenerované JID zapsat na jednu obálku. Na Podatelnu předá celou skupinu obálek v takové podobě, v jaké je předával před zavedením elektronické spisové služby. 7. Zasílání skupiny Vlastních dokumentů typu dovolenka, docházka, interní rozúčtování, poukaz k výplatě U dokumentů Vlastních typu dovolenka, docházka, interní rozúčtování nebo poukaz k výplatě může, v případě většího počtu formulářů zasílaných za jedno pracoviště a v jeden okamžik, spisový uzel dokumenty: - zapsat do systému spisové služby jedním záznamem, vygenerovat jedno JID - JID zapsat na každý dokument (budou vyřizovány zvlášť a musí být zachována vazba mezi elektronickým záznamem a fyzickým dokumentem) - do systému vyznačit počet dokumentů, které zasílá - poslat všechny dokumenty v jedné obálce, případně spojené Takový postup se dá použít u zmíněných dokumentů. Dokumenty typu pracovní smlouvy, DPČ, DPP a podobné se zapíší každý jednotlivý dokument zvlášť, tyto dokumenty budou mít vlastní JID a číslo jednací. Při zapisování pracovně-právních dokumentů uživatel do části formuláře Věc vedle označení dokumentu zapíše i jméno zaměstnance, kterého se to týká. Například DPČ Dvořák. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 30

8. Vyhledání dokumentu v systému spisové služby dle JID Dle JID lze hledat v systému spisové služby na více místech, nejsnazší je: - uživatel v horizontálním menu vybere Seznam dokumentů - v části Hledat zadá JID postačuje konec JID, který odpovídá pořadovému číslu dokumentu (bez předchozích nul a TUL), např. JID je TUL 000093, uživatel zadá do části Hledat pouze 93 - uživatel klikne Hledat a zobrazí se daný dokument, uživatel může tento otevřít a pokračovat v předání, případně dokument vyřídit TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 31

9. Nastavení avízovacích mailů Všichni uživatelé mají povolené zasílání avízovacích mailů. Tyto jsou buď upozornění na nevyřízení dokumentu v definovaném čase, nebo informace pro uživatele, že mají v části Moje k vyřízení v systému spisové služby nový dokument. Pro organizační jednotky s menším počtem dokumentů je to žádoucí mohou jít do systému spisové služby až po upozornění, že mají nový dokument. Na pracovištích s větším počtem dokumentů by se jim generoval i větší počet mailů. Uživatelé mohou změnit své nastavení a zakázat avízovací maily: - uživatel v položce menu Moje nastavení zvolí Nastavení aplikace - v části Avízovací e-maily zvolí zakázáno - uživatel klikne Uložit změny 10. Zásilky na jméno fyzické osoby, zásilky označené Neotevírat a balíky Zásilky na jméno fyzické osoby jedná se o případy, kdy je na prvním místě jméno osoby a až na dalším název TUL. V těchto případech se obálka nesmí otevřít a doručí se konkrétnímu zaměstnanci bez zapsání na Podatelně (na obálce nebude JID). Pokud zaměstnanec zjistí, že v obálce je dokument úřední povahy, který podléhá spisové službě, předá dokument svému spisovému uzlu a tento provede zapsání Příchozího dokumentu. Zásilky označené Neotevírat - jedná se zpravidla o podání nabídky ve výběrovém řízení. V těchto případech se obálka nesmí otevřít, ale bude zapsána na Podatelně, JID se napíše na neotevřenou obálku a doručí se konkrétnímu spisovému uzlu. Spisový uzel předá příslušnému zaměstnanci. Balíky v těchto jsou zpravidla přístroje a zařízení, chemikálie či jiné položky, které nejsou dokumenty a nepodléhají spisové službě. Balíky nebudou zapsány na Podatelně do systému spisové služby (budou evidovány dle současných pravidel). Pokud po rozbalení na pracovišti zaměstnanec zjistí, že balík obsahuje dokument spisové služby (př. fakturu), předá tento svému spisovému uzlu, který provede zapsání Příchozího dokumentu. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/2 461 17 Liberec 1 Stránka 32