Přednáška 5,6,7 Řízení nákladů, ohodnocení přínosů

Přednáška 5,6,7 Řízení nákladů, ohodnocení přínosů Ing. František Klíma, CSc Department of Computer Systems Faculty of Information Technology Czech Technical University in Prague František Klíma, 2011 Finanční řízení informatiky, MI-FRI, 09/2011 MI-POA Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 1/60 Skutečnost v mnoha organizacích? IT Business Naše snaha je dodávat služby na světové úrovni Chceme být důvěryhodným partnerem byznysu Stále se snažíme přizpůsobit IT byznys strategií IT se chová příliš draze! Trvá jim věčnost něco udělat! Jiný dodavatel by to snad udělal levněji František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 2/60 1

Náklady na IT pod tlakem- jak hodnotit přínosy Tématem jsou následující otázky: Trendy nákladů do IT Jak je optimalizovat náklady do IT IT přínos pro byznys Doporučení František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 3/60 Náklady do ITC mírně klesají Náklady procentuálně vztažené k obratu Výhled mírný pokles Struktura se mění Sílí tlak na efektivitu František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 4/60 2

Worldwide Benchmark Report - příklad František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 5/60 Význam ICT pro sektor ekonomiky Sektor ekonomiky Podíl investic do ICT na celkových investicích Počet ICT odborníků v sektoru (% ze všech zaměstnanců) Těžební průmysl 3.9% 4,250 (1.3%) 0.2% Zemědělství, lesnictví a rybářství 7.7% 540 (0.16%)? Doprava a skladování 15.8% 7,650 (2.3%) 31% Výroba 16.2% 22,390 (6.7%) 16% Stavebnictví 16.3% 12,880 (3.9%) 16% Maloobchod 21.6% 14,920 (4.5%) 33% Zdravotnictví 25.5% 6,420 (2%)? Velkoobchod 26.1% 13,960 (4.2%) 41% Ubytování a stravování 26.6% 380 (0.1%)? Obchod s nemovitostmi 33.6% 124,030 (37.2%) 63% Veřejná správa a obrana 42.0% 25,620 (7.7%) 52% Školství 43.7% 16,300 (4.5%) 83% Kultura a rekreace 44.4% 6,660 (2%)? Utility (elektřina, voda, plyn) 68.4% 9,460 (2.8%) 39% Telekomunikace 89.1% 42,580 (12.8%) 42% Banky a pojišťovny 90.1% 22,810 (6.8%) 77% Všechny sektory 26.7% 333,560 -- Podíl investic do výzkumu a vývoje ICT na celkových investicích do V/V Zdroj: INSIDE František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 6/60 6 3

Jak se vyvíjí struktura nákladů do IT 160 Náklady na FTE 2001 3,5 nižší než peer Náklady 2009 na FTE 1,5 nižší než peer Tlak na nízké náklady na provoz 140 120 100 80 60 40 20 Today Former 0 Former HR cost Occupancy HW SW Today František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 7/60 Proč optimalizovat-jaká jsou nebezpečí? Soustředit se pouze na produktivitu přináší nebezpečí prohlubování nesouladu s očekáváním obchodních útvarů. To může způsobit, že funkce IT se stane irelevantní k businessu. Soustředit se pouze na soulad s požadavky obchodních útvarů vede k nerealistickým požadavkům a překročení nákladů. Toto většinou vyvolá mylné požadavky na outsourcing a sub-optimální podporu obchodu. Soustředit se pouze na co nejvyšší SLA vede k neefektivnímu využití, předimenzování služeb a nekonkurence schopné ceně. To může vést k nesouladu s klíčovými business požadavky a ohrožení IS organizace. Úspěch vyžaduje, aby IS organizace si zajistila trvalý program požadavků na služby, na lidi a nejvhodnější úroveň služeb za ekonomicky optimální cenu. František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 9/60 4

Hlavní faktory výkonnosti IT Je několik dimenzí, kde je třeba měřit a řídit výkonnost IT.Tyto dimenze se vzájemně ovlivňují a mohou nepříznivě působit i proti sobě. Náklady/cena Soulad s BU Procesy Přínosy byznysu Dostupnost služby Kvalita služby František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 10/60 Optimalizace: Nalézt vyvážený bod Náklady Kvalita služeb Dostupnost služby - 4 E + Přínosy byznysu Vyspělost procesů Soulad František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 11/60 11 5

Optimalizace: Pochopit, kam se musím dostat Kvalita služeb Náklady 5 4 3 2 1 0 Dostupnost služeb Pochopit současný stav IS.Společně s tím, co je možné..porovnat s tím, kam se blíží trh Vnímání businessu Soulad vyspělost procesu Bez výkonného nástroje pro měření, bez možnosti porovnání, je management IT intuitivní snahou 12 František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 12/60 Klíčové principy benchmarkingu Předpoklady Musí existovat obecný model, který lze aplikovat na všechny organizace Model musí být přizpůsobitelný rozdílným parametrům IT systémů Musí existovat databáze s velkým množstvím vzorků Omyly Nerespektují se specifika IT klientů Srovnávají se nesrovnatelná odvětví a velikosti Nerepetuje se komplexita a SLA František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 13/60 6

Náklady na desktop Service level Low Average High 7.11.2011 Klíčové principy Hlavní problém- náklady bez kontextu Komplexita výrazně ovlivní náklady. Na příkladu je vidět, že nižší náklady při nízké komplexitě nohou být neefektivní. A B Odchylka v nákladech Nízká Komplexita / Workload Vysoká František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 14/60 Hodnota investice: Zjednodušená definice Profil dodávek služeb na základě balancovaného modelu: CP 1: Economic Service CP 2: Average Service CP 3: Premium Service Dlouhodobě pouze balancovaný model je nejvhodnější Low Average High Cost František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 15/60 7

Jaký model pro zdokonalení procesu? Specific IT Relevance Holistic TCO Low ITIL CMM BS15000 COBIT People CMM Level of Abstraction Six Sigma ISO 9000 National Awards e.g.(baldrige, EFQM) Scorecards High CMM = capability maturity model COBIT = Control Objectives for Information and Related Technology ITIL = IT infrastructure library TCO = total cost of ownership BS15000 = IT svc. mgmt. standard ISO 9000 = quality mgmt. standard František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 16/60 Průzkum metodiky řízení procesů Zdroj: Václav Řepa, Systémová integrace 2005 František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 17/60 8

Impact (Baseline 100% Cost) Process Maturity Level 7.11.2011 Přínosy zdokonalení procesů Přímé Redukce nákladů na řešení incidentů. Redukce vzájemně kolidujících činností. Zvýšení produktivity pracovníků. Lepší využití investičního majetku a prodloužení životního cyklu. Zkrácení cyklu služeb. Optimalizace nákladů End-to-end. Automatizace. Zdokonalení řízení rizik. Redukce celkových nákladů. Nepřímé. Standardizace Konsolidace.. Vyšší produktivita pracovníků mimo IT. Zvýšená dostupnost. Zvýšení bezpečnosti procesů business continuity planning. Cílené školení uživatelů. Zdokonalené řídící činnosti. Tlak na kontinuální zlepšování procesů Klidnější spánek managerů. František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 18/60 Optimalizované procesy positivní vliv na náklady a úroveň služeb Process Refinement ROI 120 100 80 60 40 20 5 4 3 2 1 Impact on Cost Impact on Maturity Level 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Timeline (12 Quarters) 0 Počáteční investice do zdokonalování IT procesů zlepšuje úroveň služeb a výkonnost během pěti kvartálů. Podstatná redukce nákladů se projeví v období do 12 kvartálů. Lze dosáhnout úspory cca 28 procent. František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 19/60 9

Spolehlivost a kvalita služeb SLA comparison to the Market Standard SLA comparison to the Market Standard DTD uptime DTD uptime DTD No con.% inbound DTD No con.% inbound DTD No con.% outbound DTD No con.% outbound DTD Service window DTD Service window Incident solving time Incident solving time Incident reaction time Incident reaction time Incident Service window Incident Service window Total SLA quality Total SLA quality Below Average Above Below Average Above Příklad vysokého skóre Příklad nízkého skóre Gartner Benchmarking and SLA databáze František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 20/60 Jak lze soulad s BU optimalizovat? Soulad BU s IT synchronizuje činnosti obchodu a IT.. Jde IT v souladu ze strategií businessu? Umí organizace využít IT? Jak současné aplikace a infrastruktura podporují požadavky a potřeby businessu a vytváří nové strategické příležitosti?? Přináší IT nové technologie, které podpoří strategické výhody businessu? Business Operations: Organizations, Processes, Managers Management Business Goals: Strategies, Goals, Objectives Portfolios Management Portfolios IT Infrastructures: Organizations, Services, Platforms, Networks IT Applications: Information, Transactions, Decision Support František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 21/60 10

Co zajímá organizace Na čem závisí náklady do ICT, co je nejvíce ovlivňuje a jak se vyvíjí Jak nejlépe měřit náklady a jak je vyhodnocovat Využití měření při ohodnocování outsourcingu Co v budoucnu bude ovlivňovat náklady František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 22/60 Metoda Workload Hardware Software Personální Přechodné Disaster Recovery Náklady MIPS Extensions Minutes Devices Call Volume Concurrent Users Workload Rozsah František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 23/60 11

Metoda analýzy moduly Workload Drivers Client Costs Comparison of Key Metrics * Applications Development and Support Wide Area Data Network Midrange Systems Distributed Computing Networks (Voice and Data) ITHelp Desk Packaged Enterprise Applications Total IT Expenditure Database František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 24/60 Nakupované aplikace - Nákladový model Klíčové metriky jsou : Consultants Occupancy Databases Celkové náklady na jednoho současně Pracujícího uživatele Tools Enterprise Applications Omezeno pouze na SAP, Peoplesoft, Baan & Oracle Financials. Utilities Packages Nepokrývá náklady na infrastrukturu. U databází se může překrývat s modulem Mid-range Personnel Implementation Upgrade Support Indirect Resources Production Support František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 25/60 12

Modely TCO-příklad datového centra Klíčové metriky jsou : Printers Console Celkové náklady na systém Data Data Data Technical Support Server Environment Database Server Compute Server Personnel Communication Server Tape Drive Application Server Operations Midrange servers zahrnuje platformy AS/400, VAX, Sun, NT, RS/6000 atd. Server je definován jako fyzický box Clustery a více procesorů se odlišuje výkonnostními parametry František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 26/60 Modely TCO-příklad distribuované systémy Technical Services Dumb Terminals Departmental Midframe e.g., VAX and AS/400/HP Plotter, Scanner, FAX, etc. Print Server Comm Server User Support & Training LAN PCs Personnel Operations LAN Server Bridge/ Router Other LANs Running: - Free-Standing Applications - Client / Server Applications - LAN Applications - E-Mail, etc. Workstations Management & Administration Running: - Token Ring, e.g., OS/2 - LAN Manager - Ethernet, e.g., NetWare - Apple Talk - Banyan Vines, etc. Planning & Development Klíčové metriky jsou : Celkové náklady na uživatele nebo Celkové náklady zařízení klienta (PC) a Komplexita František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 27/60 13

Modely TCO-příklad help Desk Network Services Advanced Features Facilities Occupancy (Space) Workstation Furniture Common Equipment ACD PBX Predicative Diallers Voice Response Units Computer Telephony Integration FAX Server Station Equipment Desktop Tools Call Tracking Expert Systems Applications Call Centre Management Tools Klíčové metriky jsou : Celkové náklady na zpracování Příchozího kontaktu Kontakt může být hlasový hovor nebo kontakt pomocí jiného kanálu jako e-mail, fax, Web atd. Agents & Help Desk Staff Supervisors & 2nd Line Support Personnel Call Centre & IT Help Desk Management Administration František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 28/60 Metoda analýzy: Výběr Peer skupiny Peer skupina se vybírá na základě následujících kritérií : Mid-Range Servers : Number of systems/servers Overall power ratings Types of applications (enterprise, business unit, workgroup) Distributed Computing : Number of users Complexity Index, ITHelp Desk: Number of handled contacts Type of calls František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 29/60 14

Model benchmarkingu Top down metriky vztažené na klíčové obchodní ukazatele Vzorek 10.00% Rozsahy a průměry jsou stanoveny pro podobná odvětví a hodnoty klíčové metriky. Rozsah dat určuje vertikální úsečka. Modrofialový obdélník ukazuje středních 50% ze všech vzorků. Červená úsečka je průměr vybrané skupiny vzorků Srovnávací skupina se vybírá individuálně podle parametrů klienta. 8.00% 6.00% 4.00% 2.00% 0.00% = Range = Average = Middle Quartiles = Client 4.30% 3.95% IT Budget as a Percentage of Revenue František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 30/60 30 Metriky vztažené na klíčové obchodní ukazatele Obrat organizace vztažený na pracovníka $1,500,000 Průměr z databáze podle odvětví Company X 2004 Estimated Revenue $314,484,000 Net Income $6,963,000 Company Employees 369 IT FTEs 23 $1,000,000 $852,260 IT Budget $6,012,414 Obrat na zaměstnance $500,000 $0 $376,829 = Rozsah v odvětví = Průměr v odvětví = Střední kvartily = Podnik X Celkové náklady do IT součtu investičních a operativních nákladů. Zahrnují náklady na HW, SW, pracovníky, prostory a administrativu. Použitý vzorec pro analýzu: Celkové náklady dělené počtem pracovníků organizace. František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 31/60 15

Celkové IT náklady vztažené na pracovníka Průměr z databáze podle odvětví Company X IT Spend $6,012,414 Company Employees 369 $50,000 $40,000 $30,000 IT Spend per Company Employee average excluding the range high of $45,589 = $9,476 $20,000 $10,000 $0 $16,294 = Rozsah v odvětví $15,495 = Průměr v odvětví = Střední kvartily = Podnik X Celkové náklady do IT součtu investičních a operativních nákladů. Zahrnují náklady na HW, SW, pracovníky, prostory a administrativu. Použitý vzorec pro analýzu: Celkové IT náklady dělené počtem pracovníků organizace František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 32/60 32 Procento pracovníků organizace dedikovaných v IT 7.0% 6.0% Průměr z databáze podle odvětví Company X Company Employees 369 IT FTEs (Non-Contract) 16 5.0% 4.0% 3.0% 2.0% 1.0% 0.0% 4.33% 3.59% = Rozsah v odvětví = Průměr v odvětví = Střední kvartily = Podnik X Počet FTE v IT je ekvivalent celkového počtu zaměstnanců v IT organizaci. Zahrnuje i částečně zaměstnané a dočasně nasmlouvané pracovníky. Použitý vzorec pro analýzu: IT Full-Time Equivalents (FTEs) děleno počtem pracovníků celé organizace. František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 33/60 16

IT Spend 7.11.2011 Vliv na ekonomiku: Peer /srovnávací/ skupina X Změna v IT nákladech a změna obratu organizace 25% Organizace není schopna redukovat IT náklady s poklesem obratu Organizace reaguje na podmínky trhu Revenue 0% -50% -25% 0% 25% 50% Organizace reaguje na podmínky trhu Organizace je schopna řídit náklady a zároveň růst; dobrá škálovatelnost IT -25% Indikuje peer skupinu František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 34/60 Příklad Decision Benchmarking Zjištění Srovnání celkových nákladů $50,000 $45,000 $40,000 $35,000 $30,000 $25,000 $20,000 $15,000 $10,000 $5,000 $0 XYZ Peer Applications development $12,936 $8,577 Applications support $10,732 $8,805 Distributed computing $15,227 $21,680 IT help desk $2,284 $2,587 CSS Unix $1,623 $2,364 Metriky zahrnují: Celkové porovnání nákladů Porovnání nákladů podle kategorií Porovnání počtu pracovníků Porovnávací skupiny /peer group/ zohledňují rozsah, komplexitu, SLA, obor, geografii František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 35/60 17

Kdo rozhoduje o rozvoji IT byznys monarchie rozhodování o IS je v rukou nejvyššího vedení podniku (rozhoduje ředitel firmy, resp. skupina tvořící nejužší vedení), ICT monarchie rozhodování o IS je v rukou nejvyššího vedení ICT útvaru (rozhoduje CIO nebo skupina tvořící nejužší vedení ICT útvaru), feudální rozhodování rozhodují manažeři jednotlivých byznys útvarů, resp. vlastníci podnikových procesů, federální rozhodování rozhodnutí je tvořeno vrcholovým managementem firmy ve spolupráci s vedením byznys útvaru, kterého se záležitost týká, duopol rozhodnutí je tvořeno ICT managementem a vedením byznys útvaru, kterého se záležitost týká, anarchie rozhoduje kterýkoli uživatel. rozdělení pravomocí může být v podnicích odlišné podnik musí jasně deklarovat, který styl rozhodování bude využívat, tj. v podniku musí být jednoznačně určeno, kdo je zodpovědný za rozhodnutí o jednotlivých doménách ICT František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 36/60 Soukromý versus veřejný sektor U veřejného sektoru má na činnost ICT útvaru a algoritmy aplikací větší vliv legislativa konzistentní promítání změn legislativy je imperativem Jsou-li ICT služby veřejné instituce orientovány na občany a hospodářské subjekty, ovlivňují tyto ICT služby kvalitu a efektivnost hospodářského prostředí zlepšuje služby obyvatelstvu (viz checkpoint, e-justice, ) zefektivňuje komunikaci podniky státní správa (datové schránky) zvyšuje počítačovou gramotnost obyvatelstva Specifické problémy přístupy a metriky využívané pro měření efektivnosti ICT investic politická závislost a dočasnost strategií a s nimi souvisejících projektů František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 38/60 38 18

Soukromý versus veřejný sektor František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 39/60 39 Soukromý versus veřejný sektor František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 40/60 19

Benchmarking: Hodnotit přínosy z pohledu byznysu IT útvary dodávají prostřednictvím aplikací potencionální přínosy pro byznys. Jsou tři kategorie: Run Grow Transform Podpora chodu organizace Růst produktivity organizace, lepší podpora procesů Transformační, zavedení nových služeb, získání nových klientů Na každou kategorii je třeba uplatnit jiné metriky a jiný typ benchmarkingu.. V současnosti platí Realizovat více za méně peněz. To vyvolává tlak na snižování operativních nákladů/run a umožňuje investice do transformačních aplikací. ark 41 František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 41/60 Přínosy IT pro byznys TVO metriky TVO-Total Value of Oportunity 50 ekonomicko obchodních metrik- vyberou se pouze relevantní k technologii Metriky mají exaktní definice Vhodné využití při výpočtu ROI/ROE a případových studiích Následné vyhodnocení úspěšnosti projektu František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 42/60 20

Co zajímá organizace Na čem závisí náklady do ICT, co je nejvíce ovlivňuje a jak se vyvíjí Jak nejlépe měřit náklady a jak je vyhodnocovat Využití měření při ohodnocování outsourcingu Co v budoucnu bude ovlivňovat náklady František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 43/60 Jaké metriky z pohledu kontextu Business Success Cena za měrnou IT jednotku Úroveň služby Business Efficiency Transformation Hodnota IT pro byznys IT Efficiency Enhancement Návratnost investice Změna podílu na trhu Efficiency Cena za měrnou IT jednotku Operativní náklady z pohledu obchodních útvarů Doba uvedení do živého provozu Relevance obchodní metriky František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 44/60 21

Software Break/Fix Hardware Break/Fix Desktop IMAC Services 7.11.2011 Výběr oblastí outsourcingu INSOURCE + Správa základních prostředků IT strategie IT architektura Vnitřní nákladová efektivita Správa telefonních ůstředen Správa koncových stanic Provoz aplikací Správa infrastruktury Sourcing Vývoj aplikací Správa databaze Procesní architektura Plánování a návrh sítě Dohled sítí Servicedesk Datové centrum Nákupy komoditních produktů - OUTSOURCE - Strategická důležitost pro společnost František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 46/60 Model cenového benchmarkingu Gartner Summary of Client Profile Scope of Offering Asset Management Yes Deskside Support Yes Yes Yes Yes Server Management 1. Profil klienta po Yes LAN Management No, except hub support for remote sites Software Distribution Yes E-Mail Services modulech/oblastech End-user admin & server break/fix only Services Management Yes Printer Maintenance Yes Help Desk Yes, 24x7 inc Business Apps support Scale 1140 devices (35% laptops) Calls / User / Month (Inbound) 1.37 Geographic Distribution Number of Large Campus Locations (>250 seats) 2 Number of Small Campus Locations (<250 seats) 3 Number of home-based users 120 Service Level Commitments Yes, published & measured Supported Environment End User Hardware 99% standard HW Software Distribution Yes, 2 standard builds Comparative Technologies Employed End-User Hardware 30 HW types Systems Management Yes Profil kontraktu klienta Validace během workshopů No. Contract Information Ref# Sector Sites (aver size) Annual Price Date Value - Client X 5 3.3m Aug01 3. Výběr peer & 665 Manufacturing 3 5m Jun03 normalizace 175 Telco 39 9m Apr02 (166) 645 Transportation 131 (80) 14m Feb02 359 Financial Services 25 6.4m Jan03 356 Utility 2 3.0 Jan01 Odsouhlasení klientem Contract Length 5yrs 5yrs 7yrs 5yrs 7yrs 5yrs 2. Kontrakty Databáze outsourcingových kontraktů UNIX UNIX UNIX UNIX NT App NT App NT Infra NT Infra VMS Low VMS Normalisation for client X Small Small Medium Medium Low High Low High High Low High Low High Peer Group - MID Range Benchmark 1,289 1,568 1,951 2,508 697 975 314 488 1,750 2,470 Apps Software License + Ownership Not Included Software Inventory Mgmt 0.2% 0.2% 0.2% 0.2% 0.2% 0.2% 0.2% 0.2% 0.2% 0.2% Financial Mgmt 0.3% 0.3% 0.3% 0.3% 0.3% 0.3% 0.3% 0.3% 0.3% 0.3% Capacity Trending Analysis 0.1% 0.1% 0.1% 0.1% 0.1% 0.1% 0.1% 0.1% 0.1% 0.1% 7x24 Physical and Logical DBA Support 9.5% 9.5% 9.5% 9.5% 6.5% 6.5% N/A N/A 9.5% 9.5% Disaster Recovery Plan and Test 1.5% 1.5% 1.5% 1.5% 1.0% 1.0% 1.0% 1.0% 1.0% 1.0% Disaster Recovery Contract or Hot Site4.5% 4.5% 4.5% 4.5% 3.0% 3.0% 3.0% 3.0% 3.0% 3.0% Stringent Problem Resolution SLAs 4. Analýza cenových rozsahů 4.5% 4.5% 4.5% 4.5% 4.5% 4.5% 4.5% 4.5% 4.5% 4.5% Lenient Server Availability SLA -6.0% -6.0% -2.0% -2.0% -6.0% -6.0% -6.0% -6.0% -5.0% -5.0% Výsledky benchmarku. Porovnání s kontrakty na trhu Prices after client X normalisations applied 1,477 1,797 2,314 2,975 764 1,069 323 503 1,988 2,806 VMS cluster = (# systems x VMS) - 20% František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 47/60 22

% změny od 2001 7.11.2011 Stanovení ceny za outsourcing z nákladů Transferred from Service Recipient: Reduced Corporate Overhead 3rd Party Contract Legal Fees Finance/Accounting/Admin. Finance-Related: Financial Engineering Cost of Capital Risk-Related: Responsibility & Control Difficult SLAs Workload Volume Variations Recourse Penalties Annual Operational Costs: Hardware Software Networks Personnel Dodatečné cenové komponenty Disaster Recovery Occupancy Account-Management: Relationship Co-ordination Integration Governance Contract Reporting Billing Komponenty nákladového benchmarku C o s t P r i c e František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 48/60 IT jednotkové náklady vliv procesů a nových nástrojů na provoz Cenové trendy u outsourcingu? 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Desktop Support IT Help Desk Mainframe Wintel/UNIX Support 2001 2002 2003 2004 2005 František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 49/60 23

$ per Client Device 7.11.2011 Model nákladového benchmarkingu: Příklad 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Distributed Computing: Cost per Client Device 20th Percentile: $980 per Client Device 30th Percentile: $1028 per Client Device The adjustment % is applied to the non-outsourced costs of each Peermember. This gives the adjustment value for each Peer member. 1 2 3 4 5 6 7 8 Peer 9 10 11 12 13 14 Risk Competitive Uncompetitive František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 50/60 50 Finanční model outsoursingu Náklady na provoz IT 2 3 1. Stávající náklady na IT 2. Výše nákladů spojená s transformací 3. Implementace transformačních projektů 4. Efektivní provozování IT Stávající nákladu na IT Smluvní pokles ceny provozování IT 1 Due Diligence Převzetí 4 Transformace Čas Provoz IT František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 51/60 51 24

Co zajímá organizace Na čem závisí náklady do ICT, co je nejvíce ovlivňuje a jak se vyvíjí Jak nejlépe měřit náklady a jak je vyhodnocovat Využití měření při ohodnocování outsourcingu Co v budoucnu bude ovlivňovat náklady František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 52/60 Co v budoucnu bude ovlivňovat náklady Global Sourcing Consumer IT IT Automation Business Restructuring František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 53/60 25

Quo vadis ITC, proroctví analytiků Expanze digitálních zařízení, 10 let internet 75krát, 60 miliard mobil.zařízení na 200 miliard v 2020 Hrozba napadení a zničení infrastruktury států G20 do 2015 koordinované útoky banky, burza, obrana, elektrárny, průmyslové komplexy minutové útoky letitá náprava škod Nové technologie větší generování příjmů, motivace pro IT manažery, kontextově zaměřená výpočetní technika, zapojení IT do vývoje podniku, pattern based strategy (vzor sociálního chování), sociální sítě IT výdaje na jednoho zaměstnance vzrostou o 60%, snaha nahradit zaměstnance výpočetní technikou. 20% non IT organizací se stane poskytovateli služeb v cloudu 20% přátel na sociálních sítích nebude lidmi, (automatický softwarový agent) Polovina internetovských obchodů bude přes mobilní aplikace a sociální sítě František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 54/60 Sedm technologií v pozornosti CIO Sladění IT programů, procesy, strategie ICT Sociální sítě a media, vytěžování informací Pattern based strategy, modely chování různých komunit, spotřebitelů, předvídat, vyhledávat, sociologické modely Contex Aware computing, kdo je konkrétní zájemce, zákazník, kde se pohybuje, jak ho dohnat, vyhledávání na sociálních sítích Cloud computing, 85% kapacity nevyužito, o 70% více na údržbu, 2016 budou všicni Global 200 využívat tyto služby Udržitelnost, snaha snižovat energetickou náročnost a ochrana prostředí, Green IT, tlak na dodatečné výdaje Budoucí trendy, dva trendy: implantáty části lidského těla, bezdrátová napájecí zařízení. František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 55/60 26

Doporučení Zhodnotit, které faktory nejvíce navyšují náklady do IT a zpracovat případovou studii na změnu Zavést klíčové metriky a periodicky provádět benchmarking. U benchmarkových projektů provádět analýzu odchylek Průběžně vyhodnocovat efektivitu a efektivnost a aplikovat ověřené postupy v IT Do projektů zavést kriteria na základě metrik František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 56/60 Doporučení Náklady musím průběžně nejen měřit, ale i porovnávat Náklady musím optimalizovat v souvislostech s podmínkami a požadavky organizace Při zdokonalování procesů musím používat metriky Zavést relevantní metriky a vyhodnocovat přínosy IT pro byznys František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 57/60 27

Závěrem neexistuje jedna optimální varianta řízení podnikové informatiky celá řada objektivních i subjektivních okolností, které řízení podnikové informatiky ovlivňují úlohou ICT managementu je toto lokální optimum nalézt a realizovat František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 58/60 Témata k osvojení Jaká odvětví jsou nejnáročnější na náklady Jak se mění struktura nákladů Z jakých pohledů se optimalizují náklady do ICT Jaké jsou principy benchmarkingu v ICT Které faktory mají vliv na náklady do ICT Jak se provádí nákladový benchmarking /workload/ Jak se provádí benchmarking u outsourcingu Jaké faktory ovlivní náklady v budoucnu František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 59/60 28

Použité zdroje Gartner benchmarking, methodology, 2007 Jiří Voříšek- Řízení informatiky, přednášky VŠE 2010 INSIDE. 3/2011 Václav Řepa systémová integrace 2006 P. Sodomka Informační systémy v podnikové praxi, 2006 Studijní průvodce financemi podniku, P. Marek a kol. 2009 František Klíma (ČVUT FIT) Řízení nákladů, ohodnocení přínosů MI-FRI, 2011, Přednáška 5,6,7 60/60 29