EVROPSKÝ SOCIÁLNÍ FOND PRAHA & EU: INVESTUJEME DO VAŠÍ BUDOUCNOSTI TÝMOVÁ PRÁCE A SPOLUPRÁCE V ORGANIZACI I. 1. ÚVOD DO PROBLEMATIKY TÝMŮ 2 2. SPECIFIKA TÝMŮ 3 3. KDY VYUŽÍT TÝMŮ 5 4. VÝBĚR LIDÍ DO TÝMU 6 5. TÝMOVÉ ROLE 7 VOLITELNÝ PŘEDMĚT BAKALÁŘSKÝCH STUDIJNÍCH PROGRAMŮ VŠCHT PRAHA ROZVOJ SOCIÁLNÍCH KOMPETENCÍ PRAHA 2011
1.ÚVOD DO PROBLEMATIKY TÝMŮ Problém s definicí CO JE TO TÝM? TÝM malá pracovní skupina TÝM SKUPINA, KDE MÁ VELKÝ VÝZNAM SPOLEČNÝ CÍL A OCHOTA VSTŘÍCNĚ SPOLUPRACOVAT NA JEHO NAPLNĚNÍ ( nesobecky, nadřadit společný cíl individuálním cílům) Týmem tedy rozumíme spojení znalostí a úsilí dvou či více lidí pokud možno různých profesí, funkcí či různých pohledů na věc, kteří se vzájemně inspirují a směrují k dosažení společného cíle. ČÍM SE TAKOVÁ SKUPINA VYZNAČUJE: 1. JE ČLENĚNÁ PODLE FUNKCÍ ODBORNOST, VZÁJEMNÉ DOPLŇOVÁNÍ 2. MÁ SPOLEČNĚ STANOVENÝ CÍL 3. MÁ NTENZIVNÍ VZÁJEMNÉ VZTAHY, INTERAKCE 4. VÝRAZNÝ KOLEKTIVNÍ DUCH, SPOLUPRÁCE, OCHOTA POMOCI A PROSPĚT, 5. SILNÁ SOUDRŽNOST MEZI ČLENY, KOHEZE, POCIT SOUNÁLEŽITOSTI 6. SILNÁ MOTIVACE K NAPLNĚNÍ CÍLE, SDÍLENÁ ZODPOVĚDNOST 7. NEHIERARCHICKÉ VEDENÍ, SPOLEČNÉ ROZHODOVÁNÍ 1.ÚVOD DO PROBLEMATIKY TÝMŮ Klíčové pojmy: Synergie Potenciál skupiny není jednoduše měřitelný pouhým součtem potenciálu jednotlivců. Právě to, že lidé ve skupině jsou spojeni určitými vazbami, že dochází k doplňování jejich nedostatků přednostmi druhých, že nápady jedněch stimulují myšlenky ostatních, vytváří novou kvalitu. Výkon skupiny pak převyšuje sumu možností jednotlivých členů. Tomu se říká synergický efekt. Synergický efekt nepůsobí jen v rámci dané skupiny, ale tím že členové týmu mají své místo v různých útvarech, ovlivňuje i kulturu organizace; dochází ke sjednocování pojmů, participaci na rozhodování Diverzita 2
1.ÚVOD DO PROBLEMATIKY TÝMŮ KDY DIVERSITA A KDY STANDARDIZACE 1) V etapách úkolů a řešení problémů, kde je potřeba přicházet s novým, inovovat procesy, tam je rozmanitost přínosem. 2) Tam, kde jsou jasně stanovena pravidla chování (firemní hodnoty, etický kodex), činnostní postupy jsou algoritmizovány a optimalizovány (standardy, normy, ) je třeba tlačit na jednotný postup, určitou standardizaci, unifikaci chování. 3) ZÁSADA:Nechtít ode všech vše stejně (stejné postupy, stejný způsob práce, plnění stejných úkolů), ale využívání silných stránek a minimalizace vlivu slabých stránek jedinců - individualizace způsobů zacházení s lidmi - vést lidi tak, aby vznikala příležitost je chválit, ne trestat. 1.ÚVOD DO PROBLEMATIKY TÝMŮ CO URČUJE ÚSPĚCH V PROSTŘEDÍ DIVERSITY 1. Schopnost vedoucího týmu budovat vnitřní dohodu, jednotu vidění 2. Schopnost využívat užitečných rozvojových nedorozumění sladit rozdílné přístupy, zajistit synergii zainteresovaných osob vzhledem ke společnému cíli 2. SPECIFIKA TÝMŮ 7 CHARAKTERISTIK IDEÁLNÍHO TÝMU Malý počet členů Vzájemná zodpovědnost a důvěra Doplňující se se dovednosti Sdílené hodnoty Jasné cíle cíle Dobře definované pracovní postupy Smysluplný účel účel 3
2. SPECIFIKA TÝMŮ CHARAKTERISTIKY EFEKTIVNÍ TÝMOVÉ PRÁCE 1. Vyváženost rolí (znalosti, dovednosti, schopnosti, aspirace) 2. Jasné a odsouhlasené cíle 3. Otevřenost a konfrontace myšlenek 4. Osobní vztahy (důvěra a vzájemná podpora) 5. Produktivní a stimulující porady týmu 6. Velký důraz na osobní rozvoj 7. Nebrání se, popřípadě vítá externí pomoc 8. Pravidelná revize cílů, potřeb a procesů 9. Dobrá komunikace 10. Vhodné vedení 2. SPECIFIKA TÝMŮ Výhody : Brání ukvapenému rozhodování Vnitřní oponentura řešení Rozšíření pohledu na věc Synergie - inspirace Podpora pro implementaci řešení Objektivita (x předsudky) Akceptace většího rizika Větší informační báze - kontakty SKUPINOVÉ ROZHODOVÁNÍ Nevýhody : Nižší rychlost odbočky, diskuse (nevýhoda v krizi) Oslabení zodpovědnosti jednotlivců alibismus Komise segmentalismus Za kompromisy nikdo nestojí Tlak na konsensus snížení otevřenosti, souhlas všech brzdí inovace 2. SPECIFIKA TÝMŮ SÓLISTÉ A TÝM : Sólisté jsou v průměru pokud jde o invenci méně úspěšní než týmy, jsou však častěji autory skutečně převratných vynálezů. Sólisté nemají korektiv v kolektivu častěji zabřednou do slepých uliček. Dobré týmy míří na cíl několika směry minimalizace rizik. Týmové vynálezy jsou snáze přijímány bohatá sociální síť napomáhá rychlejšímu šíření objevů. Firmě se vyplatí paralelně pracovat s často komplikovanými, kreativními osamocenými vynálezci i s týmy využívat nespojitou (jedinec centrální, nenahraditelný bod) i kohezivní spolupráci. 4
INDIVIDUÁLNÍ PRÁCE Co : Jednoduché úkoly Rutinní úkoly Úkoly s jedním správným řešením Etapy (dílčí) v rámci složitějších úkolů Jak : Často direktivnější styl řízení Delegování na jednotlivce Každý si řeší problém sám na svém pracovišti a řízení jedinců je též oddělené Způsob práce : Každý sám za sebe, jeden navazuje na druhého - řetězení chování (řešení) KOORDINACE, DĚLBA PRÁCE Co : Složitější úkoly Komplexnější úkoly Úkoly dotýkající se více lidí Jak : Přizvání lidí k řízení a rozhodování Koordinace jednotlivých přístupů, úsilí jedinců Každý dělá svůj díl práce, jak je dohodnuto Výsledek : sloučení jednotlivých přístupů (jako puzzle) Způsob práce : Setkání všech rozhodnutí o dělbě práce Každý samostatně zpracuje svůj díl Sloučení do jednoho celku TÝMOVÁ PRÁCE Co : Složité, komplexní úkoly týkající se více lidí, Interdisciplinární,mezi útvarové, kde je nejasný (nestandardní) směr řešení Za situace nejistoty, rizika Opakující se problémy (nebo problémy nehýbající se z místa) Problémy s otevřeným koncem, kde je potřeba vidět věci z různých úhlů pohledu Jak : Důraz na komunikaci mezi členy, budování důvěry, vzájemnou inspiraci Používání metod práce zefektivňující vzájemnou komunikaci mezi členy skupiny (přetváření, zesilování potenciálu jednotlivých členů) Výsledek : jiná kvalita řešení, nový pohled na věc (více než shrnutí jednotlivých přístupů) Způsob práce : 1) Všichni společně celá skupina (řešení i rozhodování) 2) Podskupiny cca trojice, jádro týmu 3) Jednotlivci samostatně 4) Podskupiny 5) Celá skupina 3. KDY VYUŽÍT TÝMY TÝMOVÁ PRÁCE JE EFEKTIVNÍ PRO: Úkoly vyžadující spolupráci lidí různých odborností. Úkoly s velkou mírou rizika či nejistoty. Komplexní, nerutinní úkoly. Důležité, rozvojové úkoly firmy (vycházející z vize - cílů organizace). Úkoly, které přesahují hranice jednotlivých útvarů. 3. KDY VYUŽÍT TÝMY - EFEKTIVNÍ VYUŽITÍ TÝMU - ZÁKLADNÍ OTÁZKY CO? Máme dobře definovaný úkol? K AM? Jaká je vize, jaké jsou cíle tým čekají, kritéria (měkká i tvrdá) řešení a čekávání od vyřešení úkolu? KDY? KÝM? JAK? ZA KOLIK? KRITICK Á MÍSTA? Známe harm onogram činností, v jakých termínech se předpokládá příprava a realizace úkolu? Kdo je vlastníkem úkolu, kdo investorem, kdo vedoucím tý mu? Jaké je jádro členů týmu atd.? Jak zajistíme podporu těmto lidem? Jaký zvolíme postup řešení, jak na to půjdeme? Mám a známe pravidla práce týmu? Máme vypracovánu potřebnou diagnózu a prováděcí plán? Jak bude práce na úkole nákladná, jakým způsobem bude financována? Jaká asi budou úskalí, jaká nebezpečí týmu hrozí? 5
4. VÝBĚR LIDÍ DO TÝMU - OPTIMÁLNÍ SLOŽENÍ TÝMŮ Velký důraz na výběr vedoucího, zpočátku zajišťuje maximum komunikace i organizace úkolů ve skupině; moderuje schůzky; řeší konflikty; Optimální vedoucí týmu má tedy dostatečné sociální kompetence (umí rozeznávat potřeby a názory členů skupiny), kooperační a integrační způsobilost, sebekontrolu a komunikační dovednosti. Ostatní členové týmu by se k sobě měli hodit, měli by být dostatečně stejnorodí, ale ne identičtí, s vhodnými osobnostními profily. 4. VÝBĚR LIDÍ DO TÝMU - OPTIMÁLNÍ SLOŽENÍ TÝMŮ Při vytváření skupiny brát zřetel na: Velikost jádra týmu Motivaci členů pro vstup do skupiny a práci v ní Budoucí týmové role Často se však tým vytváří z pracovníků, kteří jsou k dispozici a nově vstupující zaměstnanci jsou doplňováni podle profesních schopností a musí zapadnout 4. VÝBĚR LIDÍ DO TÝMU VÝBĚR LIDÍ DO TÝMU 1. Odbornost potenciálních členů týmu znalosti, schopnosti, dovednosti ve vztahu k řešenému úkolu 2. Reprezentace získávání aktuálních informací z vnějšku, seznámení okolí s prací týmu, získávání podpory 3. Motivace členů - zájem o věc, nasazení, důvěra členů, že cíl je žádoucí, dosažitelný 4. Role v týmu - jaké role (formální i neformální) je třeba v týmu obsadit, aby vzhledem k povaze řešeného úkolu pracoval efektivně (Belbinova autodiagnostika týmových rolí, vlivní členové, tvůrci mínění). 6
5. TÝMOVÉ ROLE - ROZDĚLENÍ Myslitel P r o f i l Formovač Kontrolor - vyhodnocovač A n a l y z u j e p r o b l é m y, h o d n o t í n á p a d y t ý m u N a vr h u j e, m á n o vé n á p a d y, j a k ř e š i t p r o b l é m y S n a ž í s e u s m ě r n i t p r á c i t ý m u k vy š š í p r o d u k t i vi t ě N a va z u j e k o n t a k t y, r o z víj í vz t a h y k z ís k á vá n í p o d p o r y t ý m u Vyhledavač zdrojů Kompletovač S t a r á s e, a b y s e n e z a p o m n ě l o n a d e t a i l y a a b y s e d o d r ž o va l ř á d V e d e t ý m k d o b r é s p o l u p r á c i a k d o s a ž e n í vý s l e d k u Koordinátor M ě n í n á p a d y v P o m á h á vy t vá ř e t č i n y a d o h l íž í n a d o b r o u a t m o s fé r u p r o ve d e n í t ý m u Realizátor Týmový pracovník 1. MYSLITEL (PL) Charakteristiky: Individualista, neortodoxní, vážný, tvůrčí. Vytváří nové myšlenky a strategie Zaměřuje zvláštní pozornost na širší souvislosti Řeší složité problémy Schopnost změny pohledu na problém Inklinuje k tomu, že podceňuje praktické detaily nebo diplomacii Slabý v komunikaci s nadřízenými - Občas se utrhne od reality Předpoklad stejného vidění věcí od ostatních 2. VYHLEDÁVAČ ZDROJŮ (RI) Charakteristiky: Extrovertní, entuziastický, komunikativní, zvídavý, schopnost využít příležitostí Odhaluje nové možnosti Rozvíjí kontakty mimo tým Má schopnost kontaktovat se s lidmi Umí reagovat na výzvu Ztrácí zájem, pokud ho přejde počáteční nadšení a entuziasmus. 7
3. KOORDINÁTOR (CO) Charakteristiky: Uvážlivý, spolehlivý a sebevědomý,silná vnitřní odpovědnost za plnění cílů Rozeznává silné/slabé stránky členů týmu Maximalizuje potenciál členů týmu a zdrojů Organizuje vše tak, aby bylo dosaženo cílů Požaduje příspěvky ostatních a hodnotí je podle cílů týmu Není řešitelsky ješitný Menší tvořivost Obvykle jeho věcný přínos k řešení nepatří k největším 4. FORMOVAČ (SH) Charakteristiky: Dynamický, otevřený, úzce zaměřený Hledá možnosti jak překonávat překážky Je dynamický. Uvádí věci do pohybu a formuje týmové úsilí určováním cílů a priorit Vyzývá ostatní a motivuje k úsilí o dosažení cílů, tah na branku Náchylnost k silovým řešením, podrážděnosti, prchlivosti Bývá netrpělivý Nerad a nesnadno mění pohled na věc 5.KONTROLOR - VYHODNOCOVAČ(ME) Charakteristiky: Střízlivý, racionální, opatrný Analyzuje problémy, hodnotí myšlenky a návrhy Hledá varianty řešení, optimalizuje jejich výběr Pomáhá týmu přijmout uvážené rozhodnutí Může mu chybět inspirace a schopnost motivovat druhé Někdy až moc při zdi 8
6. TÝMOVÝ PRACOVNÍK (TW) Charakteristiky: Společensky orientovaný, mírný a citlivý, orientovaný na lidi a vztahy Naslouchá, zvládá jednání s obtížnými lidmi Zlepšuje komunikaci mezi členy týmu Podporuje členy týmu v jejich snažení Minimalizuje konflikty a předchází třenicím Podporuje ducha týmu Může být nerozhodný v momentech krize 7. REALIZÁTOR (IM) Charakteristiky: Konzervativní, disciplinovaný, spolehlivý, má organizační schopnosti, smysl pro praxi Přínos pro tým: Organizuje a přetváří myšlenky do plánů a na uskutečnitelné akce Systematicky a efektivně dodržuje plán Pracuje tvrdě a disciplinovaně Je spolehlivý Možná malá flexibilita a nevšímavost k nevyzkoušeným myšlenkám Možná neochotna reagovat na nové myšlenky 8. KOMPLETOVAČ (CF) Charakteristiky: Usilovný, svědomitý dotahovač práce, perfekcionista Odstraňuje chyby, opomenutí a přehlédnutí Vyvíjí tlak na ostatní k dodržení termínů a plánů Má schopnost dovést věci do konce Schopnost koncentrace, smysl pro detail Ztrácí uspokojení z práce, pokud se úkoly nedokončí. Může být malicherný 9
9. SPECIALISTA (SP) Charakteristiky: Specialisté jsou zapálení jednotlivci, kteří se pyšní zvládnutím technických dovedností a speciálními znalostmi. Jejich priority se soustřeďují na dosažení profesionální úrovně a rozšiřování a hájení své oblasti. Garance specifických znalosti a zkušeností Specialisté hrají v některých týmech pro své znalosti nezastupitelnou úlohu. Často bývají zváni k rozhodnutí, založeném na hluboké zkušenosti. Slabé stránky : Úzké zaměření bez širšího kontextu Protože jim záleží zejména na vlastním poli působnosti, postrádají obyčejně zájem o ostatní lidi. Často mívají problémy s komunikací. 10