Uživatelská příručka
1 Obsah Obsah 1 I Úvod 2 II Práce s aplikací 3 III Podání 4 1 Nové podání... 5 IV Informace o Uživateli 11 V Podatelna 13 1 Přijmout... a odmítnout podání 13 2 Seznam... došlých podání 16 VI Certifikát 18
Úvod Tato příručka je určena pro uživatele systému. Aplikace umožňuje zadávání a zpracování podání. 2
3 Práce s aplikací V celé aplikaci se budete pohybovat většinou pomocí myši. V pravé horní části titulkového pruhu je možné vidět jméno přihlášeného a jméno podatelny. Základem pro vaši práci s ipodatelnou je Start menu, které se nachází v levé horní části. Je to lišta s ikonkami, kde si můžete vybrat mezi hlavními sekcemi. Máte možnost použít následující sekce ze Start Menu: - Úvodní stránka - přesunete se na úvodní stránku Podání - Můžete zadat nové podání nebo si prohlédnout vámi vytvořená podání Podatelna - Tato položka Vám umožní zpracovat přijaté podání a prohlédnout si došlá podání - Nastavení - Zde je možné změnit kontaktní informace o vás - - Nápověda - Prohlédnete si pracovní postup k této stránce Na úvodní stránce jsou také zobrazeny vaše vytvořená podání v bloku Moje podání. Dále jsou z úvodní stránky odkazy na Příručky nebo Podporu tohoto programu. Kliknutím na modrý název příručky, se vám otevře příslušný manuál. Pokud kliknete na odkaz na technickou podporu, můžete vytvořit mail.
4 Podání Pokud ve Start menu zvolíte Podání, dostanete se do seznamu vašich vytvořených podání. U každého podání si můžete zobrazit podrobnosti kliknutím na jeho modré číslo. Pokud máte rozpracované podání, můžete takto pokračovat v jeho vytváření a poté ho odeslat. Viz. kapitola Nové podání. U každého podání (samostatná řádka) jsou zobrazeny následující vlastnosti - Typ podání - Předmět podání - vyplňovali jste ho, při zadávání - Stav Zobrazí fázi dokončení daného podání. Při Stavu - Rozpracováno je podání uloženo a připraveno k další činnosti. - Pořízeno datum založení Také je dobře viditelný stav podání na řádce vpravo. Stavy podání se různí také ikonkou. Rozpracováno - Podání jste vytvořili, ale ještě není odeslané Odesláno - Podání bylo odesláno a čeká na zpracování Převzato - Podání bylo přijato podatelnou a bude zpracováno Odmítnuto - Podatelna odmítla převzít podání a už se s ním nebude zabývat Tento seznam můžete omezit nebo rozšířit pomocí filtrů. V horní liště máte filtr Datum pořízení. Zde si nejprve v prvním okénku vyberete, jak budete chtít čas zobrazovat a poté ho i zadáte. V kolonce Filtr si můžete vybrat ještě další filtr, který omezí seznam, vyhledaný podle datumu. A nebo si můžete zvolit možnost Zapnout všechny filtry.
5 Podání vytvoříte kliknutím na tlačítko Nové podání v liště. Viz. kapitola Nové podání. 3.1 Nové podání Pokud chcete podat podání, nejprve je třeba ho vytvořit. Dále máte možnost k němu přiložit dokument. Nebo můžete vytvořit podání bez dokumentu. A nakonec podání odeslat. V této kapitole je podrobný popis, jak podání vytvořit a poté odeslat. Pokud nemáte Certifikát, kterým podání podepíšete, může se stát, že vám podání nebude přijato. Úřad má za povinnost přijímat pouze podání podepsaná platným elektronickým podpisem. Nové podání budete moci uskutečnit po stisknutí tlačítka Nové podání v sekci Podání. Po provedení této volby se vám zobrazí následující obrazovka. Nejprve zadáte pole Předmět. Zvolíte si Typ podání. Některé organizace mohou používat pouze jeden typ, takže zadání tohoto pole není potřeba. Do dalšího pole zapíšete Obsah podání. A pokračujete stiskem OK. Poté se dostanete do podrobností podání. Je tu několik záložek: - Vlastnosti - informace o tomto podání - Dokumenty - soubory, přiložené k tomuto podání - Historie - seznam akcí s datumy, které byly s tímto podáním prováděny Dále jsou v horní liště tlačítka, kterými se zpracovává podání.
6 Automaticky jste se dostali na záložku Vlastnosti. Na této záložce máte zobrazeny základní informace o tomto podání. Kliknutím na ikonku u kolonky Uživatel nebo Certifikát si zobrazíte další informace o Uživateli nebo použitém Certifikátu. Pokud chcete změnit zadaný předmět, Typ nebo Obsah podání, stiskněte tlačítko Upravit podání z horní lišty. Můžete se přesunout na záložku Dokument, kde je seznam dokumentů přiložených k tomuto podání.
7 Dokument si zobrazíte kliknutím na jeho modrý název. Když zde stisknete tlačítko Nový dokument, budete moci přidat další dokument k tomuto podání. Po stisknutí se vám otevře další okno. Zde stisknete tlačítko Procházet a v dalším okně najdete na disku požadovaný soubor. Po vyhledání souboru a stisknete tlačítko Otevřít
8 Nyní se vracíte do předchozí nabídky, kde už je zobrazena cesta k připojenému souboru. Do kolonky Obsah můžete zapsat nějaké podrobnosti o přiloženém souboru. A následně stisknete tlačítko OK. Případně můžete tuto akci zrušit tlačítkem Storno. Poté už je u podání na záložce Dokument vidět přiložený soubor. Pokud by jste chtěli dokument smazat nebo nahradit jiným souborem, klikněte pravým tlačítkem na název souboru a zvolte položku Otevřít. Dostanete se do podrobností dokumentu, kde jsou tlačítka Nahradit a Smazat. V podrobnostech dokumentu je také záložka, která ukazuje jednotlivé verze tohoto dokumentu.
9 Tlačítkem Zpět se poté vrátíte zpět do podání. Záložka Historie - zde jsou zaznamenány akce, které byly s podáním provedeny, kdy a kdo je provedl.
10 Podání můžete v kterékoliv chvíli zrušit tlačítkem Smazat z horní lišty. Po stisknutí tlačítka musíte ještě potvrdit další dialog, že opravdu chcete podání smazat. Pokud je toto podání už hotové a připravené k odeslání, můžete ho odeslat stisknutím tlačítka Odeslat z horní lišty. Také musíte potvrdit dialog, že opravdu chcete podání odeslat, jelikož tato akce je nevratná. Po stisku OK je podání odesláno na podatelnu.
11 Informace o Uživateli Každý uživatel, který se hlásí do ipodatelny s certifikátem může zadat informace o sobě, které si budou moci přečíst pracovníci podatelny, až budou zpracovávat podání. Na tuto nabídku se dostanete zvolením části Nastavení a položky Uživatele. Zde jsou vidět základní informace o uživateli. Pokud se díváte na tuto stránku poprvé, můžete odtud zadat Kontaktní informace. Pokud už jste Kontaktní informace zadávali, můžete je změnit kliknutím v levé části menu na položku Kontaktní údaje. Poté se dostanete na kontaktní údaje.
Tyto informace jsou pro přehlednost rozděleny na několik záložek. Pokud budete chtít tyto informace upravit, stiskněte tlačítko Upravit kontakt, z horní lišty. V následném okně zadejte informace do řádek a stiskněte OK. 12
13 Podatelna Pokud jste ve Start menu zvolili část Podatelna, dostali jste se do sekce, kde se budete zabývat činností Podatelny a tedy došlými podáními, které musíte zpracovat a nebo už byly zpracovány. Pokud jste na úřadě s off-line i on-line připojením k internetu, je třeba se dívat 2x denně na to, zda nedorazila nová elektronická podání do elektronické podatelny (na začátku a na konci pracovní doby). V kapitole Podatelna si můžeme zvolit z následujících bodů: Ke zpracování - Přijmout a odmítnout podání Všechna - Seznam došlých podání 5.1 Přijmout a odmítnout podání Zpracování podání se skládá z několik částí. - Nejprve je třeba ověřit podání. To znamená, ověřit certifikát, zda není špatný nebo neplatný. - Dále se musíte (na základě ověření certifikátu) podání přijmout nebo odmítnout. V menu si zvolíme část Podatelna a položku Ke zpracování a zobrazí se nám následující obrazovka.
14 Nyní máte zobrazen seznam došlých podání. Kliknutím na modré číslo ve sloupci Číslo se vám zobrazí podrobné informace o tomto podání. Na této záložce máte zobrazeny základní informace o tomto podání. Na záložce Dokumenty, jsou přiložené soubory. Tyto soubory si zobrazíte klepnutím na název souboru. Záložka Historie zobrazuje seznam akcí, které byly s podáním provedeny.
15 Ověření podání Podání se ověří stisknutím tlačítka Ověřit, které je v horní liště. Poté se vám zobrazí výsledek ověření. Pokud bylo podání ověřeno, je jeho podpis v pořádku a je možné podání přijmout. Pokud stisknete ikonku Stáhnout dokument ve spodní části, uložit na Váš počítač. Pokud stisknete ikonku o tomto podání. Otevřít dokument ve spodní části, otevřou se vám pokročilejší informace Dále si můžete zobrazit různé informace o odesílateli tohoto podání. Kliknutím na ikonku u kolonky Uživatel, Certifikát nebo Kontakt si zobrazíte další informace o Uživateli, Kontaktní informace nebo info o použitém Certifikátu. Pokud bylo podání odesláno jako anonymní, tlačítko Ověřit se u něho nezobrazuje, jelikož nebylo vůbec podepsané. Přijmout nebo Odmítnout podání Elektronické podání je podepsáno platným elektronickým podpisem Pokud je elektronické podání podepsáno elektronickým podpisem (poznáme, pokud jsou v podání uvedeny informace o Odesílateli) a dále je podání úspěšně Ověřeno. Ve spisové službě s touto písemností zacházejte obvyklým způsobem, tj. zapíšete ji do Doručovací knihy a přidělíte správnému odboru (oddělení) k vyřízení. Za datum doručení se bere datum přijetí elektronického podání na úřad. Následně stiskněte tlačítko Převzít. Otevře se další okno, kde potvrdíte převzetí a zároveň můžete zadat Číslo jednací, které bude tomuto podání přiděleno. A poté bude podání označeno jako přijaté. Zároveň bude poslán email Autorovi podání s oznámením, že podání bylo přijato.
16 Elektronické podání je podepsáno neplatným elektronickým podpisem Může se stát, že elektronické podání je podepsáno neplatným elektronickým podpisem (certifikátem). Pak při úkonu Ověřit podpis, aplikace dá na vědomí, že podpis není v pořádku. Poté je na zvážení úřadu buď s tímto podáním nedělat nic (není platné) nebo dát tuto písemnost do oběhu ve spisové službě s poznámkou, že odesílateli podání nevzniká žádné právo na vyřízení ze strany úřadu. Pokud chcete Odmítnout podání u takového elektronicky podepsaného podání (například z důvodu neplatného elektronického podpisu nebo nepodporovaného formátu přílohy), je vhodné nejprve zadat důvod odmítnutí. Pokud tedy nechcete podání přijmout, stiskněte tlačítko Odmítnout. Opět se otevře další okno, kam zadáte Důvod odmítnutí. Po stisknutí OK bude podání odmítnuto. Zároveň bude poslán mail Autorovi podání s oznámením, že podání bylo odmítnuto. V tomto emailu bude uveden i Důvod odmítnutí. Elektronické podání není podepsáno elektronickým podpisem V tomto případě se elektronické podání jeví jako anonymní (na obrazovce na pozici Odesílatel je Anonym). Nelze ověřit podpis. Je na zvážení úřadu, jak se bude chovat k takovému podání. Lze jej Odmítnout a dále s ním nic nepodnikat nebo jej zapsat do spisové služby jako anonymní a předat na konkrétní odbor. Pokud si zvolíte tlačítko Odmítnout, jako Důvod odmítnutí můžete uvést, že podání nebylo elektronicky podepsáno. 5.2 Seznam došlých podání V menu si zvolíte část Podatelna a volbu Všechna. Poté se zobrazí seznam všech došlých podání.
17 Tento seznam můžete omezit nebo rozšířit pomocí filtrů. V horní liště máte filtr Datum odeslání. Zde si nejprve v prvním okénku vyberete, jak budete chtít čas zobrazovat a poté ho i zadáte. V kolonce Filtr si můžete vybrat ještě další filtr, který omezí seznam, vyhledaný podle datumu. A nebo si můžete zvolit i možnost Zapnout všechny filtry. U každého podání (samostatná řádka) jsou zobrazeny následující vlastnosti - Předmět - Stav - je zobrazeno ikonkou ve druhém sloupci z leva - Datum - datum odeslání podání na podatelnu - Autor - odesílatel podání - Číslo podání Když najedete myší na řádek příslušného podání a klepnete na modré číslo podání, dostanete se do podrobností podání. Pokud je podání nezpracované, můžete pokračovat v jeho zpracování. (viz kapitola Přijmout a odmítnout podání).
18 Certifikát Tato aplikace předpokládá, že uživatel má zavedený Certifikát, který chrání data a umožňuje elektronický podpis. Pokud by k aplikaci přistupoval uživatel bez Certifikátu budou výrazně omezeny jeho funkce. Toto omezení se projeví už ve Start Menu, kde bude mít umožněnu pouze funkci Podání, kde bude moci vytvořit Nové podání. i Anonymní uživatel tedy může provést podání, ale v tomto podání není zobrazeno žádné jméno odesílatele.