Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti Studijní texty z e-learningového kurzu Počítačová podpora řízení projektu Autorka: Mgr. Jarmila Helmanová, jarmila.helmanova@svses.cz Vytvořeno v rámci projektu OPPA CZ.2.17/3.1.00/31075 Rozvoj vzdělávacího a pedagogického potenciálu Soukromé vysoké školy ekonomických studií Copyright 2011, Soukromá vysoká škola ekonomických studií, s. r. o. Materiál je možné libovolně používat a šířit, není povoleno ho pozměňovat. Soukromá vysoká škola ekonomických studií, s. r. o., Lindnerova 575/1, 180 00 Praha 8-Libeň tel.: 284 840 027, 284 841 027, e-mail: info@svses.cz, web: www.svses.cz, facebook: www.facebook.com/svses, e-portál: elearning.svses.cz Kurz včetně interaktivních aktivit, které nemohly být v tomto dokumentu zveřejněny, u nás můžete absolvovat v rámci celoživotního vzdělávání. Kurzem Vás bude provázet učitel. Nabízíme spolupráci při tvorbě Vašich e-learningových kurzů.
Počítačová podpora řízení projektu Soukromá vysoká škola ekonomických studií, Praha Mgr. Jarmila Helmanová 15. 4. 2011 Úvodní slovo pro studenta: V současné době se v podnicích a jiných organizacích provádí velká část jednorázových prací formou projektů. Tyto projekty jsou často rozhodující součástí strategického řízení podniku. Ať už jsou nebo nejsou základem strategie, vyskytují se všude. Při plánování a řízení projektů se sleduje nejen posloupnost a plnění jednotlivých úkolů, ale i tvorba zisku a rovnoměrný cash-flow. Stávající intuitivní metody řízení již nestačí. MS Project je nástroj, který umožňuje plánovat i sledovat průběh projektu včetně nákladů, všechny potřebné operace soustředí do jednoho prostředí. MS Project se na poli řízení projektů stává obdobným standardem, jakým je Word mezi textovými editory nebo Excel mezi tabulkovými procesory. V praxi se množí požadavky na dokládání různých zpráv přílohami zpracovanými v MS Projectu. Práce s MS Projectem se tak dostává mezi základní dovednosti společně s programy sloužícími ke komunikaci, např. Outlookem. Úsilí a čas, které věnujete studiu programu MS Project, se vám mnohokrát vrátí v době, kdy budete pracovat na projektu v praxi. Tento materiál slouží jako doplňující k e-kurzu pro ty, kteří čtou raději z papíru a chtějí si kurz vytisknout. Umět využít MS Project v praxi k naplánování a řízení projektu. Obsah: 1 Základní informace... 4 1.1 Vznik kurzu... 4 1.2 Co v kurzu najdete a jak postupovat... 4 1.4 Literatura... 6 1.5 Kontakt... 8 1.6 Klasifikace... 8 1.7 Nepřehlédněte!!... 9
1.8 Seznam videoukázek... 12 2 Něco teorie... 15 2.1 Co je to projekt?... 15 2.2 Proces tvorby a řízení projektu... 16 2.3 Využití počítačových programů... 18 2.4 Shrnutí kapitoly... 18 2.5 Kontrolní otázky... 19 3 Spuštění aplikace a její prostředí... 21 3.1 Kde lze aplikaci získat... 21 3.2 Spuštění aplikace... 22 3.3 Prostředí aplikace... 22 3.4 Zobrazení projektu... 24 3.5 Ukončení aplikace... 25 3.6 Shrnutí kapitoly... 26 3.7 Souhrnné cvičení... 26 4 Založení projektu... 27 4.1 Založení nového projektu... 27 4.2 Vlastnosti souboru... 28 4.3 Nastavení času a měny... 29 4.4 Základní nastavení pro plánování času... 30 4.5 Kalendář projektu... 32 4.6 Informace o projektu... 34 4.7 Uložení projektu... 35 4.9 Souhrnné cvičení... 36 5 Úkoly... 38 5.1 Vložení úkolu, milník... 38 5.2 Nastavení měřítka časové osy... 40 5.3 Změna tabulky v Ganttově diagramu... 42 5.4 Vložení úkolu a jeho odstranění... 42 5.5 Osnova... 43 5.6 Termín ukončení a omezení... 45 5.7 Rozdělení úkolu... 48 5.8 Opakovaný úkol... 49 5.9 Shrnutí kapitoly... 50 5.10 Souhrnné cvičení... 51 6 Vazby mezi úkoly... 53 6.1 Typy vazeb... 53 6.2 Vytvoření vazeb... 53 6.3 Změna a rušení vazeb... 56 6.4 Shrnutí kapitoly... 57 6.5 Souhrnné cvičení... 58 7 Zdroje... 60 7.1 Typy zdrojů... 60 7.2 Zadávání zdrojů... 60 7.3 Informace o zdroji... 62 7.4 Práce se seznamem zdrojů... 63 7.5 Shrnutí kapitoly... 66 7.6 Souhrnné cvičení... 66 8 Přiřazení zdroje... 68 8.1 První přiřazení pracovního zdroje... 68 8.2 Práce na úkolu... 71 8.3 Změna přiřazení a přidání dalších zdrojů... 72 8.4 Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky... 74 8.5 Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná doba trvání... 76 8.6 Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná práce... 78 8.7 Vliv kalendářů na plánování práce... 79 8.8 Přiřazení materiálových zdrojů... 84 2
8.9 Shrnutí kapitoly... 85 8.10 Souhrnné cvičení... 86 9 Kontrola projektu... 88 9.1 Důležitá informace na začátek... 88 9.2 Opět Ganttův diagram... 88 9.3 Náklady, pevné náklady... 90 9.5 Kalendář... 92 9.6 Síťový diagram... 94 9.7 Používání úkolů... 96 9.8 Používání zdrojů... 98 9.9 Diagram zdrojů, dostupnost zdroje... 99 9.10 Kombinace zobrazení... 102 9.11 Sestavy... 104 9.12 Shrnutí kapitoly... 105 9.13 Souhrnné cvičení... 106 9.14 Kontrolní otázky... 107 10 Řešení problémů v plánu projektu... 109 10.1 Vyrovnání přetížených zdrojů... 109 10.2 Vlastnoruční řešení přetížení zdroje... 111 10.3 Vkládání časových rezerv... 112 10.4 Shrnutí kapitoly... 113 10.5 Souhrnné cvičení... 113 11 Prezentace projektu... 115 11.1 Tisk zobrazení... 115 11.2 Sestavy... 120 11.4 Projekt jako webová stránka... 122 11.5 Shrnutí kapitoly... 124 11.6 Souhrnné cvičení... 125 12 Sledování projektu... 126 12.1 Směrný plán... 126 12.2 Procento dokončení projektu... 128 12.3 Procento dokončení úkolu... 129 12.4 Skutečné termíny, doba trvání a práce... 132 12.5 Skutečná a zbývající práce podrobněji... 134 12.6 Přeplánování nedokončené práce... 137 12.7 Shrnutí kapitoly... 139 12.8 Souhrnné cvičení... 139 13 Práce s novějšími verzemi programu... 141 13.1 MS Project 2007... 141 13.2 MS Project 2010... 144 14 Závěr... 150 14.1 Slovo na závěr... 150 Zadání úkolů... 152 Kapitola 2: Téma projektu... 152 Kapitola 4: Založení projektu... 152 Kapitola 5: Zadání úkolů do projektu... 153 Kapitola 6: Nastavení vazeb mezi úkoly... 153 Kapitola 7: Zadání zdrojů do projektu... 153 Kapitola 8: Přiřazení zdrojů k úkolům... 153 Kapitola 9: Kontrola projektu... 153 Kapitola 10: Odstranění vad Vašeho projektu... 154 Kapitola 11: Prezentace projektu... 154 Kapitola 12: Zadání informací o průběhu realizace projektu... 154 Diskuse ke kurzu... 155 Skutečný průběh konzultací... 155 Spolupracujeme při řešení problémů... 155 3
1 Základní informace V této části nalezneme informace o tom, co pomůcka obsahuje, co je obsahem jednotlivých lekcí a dozvíte se zde i o literatuře, která se k řízení projektů i k samotnému programu MS Project vztahuje. Seznámit se s prostředím kurzu Naplánovat si studium 1.1 Vznik kurzu Každé lidské dílo má i svého autora a jeho vznik je nějak financován. Nejinak je to i s tímto kurzem. Vědět, kdo je autorem tohoto kurzu a na koho se obracet v případě nejasností. Vznik kurzu Tento kurz byl vytvořen na Soukromé vysoké škole ekonomických studií v Praze v rámci projektu Rozvoj vzdělávacího a pedagogického potenciálu Soukromé vysoké školy ekonomických studií, který získal podporu z Operačního programu Praha Adaptabilita. Projekt byl spolufinancován Evropským sociálním fondem a rozpočtem hl. města Prahy. Projekt byl realizován od listopadu 2008 do dubna 2011. Autorkou celého kurzu je Mgr. Jarmila Helmanová, odborná asistentka Katedry matematiky a informačních technologií na SVŠES. Na tvorbě kurzu se podílel jako asistent autorky student 2. ročníku SVŠES Andrej Kmeť. Kurz testovali tester odborník Ing. Milan Hála a student David Kica. Obrázky a animace, u kterých není uveden zdroj, vytvořila Mgr. Jarmila Helmanová. Kurz oponovala PhDr. Lucie Rohlíková, Ph.D., z Ústavu celoživotního vzdělávání Západočeské univerzity v Plzni. Všem výše jmenovaným děkuji za spolupráci a podnětné návrhy a připomínky. Jarmila Helmanová (autorka kurzu) Copyright 2009, Soukromá vysoká škola ekonomických studií, s. r. o. Všechna práva vyhrazena. Neoprávněné kopírování, zapůjčování, použití nebo další distribuce jsou zakázány. 1.2 Co v kurzu najdete a jak postupovat Dříve než se pustíme do studia jednotlivých lekcí, zamyslíme se nad tím, jak s kurzem pracovat. Ujasníme si, co budeme k jeho plnohodnotnému využívání potřebovat. Dále se seznámíme se způsobem ovládání kurzu a nastíníme si ideální učební postup. Kurz je určen k samostatné přípravě, najdeme v něm kromě výkladu obsah jednotlivých lekcí, odhad času, který je k prostudování lekce potřeba, cvičení pro samostatnou práci, videoukázky a na konci každé lekce souhrnné cvičení. Po přečtení této lekce budeme schopni kurz používat tak, abychom využili všechny jeho možnosti a svou práci co nejvíce zefektivnili. Komu je kurz určen Kurz je připraven primárně pro studenty kombinovaného studia jako studijní pomůcka, podle které je možné naučit se zpracovat projekt a umět využívat jeho možnosti při řízení projektu zcela samostatně. Po 4
prostudování celého kurzu a zpracování všech cvičeních bude student připraven ke zkoušce, po zpracování všech úkolů bude mít i zpracovaný projekt, který bude obhajovat u zkoušky. Během semestru probíhají i prezenční konzultace, na kterých je možné klást jakékoliv dotazy ohledně práce s MS Projectem. Doporučuji, pokud jen trochu můžete, navštěvovat prezenční konzultace. Dozvíte se na nich, na co dát pozor, na co se soustředit a mnohé si vyzkoušíte přímo při konzultace. Kurzem se Vám potom bude procházet snadněji a rychleji, než když budete studovat zcela samostatně. Vstupní požadavky Protože je podle studijního plánu MS Project probírán až po absolvování předmětu Užití výpočetní techniky, vycházela jsem při tvorbě kurzu z předpokladu, že uživatel zná základní obsluhu počítače a postupy pro práci s programy v systému Windows, že je seznámen s programy MS Office. Jak je kurz koncipován Kurz je připraven tak, abyste si mohli samostatně osvojit práci s programem MS Project, který je pomocným nástrojem při plánování i realizaci projektu. V úvodní lekci najdete něco teorie. Tento kurz však není kurzem o projektovém řízení, tím se zabývají jiné teoretické předměty. Tento kurz je zaměřen na osvojení si praktických dovedností práce s počítačovým programem. V kurzu je kladen důraz na samostatnou práci studenta. K tomu jsou připraveny tři úrovně samostatné práce, které následují za výkladem. 1.Cvičení umístěná přímo v článcích. Tato cvičení navazují bezprostředně na vyloženou látku. Vždy si po prostudování textu hned vyzkoušejte na cvičení. Pokud byste měli se cvičením problém, či byste si nebyli jisti svým řešením, najdete správné řešení ve videoukázce, která je u každého cvičení. 2.Souhrnná cvičení umístěná na konci každé kapitoly. Ta jsou již náročnější, vždy si v nich ověříte, zda dokážete aplikovat osvojené informace při práci na konkrétním projektu. Souhrnná cvičení na sebe navazují a postupně Vás provedou projektem od jeho založení až po jeho sledování při realizaci. Na začátku každého souhrnného cvičení je soubor ke stažení. Jedná o průběžnou verzi zpracovávaného projektu pro ty, kteří některou kapitolu nezpracovávali nebo se jim něco při plnění předchozího cvičení nepodařilo. Soubor je vložen s cílem, abyste vždy vycházeli ze stejné verze projektu jako já. 3.Úkoly umístěné na konci kapitol. V úkolech již budete pracovat zcela samostatně na tvorbě vlastního projektu. Opět na sebe navazují, od začátku kurzu až do jeho konce budete vytvářet svůj projekt. Jednotlivé úkoly na sebe tedy také navazují a je je třeba plnit lineárně v pořadí, jak jsou v kurzu zařazeny. Po splnění posledního úkolu budete mít připraven i projekt ke zkoušce. Jak postupovat při studiu Jednotlivé lekce na sebe navazují. Látka je probírána od nejjednodušší (spuštění programu) po stále složitější. Je proto vhodné postupovat v lekcích od první do poslední. Kromě výkladu kurz obsahuje videoukázky, řešené příklady a cvičení, která vám umožňují procvičit si danou látku a připravit si otázky na prezenční konzultace. Na začátku každé lekce najdete informaci o čase potřebném k prostudování lekce. Berte ho, prosím, jako orientační, spíše relativní než absolutní dobu. Pokud Vám jde práce pomaleji, než je uvedený čas, nic se neděje. Každý máme své tempo. Každý sám zjistí, jaké je to jeho, a uvedený čas si snadno přepočítá. Kurz je koncipován pro prohlížení (a studium) přímo u počítače. Jednotlivé články lze samozřejmě i vytisknout klepnutím na obrázek tiskárny v horní části okna. Při čtení tištěného textu je však vhodné pracovat u počítače. V obou případech je nutné právě získané informace vyzkoušet a procvičit přímo v programu MS Project. Program musíme zvládat i prakticky. Vždy je potřeba text přečíst, prakticky ověřovat získané znalosti, vypracovávat v průběhu čtení jednotlivá cvičení. V případě nejasností se vrátit k textu, prohlédnout videoukázky či vzít na pomoc další literaturu (je uvedena v Úvodu). Selžou-li všechny pokusy, máte k dispozici ještě prezenční konzultace, na nichž můžete své dotazy vznést. 5
Videoukázky Výsledky cvičení v článcích a některé praktické příklady jsou zpracovány jako videoukázky. Při otevření videoukázky se v její spodní části objeví panel pro její ovládání. Pokud Vám nebude vyhovovat rychlost promítání videoukázky, můžete si její běh pozastavit a opět spustit pomocí tlačítek na tomto panelu. Pracovní soubory V pomůcce naleznete rozpracované projekty pro práci na souhrnných cvičeních i projekty, s nimiž můžete srovnat své výsledky pro dokončení souhrnných cvičení. V souhrnných cvičeních jsou odkazy na příslušné soubory. Můžete je sice otevřít v okně prohlížeče, ale v tom případě budete moci pohlížet jen jeden list projektu a ten jich má vždy více. Nebudete mít k dispozici ani všechny ovládací prvky programu. Proto doporučuji uložit si soubor vždy na svůj disk a otvírat ho z něj. Soubor uložte pomocí volby Uložit cíl jako... z místní nabídky odkazu. Značení Při psaní textu pomůcky jsem se snažila zachovávat pro snadnější orientaci v textu následující formátování písma: objekt způsob formátování příklad názvy oken a nabídky, názvy záložek a text v oknech klávesová zkratka název tlačítka tučné písmo tučně s + mezi zkratkami kláves text v závorkách za obrázkem tlačítka Zobrazení Ganttův diagram, Soubor Vzhled stránky..., Stránka, Okraje, Měřítko:, OK CTRL+P (Zavřít) Diskuze Na konci první kapitoly je zařazena diskuze Spolupracujeme na řešení problémů, pomocí kterých můžete spolupracovat se svými spolužáky. Pokud se Vám nebude dařit vyřešit nějaký problém, založte nové téma diskuze. Nazvěte ho výstižně. Když bude někdo znát řešení, jistě Vám poradí. Sledujte diskuze, možná tím předejdete ve své práci problémům, na které již někdo narazil. Pokud budete znát řešení problému někoho jiného, jistě mu odpovíte. Diskuzi budu sledovat a pokud to bude potřeba, zapojím se do ní a pomohu. Chaty Pokud budete potřebovat přímý kontakt mimo prezenční konzultace, je možné do kurzu zařadit chat, stačí, když mně napíšete e-mail či dáte jinak vědět. Chat potom vytvořím. Teď už nezbývá nic jiného než se s chutí pustit do studia. Často je uvedeno více způsobů, jak činnost provádět. Pro Vaši práci je nutné znát alespoň jeden způsob ten, který Vám nejvíce vyhovuje. 1.4 Literatura Kromě textu v tomto kurzu můžete při studiu používat i literaturu. Vědět o dalších studijních materiálech. 6
Tištěné publikace Na knižním trhu jsou publikace zabývající se jak řízením projektů teoreticky, tak přímo programem Microsoft Project. Pokud Vás tento kurz zaujme a budete se chtít dozvědět více o řízení projektu a MS Projectu, doporučuji vaší pozornosti následující knihy. Řízení projektů v Microsoft Office Project Učebnice pro vysoké školy Tomáš Kubálek, Markéta Kubálková Datum vydání: říjen 2007 Nakladatel: Computer Press ISBN: 978-80-251-1770-5 Učebnice Řízení projektů v Microsoft Office Project přibližuje studentům vysokých škol i zájemcům z praxe nejpotřebnější funkce programu Microsoft Office Project na fiktivním projektu ve všech stadiích jeho života. Učebnice vznikla na základě zkušeností autorů z výuky aplikace programu Microsoft Office Project a s řízením reálných projektů. Řízení projektů Nejlepší praktiky s ukázkami v Microsoft Office Drahoslav Dvořák Datum vydání: červen 2008 Nakladatel: Computer Press ISBN: 978-80-251-1885-6 Jste vedoucí projektů, projektoví manažeři nebo jste zodpovědní za realizaci a organizaci pracovních a týmových aktivit ve vaší firmě? Pak jistě oceníte praktickou knihu odborníka ze společnosti Microsoft, zkušeného v teorii i praxi projektového řízení. Microsoft Office Project Kompletní průvodce pro verze 2007 a 2003 Jan Kališ, Michal ŘíhaDatum vydání: duben 2008 Nakladatel: Computer Press ISBN: 978-80-251-1931-0 Chcete umět efektivně řídit libovolný projekt a ovládnout naplno všechny možnosti Microsoft Projectu? Průvodce z pera špičkových tuzemských odborníků a autorů vás naučí tuto aplikaci využívat skutečně až do posledního detailu. Kompletní průvodce aplikacemi Microsoft Project 2002, 2003 a 2007 vám pomůže zjednodušit a zautomatizovat běžné procesy, sledovat a analyzovat vaše projektové portfolio a zefektivnit využití zdrojů. Autoři za vás navíc vyřeší spoustu obvyklých problémů a konfliktů, na něž při řízení projektů všichni dennodenně narážíme. Microsoft Office Project Hotová řešení Karel HyndrákDatum vydání: září 2007 Nakladatel: Computer Press ISBN: 978-80-251-1681-4 Microsoft Project je relativně průhledný systém, vycházející z obyčejného selského rozumu. Jeho uživatelům tak obvykle nedělá problémy pochopit jeho ovládání, ale spíše co, kdy a proč při plánování, sledování či řízení projektů dělat. Proto vám přicházíme vstříc s knihou silně zaměřenou na praktickou aplikaci Projectu. Program je potřeba chápat jako prostředek, nikoli jako cíl práce právě tak se k věci staví autor, zkušený manažer i školitel. Cílem jeho knihy je umožnit vám ihned, bez velkého učení, zvládnout s pomocí počítače jednoduché projekty a získat průpravu pro řízení dalších, složitějších. 7
Texty o knihách i jejich obrázky byly získány z http://knihy.cpress.cz">knihy.cpress.cz 18. 9. 2009 1.5 Kontakt Každý se při studiu může dostat do úzkých. Držím palce, aby se Vám to nestalo, ale kdyby přece jen, můžete mne kontaktovat. Vědět, jak se spojit s vyučující. Kdo Vás bude tímto kurzem provádět? Jmenuji se Jarmila Helmanová a mám titul Mgr. :-) Co bych Vám na sebe ještě mohla prozradit? Vystudovala jsem Matematicko-fyzikální fakultu Univerzity Karlovy, obor učitelství matematiky a deskriptivní geometrie. Už je to ale dost dávno. :-) V roce 2008 jsem učila již 30. rok. Zdá se Vám to hrozné? Vězte, že pro Vás je to výhodné. Když jsem začínala učit, byla jsem hrozně přísná. Čas mne naučil větší toleranci a chci Vás ne trápit, ale pomoci Vám zvládnout tento kurz. Neznamená to ale, že nebudete muset pracovat, právě naopak. Výukou práce s počítači jsem se nezabývala celých 30 let, ale jenom 25. Viděla jsem studenty hodně nadané, i ty méně. A vím, že pokud student chce, rozhodně tento kurz musí zvládnout. Je to jen otázka toho, kolik úsilí vynaloží. Kde mne najdete? Pracuji jako tajemnice a odborná asistentka Katedry matematiky a informačních technologií na SVŠES a naleznete mne tedy určitě tam, tzn. v pracovně číslo 26 v druhém patře. Samozřejmě se budeme vídat na prezenčních konzultacích. Kdy mne najdete? Ve škole jsem denně, pokud ale budete chtít osobní schůzku mimo konzultace, domluvte si prosím se mnou nejdřív její čas. Jak mne můžete kontaktovat mimo konzultace? V kurzu je zařazena diskuze určená ke spolupráci studentů pro řešení problémů. Tuto diskuzi budu sledovat a v případě potřeby se do ní také zapojím a pomohu Vám. Pokud potřebujete kontaktovat přímo mne, využijte zaslání zprávy účastníku našeho kurzu pomocí volby Účastníci v sekci Osoby v levé části úvodního okna kurzu. Pokud spěcháte a potřebujete se mnou mluvit, telefonujte přes ústřednu školy 284 841 027. A teď víte vše, co je nutné před začátkem studia. S chutí do toho. 1.6 Klasifikace Již od začátku je dobré vědět, co musíte udělat pro to, abyste předmět Počítačová podpora řízení projektu úspěšně absolvovali. Vědět, jaké jsou podmínky klasifikace. Podmínky klasifikace Předmět je zakončen zkouškou. 8
Ke zkoušce přinesete svůj projekt (viz níže), který budete obhajovat. Během zkoušky máte prokázat schopnost pracovat s programem MS Project, včetně sledování průběhu projektu a přeplánování úloh. Požadavky na Váš projekt Vytvořte samostatně projekt s nejméně 15 úkoly, mezi nimiž budou i souhrnné úkoly. Mezi úkoly budou nastaveny vazby. Omezení úkolu bude nastaveno pouze v případě naprosté nutnosti. V projektu budou materiálové i pracovní zdroje. Budete mít naplánovány i náklady. Budou použity nejméně dva kalendáře. Projekt ke zkoušce musí obsahovat směrný plán a musí být zahájena jeho realizace, tzn. u některých úkolů bude nastaven skutečný průběh jeho zpracování. Realizace některých úkolů ještě nebude zahájena. Na závěr práce zpracujte výstupní sestavy. Téma projektu musí vycházet z reálné situace, řešení konkrétního úkolu. Není možné odevzdat obecný projekt, v němž budou úkoly s názvy úkol 1, úkol 2 apod. Pokud jste si přečetli toto zadání na začátku kurzu, asi nebudete všem podmínkám rozumět. Tak, jak budete procházet kurzem, budou se Vám odkrývat tajemství jednotlivých bodů zadání. Úkoly Na konci každé kapitoly je zadán úkol. V případě, že se budete zúčastňovat prezenčních konzultací, budeme Váš postup v kurzu probírat přímo na nich a nemusíte úkoly posílat. Úkoly můžete samozřejmě poslat, pokud si nebudete jisti, zda se Vám daří úkoly úspěšně plnit a potřebujete radu. Pokud se nebudete moci zúčastnit prezenčních konzultací, pošlete alespoň třikrát za semestr svůj projekt zpracovávaný v rámci úkolů ke kontrole, abychom předešli zbytečným stresům na konci semestru. 1.7 Nepřehlédněte!! Abyste mohli využít všechny možnosti kurzu, je třeba mít správně nastaven software a prostředí e- learningu. Zajistit, abyste mohli kurz plně využívat. E-mail V profilu na e-portálu máte uvedenu e-mailovou adresu. Musí být funkční a musíte ji čistit, aby do ní bylo možné doručovat zprávy. Zkontrolovat, zda máte v systému správnou adresu, či ji změnit, můžete v profilu na LMS Moodle. Klepněte na volbu Účastníci na úvodní stránkce kurzu. V zobrazeném seznamu klepněte na své jméno a příjmení. Klepněte na záložku Upravit profil. Zkontrolujte případně upravte E-mailovou adresu, Jméno, Příjmení. Heslo v žádném případě neupravujte ani nepište, zablokovali byste si přístup na e-portál. 9
Obrázek 1.7-1 Účastníci Obrázek 1.7-2 Profil účasníka Diskuze U jednotlivých diskuzí si můžete nastavit, aby Vám příspěvky byly posílány na e-mail. Nic Vám pak neunikne. Obrázek 1.7-3 Posílat příspěvky e-mailem Automaticky otevíraná okna Ke vzájemné komunikaci budeme používat zprávy posílané systémem LMS Moodle. Aby systém fungoval, je nutné, abyste ve svém prohlížeči povolili automatické otevírání oken z našeho e- learningového portálu (http://elearning.svses.cz). V tomto článku si ukážeme nastavení pro dva nejpoužívanější typy prohlížečů - Internet Explorer 8 a Mozilla Firefox 3.5.5. U jiných prohlížečů (např. Google Chrome, Opera či Safari) bude nastavení jiné a je třeba se v případě potřeby podívat do nápovědy k těmto programům. Nastavení automaticky otevíraných oken v prohlížeči Internet Explorer Nejprve si postup vysvětleme pro prohlížeč Internet Explorere ve verzi 8. Otevřeme Internet Explorer. Postupně klepneme na volbu menu "Nástroje" a "Možnosti internetu" Obrázek 1.7-4 okna2 10
V zobrazeném dialogu klepneme na kartu "Osobní údaje". Uprostřed karty "Osobní údaje" v bloku Blokování automaticky otevíraných oken klepneme na tlačítko. V zobrazeném dialogu napíšeme do textového pole "Adresa webu, který má být povolen" napište http://elearning.svses.cz a potvrdíme klepnutím na tlačítko. Dialog ukončíme klepnutím na tlačítko. Dialog Možnosti Internetu zavřeme klepnutím na tlačítko. Obrázek 1.7-5 okna3 Obrázek 1.7-6 okno4 Nastavení automaticky otevíraných oken s prohlížeči Mozilla Firefox Protože druhý nejpoužívanější prohlížeč je Mozilla Firefox, popišme si nastavení u něj, zde ve verzi 3.5.5. Otevřeme prohlížeč Mozilla Firefox. Klepneme postupně na volbu "Nástroje" a "Možnosti..." Obrázek 1.7-7 okno6 11
V dialogu klepneme na položku "Obsah". Obrázek 1.7-8 okno7 V zobrazeném dialogu zkontrolujte, že je zatržena položka "Blokovat automaticky otevíraná okna" a klepneme na tlačítko. V dialogu "Důvěryhodné servery napíšeme do pole "Adresa webového serveru" text http://elearning.svses.cz a klepneme na tlačítko. Námi vepsaný server se objeví v dolní části dialogu mezi ostatními povolenými servery. Klepnutím na tlačítko nastavení je dokončeno. volbu potvrdíme a 1.8 Seznam videoukázek Videoukázky jsou zařazeny v jednotlivých článcích u cvičení. Zde uvádím jejich přehled. Mít rychlý přehled o videoukázkách v tomto kurzu. Obrázek 1.7-9 okno8 http://www.lidovky.cz/foto.asp?r=ln_zahranici&foto1=mtr2c4ed8_kl 12
Máte před sebou seznam všech videoukázek, které naleznete v tomto kurzu. Teď na začátku kurzu Vám asi moc neřekne. Je zde uveden pro dobu pozdější. Až již budete mít kurz alespoň z části prostudovaný a budete hledat konkrétní rychlou informaci, může Vám tento seznam pomoci rychle vytipovat článek, ve kterém animaci najdete. Názvy animací jsou seřazeny podle abecedy. Pro vyhledávání v seznamu můžete také použít možnosti prohlížeče, např. v MS Exploreru použijte klávesovou zkratku Ctrl+F. Název animace (Název článku, v němž je animace umístěna) 1.Aktualizace projektu (Skutečná a zbývající práce podrobněji) 2.Aktualizace úkolu (Procento dokončení úkolu) 3.Časová rezerva (Vkládání časových rezerv) 4.Diagram zdrojů (Diagram zdrojů, dostupnost zdroje) 5.Dostupnost zdroje (Diagram zdrojů, dostupnost zdroje) 6.Informace o projektu (Informace o projektu) 7.Informace o zdroji (Informace o zdroji) 8.Nastavení časové osy 1 (Nastavení měřítka časové osy) 9.Nastavení časové osy 2 (Nastavení měřítka časové osy) 10.Nastavení času a měny (Nastavení času a měny) 11.Nastavení pro plánování času (Nastavení času a měny) 12.Nový kalendář (Kalendář projektu) 13.Odstranění vazby (Změna a rušení vazeb) 14.Omezení úkolu (Termín ukončení a omezení) 15.Opakovaný úkol (Opakovaný úkol) 16.Osnova projektu (Osnova) 17.Panel zobrazení (Zobrazení projektu) 18.Podokno úloh (Prostředí aplikace) 19.Projekt jako obrázek (Projekt jako obrázek) 20.Projekt jako webová stránka (Projekt jako webová stránka) 21.Projekt ze šablony (Založení nového projektu) 22.Přerušení projektu (Přeplánování nedokončené práce) 23.Přiřazení zdroje pomocí Formuláře úkolů (První přiřazení pracovního zdroje) 24.Přiřazení zdroje pomocí okna Informace o úkolu (První přiřazení pracovního zdroje) 25.Přiřazení zdroje pomocí okna Přiřadit zdroje (První přiřazení pracovního zdroje) 26.Přiřazení zdrojů Příklad 1 (Změna přiřazení a přidání dalších zdrojů) 27.Přiřazení zdrojů Příklad 2 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky) 28.Přiřazení zdrojů Příklad 3 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky) 29.Přiřazení zdrojů Příklad 4 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky) 30.Přiřazení zdrojů Příklad 5-1. část (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky) 31.Přiřazení zdrojů Příklad 5-2. část (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky) 32.Přiřazení zdrojů Příklad 6 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná doba trvání) 33.Přiřazení zdrojů Příklad 7 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná doba trvání) 34.Přiřazení zdrojů Příklad 8 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná doba trvání) 35.Přiřazení zdrojů Příklad 9 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná práce) 36.Rozdělený úkol (Rozdělení úkolu) 37.Řazení seznamu zdrojů (Práce se seznamem zdrojů) 38.Seskupování a filtrování zdrojů (Práce se seznamem zdrojů) 39.Souhrnné informace o projektu (Vlastnosti souboru) 40.Směrný plán (Směrný plán) 41.Údaje o skutečném průběhu v zobrazení Používání úkolů (Skutečné termíny, trvání a práce) 13
42.Uložení projektu (Uložení projektu) 43.Úprava kalendáře (Kalendář projektu) 44.Vlastnosti projektu (Informace o projektu) 45.Vložení úkolů (Vložení úkolu, milník) 46.Vyrovnání zdrojů (Vyrovnání přetížených zdrojů) 47.Vyrovnání zdrojů "ručně" ( Ruční řešení přetížení zdroje) 48.Vytvoření vazby 1 (Vyrovnání přetížených zdrojů) 49.Vytvoření vazby 2 ( Ruční řešení přetížení zdroje) 50.Vytvoření vazby 1 (Vytvoření vazeb) 51.Vytvoření vazby 2 (Vytvoření vazeb) 52.Vytvoření vazby 3 (Vytvoření vazeb) 53.Vytvoření vazby 4 (Vytvoření vazeb) 54.Zadání materiálových zdrojů (Zadávání zdrojů) 55.Zadání pracovních zdrojů (Zadávání zdrojů) 56.Zadávání skutečných údajů o průběhu projektu (Skutečná a zbývající práce podrobněji) 57.20 Založení projektu ze šablony (Založení nového projektu) 58.20 Založení prázdného projektu (Založení nového projektu) 59.Změna typu vazby (Změna a rušení vazeb) 14
2 Něco teorie Dříve než se pustíme do práce s programem MS Project, je třeba zopakovat si pár pojmů z řízení projektu. Jistě je již znáte z ekonomických disciplín. Znát, co to je projekt a jaké jsou jeho základní znaky. 2.1 Co je to projekt? Dříve než se budeme zabývat samotným produktem MS Project, ujasněme si základní pojmy. Projektový management je velice složité a rozsáhlé téma. Cílem této pomůcky není jeho výklad, přesto je nutné vyjasnit si některé teoretické otázky, abychom mohli lépe pochopit funkci MS Projectu. Osvěžit si znalosti o projektovém řízení, které jste získali v teoretické výuce Klíčová slova: projekt; Projekty vznikají, když je třeba řešit jedinečné úkoly. Milton D. Rosenau uvádí, že existují čtyři typické znaky projektů. Čtyři typické znaky projektů 1 Cíl projektu je trojrozměrný. 2 Projekt je jedinečný. 3 Při realizaci projektu se používají zdroje. 4 Projekt je závislý na organizaci. Cíl projektu je trojrozměrný Projekty mají trojrozměrný cíl, což znamená, že mají být zároveň splněny požadavky na věcné provedení, časový plán a rozpočtové náklady. Projektové cíle musí být konkrétní, měřitelné a dosažitelné. Projekt je jedinečný Každý projekt je jedinečný, protože se provádí pouze jednou, je dočasný a (téměř pokaždé) na něm pracuje jiná skupina lidí. I když se činnost může opakovat, např. organizace seminářů, budou zde vždy určité odlišnosti (místo či program se liší). Realizace projektu začíná, když první člověk začne pracovat, a končí, když je hotova práce posledního člověka. Někde mezi tím, se skrývá práce několika nebo mnoha lidí. Při realizaci projektu se používají zdroje Projekty se realizují pomocí zdrojů lidských a materiálních. Řídit projekty znamená řídit lidi. Vedoucí projektu musí řídit lidi tak, aby byly maximálně využity materiální zdroje, nad nimiž nemusí mít úplnou kontrolu (např. potřebný stroj je k dispozici na jiném pracovišti). Vedoucí musí řešit různé potíže i emocionální problémy, plynoucí z toho, že pracuje s lidmi, kteří se často chovají neracionálně. Zároveň se musí snažit plnit požadavky zadavatele projektu. Vedení lidí je často nejobtížnější stránkou řízení projektu. 15
Projekt je závislý na organizaci Úspěšná realizace projektu je závislá na tom, jaké jsou cíle organizace, v níž projekt vzniká. Každá organizace se skládá z mnoha jednotlivců různých zájmů, povahových vlastností a reakcí. Kromě toho v rámci organizace bývá řešeno více projektů najednou, nárokovat zdroje si může více z nich. Součástí řízení projektů je zvládání mezilidských vztahů, které jsou neodmyslitelnou součástí každé organizace. Poznámka V širším slova smyslu můžeme chápat jako projekt nejen činnost, která úzce souvisí s nějakou organizací, ale každou činnost, která je jedinečná. Jako projekt lze brát i osobní aktivity, jejichž cílem není tvorba zisku, ale dosažení nějakého výsledku, např. příprava na zkoušky, plán dovolené. Jako projekt lze chápat i život sám. Musíme do něj hodně investovat a očekáváme dosažení cílů, které si přejeme. Již víme, co je projekt, a musíme najít nějakou činnost, pro niž projekt připravíme. Když jsem připravovala tento kurz a přemýšlela o jeho náplni, hledala jsem něco, o čem každý z nás alespoň něco ví. Protože studenti kurzu mají vždy různé profese a různé životní zkušenosti, byl trochu problém najít projekt ke zpracování. Podařilo se. Všichni jsme viděli stavět dům či rekonstruovat byt či jeho část. Nepřehlédněte V celém kurzu si budeme hrát na to, že máme úspěšnou malou firmu, která sídlí v podkroví budovy. Daří se nám, prostory již nevyhovují. Nad námi je rozlehlá půda, přímo se nabízí ji zrekonstruovat a rozšířit tak sídlo naší firmy. Krok po kroku vytvoříme projekt na rekonstrukci sídla firmy a ukážeme si i to, jak využit MS Project pro sledování prací na rekonstrukci po jejich zahájení. Poznámka informace Pokud je někdo z Vás stavař, jistě najde v našem projektu nějaké nedostatky, prosím o shovívavost :-). Naším cílem není vytvořit dokonalý projekt, ale ukázat si možnosti MS Projectu. 2.2 Proces tvorby a řízení projektu Co to projekt, je již víme. Jak nejlépe postupovat při jeho zpracování a realizaci? Znát základní etapy tvorby a řízení projektu. Klíčová slova: projektový trojúhelník; Řízení projektu Řízení projektů je proces plánování, organizace a řízení úkolů a zdrojů sloužící k dosažení určeného cíle, obvykle s omezeními času, zdrojů nebo nákladů. Plán projektu může být jednoduchý, například seznam úkolů s jejich daty zahájení a dokončení napsaný v poznámkovém bloku. Může být také složitý, představovaný tisíci nezávislých úkolů a zdrojů a rozpočtem projektu v milionech korun. Jednoduché i složité projekty však procházejí následujícími fázemi : podle http://drwaqipedia.wordpress.com/2009/09/08/project-manage 16
1 Definování definování projektových cílů 2 Plánování vytvoření plánu, jak splnit projektové cíle (specifikace provedení, časový plán a finanční rozpočet) 3 Vedení řízení lidských zdrojů, které povede k tomu, aby vykonávali práci efektivně a včas 4 Sledování kontrola stavu a postupu prací, korekce plánu 5 Ukončení ověření, že hotový úkol odpovídá zadání, dokumentace Určitě byste rádi předvídali budoucnost svého plánu. Do určité míry předvídat lze, pokud porozumíme třem činitelům, které každý projekt tvoří (viz trojjediný cíl projektu). Čas Čas na dokončení projektu uvažovaný v plánu projektu. Finanční prostředky Rozpočet projektu založený na nákladech na zdroje (pracovníky, vybavení a materiál) potřebné k práci na úkolech. Rozsah Tyto tři faktory, tedy čas, finanční prostředky a rozsah, tvoří projektový trojúhelník, jehož obsah představuje celý projekt. Úpravou jednoho z těchto faktorů ovlivníte nutně dva zbývající (při zachování obsahu trojúhelníku). Ačkoli všechny tři prvky jsou důležité, obvykle je jeden z nich prioritní. Vztah mezi těmito faktory se v každém projektu liší a určuje typy problémů, se kterými se střetnete, a možná řešení, která lze implementovat. Obrázek 2.2-2 Projektový trojúhelník podle http://drwaqipedia.wordpress.com/2009/09/08/project-manage 17
2.3 Využití počítačových programů Počítačové programy jsou velkým pomocníkem, ale práci za nás jako tvůrce a organizátora neudělají. Vědět jaké výhody přináší využití programu MS Project. Znát rizika jeho použití. Klíčová slova: MS Project; Jak může pomoci aplikace Microsoft Project? Vedoucí projektu musí sledovat velké množství podrobných informací a přitom nesmí ani na chvíli zapomenou na hlavní cíl projektu. Jak v tom může pomoci aplikace MS Project? Aplikace MS Project nejdříve uloží podrobné informace týkající se projektu do databáze. Potom pomocí těchto informací vypočítá a udržuje časový harmonogram a náklady projektu, na jejichž základě vytvoří plán projektu. Čím více informací poskytnete, tím bude tento plán přesnější. Aplikace MS Project uchovává zadané a vypočítané informace v polích, která obsahují určitý typ informací, například názvy úkolů nebo doby trvání. V aplikaci MS Project je každé pole obvykle zobrazeno sloupcem. Stejně jako tabulkový procesor zobrazí i aplikace Microsoft Project výsledky výpočtů okamžitě. Po zadání všech informací o úkolu můžete zjistit plánovaná data zahájení a dokončení úkolů, požadavky na zdroje a konečné datum projektu. Z předchozího textu je patrné, že počítač nemůže nahradit vedoucího projektu. MS Project za Vás nebude řídit projekt, ale pomůže Vám. Počítačové programy umožňují vkládat údaje tak, že struktura činností, časový plán i rozpočet si budou navzájem odpovídat. Při používání MS Projectu si vedoucí projektu může zobrazit údaje v různých zobrazeních. V době realizace projektu může zadávat aktuální informace o průběhu prací a snadno dělat v případě potřeby korekce v plánu. To s sebou přináší nebezpečí, že různí lidé, kteří na projektu pracují, budou mít různé verze plánu. Všichni zúčastnění musí mít stejné informace Je nutné, aby při používání počítačových programů na podporu řízení projektů bylo zajištěno, aby všichni zúčastnění měli vždy aktuální plán. Pro uložení plánu je možné používat lokální počítačovou síť, pro posílání aktuální verze či úkolů je vhodné používat elektronickou poštu. K dispozici může být i MS Project Server, na němž mohou všichni soubory s informacemi sdílet. My však pracujeme s verzí Standard a její součástí server není. 2.4 Shrnutí kapitoly Na závěr kapitoly nabízím krátký přehled toho, co bylo v předchozích článcích. Utřídit si získané vědomosti a mít celkový přehled o tématu. 18
Projekty jsou jedinečné dočasné úkoly s přesně stanoveným cílem. Projekt je charakterizován trojrozměrným cílem, jedinečností, zapojením zdrojů a součinností s organizací, v níž je realizován. Cíl projektu je definován specifikací provedení, časovým plánem a finančním rozpočtem. Řízení projektu se skládá z následujících činností 1 definování, 2 plánování, 3 vedení, 4 sledování, 5 ukončení. Při řízení projektu je bezpodmínečně nutné zajistit, aby všichni zúčastnění měli stejnou verzi plánu. Při použití programů na podporu řízení projektů nebezpečí neaktuálnosti plánu stoupá. Je proto třeba věnovat tomuto problému zvýšenou pozornost. 2.5 Kontrolní otázky Na závěr si vyzkoušejte, zda si látku pamatujete a rozumíte jí. Vyzkoušet a upevnit si právě získané vědomosti. 1. Kdy se v praxi používají projekty? 2. Jaké jsou typické znaky projektu? 3. Jaké jsou fáze řízení projektu? 4. Jaké výhody a nevýhody poskytuje při řízení projektu využití počítačového programu? Odpověď 1. Projekty vznikají, když je třeba řešit jedinečné úkoly. 2. Cíl projektu je trojrozměrný. Projekt je jedinečný. Při realizaci projektu se používají zdroje. 19