Registrační číslo projektu: PŘÍLOHA Č. 1 VNITŘNÍHO PŘEDPISU Č. 0003/2015 MANUÁL PROJEKTOVÉHO MANAŽERA MĚSTSKÉHO ÚŘADU - POSTUP ŘÍZENÍ PROJEKTOVÉHO PORTFOLIA ÚŘADU - Městský úřad Moravská Třebová 1
Registrační číslo projektu: OBSAH A. ÚVOD 3 A.1.1. Účel manuálu 3 A.1.2. Definice pojmů 3 A.1.3. Závaznost manuálu 3 B. ORGANIZACE PROJEKTOVÝCH PRACÍ 4 B.1. Role v procesech řízení projektu 4 B.2. Komunikace 5 B.2.1. Informační kanály 5 B.2.2. Plán eskalace 5 B.2.3. Projektové SW nástroje 6 C. PROCES ŘÍZENÍ PROJEKTOVÉHO PORTFOLIA 7 2
A. Úvod Příjemce dotace: Město Moravská Třebová Registrační číslo projektu: A.1.1. Účel manuálu Manuál projektového manažera městského úřadu (dále jen manuál ) uvádí popisy jednotlivých kroků v procesech řízení projektového portfolia na MěÚ Moravská Třebová od přípravy a nastavení projektu, k realizaci postupu projektu až po jeho uzavření. Manuál je přílohou č.1 Směrnice pro řízení projektů města Moravská Třebová a je zpracován v rámci projektu Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MěÚ Moravská Třebová registrovaném pod číslem. Manuál: - neřeší postupy a metody výběru projektů k realizaci. - neřeší optimalizaci práce s aplikací Lotus Notes a její případný rozvoj A.1.2. Definice pojmů Definice pojmů je uvedena v příloze 5 směrnice Slovník pojmů a procesní role projektového řízení A.1.3. Závaznost manuálu Manuál je doporučený pro všechny odbory MěÚ. Postupy v něm uvedenými se budou řídit určené projekty MěÚ na základě rozhodnutí Porady vedení města (dále PVM). Dohodou v PVM je možné stanovit, že bude v rámci konkrétního projektu použita pouze část zde uvedených postupů, a to na návrh Projektového manažera. Toto rozhodnutí však musí padnout vždy před zahájením projektu. 3
Registrační číslo projektu: B. Organizace projektových prací B.1. Role v procesech řízení projektu Obrázek níže vymezuje role v procesech řízení projektu a jejich vzájemné vztahy: Popis rolí je uveden v příloze 5 směrnice Slovník pojmů a procesní role projektového řízení. 4
B.2. Komunikace B.2.1. Informační kanály Registrační číslo projektu: V tabulce jsou definovány informační kanály, kterými proudí informace. Informace je možné předávat: - písemně - ústně - zápisem z jednání - telefonicky - mailem - Veškeré podstatné informace a zápisy z jednání budou zakládány v aplikaci Aktivity Lotus Notes - Maily budou vždy zasílány v kopii Projektovému manažerovi (PM MěÚ) - Informace, které byly předány ústně nebo telefonicky musí být potvrzeny písemně nebo mailem - Frekvence zasílání je dle potřeby Odesílatel / příjemce PVM PMMěÚ VPDodavatele Člen projektového týmu Garant projektu Projektový dohled PVM ANO ANO _ PMMěÚ ANO ANO ANO ANO ANO VPDodavatele _ ANO ANO ANO ANO Člen projektového týmu _ ANO ANO ANO ANO Garant projektu _ ANO ANO ANO ANO Projektový dohled _ ANO ANO ANO ANO B.2.2. Plán eskalace Slouží k řešení problémů, které se vyskytnou v rámci řízení projektu. Je definováno, jakým postupem a v jakém pořadí budou předávány připomínky a rozpory k řešení Pro MěÚ se stanoví eskalační postup v pořadí: - člen projektového týmu 5
- Projektový manažer - Garant projektu - PVM - Rada města (RM)Zastupitelstvo města (ZM) Registrační číslo projektu: B.2.3. Projektové SW nástroje Následující SW nástroje mohou být použity v průběhu projektových prací. Software Projektový manažer (PM) Člen PT Microsoft Word ANO ANO Microsoft Excel ANO ANO Microsoft PowerPoint ANO ANO Adobe AcrobatReader ANO ANO Microsoft Project ANO Není nutné (je možné nahradit exportem z MS Project do jiného formátu) Lotus Notes ANO ANO 6
Registrační číslo projektu: C. Řízení projektového portfolia Monitorování dotačních příležitostí - 1.a - Přehled dotačních potřeb - Přehled dotačních příležitostí Zpracování projektových námětů - 1.b - Podnět k vypsání projektu - Přehled dotačních příležitostí 7
Registrační číslo projektu: - Přehled dotačních potřeb - Projektový námět Posouzení, zda je podnět vhodné realizovat projektem, možnost doporučení realizace jiným způsobem, např. úkolem. Zpracování námětu projektu. Sledování, zda námět odpovídá dotační příležitosti nebo zda je v souladu s rozpočtem. Schválení projektového námětu - 1.c - Projektový námět - Zadání projektového záměru - Porada vedení města Námět může být schválen, zamítnut nebo může být rozhodnuto o zajištění dotace či jiného zdroje financování (odložit). Je jmenován Projektový manažer přípravy projektu (pro realizaci může být jmenován jiný), u rozsáhlejších projektů může být jmenován přípravný tým projetu. Projekt je převede do fáze "Příprava" Vedení databáze projektů - 1.d - Závěrečná zpráva o projektu - Zásobník projektů Příprava projektového záměru (fiše) - 1.e - Zadání projektového záměru - Projektový záměr (fiše) - Projektový manažer 8
Schválení projektového záměru - 1.f - Projektový záměr (fiše) - Porada vedení města Zpracování žádosti o dotace - 1.g - Žádost o dotaci Schválení žádosti o dotaci vedením - 1.h - Žádost o dotaci - Porada vedení města Registrační číslo projektu: Zpracování Strategického rámce projektu - 1.i - Smlouva o poskytnutí dotace - Strategický rámec projektu (SRP) - Projektový manažer V případě, že se jedná o projekt financovaný z dotace, musí Strategický rámec projektu odpovídat podmínkám dotace. Dotace přidělena? - 1.j - Smlouva o poskytnutí dotace Schválení Strategického rámce projektu (SRP) - 1.k - Strategický rámec projektu (SRP) - Fáze Realizace 9
Registrační číslo projektu: - Porada vedení města - Sponzor projektu* Schválení projektu musí zahrnovat konečné rozhodnutí, jakým způsobem bude projekt řízen. Projekt je přepnut do fáze Realizace Realizace projektu - 1.l - Strategický rámec projektu (SRP) - Dokumenty Vyhodnocení realizace projektu Projekt je převeden z fáze "Příprava" do fáze "Realizace", realizace je řízena stanoveným režimem řízení projektu - viz příslušný typ Manuálu řízení projektu. Monitorovat udržitelnost? - 1.m - Dokumenty Vyhodnocení realizace projektu - Fáze Monitoring - Fáze Hodnocení V případě, že je nutné monitorovat udržitelnost, jsou příslušné monitorované parametry zavedeny do reportingu organizace - fáze "Monitoring". Aktivita zahrnuje i sledování uplynutí monitorovacího období a po jeho ukončení převedení projektu do fáze "Hodnocení". Monitorování a reporting indikátorů udržitelnosti - 1.n - Strategický rámec projektu (SRP) - Reporting udržitelnosti projektu - Projektový manažer 10
Předání a ukončení projektu - 1.o Registrační číslo projektu: - Dokumenty Vyhodnocení realizace projektu - Reporting udržitelnosti projektu - Závěrečná zpráva o projektu - Fáze Ukončení - Projektový manažer - Sponzor projektu* Zpracování stanovených dokumentů ukončení projektu a Závěrečné zprávy o projektu. Závěrečná zpráva projektu se využívá při ukončení projektu pro jeho vyhodnocení. Mimo jiné umožňuje předání získaných poznatků pro budoucí projekty, poskytuje informace o nedokončené práci a přetrvávajících rizicích. Projekt přepnut do fáze Ukončeno 11