Univerzita Palackého v Olomouci Psychologie a výběr pracovníků II PhDr. Matúš Šucha, Ph. D., Katedra psychologie FF UP
Volba metod získávání pracovníků
Při volbě vhodné metody získávání pracovníků hledáme odpovědi na následující otázky: Jaká je aktuální situace na vnitřní a vnějším trhu práce? Využijeme při získávání pracovníků vnitřní nebo vnější zdroje pracovní síly? Jaké požadavky klade obsazované pracovní místo na pracovníka? Kolik času a finančních prostředků máme k dispozici?
Metody získávání pracovníků z vnitřních zdrojů Řízení následnictví identifikace a řízený rozvoj pracovníků s vysokým pracovním potenciálem, tzv. řízení talentů, které vychází z plánování následnictví, tj. výběru talentů pro klíčová pracovní místa v organizaci. Interní výběrové řízení obdoba výběrového řízení při získávání a výběru pracovníků z vnějších zdrojů (viz. dále). Rozmísťování pracovníků v rámci tzv. vnitřní mobility pracovníků Povyšování pracovníků Převádění pracovníků na jinou práci
Metody získávání pracovníků z vnějších zdrojů Uchazeči se nabízejí sami Doporučení stávajícího/dřívějšího pracovníka Přímé oslovení vyhlédnutého jedince Vývěsky Inzerce v tisku, rozhlase a televizi Spolupráce se školami (veletrhy pracovních příležitostí) Spolupráce s úřady práce Využívání služeb personálních agentur Využívání služeb sítě Internet
Uchazeči se nabízejí sami Práce pro studenty a absolventy, manuální a administrativní práce + Nízké náklady (zejména inzerci) - Mnoho nevhodných uchazečů, zvýšená administrativní zátěž Doporučení stávajícího/dřívějšího pracovníka Manuální a administrativní práce, technické a manažerské funkce + Nízké náklady (zejména inzerci), předpokládaná pracovní způsobilost - Omezená možnost výběru, nebezpečí vytváření zájmových skupin Přímé oslovení vyhlédnutého jedince Technické a manažerské funkce + Předpokládaná pracovní způsobilost - Možnost zhoršení vztahů s konkurencí, nadstandardní požadavky ze strany vyhlédnutého jedince (zejména pokud jde o výši peněžní formy odměny)
Vývěsky Manuální a administrativní práce, nižší technické funkce + Nízké náklady, dostatečný prostor pro uvedení podstatných údajů o obsazovaném pracovním místě - Omezený počet oslovených uchazečů Inzerce v tisku, rozhlase a televizi Manuální a administrativní práce, nižší technické a manažerské funkce + Rychlé oslovení velkého počtu uchazečů - Vysoké náklady, omezený prostor pro uvedení podstatných údajů o obsazovaném pracovním místě Spolupráce se školami (veletrhy pracovních příležitostí) Práce pro studenty a absolventy + Předvýběr kvalitních pracovníků již během studia, možnost formovat pracovníky podle vlastních představ - Problémy se zaměstnáváním studentů, sezónnost nástupu absolventů
Spolupráce s úřady práce Manuální a administrativní práce, nižší technické funkce + Nízké náklady, předvýběru uchazečů ze strany úřadu práce, státní příspěvky - Omezený výběr, často nízká kvalifikace registrovaných uchazečů Využívání služeb personální agentur Manuální a administrativní práce, technické a manažerské funkce + Personální agentura zpravidla zná aktuální situaci na trhu práce, má rozsáhlou databázi uchazečů, zajišťuje předvýběr uchazečů - Relativně vysoké náklady Využívání služeb počítačové sítě Internet (WWW, e-mail) Práce pro studenty a absolventy, administrativní práce, nižší technické a manažerské funkce + Nízké náklady, operativnost, rychlé oslovení velkého počtu uchazečů - Omezená použitelnost, podmíněnost technickým vybavením a počítačovou gramotností uchazečů
Motivační dopis
Motivační dopis Důležitost tohoto dokumentu spočívá v tom, že v něm můžeme personalistu na něco přednostně upozornit a zaujmout, než dojde ke strukturovanému životopisu. vlastními slovy popisujete Vaše zkušenosti a důvody, proč chcete nastoupit právě na danou pozici Vaše šance prezentovat se na dálku tak, jak se prezentovat chcete upřesňuje informace, které jsou zmíněny v životopisu nepřekračujte rozsah jedné stránky A4 úprava odpovídá standardní úpravě oficiálního dopisu měl by být formální, věcný a konkrétní doporučujeme psát dopis zvlášť pro každou konkrétní společnost, agenturu či osobu musí odpovídat na otázky typu kdo jste, v čem jste jiný, odlišný či naopak standardní, v čem budete přínosem pro danou společnost, čím se chcete ve svém dalším pracovním životě zabývat
Motivační dopis Motivační dopis bývá obvykle členěn do třech odstavců: První odstavec vysvětlíte proč jste se osobu/společnost rozhodli oslovit, zda reagujete na inzerát, předešlou schůzku nebo na doporučení jiné osoby. Pokud odpovídáte na konkrétní inzerovanou pozici, doporučujeme Vám uvést též název periodika, ve kterém byl inzerát otištěn (možná je inzerce v několika periodikách souběžně) a o jakou pracovní pozici se zajímáte. Pokud byla v inzerátu uvedena značka, příp. číselný kód, nezapomeňte jej uvést. Ve druhém odstavci můžete popsat, čím byste mohli být zaměstnavateli na základě svého dosaženého vzdělání a profesních zkušeností užiteční. Proč zrovna Vy jste tím nevhodnějším kandidátem pro obsazovanou pracovní pozici. Třetí odstavec by měl obsahovat žádost o případnou schůzku nebo spolupráci. Dopis bývá obvykle ukončen zdvořilou formou a poděkováním. K Vašemu podpisu doporučujeme připojit Vaše jméno, adresu a kontakt (pokud jste tak již neučinili v úvodu).
Validita výběrových metod Životopis 20 % Pohovor strukturovaný/kvalitní 42 % Reference 32 % Psychologické testy 28 46 % Skupinové hry 30 55 % Kombinace všeho 63 %
Výběrový pohovor
Typy výběrových pohovorů (1) Strukturovaný pohovor Předem si připravíme a naplánujeme otázky a modelové odpovědi, pořadí otázek a čas na otázky, resp. celý pohovor. Všechny předem připravené otázky postupně položíme všem pozvaným uchazečům. Odpovědi uchazečů hodnotíme na základě modelových odpovědí. Celému pohovoru věnujeme zpravidla 30-90 minut. Nestrukturovaný pohovor Vedeme bez přípravy a plánování, jen na základě rámcového vymezení hlavních cílů pohovoru. Otázky, pořadí otázek a čas pohovoru volíme podle aktuálního vývoje pohovoru a reakcí uchazeče. Polostrukturovaný pohovor Má část strukturovanou, kdy uchazeči pokládáme předem připravené otázky a část nestrukturovanou, kdy s uchazečem vedeme volný rozhovor. V první části ověřuje odbornou způsobilost uchazeče. Ve druhé části odhalujeme skutečnou osobnost a motivaci uchazeče.
Typy výběrových pohovorů (2) Pohovor jednoho s jedním (1+1) Jeden tazatel a jeden uchazeč. Tazatelem je personalista, nebo vedoucí pracovník (manažer), který je bezprostředně nadřízený obsazovanému pracovnímu místu. Veden s uchazeči o manuální a administrativní práce, ale také s uchazeči o technické a řídící práce, avšak jako první kolo několikakolového (zpravidla dvou či tříkolového) výběrového řízení. Tazatel má zpravidla pravomoc rozhodnout o přijetí či odmítnutí uchazeče, resp. o postupu uchazeče do dalšího kola výběrového řízení. Pohovor před komisí Více tazatelů (personalista, vedoucí pracovník, psycholog, odborný garant, budoucí spolupracovník apod.) a jeden uchazeč. Cílem je všestranné a objektivní posouzení uchazeče. O přijetí či odmítnutí uchazeče rozhodují hlasy členů komise. Pohovor určený k ověření odborných znalostí Odborné znalosti uchazeče posuzují zástupci organizace, kteří znají pracovní úkoly a pracovní podmínky obsazovaného pracovního místa.
Příprava na výběrový pohovor: 1. Seznámit se s popisem a specifikací obsazované pracovní funkce. 2. Seznámit se s žádostmi o zaměstnání a životopisy uchazečů. 3. Navrhnout strukturu (fáze) výběrového pohovoru. 4. Navrhnout otázky pro výběrový pohovor. 5. Navrhnout vhodné místo a čas pro výběrový pohovor. 6. Připravit si záznamový list pro hodnocení uchazeče. 7. Zvolit profesionální vzhled a vystupování. 8. Poučit se z nejčastějších chyb vedení výběrového pohovoru.
Struktura výběrového pohovoru
1. Úvod: Navodit atmosféru a informovat uchazeče o průběhu pohovoru. 2. Představení zaměstnavatele: Podat uchazeči alespoň základní informace o organizaci a obsazovaném pracovním místě. 3. Představení uchazeče: Dát uchazeči možnost představit se, zdůraznit přednosti a vyjádřit zájem o zaměstnání v organizaci. 4. Otázky a odpovědi: Ověřit a doplnit informace ze žádosti o zaměstnání a životopisu, posoudit znalosti, dovednosti, osobnost a motivaci uchazeče a získat představu uchazeče o pracovních podmínkách (zejména o peněžní odměně a kariérním postupu). Současně dáme uchazeči možnost zeptat se na skutečnosti související s prací a zaměstnáním v organizaci. 5. Závěr: Dohodnout s uchazečem další postup, poděkovat a rozloučit se. Zejména dohodneme způsob a termín informování uchazeče o výsledku výběrového pohovoru.
Otázky pro výběrový pohovor
a) Otázky zaměřené na dosavadní vzdělání a praxi uchazeče Prověřují znalosti a dovednosti nutné pro výkon nabízené práce, ale také podmínky a předpoklady adaptace a dalšího vzdělávání a rozvoje pracovníka. b) Otázky zaměřené na znalost zaměstnavatele a pracovního místa Prověřují připravenost a zájem uchazeče ucházet se o nabízené zaměstnání. c) Otázky zaměřené na charakteristiky osobnosti uchazeče Prověřují schopnost uchazeče začlenit se do pracovního kolektivu, ztotožnit se s kulturou organizace a dosahovat očekávaného pracovního chování. d) Otázky zaměřené na motivaci uchazeče Prověřují skutečný zájem uchazeče ucházet se o nabízené zaměstnání, ale také rozvojový potenciál uchazeče. e) Otázky zaměřené na představu uchazeče o pracovních podmínkách Zejména prověřují představu uchazeče o peněžní odměně a kariérním postupu.
a) Vzdělávání a praxe Popište vaše dosavadní vzdělání/vaši dosavadní praxi? Proč jste si vybral(a) právě tuto školu/obor? Jaké jsou Vaše jazykové znalosti? Jaké počítačové programy ovládáte? Jakou práci jste vykonával(a) ve Vašem předchozím zaměstnání? Jaké zkušenosti můžete využít z Vaší dosavadní praxe? Jaké jsou Vaše zkušenosti s vedením lidí? Za jakou práci jste byl(a) oceněn(a)/kritizován(a)? Co bylo pro Vás v práci nejsložitější/nejjednodušší? Jak jste řešil(a) vzniklé problémy?
b) Znalost zaměstnavatele a pracovního místa Co víte o naší organizaci? Proč chcete pracovat právě u nás? Co víte o výrobcích/službách, které vyrábíme/nabízíme? Znáte naše obchodní partnery/zákazníky/konkurenty? Jakou činnost byste chtěl(a) u nás vykonávat? Jakou máte představu o práci na obsazovaném pracovním místě? Jaké myslíte, že budou vaše hlavní úkoly/povinnosti?
c) Charakteristiky osobnosti Jaké jsou Vaše silné a slabé stránky? Jaké jsou Vaše dobré a špatné vlastnosti? Jak si představujete ideálního nadřízeného? Jaký druh práce Vás nejvíce uspokojuje? S jakými lidmi se Vám nejlépe spolupracuje? Co si myslíte o týmové práci? Myslíte si, že máte v životě štěstí? Jste spolehlivý(á)?
d) Motivace Proč jste se rozhodl(a) reagovat na náš inzerát? Proč hodláte změnit Vaše dosavadní zaměstnání? Kde se vidíte ze tři roky? A kde za pět let? Jak dlouho chcete pracovat pro naší společnost? Jak rozvíjíte své znalosti a dovednosti? Čeho chcete ve své kariéře dosáhnout? Co je pro vás důležitější peníze, nebo postavení?
e) Představa o pracovních podmínkách Jaká je Vaše představa o mzdě/platu? Jaké je Vaše finanční představa? Máte zájem na kariérním postupu? Je pro vás důležitější funkční, nebo odborná kariéra? Jaké funkce chcete dosáhnout?
Vhodné místo a čas výběrového pohovoru Z hlediska místa je vhodné zvolit reprezentativní prostory organizace s následnou možností prohlédnout si pracovní prostory organizace. Z hlediska času je vhodné uskutečnit výběrový pohovor během pracovní doby v délce 30 90 minut.
Záznamový list pro hodnocení uchazeče
Nejčastější chyby při vedení výběrového pohovoru
Podcenění přípravy na výběrový pohovor: Neznalost popisu a specifikace pracovní funkce. Neznalost životopisů uchazečů. Nepromyšlená struktura a nepřipravené otázky včetně vzorových odpovědí. Vedení pohovoru na základě prvního dojmu (negativního i pozitivního). Přijímání lidí, kteří jsou jako my Efekt nadměrného kontrastu Efekt středové tendence Efekt autoprojekce Subjektivní a nevyvážené vedení pohovoru. Kladení sugestivních a diskriminujících otázek. Tendence více hovořit než naslouchat. Hodnocení uchazeče již během výběrového pohovoru. Nezapisování si poznámek z průběhu výběrového pohovoru.
Schopnost tázání se
Schopnost tázání se Otevřené otázky = POUŽÍVAT HOJNĚ slouží zejména k zahájení tématu a pro získání více informací najednou. Jsou uvozeny tázacími zájmeny: kdo, co, kde, kam, jaký, proč, atd. Např.: Co máte nejraději na vaší práci? Co nemáte rádi? Jak řešíte překážky? Co Vás motivuje k dobrému pracovnímu výkonu?
Schopnost tázání se Uzavřené otázky = POUŽÍVAT MÉNĚ jsou úzce zacílené otázky, na které je možné odpovědět pouze ano nebo ne. Jsou vhodné pro upřesňování získaných informací z otevřených a zjišťovacích otázek. Lze je využít např. pro usměrnění příliš upovídaného uchazeče. Např.: Podařilo se Vám uskutečnit Váš záměr?
Schopnost tázání se Hypotetickými otázkami se ptáme na neuskutečněné chování (Co by, kdyby?). Hodí se pro zjišťování nápadů a tvořivosti uchazeče o zaměstnání. Např.: Jak by jste se zachoval, kdyby? Kontrolní otázky slouží pro kontrolu správného pochopení sdělovaných informací. Např.: Rozumím tomu dobře, že jste zůstal, protože? Rekapitulační otázky - shrnutí získaných informací od kandidáta. Tazatel si nahlas dělá závěry a zjišťuje, zda s tím uchazeč souhlasí.
Otázky neužívat vůbec Vágní otázky jsou příliš široké, takže uchazeč neví, odkud má začít nebo je mu dána příliš velká volnost, aby hovořil o tom, o čem sám chce. Např.: Povězte mi něco o sobě Sugestivní/naváděcí otázky ovlivňují odpověď dotázaného, navádí k určité odpovědi, takže se nedovídáme skutečnou, ale žádoucí odpověď. Např.: Byla jste pečlivá účetní, že? Mnohonásobné otázky se dotazují na více věcí najednou a pro uchazeče je obtížné, aby se zorientoval. Např.: Jak jste řešil stížnosti nespokojených zákazníku a s čím byli Vaši zákazníci nejvíce spokojeni?
Metoda STAR S Situation (situace) Ptejte se na konkrétní situace. T Tasks (úkol) Ptejte se na konkrétní úkol. A Actions (činnost) Ptejte se na konkrétní činnosti kandidáta. R Results (výsledky) Ptejte se na výsledek.
Díky za pozornost! matus.sucha@upol.cz