Informační bulletin nejen pro uživatele informačního systému KARAT 01 / 2009

Informační bulletin nejen pro uživatele informačního systému KARAT 01 / 2009 KARAT NEWS Případová studie TRUCK Trade strana 2 6 Novinky IS KARAT strana 10 14 IS KARAT pronikne do vašeho iphonu! strana 9 Nový držitel Národní ceny kvality používá systém KARAT strana 7 www.karatsoftware.com KARAT Software a.s. tel.: +420 581 737 111, e-mail: info@karatsoftware.cz

Případová studie S nákladem až na konec světa Společnost TRUCK Trade patří mezi nejvýznamnější dealery nákladních vozidel značky DAF na českém trhu. V portfoliu činností firmy patří mezi základní služby také servis prodaných nákladních vozidel včetně možnosti zapůjčení náhradní soupravy zákazníkovi po dobu opravy. Prodej vozidel a náhradních dílů včetně poskytování servisu a půjčování jasně definovalo požadavky na nový informační systém. Podívejme se, jak si s tímto úkolem poradila společnost KARAT Software jako dodavatel komplexního řešení. NEJVĚTŠÍ DEALER ZNAČKY DAF V ČESKÉ REPUBLICE Společnost TRUCK Trade byla založena v roce 1994 a zpočátku se soustřeďovala na poskytování profesionálních služeb v oblasti prodeje nákladních vozidel a jejich servisu v jihomoravském regionu. Postupem času se centrála společnosti v Brně-Modřicích rozrostla o další pobočky na Moravě s cílem rozšířit kvalitu svých služeb i do dalších moravských oblastí. V současné době patří firma TRUCK Trade k nejvýznamnějším prodejním a servisním dealerům značky DAF v České republice se širokým portfoliem služeb. Mezi doplňkové služby, které TRUCK Trade poskytuje, patří pronájem tahačů a valníků, a to jak dlouhodobý, tak krátkodobý a v neposlední řadě také prodej náhradních dílů, ať už značky DAF či unifikovaných dílů pro nákladní vozidla ostatních značek. V roce 2007 dosáhla společnost se svými 103 zaměstnanci obratu přes 1 mld. Kč a také obsloužila více než 11 600 servisních zakázek, jejichž počet se neustále zvyšuje. Mezi nejvýznamnější zákazníky patří přední čeští autodopravci, např. H.A.S. spol. s.r.o., JAPO-autodoprava s.r.o., KANTEK & sons spol. s r.o., Milan Křížek auto-doprava, ZPS TRANSPORT, a.s. a další. OD NEPROPOJENÝCH APLIKACÍ K INTEGROVANÉMU SYSTÉMU Rozhodnutí pořídit do společnosti nový informační systém nastalo na počátku roku 2006 spolu s rozvojem dalších poboček. Ve firmě existovalo několik specializovaných aplikací, které spolu vzájemně nekomunikovaly. Vystavované doklady proto vyžadovaly další ruční zpracování pro potřeby stávajícího informačního systému. Na základě těchto překážek začalo vedení společnosti zvažovat přechod na ucelený informační systém, který by duplicitu činností odstranil. Vzhledem k tomu, že autorizovaný dealer nákladních vozidel DAF musí respektovat nařízení a předpisy výrobce vozidel DAF, nizozemské společnosti DAF TRUCKS N.V., závisel výběr nového informačního systému do určité míry i na mateřské organizaci. Cílem bylo vybrat řešení, které by zaručovalo bezproblémovou výměnu dat včetně jednotných výstupů a sestav. Jakkoliv se to zdá překvapivé, tak oblast prodeje a servisu aut, potažmo nákladních vozidel, představuje v rámci obecně dostupných systémů pořád ještě neprobádanou oblast, uvádí Dušan Vysočan, marketingový manažer společnosti. V naší firmě fungovaly pro nás dvě klíčové aplikace, které bylo potřeba nahradit moderním informačním systémem se současným zachováním jejich funkcionality. Na tom jsme trvali, a proto byl výběr nového informačního systému pro naši společnost značně omezen. DOBRÉ ZKUŠENOSTI ROZHODLY Na základě dlouhodobých dobrých zkušeností se stávajícím informačním systémem ISO od společnosti KARAT Software se vedení firmy rozhodlo znovu právě pro spolupráci s tímto dodavatelem. Vladimír Šeliga, IT specialista společnosti, k tomu dodává: V době, kdy jsme informační systém vybírali, neexistovalo na trhu příliš mnoho řešení, která by nám vyhovovala. Pro KARAT jsme se rozhodli na základě dobrých zkušeností s produktem, který u nás ve firmě fungoval, dále již nebylo třeba hledat. Nový informační systém tedy musel integrovat funkcionalitu specializovaných řešení pro automobilový průmysl a zároveň přinést nové možnosti pro budoucí rozvoj společnosti. PRŮBĚH A ÚSKALÍ IMPLEMENTACE V září roku 2006 se společnost rozhodla pro informační systém KARAT s cílem rozjet ostrý provoz od ledna 2007. Na samotnou implementaci a testování tak zbývaly pouhé čtyři měsíce. Překvapila nás již samotná předimplementační fáze, a to zejména svou obsáhlostí. Kdybychom tenkrát tušili, že je předimplementační analýza pro následný provoz a užívání systému KARAT tak důležitá, věnovali bychom jí daleko více času a ušetřili si mnoho problémů, které následně vznikaly při testování a v ostrém provozu, říká Vladimír Šeliga a dodává: Popsali jsme důkladně činnosti, které denně provádíme a zjednodušeně ty, s nimiž se setkáváme jen občas. Některé jsme bohužel zapomněli zanalyzovat vůbec, a z toho posléze pramenily naše problémy. K pozitivním rysům projektu patřila intenzivní spolupráce klíčových uživatelů s konzultanty dodavatele a jejich nefinanční zainteresovanost na úspěchu implementace. Všem pracovníkům byly podrobně vysvětleny důvody přechodu na nový informační systém a výhody, které jim implementace přinese při jejich každodenní práci. Vedení firmy nezastíralo ani obavy z náročnosti projektu a obtíže, které se při zavádění nového systému mohou vyskytnout. Všichni zaměstnanci během implementace prošli školením a měli možnost si nový systém vyzkoušet v testovacím režimu, který byl zahájen od počátku roku 2007. Paralelně s ním byly dopracovávány některé moduly, jako např. CRM a některé další specifické záležitosti. Na závěr byly vyhodnoceny připomínky uživatelů z testování a od dubna 2007 pak byl s tříměsíčním zpožděním spuštěn ostrý provoz. SERVIS PŘÍMO NA MÍRU Základním požadavkem firmy TRUCK Trade na nový informační systém byl modul Servisu, který společnost KARAT Software ušila zákazníkovi přímo na míru. Podkladem všech požadavků jednotlivých uživatelů pro nový modul byla zkušenost s aplikací zaměřenou pouze na problematiku autoservisu a také striktní vymezení procesů, které byly ve společnost zaběhnuté a neměnné. Vladimír Šeliga k tomu dodává: Požadavky na nový modul Servisu byly zcela jasně dané, společnost KARAT Software se jim musela přizpůsobit a tento modul vytvořit na naše procesy ve firmě. Samozřejmě jsme se museli v určitých bodech systému KARAT přizpůsobit, protože ne všechny možnosti komplexního ERP řešení jsou plně totožné se specializovanou aplikací vytvořenou a dlouhá léta stavěnou jen pro autoservis. JAK SE ŘÍDÍ SERVISNÍ ZAKÁZKY Nosnou funkcionalitu informačního systému KARAT ve společnosti TRUCK Trade poskytl výše zmiňovaný modul Servisu. Samotným servisním oddělením firmy prošlo za rok 2007 přes 11 600 zakázek, což představuje obrat 144 mil. Kč bez DPH. V servisních zakázkách se tedy soustřeďuje nejvíce informací, s nimiž musí umět KARAT pracovat. Z tohoto důvodu byl na tento modul kladen největší důraz. Samotná servisní zakázka představuje určitý souhrn informací. Každý vůz, který prochází ve společnosti autoservisem, je přijímám servisním technikem, který v systému KARAT založí příslušnou servisní zakázku. Vozidlo je zaevidováno s určitými parametry, například pod SPZ s jednoznačným číslem karoserie VIN. Technik musí dále doplnit údaje o stavu vozidla, roku výroby, počtu najetých kilometrů, stavu paliva v nádrži atd. 2 3

Všechny tyto náležitosti jsou dané zákonem a není možné je opomíjet. V databázi se také soustřeďují další nutné informace pro zamezení případných budoucích sporů při výdeji vozidla po opravě zákazníkovi. Další záložka servisní zakázky slouží k uvedení požadavků zákazníka. Servisní technik zaznamená druh servisní prohlídky (např. standardní servisní prohlídku vozu v záruční době), požadavek na opravu po havárii či jiný úkon a uvede textovou poznámku případu, tj. specifikaci servisních zásahů, které majitel vozu požaduje. PROČ DĚLIT ZAKÁZKY NA JEDNOTLIVÉ TYPY KARAT umožňuje servisnímu technikovi identifikovat druh zakázky přímo při jejím založení, a to na základě výběru předem nadstaveného typu. Systém rozlišuje zakázky standardní, kdy se jedná po zjištění závady o běžnou opravu vozidla zákazníka a dále zakázky garanční, kdy je opravováno vozidlo v záruční době v rámci reklamačního řízení. Zakázka typu pojišťovna rozlišuje pojistnou událost, která je charakteristická dlouhou dobou opravy a následného hrazení škod ze strany pojistného partnera, zakázka interní slouží pro interní předepsané servisní prohlídky nového vozu před předáním do provozu zákazníkovi. Toto rozlišení je důležité proto, že se v každém typu zakázky jinak nakládá s materiálem a pracovními úkony. V případě reklamační zakázky, je-li tato oprávněná, je zákazníkovi automaticky vystavována faktura na nulovou částku a výsledná suma je dále přefakturována mateřské společnosti DAF přes její garanční systém. Pojišťovací zakázky finančně kryjí vozidla po havárii, a proto jsou oddělovány od ostatních. Výsledná částka za opravy je následně sdělena příslušné pojišťovně, na níž je také vystavována faktura za odvedené služby. V případě interní zakázky zadá středisko prodej servisnímu středisku firmy požadavek na přípravu vozidla k prodeji. Na základě předpisů musí být na každém prodávaném vozidle provedena předprodejní servisní prohlídka, která zahrnuje předepsané servisní úkony. JAK PROBÍHÁ SERVISNÍ ZAKÁZKA Jakmile klient servisní zakázku založenou v systému potvrdí, technik ji přidělí konkrétnímu mechanikovi. Mechanik dostává podrobnosti zakázky ve formě tištěné sestavy ze systému KARAT a z této sestavy zjistí potřebné informace k zahájení opravy. S tištěnou sestavou zakázky přistoupí k terminálu, kde se identifikuje svou čipovou kartou a načte z čárového kódu v záhlaví vytištěné sestavy konkrétní zakázku, na které pracuje. Stisknutím tlačítka zahájí či ukončí pracovní operaci na zakázce a tento záznam se automaticky projeví v informačním systému. Servisní technik poté nemusí počet hodin, které mechanik na zakázce odvedl, dopisovat do zakázky ručně, což její vyřízení nejen urychlí, ale také zpřesní. Na základě zjištěné závady si mechanik vyzvedne potřebný díl či materiál ze skladu. Zakázka neslouží zároveň jako výdejka materiálu z toho důvodu, že nelze předem odhadnout, jaký díl či materiál bude k opravě potřeba. Vše závisí na zkušenostech mechanika, který si po bližším přezkoumání případu vyzvednedíly, které budou k opravě vozidla nutné. Ve skladu pouze uvede, o jakou zakázku se jedná a skladník mu daný díl vydá. V systému KARAT je k dispozici informace, na jaké pozici se daný díl nachází, což usnadňuje orientaci mezi tisícovkami skladových položek. Současně je také přiřazen vydaný díl ke konkrétní zakázce. JAK SE REALIZUJE NÁKUPNÍ OBJEDNÁVKA A ODBAVENÍ ZAKÁZKY V případě, že není požadovaný díl na skladu, je nutné jej pod příslušným kódem objednat přes specializovanou aplikaci mateřské společnosti DAF. Každou noc zpracovává KARAT stav skladu a jednotlivých položek, které sleduje mj. i podle výdejů množství na zakázky. Tyto stavy posléze automaticky odesílá specializovaná aplikace MDI (Managed Dealer Inventory) na centrálu společnosti DAF v Nizozemí pro potřeby porovnání. Systém data vyhodnotí a na základě výsledků navrhne objednávku pro nákup náhradních dílů a materiálu. Tento návrh objednávky KARAT zpětně přijme a odešle jej do příslušného modulu, který je posléze zkontrolován odpovědným pracovníkem. Ten může dále jednotlivé položky upravovat či navyšovat jejich počet. Jakmile je objednávka v systému odsouhlasena, MDI automaticky objedná příslušné náhradní díly a materiál. Cílem této úzké spolupráce systémů KARAT a MDI Sídlo firmy TRUCK Trade je minimalizace skladových zásob společnosti, odstranění položek, které dlouho leží na skladu a zároveň uspokojení maximálního počtu zakázek. Jakmile mechanik práci na zakázce ukončí, servisní technik je schopen příslušnou zakázku uzavřít a vyfakturovat ji klientovi. Tak jako se účetnictví musí řídit příslušnými zákony a pravidly, i průběh servisní zakázky a příslušné dokumentace musí respektovat legislativu, a to zejména občanský a obchodní zákoník. Jakmile je zakázka zaevidována, vytiskne se zakázkový list, který má charakter smlouvy o dílo. Klient je veden jako objednatel příslušné služby, společnost TRUCK Trade se jako zhotovitel zavazuje, že provede dílo v rozsahu popsaném v zakázkovém listě. Proto bylo nanejvýš důležité, aby informační systém uměl takto se zakázkou pracovat a evidovat veškeré zákonem stanovené parametry včetně podrobné dokumentace servisního případu. PŮJČOVNA PRO VŠECHNY Dalším modulem, který společnost KARAT Sotware tvořila pro TRUCK Trade na míru, byla Půjčovna. Snažíme se Půjčovnu prezentovat jako alternativu operativního leasingu. I když dané vozidlo není v režimu leasingu, pro zákazníka jde z hlediska nákladů o podobnou situaci, vysvětluje Dušan Vysočan. Výhoda půjčování je nesporná. Autodopravce, který získá zakázku, k níž nedisponuje příslušným vozovým parkem, má možnost si potřebná vozidla zapůjčit a zakázku tímto plně uspokojit. Má tak předem jasně definováno, kolik jej bude půjčení vozidel stát a je tudíž schopen si veškeré náklady přesně odhadnout. Modul Půjčovna umí samozřejmě vytvořit smlouvu o zápůjčce, předávací protokol a podklady pro fakturaci. Původně jsme začínali se třemi vozidly, které jsme nepotřebovali nijak zvlášť evidovat, a které plnily funkci náhradního vozidla, když k nám zákazník přijel s opravou. Postupem KARAT Advance IT produkt roku 2009 Titulem Finalista soutěže IT produkt roku 2009 se může pochlubit informační systém KARAT Advance. Produkt je určený pro středně velké společnosti, které se rozhodly investovat do informačního systému, schopného respektovat její zavedené procesy a přizpůsobit se jí v každém ohledu. Jedná se již o 3. ročník soutěže, který vyhlásila redakce časopisu Computerworld. času se díky rostoucímu zájmu o tuto službu funkce půjčovny rozrostla a bylo potřeba začít vést celou příslušnou agendu, uvedl Dušan Vysočan. Implementace modulu Půjčovna probíhala zároveň s implementací základních funkcí systému. V současnosti se v něm nalézá více jak 40 vozidel. 4 5

ŘÍZENÍ VZTAHŮ SE ZÁKAZNÍKY Oblast CRM byla na počátku pro uživatele systému novinkou. Vzhledem k tomu, že ale pracují s velkým počtem klientů, začali tuto funkcionalitu aktivně využívat. Momentálně máme v modulu CRM evidováno přibližně 4 500 kontaktů, z toho je asi 2 000 aktivních, s nimiž naši obchodníci pracují. Každý z nich má možnost se do těchto kontaktů podívat a řídit své vlastní obchodní případy, komentuje využití modulu Dušan Vysočan. Kontakty do systému vkládají nejen uživatelé, získávají se také od externího dodavatele, který na základě přesně vymezených výběrových podmínek vytváří databázi na míru. Ta musí být propojitelná s informačním systémem KARAT a příslušná data použitelná v modulu CRM. Veškeré realizované aktivity v rámci obchodu musí být podle pravidel společnosti evidovány. V systému lze tedy dohledat jednotlivé interakce obchodníků s klienty a zjistit jejich úspěšnost. Pro společnost navíc zůstávají zachovány všechny podrobné KARAT Software generálním partnerem 6. ročníku Mezinárodní konference Svět Informačních systémů 2009 Společnost KARAT Software a. s., výrobce komplexního podnikového informačního systému KARAT, byla jako v loňském roce generálním informace o obchodních případech, což je v případě odchodu některého z obchodníků velmi cenné. PŘÍNOSY IMPLEMENTACE Z POHLEDU MANAGEMENTU Přínosy přechodu na informační systém KARAT se projevily jak ihned po spuštění systému, tak v průběhu dalších měsíců jeho používání. K okamžitým přínosům bezesporu patří sjednocení datové základny v rámci společnosti a pořizování dat na jednom místě v systému. Sjednocení dat a možnost na jejich nahlížení v rámci sítě poboček umožnilo např. sledovat platební morálku klientů, neboť v minulosti se nezřídka stávalo, že zákazník, který nesplácel své pohledávky na centrále, INFO Oblasti pokrytí IS KARAT Enterprise Počet uživatelů Platforma Kontaktní údaje partnerem letošní mezinárodní konference SIS 2009, která se uskutečnila ve dnech 20. 21. dubna 2009 v prostorách Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně. Mezinárodní konference Svět informačních systémů je největší pravidelnou odbornou akcí ve zlínském regionu určenou pro činil objednávky servisu pro svůj vozový park na pobočkách. Pohledávky ve společnosti se tak podařilo výrazně snížit. Dalším neoddiskutovatelným přínosem systému KARAT je poskytování jednotné verze pravdy v rámci celé společnosti, s níž je možno pracovat online. Všichni technici nyní přesně vědí, jaké opravy a v jakém rozsahu byly na vozidle prováděny, což nám šetří čas a zvyšuje kvalitu prováděných servisních služeb zákazníkům, uvádí Dušan Vysočan. V systému KARAT je vedena historie každého servisního případu včetně komunikace se zákazníkem, a všechny informace jsou k dispozici všem oprávněným uživatelům, uzavírá Dušan Vysočan. Údaje aktualizovány k 2009/01 Finance a účetnictví, Majetek, Sklady a odbyt, Ceníky, Servis, Půjčovna, CRM, Personalistika a mzdy, Sekretářka 30 současně pracujících, 56 pojmenovaných, dvousměnný provoz Databáze: Sybase ASE,Operační systém DB Serveru: Linux TRUCK Trade, spol. s r.o., www.trucktrade.cz KARAT Software a.s., www.karatsoftware.com širokou veřejnost, která se zabývá aktuálními tématy z oblasti podnikové informatiky a managementu. Programově je zaměřena na využití moderních informačních systémů a technologií k podpoře konkurenceschopnosti výrobních a obchodních organizací. Konferenci každoročně navštíví více jak 500 účastníků. Nový držitel Národní ceny kvality používá systém KARAT Vítězem Národní ceny kvality v kategorii podnikatelský sektor pro rok 2008 byla vyhlášena společnost BENEŠ a LÁT, která využívá od roku 2005 k podpoře řízení ERP informační systém KARAT. Cenu převzali zástupci společnosti z rukou předsedy Senátu PČR MUDr. Přemysla Sobotky, ministra průmyslu a obchodu Ing. Martina Římana, náměstkyně ministra životního prostředí Ing. Rut Bízkové a dalších významných osobností. Společnost BENEŠ a LÁT tímto navázala na úspěch z loňského roku, kdy získala ocenění PX firma roku 2007, Polytechnická stavebnice Seva Traktor které každoročně uděluje redakce Hospodářských novin, a potvrdila, že dlouhodobě patří k současné domácí špičce v oblasti efektivity práce, managementu a řízení. Národní cena kvality je nejvyšším oceněním, které může organizace získat v oblasti managementu kvality. Toto ocenění hodnotí firmu nejen po stránce kvality produkovaných výrobků a služeb, ale i kvality managementu, vztahu k zaměstnancům, k životnímu prostředí a ke společnosti. Hodnocení je prováděno dle jednotných kritérií Evropské nadace pro management kvality (EFQM) používaných téměř ve všech evropských zemích. V zahraničí si jsou náročnosti kriterií Národních cen kvality velmi dobře vědomi a oceněné firmy se těší vysoké prestiži. Dosavadní úspěchy společnosti BENEŠ a LÁT, která působí v oboru slévárenství a výroby hraček, spočívají především v propojení tradice, progresivního stylu řízení a moderních informačních technologií. Lumír Al-Dabagh, ředitel společnosti BENEŠ a LÁT, k tomu mj. uvedl: Naše zkušenosti se systémem KARAT ukazují, že volba tuzemského dodavatele informačního systému byl krok správným směrem. Vzhledem k předchozí praxi jsme také měli velké štěstí na implementační tým, který dokázal v rekordním čase zapracovat většinu našich nadstandardních požadavků. Systém KARAT Enterprise v současné době pro nás představuje významnou oporu při efektivním růstu v silně konkurenčním prostředí. BENEŠ a LÁT, a.s. je tradiční výrobce strojírenských výrobků s dlouholetou tradicí. Více jak 70 let vyrábí výrobky ze slitin zinku, hliníku a plastů. Další specializací je výroba výrobků pro elektrotechnický a automobilový průmysl technických aplikací. Informační systém KARAT využívají v podnikovém řízení stovky středních a velkých obchodních a výrobních organizací v České a Slovenské republice. Předností systému je podpora více platforem (MS, LINUX, UNIX a MS SQL, SYBASE ) a jeho jedinečná architektura umožňující rychlou realizaci specifických úprav dle potřeb uživatele. Více informací na: www.karatsoftware.com 6 7

IS KARAT pro společnost Ivan Šír Firma Ing. Ivan Šír podepsala v těchto dnech se společností NALCOM smlouvu na implementaci podnikového řešení KARAT Advance. Při výběru informačního systému byl kladen důraz především na řešení pro řízení zakázek v návaznosti na plánování kapacit pracovníků. Firma Ivan Šír poskytuje komplexní služby v celém procesu projektování staveb a jejich přípravy. Jedná se především o vodohospodářské a inženýrské stavby, projekty zakládání, samostatné projekty nosných konstrukcí pozemních, vodohospodářských a inženýrských staveb, projekty mostů a návaznou inženýrskou a poradenskou činnost. Hydraulická lopata HSHM1030 (MV Technik) Společnost Oxymat si vybrala IS KARAT OXYMAT Slovakia s.r.o., dceřinná společnost dánského výrobce dusíkových a kyslíkových generátorů OXYMAT A/S si vybrala pro řízení své činnosti IS KARAT Advance. Implementaci zahájila v dubnu Společnost MV Technik dokončila implemetaci podnikového IS KARAT Společnost MV Technik s.r.o. v prosinci 2008 úspěšně dokončila implementaci IS KARAT zahrnující oblasti řízení ekonomiky, financí, odbytu, skladového hospodářství, CRM, TPV a řízení výroby. Společnost MV Technik velmi pozitivně hodnotí projektové řízení, kterým bylo realizováno zavedení IS KARAT, díky němuž získali kontrolu nad financováním, termíny a kvalitou implementace. Cílem společnosti pro zavedení informačního systému letošního roku a její dokončení je plánované v červenci. Při výběru informačního systému byl kladen důraz především na zvýšení efektivnosti, rychlé zpracování dat a přizpůsobení systému procesům zákazníka. Firma OXYMAT A/S je dánská společnost založená na navrhování a vytváření dusíkových a kyslíkových generátorů za použití speciální technologie PSA. Od roku 1978 vyrábí dusíkové generátory a v roce 2001 zahájila výrobu i kyslíkových generátorů. Na Slovensku má firma zastoupení od roku 2006. je zvýšení konkurenceschopnosti a zefektivnění firemních procesů. Informační systém KARAT byl vybrán zejména díky jeho rychlým a rozsáhlým možnostem přizpůsobení se procesům společnosti a jejímu rozvoji. Obchodní případ byl realizován díky společnosti KARAT Solution o s.r.o..o. Informační systém KARAT pronikne do vašeho iphonu! KARAT se zapojil do projektu Money Dnes bezplatné aplikace pro on-line přístup k legislativním a účetním informacím a novinkám, stejně jako k datům vašeho systému KARAT. Pokud už ve svém iphonu čtete maily a poslední zprávy z internetu nebo hledáte důležité informace, neobejdete se také bez posledních firemních dat, daňového kalendáře, aktuálních kurzových pohybů a ostatních funkcí tohoto programu. Money Dnes je výborným pomocníkem účetních a daňových poradců, obchodníků, manažerů a všech dalších, pro které jsou čerstvé informace na prvním místě. Projekt se pro veřejnost spouští v průběhu června, ale už dnes je jasné, že se doslova jedná o informační explozi. Uživatelé systémů KARAT mohou využít všech výhod žhavé novinky, kterou je možné zdarma stáhnout z App Store a ovladač pro systém KARAT pak naleznete na domácí stránce aplikace www.moneydnes. cz. Proč složitě hledat jednotlivé ekonomické informace na mnoha různých serverech, když je lze mít všechny po ruce v jednoduché aplikaci? Money Dnes obsahuje mnoho nástrojů, které výrazně usnadňují život: například přehled aktuálních měnových kurzů včetně kurzové kalkulačky, která si pamatuje poslední aktualizaci a je tedy použitelná i off-line. Je to i propojení se systémem ARES, tedy s obchodním a živnostenským registrem České republiky. Nevíte, jakou fakturační adresu má váš obchodní partner, nebo potřebujete znát jeho IČ? V Money Dnes je získáte během pár vteřin a současně můžete také ověřit jeho daňová identifikační čísla v rámci celé EU prostřednictvím databáze VIES. Určitě oceníte i daňový kalendář, který obsahuje kompletní přehled termínů, k nimž je potřeba platit jednotlivé daně. A nejste-li si jistí právním výkladem aktuální legislativy, můžete se spolehnout na odborníky v rámci nabídky Infoservis, která obsahuje komentáře zákonů včetně praktických rad podnikatelům a firmám. Hlavní předností je vysoce bezpečná komunikace s vaším informačním systémem. Money Dnes nabízí aktuální účetní data zobrazená v některém z možných náhledů. Komunikace vám zprostředkuje klient instalovaný do vašeho počítače, který stáhne příslušná data z informačního systému KARAT a zašifrovaná je pošle na server, kde už jen čekají na vaše požadavky. Jedna ze zkušebních uživatelů, účetní Dagmar Novotná, k tomu závěrem říká: Na Money Dnes je nejlepší, že jsem úplně zadarmo získala přehled o všech důležitých termínech přímo ve svém mobilu. Nemusím se tak doma stresovat, když znejistím, jestli jsem náhodou nezapomněla na nějakou uzávěrku, nebo zda jsem správně vyřídila všechna firemní data. Stačí se jenom kouknout na můj iphone a hned jsem klidná, anebo v opačném případě můžu začít situaci ihned řešit. Veškeré informace o Money Dnes najdete na www.moneydnes.cz. Partneři: CÍGLER SOFTWARE, a.s. KARAT Software a.s. 8 9

NOVINKY IS KARAT IS KARAT verze 09 byl uvolněn k distribuci 27. 4. 2009 a bude blíže představen na tradičním Setkání uživatelů. Verze 09 měsíc po uvolnění běží u několika zákazníků a upgrade proběhl hladce. NOVÁ VERZE IS KARAT PŘINÁŠÍ: funkční a technologické inovace dle plánu vývoje a námětů zákazníků vyřešení legislativních změn z nichž nejvýznamnější je podpora přechodu na EURO portaci na nové verze databází Adaptive Sybase Enterprise 15 a MS SQL 2008 IS KARAT verze 09 Hlavní funkční změny IS KARAT verze 09 se týkají podpory řízení vztahů se zákazníky, projektového řízení, plánování a řízení firemních zdrojů (strojů, lidí, nástrojů a pomůcek), řízení a plánování výroby a řízení kooperací. GANTTOVY DIAGRAMY GANTTOVY DIAGRAMY umožňují provádět plánování v modulu ZDROJE v intuitivním grafickém prostředí. TERMINÁLOVÉ ODVÁDĚNÍ Modul zajišťuje rozhraní mezi IS KARAT a vnějším prostředím, které řeší odvádění výrobních operací, výdej materiálů a polotovarů do výroby a příjem hotových výrobků na sklad, pomocí terminálu, vybaveného snímačem čárových kódů. CAD/CAM ROZHRANÍ Modul V_CAD je importním mezi různými 2D/3D konstrukčními aplikacemi typu CAD/CAM a IS KARAT. zvyklosti zákazníků a podporuje oboustrannou komunikaci mezi firmou a jejími zákazníky. Informace v CRM lze využít k zvyšování spokojenosti zákazníků při zlepšování klíčových procesů, tvorbě marketingové strategie k udržení stávajících zákazníků a získání zákazníků nových ZDROJE Modul ZDROJE v IS KARAT slouží k evidenci a plánování času libovolných zdrojů (lidí, strojů, zařízení). Modul lze použít samostatně (projekty a požadavky na zdroje lze zadávat ručně přímo v modulu Zdroje s využitím šablon) nebo se na modul mohou ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE S FINANČNÍM ÚŘADEM Jedná se o volitelnou součást modulu EVIDENCE A PŘIZNÁNÍ K DPH. Přehled hlavních změn PLÁNOVÁNÍ ZDROJŮ APS Mezi nové moduly jsme zařadili Plánování zdrojů APS, protože uživatelé dostávají k dispozici zcela inovované nástroje pokročilého plánování zdrojů (APS), které umožňují v prostředí interaktivních Ganttových diagramů plánovat neomezené i omezené kapacity podnikových zdrojů, provádět simulace, optimalizace a zjišťovat úzká místa. IS KARAT podporuje více metod plánování podnikových zdrojů MRPI (Material Requirements Planning), MRP II (Manufacturing Resource Planning), APS (Advanced Planning and Scheduling). Není náhodou, že stoupá zájem o funkce IS KARAT, které umožňují racionalizovat systém řízení a obchodní činnosti. Žádané jsou nástroje, které urychlují firemní procesy, něco hlídají nebo upozorňují na nežádoucí a estandardní stavy, např. pokles klíčové zásoby pod nastavenou hladinu, signalizují ohrožení zakázky, pohledávku po splatnosti, k čemuž se využívá zejména EVENT MANAGER, WORKFLOW, AGENTI KARAT, ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE (XML, EDI a již vyvíjíme elektronickou fakturaci v novém standardizovaném formátu ISDOC). V popředí zájmu je řízení vztahů se zákazníky s využitím moderních technologií zde pracujeme na využití výhod technologie VoIP a CRM KARAT, které přináší zajímavé efekty (zefektivnění obchodu, úspory času a poplatků za volání, profesionálnější služby). Další žádanou oblastí je manažerské řízení, tzn. modul MANAŽER nebo profesionální BUSINESS INTELIGENCE nástroje, které mohou pracovat s daty z IS KARAT a dalších systémů. PODPORA PŘECHODU NA EURO IS KARAT je plně připraven pro EURO. Změny se dotkly většiny modulů. Na Slovensku se tyto změny v praxi ověřily již ve verzi 8, kterou měli zákazníci k dispozici od podzimu minulého roku. Významné změny IS KARAT verze 09 CRM Řešení CRM KARAT (Customer Relationship Management) se zaměřuje na podporu prodeje, servisu a marketingu. CRM podporuje proces shromažďování, zpracování a využití informací o zákaznících firmy. Umožňuje poznat, pochopit a předvídat potřeby, přání a nákupní nebo k oslovování potenciálních a nových zákazníků. Volitelnou částí modulu CRM je oboustranná komunikace s MS Outlook. Dále pracujeme na vytvoření rozhraní CRM KARAT s VoIP. Tato technologie má, vedle úspor za hlasové služby, umožnit pracovníkům, kteří telefonicky komunikují se zákazníky interaktivně využívat všechny výhody CRM, např. vytočit tel. číslo klienta ze CRM, při příjmu telefonátu od klienta automaticky zobrazit informace o volajícím, o jeho firmě, informace o poslední komunikaci nebo jiné důležité informace potřebné pro komunikaci (řešené zakázky, pohledávky, závazky, saldo, faktury po splatnosti apod.). Dále by se měl otevřít při přijetí hovoru formulář pro zaznamenání rozhovoru/události do CRM nebo nahrát telefonát a mít možnost ho snadno a nezkresleně předat k vyřízení specialistovi dané problematiky. napojit jiné prvotní agendy (např. moduly Výroba, Servis, Půjčovna). V případě napojení jiných agend je modul Zdroje tzv. Zdrojovým jádrem. Podstatou tohoto modulu jsou: Zdroje (jednoduché, skupinové, kooperace, dílčí zdroje) Operace Projekty Požadavky Rezervace Výkazy práce Kalendáře zdrojů Typy etap a etapy (typy aktivit/ činností a aktivity/činnosti) Plánování KOOPERACE Modul umožňuje vytvářet objednávky na kooperaci ručně nebo automaticky, vydávat do kooperace a přijímat provedené kooperace do rozpracované výroby. Umožňuje sledování a vyhodnocování plánovaných a neplánovaných kooperací a nákladů na kooperaci. 10 11

Při příjmu z kooperace lze také vykázat neshody, které vznikly buď přímo v kooperaci nebo dříve, před výdejem do kooperace. NESHODY Modul podporuje řízení neshodné výroby. Umožňuje sledovat a evidovat neshody ve výrobě a co je podstatné, nabízí způsob řešení, jak s neshodami naložit. Samozřejmostí je ocenění neshod ve skutečných nákladech. Modul nabízí tři způsoby řešení neshod. Opravným zakázkovým postupem pro neshodné množství, odvedením na sklad neshody a likvidaci neshody s možností účetní likvidace. Pro usnadnění práce s neshodami je možnost automatického zakládání dokladu neshod na základě kódu neshody. Neshody lze také členit dle kódu závady a odpovědnosti. o jeho materiálových vstupech, potřebě polotovarů a jejich výrobě, o kooperacích, kusovníkových vazbách i vlastním výrobním procesu provázaném na jednotlivá pracoviště, konkrétní strojní zařízení (zdroje), operace a střediska, na potřeby výrobních pomůcek a lidských i strojních kapacit. Jsou využívány metody časové platnosti postupů, stanovení náhrad materiálů, polotovarů, operací a výrobních pomůcek. Výhodou je možnost použití variant postupů pomocí indexace jeho jednotlivých složek (jedním postupem lze popsat více variant výrobků). Důležitou součástí modulu jsou kalkulace, Základní kalkulace výrobků se dynamicky provádí již při pořizování jednotlivých částí technologického postupu. metod umožňuje vytvářet variantní plány, v rámci kterých lze simulovat zaplánování zdrojů a to s vazbou na dostupnost materiálů a polotovarů v čase určených pro výrobu (metoda ATP Available To Promise). Vybraný variantní plán lze použít jako hlavní plán (Master Plan Schedule). Ve spolupráci s objednávkovým jádrem lze následně generovat objednávky vydané a výrobní příkazy na materiály a polotovary určené pro výrobu dle disponibilního stavu v čase. Modul PLÁNOVÁNÍ ZDROJŮ APS (ZDRPL) je volitelnou nadstavbou modulu ZDROJE (ZDROJ). Automatickou součástí modulu PLÁNOVÁNÍ ZDROJŮ APS jsou GANTTOVY DIAGRAMY (GANTT), včetně KAPACITNÍHO PLÁNOVÁNÍ (CTP). časové osy. Jeho použití je vhodné při plánování zdrojů pro výrobu nebo v rámci projektového řízení s možností sledování stavu projektů, definovaných milníků a podobně. Kapacitní plánování (CTP) je volitelnou, samostatně licencovanou součástí modulu Ganttovy diagramy. CTP (Capable to Promise) umožňuje operativně měnit prostřednictvím Ganttova diagramu metody plánování. V rámci automatického plánování lze volit mezi metodou plánování: do neomezených kapacit zdrojů do omezených kapacit zdrojů plánování vážené plánování dle úzkých míst. Pro ruční plánování je k dispozici řada nástrojů, které umožňují měnit zaplánování požadavků prostým TECHNICKÁ PŘÍPRAVA VÝROBY TPV komplexně řeší problematiku technické přípravy výroby (technologické postupy, kusovníkové rozpady, zdroje, operace a pracoviště) s vazbou na zbývající části IS KARAT. Základem modulu je technologický postup, který popisuje výrobek souborem vlastností. Technologický postup se vytváří v období předvýrobní přípravy a zahrnuje v sobě všechny informace nutné pro realizaci vlastní výroby. Jedná se o obecné informace o výrobku, Pro účely stanovení přímých nákladů, prodejní ceny, nebo požadavků na objednání materiálů kalkulovaných výrobků, je určen systém dokladových kalkulací, který komplexně řeší tuto problematiku včetně možnosti simulace kalkulací. Pro pořizování a změnu postupů je možné využívat řadu nástrojů, které tuto činnost značně zjednodušují. ZAKÁZKOVÉ POSTUPY Modul Zakázkové postupy slouží pro zadávání, řízení a sledování výroby, Pomocí výrobních příkazů lze zadávat jednotlivé výrobky do výroby. Výrobní příkaz může vzniknout generováním z objednávek, dle disponibilního stavu, dle požadavků na polotovary ze skladu nebo ručním pořízením. Z výrobních příkazů se dále generují zakázkové postupy, což jsou konkrétní požadavky pro výrobu rozpadnuté na jednotlivé polotovary. Modul řeší veškeré činnosti spojené se změnou stavu rozpracované výroby od nejrůznějších požadavků na materiály, polotovary, pomůcky, odvádění operací, příjmy atp. Z požadavků se generují prvotní doklady (např. výdejů, příjmů, výkazů), které mají vliv na stav rozpracované výroby. Rozpracovaná výroba je oceňována FIFO metodou a umožňuje promítnout změny na prvotních dokladech přes celou výrobu až do hotového výrobku na skladě výrobků. Jednoduché provádění změn vyžadovaných výrobním procesem umožňují nástroje pro podporu operativy. Snadno lze sledovat průběh zakázek výrobou, zjišťovat stav rozpracovanosti nebo porovnávat plánované a skutečné náklady spojené se zakázkami. Informace v modulu se využívají v navazujících modulech (skladové jádro, technická příprava výroby, neshody, kooperace, plánování, modul zdrojů, objednávkové jádro, ekonomické moduly ap.). Práci uživatelům usnadňují různé automatiky, jako například automatické výdeje a příjmy nebo předávání polotovarů do vyšší úrovně. Důležité a praktické jsou nástroje pro inventury rozpracované výroby. Zásadně inovované moduly a volitelná rozšíření verze 09 PLÁNOVÁNÍ ZDROJŮ APS Modul PLÁNOVÁNÍ ZDROJŮ APS systému KARAT s návazným modulem Gantt se koncepčně řadí mezi systémy spadající do kategorie APS (Advanced Planning and Scheduling). Tento více průchodový systém, který provádí své výpočty v paměti počítače, je velmi rychlý a efektivní v dosažení požadovaného výsledku. S použitím několika plánovacích GANTTOVY DIAGRAMY Modul GANTTOVY DIAGRAMY (GANTT) je volitelnou nadstavbou modulu ZDROJE (ZDROJ). Ganttův diagram umožňuje vizuální sledování a modifikaci zaplánovaných požadavků a projektů z hlediska dostupných kapacit zdrojů. Smyslem použití Ganttova diagramu je možnost rychle a přehledně sledovat zaplánované požadavky a vzájemné návaznosti jednotlivých požadavků a projektů v rámci přetahováním, a to jak v rámci časové osy, tak i mezi jednotlivými zdroji. Lze provádět rozdělení rezervací zdrojů a jejich opětovné slučování, Jednotlivé projekty a požadavky lze samostatně zaplánovat a odplánovat. Výsledkem je změněný plán, který se po uložení promítne do návazných částí ERP systému KARAT. TERMINÁLOVÉ ODVÁDĚNÍ Modul terminálové odvádění je koncipován jako rozhraní mezi softwarovými prostředky IS KARAT 12 13

a vnějším prostředím, které řeší odvádění výrobních operací, výdej materiálů a polotovarů do výroby a příjem hotových výrobků na sklad, pomocí terminálu, vybaveného snímačem čárových kódů. Modul se svou funkčností dokáže přizpůsobit různým systémům vnějšího prostředí. Je to zajištěno na straně exportu takovou strukturou dat, která dostatečně pokrývá požadavky většiny produktů, které se zabývají touto problematikou. Modul dává k dispozici export důležitých číselníků, pomocí kterých lze synchronizovat data ve vnějším prostředí. Export dat je řízen dle nastavení modulu, kde se dá definovat, co bude předmětem exportu. Pro export dat jsou přístupné procedury, které lze spouštět z vnějšího prostředí. Pro import dat jsou definované datové struktury, do kterých se import provádí. Importovaná data jsou spojena s určitým typem události, které jsou spojeny s konkrétní činností ve vnějším prostředí. Typ události má pak vliv na další způsob zpracování importovaných dat v IS KARAT. Různé docházkové systémy jsou obvykle schopné plnit úlohu vnějšího prostředí, které spolupracuje s modulem terminálového odvádění. KARAT NEWS CAD/CAM ROZHRANÍ Modul V_CAD je importním rozhranním mezi různými 2D/3D konstrukčními aplikacemi typu CAD/ CAM a IS KARAT. Modul je úzce propojen s modul TPV, do kterého vkládá konstrukční a technologická data z externích systémů. V technologických postupech rozhranní naplňuje data vstupních materiálů a výrobních pomůcek a vytváří v celém stromu rozpadu výrobku postupy podřízených polotovarů. ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE S FINANČNÍM ÚŘADEM Elektronická komunikace s finančním úřadem umožňuje vypočítané přiznání k DPH nebo vypočítané souhrnné Vydává: KARAT Software a.s., e-mail: info@karatsoftware.cz Husova 2, 751 52 Přerov, tel.: +420 581 737 111 Grafika a zlom: VERTIGO.CZ MK ČR E 15306 hlášení exportovat do souboru XML a tento soubor dále zpracovat. Lze se přihlásit přímo na stránky ministerstva financí (Elektronická podání pro daňovou správu https://adisepo.mfcr. cz/adistc/adis/idpr_epo/epo2/uvod/ vstup.faces) a tam soubor XML načíst a odeslat. Druhá možnost je použít externí program Portlink, který můžeme dodat při zakoupení licence pro elektronickou komunikaci. Do Portlinku se exportované přiznání k DPH načte a následně program komunikuje s Portálem veřejné správy. ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE S FINANČNÍM ÚŘADEM (EKOM_FU) je volitelná část modulu EVIDENCE A PŘIZNÁNÍ K DPH (DPHEV). www.karatsoftware.com Jak si pořídit firemního mazlíčka Rozhovor s Branislavem Ludvou, ředitelem společnosti KARAT Software a.s. Společnost Karat Software, na českém a slovenském ERP trhu známá jako jeden z významných dodavatelů podnikových informačních systémů, se rozhodla angažovat v oblasti zvířat, tzv. domácích mazlíčků, se specializací na firemní klientelu - tedy jde o segment firemních mazlíčků. Téma je to natolik zajímavé, že jsme oslovili přímo ředitele společnosti KARAT Software, p. Branislava Ludvu, aby nám k tomuto rozšíření nabídky a nejnovější strategii společnosti zodpověděl pár otázek. Doplnit portfolio společnosti tak zajímavým způsobem není úplně obvyklé a řada společností si na obdobných výletech mimo obor vylámala zuby. Z těch známějších vzpomeňme např. Pepsi Colu a její bývalou značku Wilson. Co si o tom myslíte vy? Tak zrovna tento případ neznám, ale existují i pozitivní příklady. Bylo to opravdu obtížné rozhodnutí, ale v našem případě nejde o krok úplně jiným směrem. Firemní mazlíček je logickým doplňkem téměř každé úspěšné společnosti, jen si to zatím možná některé z nich neuvědomují. Nezlobte se, ale představa zvířete na pracovišti se mi zdá přece jen poněkud neobvyklá. Zkoušeli jste to už někde? Máte nějakého živočicha také u vás firmě? Samozřejmě, je to už poměrně běžná praxe, která se však zatím nedostala do širšího povědomí. Firemního mazlíčka jsme již dodali do celé řady firem, ohlasy jsou velice pozitivní a naplňují nás optimismem. Věřím, že se nám podařilo hned v zárodku zachytit aktuální trend, který vhodně doplňuje soudobý životní styl. Upřímně řečeno, projekt není úplně nová záležitost, drželi jsme to nějaký čas pod pokličkou a teprve nyní jsme se rozhodli ho představit veřejnosti. Mám to chápat tak, že jste čekali na vhodnou příležitost? Lze to nazvat i takto, ale zejména šlo o získání zkušeností a zpětnou vazbu. Nechtěli jsme s tím jít ven dřív, než budeme mít větší jistotu. Takže zkušenosti už máte, jestli tomu dobře rozumím, a zřejmě pozitivní, když zde nyní o projektu hovoříme. Můžete tedy uvést nějaký příklad z praxe? Domníváme se, že každá firma má svoje specifika, a ta by měla být při výběru firemního mazlíčka respektována. Naši mazlíčci se dokážou velmi dobře přizpůsobit podmínkám, ve kterých žijí, v našem případě tedy konkrétním firmám. Příklad z praxe bych uvést mohl, ale stačí se podívat například do referencí na našich internetových stránkách www.karatsoftware.com. Mezi naše zákazníky patří i několik opravdu známých společností, jako např. Pivovar Bernard, Hanácká kyselka, Linea Nivnice, atd. To zní dobře. Kolik firemních mazlíčků jste už umístili do českých firem a co od nich mohou tyto firmy očekávat? Jedná se řádově o stovky a nejde jen o české podniky, naši mazlíčci úspěšně pracují i na Slovensku. Záměrně říkám pracují, protože dobrý firemní mazlíček není jen pro potěšení, ale má ve firmách svoje nezastupitelné místo. Je připraven 24 hodin denně splnit všechna přání svého majitele a časem se stává nepostradatelným pomocníkem. Jedná se vlastně o velmi podobný princip, na jakém funguje náš pilotní produkt, podnikový systém Karat. Zbývá se zeptat, jak si může případný zájemce takového firemního mazlíčka pořídit. V průběhu jarních měsíců letošního roku proběhla prezentační akce u vybraných zákazníků, kterým jsme zasílali vzorky včetně základních informací pro optimální volbu mazlíčka. Stačí libovolným způsobem kontaktovat naše obchodní oddělení, které všem zájemcům zašle vzorek nebo přímo domluví např. prezentaci. Děkuji za rozhovor. Všem případným zájemcům, kteří mají další otázky ohledně firemních mazlíčků, doporučuji navštívit stránky www.karatsoftware.com. 14 15

My jsme si vybrali dobře. A vy? Pomocí kvalitního software a služeb pomáháme našim zákazníkům realizovat jejich vize. Informační systém KARAT řeší podnikové procesy a eviduje veškeré datové toky ve společnosti, a tak poskytuje dokonalý přehled o její celkové situaci. Dokážeme přizpůsobit systém přesně dle vašich specifi ckých potřeb a učinit vaše podnikání efektivnější. informační systém, který se vám přizpůsobí www.karatsoftware.com