Použití informačního systému Helios Orange Personalistika 2014 BüroKomplet, s.r.o.
Obsah 1 Kontakty... 3 2 Obecné... 4 3 Školení, lékařské prohlídky... 5 3.1 1. krok kategorie školení, lékařských prohlídek... 5 3.2 2. krok školení, lékařské prohlídky... 6 3.3 3. krok zadání počátečního stavu stávající zaměstnanci plán školení, lékařských prohlídek... 7 3.4 4. krok školicí akce, lékařské prohlídky... 8 4 Personální složky a jejich definice... 11 5 Výběrová řízení... 12 6 Uchazeči o zaměstnání... 14 7 Dovednosti a jejich definice... 15 Personalistika 2
1 Kontakty Hotline 800 129 734 helios@ikomplet.cz Vzhledem k vytíženosti našich konzultantů vám nabízíme službu naší hotline. Jelikož z praxe víme, že ne vždy se vám mohou naši konzultanti plně a okamžitě věnovat, použijte prosím naši bezplatnou telefonickou linku nebo e-mail. Jsme vám k dispozici každý pracovní den od 7.00 do 16.30 hodin. Personalistika 3
2 Obecné Účelem tohoto dokumentu je popsat základní použití modulu Personalistika v IS Helios Orange. Může sloužit jako základní příručka pro nové zaměstnance, popř. pro zastupující kolegy, kteří jednotlivé činnosti nedělají rutinně. Detailní nápovědu najdete přímo v Heliosu. Na záložce nápověda, otevřete odkaz Příručka na webu. V této příručce najdete podrobné informace k jednotlivým modulům, včetně nastavení a příkladů. Personalistika 4
3 Školení, lékařské prohlídky 3.1 1. krok kategorie školení, lékařských prohlídek K evidenci školení, lékařských prohlídek je nutnost zadat Kategorie školení, lékařských prohlídek. Jedná se o vytvoření souhrnných kategorií. Vstoupíte do nabídky Personalistika > Školení, lékařské prohlídky > Kategorie školení, lékařských prohlídek. Stisknutím tlačítka Nový Personalistika 5
3.2 2. krok školení, lékařské prohlídky Zde vyplňujete konkrétní školení v rámci konkrétní kategorie. Na dané školení přiřazujete zaměstnance, kteří se tohoto školení budou účastnit. Zatím však konkrétní školení není naplánováno. Vysvětlení vybraných políček: a) Zákon Tento 10místný údaj je přístupný pouze v případě, že se jedná o školení či lékařskou prohlídku vyplývající ze zákona. Zde zadáváte, dle jakého zákona se tato povinnost řídí. b) Aktivní Pokud zatrhnete toto pole, bude se k tomuto školení po výběru akce z místní nabídky generovat Plán školení, lékařských prohlídek. Tímto zatržením říkáte, zda se jedná o aktuální (aktivní) školení, lékařskou prohlídku nebo nikoliv. c) Periodické Pokud zaškrtnete toto pole, bude se plán školení či lékařské prohlídky periodicky na váš pokyn generovat. Do následujících polí zadáváte periodu generování (v měsících) a věk (v letech), do kterého by mělo školení, lékařská prohlídka opakovaně probíhat. Zde máte možnost připojit k vybranému školení či lékařské prohlídce jeho účastníky. Na počátku je přehled účastníků prázdný. Nového účastníka zařadíte do seznamu tak, že v panelu nástrojů stisknete tlačítko Zařazení či klávesu <F2> nebo vyberete v místní nabídce volbu Zařazení zaměstnance na školení. Zobrazí se přehled všech zaměstnanců, kteří nemají ukončený pracovní poměr, ze kterého přenesete vybrané zaměstnance do přehledu účastníků. Personalistika 6
Příklady konkrétních školení, lékařských prohlídek: Mám-li zadaný typ školení a na toto školení či prohlídku přiřazené zaměstnance na pravé tlačítko myši dám generování plánu školení, lékařské prohlídky Zadávejte generování plánu vždy na pravé tlačítko myši v záložce ŠKOLENÍ, LÉKAŘSKÉ PROHLÍDKY!!! 3.3 3. krok zadání počátečního stavu stávající zaměstnanci plán školení, lékařských prohlídek Do této nabídky zadáváme počáteční stav školení a lékařských prohlídek u stávajících zaměstnanců ručně pomocí tlačítka Nový. Jedná se o záznamy, ze kterých vyplývá, že konkrétní školení konkrétní zaměstnanec absolvoval, případně bylo školení konkrétnímu zaměstnanci naplánováno. Personalistika 7
Volbu Plán školení, lékařských prohlídek vyberete ve stromové struktuře hlavní nabídky Personalistika, Školení, lékařské prohlídky, zobrazí se seznam plánů pro všechna školení, lékařské prohlídky, u kterých již proběhlo generování, případně byly zadány plány ručně jako počáteční stav. Do vygenerovaného plánu školení, lékařské prohlídky vstoupíte prostřednictvím tlačítka Oprava. 3.4 4. krok školicí akce, lékařské prohlídky Tuto nabídku volíte tehdy, pokud již máte školení, lékařskou prohlídku naplánovanou. Je to situace, kdy předpokládáte, že v brzké budoucnosti potřebujete, aby školení, lékařskou prohlídku zaměstnanci skutečně absolvovali. Můžete zde zadat rozpočet, dále např. útvar, nákladový okruh, kterých se dané školení, prohlídka týká (které z hlediska nákladů zatíží). Pokud chcete zadat novou školící akci, lékařskou prohlídku, zvolte tlačítko Nový v panelu nástrojů Jste vyzváni k výběru školení či lékařské prohlídky, pro který chcete vytvořit novou školící akci. Vybrané školení přenesete pomocí tlačítka Přenos. Otevře se formulář Školící akce, lékařské prohlídky, který obsahuje čtyři záložky: Školící akce, lékařská prohlídka; Místo konání; Účastníci; Poznámka. Personalistika 8
Vysvětlení vybraných políček záložka č.1: Stav akce - zadáváte, v jakém stavu se nachází daná školící akce. Vybíráte ze seznamu možností, automaticky je vyplněno Plán. Pokud zadáte stav akce Absolvováno a vyplníte Datum do, dojde k tomu, že se ve formuláři Plán školení, lékařských prohlídek změní stav, datum a datum pole poslední účast. Datum od - zadáváte přímo z klávesnice či pomocí navazujícího kalendáře datum, od kterého se má školící akce, lékařská prohlídka uskutečnit (informativní údaj). Datum do - jedná se o datum, kdy bylo školení (prohlídka) absolvováno. Počet celkem - pole je nepřístupné editaci, zobrazuje se zde počet účastníků. Rozpočet - pole je nepřístupné editaci, zobrazuje se zde součet částek, které jsou vyplněny u jednotlivých účastníků v poli Rozpočet na formulář Plán školení, lékařských prohlídek. Plán - celková plánovaná částka rozpočtu na dané školení, prohlídku. Skutečnost - skutečné celkové náklady na dané školení, prohlídku. Číslo zakázky Útvar Nákladový okruh Personalistika 9
Personalistika 10
4 Personální složky a jejich definice Mohou sloužit k evidenci dalších údajů o zaměstnanci. Jde o údaje, které mohou mít podobu datumovou, číselnou, nebo textovou a lze z nich dále filtrovat určité vyhodnocovací přehledy, kontrolní sestavy,. Sledovat je možno např. pracovní oblečení, ochranné pomůcky, úroveň jazyk. znalostí, Personální údaje, které chceme sledovat, nadefinujeme volbou Personalistika, Personální složky definice. Příklad evidence pracovního oblečení: Na základě těchto informací pak můžete sledovat např.: kdy bylo naposledy kterému zaměstnanci vydáno prac. oblečení při objednávkách prac. oblečení zjistit, kolik kterých velikostí potřebujete, Personalistika 11
5 Výběrová řízení Nabídka výběrové řízení slouží k vypsání výběrového řízení na konkrétní pracovní pozici. Na výběrové řízení mohou být přiřazováni jak uchazeči o zaměstnání, tak vlastní zaměstnanci. Vysvětlení vybraných políček záložka č.1: Název - zadáváte název výběrového řízení Datum zahájení - zadáváte datum zahájení výběrového řízení Datum ukončení - zadáváte datum ukončení výběrového řízení Pracovní pozice - vybíráte pracovní pozici, na kterou je výběrové řízení vypsáno Zodpovědný pracovník - zadáváte pracovníka, který je zodpovědný za výběrové řízení Aktuální stav zadáváte, v jakém stavu je konkrétní výběrové řízení Čtyři níže uvedené položky mají význam pouze v případě propojení Heliosu Orange s pracovními servery (Jobs.cz..)!!! Text inzerce Datum zveřejnění Externí číslo Zveřejnit na internetu Vysvětlení vybraných políček záložka č.2: Na této záložce přiřazuje uchazeče, kteří se hlásí na konkrétní výběrové řízení. Uchazeče přiřadíte pomocí tlačítka Přidat. Personalistika 12
Vysvětlení vybraných políček záložka č.2: Na této záložce přiřazuje interní zaměstnance, kteří se hlásí na konkrétní výběrové řízení. Zaměstnance přiřadíte pomocí tlačítka Přidat. Na pravé tlačítko myši na zvoleném VŘ existuje pomoc s vyhledáním nejvhodnějšího kandidáta na hledanou pozici! Tato akce umožňuje najít na konkrétní pracovní pozici, která je přiřazena na výběrovém řízení, vhodného kandidáta. Program zjistí požadované dovednosti, které jsou přiřazeny na pracovní pozici (tzn. konkrétní dovednost, úroveň a praxi) a tyto porovná s dovednostmi, které mají přiřazené uchazeči a zaměstnanci, kteří jsou přihlášeni, nebo kteří prošli např. 1. kolem výběrového řízení. Výsledkem akce je přehled vyhledaných shod. Přehled obsahuje položky: Shoda zaměstnance hodnotí se vůči zaměstnanci jako celku, nikoliv vůči konkrétní dovednosti, tzn., zda všechny skutečně přiřazené dovednosti zaměstnance nebo uchazeče odpovídají požadovaným dovednostem na pozici. Shoda dovednosti hodnotí se vůči konkrétní dovednosti, tzn., zda přiřazená dovednost zaměstnance nebo uchazeče odpovídá požadované dovednosti na pozici. Typ rozlišení, zda se jedná se o Uchazeče nebo Zaměstnance Úroveň doplňuje se z přiřazené dovednosti k zaměstnanci/uchazeči Praxe - doplňuje se z přiřazené dovednosti k zaměstnanci/uchazeči Personalistika 13
6 Uchazeči o zaměstnání V nabídce Uchazeči o zaměstnání lze evidovat uchazeče o zaměstnání, uchazeče o konkrétní pracovní pozici. Uchazečem je v této nabídce myšlen vždy člověk, který se o danou pozici uchází zvenčí (tzn., že se nejedná o interní zdroje zaměstnanců). Vysvětlení vybraných políček záložka č.1: Na záložce základní údaje vyplňuje osobní údaje o zaměstnanci (stejně jako v modulu Mzdy v číselníku Zaměstnanců). Položky, které jsou zde nové: Stav uchazeče - přiřazení konkrétního stavu uchazeče. Položka slouží jak pro vaše následné filtrování a vyhodnocování tak pro případ, že je Stav uchazeče vyplněn na Zaměstnán - je to jasná informace o tom, že má být tento uchazeč přenesen do ostrých mezd. Další kontakt - jestliže je Stav uchazeče vyplněn na Úspěšný nebo Kontaktovat později, je přístupná položka Další kontakt, kde můžete uvést datum dalšího kontaktu s uchazečem. Současný zaměstnavatel - vyplňujete současného zaměstnavatele uchazeče Zdroj uchazeče - vyplňuje zdroj, kde jste získali o uchazeči první informace. Mzdové údaje - vyplňujete dohodnuté mzdové údaje, v případě zaměstnání uchazeče a použití akce Zaměstnej uchazeče, se tato hodnoty přenesou do nového založeného zaměstnance do modulu Mzdy. Přenos uchazečů o zaměstnání do mezd Jestliže byl konkrétní uchazeč o zaměstnání shledán jako vhodným na danou pracovní pozici a firma si jej přeje zaměstnat, tzn. vytvořit z něj normálního zaměstnance, musí být postup následující: a) na záložku Základní údaje vyplníte do položky Stav uchazeče Nástup do PP. b) na záložce Základní údaje vyplníte položku Datum nástupu. c) na pravé tlačítko myši zvolíte akci Zaměstnej uchazeče, zde máte možnost zvolit, zda chcete zaměstnance přenést do aktuálního nebo běžného období. Personalistika 14
7 Dovednosti a jejich definice V menu Dovednosti lze vytvořit seznam dovedností, které jsou následně přiřazovány na pracovní pozici (jako požadované dovednosti na danou pozici) nebo na zaměstnance (konkrétní dovednosti zaměstnance) nebo na uchazeče o zaměstnání (konkrétní dovednosti uchazeče o zaměstnání). Prvotně je důležité zadat stromovou strukturu dovedností do číselníků dovedností = Kategorie, Oblast, Úroveň, Priorita. Poté tyto číselníky využíváme při přiřazování dovedností: a) na jednotl. pracovní pozice b) u jednotl. zaměstnanců c) u jednotl. uchazečů o zaměstnání Číselníky dovedností Po rozkliknutí Dovedností v hlavním menu se otevře nabídka s dalšími přehledy a číselníky. 1. KATEGORIE DOVEDNOSTÍ 2. OBLAST DOVEDNOSTÍ Personalistika 15
3. ÚROVEŇ DOVEDNOSTÍ Úroveň zadáváte jak na dovednosti u pracovní pozice (jako požadovanou), tak u konkrétního zaměstnance nebo uchazeče o zaměstnání (jako skutečnou). 4. PRIORITA DOVEDNOSTÍ Po vyplnění úvodních číselníků dovedností provedeme přiřazení: 1) pro Pracovní pozici Přiřazení provedete v nabídce Pracovní pozice, na záložce Dovednosti. 2) pro Zaměstnance Přiřazení provedete v nabídce Zaměstnanci, pravé tlačítko myši Personalistika > Dovednosti 3) pro Uchazeči o zaměstnání Přiřazení provedete v nabídce Uchazeči o zaměstnání, na záložce Dovednosti. Další přehledy Dovedností Dovednosti uchazečů Zobrazí se seznam všech dovedností, přidělených uchazečům o zaměstnání. Z tohoto přehledu nelze dovednosti mazat ani přidávat nové. Dovednosti lze opravovat - klikněte na tlačítko Oprava, otevře se editor kde můžete upřesnit dovednost vybraného uchazeče. Dovednosti zaměstnanců Zobrazí se seznam všech dovedností, přidělených zaměstnancům. Z tohoto přehledu nelze dovednosti mazat ani přidávat nové. Dovednosti lze opravovat - klikněte na tlačítko Oprava. Personalistika 16