Implementace modulů ekonomického subsystému aplikace GINIS do stávajícího informačního prostředí Městského úřadu Tábor

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze Miroslav Šimončík Implementace modulů ekonomického subsystému aplikace GINIS do stávajícího informačního prostředí Městského úřadu Tábor Bakalářská práce 2009

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Implementace modulů ekonomického subsystému aplikace GINIS do stávajícího informačního prostředí Městského úřadu Tábor zpracoval samostatně a použil pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury. V Praze dne 6. června 2009 Podpis: 2

1 Obsah 1 OBSAH... 3 2 ÚVOD... 6 3 INFORMAČNÍ SYSTÉM... 7 3.1 CO JE TO INFORMAČNÍ SYSTÉM... 7 3.2 PŘÍSTUP K IS... 7 3.3 ERP ŘEŠENÍM SPOLEČNÉ DATABÁZE... 7 3.4 ERP SYSTÉM... 8 4 POPIS INFORMAČNÍHO SYSTÉMU MĚSTSKÉHO ÚŘADU TÁBOR 10 4.1 ZÁKLADNÍ FAKTA O INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍCH MĚSTSKÉHO ÚŘADU TÁBOR V MINULOSTI... 10 4.2 VÝVOJ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU GINIS V MĚSTSKÉM ÚŘADU TÁBOR... 10 4.2.1 Nasazení jednotlivých modulů v letech 2002-2009... 12 5 POPIS SYSTÉMU GINIS V PROSTŘEDÍ MĚSTSKÉHO ÚŘADU TÁBOR... 14 5.1 SUBSYSTÉMY INFORMAČNÍHO SYSTÉMU GINIS... 15 5.1.1 Subsystém Administrace... 15 5.1.2 Subsystém Ekonomika... 15 5.1.3 Subsystém Spisová služba... 17 5.1.4 Subsystém Registry... 19 5.1.5 Subsystém Správní agendy... 20 5.1.6 Manažerský datový sklad... 20 5.2 KOMPATIBILITA SYSTÉMU GINIS... 20 5.2.1 Podporované databázové systémy... 21 5.2.2 Klientské prostředí... 21 5.2.3 Kancelářský software... 22 5.2.4 Úložiště elektronických dokumentů... 23 5.2.5 Rozhraní pro elektronickou poštu... 23 6 IMPLEMENTACE MODULŮ EKONOMICKÉHO SUBSYSTÉMU IS GINIS... 25 6.1 POUŽITÉ METODY ANALÝZY IMPLEMENTACE... 26 6.2 ANALÝZA PROCESŮ INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ PŘEDCHÁZEJÍCÍ IMPLEMENTACI MODULŮ... 26 6.2.1 Daně, dávky, pohledávky, poplatky... 27 6.2.2 Evidence smluv (SML) s propojením na Knihu došlých faktur (KDF)... 28 6.2.3 Manažerské výstupy... 29 6.3 ŘEŠENÍ IMPLEMENTACE MODULŮ... 30 6.4 PRŮBĚH IMPLEMENTACE V PROSTŘEDÍ MĚSTSKÉHO ÚŘADU TÁBOR... 34 6.5 ZJEDNODUŠENÍ PROCESŮ V PROSTŘEDÍ MĚSTSKÉHO ÚŘADU TÁBOR... 38 6.5.1 Modul Daně, dávky, pohledávky, poplatky... 38 6.5.2 Modul Evidence smluv s propojením na Knihu došlých faktur... 40 6.5.3 Manažerský datový sklad... 41 6.6 PŘÍNOSY IMPLEMENTACE MODULŮ PRO MĚSTSKÝ ÚŘAD TÁBOR... 42 6.6.1 Modul Daně, dávky, pohledávky, poplatky... 42 6.6.2 Modul Evidence smluv s propojením na KDF... 43 6.6.3 Manažerský datový sklad... 43 3

6.7 NÁVRH DÍLČÍCH ÚPRAV V PROCESECH NOVĚ ZAVEDENÝCH MODULŮ... 43 6.7.1 Návrh dílčích úprav modulu DDP... 44 6.7.2 Návrh dílčích úprav modulu SML... 44 7 ZÁVĚR... 45 8 LITERATURA... 47 9 SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK... 49 4

Anotace V této bakalářské práci pojednávám o implementaci a využití modulů v informačním systému GINIS v podmínkách organizace veřejné správy Městského úřadu Tábor. Provádím analýzu implementace jednotlivých činností jako, vybrané moduly subsystému Ekonomika, spojených s vedením agendy finančních závazků a pohledávek, s propojením na modul evidence smluv, manažerské výstupy a převod jednotlivých systémů evidence do jednoho komplexního systému. Pro tuto práci jsem si stanovil dva cíle: Prvním cílem je provedení dílčího popisu a analýzy implementace informačního systému GINIS s důrazem na agendu finančních závazků a pohledávek. Druhým cílem na základě zjištěných poznatků navrhnout úpravu, doplnění jednotlivých činností (procesů) ve prospěch zkvalitnění výstupů pro manažerské řízení. Annotation This thesis deals with the implementation and utilization of modules in the information system GINIS in terms of organization in public administration in Tabor. I provide an analysis of implementation of individual activities, such as selected modules of subsystem Ekonomika associated with the agenda management of financial obligations and claims with link to the module of contracts registration, management outputs and transfer of individual systems of evidence into one complex system. For this work I have set two goals: The first objective is to carry out a partial implementation description and analysis of an information system GINIS with a focus on agenda of financial obligations and claims. The second objective based on observations is to propose a modification, the supplementation of individual activities (processes) to improve outputs for management procedures. 5

2 Úvod V této bakalářské práci pojednávám o informačním systému GINIS, který je využitelný pro zkvalitnění procesů a vzájemné informovanosti pracovníků Městského úřadu Tábor a obyvatel města. Cílem bakalářské práce je popsání a zanalyzování implementovaných modulů v ekonomickém subsystému aplikace GINIS Městského úřadu Tábor a průběh samotné implementace těchto modulů. Rozbor je zaměřen na způsob aplikovaných modulů a jejich přínos pro pracovní činnost pracovníků městského úřadu. Smyslem zavedení informačního systému je nezbytnost využívání jednotlivých modulů ke zkvalitnění vedení evidencí a rozhodovacího procesu řídících pracovníků městského úřadu. Analýzou rozeberu jednotlivé procesy, jak probíhaly před zavedením těchto modulů a jaké zlepšení nastalo po jejich implementaci. Nejprve se zmíním o průběhu zavedení a nastavení modulů, s tím i související propojení k ostatním již implementovaným modulům. Realizace implementace je zaměřena na jednotlivé kroky, které musel Městský úřad Tábor učinit. Kroky implementace jsou zobrazeny formou jednotlivých milníků, které celým průběhem zavedení modulů určovaly správný směr vylepšení informačního systému GINIS v prostředí Městského úřadu Tábor. Veškeré zpracování analyzovaných a popsaných části, ke kterým jsem v průběhu této bakalářské práce došel, jsem vypracoval za pomocí pozorování jednotlivých procesů, které navazovaly od navržení požadavku, přípravy jednotlivých modulů od společnosti GORDIC, implementaci všech modulů až po konečné nasazení do ostrého prostředí. Všechny možné informace o systému a modulech jsem získal od pracovníka společnosti GORDIC a procesy zavedení modulů jsem zanalyzoval za pomocí pracovníků Městského úřadu Tábor konkrétně oddělení IT. 6

3 Informační systém 3.1 Co je to informační systém Informační systém se může definovat z několika hledisek. Podle mého názoru nejlepší definicí informačního systému je, že IS je souhrn lidí, ICT, dat a metod (programů) zabezpečující sběr, přenos, zpracování a uchování dat s cílem tvorby, prezentace a distribuce informací pro uspokojení informačních požadavků.[13] 3.2 Přístup k IS V posledních letech se v podnicích rozšiřují komplexní informační systémy, které se nazývají ERP systémy. Za tyto systémy by se daly považovat všechny aplikace, které ovlivňují každodenní business organizace. Nesouvisí s tím pouze množství implementace těchto systémů, ale především jejich důležitost v organizaci. ERP systémy se používají ve více než 90 % organizací a kompletně ovlivňují rozhodování s důležitým podílem na export, zaměstnanost, ale i na tvorbě HDP České republiky. V případě, že zobrazíme finanční, časovou a lidskou náročnost na implementaci a provoz ERP systému, nemůžeme pochybovat o jeho významu jak z hlediska ekonomického, tak i společenského.[13] Důležitost chápání reálného postavení informačních a komunikačních technologií, které tvoří nezbytný, ale ne však jediný formální rámec podnikových informačních systémů, což bývá opomíjeno. Informační a komunikační technologie mají tu odlišnost od ostatních, že se nedají přímo vyčlenit pro specializovanou skupinu pracovníků, kterým je přímo určena. ICT se totiž týká celé organizace a úplně všech oblastí. Minimálně se dnes můžeme setkat s názorem, že nový informační systém je kupován, zaváděn a spravován v podniku IT oddělení respektive provoz a záležitosti týkající se tohoto systému je pouze záležitostí IT specialistů nebo těch, kteří ho poskytují např. formou outsourcingu.[13] 3.3 ERP řešením společné databáze Výhodou všech ERP systémů je orientace na společnou databázi, kterou docílíme postupnou integrací jednotlivých aplikací, čímž se vytvoří jedna komplexní 7

datová základna, kde jsou zobrazena všechna data. Integrovaný informační systém organizace se ubírá přes určité vývojové etapy: a) jednotlivé na sobě pracující programy např. aplikace v MS Excel nebo MS Word, b) samostatné aplikace podporující určitou vybranou funkcionalitu v organizaci např. účetnictví, prodej atd., c) aplikace podporovanou funkcionalitu začínají být integrovatelné např. skladové hospodářství si může vyměňovat data s účetnictvím, d) integrovaný systém se společnou databází pro všechny důležité funkce organizace. Další možností jak charakterizovat integrovaný informační systém organizace je pět stupňů zralosti: a) Data Management Systém systém řízení dat, b) Software Modules Share Diabase umožňuje přístup ke všem informacím uloženým v jednom zdroji, c) Operations Philosophy pravidla a procedury používané pro plánování, realizaci, kontroling a reportování, d) Business Strategy strategické plánování organizace, e) Knowledge Management znalostní management. Pokud budeme aplikovat tyto stupně zralosti na současné IS organizace, tak se nejvíce projevuje snaha o strategické plánování, které využívá informace k dosažení cílů organizace.[13] 3.4 ERP systém Dodnes není zcela vytyčena definice ERP systému, protože aplikace typu ERP se zaměřují na různé stránky jejich přínosů. ERP systémy jsou považovány jako aplikace, které představují softwarová řešení používaná k řízení dat organizace. Dále napomáhá k plánování celého logistického řetězce, od nákupu přes sklady k výdeji materiálu, k řízení obchodních zakázek od jejich přijetí, až k expedici a také k plánování vlastní výroby, s tím spojené finanční a nákladové účetnictví a řízení lidských zdrojů. ERP systémy nadále ovlivňují procesy organizace, které podporuje a ve většině případů je automatizuje.[12] 8

ERP může zobrazovat databázi organizace, do které se zaznamenávají veškeré důležité transakce. V této komplexní databázi jsou data zpracována, monitorována a na jejich základě reportována.[12] 9

4 Popis informačního systému Městského úřadu Tábor 4.1 Základní fakta o informačních technologiích Městského úřadu Tábor v minulosti Městský úřad Tábor nyní zaměstnává 282 pracovníků, z toho asi 250 z nich pracuje v počítačové síti organizace. Základní infrastruktura je postavena na produktech firmy Novell, které obstarávají služby jako ukládání dat, životní cyklus aplikací a životní cyklus pracovních stanic. Bezpečnostní složku zajišťují produkty firem Sysmantec, Cisco a Fortinet. Před zavedením systému GINIS městský úřad využíval několik aplikací, které byly od různých výrobců. Jednou z nejdůležitějších aplikací, kterou městský úřad využíval, byl od společnosti GORDIC pod stejným názvem GORDIC, obsahovala účetní knihy, účetní a finanční výkazy, knihu došlých a odeslaných faktur. Tato aplikace byla vyvinuta v dosovském prostředí oproti nynějšímu GINISU, který je na platformě Windows. Ostatní aplikace byly různorodé a složitě napojené přes různá rozhraní právě na hlavní účetní aplikaci. Tím, že městský úřad pořídil komplexní informační systém, mohl spoustu agend sjednotit do jedné databáze a některé aplikace zrušit. Tím došlo k jednotnější komunikaci mezi agendami, protože jsou propojeny pouze jednou aplikací a nemusí se řešit jednotlivá rozhraní mezi aplikacemi. 4.2 Vývoj informačního systému GINIS v Městském úřadu Tábor Městský úřad Tábor jako každá organizace v průběhu několika let se snažila modernizovat svůj informační systém, a proto se pokusím v několika bodech tento vývoj zmapovat. Do roku 2002 byly užívány izolované aplikace bez možné integrace dat, náročné na správu, bez možnosti zavedení bezpečnostní politiky. Stále se hledal nějaký informační systém, který by splňoval jejich základní požadavky: architektura klient-server, preferována třívrstvá architektura jednotná databázová základna 10

stabilní rychlá pokud možno nezávislá na konkrétním operačním systému opatřena nástroji pro ukládání prostorových dat, nestrukturovaných dat, nástroji pro prezentaci v podobě www stránek apod. rozšířitelná co do objemu umožňující nárůst počtu uživatelů umožňující ukládání dat na více místech obsáhne veškeré zpracované agendy zajištění vazeb na jimi užívaný ekonomický software bude mít jednotlivé části (moduly) mezi sebou provázané, tak aby se data nezpracovávala duplicitně je postaven na moderních technologiích splňuje vysoké nároky na bezpečnost má příjemné uživatelské prostředí je efektivní a produktivní je schopen absorbovat změny v legislativě základní proškolení referentů a administrátora zabezpečení zkušebního provozu možnost konverze dat ze stávajících agend technickou podporu včetně zpracování připomínek ze strany městského úřadu Nejzajímavější nabídky Městský úřad Tábor nechal zhodnotit po technické stránce nezávislou firmou, kde byl Městský úřad Tábor upozorněn, že vícevrstvá architektura není standardní a vyzrálá. Nakonec Městský úřad Tábor v roce 2002 pořídil databázový systém Oracle a aplikační informační systém GINIS, který pokrýval většinu dosud provozovaných aplikací. Bylo zvoleno řešení od jednoho výrobce, které umožňuje integraci přímo na úrovni metadat (všechny aplikace přistupují k jedné databázi na rozdíl od integrování řešení různých výrobců, kde se předávají data prostřednictvím dohodnutých rozhraní, jejíž komunikace je převážně off-line). Dalším důvodem bylo, že jednotná datová základna je levnější, protože pokud se používá řešení různých dodavatelů, je potřeba platit systémového integrátora, který zajistí společná rozhraní jednotlivých řešení a zároveň se musí počítat s vyššími náklady na údržbu. Proces zavádění jednotlivých modulů byl postupný. 11

Je pravdou, že si městský úřad původně představoval daleko rychlejší průběh nasazení jednotlivých agend systému GINIS. Dnes je vidět, že pokud městský úřad chce vše maximálně provázat, je to otázkou několika let. Vzhledem k tomu, že se nasazují stále nové agendy, novelizují zákony, čímž se mění i pracovní postupy, nejsou stále u konce. 4.2.1 Nasazení jednotlivých modulů v letech 2002-2009 V roce 2002 Městský úřad Tábor poprvé implementoval části IS GINIS, aby zkompletoval jednotlivé agendy, které měl původně izolované, bez možné integrace dat, náročné na správu a bez možnosti zavedení bezpečnostní politiky. V následujícím přehledu jsou uvedeny moduly, které postupně městský úřad nasazoval v rámci projektu implementace IS GINIS. Nasazení modulů IS GINIS je zobrazeno v jednotlivých letech. Rok 2002 Subsystém administrace ADM základní administrace ADK administrace kartotéky externích subjektů ADE ekonomická administrace ADR administrace účtových rozvrhů a číselníků ADP administrace předkontací ADS administrace sestav Ekonomický subsystém UCR - sumarizační modul rozpočtu a účetnictví (sestavy a výkazy) UCT pořizovač účetních dokladů ROZ pořizovač rozpočtových dokladů INU interface rozpočtu a účetnictví (slouží k manipulacím s daty a je přístupný výhradně vedoucí účtárny) FUC finanční účtárna KOF kniha odeslaných faktur KDF kniha došlých faktur PRE převodní poukazy 12

POU poukazy BUC komunikace s bankou POK pokladna MAJ majetek Subsystém registrů ROB registr obyvatel ROV registr obyvatel akce, volby ROP prohlížení registru obyvatel REN registr nemovitostí RNP prohlížení registru nemovitostí Subsystém spisové služby POE webové rozhraní elektronické podatelny TPD generátor podacích deníků Subsystém správní agendy SOC sociální dávky Rok 2007-2008 Ekonomický subsystém BAR balancování rozpočtu SML evidence smluv DDP daně, dávky, pohledávky, poplatky Subsystém správní agendy SSO služby sociální péče a ochrany Subsystém spisové služby SPI spisovna Manažerské výstupy MDS - Manažerský datový sklad 13

5 Popis systému GINIS v prostředí Městského úřadu Tábor GINIS představuje komplexní řešení informačního systému organizace. Zahrnuje ekonomické agendy, řízení oběhu dokumentů prostřednictvím spisové služby, řadu registrů a správní agendy včetně softwarového řešení vedení správního řízení. Systém je vyvíjen od samého počátku s ohledem na legislativní prostředí veřejné správy s vysokými nároky na bezpečnost a autentičnost. Disponuje řadou modulů pro podporu specifických činností státních a územních samosprávných úřadů. Jeho součástí jsou také aplikace pro podporu e-govermentu, včetně moderních portálových komponent.[2] Městský úřad Tábor nevyužívá všech subsystémů a modulů, které informační systém GINIS má k dispozici. Každý subsystém je tvořen několika moduly, které mají nějakou funkci v systému jako je hlavni kniha, pokladna, registr obyvatel atp. Subsystémy, kterými Městský úřad Tábor disponuje (v obrázku č.1 jsou označeny zelenou barvou): Subsystém Administrace Subsystém Ekonomika Subsystém Spisová služba Subsystém Registry Subsystém Správní agendy 14

Obrázek č.1 Schéma subsystémů IS GINIS[1] 5.1 Subsystémy informačního systému GINIS 5.1.1 Subsystém Administrace Za pomoci subsystému Administrace a jejich modulů umožňují nastavit přístupová práva, naplnit různé číselníky, parametricky nastavit chod systému. Veškerá práva nastavení systému mají pouze vyškolení administrátoři a popřípadě autorizovaní zástupci společnosti GORDIC. Součástí tohoto subsystému jsou moduly základní administrace (ADM), administrace kartotéky externích subjektů (ADK), ekonomická administrace (ADE), administrace účtových rozvrhů a číselníků (ADR), administrace předkontací (ADP) a administrace sestav (ADS). Městský úřad nyní využívá všech modulů administrace, které jsou zde zmíněny, protože bez nich by nemohl nastavit základní parametry jednotlivých subsystémů, které využívají.[4] 5.1.2 Subsystém Ekonomika Subsystém Ekonomika je zastřešující část celého systému. Aby fungoval správně, je potřebné vydefinovat jeho parametry, pomocí kterých se přizpůsobuje podmínkám, ve kterých má pracovat. Definované parametry jsou především změny v legislativě, nastavení nových účtů a definování účetních vazeb. Tento subsystém umožňuje např.: Nahrávat účetní zápisy 15

Přebírat zápisy z jiných modulů Třídit tyto zápisy podle libovolných kritérií Tisknout účetní knihy a deníky Tisknout účetní a finanční výkazy (Rozvahu, Výkaz zisku a ztráty, Výkaz o hodnocení plnění rozpočtu ) Tisknout sestavy o plnění a čerpání rozpočtu, bilanci dotací dle účelů atp. Evidovat závazky a pohledávky včetně sestavení salda dodavatelů a odběratelů Evidovat pohledávky a provádět jejich vymáhání Evidovat dlouhodobý majetek a zásoby Evidovat a zpracovávat dodavatelské a odběratelské smlouvy včetně návaznosti na schválený respektive upravený rozpočet Tisknout inventurní soupisy majetku a závazků Dalšími funkcemi tohoto subsystému jsou kontroly správnosti účetních zápisů, zdali je vyrovnanost stran má dáti a dal, existence účtů na účtový rozvrh a číselníky, kontrola okruhu účelových fondů, úvěrů, majetku. Jinými slovy by se dalo říci, že subsystém Ekonomika je nejdůležitější častí systému.[3] Městský úřad má nasazeny následující moduly: UCR - provádí nadefinování výběrových podmínek, tj. určení topologie sestavy, účetního období, výběru typu výstupu z řady předdefinovaných typů výstupů, zúžení vyhledávaných dat pomocí výběrové masky a následné vygenerování příslušné sestavy. UCT provádí komplexní zpracování opravných a účetních dokladů včetně možnosti zavedení počátečních stavů v účetnictví bez využití dávkového rozhraní. ROZ provádí kompletní zpracování všech typů rozpočtových dokladů, tj. interních rozpočtových opatření, rozpočtových opatření z rozhodnutí MF ČR, rozpočtových opatření rozhodnutí vlády ČR, ale i dokladů schváleného rozpočtu. INU provádí v rámci zvoleného období v jednotlivých denících provozní činnosti uzavírání a otevírání dílčích účetních a rozpočtových období, jednotlivé kroky roční účetní uzávěrky včetně řízení celého procesu, import a export účetních a rozpočtových zápisů, průběžné přepočty a aktualizace stavů účetnictví a rozpočtu. 16

FUC provádí kompletní zpracování všech prvotních účetních dokladů, jejíž účetní zpracování není prováděno přímo v evidenčních modulech ekonomického subsystému GINIS včetně přes vrstvu rozhraní (interface) importovaných účetních případů zavedených do systému za účelem jejich finanční likvidace (úhrady, zaúčtování). KOF provádí kompletní zpracování všech typů odeslaných faktur, tj. faktur odběratelských, penalizačních faktur, dobropisů, zálohových faktur, proforma faktur a vyúčtování zálohových faktur. KDF provádí kompletní zpracování všech typů došlých faktur, tj. faktur odběratelských, penalizačních faktur, dobropisů, zálohových faktur, proforma faktur a vyúčtování zálohových faktur. PRE provádí kompletní zpracování výdejových a příjmových převodních poukazů, sloužící k převodům prostředkům mezi vlastními bankovními účty. POU provádí kompletní zpracování výdajových a příjmových příkazů včetně možnosti hromadného generování poukazů. BUC realizuje v systému GINIS kompletní funkce, potřebné pro komunikaci s bankami, u nichž má organizace vedeny vlastní bankovní účty. POK provádí kompletní zpracování výdajových a příjmových pokladních dokladů. MAJ provádí kompletní zpracování agendy spojení s analytickou evidencí veškerého majetku organizace. Jednotným způsobem vede evidenci dlouhodobého majetku, materiálových zásob a operativní evidence majetku ve spotřebě. BAR prostřednictvím komponentů provádí variantní zpracování sebraných požadavků na rozpočet do podoby verzí návrhu rozpočtu organizace. Výsledná verze balančního procesu je poté využívána v ostatních ekonomických agendách v podobě schváleného rozpočtu. SML zpracovává dodavatelské a odběratelské smlouvy a objednávky, počínaje podáním, zadáním, zaevidováním evidenčních údajů atd. DDP zpracovává všechny typy pohledávek a ostatních příjmů, počínaje podáním, zaevidování až vymáhání a penalizace nedostatku.[4] 5.1.3 Subsystém Spisová služba Subsystém zabezpečuje: 17

řízený a sledovaný tok písemností jednoznačnou identifikaci a dohledatelnost každé písemnosti jednoznačnou osobní zodpovědnost podporu řídících činností v organizaci archivaci a skartaci písemností Městský úřad má nasazeny následující moduly: USU Universální spisový uzel je určen pro zapisování tj. evidenci písemností v podacím deníku, včetně přidělení, převzetí, vyřízení, přípravy k vypravení, případně stornování zápisu. Modul USU umožňuje evidovat veškeré údaje o písemnostech a spisech, včetně jejich pohybu v organizaci.[8] POD Podatelna slouží pro hromadný příjem, označování, evidenci a roztřiďování písemností. REF Referent je určen pro zapisování tj. evidenci písemností v podacím deníku. VYP Modul umožňuje práci výhradně s písemnostmi a spisy, které jsou aktuálně ve vlastnictví přihlášené osoby. TPD Generátor podacích deníků je určen pro tisk podacího deníku pro celou organizaci a pro tisk přehledových rejstříků. SPI Spisovna je určena pro správu centrálních i odborových spisoven a evidenci spisů v předarchivní péči. UKO modul Úkoly řeší komplexním způsobem agendu úkolů, která je agendou sdílenou a ve které jsou úkoly chápány jako evidované činnosti vyvolané písemným zadáním s termíny splnění a s povinností hlásit splnění, případně průběh anebo ohrožení splnění úkolu. USN modul Usnesení je určen k podrobné evidenci usnesení přijatých v průběhu zasedání orgánů města. 18

Obrázek č.2 Blokové schéma Spisové služby (vstupy, výstupy) 5.1.4 Subsystém Registry Hlavním úkolem subsystému Registr je evidence obyvatel a evidence nemovitostí. Evidence zajišťuje vazbu na základní registry SIS ČR, při dodržení standardů Státního informačního systému ČR. Údaje z registrů je možné jednoduše vyhledávat, prohlížet a tisknout. Moduly jsou navzájem datově a funkčně provázány. Jednotlivé moduly jsou schopné vyhledávat informace podle různých kriteriích, což výrazně zrychluje práci.[3] Městský úřad má nasazeny následující moduly: ROB řeší evidenci trvale bydlících obyvatel města. ROV řeší přípravu voleb všech typů (komunálních, parlamentních, krajských, do evropského parlamentu, popř. referend). ROP slouží k prohlížení aktuálních dat registru trvale žijících obyvatel pořízených a aktualizovaných pomocí funkcí a nástrojů modulu ROB. REN určen pro prohlížení a prohledávání dat katastru nemovitostí, které se načítají dávkou ve výměnném formátu souboru popisných informací katastru nemovitostí ČR (ISKN). RNP je určen pouze pro prohlížení dat registru nemovitostí. 19

Obrázek č.3 Blokové schéma Subsystému registry propojené s externími zdroji 5.1.5 Subsystém Správní agendy Zabezpečuje řízený a sledovaný tok písemností, jednoznačnou identifikaci a dohledatelnost každé písemnosti, jednoznačnou osobní zodpovědnost a podporu řídících činností v organizaci.[7] Městský úřad má nasazeny následující moduly: SOC řeší agendu všech dávek sociálního odboru městského úřadu. SSO řeší agendu všech služeb sociálního odboru městského úřadu. 5.1.6 Manažerský datový sklad Manažerský datový sklad slouží k integraci jednotlivých dat využívaných pracovníky organizace a umožňuje jejich rychlou a komplexní analýzu.[5] 5.2 Kompatibilita systému GINIS Systém GINIS je modulární informační systém, který je schopen práce v různorodých provozních prostředí. Pracuje v architektuře tlustého i tenkého klienta, podporuje tři databázové platformy. Podporuje také několik typů kancelářských systémů, úložišť elektronických dokumentů a poštovních systémů. Systém je integrován s externími datovými zdroji. 20

5.2.1 Podporované databázové systémy Informační systém GINIS podporuje následující databázové servery: Oracle Database IBM Informix Dynamic Server Microsoft SQL Server Městský úřad Tábor využívá databáze Oracle Database, které je použito v prostředí MS Windows 2000 server. 5.2.2 Klientské prostředí Systém GINIS je možno provozovat ve variantě tlustý (těžký) klient nebo tenký (lehký) klient. Tenký klient je označení takových aplikací, u nichž se na straně klienta vykonává minimum aplikační logiky a většina se vykonávána na straně serveru. U tlustého klienta je tomu přesně naopak. Tlustý klient klade větší hardwarové i softwarové nároky na klienta, tenký naopak na stranu serveru a na komunikaci. Tlustý klient má většinou nižší objem přenesených dat než tenký klient. Rozdělení klientských aplikací na tenkého a tlustého klienta není striktní, řada aplikací je na pomezí těchto skupin.[10] Tlustý klient je založen na těchto technologiích: Gupta/PowerBuilder MS.NET Framework (využívá Městský úřad Tábor) Tenký klient je vytvořen v prostředí: MS.NET Framework (využívá Městský úřad Tábor) Podmínky provozování tenkého klienta v prostředí Windows XP se SP2: Přidat webový server mezi důvěryhodné servery Povolit aktivní skriptování Povolit inicializování a skriptování prvků ActiveX 21

Vypnout pro webový server blokování automaticky otevíraných oken (na Windows XP + SP2) Povolit pro webový server použití cookies Povolit spouštění programů a souborů a sekci IFRAME 5.2.3 Kancelářský software Systém GINIS podporuje kancelářský software v několika oblastech. GINIS SSL MS Office 97 CZ MS Office 2000 CZ MS Office XP CZ MS Office 2003 CZ (využívá Městský úřad Tábor) MS Office 2007 CZ Open Office Writer 2.0. a vyšší verze základní podpora generování dat do šablon formulářů Tvorba dokumentů Tvorba elektrických obrázků originálů písemností, vygenerovaných pomocí modulů subsystému GINIS, především pro modul Registry a správní agendy (REG). MS Office 97 CZ MS Office 2000 CZ MS Office XP CZ MS Office 2003 CZ (využívá Městský úřad Tábor) MS Office 2007 CZ Sestavy vytvářené generátorem sestav MS Office 97 CZ MS Office 2000 CZ MS Office XP CZ MS Office 2003 CZ (využívá Městský úřad Tábor) MS Office 2007 CZ RTF šablony a export grafických sestav OpenOffice Writer 2.0 a vyšší verze Export grafických sestav do formátu PDF 22

Acrobat Reader verze 5.0 a vyšší verze (tzn. Formát PDF verze 1.4 a vyšší) 5.2.4 Úložiště elektronických dokumentů GINIS podporuje tato úložiště elektronických dokumentů: Síťový souborový systém FTP, SFTP server Microsoft SharePoint Services verze 3.0 IBM/Panagon FileNet verze 5.3 a vyšší Ukládání na souborový systém serveru pomocí GORDIC WS (není pak nutné na klientech mapovat síťové disky serveru). Pro přenos dat je použit protokol http. Tento způsob ukládání pomocí webové služby využívá také Městský úřad Tábor, konkrétně formou WSDL dokumentu programovaný v XML. Zabezpečení webové služby zajišťuje klientský certifikát. 5.2.5 Rozhraní pro elektronickou poštu Podporuje poštovní systémy v těchto oblastech: Elektronická podatelna Příjem elektronické pošty pomocí protokolu POP3 o USU Mail došlá pošta Stahování elektronické pošty o Pomocí Extended MAPI (pokud je používán Microsoft Outlook proti Microsoft Exchange) o Pomocí MAPI (doporučeno s klientem Microsoft Outlook Express) o Pomocí protokolu POP3 lze použít, ale pro administrační náročnost není doporučeno (nutno pro každého uživatele nastavit parametry pro připojení k serveru) - využívá Městský úřad Tábor. Obecné použití Odesílání elektronické pošty o Pomocí Extended MAPI (pokud je používán Microsoft Outlook proti Microsoft Exchange) o Pomocí protokolu SMTP (využívá Městský úřad Tábor) 23

o Pomocí MAPI (doporučená instalace Microsoft Outlook Express ) nelze používat pro odesílání podepsaných zpráv Formát zpráv elektronické pošty MIME (využívá Městský úřad Tábor) UUEncode 24

6 Implementace modulů ekonomického subsystému IS GINIS V bakalářské práci jsem se zaměřil na implementaci vybraných modulů subsystému Ekonomika, které byly postupně na Městském úřadě Tábor implementovány. Konkrétně se jedná o moduly Daně, dávky, pohledávky, poplatky (DDP), Evidence smluv (SML) a jako poslední oblastí se budu zabývat modulem Manažerských výstupů v IS GINIS. Na začátku každé implementace informačního systému nebo částí (modulů) informačního systému je důležité specifikovat požadavky, které klient od systému vyžaduje. K realizaci a vzájemné koordinaci mezi Městským úřadem Tábor a společností GORDIC byl vytvořen realizační tým. Městský úřad Tábor zastupoval tajemník městského úřadu, vedoucí odboru vnitřních věcí, vedoucí odboru financí a vedoucí oddělení informační technologie. Společnost GORDIC zastupoval ředitel KMS a vedoucí programátor. Cílem realizačního týmu bylo specifikovat a vzájemně si objasnit požadavky na jednotlivé moduly, požadavky na výstupní sestavy potřebné k řízení a rozhodování vedoucích pracovníků městského úřadu. Specifikace požadavků vycházela z funkcí původních systémů, které měly nahradit právě nově nasazené moduly. Specifikace požadavků obsahovala všechny potřebné informace, na jejichž základě vedoucí programátor provedl dílčí úpravy modulů na konkrétní podmínky městského úřadu. Po provedené úpravě mohl určit postup vývoje nových modulů a jejich částí, a to jak z časového hlediska, tak i propojenost s ostatními moduly, které již informační systém GINIS obsahoval. Při zpracování analýzy a požadavků na jednotlivé moduly se kromě stálých členů realizačního týmu zapojili i ostatní pracovníci Městského úřadu Tábor. Jednalo se o zástupce oddělení informačních technologií, kteří obstarávali původní systémy, a dále především referentky odboru financí a odboru vnitřních věcí, které specifikovaly reálné potřeby nových modulů. Společností GORDIC byl vypracován termínovaný harmonogram s dodržením kritických milníků, z důvodu hladkého a bezpečného průběhu implementace nových modulů tak, aby nenarušil stávající běh organizace. 25