Pravidla pro hospodaření v O. s. UnArt verze 0.01 alfa
Úvod pro laiky: co je podvojné účetnictví? Jednduchý způsob, jak monitorovat toky peněz v organizaci. Viz následující příklad: ١. Koupíme 100m UTP kabelu na fakturu. ٢. Fakturu později zaplatíme bankovním převodem 1. transakce Dodavatel(é) 321 000 materiál (nákup) 501 000 2. transakce Bankovní účet sdružení 221 000 Dodavatel(é) 321 000 Modré čtverečky se v podvojném účetnictví nazývají účty. Představte si je jako šuplíčky, do kterých si můžete třídit firemní finance
Využití principů podvojného účetnictví k evidenci plateb členů Stejně, jako je možné v podvojném účetnictví tvořit analytické podúčty např. k evidenci obratů od jednotlivých dodavatelů nebo odběratelů, můžeme i my k evidenci plateb našich členů použít účty Každý člen bude mít svůj vlastní účet, který bude znázorňovat stav kreditu člena. Poznámka: protože většina programů pro podvojné účetnictví se drží standardu, který pro analytické podúčty vyhrazuje 3 číslice, nelze toto realizovat v žádném účetním programu je potřeba toto udržovat v našem vlastním systému - Freenetis
Platby ve Freenetis-u Platba se správným variabilním symbolem 1. krok: všechny transakce na bank. účtu sdružení se ukládají do databáze, například: Bankovní účet člena X Bankovní účet sdružení 2. krok: Přiřazování plateb podle variabilního symbolu: Bankovní účet sdružení Kreditní účet člena X 3. krok: Stržení transakčního poplatku dle tabulky transakcni_poplatky : Kreditní účet člena X Účet provozních nákladů 4. krok: Pokud člen X nemá zaplacen (doplacen) vstupní příspěvek: Kreditní účet člena X 2000 Kč Účet infrastruktury
Strhávání měsíčních příspěvků z kreditních účtů členů Pro členy, kteří nemají pozastavené členství: 1. den v měsíci se ze všech kreditních účtů členů strhne částka pravidelného měsíčního příspěvku. Pokud po stržení na kreditním účtu zbude částka menší, než pravidlený měsíční příspěvek, začne systém posílat členovi upomínky (emailem a www přesměrováním): nejdříve 1x týdně po dobu 3 týdnů poslední týden pak každý den Pokud po stržení z kreditního účtu zbude na účtu člena částka <0, objeví se v seznamu členové, kterým má být zablokován přístup. měsíční příspěvky jsou strhávány i z kreditních účtů, jejichž stav je < 0 záporná částka pak udává výši dluhu.
Pozastavení členství V nastavení svého profilu člen může pozastavit členství (zaškrtnutím volby). Systém mu pak nebude strhávat pravidelné měsíční příspěvky Po zaškrtnutí mu bude okamžitě zakázán přístup k síti (ne k Freenetisu)
Konzistence stavu účtů Kreditní účty členů, účty projektů, účet infrastruktury a provozních nákladů slouží pouze pro analýzu - škatulkování peněz na bankovním účtu sdružení To znamená, že součet zůstatků těchto účtů musí být roven zůstatku na bankovním účtu Aby to fungovalo, musí být možno v systému realizovat i výdajové transakce tj. např. převod z provozního účtu (nebo z účtu infrastruktury) na podvojný účet Dodavatelé
Vztah analytických účtů k bankovnímu účtu sdružení Bankovní účet sdružení = provozní účet + účty projektů + Součet stavu všech kreditních účtů členů + účet infrastruktury
Cash flow Představte si účet sdružení jako přehradu s vodní elektrárnou, jejímž přítokem jsou peníze členů, odtokem jsou všechny náklady sdružení: Přítok: 150 tis/měs Objem vody =? Elektrárna Odtok: 120 tis/měs Pokud by přítok i odtok vody byl konstant ní, je objem vody v nádrži lehce vypočitatelný jako (Přítok-Odtok)*počet_měsíců Úkolem naší (neziskové) přehrady není nahromadit co nejvíce vody, ale sbírat jí právě tolik, aby v normálním období byl odtok co největší, aby elektrárna vyráběla co nejvíc energie v období sucha bylo co pít (abychom neumřeli žízní),
Cash flow dle Freenetis-u peníze na účtu infrastruktury lze za infrastrukturu utrácet kdykoli, pokud to pravidla pro Cash flow (viz další slajdy) dovolí. peníze na provozním účtu lze utrácet kdykoli, pokud to pravidla pro Cash flow dovolí, ale prioritně za pravidelné měsíční provozní náklady peníze pro následující období provozu jsou uloženy v kreditních účtech členů na tyto peníze bychom neměli sahat.
Cash flow dle Freenetis-u Příklad č. 1 - žádná akumuluace: máme 1200 členů, kteří budou platit příspěvky na rok dopředu, ale každý v jiném měsíci, přičemž počet platících bude rovnoměrně rozložen na všech 12 měsíců každý měsíc nám zaplatí (1200 členů / 12 měsíců=) 100 členů částku 1440 Kč, tj. na účet přiteče 144000 Kč každý měsíc na provozní účet strhneme členům z jejich kreditních účtů 120 Kč. Na provozní účet tak přiteče celkem 120 Kč x1200 členů = 144000 Kč, které vždy všechny utratíme přítok = odtok. Pokud si nenašetříme nějaké peníze na provozním účtu, nemáme žádnou rezervu - přehrada zůstane pořád prázdná!
Cash flow dle Freenetis-u Příklad č. 2 - zbytečně velká počáteční akumulace: Máme 1200 členů a všichni zaplatí v lednu na 1 rok dopředu. na účet přijde 1200 x 1440 Kč = 1 728 000 Kč ( přehrada je plná ) každý měsíc na provozní účet převedeme 1200x120 = 144 000 Kč Pokud budeme celý rok utrácet vždy všechny peníze z provozního účtu, nebudeme mít opět na konci roku žádnou rezervu. Tomu se dá ale lehce předejít omezením výdajů na konci roku Poznámka: tato varianta je nereálná nikdy se nestane, aby všichni zaplatili na celý rok v lednu!
Co z toho vyplývá? Hospodaření s pomocí provozního účtu Freenetisu je velmi jednoduché, ale provozní účet nehlídá tvorbu rezerv pro kalamitní stavy, tj. neošetřuje mezní podmínky Cash flow Je nutné mít pro Cash flow ještě další pravidla viz další slajdy
Cash flow: co největší průtok nebo co největší rezerva? Tyto 2 požadavky jsou protichůdné, jejich splnění je možné jen kompromisem. Možná řešení: jistota : Takto fungují všechny přehrady: napustíme přehradu na plnou kapacitu tím, že odtok omezíme na minimum. Po napuštění můžeme nastavit odtok=přítok. Otázka: co je plná kapacita v našem případě? riziko : je sucho, přítok skoro neteče, ale my potřebujeme elektřinu. Proto nastavíme odtok>přítok => voda v přehradě bude klesat. Otázka: jak velký pokles si můžeme dovolit, pokud zhruba víme, jak bude sucho velké a jak dlouho trvat?
Varianta Jistota Jaká má být minimální kapacita přehrady u našeho bankovního účtu? Nejjednodušeji řešení najdeme za podmínek: počáteční stav účtu = 0 členové platí 1 rok dopředu v jediném okamžiku, tj pošlou nám např. 12*120 Kč*1200 členů = 1.728 mil. Kč nadbytečné peníze utratíme v jediném dalším okamžiku Na účtu musí být po celý rok toto: 12 * nutné_měsíční_náklady, tj. např. 840tis. Kč Nevýhoda: na konci roku budu mít na účtu zbytečně moc peněz, pokud by byly členské příspěvky zdanitelné (jak to navrhuje ODS), máme problém!
Varianta Risk Budeme počítat spekulativně - tj. i s tím, co nám teprve na účet přijde. Začněme jednoduchým příkladem: všichni lidé zaplatí členské příspěvky na rok dopředu během ledna. Pokud budeme spoléhat na to, že se tak stane i příští rok (takže spekulujeme - riskujeme očekáváním budoucích jevů, které nemusí nastat), můžeme si na účtu udržovat minimální stav takto: leden: 12 měsíců * měsíční_náklady únor: 11 měsíců * měsíční_náklady březen: 10 měsíců * měsíční_náklady...atd. - viz následující graf Pokud bychom to dělali takto, pak se riziko problémů zvyšuje s blížícím se koncem roku pokud se nepodaří vybrat peníze během ledna od dostatečného počtu členů, jsme v pytli... Proto je nutné počítat s rezervou tj. do výpočtu přidat 1 nebo více měsíců, během kterého musí člen zaplatit poté, co mu dojde kredit
Graf minimálního stavu účtu 1 000 000 Kč 900 000 Kč 800 000 Kč 700 000 Kč 600 000 Kč 500 000 Kč 400 000 Kč Měsíční provozní náklady 70 000 Kč Rezerva počet měsíců, do kterých člen zaplatí 1 Měsíc leden únor březen duben květen červen červenec srpen září říjen listopad prosinec min. zůstatek 910 000 Kč 840 000 Kč 770 000 Kč 700 000 Kč 630 000 Kč 560 000 Kč 490 000 Kč 420 000 Kč 350 000 Kč 280 000 Kč 210 000 Kč 140 000 Kč 300 000 Kč 200 000 Kč 100 000 Kč 0 Kč únor duben červen srpen leden březen květen červenec září říjen prosinec listopad
Varianta Risk zobecnění Pokud budou všichni platit pololetně v 1. a 6. měsíci, stačí mít rezervu ve výši (6+1)*70tis = 490 tis. Pokud budou všichni platit čtvrtletně v 1., 3., 6., 9. měsíci, stačí na účtu držet rezervu ve výši (3+1)*70tis = 280 tis.... atd....až po 140 tis. u plateb měsíčních
Varianta Risk úplné zobecnění Náš problém je ale v tom, že nám v různých měsících 40% lidí zaplatí na 1. rok dopředu, 50% na 6 měsíců a 10% na 3 měsíce, Pro uplné zobecnění výpočtu si to nejdříve zjednodušme. Představme si, že 40% členů zaplatí na 1 rok dopředu v lednu 60% členů zaplatí na 1/2 roku dopředu v únoru
Risk - úplné zobecnění Pokud v lednu zaplatí 40% lidí na 12 měsíců dopředu, budu předpokládat, že peníze od zbylých 60% nějak vymámím později. Na účtu si proto budu udržovat: leden: 40% * (12+rezerva)* měsíční náklady únor: 40% * (11+rezerva) * měsíční náklady...atd... V únoru zaplatí zbylých 60% lidí na 6 měsíců dopředu. K penězům z přechozího bodu proto přičtu únor: 60% * (6+rezerva) * měsíční náklady březen: 60% * (5+rezerva) * měsíční náklady...atd... Celkem bude minimální stav účtu, neporušující Cash flow: únor: 0,4 * 13 * měsíční_náklady + 0,6 * 7 * měsíční_náklady= = měsíční_náklady * (0,4 * 13 + 0,6 * 7) březen: měsíční_náklady * (0,4 * 12 + 0,6 * 6) obecně: minimální stav účtu = měsíční_náklady * (průměrný počet měsíců zaplacených dopředu +rezerva)
Risk - úplné zobecnění Jak spočítám průměrný počet měsíců zaplacených dopředu? jednoduše je to součet aktuálních stavů všech nezáporných kreditních účtů děleno (jejich počet * měsíční členský příspěvek) Příklad: součet všech nezáporných kreditních účtů k 1. dubnu = 500 000 Kč. Průměrný počet měsíců zaplacených dopředu = 500000/ (1400 členů *120 Kč) = 2,97 měsíců V dubnu musím na bankovním účtu ponechat minimálně (2,97+rezerva)*70 000 Kč=cca 280 000 Kč
Jak tedy udržovat Cash flow? Konstanta rezerva by měla být nastavena na víc než 1 měsíc, v případě nějaké kalamity je 1 měsíc dost málo času na to, vymámit od dlužníků potřebný počet peněz Stav našeho účtu by neměl být nikde menší než hodnota, vypočítaná dle tohoto vzorce! Pokud by se tak stalo, máme průser v některém z příštích měsíců nebudeme mít na nutné měsíční náklady. Jediná záchrana = vymáhání dluhů popř. připojení nových členů (obojí je nejistota) Správní rada a finanční disponenti projektů musí kontrolovat výsledek tohoto výpočtu při tvorbě rozpočtu při objednání čehokoli a před úhradou všech faktur Pokud nebude na účtu dost peněz, NIC NEOBJEDNÁVAT!
Jak tedy udržovat Cash flow? Může se stát, že pravidlo pro minimální stav účtu, neporušující Cash flow bude dodrženo přesto, že vybereme víc, než provozní účet obsahuje. Pak půjde provozní účet do minusu. To je možné a nic to ještě neznamená, peníze totiž mohou být dostatečně naakumulované i na kreditních účtech členů viz Příklad č. 2 na Cash flow dle Freenetis-u Dokud nebudou členské příspěvky zdanitelné, měli bychom se snažit hospodaření dostat do módu Jistota - naakumulované peníze se totiž můžou hodit v případě potřeby náhlých neplánovaných investicí (přípoložky chrániček, ), živelných pohrom (spadlý stožár, požár v budce) a dalších nenadálých výdajů
Projekty Každý projekt bude mít vytvořen svůj (analytický) účet Realizátor projektu bude zároveň finančním disponentem a majitelem účtu což znamená to, že bude vidět jeho stav. Finanční disponent může objednávat materiál a služby do schválené výše projektu Účty projektů mohou být modifikovány pouze systémem přiřazování plateb pokud přijde faktura k danému projektu a Správní rada ji uhradí, systém nalezne tuto platbu na výpisu účtu a po jejím přiřazení k účtu projektu odečte z tohoto účtu danou částku Materiál a služby musí být objednány vždy za podmínek nejvýhodnějších pro sdružení Projekty s rozpočtem > 10% ročního příjmu sdružení musí být schváleny Valnou hromadou Projekty s rozpočtem < 10% schvaluje správní rada se svým poradním orgánem technickou radou Opravy jsou nehody = nejsou to projekty, musí na ně být peníze v rezervě provozního účtu
Elektřina, nájmy a další platby pravidelných výdajů Freenetis by měl umožňovat automatické přiřazení plateb pravidelných výdajů typu elektřina, nájmy, K tomu by byla potřeba další databázová tabulka pravidelných plateb, která by obsahovala popisy, variabilní symboly těchto plateb a také ID účtů, ze kterých se mají tyto platby strhávat (nejčastěji Provozní účet, ale obecně tam může být cokoli třeba účet nějakého dlouhodobého projektu)
Sklad