Řízení pohledávek v IS WinFAS

Transkript

1 Řízení pohledávek v IS WinFAS Školení Sklaský Dvůr 2006 Poznámka: Databáze [UPOMINKY] vytvořená z DB VZOROVA_DATA. Pokud vidíte v návodu okna s titulkem [UPOMINKY], tak se jedná o název firmy. 1) Koncepce ve WinFASu Jedním z našich zákazníků je leasingová společnost. Tam patří upomínání a penalizování k hlavním procesům. Vše musí být zařízeno tak, aby 1. bylo co nejméně práce 2. penalizační podmínky bylo možno jasně podchytit ve smlouvě 3. v případě soudu bylo vše jasné a snadno doložitelné. 4. Počítání upomínek a penále (jak tomu bylo ve FASu) vede ke složitým formulacím ve smlouvě. (Zkuste to popsat tak, aby to bylo jasné právníkům. Jak doložit zaslání 3. upomínky? Budete posílat upomínky a penále doporučeně?). Penalizační podmínky musí vycházet z vlastních (ne)úhrad, ne z dopisů, které rozesílá věřitel. 5. Bylo by vhodné, 6. aby řízení pohledávek zavedli konzultanti z Organizační kanceláře (jedná se o komplexní nastavení), 7. aby jednotlivé procesy byly zavedeny ve spolupráci s vedením (řízení pohledávek je důležitá záležitost a vedení k němu má co říci) 8. aby byl systém zanesen ve firemních směrnicích (některé věci fungují jen když jsou udržovány). 1.1 Upomínka je dopis Na upomínce nejsou žádné peníze. Je to pouhý dopis. Upomínky se nečíslují. Počítá se spíše s pravidelným rytmem rozesílání (např. týdně). Upomínky lze rozesílat mailem (pokud si seženete mailové adresy, jsou zadarmo). 1.2 Penále je vyfakturování úroků Penále se počítá jako úrok z dluhu po splatnosti za určité období. Lze tedy penalizovat měsíčně, čtvrtletně,... Na smlouvě lze jasně definovat že "dluh po splatnosti bude úročen...". Nárok na penále takto vzniká ne zasláním upomínky či penalizační faktury, ale samotným dluhem. V případě soudu není třeba dokazovat, zda dlužník dostal nějakou upomínku číslo XY, Stálé připomínání Pomocí dalších nástrojů WinFASu lze do vymáhání zapojit celou firmu. Příklad: V Organizační kanceláři stačí, abyste zvolali a telefonní ústředna řekne WinFASu, kdo volá a WinFAS řekne uživateli, zda volající něco nedluží. 2)

2 Upomínky Upomínky jsou zadarmo. Nečíslují se, je to jen sestava s okénkem do obálky. Uznání pohledávek, které se provádí při uzávěrce, pracuje na stejném principu. 2.1 Přímo z IQ sestavy SALDO Je potřeba správně nastavit šablonu IQ, včetně nadpisu a volného textu Mailování Je potřeba zadat mailové adresy ke klientům. Je to zadarmo, proto lze upomínat zavčas a častěji, například každý týden. Postup V IQ sestavě SALDO vytvoříte Report, který obsahuje klienta. Sestava musí být na výšku. Stisknete telefonek CRM protokol Je to seznam klientů, kterým jsem chtěl něco sdělit a také druh spojení na ně. Vytvoří se po ukončení práce s "telefonkem". 2.2 Uznání pohledávek Uznání pohledávek se vytváří podobně jako upomínky, stačí přidat v šabloně jiný volný text, možná pozměnit. 3)

3 Penalizační faktury Způsob výpočtu vychází z úroku, používá se "neviditelně" IQ saldo. Lze nastavit datum OD-DO a penalizovat tak pravidelně každý měsíc. Volné texty týkající se penalizační faktury se zapíšou do šablony Dodávky či Hlavičky Obchodníka. Pomocí IQ sestavy lze vypočítat penále i pro jednotlivé faktury (někde bývá zvykem penalizovat až po úplné úhradě faktury). Není tu však žádná automatizace. 3.1 Dodávkový systém Tvorba dodávek (nikoliv přímo faktur) vznikla proto, aby umožnila přidávat penále k jiným fakturám generovaným z dodávek. Je to samozřejmě možné jen tehdy, pokud 1. máte vyjednávací sílu (zákazník se na Vás nemůže vybodnout), tedy že jste například E-ON. 2. záležitost předem právně zajistíte v platebních podmínkách. Pokud spojování s jinými dodávkami nepotřebujete a vytváříte pouze penalizační faktury, znamená to pro Vás jednou za čas několik kliknutí navíc. 4) Skonta Skonta patří do balíčku "řízení pohledávek". Ve WinFASu je implemtována práce se skonty (sleva za včasné zaplacení). Je to pobídka pro odběratele, aby platili tak, jak to vyhovuje dodavateli. Tady se nebudeme prací se skonty více zabývat.

4 5) CRM 5.1 CRM IQ sestava Pokud IQ obsahuje výběr podle klientů a zašktneme políčko v šabloně, umí se IQ s touto šablonou nabídnout pro konkrétního klienta. Zobrazení se nabízí buď v kontextu klienta nebo na okně aplikace CRM. 5.2 Aktualizace podmnožiny neplatičů V IQ sestavě lze pomocí kontextu naplnit podmnožinu klientů. Tu si musíme předem založit v aplikaci Podmnožiny klientů. S podmnožinou lze dále pracovat (obtelefonovávat,...).

5 5.3 Poznámkly ke klientům a k dokladům Ke každému klientovi a ke každému dokladu lze zapisovat a zobrazovat poznámky či úkoly. Lze evidovat telefonní hovory, sliby o tom, kdy zaplatí, Výzvy Při zavolání Záložka okna CRM "Výzvy". Zadán musí být daný zákazník Při mailování Lze vidět, pokud odesílám mail přímo z WinFASu Na seznamu kontaktů Pokud kliknete myší na výzvu, objeví se mi seznam výzev pro daný kontakt. 6)

6 Hlídání neplatičů při pořizování V Obchodníkovi, Zásobách a Pohledávkách lze v šabloně nastavit šablonu IQ-Saldo. Při zadání klienta proběhne kontrola (může to trvat déle - tak jako samotné IQ sestava). Pokud program zjistí, že má klient zadávaný při pořizení dluh, zobrazí sestavu podle zadané šablony. 7)

7 Rozbor pohledávek 7.1 Podle dluhu Sestava neplatičů podle dlužné částky je standardní. Lze použít i stav dluhu KE DNI, což je potřeba při uzávěrkách, pro banku,... Lze použít i statistické funkce (procenta, kumulace, třídění). 7.2 Podle úroku Možnost počítání úroku byla i ve FASu v agendě 7 - Cash Flow. Na školení přišel zákazník, který si navzájem dlužil s odběratelem a pořád se hádali o penále. Vypočítání úroků je spravedlivé, zohledňuje částečné úhrady, atd. Stejný algoritmus používá program Leasing ve FASu, banky,... Úrok se počítá za zadané období den po dni od data splatnosti až k úplné úhradě/k "dnešku"/k zadanému datu na IQ sestavě.

8 7.3 Podle doby splatnosti Dny po splatnosti Intervaly splatnosti Kromě počtu dnů po splatnosti lze zadat také tzv. intervaly splatnosti (po splatnosti/měsíc/kvartál/rok/více...). Interval splatnosti se zadává ve dnech oddělených čárkou. Většinou je vyžadují banky, ohromíte jimi i ředitele. Nezapomeňte, že OLAP lze exportovat do Excelu! 7.4 Statistika Data z IQ sestav lze statisticky analyzovat, lze požívat tzv. Parretovu analýzu (20/80 - např. 20% klientů vytváří 80%). Jednoduché je zobrazení procentické části dluhu, kumulace, atd. Tyto finkce jsou dostupné v prohlížení dat vyvolaném tlačítkem SQL.