www.poznani.net www.holcak.eu vlastik@holcak.eu Projektový Sabris Brno, 5.4.2013 management Vítejte na workshopu lektor trenér kouč Self management a osobní produktivita, Obchodní dovednosti, Komunikace a vyjednávání, Ofenzivní marketing, Projektový management Vlastík Holčák
Projektové řízení II. Nástroje a techniky Vlastík Holčák
Definice PROJECT MANAGEMENTU (PM) Projektové řízení (Project Management angl.) slouží k 1. rozplánování a 2. realizaci 3. složitých zpravidla 4. jednorázových akcí, které je potřeba 5. uskutečnit v požadovaném termínu s 6. naplánovanými náklady tak, aby se 7. dosáhlo stanovených cílů. Jednoduše: účinné a efektivní dosahování změn
Základní principy Týmová a Systematická práce
JAK 1. CO by měl projekt splnit 2. (Trojimperativ) 1. Definování 2. Plánování 3. Vedení 4. Sledování 5. Zakončení Provední - JAK to má vypadat, co to má umět, kvalita... Čas - KDY musí být daná část (celek) hotová(ý), připravení tzv. časové osy... Finance - KOLIK nás (zákazníka) to bude stát 3. Koordinace - Lidských zdrojů, Dodavatelů, Smluvních partnerů 4. Řádně a včas 5. Předání/protokoly
Stanovte jasné cíle a vymezte výsledky Popište výsledek Shromážděte relevantní informace SMART Připravte analýzu SWOT Definujte cíle Až potom svolejte tým!!!
Cíle SMART Specific specifický, konkrétní Measurable měřitelný Achievable dosažitelný Rewarding užitečný pro firmu/projekt Time-bound dosažitelný v určitém čase
Mind map Výhody: rychlost, ucelený pohled, rychlá orientace, vazby/vztahy, SW, přirozené pro mozek, emoce, GESTALT Nevýhody: nepřenositelnost, velikost papíru (mimo SW), změna
SWOT Současná vnitřní situace S (Strenghts) silné stránky W (Weaknesses) slabé stránky Potenciální vnější situace O (Opportunities) příležitosti T (Threats) - hrozby Účel: Identifikace všech aspektů k situaci / problému
SWOT
SWOT MATICE S W O 1 2 3 SA T 1 ++ + - - 1 2 0 + ++ 3 3 + - ++ - - 0 SA 2 3-1 O OPORTUNITIES PŘÍLEŽITOSTI T THREATS OHROŽENÍ W WEAKNESSES SLABÉ STRÁNKY WO WT S STRENGHT SILNÉ STRÁNKY SO ST
Čas vs. náklady Zvažte časovou náročnost versus náklady Časová náročnost Nákladová náročnost
5W 1H
5W 1H Účel: Podrobná analýza zkoumaného problému Who? Kdo? Kdo je zákazník? Kdo je uţivatel? Kdo je investor? Kdo bude mít prospěch? Kdo můţe být ohroţen?.. What? Co? Co je bude zajímat? Co od toho očekávají? Co to přinese za prospěch? Co chce která skupina? Where? Kde? Kde se to vyskytuje? Kde lze problém nalézt? Kam jsme schopni dodávat? Jaký okruh ovlivníme? When? Kdy? Kdy se to stane-stalo? Jak často se to stane-stalo? Kdy načasovat začátek? Kdy zveřejnit? Kdy šetřit? Why? Proč? Proč to máme řešit? Proč chceme změnu? Čeho chceme dosáhnout? How? Jak? Jak to provedeme? Jak hledat oporu? Jak získat zájem? Jak minimalizovat finanční riziko?
5W 1H : ALGORITMUS VYTVOŘIT SADU OTÁZEK K PROBLÉMU NALÉZT ODPOVĚDI ROZHODNOUT O POSTUPU REAKCE NA ODPOVĚĎ ZPŘESNĚNÍ DEFINICE PROBLÉMU nebo AKČNÍ PLÁN
5W 1H : příklad Kdo? Co? Kde? Kdy? Proč? Jak? MANŽELKA CHCE VYMALOVAT OBÝVÁK OTÁZKA ODPOVĚĎ REAKCE
ISHIKAWA DIAGRAM 20
KDY SE POUŽÍVÁ? V PŘÍPADECH VÝSKYTU NEPERIODICKÝCH PROBLÉMŮ (porucha stroje, náhlé zvýšení výskytu bublin ) CHRONICKÝCH NEBO OPAKOVYNÝCH VAD (chyby měření, seřízení atd.) VÝHODY: rychlá metoda, strukturování problému NEVÝHODY: dedukce příčin je často hypotetická 21
OBECNÝ POSTUP ŘEŠENÍ 7M MEN LIDÉ MEASUREMENT MĚŘENÍ MACHINES STROJE MANAGEMENT ŘÍZENÍ CAUSE PŘÍČINY EFFECT NÁSLEDEK METHODS METODY MEDIUM PROSTŘEDÍ MATERIAL MATERIÁL
Sponzoři a uživatelé DRUGS Decider (Rozhodovatel) Recommender (Doporučovatel) User (Uživatel) Gatekeeper (Hlídač) Stakeholders (Zájmové skupiny) D iniciuje a povoluje projekt, schvaluje podmínky R chce změnu, ale musí být přesvědčen, že daná změna je zapotřebí (musí být nakloněn) U realizuje projekt a ovlivňuje R G odborník, omezuje/umožňuje přístup k R a D (D bere názor G v úvahu) S třetí ovlivněné strany (zákonné nebo etické závazky)
ANALÝZA SILOVÉHO POLE 24
ANALÝZA SILOVÉHO POLE Účel: Analýza sil, které rozhodují o řešení problému + POZITIVNÍ SÍLY? - NEGATIVNÍ SÍLY IDEÁLNÍ STAV Urychlují řešení, podporují řešení, zkvalitňují řešení P R O B L É M Brzdí řešení, zpomalují řešení, nechtějí řešení KRITICKÝ STAV 25
ANALÝZA SILOVÉHO POLE POZITIVNÍ hybné síly: podporují změnu NEGATIVNÍ brzdné síly: brání změně cíl: omezit brzdné síly, podpořit hybné síly nástroj: diagram silového pole levý sloupec: hybné síly pravý sloupec: brzdné síly 26
ANALÝZA NEGATIVNÍCH SIL DEFINICE VLIVU KLÍČOVÝ VLIV JE ŢIVOTNĚ DŮLEŢITÉ ODSTRANIT DŮLEŢITÝ VLIV - POMŮŢE, KDYŢ SÍLU ODSTRANÍME MÍRNÝ POKROK - MÍRNÝ POKROK BEZ VELKÉ DŮLEŢITOSTI NEPATRNÝ VLIV - ODSTRANĚNÍ PŘÍLIŠ NEOVLIVNÍ PROBLÉM BODY 4 3 2 1 DEFINICE OVLIVNĚNÍ SNADNO OVLIVNITELNÁ SÍLA S VYNALOŢENÍM ÚSILÍ ŠPATNĚ SE MĚNÍ (VELKÉ ÚSILÍ) BODY NEMĚNNÁ SÍLA 1 4 3 2
KOMUNIKACE Plan plánujte Outline your understanding Vyjadřujte porozumění Use open questions Pokládejte otevřené otázky Reflect reflektujte Summarise - shrnujte P co říci a na co se zeptat O objasněte si cíle a usilujte o neustálou zpětnou vazbu U otevřené otázky začínají tázacími zájmeny (5W&1H) R pro potvrzení používejte otevřené otázky S dohodněte se na jasných krocích
KOMUNIKACE
Volba projektového týmu Každý člen týmu je jiný a proto se i lidé se stejnými schopnostmi mohou chovat při práci odlišně Vzájemné chování bude mít vliv na všechny zúčastněné
Odkazy Android Project Schedule (free) http://www.workline.cz/pruvodce/proj ektove-rizeni-online.aspx http://www.elaine.cz/ http://www.mira-vlach.cz/softwarepro-projektove-rizeni-prehled http://zis.antee.cz/index.php?nid=751 5&lid=CZ&oid=1394708
www.poznani.net www.holcak.eu vlastik@holcak.eu Sabris Brno, 5.4.2013 Děkuji Vám za pozornost www.holcak.eu/pro_studenty lektor trenér kouč Vlastík Holčák