MS Word 2007 Komentáře a sledování změn Obsah kapitoly V této kapitole si vyzkoušíme dva nástroje, které se používají k připomínkování nebo revidování dokumentů. Oba nástroje jsou vhodné při kolektivním vytváření dokumentů. Studijní cíle Studenti budou umět vytvářet komentáře a revidovat dokumenty. Budou také umět vytvořené komentáře odstraňovat a navržené revize zpracovávat. Doba potřebná ke studiu Minimálně 60 minut Pojmy k zapamatování Úvod Výkladová část Komentáře Revize Komentář Bublina Revizní značka Pokud kontrolujeme cizí dokument, potřebujeme v něm občas navrhnout nějakou změnu. Abychom nezasahovali přímo do originálního textu, nabízejí se dvě možnosti buď vložíme do textu komentář, nebo využijeme režim sledování změn (revize). Zatímco první možnost umožňuje pouze napsat text s naší připomínkou k problematickému místu, druhá funkce umožní naše nápady rovnou v dokumentu realizovat. Program ale námi provedené úpravy pouze zaznamená, nějakým způsobem je zvýrazní a autor pak může námi provedené úpravy přijmout nebo odmítnout. K připomínkování dokumentu můžeme využít komentáře. Kurzor umístíme v dokumentu k místu, ke kterému potřebujeme napsat nějakou poznámku, přejdeme na kartu Revize a klepneme na tlačítko Nový komentář. Pokud nezměníme standardní nastavení, program rozšíří pravý okraj dokumentu, vytvoří v něm barevnou bublinu a místo kurzoru s bublinou spojí vodorovnou čarou. V bublině je napsáno slovo komentář (protože bublinu používá program i u jiných nástrojů) a iniciály uživatele (z nastavení programu). Pokud by komentáře vkládali různí uživatelé na různých počítačích nebo jinak k počítači přihlášení, budou mít bubliny různé barvy (a iniciály). Do bubliny pak vepíšeme svou připomínku.
Zobrazení komentářů Pokud jsou bubliny zobrazené, při standardním nastavení se tisknou. Pokud bychom potřebovali dokument vytisknout bez vložených komentářů, můžeme je skrýt. Na kartě Revize rozbalíme nabídku tlačítka Zobrazit značku, a klepnutím vypneme Komentář. Pro zpětné zobrazení bublin komentářů postup zopakujeme. Pokud nám zobrazení komentářů v bublinách nevyhovuje, můžeme si je zobrazit také v podokně revizí (viz dále), nebo přímo v textu. Při zobrazení komentářů v textu bude připomínkované místo zvýrazněno, text komentáře se pak zobrazí nad textem po přiblížení kurzoru myši. Pokud nám vyhovuje více toto zobrazení, rozbalíme na kartě Revize nabídku tlačítka Bubliny, a vybereme volbu Zobrazovat všechny revize v textu. Pokud prohlížíme dokument doplněný o komentáře, můžeme na jednotlivé připomínky přecházet pomocí tlačítek Další/Předchozí na kartě Revize, v části Komentář.
Odstranění komentáře Odstranit komentář můžeme po jeho aktivaci (umístit kurzor do komentáře) pomocí nabídky tlačítka Odstranit. Najdeme ho na kartě Revize v části Komentář. Můžeme také vyvolat místní nabídku odstraňovaného komentáře. Vždy v ní najdeme příkaz Odstranit komentář. Sledování změn Funkce Sledování změn (= režim revize dokumentu) umožňuje, aby všechny změny prováděné v dokumentu, byly pouze zaznamenány a označeny tak, aby autor dokumentu mohl dodatečně navržené úpravy přijmout nebo zamítnout. Pokud potřebujeme zapnout režim sledování změn, klepneme na kartě Revize do horní části tlačítka Sledování změn (pokud se nám rozbalila nabídka, vybereme v ní opět Sledování změn). Od této chvíle až po opětovné kliknutí na tuto volbu (čímž tento režim vypneme) se každá změna v dokumentu bude zobrazovat jako navržená změna. Pokud režim sledování změn vypneme, nesmažeme navržené úpravy. Jakým způsobem se budou jednotlivé provedené úpravy dokumentu zaznamenávat, můžeme částečně ovlivnit. Na kartě Revize rozbalíme nabídku tlačítka Sledování změn a vybereme volbu Změnit možnosti sledování. V dialogovém okně, které se otevře, pak můžeme standardní nastavení upravit.
Zobrazení revizí Pomocí tlačítka Bubliny na kartě Revize můžeme nastavit jeden ze tří režimů zobrazení změn v dokumentu: zobrazení revizí v bublinách (program tady nerozlišuje bubliny komentářů a revizí) zobrazení všech revizí v textu (program tady nerozlišuje bubliny komentářů a revizí) zobrazení revizí v textu s výjimkou komentářů a formátování Rozdíly v zobrazení revizí můžete porovnat na následujících obrázcích.
Zobrazovat revize v bublinách: Zobrazovat všechny revize v textu: Při tomto zobrazení je vhodné zobrazit si podrobnosti navržených změn v tzv. podokně revizí volba Podokno revizí na kartě Revize). Ukázku podokna revizí vidíme na obrázku dole.
Zobrazovat v bublinách pouze formátování a komentáře: Také při tomto zobrazení bychom si asi měli zobrazit podokno revizí. Pokud revize dokumentu provádí více recenzentů (uživatel v nastavení programu MS Word), jsou revizní značky odlišeny barevně v bublinách, v textu i v podokně revizí. Zobrazení revidovaného dokumentu Pokud bychom si chtěli zobrazit dokument tak, jak vypadal před revizí, můžeme změnit zobrazení.
Pomocí rozbalovacího seznamu, ve kterém je standardně zvoleno Konečný se značkami, lze zvolit jednu ze čtyř variant zobrazení revidovaného dokumentu: Konečný se značkami dokument je vidět tak, jak by vypadal po přijetí všech změn, změny jsou zvýrazněny revizními značkami (podle nastavení) v bublinách nebo v textu Konečný je vidět konečná verze dokumentu, dokument vidíme tak, jak by vypadal po přijetí všech navrhovaných změn bez zobrazení revizních značek Původní se značkami je zobrazena původní verze dokumentu se zobrazením revizních značek (podle nastavení) v bublinách nebo přímo v textu Původní je zobrazena původní verze dokumentu bez revizních značek Pomocí tlačítka Zobrazit značku na kartě Revize lze nastavit, které revizní značky se budou zobrazovat, případně zvolit zobrazení revizních značek pouze od určitého recenzenta (jsou odlišeny barevně). K systematickému procházení revizí dokumentu lze použít tlačítka
Předchozí a Další ve skupině Změny na kartě Revize. Revize dokumentu můžeme zpracovat (přijmout nebo odmítnout) přímo v textu (využijeme pak místní nabídku navržené změny a příkaz Přijmout nebo Odmítnout), nebo můžeme zobrazit podokno revizí a s revizemi pracovat tam. K přijetí nebo odmítnutí změn můžeme také použít tlačítka Přijmout resp. Odmítnout ve skupině Změny na kartě Revize. Zpracování revizí Obě tato tlačítka jsou rozbalovací s těmito možnostmi: Přijmout/Odmítnout a přejít k další: změna se podle volby provede/odmítne a automaticky se vyhledá následující revizní značka Přijmout/Odmítnout změnu: změna se provede/odmítne podle volby a kurzor zůstane na místě (nevyhledá se následující revizní značka) Přijmout/Odmítnout všechny zobrazené změny: podle volby se přijmou/odmítnou všechny změny aktuálně zobrazené v dokumentu (zobrazení změn určíme pomocí tlačítka Zobrazit značku na kartě Revize, viz výše). Můžeme tak např. přijmout/odmítnout všechny návrhy jen jednoho určitého recenzenta. Přijmout/Odmítnout všechny změny v dokumentu: podle volby se provedou/odmítnou všechny změny označené revizními značkami bez ohledu na to, zda jsou či nejsou aktuálně zobrazeny. Po přijetí nebo odmítnutí nabídnuté úpravy, se z dokumentu vymaže příslušná revizní značka. Rozšiřující text Řešený příklad Shrnutí Revize a komentáře jsou nenáročné nástroje, které bychom měli používat vždy, když máme nějakým způsobem kontrolovat a připomínkovat cizí dokument.
Kontrolní otázky a úkoly Zadání úkolu Studijní literatura 1. Nováková A., Nulíček V.: Aplikační software 1, 2. Eupress 2008 (skripta). ISBN: 978-80-7408-010-4 2. Pecinovský J.: Word 2007 podrobný průvodce. Grada 2007. ISBN: 978-80-247-1959-7 3. Pírková K.: MS Word 2007 podrobná uživatelská příručka. Computerpress 2007. ISBN: 978-80-251-1571-8 Klíč k úkolům Kontrolní náhled