Výroní zpráva o innosti Archivu MENDELU v Brn Všeobecné informace Archiv Mendelovy univerzity v Brn (dále MENDELU) byl zízen rozhodnutím rektora. 2/95 v roce 1995 jako podnikový archiv s celoškolskou psobností. Toto postavení ztratil zákonem. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb, který kodifikoval novou soustavu archiv R. Archiv MENDELU je od 1. 3. 2007 souástí kancléství MENDELU vedeného kanclékou PhDr. Tajanou Šabartovovou. Archiv pedstavuje unikátní soubor historické dokumentace od založení Vysoké školy zemdlské v Brn v roce 1919 až do souasnosti Mendelovy univerzity v Brn. Akreditace archivu Dne 24. 9. 2007 podal archiv žádost o akreditaci, která je podmínkou pro získání statutu specializovaného archivu. 1 Ve dnech 18.-19. 2. 2008 probíhalo v univerzitním archivu akreditaní ízení. Akreditaní komise Odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra (MV) R rozhodla na základ zjištných údaj perušit akreditaní ízení archivu z dvodu nevyhovujících hodnot mikroklimatu v jeho depozitái a nebezpeí následného nevratného poškození uložených archiválií. Odbor archivní správy a spisové služby MV R zaslal dne 18. 3. 2008 rozhodnutí o perušení akreditaního ízení do doby, než bude tento stav napraven a navrhl lhtu k revizi odstranní nedostatk do 1. 4. 2009. S ohledem na realizaci rozvojového projektu Klimatizace univerzitního archivu požádal rektor MZLU v Brn Odbor archivní správy a spisové služby MV R dne 26. 1. 2009 o prodloužení jednoroního odkladu ke splnní podmínek akreditace archivu. Žádost byla dne 10. 2. 2009 zamítnuta a bylo doporueno po ukonení projektu a po minimáln tímsíním mení a zaznamenávání hodnot mikroklimatu v depozitái znovu požádat o udlení akreditace. V kvtnu 2009 byla klimatizace odevzdána do užívání archivu a byl zahájen zkušební provoz. V prbhu roku 2010 zainteresované firmy a stavební oddlení MZLU upravovaly tepelný a vlhkostní režim v archivním depozitái tak, aby odpovídal stanoveným parametrm. Od íjna 2010 jsou parametry v norm a bylo zahájeno mení pro poteby akreditace. Koncem roku 2010 provedl Moravský zemský archiv v Brn státní kontrolu univerzitního archivu a doporuil podat žádost o akreditaci v následujícím roce. Dne 21.12. 2011 byla žádost o obnovení akreditaního ízení zaslána na Ministerstvo vnitra 2. 1 Podle 51 zákona. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové služb mají vysoké školy možnost zizovat specializované archivy, které mohou jako archivy psobit pouze v pípad udlení akreditace. Kolegium rektora na svém zasedání dne 7. 12. 2004 vyslovilo souhlas se zízením specializovaného archivu MZLU. 2 Akreditaní ízení se v univerzitním archivu konalo 16. 1. 2012. Ministerstvo vnitra svým rozhodnutím.j. MV-1438-13/AS-2008 z 19. 1. 2012 udlilo univerzitnímu archivu akreditaci pro výkon psobnosti veejného specializovaného Archivu Mendelovy univerzity.
Prostorová kapacita a stavebn-technické podmínky Archiv je situován do suterénu nového objektu specializovaných výukových prostor (pavilon Q). Prostorové zajištní archivu v zásad respektuje podmínky stanovené zákonem. Celková prostorová kapacita univerzitního archivu iní 428, 3 m² (bez chodby a WC). V souvislosti s nárstem množství absolvent univerzity v posledních letech se zvýšily i poty závrených kvalifikaních prací (bakaláské, diplomové, disertaní a závrené práce). Pro nedostatek prostorové kapacity ústední knihovny bylo do univerzitního archivu v minulém roce pedáno 7 270 knih (1 692 karton), v dsledku ehož je jeho prostorová rezerva tém vyerpána. V návaznosti na tento stav byla podána žádost o pidlení místnostní pro archiv vysokoškolských kvalifikaních prací v prostorách bývalé Spoitelní akademie ( budova K). Dislokované místnosti byly sice v roce 2011 kancléství pidleny, avšak pro nedostatek finanních prostedk k jejich rekonstrukci musely být vráceny zpt univerzit. Záznamy kontinuálního mení teploty a vlhkosti v archivním depozitái jsou denn snímány standardním registrátorem HOBO a msín tabulkov a graficky zpracovány na ústavu agrosystém a bioklimatologie (Ing. Jan Brotan). Personální obsazení Personáln je archiv obsazen 2 pracovnicemi s vysokoškolským vzdláním v píslušném oboru (od 1. 9. 1992 PhDr. Alena Mikovcová, od 1. 10. 2004 do 31.12. 2011 Mgr. Eva Škamradová, DiS.). Výkon odborných archivn historických inností je dlouhodob znemožován asovou nároností, nárstem a komplikovaností správní agendy, rozšíením výpjní agendy související s pebíráním vysokoškolských kvalifikaních prací. Vzhledem k výhledové skartaci záznam v elektronické spisové služb spojené s kontrolou fyzických dokument naroste asov i odborn innost v oblasti skartaního ízení. V návaznosti na pipravovanou novelu zákona o archivnictví pibudou archivu další povinnosti (repliky digitálních dokument, zpracování archiválií podle novely základních pravidel pro zpracování archivního materiálu, vytváení archivních pomcek pouze v informaních systémech). Od 1.7. 2012 do 31.12. 2013 probhne v archivu generální inventura vyhlášená Ministerstvem vnitra. Z výše uvedených dvod by bylo teba navýšit poet pracovník minimáln o jedno stedoškolské místo. Objemová kapacita K 31. 12. 2011 archiv spravuje 1 685, 35 bžných metr (bm) archivních fond a sbírek, což pedstavuje 57 667 evidenních jednotek. Odborná innost 1. Nápl innosti a) koncepce v oblasti archivnictví a spisové služby na MENDELU b) dohled na vedení spisové služby a na pedarchivní péi, metodická pomoc všem souástem MENDELU c) výbr archiválií ve skartaním ízení a v mimoskartaním ízení (dary, delimitace) 2
d) evidence archiválií v Poítaové evidenci archiválií (PEvA) Národního archivního ddictví R e) odborné zpracování archiválií (inventáe, soupisy) f) vytváení archivn-informaního systému elektronickou formou g) poskytování archivních služeb univerzitním pracovištím a dalším žadatelm (potvrzení, výpisy, opisy, kopie, rešerše) h) poskytování badatelských služeb (nahlížení do archiválií) i) vdecká a publikaní innost, zamená na historii univerzity, jejích vdních obor, života a díla významných osobností j) zpracování odborných a populárn-vdeckých text k propagaci a prezentaci univerzity k) správa specializované knihovny l) hodnocení fyzického stavu archiválií a jejich výbr pro konservaci a restauraci m) generální inventura archiválií vyhlášená ministerstvem vnitra n) další odborné archivní úkoly organizované nadízeným Moravským zemským archivem v Brn o) další úkoly zadávané vedením univerzity. 2. Koncepní a metodická innost (spisová služba, správní agenda) V souvislosti s pedarchivní péí archiv ešil v roce 2011 adu koncepních a metodických problém: - novelizace smrnice Prvodce spisovou službou na MENDELU - konzultace na pracovištích, které vedou samostatné evidence dokument - vypracování seznam dokument bez ísla jednacího - oponentura materiál Ústavu pro informaní systém Zhodnocení souasné esps z hlediska souladu s legislativou a použitelností - problematika informaních systém veejné správy - pipomínky k prezentacím esps - ovování elektronických podpis, udlování certifikát a kontrola škodlivých kód - hodnocení vyizování korespondence v esps pro poteby kancléství Pro jednání Komise rektora pro pedagogiku byla vyhotovena analýza problém s vydáváním originál dodatk k diplomu, které nejsou souástí univerzitního informaního systému (UIS). Nedoešené zstávají problémy s vystavováním druhopis diplom a dodatk k diplomu a další otázky spojené se správní agendou.. 3. Skartaní ízení O skartaci se pihlásilo 25 pracoviš a 5 bývalých zamstnanc univerzity darovalo dokumenty do archivu v mimoskartaním ízení. Ve skartaním ízení bylo do archivu pevzato celkem 89, 95 bm archiválií, což pedstavuje 8 956 evidenních jednotek. V mimoskartaním ízení bylo pedány 3 dodatky k osobním fondm a 2 fondy nové. 4. Odborné zpracování archivních fond a sbírek Univerzitní archiv spravuje celkem 140 archivních fond a sbírek evidovaných v listech NAD (národní archivní ddictví). Do 31.12. 2011 bylo evidováno 44 3
pírstk. Nov byly založeny 3 archivní fondy, ostatní nov pijaté archiválie pedstavují dodatky k již existujícím archivním souborm. Archiválie jsou zpracovány klasickými prozatímními inventárními soupisy a katalogy. ásti fond jsou inventarizovány elektronickou formou (databáze ACCESS, tabulkový editor EXCEL). Celkem bylo k 31.12. 2011 zpracováno 683, 07 bm archiválií, což pedstavuje 27.755 evidenních jednotek (48,12%). 5. Vytváení archivn evidenního systému Archivní fondy a sbírky Mnedelovy univerzity jsou souástí celostátní databáze PEvA pístupné na www Ministerstva vnitra R. http://www.mvcr.cz/archivnictvi/index.html Univerzitní archiv vede základní evidenci archiválií a Moravskému zemskému archivu v Brn zasílá každoron aktualizované (píp. nové) evidenní listy NAD, evidenci vnjších zmn a evidenci archivních pomcek do druhotné evidence archiválií. Od roku 2009 archiv samostatn spravuje specializovanou databázi PEvA pro Mendelovu univerzitu a aktualizuje údaje v ní uložené. Tyto údaje jsou zveejnny na www archivu. http://www.mendelu.cz/cz/sluzby_sz/univerzitni_archiv/archivni_fondy_a_sbirky 6. Dílí knihovna archivu Archiv spravuje 286 evidovaných knihovních jednotek. Píruní knihovna archivu je spojena s konferenní místností a je dle možností doplována novými knihami i periodiky. 7. Archivní služby Archivní služby jsou poskytovány poslucham a univerzitním pracovištím a žadatelm mimo univerzitu pro výzkumné, pedagogické, kulturní a osvtové úely. a) správní innost Žadatelm jsou vystavovány duplikáty náhradních doklad, potvrzení o studiu, výpisy zkoušek (vykonané zkoušky z jednotlivých pedmt - transkripty), opisy sylab, ovení vzdlání a nabytí vysokoškolského titulu. Úkony jsou zpoplatovány podle každoron aktualizovaného rozhodnutí rektora o stanovení poplatk spojených se studiem a výše úhrad za poskytnuté služby studentm a nkterým dalším osobám. Do 31. 12. 2011 bylo vyhotoveno celkem 154 výpis, opis a potvrzení pro správní úely (92 potvrzení o studiu, vyhotoveno 35 duplikát diplom a vysvdení o státních zkouškách, 12 výpis zkoušek, 11 ovení vzdlání a 4 jiných potvrzení). Potvrzení pro úely odškodnní Dne 1. srpna 2009 nabylo úinnosti Naízení vlády.122/2009 Sb. o odškodnní student vysokých škol, kterým bylo v období komunistického režimu z politických dvod znemožnno dokonit studium na vysoké škole. Vtšina žadatel o odškodnní si nepodala žádost o studijní rehabilitaci na VŠZ v letech 1990 1992 ve smyslu zákona. 87/1991 Sb., o mimosoudních rehabilitacích. Archiv je proto nucen z archiválií rekonstruovat prbh jejich studia na VŠZ a využívat dokumenty dodané žadateli. Sporné žádosti o odškodnní archiv konzultoval s právnikou Dr. Stakovou, vedoucí personálního a sociálního oddlení. V beznu 2011 byla zízena rehabilitaní komise jako orgán rektora k mimosoudním rehabilitacím pro úely odškodnní. Po projednání jednotlivých pípad byly vystaveno do 31. 12. 2011 4
celkem 5 rozhodnutí rehabilitaní komise. Podávání žádostí o vystavení dokument k uplatnní nárok na odškodnní koní dnem 31. 12. 2011 3. Po dobu platnosti výše uvedeného vládního naízení bylo pro úely odškodní vydáno celkem 50 potvrzení. b) zápjní služba, nahlížení do archiválií Zápjní služba v badateln archivu je pro studenty a externí badatele prezenní. V archivu se uskutenilo 88 badatelských návštv a studovalo v nm 78 osob. Ke studiu bylo pedloženo 158 vysokoškolských kvalifikaních prací, habilitaních a výzkumných zpráv, 49 evidenních jednotek dokument z archivních fond a 32 karton spis. Badatelé si poídli 1593 snímk. Zápjní služba závrených kvalifikaních prací je komplikována nutností dodržovat souasn autorský zákon, vysokoškolský zákon a archivní zákon a nezavedení licenních smluv na univerzit. c) retrospektivní rešerše K 31. 12. 2011 bylo provedeno 42 rešerší, z nichž nejvýznamnjší byly: Geneze jihlavského oddlení Osobnosti lesnického výzkumu Osobnosti zahradnického školství Geneze Ústavu statistiky operaního výzkumu Výstavba budov univerzity v areálu erných Polí Osudy Vyšší ovocnicko-zahradnické školy v Lednici 100. výroní narození prof. Dr. Ing. Josefa Kopeckého, profesora speciální zootechniky 8. Úast na konferencích 26.-28. 4. 2011 se pracovnice archivu úastnily 14. celostátní konference archivá eské republiky. PhDr. Alena Mikovcová se ve dnech 14.-16. 9. 2011 zúastnila 10. sjezdu eských historik v Ostrav. 9. lenství ve vdeckých organizacích PhDr. Alena Mikovcová je lenkou Sdružení historik (Historický klub), Spolenosti pro djiny vdy a techniky a eské archivní spolenosti. Mgr. Eva Škamradová je lenkou eské archivní spolenosti. 10. Propagace a prezentace univerzity, fakult, archivu V beznu 2011 pipravil archiv veškerý textový i obrazový materiál pro vydání píležitostné publikace Vzpomínkové letokruhy ernopolní k 45. výroí ukonení studia poslucha Agronomické fakulty obor Fytotechnika. V beznu 2011 navštívili archiv studenti 1. roníku Vyšší odborné školy knihovnických a informaních služeb v Brn. Archiv zajistil odborný výklad a pipravil ukázky z archivních fond a sbírek. V rámci projektu Inovací odborného, pedagogického a manažerského vzdlávání ke zvýšení konkurenceschopnosti poádaném ICV pipravila PhDr. Alena Mikovcová 3 I po tomto datu archiv dohledává požadované údaje uvedené ve výzvách ministerstva školství mládeže a tlovýchovy žadatelm k odstranní nedostatk žádostí. 5
studijní oporu Archivnictví a spisová služba a v ervnu 2011 vedla seminá stejného obsahu. Materiál je uveejnn na www archivu. Archiv zabezpeuje aktualizaci údaj www archivu v redakním systému UIS vetn elektronického prvodce po archivních fondech a sbírkách. http://www.mendelu.cz/cz/sluzby_sz/univerzitni_archiv Zpracovala. PhDr. Alena Mikovcová 6