NEWTON Solutions Focused, a.s. Dr. Jan Mojžíš Personální audit ve státní správě a jeho výstupy Olomouc, 3. 5. září 2008
Procesní, organizační a personální audit nejednoznačné vymezení obsahu auditních projektů různého druhu časté směšování procesní, organizační a ryze personální stránky auditu obvykle jde spíše o audity procesně-organizační nežli personální Procesně-organizační audit: - analýza a revize nastavení jak jednotlivých procesů, tak i způsobu organizačního zajištění jejich fungování - zabývá se procesy a činnostmi, jejich vazbami, působností a náplní jednotlivých organizačních a pracovních pozic ve vztahu k procesů apod. Personální audit: - hodnocení úrovně zvolených kompetencí vedoucích a dalších klíčových pracovníků organizace s návrhem návazných rozvojových a popř. též kariérních opatření 2
Zadavatel versus subjekt auditu a jejich potřeby Zadavatel: politici vedoucí úředníci manažeři Potřeby: zprůhlednění zefektivnění změna alibi Auditovaný subjekt: správní úřad či jeho část magistrátní, městský úřad zřizovaná příspěvková organizace zřizovaná obchodní společnost jiná účelově zřizovaná organizace 3
Zájmové skupiny Již jen z dosud provedeného vymezení auditního projektu je zřejmá výrazná bohatost a různorodost jednotlivých zájmových skupin. Zájmové skupiny: političtí představitelé opoziční politici lobující subjekty vedoucí úředníci úředníci manažeři zaměstnanci klienti občané konkurenti dodavatelé služeb... Poznat v rámci jediného projektu potřeby všech zájmových skupin současně není reálně možné (což z projektu vytváří z pohledu konzultanta mnohdy až vztahově dobrodružný podnik). 4
Struktura auditního projektu vysoká variabilita struktury i výsledných podob stavebnicový charakter projektu Podstatné součástí auditního projektu: diskuse nad požadavky a potřebami zadavatele sběr relevantních podkladů interaktivní fáze procesně-organizačního auditu procesní analýza včetně optimalizace organizační struktury hodnocení personálně-organizační efektivity včetně komparace hodnocení ekonomické efektivity včetně komparace hodnocení dalších skutečností v rámci celkového fungování subjektu audit kompetencí (Assessment-/Development-Centre, ) návrhy návazných rozvojových a popř. též kariérních opatření za běžnou součást auditních projektů nelze zatím považovat šetření ani realizaci návazných opatření ve vztahu k vnitřním systémům fungování subjektů (viz např. systému řízení, hodnocení a motivace, odměňování, ) 5
Klíčové momenty I. Kdo vystupuje v roli zadavatele projektu? Je skutečným zadavatelem či pouze tváří pro kontakt s konzultantem? Je v případě skupinového zadavatele tento vnitřně jednotný? Je zadavatel schopen přesně definovat své potřeby ve vztahu k auditu? Předurčuje zadání libovolným způsobem věcný výsledek auditu? Má zadavatel zájem i na zkoumání ekonomické efektivity? Obdrží auditovaný subjekt včas informaci o realizaci auditu? Má vedení auditovaného subjektu možnost participovat na zadání? Je konzultant vedení auditovaného subjektu řádně a včas představen? Jaký je vztah mezi vedením auditovaného subjektu a zadavatelem? 6
Klíčové momenty II. Je v rámci auditu možné využití interaktivních metod zapojujících do projektu i jednotlivé zaměstnance auditovaného subjektu? Má konzultant k dispozici veškeré relevantní podklady, o které zadavatele či samotný auditovaný subjekt požádal? V jaké atmosféře audit probíhá, jaký je přístup zaměstnanců? O jaké atributy se opírá organizační kultura subjektu? Jak četný a velký je průběžný zájem zadavatele o dění v rámci projektu? Je možné se zadavatelem konzultovat průběžné výsledky a výstupy? Je výstup projektu po odevzdání se zadavatelem vyjasňován/diskutován? Je konzultant vybídnut k účasti při implementaci závěrů projektu? Jsou v krátkém časovém horizontu po dokončení projektu realizována alespoň vybraná doporučení a návrhy konzultanta? 7
Potenciální přínosy projektu v části procesně organizační: - odstranění nedostatků a rezerv v rámci samotného vymezení realizovaných procesů a činností; - optimalizace náplní činnosti jednotlivých organizačních i pracovních pozic ve vztahu k pokrytí potřebných procesů a činností - optimalizace struktury i počtu organizačních a pracovních pozic - identifikace možností dalšího růstu ekonomické efektivity - identifikace možností zvyšování kvality vnějšího i vnitřního fungování v části personální: - identifikace rozvojového a manažerského potenciálu účastníků auditu jako báze jejich dalšího profesního, osobního i manažerského rozvoje - získání informací potřebných pro funkční propojení organizační a personální roviny v rámci struktur auditovaného subjektu - zdroj osobního rozvoje a motivace zaměstnanců 8
NEWTON Solutions Focused, a.s. Společnost NEWTON Solutions Focused, a.s. je součástí skupiny NEWTON, která se zaměřuje na řízení firem pro investory s cílem zvýšení jejich hodnoty pro akcionáře formou komplexní restrukturalizace včetně realizace změn v práci s lidmi. NEWTON Solutions Focused, a.s. působí v rámci skupiny NEWTON jako poradenská a konzultantská společnost zaměřená především na realizaci personálních a personálně-organizačních auditů, implementaci systémů strategického řízení lidských zdrojů a na podporu klientů v praktickém osvojování si moderních přístupů, nástrojů a metod efektivního vedení lidí. Společnost velmi úzce spolupracuje se soukromou vysokou školou NEWTON College, která tvoří rovněž součást skupiny NEWTON tato spolupráce přináší oboustranně četné pozitivní synergické efekty. 9
NEWTON Solutions Focused, a.s. Upřímné díky za Vaši laskavou pozornost. Dr. Jan Mojžíš předseda představenstva a hlavní konzultant společnosti NEWTON Solutions Focused, a.s. jan.mojzis@newton.cz 10