Pokročilé vyhledávání ve Wordu a Excelu Word Asi většina z nás zpracovávala nějaký textový dokument. Po jeho dokončení jsme přešli k poslední revizi, při které jsme zjistili určité nedostatky. Některé výrazy se nám nemusejí líbit a požadujeme jejich odstranění nebo nahrazení výrazem vhodnějším. V tomto případě má uživatel dvě možnosti cesty jak toho dosáhnout. Buď může celý dokument přečíst a jednotlivé nedostatky postupně nahrazovat, nebo má druhou možnost využití nástrojů Wordu, které se snaží tento postup co nejvíce zjednodušit a zautomatizovat. Při vyhledávání a nahrazování nemusím zůstat pouze u textu, ale vývojáři Wordu pamatovali také na formátování, znaků konce odstavců, konce stránek a dalších položek. Nástroje na vyhledávání ve Wordu jsou umístěny na záložce Domů a na panelu Úpravy. Nebo můžeme použít klávesovou zkratku Ctrl + F. Po této volbě se zobrazí okno Najít a nahradit. Obrázek 1: Okno Najít a nahradit První záložka v daném okně slouží pouze k vyhledávání, pokud chceme hledanou položku zároveň nahradit, musíme zvolit druhou záložku Nahradit.
Pokud chceme vyhledávat pouze text, je dobré znát zástupné znaky, které slouží bližší specifikace hledaného slova. Tabulka 1: Zástupné znaky Pomocí těchto znaků můžeme rozšířit možnosti hledání a blížeji specifikovat naše hledání. Zástupné znaky můžeme zapisovat buď přímo z klávesnice pomocí klávesových zkratek, nebo můžeme zaškrtnout políčko Použit zástupné znaky, pote klineme na volbu Zvláštní a zobrazí se pole se seznamem, kde můžeme vybírat zástupné znaky. Další volbou, kterou můžeme zvolit je Rozlišovat malá a velká písmena, pokud zvolíme toto políčko, vyhledávací nástroje budou zohledňovat, zda hledaný výraz odpovídá této volbě. Políčko Pouze celá slova určuje, zda bude hledané slovo hledáno jako samostatné slovo, nebo jako výraz, který je obsažen v jiném slově. Např. Pokud nepotvrdíme tuto volbu, budeme hledat slovo fit, budou nalezeny i výrazy jako fitcentrum, fitness atd., ale pokud zvolíme tuto volbu, hledání se zaměří pouze na samostatné slovo fit. Pozn. V případě, že budeme chtít nalézt výraz, který má funkci tzv. zástupného znaku, je potřeba před daný výraz zapsat zpětné lomítko. Např. Znak Vysvětlení? libovolný jednotlivý znak * libovolný řetězec znaků < začátek slova > konec slova [] jeden ze zadaných znaků [-] libovolný znak v zadaném rozsahu [!x-z] libovolný znak kromě znaků z rozsahu {n} přesně n vyskytů předchozího znaku nebo výrazu {n,} nejméně n výskytů předchozího znaku nebo výrazu {n,m} od n do m výskytů předchozího znaku nebo výrazu @ jeden nebo více výskytů předchozího znaku nebo výrazu Libovolný znak? s?t... najde sát nebo sít Libovolný řetězec znaků * s*d... najde sud nebo soulad Jeden ze zadaných znaků [ ]
m*áo+k... najde mák nebo mok Libovolný znak v zadaném rozsahu [-] [h-l]uk... najde hluk nebo kluk Libovolný znak kromě znaků v závorkách [!] p[!a]st... najde prst nebo post ne však past Přesně n výskytů předchozího znaku nebo výrazu {n} á,2-... najde krásnáá, ne však krásná ani krásnááá Nejméně n výskytů předchozího znaku nebo výrazu {n,} ran,1,-í... najde ranní i ranní Od n do m výskytů {n,m} 10{1,3}... najde 10, 100 a 1000 Jeden nebo více výskytů předchozího znaku nebo výrazu @ rac@i... najde raci nebo racci Začátek slova < <(inter)... najde internacionální a interní, ne však zainteresovaný Konec slov > (ín)>... najde splín nebo komín, ne však zaklíněný Zástupné znaky lze seskupovat pomocí závorek, např. <(př)*(žet)>, najde přihlížet nebo přehlížet. Jak již bylo zmíněné výše, lze ve Wordu vyhledávat i netisknutelné znaky, jako je konec odstavce ( ). K tomu slouží tzv. speciální znaky, které pomáhají nalézt jednotlivé objekty. V níže uvedené tabulce je uveden seznam speciálních znaků a tzv. zástupných identit, ty se používají v případě kombinace speciálních znaků a zástupných znaků. Seznam zástupných kódů můžete nalézt na http://www.gmayor.com/replace_using_wildcards.htm Např. ^13{2}... vyhledá výskyt zdvojených tabulátorů Znak konce odstavce ^p nebo ^13 Znak tabulátoru ^t nebo ^9 Dlouhá pomlčka ^+
Krátká pomlčka ^= Stříška ^^ nebo ^94 Ručně zalomený řádek ^l nebo ^11 Zalomení sloupce ^n nebo ^14 Konec stránky nebo oddílu ^12 Ručně zadaný konec stránky ^m Pevná mezera ^s Pevná pomlčka ^~ Volitelné rozdělení ^- Obrázek nebo grafika ^g nebo ^1 Libovolný znak ^? Libovolná číslice ^# Libovolné písmeno ^$ Značka poznámky pod čarou ^f nebo ^2 Značka vysvětlivky ^e Pole ^d Komentář ^a nebo ^5 Konec oddílu ^b Obsah stránky systému Windows ^c Tabulka 2: Speciální znaky S funkcí vyhledávání je blízce spjata také funkce nahrazování, proto jsou obě tyto funkce v jednom dialogovém okně. Obrázek 2 Okno Najít a nahradit záložka Nahradit
Jakmile zadáme do pole Najít hledaný výraz, Word provede vyhledávání od pozice kurzoru. Poté máme dvě možnosti, jak výraz nahradit buď klikáme na tlačítko Nahradit a Word nahrazuje výskyty jednotlivě nebo klikneme na Nahradit vše a Word provede nahrazení všech výrazů, které odpovídají vyhledávání. Při nahrazování platí podobná pravidla, týkající se tzv. speciálních a zástupných znaků. Objevují se zde však také rozdíly v tom, co je možné vyhledat a čím je to možné nahradit. Jak již bylo uvedeno výše, text nemusí obsahovat pouze číslice a písmena, proto Word pracuje se symboly, které umožňují vyhledávat konce odstavce nebo obrázky. Word usnadňuje jejich vyhledávání tím, že stiskneme tlačítko Zvláštní. Objeví se pole se seznamem znaků, které můžeme vyhledávat a nahrazovat. Pole se liší tím, zda je aktivní okno Najít nebo Nahradit čím. Obrázek 3 Pole se seznamem aktivní pole Nahradit čím Obrázek 4 Pole se seznamem aktivní pole Najít Jednotlivé položky ze seznamu odpovídají symbolům se stříškou, které jsou uvedeny v tabulce 2. V případě, že zaškrtneme políčko Použít zástupné znaky, pracujeme stejně jako při obyčejném hledání. Můžeme používat stejné znaky, které jsou uvedeny výše v tabulce 1.
Praktické příklady Vyhledávání a nahrazování v dokumentu Zadání: Stáhněte si zdrojový soubor. 1. Zjistěte výskyt spojení Krizový management 2. Nahraďte spojení Krizový management textem Krizové řízení v celém dokumentu 3. Na první stránce změňte pořadí v Vladimír John na John Vladimír tento postup aplikujte i na Emil Antušák. 4. Na stránce 4 nahraďte znak konce odstavce znakem pevná mezera. 5. Na první stránce provedeme náhradu výskytu tabulátorů mezerou. 6. Opravte text tak, aby v něm byla zrušena nadbytečná písmena á pomocí nahrazování textu. Pro opravu textu použijte zástupné znaky. 7. Vyhledejte označení identu předmětu a dva první znaky identu změňte na 4M. 8. Vyhledejte objekt Grafika a nalezený objekt nahraďte objektem ze schránky. 9. Vyhledejte všechny výskyty stylu Nadpis 1 a změňte barvu písma na modrou. Excel I v Excelu může uživatel používat nástroje, které mu usnadňují vyhledávaní a nahrazování objektů. Vyhledávání není tak propracované jako ve Wordu, ale i zde je několik možností, jak rozsah hledání rozšířit. Vyhledávání je v Excelu umístěno na kartě Domů na panelu Úpravy. Po kliknutí na tlačítko Najít nebo pro stisknutí klávesové zkratky Ctrl+F se objeví okno Najít a nahradit. Neobsahuje tolik možností jako ve Wordu, ale i zde je několik rozšiřujících parametrů. Obrázek 5: Okno Najít a nahradit
Opět se zde objevuje záložka Nahradit. Dále můžeme zvolit, zda chceme, aby vyhledávání probíhalo v celém sešitě nebo pouze na aktuálním listě. Uživatel má na výběr i oblast, kde se vyhledávání provede. Tlačítko Formát umožňuje vyhledávání buněk, které mají nastavené stejné formátování. Stačí kliknout na trojúhelník v pravém rohu tlačítka Formát a zvolit nabídku Zvolit formát buňky, vybereme buňku, která splňuje požadované formátování a potvrdíme Najít vše. K vyhledávání v Excelu může uživatel využít i řadu vyhledávacích funkcí, které usnadňují práci s daty. Těmito funkcemi se nebudu dále zaobírat, neboť budou předmětem samostatných prací jiných studentů. K vyhledávání v Excelu může uživatel využít i nástroje podmíněného formátování a to především v případě, kdy se snaží najít v rozsáhlém souboru dat duplicitní hodnoty. Stačí označit data, která chceme zkontrolovat. Na kartě Domů a panelu Styly klikneme na tlačítko Podmíněné formátování a vybereme z nabídky Zvýraznit pravidla buněk a Duplicitní hodnoty. Objeví se okno Duplicitní hodnoty, kde si nastavíme podobu zvýraznění duplicit a potvrdíme OK. Obrázek 6: Okno duplicitní hodnoty Praktické příklady Stáhněte si zdrojový soubor. 1. V prvním sloupci vyhledejte duplicitní hodnoty 2. Vyhledejte dodavatele, který je označen v komentáři jako Key supplier 3. Vyhledejte dodavatele, kteří mají v názvu DHL a vyznačte je tučně 4. Pomocí podmíněného formátování zvýrazněte hodnoty vyšší než 100 000.
Řešení Word 1. Zvolíme klávesou zkratku Ctrl+F. Zobrazí se okno Najít a nahradit. Do pole Najít zadáme krizový management. 2. Nyní stiskneme klávesou zkratku Ctrl+H. Zobrazí se okno Najít a nahradit, nyní je aktivní záložka Nahradit. Do pole Najít zadáme krizový management a do pole Nahradit krizové řízení
3. Zobrazíme si okno Najít a nahradit. Do pole Najít zapíšeme (John) (Vladimír) a do pole Nahradit zapíšeme výraz \2 \1. U druhého jména použijeme odlišný postup. Nejprve si myší označíme Emil Antušák. Otevřeme okno Najít a nahradit a do pole Najít zapíšeme výraz (<*>) (<*>). Do pole Nahradit zapíšeme stejný výraz jako u předchozího postupu \2 \1. 4. Nejprve si myší označíme text na straně 4. Stiskneme klávesovou zkratku Ctrl+H. Zobrazí se dialogové okno. Do pole Najít zapíšeme speciální znak ^p a do pole Nahradit zapíšeme znak ^s. Klikneme na Nahradit vše. Označené řádky se seskupí do jednoho odstavce.
Zobrazí se dialogové okno oznamující provedené změny. Word se zeptá, zda chceme prohledat zbývající text, zvolíme Ne 5. Na první stránce vybereme text na posledních třech řádcích. Otevřeme okno Najít a nahradit, do pole Najít zapíšeme znak pro tabulátor ^t a do pole Nahradit zapíšeme mezerníkem mezeru. Opět se zobrazí dialogové okno o provedených změnách a dotaz, zda chceme pokračovat ve zbytku dokumentu. Potvrdíme Ne. 6. Zaškrtneme políčko Použít zástupné znaky. Do pole Najít zapíšeme výraz á{2;} a do Nahradit á. Potvrdíme Nahradit vše.
7. Ponecháme zaškrtnuté políčko Použít zástupné znaky. Do pole Najít zapíšeme spojení výrazu ([0-9])([A-Z])* a do pole Nahradit vložíme 4M. 8. Nyní je potřeba odškrtnout políčko Použít zástupné znaky. Do pole Najít zapíšeme výraz ^g do pole Nahradit ^c. Word provede náhradu objektu za objekt, který je ve schránce.
9. Otevřeme okno Najít a nahradit. Myší klikneme do pole Najít a ve spodní části okna klikneme na Formát, rozbalí se nabídka a vybereme Styly. Vybereme styl Nadpis 1. Klikneme do okna Nahradit a opět rozbalíme tlačítko Formát, klikneme na Písmo. V zobrazeném okně provedeme výběr požadované barvy.
Řešení Excel 1. Označte hodnoty v prvním sloupci. Na kartě Domů a panelu Styly klikneme na Podmíněné formátování, vybereme Zvýraznit pravidla buněk a poté Duplicitní hodnoty. V dialogovém okně zvolíme OK. 2. Stiskneme klávesovou zkratku Ctrl+F. Zobrazí se okno Najít a nahradit. Do pole Najít zapíšeme výraz DHL*. Pole Nahradit necháme prázdné. Klikneme na tlačítko Formát přidružené k poli Nahradit a zvolíme Formát, v zobrazeném okně zvolíme Tučné. 3. Zobrazíme okno Najít a nahradit. Do pole Najít zapíšeme key. Ve volbě Oblast hledání zvolíme Komentáře. A potvrdíme Najít vše.
4. Označíme hodnoty v posledním sloupci. Na kartě Domů a panelu Styly klikneme na Podmíněné formátování a z nabídky zvolíme Zvýraznit pravidla buněk a Větší než. V dialogovém okně zapíšeme požadované číslo a potvrdíme OK.
Zdroje 1. Excel: Vyhledávání duplicit. *Online+ *Citace: 20. 4 2010.+ http://www.office4you.cz/office4you/excel/excel-vyhledani-duplicit.html. 2. Vyhledání a nahrazení textu nebo dalších položek. *Online+ *Citace: 20. 4 2010.+ http://office.microsoft.com/cs-cz/word/ha012303921029.aspx. 3. Lorenc, Ing. Miroslav. Vyhledání textu pomocí speciálních znaků. *Online+ *Citace: 20. 4 2010.+ http://lorenc.info/3ma381/vyhledavani-textu-pomoci-specialnich-znaku.htm. 4. Pecinovský, Josef a Pecinovský, Rudolf. Word 2007 pro pokročilé. Praha : Grada, 2009. ISBN 978-80-247-2859-9. 5. Murray, Katherine, Millhollon, Mary a Melton, Beth. Mistrovství v Microsoft Office 2007. Brno : Computer Press, 2008. ISBN 978-80-251-2051-4. 6. Mayor, Graham. Find & Replace using wildcards. [Online] [Citace: 2. 5 2010.] http://www.gmayor.com/replace_using_wildcards.thm.